Какие задачи можно решить с помощью табличных процессоров

Обновлено: 30.06.2024

Раздел 404 Закона Сарбейнса-Оксли (SOX) требует, чтобы все публичные компании установили внутренний контроль и процедуры.

Закон о защите конфиденциальности детей в Интернете от 1998 года (COPPA) – это федеральный закон, который налагает особые требования на операторов доменов .

План North American Electric Reliability Corporation по защите критически важной инфраструктуры (NERC CIP) представляет собой набор стандартов.

Взаимная аутентификация, также называемая двусторонней аутентификацией, представляет собой процесс или технологию, в которой оба объекта обмениваются данными .

Экранированная подсеть или брандмауэр с тройным подключением относится к сетевой архитектуре, в которой один брандмауэр используется с тремя сетями .

Метаморфное и полиморфное вредоносное ПО – это два типа вредоносных программ (вредоносных программ), код которых может изменяться по мере их распространения.

Медицинская транскрипция (МТ) – это ручная обработка голосовых сообщений, продиктованных врачами и другими медицинскими работниками.

Электронное отделение интенсивной терапии (eICU) — это форма или модель телемедицины, в которой используются самые современные технологии.

Защищенная медицинская информация (PHI), также называемая личной медицинской информацией, представляет собой демографическую информацию, медицинскую .

Снижение рисков – это стратегия подготовки к угрозам, с которыми сталкивается бизнес, и уменьшения их последствий.

Отказоустойчивая технология — это способность компьютерной системы, электронной системы или сети обеспечивать бесперебойное обслуживание.

Синхронная репликация — это процесс копирования данных по сети хранения, локальной или глобальной сети, поэтому .

Интерфейс управления облачными данными (CDMI) – это международный стандарт, определяющий функциональный интерфейс, используемый приложениями.

Износ флэш-памяти NAND — это пробой оксидного слоя внутри транзисторов с плавающим затвором флэш-памяти NAND.

Выносливость при записи — это количество циклов программирования/стирания (P/E), которое может быть применено к блоку флэш-памяти перед сохранением .

Таблицы — это важный инструмент для бизнеса и бухгалтерского учета. Они могут различаться по сложности и использоваться по разным причинам, но их основная цель — организовать и классифицировать данные в логическом формате. После того как эти данные будут введены в электронную таблицу, вы сможете использовать их для организации и развития своего бизнеса.

Хранение бизнес-данных

Электронная таблица – это простой способ хранения самых разных данных. Эти типы данных могут включать финансовые данные, данные о клиентах и данные о продуктах. Электронные таблицы Excel могут поддерживать более миллиона строк и более 16 000 столбцов, поэтому у вас будет достаточно места для хранения огромного количества данных. Именно поэтому они идеально подходят для создания баз данных.

Использование в бухгалтерском учете и расчетах

Компании по всему миру используют электронные таблицы для отслеживания своих бизнес-аккаунтов. Вы можете вводить формулы, которые будут выполнять все ваши бизнес-расчеты без затрат на использование программного обеспечения для бухгалтерского учета. Электронные таблицы сделают все расчеты за вас, что избавит вас от необходимости выполнять эти расчеты вручную.

Справка по бюджетированию и расходам

Отслеживайте расходы своей компании в электронной таблице. Вы можете создавать собственные таблицы бюджета, чтобы управлять своими доходами и расходами, чтобы вас не ждали сюрпризы, когда придет время подавать налоговую декларацию.

Помощь в экспорте данных

Электронные таблицы можно использовать для хранения данных, экспортированных из других систем. Иногда онлайн-системы управления данными не представляют данные в удобном для чтения формате или к ним сложно получить доступ в автономном режиме.

Просеивание и очистка данных

Используйте электронные таблицы для выявления неточностей и дубликатов в данных. С электронной таблицей легко избавиться от нежелательных или низкокачественных данных. Это особенно необходимо в отношении данных клиентов, которые вы обязаны поддерживать в актуальном состоянии и точности.

Создание отчетов и диаграмм

Используйте электронные таблицы, чтобы сообщать о тенденциях или делать бизнес-прогнозы. Эти отчеты могут быть доступны всем в компании; они могут потратить время на анализ данных для себя. Сравнивать наборы данных легко. Вы также можете сводные таблицы, чтобы продемонстрировать определенные аспекты ваших данных, что необходимо, когда вам нужно отсортировать огромные объемы данных.

Данные в электронной таблице можно использовать для создания диаграмм, которые затем можно использовать для отчетов. Вы можете создавать графики и круговые диаграммы, которые объединяют данные в формате, удобном для чтения с первого взгляда.Это фантастическая функция, которая отлично подходит для бизнес-презентаций, требующих демонстрации большого количества данных за короткое время.

Бизнес-административные задачи

Используйте электронные таблицы для создания квитанций и счетов. Вы также можете использовать его для составления бизнес-прогнозов и планирования на будущее.

Это лишь некоторые из наиболее распространенных целей, для которых используются электронные таблицы, но есть и другие способы использования электронных таблиц для достижения бизнес-целей. Настройте их в соответствии со своими потребностями и воспользуйтесь всеми способами использования этого простого, но эффективного инструмента.

Не заблуждайтесь: электронные таблицы предлагают широкий спектр преимуществ, в том числе низкую стоимость и то, что большинство людей знакомы с ними. Но их также может быть сложно использовать, и они изначально не интегрируются с системами маркетинга, продаж и обслуживания.

В этом посте мы рассмотрим преимущества и недостатки использования электронных таблиц для отслеживания информации о клиентах, управления проектами и обработки данных.

Преимущества электронных таблиц

Таблицы бесплатны.
Работа с электронными таблицами требует минимального обучения.
Таблицы можно настраивать.
Таблицы могут быть более удобными для совместной работы, чем другие инструменты.
Управлять данными и анализировать их легко.
Вы можете интегрировать электронные таблицы с некоторыми инструментами.
Таблицы легко и быстро добавляются в рабочий процесс.
Таблицы – великолепный инструмент для работы с финансовыми документами.
У вас есть доступ к бесчисленным шаблонам электронных таблиц.
Вы можете визуализировать данные (с оговорками).

1. Электронные таблицы бесплатны.

Для большинства компаний программное обеспечение для работы с электронными таблицами доступно и часто бесплатно. Независимо от того, использует ли ваша компания Microsoft Excel или использует Google Таблицы Google Workspace, большинство людей, имеющих подключение к Интернету, могут получить доступ к электронным таблицам.

2. Работа с электронными таблицами требует минимального обучения.

Использовали ли вы электронные таблицы для управления личными финансами или потратили бессчетное количество часов на создание сводных таблиц для предыдущих должностей, скорее всего, у вас есть некоторый практический опыт работы с электронными таблицами. Помимо создания сложных формул, запись информации в электронные таблицы довольно интуитивно понятна и не требует интенсивного обучения, чтобы освоить ее. Это делает электронные таблицы доступным вариантом для команд, которые быстро расширяются и не имеют времени на обучение новых сотрудников работе со сложным программным обеспечением.

3. Электронные таблицы можно настраивать.

Таблицы легко настраиваются, особенно если вы знаете, как использовать множество формул и функций. С помощью электронной таблицы можно создать документ любого типа, даже календарь.

Поскольку их можно настраивать, их использование может быть пугающим. Вы даже не знаете, с чего начать, если нет шаблона электронной таблицы для того, что вы хотите сделать. Поэтому, если вы хотите использовать электронные таблицы для бизнеса, важно, чтобы хотя бы один из членов вашей команды знал, как настроить электронную таблицу для оптимизации бизнес-процесса.

4. Электронные таблицы могут быть более удобными для совместной работы, чем другие инструменты.

В настоящее время большинство бизнес-инструментов предоставляют некоторые функции для совместной работы. Например, Trello позволяет командам управлять проектами в одном интерфейсе. Но ни один инструмент не обеспечивает такой наглядности, как электронная таблица.

Таблицы могут свободно редактироваться любым членом команды, что автоматически расширяет возможности совместной работы. В то время как другие инструменты могут блокировать некоторые разрешения в зависимости от должностей членов команды или уровней управления, в электронных таблицах таких ограничений нет (если только вы не ограничиваете разрешения намеренно).

Обратите внимание, что это верно только для онлайн-инструментов, таких как Google Таблицы. Инструмент, загруженный на ваш локальный диск, например Excel, не будет таким удобным для совместной работы, поскольку файл доступен только на вашем ноутбуке.

5. Данные легко обрабатывать и анализировать.

Электронные таблицы упрощают работу с данными. Вы можете складывать, вычитать, делить и умножать наборы данных; создавать сводные таблицы; удалить дубликаты; получить данные с других вкладок; и искать во всех строках и столбцах определенную фразу или параметр.

Однако у этого есть и обратная сторона. Вы можете легко сломать электронную таблицу, если случайно удалите фрагмент данных, который был частью формулы или вычисления. Также легко случайно передать информацию из ячейки в другую ячейку, и к тому времени, когда вы это поймаете, может быть уже слишком поздно, чтобы отменить это. Так что вам придется скрестить пальцы и надеяться, что вы помните данные.

6. Вы можете интегрировать электронные таблицы с некоторыми инструментами.

Это особенно верно для облачных таблиц Google. Используя такой инструмент, как Zapier или Integromat, вы можете автоматически загружать данные электронной таблицы в свою CRM или в программное обеспечение для управления проектами — при условии, что столбцы электронной таблицы соответствуют полям ввода в программном обеспечении. Если есть несоответствие, вы можете ожидать значительных ошибок интеграции.

7. Электронные таблицы легко и быстро добавляются в рабочий процесс.

При использовании специализированной системы, такой как программное обеспечение для продаж, пользователям может потребоваться время, с электронными таблицами таких проблем не возникает. Как только вы создадите электронную таблицу и поделитесь ею с членами команды, ее легко интегрировать в рабочий процесс команды — независимо от размера вашей команды.

8. Электронные таблицы — отличный инструмент для работы с финансовыми документами.

Нет другого инструмента, кроме электронной таблицы, для создания финансовых документов, таких как балансы, бизнес-бюджеты и отчеты о движении денежных средств. Когда вы будете готовы экспортировать данные о доходах и активах из своего бухгалтерского инструмента, это так же просто, как подставлять числа и создавать новый отчет в электронной таблице каждый квартал.

9. У вас есть доступ к бесчисленным шаблонам электронных таблиц.

Ранее я упоминал, что для использования электронной таблицы в вашем случае вам, вероятно, понадобится шаблон. В противном случае было бы сложно создать электронную таблицу, которая будет работать для вас и вашей команды. Хорошая новость заключается в том, что существует множество шаблонов как для Excel, так и для Google Таблиц. Вы можете найти около сотни примеров в библиотеке бизнес-шаблонов HubSpot.

10. Вы можете визуализировать данные (с оговорками).

Вы можете использовать электронные таблицы для визуализации данных, но вы должны знать, как это сделать. В таком инструменте, как HubSpot CRM, вам просто нужно получить доступ к инструменту панели отчетности, чтобы увидеть ваши данные, визуализированные автоматически. Электронные таблицы могут делать то же самое, но вам нужно знать, как правильно выбирать данные, чтобы не получить ошибку.

Как только вы научитесь обращаться с инструментами визуализации электронных таблиц, вы сможете легко создавать диаграммы и графики.

Подводя итог, можно сказать, что электронных таблиц может быть достаточно для стартапов на самых ранних стадиях, но эти преимущества часто недолговечны. Со временем электронные таблицы могут принести больше проблем, чем пользы.

Даже для небольшой компании управление информацией о клиентах с помощью электронных таблиц в лучшем случае непродуктивно, а в худшем — просто опасно по целому ряду причин. Теперь давайте обсудим недостатки использования электронных таблиц для отслеживания информации о клиентах и бизнес-данных.

Недостатки электронных таблиц

Электронные таблицы неудобны для пользователя.
Таблицы не защищены.
Трудно сказать, кто редактировал таблицу.
У правды будет несколько версий.
В электронных таблицах могут быть ошибки.
Жалоба — это больно.
Визуализация данных затруднена.
Ключевые данные о клиентах зависят от повседневной жизни.
Встроенной интеграции с бизнес-системами нет.
С помощью электронных таблиц менеджерам сложнее управлять членами команды.
Таблицы недоступны для мобильных устройств.
Таблицы трудно масштабировать.

1. Электронные таблицы неудобны для пользователя.

От этого никуда не деться. Электронные таблицы просто неудобны для пользователя. Они настраиваемые и знакомые, но когда вам нужно обрабатывать много данных, вы обнаружите, что прокручиваете сотни, если не тысячи строк и столбцов. Трудно сделать электронные таблицы удобными для восприятия и чтения.

Например, взгляните на эту таблицу:

А затем посмотрите аналогичную информацию в CRM HubSpot:

Намного легче читать и управлять, не так ли? Приведенный выше вид применяется автоматически. Если вы хотите сделать электронную таблицу более удобной для пользователя и легкой для чтения, вам придется значительно поработать с цветами, шрифтом и размером шрифта.

2. Электронные таблицы не защищены.

В отличие от выделенной системы, требующей доступа для входа в систему, электронные таблицы можно распространять среди всех и везде, просто отправив электронное письмо. Это позволяет недовольному или недобросовестному сотруднику легко обмениваться сведениями о потенциальных клиентах и клиентах с внешними контактами (читай: с вашими конкурентами).

3. Трудно сказать, кто редактировал таблицу.

Несмотря на то, что электронные таблицы – это отличные инструменты для совместной работы, которые позволяют любому члену вашей команды добавлять информацию, сложно сказать, кто редактировал ячейку. Это может затруднить точное определение соответствующей стороны в случае возникновения ошибки или если что-то еще пойдет не так с листом.

В частности, в сфере продаж сложно создать упорядоченную систему для распределения лидов и клиентов, когда вы работаете с электронными таблицами.Если вы не научите своих представителей делать подробные записи и следовать строгому процессу документирования, вы не сможете узнать, кто в последний раз связывался с покупателем или потенциальным клиентом, каково было содержание сообщения и когда произошло взаимодействие.

4. Версий правды будет несколько.

Все могут начать работать с одними и теми же данными . но, вероятно, это не будет оставаться таким долго. Каждый раз, когда представитель вносит изменения в основную таблицу, ему необходимо загрузить ее в центральный репозиторий, чтобы изменения были переданы остальной команде.

А если они забудут это сделать, у вас будет несколько версий "одной" таблицы — все с немного разными данными. Как узнать, какой из них правильный? Это верный рецепт беспорядочного процесса продаж.

5. Электронные таблицы подвержены ошибкам.

Что ж, электронные таблицы не подвержены ошибкам, но их пользователи, безусловно, подвержены ошибкам. (Виновен.)

С учетом того, что с одной таблицей работает так много людей, а одновременно выполняется так много изменений и расчетов, вполне естественно, что электронные таблицы будут содержать ошибки определенного типа. Если вы надеетесь на точность, не ждите ее от электронных таблиц. Вот почему разумно инвестировать в программное обеспечение базы данных, которое может быстро и точно устранять ошибки самостоятельно или сообщать вам об их исправлении. Потому что самое худшее в электронных таблицах, особенно в больших, заключается в том, что в них легко пропустить ошибки, если только вы не просматриваете их последовательно строку за строкой.

6. Жалоба — это больно.

Скомпилировать все различные версии электронной таблицы в одну основную копию достаточно сложно, но тогда менеджеры должны составлять содержательные отчеты на основе данных. Как известно любому, кто пробовал создавать отчеты в Excel, это не для слабонервных. И чем сложнее ваши данные, тем сложнее становится отчетность.

7. Визуализация данных затруднена.

Как уже упоминалось, пользователи могут создавать диаграммы и графики в электронных таблицах. Но "создать" - ключевое слово. Сборка любого вида визуализации данных в электронной таблице занимает много времени и вызывает разочарование. Менеджеры могут вообще пропустить визуальные эффекты — в конце концов, они не нужны. Но представление электронной таблицы, состоящей из тысяч строк, гарантированно вызовет у членов вашей команды глаза.

8. Важнейшие данные о клиентах зависят от повседневной жизни.

Если вы используете Excel, вы рискуете потерять данные. Много данных. Данные, хранящиеся исключительно на отдельных компьютерах, могут быть потеряны навсегда, если ваш ноутбук упадет или будет залит кофе. Хотя Google Таблицы — отличная альтернатива, они также могут привести к потере данных при потере подключения к Интернету.

9. Нет встроенной интеграции с бизнес-системами.

Если вы хотите подключить свои электронные таблицы к другим используемым вами системам, вам придется надеяться, что существует интеграция с Zapier или аналогичным инструментом. Если этого не произойдет, вам не повезло, и вам придется вручную передавать данные в другие системы.

Отсутствие интеграции означает, что клиенты и потенциальные клиенты могут получать избыточную информацию. или вообще никакой. Ни один из этих сценариев не приведет к продажам или росту вашего бизнеса.

10. Электронные таблицы усложняют менеджерам управление членами команды.

Чтобы эффективно обучать и наставлять, менеджеры должны иметь представление о повседневных действиях и процессах членов своей команды. Это почти невозможно сделать с помощью электронных таблиц. И члены команды, и менеджеры быстро разочаруются в кажущемся бесконечным цикле загрузки, скачивания, прикрепления и отправки электронных таблиц.

Намного лучшей альтернативой является инструмент управления проектами или CRM, в котором ведется учет всех действий представителей.

11. Электронные таблицы недоступны для мобильных устройств.

Это плохо для любой команды, но особенно плохо для продаж. Доказано, что мобильный доступ к системам продаж повышает производительность торговых представителей — по некоторым оценкам, на целых 24%. Но, несмотря на другие достоинства электронных таблиц, они не совсем удобны для мобильных устройств. Вытаскивание ноутбука каждый раз, когда вам нужно ввести или изменить данные о клиенте, быстро утомляет.

Для сравнения, HubSpot CRM предлагает торговым представителям мобильное приложение, с помощью которого они могут быстро вводить свои действия.

12. Таблицы трудно масштабировать.

После того как ваша компания и список ваших клиентов начнут расти, таблицы продаж тоже должны будут расти. Однако чем больше электронная таблица, тем больше вероятность того, что она будет содержать ошибки и неработающие формулы. Не говоря уже о том, что большие электронные таблицы гораздо более громоздки как для пользователей, так и для администраторов.

Таблицы звучат как твердое «нет», не так ли? Но когда вы используете электронную таблицу по сравнению с другими типами инструментов? Давайте сейчас рассмотрим эти экземпляры.

Когда использовать электронную таблицу

Если вы хотите одновременно управлять большим набором данных

Таблицы – отличный инструмент, когда вам нужно единовременно обрабатывать и обрабатывать большой набор данных. Допустим, вы экспортировали все данные о трафике для своего веб-сайта и хотите найти страницы с наибольшим трафиком. Электронные таблицы позволяют довольно быстро просматривать данные для одной даты или одного временного диапазона в одном знакомом интерфейсе.

Однако если вы хотите отслеживать трафик с течением времени, электронные таблицы — не лучший инструмент, поскольку вам придется экспортировать набор данных каждый раз, когда вы хотите получить к нему доступ. Также нет возможности легко визуализировать данные. Вы все еще можете, но вам придется использовать сложные формулы для извлечения данных и их правильной визуализации.

Когда ваша компания только начинает свою деятельность

Электронные таблицы дешевы, а иногда и бесплатны, как в случае с Google Таблицами. Когда компания только начинает свою работу, деньги не текут рекой. Стартапы тратят все свои деньги на свой продукт, а на операционной стороне обходятся эквивалентом изоленты.

Это означает, что когда нужно отслеживать данные о клиентах и контактных данных, электронные таблицы являются естественным выбором. Это тоже имеет смысл. Если у вас всего несколько клиентов, можно просто внести их информацию в электронную таблицу и поделиться ею с одним или двумя продавцами из штата.

Однако, как только ваш бизнес начнет расти, важно перейти на базу данных.

Когда нет специального инструмента для того, что вы хотите сделать

В некоторых случаях может не быть инструмента, обеспечивающего специальные функции организации и совместной работы, предлагаемые электронными таблицами.

Например, предположим, что вы являетесь частью большой команды писателей с распределенными членами команды. Возможно, вам понадобится инструмент, который позволит вам просматривать и сортировать все статьи, над которыми все работают одновременно, вместо того, чтобы переходить от одной доски проекта к другой, как в программном обеспечении для управления проектами.< /p>

Таблицы — отличный инструмент для этого. Используя формулы и функции, вы можете создать электронную таблицу, которая будет делать именно то, что вам нужно.

Если вы не относитесь к этим лагерям, вам лучше использовать базу данных, а не электронную таблицу, особенно если вы занимаетесь продажами.

Использование баз данных по сравнению с электронными таблицами

Базы данных – это программы, предназначенные для хранения, организации и извлечения данных. В продажах наиболее распространенным типом используемой базы данных является менеджер по работе с клиентами, также известный как CRM. Во-первых, узнайте о преимуществах CRM. Затем давайте сравним работу с базой данных с работой с электронной таблицей.

1. База данных служит центральным ресурсом.

База данных CRM – это инструмент, который хранит всю контактную информацию о ваших клиентах и клиентах в одном централизованном месте, к которому может легко получить доступ вся ваша команда с разных устройств. Эта система может организовать все ваши данные, связанные с контактами, включая электронные письма, телефонные звонки и чат с клиентами и потенциальными клиентами.

2. Он предлагает бесшовную интеграцию с другим программным обеспечением.

Кроме того, базу данных CRM можно легко интегрировать с другими бизнес-системами вашей компании, в том числе с маркетинговым программным обеспечением, что может улучшить сотрудничество между вашими отделами продаж и маркетинга, гарантируя, что ваши потенциальные клиенты не получат ту же информацию или вообще упустят ее.< /p>

3. Это легко масштабировать для растущих компаний.

Таблицы удобны для хранения основных количественных данных и часто обслуживаются вручную. С другой стороны, базы данных более эффективно хранят качественные данные, поэтому они идеально подходят для сложных предприятий с большой клиентской базой или сложным процессом продаж. Базы данных часто имеют возможности автоматизации, которые помогают организациям сэкономить время на ручном вводе данных.

Для компаний, которые масштабируются или быстро приобретают новых клиентов за короткий период времени, переход с электронных таблиц на базу данных CRM может помочь вашей компании продавать больше клиентов.

Стоит ли преимущества электронных таблиц нести недостатки?

Преимущество использования электронных таблиц для бизнеса сводится к двум основным факторам: они бесплатны (с реализацией Microsoft Office или Google Workspace) и не требуют обучения.

Это, безусловно, веские причины, особенно для небольшой компании, у которой нет ни денег, ни ресурсов для обучения. Но инструмент базы данных, такой как HubSpot CRM, гораздо лучше подходит для большинства команд. И лучшая часть? CRM может быть такой же недорогой, как электронная таблица. Откажитесь от электронных таблиц вместе со всеми их различными проблемами и получите CRM, чтобы эффективно развивать свою команду и свою компанию.

Примечание редактора. Это сообщение было первоначально опубликовано в апреле 2015 года и обновлено для полноты картины.

Если вам нужно составить список чего-либо, заманчиво использовать Excel в качестве репозитория по умолчанию: в конце концов, это всего лишь небольшой список элементов для вас или нескольких близких коллег.

Возможно, вам нужно что-то более сложное — формулы для каких-то расчетов или программирование макросов для автоматизации сбора и обработки данных. Нет проблем: просто введите «=», чтобы начать писать формулу, и Excel поможет вам.

К сожалению, легкость, с которой вы можете начать работу в Excel или конкурирующей программе для работы с электронными таблицами, также является одной из ее проблем. То, что начинается с небольшого проекта в Excel, растет и растет, пока вы не останетесь с бегемотом, и в этот момент вы также можете столкнуться с проблемами скорости и стабильности или даже с проблемой разработки, которую просто не можете решить.

Здесь мы рассмотрим проблемы, с которыми вы часто можете столкнуться при работе с электронными таблицами, как их можно решить в Excel и когда вам лучше сделать решительный шаг и вместо этого переключиться на базу данных.

1. Многопользовательское редактирование

Когда системы Excel органично разрастаются, вы быстро сталкиваетесь с проблемой, когда только один пользователь может открыть книгу в любой момент времени. Второму человеку, пытающемуся открыть файл, сообщают, что он уже открыт и что он может отменить, подождать или просмотреть версию только для чтения. Обещание Excel сообщать вам, когда другой человек закрывает книгу, довольно пустое, поскольку он не очень часто проверяет статус и, возможно, никогда не просветит вас. Даже если это произойдет, кто-то другой может проникнуть и открыть файл раньше вас.

Есть три способа решить эту проблему: вы можете использовать Excel Online, урезанную веб-версию Excel; вы можете включить функцию общих книг; или вы можете разделить данные на несколько книг, чтобы разные люди могли использовать каждую книгу, не наступая друг другу на пятки.

2. Общие книги

Excel Online по умолчанию поддерживает несколько редакторов, но в нем отсутствует так много функций, что он не может претендовать ни на что, кроме простейших задач. Хотя его функция «Общие рабочие книги» выглядит так, как будто она должна выполнять свою работу, она нагружена ограничениями. Например, вы не можете создать таблицу или удалить блок ячеек, если книга является общей.

Существуют обходные пути для некоторых ограничений — для других это вопрос изменения структуры рабочей книги, а не использования уже настроенной рабочей книги, — но они могут мешать. В результате общую книгу невозможно использовать так же, как обычную однопользовательскую книгу.

"При органическом росте систем Excel возникает проблема, заключающаяся в том, что только один пользователь может одновременно открыть книгу"

Изменения в общих книгах синхронизируются между пользователями при каждом сохранении книги; это может быть по расписанию, например, принудительное сохранение каждые пять минут. Однако накладные расходы на регулярное сохранение и отслеживание изменений каждого пользователя довольно велики: рабочие книги могут легко увеличиваться в размерах и создавать нагрузку на вашу сеть, замедляя работу других систем.

Общие книги также уязвимы и подвержены повреждению. Microsoft знает о проблеме, но, похоже, мало что делает для ее решения. Похоже, что компания надеется, что метод множественного редактирования Excel Online заменит старую технологию общих книг, но это не будет реалистичным предложением, пока компания не снимет все ограничения и не расширит технологию множественного редактирования на полное настольное приложение Excel. , как в Word, PowerPoint и OneNote.

3. Связанные книги

Разделение данных по нескольким книгам может решить проблему многопользовательского редактирования. Но вполне вероятно, что между этими книгами должны быть связи, чтобы значения, введенные в одну, можно было использовать в другой. Ссылки между книгами также полезны для хранения логически разделенных данных в отдельных файлах, а не просто на отдельных листах в одной книге.

К сожалению, эти ссылки являются еще одним источником разочарования и нестабильности. Они могут быть абсолютными, включая полный путь к исходной книге, или относительными, включая только разницу между исходным и конечным путями. Хотя это звучит разумно, Excel использует тайные правила, чтобы решить, когда использовать тот или иной тип ссылки, а когда их изменить.

Правила регулируются множеством параметров, некоторые из которых вовсе не очевидны, а также тем, были ли сохранены рабочие книги и где они были сохранены до того, как были вставлены ссылки. Ссылки также могут измениться, когда вы сохраняете книгу или открываете и используете Сохранить как для создания копии, а не копируете файл с помощью проводника. Результатом всей этой путаницы и неуверенности является то, что связи между книгами могут легко разорваться, а восстановление после разорванных ссылок может занять много времени, в течение которого никто не сможет использовать поврежденные файлы.

Связанные данные обновляются только при открытии файлов, если вы специально не нажмете Данные | Соединения | Редактировать ссылки | Обновить значения. Из-за этого, если ваши ссылки не между двумя книгами, а охватывают три или более, вы должны открыть все книги в правильном порядке, чтобы обеспечить поток обновленных данных по порядку, от первой ко второй и к третьей. Если вы изменили значение в первой книге, а затем открыли третью, она не увидит никаких изменений, потому что вторая книга не обновила свои значения.

Эта цепочка данных логична, но увеличивает вероятность того, что данные либо неверны, либо что вы попытаетесь открыть книгу, которую уже редактирует кто-то другой.

Конечно, вы можете вообще избегать связанных книг, но есть вероятность, что вы в конечном итоге будете вводить одни и те же данные более чем в одну книгу, а вместе с этим возникает опасность каждый раз вводить их по-разному.< /p>

4. Проверка данных

Ошибки могут появиться в данных в любой компьютерной системе: люди неправильно набирают слова или переставляют цифры в числах с монотонной регулярностью. Если ваши данные не проверяются при вводе, у вас возникнут проблемы.

По умолчанию Excel принимает все, что вводит пользователь. Можно настроить проверку списков поиска, но их сложно поддерживать, особенно если одно и то же поле используется более чем в одном месте. Если пользователям необходимо вводить идентификационные номера документов или ссылочные номера клиентов без каких-либо проверок, легко связать неправильные записи вместе, даже не осознавая этого. В этом случае целостность данных системы оказывается фатально скомпрометированной, и любой анализ данных вызывает подозрения.

Возможно, вы уже страдаете от последствий этой проблемы, не понимая основной причины. Рассмотрим ситуацию, когда у вас есть список счетов в Excel, где пользователь вводит имя клиента немного по-разному в каждом счете. У вас есть счета на «Jones Ltd», «Jones Limited», «Jonse Ltd» и «joness». Возможно, вы знаете, что все они относятся к одной и той же компании, но Excel — нет. Любой анализ данных счета, например сводная таблица по клиентам по месяцам, даст несколько результатов вместо одного.

5. Проблемы с навигацией

В больших книгах трудно ориентироваться. Ряд вкладок листа в нижней части окна — ужасный механизм для поиска пути, если вкладок больше, чем горстка; когда вкладок больше, чем может быть отображено на экране, становится еще труднее найти то, что вы ищете. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по стрелкам слева от имен листов, чтобы вызвать диалоговое окно «Активировать лист», но даже в нем перечислены только первые 20 листов, прежде чем вам придется прокручивать список — и нет возможности сортировать, группировать или искать для нужного листа.

6. Проблемы безопасности

Вы можете повысить безопасность книг Excel, но это чревато проблемами. Защита направлена в большей степени на защиту структуры книги, чем данных. Вы можете попытаться заблокировать некоторые листы и ячейки, чтобы пользователи не могли изменять структуру и формулы, но если они могут видеть данные, они обычно могут изменить некоторые из них или все (если только вы не придумаете хитрый макрос).

7. Проблемы со скоростью

Представляем идею базы данных:

"Вам нужно только один раз ввести данные клиента, чтобы создать запись, после чего вы сможете использовать ее в любом количестве счетов-фактур"

Если вы столкнулись с какой-либо из проблем, описанных выше, не игнорируйте их: есть профессиональное решение проблемы хранения «структурированных данных», и это наш старый друг — база данных. Это не должно быть пугающим или дорогим, и это должно дать вам возможность логически подумать о ваших данных, о том, как они связаны друг с другом и как вы взаимодействуете с ними.

Однако обратите внимание: если вы переходите от решения для работы с электронными таблицами к базе данных, не рабски копируйте дизайн электронных таблиц: воспользуйтесь возможностью, чтобы сделать его лучше.

Существуют универсальные приложения для работы с базами данных, с помощью которых можно создать индивидуальное решение.В качестве альтернативы вы можете обнаружить, что специализированное приложение базы данных, которое уже было разработано для ваших целей, дешевле, быстрее в реализации и лучше подходит.

Например, если у вас есть список клиентов и сведения обо всех ваших взаимодействиях с этими клиентами, это можно рассматривать как систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Несмотря на красивое название, CRM-система — это просто специализированная база данных. Точно так же пакеты учетных записей, такие как QuickBooks и Sage, являются специализированными базами данных. Если вы не можете найти готовое приложение, отвечающее вашим конкретным потребностям, вы, вероятно, можете создать его самостоятельно или поручить его вашему ИТ-отделу или консультанту.

Наиболее распространенным типом базы данных является реляционная база данных. Это хранит свои данные в таблицах, которые состоят из строк и столбцов данных. Каждая строка содержит данные об отдельном элементе, например, конкретном покупателе, а каждый столбец описывает отдельный атрибут элемента, например имя покупателя или кредитный лимит.

Между таблицами определены отношения, например, в счете-фактуре указан идентификатор клиента. Это означает, что вы можете легко найти все счета-фактуры для конкретного клиента или из конкретного счета-фактуры получить номер телефона клиента. Вам нужно ввести данные клиента только один раз, чтобы создать запись о клиенте, и затем вы можете использовать ее в любом количестве счетов-фактур, без необходимости вводить ее снова. Чтобы создать базу данных, вы должны определить эти таблицы и отношения, а затем определить расположение экранов, которые вы хотите использовать для отображения и редактирования этих данных.

Существуют десятки приложений для работы с базами данных. Некоторые из них просты в использовании и выполняют всю работу, позволяя вам определять таблицы, экраны ввода данных и отчеты; другие более полно представлены в определенных областях, но для выполнения всей работы требуются другие инструменты.

Например, программа может быть очень мощной, когда дело доходит до определения таблиц и отношений, и даже иметь мощные функции анализа и отчетности, но в ней могут полностью отсутствовать какие-либо инструменты для определения экранов ввода данных. Очевидным примером здесь является Microsoft SQL Server. Как и в случае с другими большими системами баз данных, SQL Server заботится о внутренней части и ожидает, что вы будете использовать другой инструмент, например Visual Studio, для разработки внешнего интерфейса.

Современное программное обеспечение для работы с электронными таблицами позволяет не только отслеживать бюджеты. Вот как найти и использовать лучшее программное обеспечение для работы с электронными таблицами для вашего бизнеса.

Почти каждый бизнес использует электронные таблицы в своей повседневной работе. Тем не менее, программное обеспечение для работы с электронными таблицами развилось далеко за пределы простого файла Excel. Доступно больше вариантов программного обеспечения для работы с электронными таблицами, чем когда-либо, и эти программы можно использовать не только для отслеживания финансов и данных.

После того как вы изучите все способы использования электронных таблиц, вы сможете использовать эти программы для любых целей, от отслеживания проектов до создания визуальных презентаций данных. Вот как найти лучшее программное обеспечение для работы с электронными таблицами для нужд вашего бизнеса и как максимально эффективно использовать выбранную вами программу.

Что делает программное обеспечение для работы с электронными таблицами?

Программное обеспечение для работы с электронными таблицами используется для хранения, систематизации и анализа данных. В большинстве случаев вводятся числовые данные, хотя электронные таблицы также могут хранить адреса и контактную информацию.

Электронные таблицы автоматически рассчитывают данные на основе формулы или функции, которые вы создаете и изменяете для них. Например, допустим, вы используете электронную таблицу, чтобы отслеживать, сколько денег вы используете из бюджета. Вы можете настроить электронную таблицу так, чтобы каждый раз, когда вы вводите элемент, который вы приобрели из бюджета, программа автоматически вычитала стоимость из общего бюджета. Если бюджет начинается с 5 000 долларов США, а вы покупаете продукт стоимостью 400 долларов США, вы вводите продукт и его стоимость в электронную таблицу, и она автоматически выполняет расчет, показывая оставшийся бюджет в размере 4 600 долларов США.

Данные в электронных таблицах представлены в отдельных ячейках. Эти ячейки организованы в вертикальные ряды и горизонтальные столбцы. Их размер можно изменить, чтобы вы могли визуально видеть все свои данные. Большинство программ для работы с электронными таблицами позволяют создавать визуализацию данных для вашей информации. Тип визуальных элементов зависит от используемого вами программного обеспечения; однако наиболее распространенными являются диаграммы и графики.

Возможности программного обеспечения для работы с электронными таблицами

Когда большинство людей думают об электронных таблицах, они думают о вводе данных и простых вычислениях. Но современное программное обеспечение для работы с электронными таблицами — это больше, чем финансовый инструмент. Эти приложения служат надежным способом сбора, систематизации и анализа важных бизнес-данных. Хотя все продукты разные, большинство из них стандартно оснащены следующими функциями:

Строки и столбцы

Благодаря сетке электронной таблицы, состоящей из строк и столбцов, вся ваша информация аккуратно организована в одном удобном для чтения месте.

Формулы и функции

Электронная таблица позволяет создавать уникальные формулы, чтобы лучше понять ваши данные. Многие из этих функций можно легко использовать и отображать либо путем создания собственной формулы или функции, либо с помощью одного из предустановленных параметров программного обеспечения. Это не только экономит ваше время, но и делает ваши данные более доступными, чтобы вы могли использовать их для обоснования своих решений.

В электронной таблице функции оценивают значения, а формулы используются для выражения отношения между двумя или более ячейками в этой электронной таблице с использованием знака равенства. Наиболее часто используемые формулы включают основные арифметические операции, такие как сложение, вычитание и умножение. Часто используемые функции включают сумму, среднее значение, количество, а также функции минимума и максимума. Существуют более продвинутые функции, которые помогают управлять переменными, большими наборами данных и количеством времени.

Фильтрация и визуализация данных

Вы можете создавать таблицы, раскрывающиеся списки, фильтры и другие инструменты для систематизации информации в электронной таблице. В большинстве программ для работы с электронными таблицами также есть встроенные инструменты для визуального представления данных, включая гистограммы, графики и круговые диаграммы различных стилей и цветов.

Пользовательское форматирование

С помощью нескольких простых щелчков вы можете применять различное форматирование для разделения информации, создавать заголовки, объединять ячейки в более крупные поля и иным образом настраивать внешний вид электронной таблицы. Вы также можете использовать функции условного форматирования, чтобы изменить цвет или стиль текста ячейки, когда определенная информация присутствует или отсутствует. Это поможет вам быстро просматривать конкретную информацию, а не просматривать каждую отдельную ячейку в поисках того, что вам нужно.

Для чего я могу использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами?

Хотя электронные таблицы появились в мире финансов, современное программное обеспечение не только позволяет отслеживать ваш бюджет. При правильном использовании он может выполнять множество задач, экономя ваше время и деньги. Это может позволить сотрудникам работать более эффективно, улучшая рабочий процесс для вас и вашей команды. Вот некоторые общие функции, которые электронные таблицы могут выполнять для бизнеса:

Бухгалтерский учет

Таблицы могут отслеживать простые числовые данные, такие как ваш бюджет, но вы также можете использовать их для внедрения целых систем учета. Вы можете использовать электронную таблицу для отслеживания счетов, которые вы отправляете клиентам, и счетов, которые вы получаете от поставщиков. Вы также можете использовать их для отслеживания заработной платы сотрудников, включая сверхурочные, оплачиваемый отпуск и отпуск по болезни. [Статья по теме: Лучшее программное обеспечение для учета и выставления счетов на 2021 год]

Аналитика

Используя данные, которые вы вводите в свою электронную таблицу, вы можете систематизировать и анализировать их различными способами. Вы можете делать прогнозы о том, как ваша компания будет масштабироваться, на основе текущих данных или создавать модели с различными переменными, чтобы увидеть разные результаты. С помощью этой аналитической функции вы можете принимать обоснованные решения для своей компании, основанные на данных.

Презентации

Данные часто могут быть сложными и труднообъяснимыми. С таким количеством различных переменных и чисел трудно поделиться своими выводами и информацией в устной форме. Используя электронные таблицы и их графические возможности, вы можете легко отображать и объяснять большие и сложные объемы данных в удобном визуальном формате, который идеально подходит для презентаций, целевых страниц и многого другого.

Управление проектами

Если вы используете облачный инструмент, вы можете использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами в качестве централизованного места, где сотрудники могут совместно работать над проектами и отслеживать ход выполнения. Используя условное форматирование и списки проверки данных, электронные таблицы можно настроить для визуального представления статуса проекта и того, кто над какими задачами работает.

Как выбрать лучшую программу для работы с электронными таблицами

Когда вы будете готовы выбрать программное обеспечение для работы с электронными таблицами для своей компании, вам следует учесть несколько конкретных факторов.

Читайте также: