Какой тип связи означает оперативный переключатель связи

Обновлено: 20.11.2024

Эффективное общение — это строительный блок успешных организаций. Другими словами, общение действует как организационная кровь.

Все менеджеры и сотрудники должны знать, как ведут себя люди, чтобы обеспечить наилучшую рабочую среду. Организационное поведение связано с тем, как люди могут быть мотивированы на более эффективную совместную работу. Взаимодействие, необходимое для направления группы к ряду общих целей, называется организационным общением.

В каждом из этих взаимодействий мы иногда удовлетворены, но иногда разочарованы некомпетентностью, бесчувственностью, отсутствием координации и волокитой, которые являются результатом неэффективной организационной коммуникации. Более глубокое понимание коммуникации позволяет нам лучше понять факторы, которые способствуют успешной организации.

Сложно найти объявление о вакансии, в котором не упоминаются такие критерии приемлемости, как «коммуникабельность» или «коммуникативные навыки». Такие понятия, как «организационная коммуникация», «корпоративное общение» или «деловое общение», давно стали ключевыми для менеджмента, предпринимательства и управления персоналом.

Что подразумевается под «организационной коммуникацией»? Каковы его основные функции и виды? Каковы наиболее важные коммуникативные навыки на рабочем месте? Каковы наиболее распространенные барьеры и препятствия для современной организационной коммуникации? Ответы на эти и другие вопросы в рамках этого курса помогут вам лучше понять феномен и процесс организационной коммуникации.

Важность коммуникации в организации можно резюмировать следующим образом:

  1. Общение способствует мотивации, информируя и разъясняя сотрудникам о задаче, которую необходимо выполнить, о том, как они выполняют задачу, и о том, как улучшить их работу, если она не на должном уровне.
  2. Общение является источником информации для членов организации в процессе принятия решений, поскольку помогает определить и оценить альтернативный курс действий.
  3. Общение также играет решающую роль в изменении отношения человека, т. е. у хорошо информированного человека отношение будет лучше, чем у менее информированного. Организационные журналы, журналы, встречи и различные другие формы устного и письменного общения помогают формировать отношение сотрудников.
  4. Общение также помогает в общении. Без общения не выжить.
  5. Общение также помогает контролировать процесс. Это помогает контролировать поведение члена организации различными способами. Существуют различные уровни иерархии и определенные принципы и рекомендации, которым должны следовать сотрудники в организации. Они должны соблюдать организационную политику, эффективно выполнять свои должностные обязанности и сообщать о любых рабочих проблемах и жалобах своему начальству. Таким образом, общение помогает контролировать функцию управления.

Эффективная и действенная система связи требует управленческого мастерства в доставке и получении сообщений. Менеджер должен выявлять различные барьеры в общении, анализировать причины их возникновения и предпринимать превентивные меры, чтобы избежать этих барьеров. Таким образом, основная ответственность менеджера заключается в разработке и поддержании эффективной системы коммуникаций в организации.

Итак, организационная коммуникация относится к формам и каналам коммуникации между членами организаций, таких как корпорации, некоммерческие организации или малые предприятия. Исследования выявили тесную взаимосвязь между уровнями общения в организации и производительностью и удовлетворенностью работой. Организационное общение может быть формальным или неформальным, протекать в разных направлениях и использовать различные средства массовой информации.

Направления связи

Организационная коммуникация происходит вверх, вниз и по горизонтали. Нисходящая коммуникация идет от управленческого и исполнительного уровней к персоналу по формальным каналам, таким как руководства по политике, правила и положения и организационные схемы. Коммуникация вверх инициируется персоналом и направляется руководителям; оно часто принимает форму жалобы или просьбы. Горизонтальное общение происходит, когда коллеги встречаются для обсуждения вопросов, представляющих общий интерес, решения проблем и обмена информацией.

Ведущий

Общественное достояние компании CCO

В книге «Организационная коммуникация: проблемы изменений, разнообразия и преемственности» Уильям Неер (1997 г.) определяет пять основных функций делового общения: руководство, рационализацию, решение проблем, управление конфликтами и достижение согласия.Функция лидерства важна для того, чтобы дать возможность руководству давать инструкции в четкой и конкретной манере, чтобы работники могли без труда им следовать. Как правило, это нисходящая коммуникация.

СОЕДИНИТЕ: Уильям Неер: заслуженный профессор Университета Батлера (LinkedIn)

Рационализация

Общественное достояние компании CCO

Эта функция позволяет руководству объяснять причины инструкций так, чтобы работники могли их понять. В этом контексте это нисходящая коммуникация; однако рационализация также важна для того, чтобы работники могли доводить проблемы до сведения руководства, используя для этого коммуникацию сверху вниз. Например, если работник выявляет проблему с мотивацией, он может официально сообщить об этом вышестоящему руководству и использовать рационализацию, чтобы подчеркнуть потенциальное влияние проблемы на прибыльность.

Решение проблем

Общественное достояние компании CCO

Большинство компаний проводят регулярные встречи для обсуждения таких вопросов, как производственные циклы, сроки поставки, ценовая маржа и другие области, где могут возникнуть нестандартные ситуации, которые могут повлиять на эффективность бизнеса. На этих встречах организационная коммуникация играет важную роль в обсуждении проблем, мозговом штурме потенциальных ответов и доработке решений. Таким образом, компания получает максимальную выгоду от способностей тех, кто участвует в коммуникации, которая протекает горизонтально и часто неформально.

Управление конфликтами

Общественное достояние компании CCO

Конфликт на рабочем месте может привести к потере талантливых сотрудников, жалобам и, возможно, судебным искам. Управление конфликтом путем объединения всех сторон для обсуждения их разногласий в безопасной, модерируемой среде является важной функцией организационных коммуникаций. Этот тип общения обычно включает все три направления общения, и, хотя обсуждения могут носить неформальный характер, окончательные решения обычно сообщаются официально.

Получение соответствия

Общественное достояние компании CCO

Достижение согласия сотрудников необходимо для того, чтобы они полностью следовали инструкциям. Для этого руководству необходимо прислушиваться к отзывам сотрудников и учитывать их идеи и комментарии. Обратная связь или двусторонняя коммуникация могут быть как восходящими, так и нисходящими или горизонтальными, а также формальными или неформальными, но для компании важно, чтобы открытые каналы связи мотивировали сотрудников и добивались от них наилучших результатов.

TED Talk: Дэн Ариэли: Что заставляет нас чувствовать себя хорошо в нашей работе?

Этот курс будет охватывать эти и другие области по мере прохождения каждого модуля. С нетерпением жду!

Ссылки

Бальцер, В. К. и Гиллеспи, Дж. З. (2007 г.). Удовлетворение от работы. В Rogelberg, SG (Ed.). Энциклопедия промышленной и организационной психологии Vol. 1 (стр. 406-413). Таузенд-Оукс, Калифорния: Сейдж.

Барнлунд, округ Колумбия (2008 г.). Транзакционная модель общения. В. К. Д. Мортенсен (ред.),

Теория коммуникации (2-е изд., стр. 47–57). Нью-Брансуик, Нью-Джерси: транзакция.

Гатти, Мария (2011). «Язык компетентности в корпоративных историях для веб-сайтов компаний». Журнал делового общения: 482–502.

Миллер, Кэтрин (2005 г.). Коммуникационные теории: перспективы, процессы и контексты (2-е изд.). Высшее образование McGraw-Hill.

Общедоступное достояние CC0

Наши действия влияют не только на нас самих, но и на окружающих. Многие из наших профессиональных решений связаны с этикой. Если мы говорим неправду, мы можем потерять чье-то доверие и подорвать собственную целостность. Если мы используем в работе некачественные материалы или некачественные работы, мы можем поставить под угрозу безопасность других.

Вопросы морали и этики можно найти на всех уровнях общества. Этическое поведение одинаково важно как на рабочем месте, так и в личной жизни. Везде, где ведется бизнес, важна этика.

Успешный бизнес зависит от доверия различных сторон — сотрудников, менеджеров, руководителей, клиентов, поставщиков и даже конкурентов. Шесть этических терминов формируют основу доверия, на которой строится этическая деловая практика:

Этика

Общественное достояние CCO

Этика — это набор правил, описывающих приемлемое поведение в обществе.Этика служит руководством к нравственной повседневной жизни и помогает нам судить о том, можно ли оправдать наше поведение.

Этика — это отношение общества к правильному образу жизни в повседневной жизни. Он делает это, устанавливая правила, принципы и ценности, на которых мы можем основывать свое поведение. Понятия, наиболее тесно связанные с этикой, — это истина, честность, справедливость и беспристрастность.

Несмотря на то, что этика является общественной заботой, она имеет решающее значение для профессий, которые служат обществу. Поскольку такие специалисты, как врачи, юристы, инженеры и управляющие недвижимостью и объектами, предоставляют услуги, влияющие на наше благополучие, они разрабатывают профессиональные кодексы этики, устанавливающие профессиональные стандарты поведения.

Примеры типов стандартов, содержащихся в кодексах профессиональной этики, включают:

  • Адвокат или врач, поддерживающий конфиденциальность между клиентом и пациентом
  • Бухгалтер не использует информацию о клиенте в личных целях

Статья библиотеки GSC:

Тревиньо, Л.К., Уивер, Г.Р., и Браун, М.Е. (2008). Наверху прекрасно: иерархические уровни, личности и представления об организационной этике. Business Ethics Quarterly, 18(2), 233–252.

Общественное достояние CCO

Ценности определяются как действия, обычаи и институты, которые группа людей рассматривает положительно. Ценностные заявления обычно содержат слова одобрения, неодобрения и обязательства. Некоторые из этих слов могут быть хорошими, плохими, должны и не должны. Однако оценочные суждения не обязательно должны содержать конкретные оценочные слова. «Это ложь» не содержит слова неодобрения, но подразумевается, что ложь неправильна.

Ценности — это то, что действительно важно для нас, то есть то, что нас волнует. Например, преданность семье, уважение к окружающей среде и усердный труд за дневной заработок — три ценности, которые могут вызвать отклик у многих людей.

Мораль

Общественное достояние CCO

Мораль – это набор правил или способов поведения, на которых основано общество. Некоторые моральные элементы универсальны, например законы, запрещающие убийство, и основные обязанности делать добро и способствовать благополучию других. Философ Роберт Соломон говорит, что, поскольку мораль служит основой общества, мы должны помнить о четырех моментах.

  • Моральные правила важны. В общем, моральные правила — это правила, которые помогают обществу функционировать цивилизованным образом.
  • Нравственность состоит из универсальных правил: они применимы ко всем, везде и признаются всеми как необходимые.
  • Мораль объективна: она не принимает во внимание личные предпочтения. Правильное есть правильное, а неправильное есть неправильное.
  • Нравственность влияет на других людей. Нравственность предполагает рассмотрение благополучия других в соответствии с золотым правилом: поступай с другими так, как хочешь, чтобы они поступали с тобой.

Честность

Общественное достояние CCO

Быть честным и искренним. Честность определяется как соблюдение морального кодекса в ежедневном принятии решений. Когда люди и предприятия обладают честностью, это означает, что им можно доверять. С другой стороны, компании, которым не хватает этого качества и которые вводят клиентов в заблуждение некачественной продукцией или ложной рекламой, понесут последствия.

Персонаж

Общественное достояние CCO

Этика – это не только то, как мы думаем и действуем. Это еще и о характере. Характер определяет то, что мы делаем, когда никто не смотрит. У каждого человека есть возможность создать, изменить или даже уничтожить своего собственного персонажа. Мы можем формировать свой характер тем, как мы живем — думая о хорошем и совершая добрые поступки. Точно так же плохие мысли и поведение могут разрушить наш характер.

Человек с характером обладает высокой моралью и будет действовать нравственно во всех ситуациях по своему выбору, а не по принуждению. Человек с характером будет выполнять свои обязательства. Характер относится и к организациям. Компания с высоким характером достойна доверия и уважения, действует честно и выполняет свои обещания.

Общественное достояние CCO

Закон — это набор правил и положений, призванных выражать потребности людей.Законы защищают людей от самых вопиющих и подлых посягательств на нравственность, таких как убийства, изнасилования и кражи.

Законы часто дают нам представление о правильном и неправильном и определяют наше поведение, но не всегда. Хотя убийство противозаконно, закон не всегда запрещает кому-либо убивать другого человека из ненависти, гнева или в защиту личной философии.

Законы устанавливаются как понятия справедливости и, как правило, конкретны, но различаются в разных обществах. Законы всегда были тесно связаны с моралью, этикой и ценностями. Но не все законы этичны.

Законы легализовали рабство, сегрегацию, сексизм и апартеид. Хотя эти законы могли отражать ценности общества на момент их принятия, они не могли и никогда не будут оправдывать аморальное поведение. Точно так же и в бизнесе нет ничего противозаконного в том, чтобы лгать коллеге или в заявлении о приеме на работу, но и то, и другое является этически неправильным.

Эти шесть понятий — этика, ценности, мораль, честность, характер и законы — формируют основу доверия, на которой строится этическая деловая практика.

Профессиональные этические кодексы

Многие профессии и корпорации разработали этические кодексы для решения своих уникальных деловых ситуаций. Фактически, 90 процентов компаний из списка Fortune 500 и почти половина всех корпораций имеют кодексы этики, которые можно применять ко всем сотрудникам. Разрабатывая этический кодекс, организация дает понять, что сотрудники и участники не могут ссылаться на незнание в качестве защиты от неэтичного поведения.

Преимущества Кодекса корпоративной этики

Этические кодексы помогают сотрудникам найти баланс между целями и средствами, используемыми для их достижения. Этот баланс может быть одним из самых сложных аспектов этической организации.

Федеральные правила вынесения приговоров для организаций служат дополнительным стимулом для наличия корпоративных этических кодексов и обучения этике. Компании, которые приложили значительные усилия для предотвращения неэтичного и незаконного поведения, скорее всего, получат менее суровое наказание, если работник будет признан виновным в нарушении закона. Неэтичное поведение всего нескольких сотрудников может повлиять на всю корпорацию.

Преимущества Кодекса профессиональной этики

Профессиональные этические кодексы устанавливают стандарты, которым должен соответствовать каждый представитель профессии. Это обещание действовать таким образом, чтобы защитить общественное благополучие. Кодекс профессиональной этики информирует общественность о том, чего ожидать от врача, юриста, бухгалтера или управляющего недвижимостью. Пока профессионалы придерживаются этих стандартов, общественность готова к тому, чтобы их профессиональные ассоциации создавали и применяли их этические кодексы.

В тех случаях, когда эти кодексы неоднократно и грубо нарушаются, общественность, скорее всего, отреагирует на принятие защитного законодательства. Закон Сарбейнса-Оксли 2002 года был принят в ответ на такие нарушения и последовавший за ними общественный резонанс. Большинство профессионалов предпочли бы сами контролировать ситуацию, а не иметь навязанный извне набор правил. Это основная причина, по которой они создают этические кодексы.

Успешная реализация Кодекса этики

В корпорации поддержка сверху вниз имеет решающее значение. Если высшее руководство не действует этично и не поддерживает других, этический кодекс организации не будет иметь большого значения. Для менеджеров и руководителей крайне важно:

  • действовать в соответствии с этическими стандартами компании
  • применять эти стандарты в отношениях с сотрудниками

Признание и поощрение тех, чье поведение соответствует этическому кодексу компании, свидетельствует о том, что этическое поведение действительно ценится. С другой стороны, поощрение и премирование сотрудников, чьи успехи частично связаны с неэтичным поведением, является нежелательным сигналом.

Сохранение этичности — это не статичная проблема. Он требует рассмотрения и оценки. Компании должны периодически пересматривать свои приоритеты и вносить необходимые коррективы. В противном случае их стандарты и обучение устаревают.

Этика – это принципы и ценности, которые человек использует для управления своей деятельностью и решениями. В организации кодекс этики представляет собой набор принципов, которыми организация руководствуется в своих программах, политике и решениях для бизнеса. Этическая философия, которую организация использует для ведения бизнеса, может повлиять на репутацию, производительность и прибыль бизнеса.

Создание этических культур в бизнесе: Брук Детерлайн на TEDxPresidio

Ссылки

Эндрюс, К. (1989). Этика на практике. Harvard Business Review (сентябрь–октябрь): 99–104.

Лау, К. (2010). Шаг вперед: этическое образование имеет значение! Журнал деловой этики, 92(4), 565–584. doi: 10.1007/s10551-009-0173-2

Организационная коммуникация — это обмен информацией, идеями и мнениями внутри организации и за ее пределами.

Организационное общение означает общение не только в бизнесе, но и в больницах, церквях, правительственных учреждениях, военных организациях и академических учреждениях.

Каждая организация, будь то коммерческая или некоммерческая, имеет определенные цели и заинтересованные стороны.

Достижение этих целей зависит от успешного общения с соответствующими группами заинтересованных сторон.

Поэтому общение считается неотъемлемой частью любой организации.

Формы организационной коммуникации

В более широком смысле организационная коммуникация принимает три различных формы, например:

  1. Внутреннее оперативное общение,
  2. Внешняя оперативная связь и
  3. Личное общение.

Эти три формы организационной коммуникации выделены ниже:

Внутреннее оперативное общение

Связь, которая происходит для выполнения операций организации, называется внутренней оперативной связью.

Внутренние члены организации, такие как рабочие, менеджеры, совет директоров, члены профсоюзов и т. д., являются участниками внутренней коммуникации. Этот тип организационного общения принимает форму устной и письменной.

Устное общение происходит посредством разговора лицом к лицу, телефона, встречи, речи и т. д.

Письменное общение осуществляется посредством приказов, инструкций, отчетов, служебных записок, писем и т. д. В наше время многие организации предоставляют средства внутренней сети для внутреннего электронного общения.

Это повышает скорость и снижает стоимость и продолжительность связи.

Более того, внутренняя коммуникация происходит по разным схемам в зависимости от потока информации, например горизонтальная коммуникация и вертикальная коммуникация.

Горизонтальное общение происходит при обмене информацией между двумя людьми, занимающими одинаковые ранги и должности в организационной иерархии.

При вертикальной коммуникации информация передается между начальниками и подчиненными. Вертикальная коммуникация в основном бывает двух типов, например нисходящая коммуникация и восходящая коммуникация.

Нисходящая связь происходит, когда начальство отправляет инструкции, приказы и советы подчиненным.

С другой стороны, когда подчиненные передают свое отношение, мнения, предложения и т. д. начальству, это называется восходящей коммуникацией.

Внешняя операционная связь

Связь с внешними сторонами или группами называется внешней оперативной связью.

К внешним сторонам относятся клиенты, поставщики, государственные учреждения, регулирующий орган, местное сообщество, группа с особыми интересами и широкая общественность.

Без общения с этими внешними сторонами невозможно достичь целей организации.

Личное общение

Общение, которое происходит для обмена личной информацией, идеями и чувствами, а не деловой информацией, называется личным общением. Не все деловые контакты носят личный характер.

Всякий раз, когда люди вступают в контакт друг с другом, они участвуют в личном общении.

Личное общение является важной частью организационного общения. Хотя такая форма общения не имеет отношения к оперативным планам, она влияет на отношение сотрудников к этим оперативным планам.

Поэтому каждая организация должна рассматривать личное общение как часть общеорганизационного общения.

Организационная коммуникация – это процесс, который включает в себя передачу и точное воспроизведение идей, обеспечиваемых обратной связью, с целью побуждения к действиям, направленным на достижение целей организации.

Общение можно разделить на три основных типа: (1) вербальное общение, при котором вы слушаете человека, чтобы понять его смысл; (2) письменное общение, в котором вы читаете их значение; и (3) невербальное общение, при котором вы наблюдаете за человеком и делаете вывод о его значении. У каждого есть свои преимущества, недостатки и даже подводные камни.

Устное общение

Устное общение в бизнесе происходит по телефону или лично. Средство сообщения устно. Вернемся к нашему примеру с картриджем для принтера. На этот раз Сообщение передается от Отправителя (Менеджера) Получателю (сотруднику по имени Билл) по телефону. Мы уже видели, как просьба менеджера к Биллу («Нам нужно купить больше тонер-картриджей для принтеров») может не сработать.Теперь давайте посмотрим, как одно и то же сообщение может успешно пройти путь от отправителя к получателю.

Менеджер (говорит по телефону): «Доброе утро, Билл!»

(Используя имя сотрудника, менеджер устанавливает четкую личную связь с Получателем.)

Менеджер: «Показатели вашего подразделения выглядят великолепно».

(Признание менеджером роли Билла в команде-победителе еще больше персонализирует и эмоционирует беседу.)

Менеджер: «Наш следующий шаг — заказать дополнительные картриджи с тонером для принтера. Не могли бы вы разместить заказ на 1000 картриджей с тонером для принтеров в компании Jones Computer Supplies? Наш бюджет на эту покупку составляет 30 000 долларов США, и картриджи должны быть готовы к полудню среды».

(Менеджер разбивает задачу на несколько шагов. Каждый шаг состоит из конкретной задачи, временных рамок, количества или цели.)

Билл: «Конечно! Я позвоню в компанию Jones Computer Supplies и закажу еще 1000 картриджей с тонером для принтеров на общую сумму не более 30 000 долларов, которые должны быть здесь к полудню среды».

(Билл, умеющий активно слушать, повторяет услышанное. Это часть обратной связи в общении, а вербальное общение имеет то преимущество, что предлагает возможности для немедленной обратной связи. Обратная связь помогает Биллу распознавать любые он мог запутаться, услышав сообщение менеджера. Обратная связь также помогает менеджеру определить, правильно ли он передал сообщение.)

Рассказывание историй

Рассказывание историй оказалось эффективной формой вербального общения. он выполняет важную организационную функцию, помогая создавать общие значения для отдельных лиц внутри организации. Истории могут помочь прояснить ключевые ценности и продемонстрировать, как что-то делается внутри организации, а частота, сила и тон историй связаны с более высокими организационными обязательствами. Качество историй, которые рассказывают предприниматели, зависит от их способности обеспечить капитал для своих фирм. Истории могут служить для укрепления и сохранения культуры организации, что является частью функции организации P-O-L-C.

Важные разговоры

Хотя процесс может быть таким же, важные коммуникации требуют больше планирования, размышлений и навыков, чем обычные повседневные взаимодействия на работе. Примеры коммуникационных мероприятий с высокими ставками включают просьбу о повышении или представление бизнес-плана венчурному капиталисту. В дополнение к этим событиям в нашей профессиональной жизни также много раз происходят важные разговоры — дискуссии, в которых не только высоки ставки, но и когда мнения расходятся, а эмоции переполняются. Одна из наиболее последовательных рекомендаций экспертов по коммуникациям — работать над использованием «и» вместо «но», когда вы общаетесь в этих обстоятельствах. Кроме того, следите за своим стилем общения и практикуйте гибкость; именно в стрессовых ситуациях стили общения могут стать самыми жесткими.

Письменное общение

В отличие от устного общения, письменное деловое общение представляет собой печатные сообщения. Примеры письменных сообщений включают служебные записки, предложения, электронные письма, письма, учебные пособия и операционные политики. Они могут быть напечатаны на бумаге, написаны от руки или отображены на экране. Как правило, вербальное общение происходит в режиме реального времени. Письменное общение, напротив, может быть построено в течение более длительного периода времени. Письменное общение часто асинхронно (происходит в разное время). То есть Отправитель может написать Сообщение, которое Получатель сможет прочитать в любое время, в отличие от разговора, который ведется в реальном времени. Письменное сообщение также может быть прочитано многими людьми (например, всеми сотрудниками отдела или всеми клиентами). Это общение «один ко многим», в отличие от устного разговора один на один. Конечно, есть исключения: голосовая почта — это устное сообщение, которое является асинхронным. Конференц-связь и выступления представляют собой устные сообщения «один ко многим», а сообщения электронной почты могут иметь только одного получателя или несколько.

Средства связи прошли долгий путь со времен первого телефона Александра Грэма Белла.

Большинство вакансий в той или иной степени связаны с письменными работами. По данным Национальной комиссии по писательству, 67% штатных сотрудников крупных американских компаний и профессиональных государственных служащих несут ту или иную ответственность за писательство. Половина опрошенных компаний сообщили, что они учитывают письменное оформление при найме профессиональных сотрудников, а 91 % всегда учитывают письменное оформление при приеме на работу (на любую должность, а не только на профессиональную).

К счастью, можно научиться писать четко. Вот несколько советов, как правильно писать. Томас Джефферсон сформулировал правила хорошего письма следующей идеей: «Не используйте два слова, когда достаточно одного.«Один из старейших мифов в бизнесе заключается в том, что, если мы напишем больше, мы будем казаться более важными; На самом деле, наоборот. Лидеры, которые могут общаться просто и ясно, создают более сильный имидж, чем те, кто много пишет, но ничего не говорит.

Невербальное общение

То, что вы говорите, является жизненно важной частью любого общения. Но то, что вы не говорите, может быть еще важнее. Исследования также показывают, что 55% личного общения происходит за счет невербальных сигналов, таких как выражение лица, положение тела и тон голоса. Согласно одному исследованию, только 7% понимания сообщения Получателем основано на реальных словах Отправителя; 38 % основаны на параязыке (тон, темп и громкость речи), а 55 % основаны на невербальных сигналах (язык тела). Меграбян, А. (1981). Тихие сообщения. Нью-Йорк: Уодсворт.

Исследования показывают, что невербальные сигналы также могут повлиять на то, получите ли вы предложение о работе. Судьи, изучавшие видеозаписи реальных соискателей, смогли оценить социальные навыки кандидатов на работу с выключенным звуком. Они наблюдали за скоростью жестикулирования, временем, потраченным на разговоры, и формальностью в одежде, чтобы определить, какие кандидаты будут наиболее успешными в социальном плане на работе. По этой причине важно учитывать то, как мы выглядим в бизнесе, а также то, что мы говорим. Мышцы нашего лица передают наши эмоции. Мы можем отправить молчаливое сообщение, не говоря ни слова. Изменение выражения лица может изменить наше эмоциональное состояние. Например, перед собеседованием, если мы сосредоточимся на том, чтобы чувствовать себя уверенно, наше лицо передаст эту уверенность интервьюеру. Улыбка (даже если мы чувствуем стресс) может снизить уровень стресса в организме.

Чтобы быть эффективными коммуникаторами, нам нужно привести язык тела, внешний вид и тон в соответствие со словами, которые мы пытаемся передать. Исследования показывают, что когда люди лгут, они чаще моргают, переносят свой вес и пожимают плечами.

Слушайте и узнавайте больше!

Другим элементом невербального общения является тон. Другой тон может изменить воспринимаемый смысл сообщения. Таблица 12.2 «Не используй этот тон со мной!» демонстрирует, насколько ясно это может быть правдой, будь то устное или письменное общение. Если бы мы просто прочитали эти слова без дополнительного ударения, мы бы удивились, но ударение показывает нам, как тон передает большую часть информации. Теперь вы видите, как изменение тона голоса или письма может спровоцировать или устранить недопонимание.

Таблица 12.2. Не используйте этот тон со мной!

Расстановка ударения Что это значит Я не сказал Джону, что ты опоздал. Кто-то еще сказал Джону, что ты опоздал. Я не сказал Джону, что ты опоздал вы опоздали. Этого не произошло. Я не сказал Джону, что вы опоздали. Я мог подразумевать это. Я не сказал Джону, что ты опоздал. Но, может быть, я сказал Шарон и Хосе. Я не говорил Джону, что ты опоздал. Я говорил о ком-то другом. Я не говорил Джону, что ты опоздал. Я сказал ему, что вы все еще опаздываете. Я не говорил Джону, что вы опаздываете. Я сказал ему, что вы опаздываете. участие в другой встрече.

Изменение тона может кардинально изменить смысл.

Источник: на основе идей Kiely, M. (1993, октябрь). Когда «нет» означает «да». Маркетинг, 7–9.

В качестве примера важности невербального общения представьте, что вы клиент, заинтересованный в открытии нового банковского счета. В одном банке банковский служащий опрятно одет. Она смотрит вам в глаза, когда говорит. Тон у нее дружелюбный. Ее слова легко понять, но звучит она профессионально. «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the East Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти», — говорит она с дружелюбной улыбкой.

Во втором банке галстук банковского служащего испачкан. Он смотрит поверх вашей головы и вниз на свой стол, когда он говорит. Он ерзает на стуле и ерзает руками. Его слова говорят: «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the West Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти», но он бормочет, и в его голосе нет ни энтузиазма, ни тепла.

Какой банк вы бы выбрали?

Язык тела говорящего должен соответствовать его словам. Если слова и язык тела Отправителя не совпадают (например, если Отправитель улыбается, рассказывая грустную историю), несоответствие между вербальными и невербальными сигналами может вызвать у Получателя активную неприязнь к Отправителю.

Вот несколько примеров невербальных сигналов, которые могут поддержать или отвлечь внимание от сообщения отправителя.

Язык жестов

Простое эмпирическое правило заключается в том, что простота, прямота и теплота говорят об искренности. И искренность является ключом к эффективному общению. Крепкое рукопожатие, сделанное теплой сухой рукой, — отличный способ установить доверие. Слабое липкое рукопожатие свидетельствует об отсутствии доверия. Закусывание губ говорит о неуверенности. Прямая улыбка выражает уверенность.

Зрительный контакт

В бизнесе стиль и продолжительность зрительного контакта, которые считаются уместными, сильно различаются в зависимости от культуры. В Соединенных Штатах смотреть кому-то в глаза (около секунды) считается признаком доверия.

Выражение лица

На человеческом лице могут отображаться тысячи различных выражений. Эти выражения были расшифрованы экспертами как соответствующие сотням различных эмоциональных состояний. Наши лица передают основную информацию внешнему миру. Счастье ассоциируется с вздернутым ртом и слегка прикрытыми глазами; страх с открытым ртом и широко раскрытыми глазами. Порхающие («бегущие») глаза и поджатые губы говорят об отсутствии доверия. Эффект мимики в разговоре мгновенный. Наш мозг может зарегистрировать их как «чувство» чьего-то характера.

Поза

Положение нашего тела по отношению к стулу или другому человеку — еще один мощный безмолвный сигнал, который передает заинтересованность, отчужденность, профессионализм или их отсутствие. Голова вверх, спина прямая (но не жесткая) предполагает прямоходящий характер. В ситуациях интервью эксперты советуют отражать тенденцию интервьюера наклоняться и откидываться на спинку кресла. Тонкое повторение позы другого человека показывает, что мы слушаем и отвечаем.

Нажмите

Смысл простого прикосновения зависит от человека, пола и культуры. В Мексике, занимаясь бизнесом, мужчина может поймать себя на том, что другой мужчина схватил его за руку. Отстранение считается грубым. В Индонезии прикосновение кого-либо к голове или к чему-либо ногой считается крайне оскорбительным. На Дальнем Востоке, по словам писателя по деловому этикету Назира Дауда, «для женщины считается невежливым пожимать мужчине руку». Американцы, как мы уже отмечали, придают большое значение крепкому рукопожатию. Но рукопожатие как соревновательный вид спорта («костодробилка») может показаться излишне агрессивным как дома, так и за границей.

Пробел

Антрополог Эдвард Т. Холл ввел термин проксемика для обозначения различных видов дистанции, возникающей между людьми. Эти расстояния варьируются между культурами. На рисунке ниже показаны основные проксемики повседневной жизни и их значение:

Рис. 12.15. Межличностные расстояния

Стоять слишком далеко от коллеги (например, при публичном выступлении на расстоянии более семи футов) или слишком близко к коллеге (близкое расстояние для объятий) может помешать эффективному устному общению в бизнесе.

Ключевой вывод

Типы общения включают вербальные, письменные и невербальные. Преимущество вербального общения заключается в немедленной обратной связи, оно лучше всего подходит для передачи эмоций и может включать в себя рассказывание историй и важные разговоры. Письменные сообщения имеют то преимущество, что они асинхронны, доходят до многих читателей и лучше всего подходят для передачи информации. Как устное, так и письменное общение передает невербальные сообщения посредством тона; вербальное общение также окрашивается языком тела, зрительным контактом, выражением лица, позой, прикосновением и пространством.

Общение можно разделить на три основных типа: (1) вербальное общение, при котором вы слушаете человека, чтобы понять его смысл; (2) письменное общение, в котором вы читаете их значение; и (3) невербальное общение, при котором вы наблюдаете за человеком и делаете вывод о его значении. У каждого есть свои преимущества, недостатки и даже подводные камни.

Устное общение

Устное общение в бизнесе происходит по телефону или лично. Средство сообщения устно. Вернемся к нашему примеру с картриджем для принтера. На этот раз Сообщение передается от Отправителя (Менеджера) Получателю (сотруднику по имени Билл) по телефону. Мы уже видели, как просьба менеджера к Биллу («Нам нужно купить больше тонер-картриджей для принтеров») может не сработать. Теперь давайте посмотрим, как одно и то же сообщение может успешно пройти путь от отправителя к получателю.

Менеджер (говорит по телефону): «Доброе утро, Билл!»

(Используя имя сотрудника, менеджер устанавливает четкую личную связь с Получателем.)

Менеджер: «Показатели вашего подразделения выглядят великолепно».

(Признание менеджером роли Билла в команде-победителе еще больше персонализирует и эмоционирует беседу.)

Менеджер: «Наш следующий шаг — заказать дополнительные картриджи с тонером для принтера.Не могли бы вы разместить заказ на 1000 картриджей с тонером для принтеров в компании Jones Computer Supplies? Наш бюджет на эту покупку составляет 30 000 долларов США, и картриджи должны быть готовы к полудню среды».

(Менеджер разбивает задачу на несколько шагов. Каждый шаг состоит из конкретной задачи, временных рамок, количества или цели.)

Билл: «Конечно! Я позвоню в компанию Jones Computer Supplies и закажу еще 1000 картриджей с тонером для принтеров на общую сумму не более 30 000 долларов, которые должны быть здесь к полудню среды».

(Билл, умеющий активно слушать, повторяет услышанное. Это часть обратной связи в общении, а вербальное общение имеет то преимущество, что предлагает возможности для немедленной обратной связи. Обратная связь помогает Биллу распознавать любые он мог запутаться, услышав сообщение менеджера. Обратная связь также помогает менеджеру определить, правильно ли он передал сообщение.)

Рассказывание историй

Рассказывание историй оказалось эффективной формой вербального общения. он выполняет важную организационную функцию, помогая создавать общие значения для отдельных лиц внутри организации. Истории могут помочь прояснить ключевые ценности и продемонстрировать, как что-то делается внутри организации, а частота, сила и тон историй связаны с более высокими организационными обязательствами (McCarthy, 2008). Качество историй, которые рассказывают предприниматели, связано с их способностью обеспечить капитал для своих фирм (Martens, et. al., 2007). Истории могут служить для укрепления и сохранения культуры организации, что является частью функции организации P-O-L-C.

Важные разговоры

Хотя процесс может быть таким же, важные коммуникации требуют больше планирования, размышлений и навыков, чем обычные повседневные взаимодействия на работе. Примеры коммуникационных мероприятий с высокими ставками включают просьбу о повышении или представление бизнес-плана венчурному капиталисту. В дополнение к этим событиям в нашей профессиональной жизни часто случаются важные разговоры — дискуссии, в которых не только высоки ставки, но и где мнения расходятся, а эмоции сильны (Patterson et. al., 2002). Одна из наиболее последовательных рекомендаций экспертов по коммуникациям — работать над использованием «и» вместо «но», когда вы общаетесь в этих обстоятельствах. Кроме того, следите за своим стилем общения и практикуйте гибкость; именно в стрессовых ситуациях стили общения могут стать самыми жесткими.

Письменное общение

В отличие от устного общения, письменное деловое общение представляет собой печатные сообщения. Примеры письменных сообщений включают служебные записки, предложения, электронные письма, письма, учебные пособия и операционные политики. Они могут быть напечатаны на бумаге, написаны от руки или отображены на экране. Как правило, вербальное общение происходит в режиме реального времени. Письменное общение, напротив, может быть построено в течение более длительного периода времени. Письменное общение часто асинхронно (происходит в разное время). То есть Отправитель может написать Сообщение, которое Получатель сможет прочитать в любое время, в отличие от разговора, который ведется в реальном времени. Письменное сообщение также может быть прочитано многими людьми (например, всеми сотрудниками отдела или всеми клиентами). Это общение «один ко многим», в отличие от устного разговора один на один. Конечно, есть исключения: голосовая почта — это устное сообщение, которое является асинхронным. Конференц-связь и выступления представляют собой устные сообщения «один ко многим», а сообщения электронной почты могут иметь только одного получателя или несколько.

Средства связи прошли долгий путь со времен первого телефона Александра Грэма Белла.

Wikimedia Commons — телефон First Bell 1875 — общественное достояние.

Большинство вакансий в той или иной степени связаны с письменными работами. По данным Национальной комиссии по писательству, 67% штатных сотрудников крупных американских компаний и профессиональных государственных служащих несут ту или иную ответственность за писательство. Половина опрошенных компаний сообщили, что они учитывают письменное оформление при найме профессиональных сотрудников, а 91 % всегда учитывают письменное оформление при приеме на работу (на любую должность, а не только на профессиональную) (Flink, 2007).

К счастью, можно научиться писать четко. Вот несколько советов, как правильно писать. Томас Джефферсон хорошо сформулировал правила писательского мастерства следующей идеей: «Не используйте два слова, когда достаточно одного». Один из старейших мифов в бизнесе состоит в том, что, если мы напишем больше, мы будем казаться более важными; На самом деле, наоборот. Лидеры, которые могут общаться просто и ясно, создают более сильный имидж, чем те, кто много пишет, но ничего не говорит.

Невербальное общение

То, что вы говорите, является жизненно важной частью любого общения. Но то, что вы не говорите, может быть еще важнее.Исследования также показывают, что 55% личного общения происходит за счет невербальных сигналов, таких как выражение лица, положение тела и тон голоса. Согласно одному исследованию, только 7% понимания сообщения Получателем основано на реальных словах Отправителя; 38 % основаны на параязыке (тон, темп и громкость речи), а 55 % основаны на невербальных сигналах (язык тела) (Mehrabian, 1981).

Исследования показывают, что невербальные сигналы также могут повлиять на то, получите ли вы предложение о работе. Судьи, изучавшие видеозаписи реальных соискателей, смогли оценить социальные навыки кандидатов на работу с выключенным звуком. Они наблюдали за скоростью жестикулирования, временем, потраченным на разговоры, и формальностью в одежде, чтобы определить, какие кандидаты будут наиболее успешными в социальном отношении на работе (Gifford, et. al., 1985). По этой причине важно учитывать то, как мы выглядим в бизнесе, а также то, что мы говорим. Мышцы нашего лица передают наши эмоции. Мы можем отправить молчаливое сообщение, не говоря ни слова. Изменение выражения лица может изменить наше эмоциональное состояние. Например, перед собеседованием, если мы сосредоточимся на том, чтобы чувствовать себя уверенно, наше лицо передаст эту уверенность интервьюеру. Улыбка (даже если мы чувствуем стресс) может снизить уровень стресса в организме.

Чтобы быть эффективными коммуникаторами, нам нужно привести язык тела, внешний вид и тон в соответствие со словами, которые мы пытаемся передать. Исследования показывают, что когда люди лгут, они чаще моргают, переносят свой вес и пожимают плечами (Siegman, 1985).

Слушайте и узнавайте больше!

Другим элементом невербального общения является тон. Другой тон может изменить воспринимаемое значение сообщения, демонстрируя, насколько ясно это может быть правдой, будь то устное или письменное общение. Если бы мы просто прочитали эти слова без дополнительного ударения, мы бы удивились, но ударение показывает нам, как тон передает большую часть информации. Теперь вы видите, как изменение тона голоса или письма может спровоцировать или устранить недопонимание.

Таблица 12.2. Не используйте этот тон со мной!

< /th> < /tr>
Расстановка акцента Что это означает
Я не сказал Джону, что вы опоздали. Кто-то еще сказал Джону, что вы опоздали.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Этого не произошло.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Я мог подразумевать это.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Но, может быть, я сказал Шарон и Хосе.
Я не говорил Джону, что ты опоздал. Я говорил о ком-то другом.
Я не говорил Джон, ты опоздал. Я сказал ему, что ты все еще опоздал.
Я не сказал Джону, что ты опоздал. Я сказал ему, что вы посещаете другое собрание.

Изменение тона может кардинально изменить смысл.

Источник: на основе идей Kiely, M. (1993, октябрь). Когда «нет» означает «да». Маркетинг, 7–9.

В качестве примера важности невербального общения представьте, что вы клиент, заинтересованный в открытии нового банковского счета. В одном банке банковский служащий опрятно одет. Она смотрит вам в глаза, когда говорит. Тон у нее дружелюбный. Ее слова легко понять, но звучит она профессионально. «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the East Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти», — говорит она с дружелюбной улыбкой.

Во втором банке галстук банковского служащего испачкан. Он смотрит поверх вашей головы и вниз на свой стол, когда он говорит. Он ерзает на стуле и ерзает руками. Его слова говорят: «Спасибо, что обратили внимание на Bank of the West Coast. Мы ценим эту возможность и хотели бы изучить способы совместной работы, чтобы помочь вашему бизнесу расти», но он бормочет, и в его голосе нет ни энтузиазма, ни тепла.

Какой банк вы бы выбрали?

Язык тела говорящего должен соответствовать его словам. Если слова и язык тела Отправителя не совпадают (например, если Отправитель улыбается, рассказывая грустную историю), несоответствие между вербальными и невербальными сигналами может вызвать у Получателя активную неприязнь к Отправителю.

Вот несколько примеров невербальных сигналов, которые могут поддержать или отвлечь внимание от сообщения отправителя.

Язык жестов

Простое эмпирическое правило заключается в том, что простота, прямота и теплота говорят об искренности. И искренность является ключом к эффективному общению. Крепкое рукопожатие, сделанное теплой сухой рукой, — отличный способ установить доверие. Слабое липкое рукопожатие свидетельствует об отсутствии доверия. Закусывание губ говорит о неуверенности. Прямая улыбка выражает уверенность.

Зрительный контакт

В бизнесе стиль и продолжительность зрительного контакта, которые считаются уместными, сильно различаются в зависимости от культуры.В Соединенных Штатах смотреть кому-то в глаза (около секунды) считается признаком доверия.

Выражение лица

На человеческом лице могут отображаться тысячи различных выражений. Эти выражения были расшифрованы экспертами как соответствующие сотням различных эмоциональных состояний (Ekman, et. al., 2008). Наши лица передают основную информацию внешнему миру. Счастье ассоциируется с вздернутым ртом и слегка прикрытыми глазами; страх с открытым ртом и широко раскрытыми глазами. Порхающие («бегущие») глаза и поджатые губы говорят об отсутствии доверия. Эффект мимики в разговоре мгновенный. Наш мозг может зарегистрировать их как «чувство» чьего-то характера.

Поза

Положение нашего тела по отношению к стулу или другому человеку — еще один мощный безмолвный сигнал, который передает заинтересованность, отчужденность, профессионализм или их отсутствие. Голова вверх, спина прямая (но не жесткая) предполагает прямоходящий характер. В ситуациях интервью эксперты советуют отражать тенденцию интервьюера наклоняться и откидываться на спинку кресла. Тонкое повторение позы другого человека показывает, что мы слушаем и отвечаем.

Нажмите

Смысл простого прикосновения зависит от человека, пола и культуры. В Мексике, занимаясь бизнесом, мужчина может поймать себя на том, что другой мужчина схватил его за руку. Отстранение считается грубым. В Индонезии прикосновение кого-либо к голове или к чему-либо ногой считается крайне оскорбительным. На Дальнем Востоке, по словам писателя по деловому этикету Назира Дауда, «для женщины считается невежливым пожимать мужчине руку» (Дауд, 2008)». Американцы, как мы уже отмечали, придают большое значение крепкому рукопожатию. Но рукопожатие как соревновательный вид спорта («костодробилка») может показаться излишне агрессивным как дома, так и за границей.

Пробел

Антрополог Эдвард Т. Холл ввел термин проксемика для обозначения различных видов дистанции, возникающей между людьми. Эти расстояния варьируются между культурами. На рисунке ниже показаны основные проксемики повседневной жизни и их значение (Hall, 1966):

Рис. 12.15. Межличностные расстояния

Стоять слишком далеко от коллеги (например, при публичном выступлении на расстоянии более семи футов) или слишком близко к коллеге (близкое расстояние для объятий) может помешать эффективному устному общению в бизнесе.

Ключевой вывод

Типы общения включают вербальные, письменные и невербальные. Преимущество вербального общения заключается в немедленной обратной связи, оно лучше всего подходит для передачи эмоций и может включать в себя рассказывание историй и важные разговоры. Письменные сообщения имеют то преимущество, что они асинхронны, доходят до многих читателей и лучше всего подходят для передачи информации. Как устное, так и письменное общение передает невербальные сообщения посредством тона; вербальное общение также окрашивается языком тела, зрительным контактом, выражением лица, позой, прикосновением и пространством.

Упражнения

  1. Когда вы видите записку или электронное письмо, полное опечаток, грамматических ошибок или неполных предложений, как вы реагируете? Влияет ли это на ваше восприятие Отправителя? Почему или почему бы и нет?
  2. Насколько вы понимаете свой собственный язык тела? Доставлял ли вам когда-нибудь неприятности ваш язык тела, когда вы общались с кем-то?
  3. Если словесное общение состоит всего из 7 % слов, что это значит для письменного общения?

Ссылки

Флинк, Х. (март 2007 г.). Расскажите, как есть: основные навыки общения для инженеров. Инженер-технолог, 39, 44–49.

Гиффорд Р., Нг С.Ф. и Уилкинсон М. (1985). Невербальные сигналы на собеседовании при приеме на работу: связь между качествами кандидата и суждениями интервьюера. Journal of Applied Psychology, 70, 729–736.

Холл, И. Т. (1966). Скрытый параметр. Нью-Йорк: Doubleday.

Мартенс, М. Л., Дженнингс, Дж. Э., и Деверо, Дж. П. (2007). Приносят ли истории, которые они рассказывают, нужные им деньги? Роль предпринимательских рассказов в приобретении ресурсов. Журнал Академии менеджмента, 50, 1107–1132.

Маккарти, Дж. Ф. (2008 г.). Короткие истории на работе: рассказывание историй как показатель организационной приверженности. Групповое и организационное управление, 33, 163–193.

Меграбян, А. (1981). Тихие сообщения. Нью-Йорк: Уодсворт.

Паттерсон К., Гренни Дж., Макмиллан Р. и Свитцлер А. (2002). Важные разговоры: инструменты для разговоров, когда ставки высоки. Нью-Йорк: McGraw-Hill.

Сигман, А. В. (1985). Многоканальная интеграция невербального поведения. Хиллсдейл, Нью-Джерси: Лоуренс Эрлбаум.

Вне зависимости от того, управляете ли вы крупной корпорацией или небольшой некоммерческой организацией, общение необходимо. Ваши заказчики, клиенты и заинтересованные стороны хотят видеть в ваших сообщениях профессиональное отношение и ясность. Лучшие бизнес-лидеры создают открытые и честные рабочие отношения и укрепляют доверие посредством организационного общения.

Но общение на рабочем месте касается не только ваших клиентов. Это касается и ваших сотрудников. Сотрудники лучше всего проявляют себя, когда у них прозрачные отношения друг с другом и со своими менеджерами. Возможность выражать свое мнение, делиться мыслями и доверять полученной информации — это абсолютный минимум на рабочем месте.

Для большинства из нас общение становится более сложным, чем когда-либо. Широкомасштабная удаленная работа означает, что многие команды работают вне офиса. Общение лицом к лицу похоже на прошлое, и мы больше полагаемся на электронную почту, мгновенные сообщения и каналы социальных сетей для общения. Таким образом, всем командам важно использовать наилучшие технологии, такие как RingCentral Glip™, чтобы общение не подвело их.

Организационная коммуникация важна во всех отраслях. Но что это такое и как это может вам помочь?

Что такое организационная коммуникация?

Организационная коммуникация — это термин, используемый для определения коммуникации, происходящей в бизнес-среде. Но это еще не все.

Корни организационной коммуникации лежат в области исследований, которая привлекала исследователей на протяжении многих лет. Работы Герберта А. Саймона и У. Чарльза Реддинга проложили путь для дальнейшего анализа и положили начало теории коммуникации.

Те, кто интересуется академической областью изучения коммуникаций, могут получить докторскую степень. Хотя это может привести к карьере профессора коммуникации, это также может привести к карьере на следующих должностях в бизнесе:

  • Консультанты
  • Директора по маркетингу
  • Области управления проектами
  • Человеческие ресурсы

Это связано с тем, что в бизнесе очень важно общение. Организационное общение носит не только академический характер: оно распространено на любом рабочем месте. В большинстве объявлений о вакансиях в качестве требования упоминаются коммуникативные навыки, поэтому отдел кадров должен проводить семинары и тренинги по общению, чтобы обеспечить эффективное общение на каждой должности.

Какие примеры организационной коммуникации вы можете привести?

Когда речь идет об организационной коммуникации, простого ответа не существует. Если бы это было так, в исследованиях организационной коммуникации не было бы необходимости.

Организации с эффективными организационными коммуникациями имеют ряд методов, чтобы сделать это правильно. Вот несколько примеров эффективной организационной коммуникации:

Встречи команды

Встречи команды – важная часть организационного общения. Все команды должны регулярно обмениваться идеями, запрашивать отзывы и свободно высказывать свое мнение.

Хотя собрания команды чаще всего проводятся лично, они также могут проходить виртуально. В RingCentral мы стремимся помочь сотрудникам эффективно работать из любого места. Благодаря этому мы сделали видеовстречи проще, чем когда-либо, с помощью RingCentral Glip.

Благодаря HD-совещаниям с участием до 200 участников, системе безопасности корпоративного уровня, которая шифрует все ваши разговоры, и инфраструктуре операторского класса, позволяющей постоянно оставаться в сети, командные встречи проходят максимально естественно. Кроме того, вы можете легко поделиться экраном, чтобы все были на одной странице. Не позволяйте расстоянию помешать вам объединить команду.

Обучение удаленной работе

Деловое общение может быть затруднено, если сотрудники не используют одно и то же рабочее место. Поэтому лучшие компании проводят обучение удаленной работе, чтобы все сотрудники знали, как общаться.

Отзыв

Успешный бизнес создает среду, в которой приоритет отдается общению сотрудников. Таким образом, они всегда стремятся улучшить методы организационной коммуникации и поощрять обратную связь. Они используют качественные и количественные данные, чтобы улучшить компанию и улучшить системы связи.

Общественные мероприятия

Эффективное общение невозможно, если коллегам неловко или неудобно друг с другом. Социальные мероприятия, такие как сплочение команды, помогают создавать открытые, честные и профессиональные отношения и показывают сотрудникам эффективные способы общения.

Успешная организация формирует отношение сотрудников, организуя общественные мероприятия и поощряя их к взаимодействию. Социальные мероприятия создают позитивную организационную культуру и поднимают настроение сотрудников.

Какие существуют типы организационной коммуникации?

Организационную культуру можно разделить на следующие четыре категории:

  • Формальное и неформальное общение
  • Направленная коммуникация
  • Внутреннее и внешнее общение
  • Устное и письменное общение

Кроме того, в каждой организационной структуре есть несколько подкатегорий, которые вступают в игру. Давайте рассмотрим основные типы общения.

Формальное и неформальное общение

Эта категория довольно проста. Все дело в языке и тоне, который организация использует при общении. Корпоративная коммуникация требует способности оценить, какой уровень формальности требуется в конкретной ситуации.

Официальное общение

Формальное общение часто используется при общении с покупателями и клиентами, особенно во время официального пресс-релиза. Формальное общение имеет тенденцию следовать определенной организационной структуре, такой как массовая коммуникация в тщательно продуманной кампании по электронной почте или на встрече. Его можно использовать в следующих случаях:

  • Пресс-релизы
  • Вакансии
  • Сообщения электронной почты для всей компании

Ключом к официальному общению является профессионализм. Он требует тщательной формулировки и коммуникационной стратегии. Стратегическая коммуникация делает недопонимание маловероятным и повышает вероятность успеха организации. Однако официальное общение иногда может показаться неестественным и безличным.

Неформальное общение

Неформальное общение, также известное как общение по принципу "виноградной лозы", не менее важно, так как это наиболее распространенный способ общения внутри организации. Сотрудники используют неформальное общение для связи друг с другом, чтобы:

  • Общайтесь лицом к лицу на собраниях команды.
  • Задавайте вопросы в приложениях для обмена сообщениями
  • Отправить работу по электронной почте

Многие организации отдают предпочтение неформальному общению, а не формальному, поскольку это помогает сотрудникам лучше контролировать свою рабочую нагрузку. Однако недопонимание более вероятно, поскольку неформальное общение менее стратегическое. Таким образом, организациям, регулярно использующим неформальное общение, важно иметь инструкции или справочники для сотрудников по методам общения.

Направленная коммуникация

Организационная коммуникация направлена. Это означает, что способ нашего общения меняется в зависимости от позиции человека, с которым мы разговариваем. Существует три типа направленной связи: нисходящая, восходящая и горизонтальная/латеральная.

Направленная связь — вниз

Под нисходящей коммуникацией понимается общение сотрудника с другим сотрудником, занимающим более низкую должность. Нисходящая коммуникация чаще всего используется в учебном смысле, например:

  • Начальник обсуждает эффективность работы с передовым сотрудником
  • Генеральный директор рассылает массовые электронные письма о предстоящих изменениях.
  • Менеджер делегирует задачи на собрании команды

На большинстве рабочих мест нисходящие коммуникации осуществляются по электронной почте или в сообщениях. Однако их также можно проводить по видеосвязи или лично.

Направленная связь — вверх

Восходящая коммуникация — это обращение нисходящей коммуникации. Чаще всего он используется в следующих ситуациях на рабочем месте:

  • Сотрудник, работающий на переднем крае, обращается к менеджеру за советом или советом по выполнению задачи.
  • Сотрудник, дающий отзыв руководителю или менеджеру
  • Сотрудник, работающий на переднем крае, делится информацией с руководителем.

Верхнее общение эффективно, потому что оно помогает создать более равные условия на рабочем месте. Когда организация поощряет сотрудников рассказывать о своем опыте высшему руководству и вносить предложения по улучшению, это, скорее всего, приведет к повышению вовлеченности сотрудников и повышению производительности.

Направленная связь — горизонтальная

Горизонтальное общение относится к общению сотрудников на одном иерархическом уровне. Это может произойти в следующих ситуациях:

  • Встреча команды для обмена идеями.
  • Сотрудник обращается к коллеге за советом или поддержкой
  • Менеджеры отчитываются перед другими менеджерами о результатах выполнения задач своих команд.

Горизонтальное общение часто происходит лицом к лицу. Однако по мере того, как все больше компаний работают удаленно, сотрудникам необходимо находить быстрые и эффективные способы общения через экран. Каналы связи, такие как службы группового обмена сообщениями, позволяют сотрудникам общаться в чате горизонтально в течение дня, независимо от того, где они находятся.

Внутреннее и внешнее общение

Общение в организациях также можно разделить на внутреннее и внешнее. Это относится к типам людей, с которыми общаются сотрудники.

Внутреннее общение

Внутренние коммуникации сосредоточены на том, как сотрудники взаимодействуют друг с другом. Это общение на рабочем месте может включать следующее:

  • Профессиональное сотрудничество по многочисленным каналам связи, таким как видео, электронная почта или чат.
  • Модули обучения сотрудников, такие как курсы по принятию решений или двусторонние обзоры.
  • Сообщения о миссии организации
  • Межличностное общение между руководством и сотрудниками
  • Общественная деятельность на рабочем месте

Внутреннее общение сосредоточено на вовлечении сотрудников и общении с ними. Компании должны гарантировать, что сотрудники могут сблизиться и установить эффективные профессиональные связи. Это может быть более сложной задачей для крупных организаций или тех, которые поощряют сотрудников работать из любого места.

Внешнее общение

Внешняя коммуникация относится к тому, как организация общается с внешним миром. Сюда входят:

  • Объявления по связям с общественностью, например, в социальных сетях, на телевидении или радио.
  • Маркетинговые материалы
  • Брендинг товаров или услуг
  • Публикации о вакансиях и вакансии, в том числе объявления LinkedIn или кампании по подбору персонала.
  • Общение с заинтересованными сторонами
  • Поддержка клиентов

Внешняя коммуникация важна для создания бренда, а также для поддержания прочных отношений с клиентами. Во всех внешних коммуникациях должен быть общий тон, чтобы показать целостный образ организации. Он должен соответствовать миссии организации, этике и отрасли. Кроме того, наличие четких инструкций по общению с клиентами обеспечивает неизменно высокое качество обслуживания клиентов.

Устное и письменное общение

Последняя категория при анализе организационного общения — это устное и письменное общение. Оба типа используются регулярно и играют большую роль в успехе организации.

Устное общение

Устная (разговорная) коммуникация важна. Это то, как человек общается лицом к лицу со своими коллегами, сотрудниками или клиентами. Межличностное общение опирается на язык тела, зрительный контакт и жесты, а также на произносимые слова. Сотрудник может использовать устное общение на сеансе один на один, на собрании небольшой группы или перед большим скоплением людей. Таким образом, устное общение помогает нам укреплять отношения и укреплять доверие.

Удаленная работа может означать, что устное общение становится более сложным. Но, учитывая его важность в построении и поддержании профессиональных отношений, он все же необходим. Многие организации полагаются на видеосвязь, чтобы команды могли оставаться на связи и поддерживать межличностное общение.

Письменное общение

Письменное общение также важно при ведении бизнеса. Это происходит через электронную почту, мгновенные сообщения и социальные сети и может быть как формальным, так и неформальным.

Письменное общение имеет ряд преимуществ перед устным. Например, у сотрудника есть больше времени, чтобы обдумать свой ответ и убедиться, что он соответствует руководящим принципам компании. Письменное общение менее импульсивно и поэтому может быть более стратегическим.

Однако письменное общение также может иметь свои недостатки. Может быть сложнее изобразить личность компании, и организации рискуют потерять тон голоса, если письменное сообщение используется многими сотрудниками. Вот где полезно руководство.

Почему важна организационная коммуникация?

Организационная коммуникация необходима для построения бизнеса. Крах организации часто является результатом неэффективной коммуникации.

Никогда нельзя упускать из виду организационную коммуникацию. Вот несколько причин, почему:

Вовлеченность сотрудников

Сотрудники, которые чувствуют, что их голос услышан, в 4,6 раза чаще чувствуют себя способными выполнять свою работу наилучшим образом. Хорошая организационная коммуникация может помочь сотрудникам чувствовать себя более вовлеченными в свою работу и бизнес в целом. Они, скорее всего, найдут свою роль более удовлетворительной, почувствуют доверие своего работодателя и будут более мотивированы на достижение целей и удовлетворение клиентов. Сильная коммуникация также означает, что сотрудники будут лучше понимать бизнес и свою роль в нем.

Связи с общественностью

В компаниях не бывает секретов, будь то крупная корпорация или некоммерческая организация. Когда клиент слышит что-то негативное, это снижает доверие к бизнесу и может оттолкнуть его. Эффективная внутренняя и внешняя коммуникация может снизить вероятность такого негатива и, если проблема все же возникает, хорошо с ней справиться.

Уменьшение недопонимания. Организационное общение гарантирует, что все члены организации находятся на одной волне. Это снижает вероятность недопонимания или недопонимания. Сотрудники знают, как общаться со своими клиентами и не будут случайно делиться неверной информацией. Таким образом, у бизнеса меньше шансов потерять клиентов, получить юридические споры или заработать плохую репутацию.

Как вы управляете организационной коммуникацией?

У всех компаний должен быть план организационных коммуникаций. Коммуникационная стратегия предполагает, что каждый в бизнесе должен играть свою роль и вносить свой вклад. Сюда входят:

Генеральный директор и старшие менеджеры. Те, кто находится на вершине иерархии рабочих мест, несут ответственность за установление тона и корпоративной культуры. Эти организационные лидеры должны показывать пример.

Команды управления персоналом. Специалисты по кадрам должны подавать пример и создавать документы и инструкции для других сотрудников. Они всегда должны быть доступны для получения обратной связи и должны серьезно относиться к любым жалобам или опасениям.

Менеджеры и руководители групп. Лица, ответственные за управление командами, должны создавать пути для эффективного общения, организовывать встречи и быть готовыми не только говорить, но и слушать.

Все сотрудники и передовой персонал. Все остальные члены организации должны общаться, слушать и при необходимости давать обратную связь. Те, кто сидит сложа руки, когда возникает проблема, не могут рассчитывать на ее решение, если не сообщат о своих опасениях. Отношение сотрудников может иметь огромное влияние на повседневную деятельность компании, поэтому убедитесь, что их слышат.

Коммуникационная стратегия каждой организации будет отличаться. Однако все стратегии организационной коммуникации должны использовать следующие элементы:

Обучение

Обучение играет важную роль в организационном общении. Сотрудники должны быть обучены коммуникационной политике компании, а также письменному и устному общению. А когда дело доходит до удаленной работы, они должны знать, как общаться с помощью командных приложений для обмена сообщениями и видеозвонков.

Справочник сотрудника

Организационная коммуникация также зависит от правильных ресурсов. Сотрудники должны иметь доступ к справочнику, в котором есть этический кодекс, рекомендации по общению с покупателями и клиентами, а также четкая политика в отношении социальных сетей.

Ответы на вопросы

Эффективная организационная коммуникация зависит от действий. Сотрудники не будут доверять своим менеджерам, если они постоянно сообщают о проблемах и не видят изменений. Таким образом, коммуникационная стратегия организации должна включать в себя реагирование на проблемы сотрудников и клиентов и принятие мер в связи с проблемами. В противном случае недовольство будет расти, и сотрудники не будут чувствовать себя ценными.

Работа с внешними носителями

Организационная коммуникация касается не только вашей внутренней команды — вам также нужно подумать о внешних средствах массовой информации. Отдел кадров, отдел по связям с общественностью и команда по контенту должны быть в состоянии писать пресс-релизы и разрабатывать официальные правила взаимодействия с внешними СМИ. Если возникает проблема, важно быстро отреагировать и четко обозначить свою позицию.

Измерение результатов

Данные важны для организационной коммуникации. Все организации должны измерять качественные и количественные данные, такие как текучесть кадров и удовлетворенность сотрудников, чтобы создать более эффективное рабочее место. На эти результаты всегда нужно воздействовать. В противном случае опросы бессмысленны.

Не забывайте об организационной коммуникации

Организационная коммуникация является основой любой бизнес-стратегии. Эффективная организационная коммуникация помогает сотрудникам заниматься своей работой и гарантирует организационный успех.

Итак, теперь, когда вы точно знаете, что такое организационная коммуникация и как ее внедрить, поставьте перед своей организацией надлежащую коммуникацию. С небольшой помощью продуктов для видео и обмена сообщениями в RingCentral вы всегда будете делать это правильно.

Первоначально опубликовано 22 января 2021 г., обновлено 26 января 2021 г.

Каково это работать откуда угодно?

Год назад никто и подумать не мог, насколько резко изменится наша рабочая жизнь. На самом деле, некоторые из нас мечтали об этом, но на этом все. Никогда за миллион лет мы не могли себе представить, что будем свободны от ежедневного пребывания в офисе. Чтобы мы могли работать из любого места, где мы хотели. Профессионалы с .

Читайте также: