Какие типы файлов являются стандартными при сохранении данных в электронной таблице

Обновлено: 01.07.2024

Чтобы вы это поняли, мне нужно объяснить пару технических моментов. Возможно, вы уже это знаете (в этом случае перейдите к разделу Различные типы файлов электронной таблицы ниже), но если нет, читайте дальше .

Знакомство с форматами файлов

По умолчанию, когда вы просматриваете все свои файлы (документы Word, электронные таблицы, файлы презентаций, изображения, музыку и т. д.), вы видите только их имена. Вы также получите небольшой значок рядом с каждым именем, который указывает тип — или формат — каждого файла. Однако это не то, что ваш компьютер использует, когда решает, какую программу использовать для открытия файлов, когда вы их открываете — это контролируется вещью, называемой расширением файла.

Расширение файла – это точка, за которой (чаще всего) следует трех- или четырехбуквенный код. Это может быть file.jpg (изображение), file.xlsx (электронная таблица Excel), file.doc (документ Word), file.txt (текстовый файл) — сотни вариантов. Код сообщает компьютеру, какую программу использовать для открытия файла.

Вы можете заставить Windows отображать расширения файлов, но, поскольку существует много разных версий Windows, я не могу давать инструкции. Я бы посоветовал вам зайти в поисковую систему и ввести «отображать окна с расширениями файлов [какая бы версия у вас ни была]» (например, отображать окна с расширениями файлов 8.1) и следовать инструкциям. Пожалуйста, убедитесь, что расширения ваших файлов отображаются, так как это значительно облегчает понимание следующего!

Некоторые типы файлов, доступные в Excel:

Различные типы файлов электронных таблиц

.xls Электронные таблицы Excel до Office 2003 включительно
Таблицы Excel в формате .xlsx используются начиная с Office 2007.
.csv Значения, разделенные запятыми — данные в столбцах, но без форматирования
.txt. Простой текстовый файл без форматирования иногда используется при импорте данных.
.ods OpenDocument Spreadsheet — создается одним из пакетов бесплатных офисных программ, таких как LibreOffice или OpenOffice
.pdf PDF-файл похож на многостраничную фотографию вашей электронной таблицы, которая полезна при отправке информации другим людям, и вы не хотите, чтобы они могли ее редактировать.
.xltx Шаблон Excel, в котором есть все ключевые макеты, текст, форматирование и формулы, готовые для заполнения при необходимости.

Есть много других. Обратите внимание, что вместо «типа файла» люди могут использовать термин «формат», например «в каком формате находится ваша электронная таблица?» или «в каком формате вы его сохранили?» Они могут даже сказать: «Как вы его сохранили?» что означает «Какой тип файла вы сохранили?»

Сохранение в другие типы файлов

Откройте пустую книгу и введите следующие данные. В A1 используйте функцию СЕГОДНЯ, чтобы ввести дату. Убедитесь, что вы автоматически подбираете столбцы, чтобы они точно соответствовали данным, а A3 и B3 были выделены полужирным шрифтом. Мы сохраним это в различных форматах файлов, чтобы вы могли видеть, как они ведут себя и реагируют на них.

Во-первых, выберите "Сохранить как" – это удобная комбинация клавиш: F12. Сохраните это как File1 .
Нажмите F12, чтобы снова перейти к «Сохранить как», но на этот раз посмотрите на панель ниже, где вы даете имя своему файлу — оно называется «Сохранить как тип». Используйте стрелку раскрывающегося списка в конце этой панели и выберите Книга Excel 97-2003 (*.xls). Дайте вашей электронной таблице имя File2 и сохраните.
Снова нажмите F12 и на этот раз сохраните файл в формате CSV (с разделителями-запятыми) (*.csv). Дайте вашей электронной таблице имя File3 и сохраните. Обратите внимание, что при этом имя рабочего листа (вкладки) внизу изменилось с Sheet1 на File3.
Сохраните еще раз, на этот раз с типом файла Unicode Text (*.txt) и именем File4 . Опять же, имя вашего рабочего листа внизу изменится на File4.
Закройте книгу и снова откройте файл File1.xlsx . Сохраните снова, на этот раз с типом файла OpenDocument Spreadsheet (*.ods) и именем File5. Вы получите предупреждающее сообщение о несовместимости. Нажмите "Да", я объясню, что это значит позже.
Не беспокойтесь о сохранении в формате PDF, я расскажу об этом чуть позже.

Теперь полностью закройте Excel и откройте проводник/Мои документы/там, где вы сохранили все свои файлы. Обратите внимание, что каждый из файлов имеет свой значок, указывающий на разные типы файлов, которые у вас есть.

Как ведут себя другие типы файлов?

Мы откроем каждый из них по очереди и посмотрим, чем они отличаются.

Файлы Excel

Сначала откройте File2 . Обратите внимание, что он не слишком отличается от нашей оригинальной версии. У нас все еще есть функция СЕГОДНЯ в A1. Однако, удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажмите стрелку вниз (возможно, вам придется сделать это несколько раз) — вы окажетесь в строке 65536. Более новые версии Excel имеют гораздо, гораздо больше строк, чем это, поэтому, если бы я попросил вас заполнить 70 000 строк (я не был бы так жесток!), вы бы отрубили нижнюю нагрузку. Плохо.

Если у вас есть клиент, который отправляет по электронной почте электронную таблицу в формате .xls, не сохраняйте ее как .xlsx без веской причины. В новом формате файлов могут быть функции, недоступные в исходной версии Excel, и если вам нужно отправить их им по электронной почте, они могут застрять с электронной таблицей, которая больше не совместима с их собственной системой, т.е. что это больше не работает для них эффективно.

Текстовые файлы

Открыть файл3 . Обратите внимание, что ширина столбцов была сброшена, а полужирный шрифт отсутствует. Наша дата в A1 была преобразована в простую, необновляемую дату. Однако у нас есть стандартное количество строк, так что это хорошо. Установите для A3 и B3 желтый цвет и сохраните его (это может дать вам возможность сохранить его под другим именем — просто снова сохраните его как File3). Закройте его и снова откройте — видите, как исчез желтый цвет? Этот формат файла не допускает никакого форматирования — это только необработанный текст.

Теперь найдите File4 и откройте его. На этот раз он даже не откроется в Excel! Он использует программу под названием «Блокнот», абсолютно простую, без жирного шрифта, без подчеркивания, без разных размеров шрифта, без цветов, без всего. Недаром файлы .txt часто называют Plain Text! Вы увидите все в столбцах, за исключением того, что строка заголовка, похоже, не выровнена с информацией ниже.

В следующем посте мы подробно расскажем о поведении как .csv, так и .txt, так что не стесняйтесь побродить там прямо сейчас, если хотите!

Полностью закройте Блокнот.

Нестандартные типы файлов

Теперь откройте File5 . Выглядит хорошо, не так ли? Он даже имеет правильную функцию в ячейке A1. Но на самом деле это так называемые неродные (или даже иностранные). Звучит немного странно, не правда ли! Однако это довольно просто.

Представьте, что вы открываете Excel, а затем создаете электронную таблицу. Эта электронная таблица является родной для Excel в том виде, в каком она была создана Excel.

Теперь представьте, что вы открываете OpenOffice (бесплатный программный пакет), открываете их версию Excel (называемую Calc) и создаете в ней электронную таблицу. Это, конечно же, встроено в OpenOffice.

Теперь представьте, что вы открываете электронную таблицу Excel в Calc: она не нативная. Или открыть электронную таблицу Calc в Excel — это тоже нестандартно.

Критическим моментом здесь является функциональность. Как я уже сказал выше, в более ранних версиях Excel могут возникнуть проблемы, если вы откроете электронную таблицу, созданную в более поздней версии Excel, из-за дополнительных функций, инструментов или функциональных возможностей. открыть электронную таблицу, созданную в OpenOffice, Google Sheets или аналогичной программе из-за различных функций, инструментов или функций.

Вообще говоря, каждая часть программного обеспечения позволяет вам открывать конкурирующие форматы электронных таблиц, так что вы не решите в отчаянии отказаться от этого программного обеспечения и перейти на продукт этого конкурента. Опять же, если клиент отправляет вам по электронной почте файл .ods, уважайте его как можно больше и сохраняйте его в этом формате, если вам нужно вернуть его ему.

Сохранение в формате PDF, включая несколько страниц

Когда вы сохраняете в формате PDF, вы фактически делаете снимок своей электронной таблицы и отправляете его в файл нового формата, поэтому у вас нет доступа к формулам и вы не можете редактировать его каким-либо образом. Это может выглядеть очень профессионально.

Настройки контролируются вашими настройками печати. Все, что вы сказали Excel делать с печатным выводом — верхние или нижние колонтитулы, печать линий сетки, повторение заголовков вверху каждой страницы и т. д. — будет перенесено в ваш PDF-файл. По сути, вы «печатаете» файл в новом формате. Сделайте прогон здесь, чтобы убедиться, что вы впереди игры, если вы еще этого не сделали.

Загрузите отсюда файлы в old diary.xlsx и посмотрите на разные вкладки. Их 5, каждый на свой год. Взгляните на настройки печати — посмотрите, как линии сетки настроены для печати для каждого рабочего листа, что для каждого рабочего листа задана строка, которая будет повторяться вверху, и что был применен заголовок.

Сохранение одной вкладки в формате PDF

Перейдите к пункту «Сохранить как» — помните дерзкое сочетание клавиш F12! – и в разделе «Тип файла» выберите PDF (*.pdf). Это довольно далеко.

В качестве альтернативы вы можете выбрать «Файл» (или «Кнопка Office»), «Сохранить как». pdf).

Нажмите «Сохранить», и ваш PDF-файл будет создан. Возможно, вам придется найти его в своих папках, чтобы открыть и посмотреть, как он выглядит, или он может открыться автоматически.

Обратите внимание, что на нескольких страницах есть все инструкции по печати, которые мы ей сказали?

Однако было бы очень удобно, если бы все вкладки — другими словами, за все годы — были сохранены в одном PDF-файле вместе. Вот как:

Сохранение нескольких вкладок в формате PDF

Мы можем сделать это, не выбирая сначала все листы, что удобно. Перейдите в «Сохранить как» и дайте ему имя места в старом дневнике (все); затем снова выберите pdf.

Если вы использовали F12, нажмите кнопку «Параметры»:

Если вы выбрали «Файл», «Сохранить как», нажмите «Дополнительные параметры…», после чего откроется диалоговое окно «Сохранить как», показанное чуть выше, после чего вы можете нажать «Параметры».

Как бы то ни было, теперь у вас будет это маленькое диалоговое окно:

Необходимо выбрать параметр "Вся книга", а не "Активные листы". Нажмите «ОК», затем «Сохранить», и ваш PDF-файл будет создан со всеми рабочими листами. Что действительно здорово, так это то, что нумерация ваших страниц не перезапускается каждый новый год, она ведет вас прямо со страницы 1 на страницу 13 (в моем случае — вы может получиться немного другое количество страниц).

Нельзя отредактировать это, хотя если кто-то хочет быть усердным, он может попробовать скопировать и вставить или даже напечатать это вручную, но если бы были какие-то формулы, они бы никогда не поняли, где они находятся, что они были или даже как они использовались. Если бы вы скрыли столбцы или строки, они даже не были бы отображены. Это может быть очень удобно, если вам нужно отправить электронную таблицу с конфиденциальными данными!

Я всегда от всей души рекомендую использовать электронную таблицу в формате PDF, если есть какие-либо конфиденциальные данные, и вам нужно отправить их кому-то за пределами вашего круга доверенных коллег. Не заморачивайтесь с паролями, просто pdf.

Следующий пост посвящен текстовым файлам, которые мы кратко рассмотрели выше. Это также следующий раздел в предлагаемом плане обучения, поэтому, пожалуйста, нажмите здесь, чтобы продолжить.

В большинстве случаев вы, вероятно, захотите сохранить книги в текущем формате файла (.xlsx). Но иногда вам может понадобиться сохранить книгу в другом формате файла, например, в формате файла более ранней версии Excel, текстовом файле или файле PDF или XPS. Просто имейте в виду, что всякий раз, когда вы сохраняете книгу в файле другого формата, некоторые ее форматирование, данные и функции могут не сохраниться.

Список форматов файлов (также называемых типами файлов), которые можно (и нельзя) открывать или сохранять в Excel 2013, см. в разделе Форматы файлов, поддерживаемые в Excel, в конце этой статьи.

Откройте книгу, которую хотите сохранить.

Нажмите «Файл» > «Сохранить как».

В разделе "Места" выберите место, где вы хотите сохранить книгу. Например, выберите OneDrive, чтобы сохранить его в Интернете, или Компьютер, чтобы сохранить его в локальной папке, например в папке «Документы».

В диалоговом окне "Сохранить как" перейдите в нужное место.

В списке Тип файла выберите нужный формат файла. Нажимайте стрелки, чтобы перейти к форматам файлов, которых нет в списке.

Примечание. Форматы файлов, которые вы увидите, различаются в зависимости от того, какой тип листа активен в вашей книге (рабочий лист, лист диаграммы или другой тип листа).

В поле Имя файла примите предложенное имя или введите новое имя для книги.

Если вы открыли книгу Excel 97-2003, но вам не нужно хранить ее в этом формате, просто преобразуйте ее в текущий формат файла (.xlsx).

Нажмите «Файл» > «Информация».

Нажмите Преобразовать.

В Excel 2013 вы можете открывать и сохранять файлы в следующих форматах:

Форматы файлов Excel

Описание

Формат файла на основе XML по умолчанию для Excel 2007–2013.Не удается сохранить код макроса Microsoft Visual Basic для приложений (VBA) или листы макросов Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Строгая электронная таблица Open XML

Строгая версия ISO формата файла книги Excel (.xlsx).

Книга Excel (код)

Формат файлов на основе XML и с поддержкой макросов для Excel 2007–2013. Сохраняет код макроса VBA или листы макросов Excel 4.0 (.xlm).

Двоичная книга Excel

Двоичный формат файла (BIFF12) для Excel 2007–2013.

Формат файла по умолчанию для шаблона Excel для Excel 2007–2013. Невозможно сохранить код макроса VBA или листы макросов Excel 4.0 (.xlm).

Формат файла с поддержкой макросов для шаблона Excel в Excel 2007–2013. Сохраняет код макроса VBA или листы макросов Excel 4.0 (.xlm).

Excel 97 — рабочая тетрадь Excel 2003

Двоичный формат файлов Excel 97 – Excel 2003 (BIFF8).

Excel 97 – Шаблон Excel 2003

Формат двоичных файлов Excel 97 – Excel 2003 (BIFF8) для шаблона Excel.

Рабочая тетрадь Microsoft Excel 5.0/95

Двоичный формат файла Excel 5.0/95 (BIFF5).

Электронная таблица XML 2003

Формат файла электронной таблицы XML 2003 (XMLSS).

Формат данных XML.

Формат надстроек на основе XML и макросов для Excel 2007–2013. Надстройка — это дополнительная программа, предназначенная для запуска дополнительного кода. Поддерживает использование проектов VBA и таблиц макросов Excel 4.0 (.xlm).

Надстройка Excel 97-2003

Excel 97-2003 Add-In, дополнительная программа, предназначенная для запуска дополнительного кода. Поддерживает использование проектов VBA.

Рабочая тетрадь Excel 4.0

Формат файла Excel 4.0, в котором сохраняются только рабочие листы, листы диаграмм и листы макросов. Вы можете открыть книгу в этом формате файла в Excel 2013, но вы не можете сохранить файл Excel в этом формате файла.

Форматы текстовых файлов

Описание

Форматированный текст (с разделителями-пробелами)

Формат Lotus с разделителями-пробелами. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями табуляции для использования в другой операционной системе Microsoft Windows и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями табуляцией для использования в операционной системе Macintosh и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями табуляцией для использования в операционной системе MS-DOS и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу как текст Unicode — стандарт кодировки символов, разработанный Консорциумом Unicode.

CSV (с разделителями-запятыми)

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в другой операционной системе Windows и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе Macintosh и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Сохраняет книгу в виде текстового файла с разделителями-запятыми для использования в операционной системе MS-DOS и обеспечивает правильную интерпретацию символов табуляции, разрывов строк и других символов. Сохраняет только активный лист.

Формат обмена данными. Сохраняет только активный лист.

Формат символической ссылки. Сохраняет только активный лист.

Примечание. Если вы сохраните книгу в любом текстовом формате, все форматирование будет потеряно.

Другие форматы файлов

Описание

дБазы III и IV. Вы можете открывать эти форматы файлов в Excel, но вы не можете сохранить файл Excel в формате dBase.

Переносимый формат документа (PDF). Этот формат файла сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Когда файл формата PDF просматривается в Интернете или распечатывается, он сохраняет заданный формат. Данные в файле не могут быть легко изменены. Формат PDF также удобен для документов, которые будут воспроизводиться с использованием коммерческих методов печати.

Спецификация бумаги XML (XPS). Этот формат файла сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Когда файл XPS просматривается в Интернете или распечатывается, он сохраняет именно тот формат, который вы хотели, и данные в файле нельзя легко изменить.

Форматы файлов, использующие буфер обмена

Если вы скопировали данные в буфер обмена в одном из следующих форматов файлов, вы можете вставить их в Excel с помощью команды «Вставить» или «Специальная вставка» («Главная» > «Буфер обмена» > «Вставить»).

Идентификаторы типа буфера обмена

Изображения в формате метафайла Windows (WMF) или расширенном формате метафайла Windows (EMF).

Примечание. Если вы копируете изображение метафайла Windows из другой программы, Excel вставляет изображение как расширенный метафайл.

Изображения, сохраненные в формате Bitmap (BMP).

Форматы файлов Microsoft Excel

Двоичные форматы файлов для версий Excel 5.0/95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) и Excel 2013 (BIFF12).

Формат символической ссылки.

Формат обмена данными.

Текстовый формат, разделенный табуляцией.

Формат значений, разделенных запятыми.

Отформатированный текст (разделенный пробелами)

Расширенный текстовый формат (RTF). Только из Excel.

.jpg, .jpg, .doc, .xls или .bmp

Объекты Microsoft Excel, объекты из правильно зарегистрированных программ, поддерживающих OLE 2.0 (OwnerLink), а также изображение или другой формат презентации.

.jpg, .jpg, .doc, .xls или .bmp

OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture или другой формат.

Офисный чертежный объект

Формат объекта рисования Office или изображение (расширенный формат метафайла Windows, EMF).

Отображаемый текст, OEM-текст.

Веб-страница с одним файлом

Веб-страница с одним файлом (MHT или MHTML). Этот формат файла объединяет встроенную графику, апплеты, связанные документы и другие вспомогательные элементы, на которые есть ссылки в документе.

Язык гипертекстовой разметки (HTML).

Примечание. При копировании текста из другой программы Excel вставляет текст в формате HTML независимо от формата исходного текста.

Форматы файлов, не поддерживаемые в Excel 2013

Следующие форматы файлов больше не поддерживаются, поэтому вы не можете открывать или сохранять файлы в этих форматах.

Чтобы работать с данными книги в программе, которая больше не поддерживается, попробуйте следующее:

Поищите в Интернете компанию, которая производит конвертеры форматов файлов, не поддерживаемых в Excel.

Сохраните книгу в файле другого формата, который можно будет открыть в другой программе. Например, сохраните в формате электронной таблицы XML или текстового файла, который может поддерживать и другая программа.

Идентификаторы типа буфера обмена

Форматы файлов Excel 2.0, 3.0 и 2.x

ЖК1, ФМТ, ЖК2, ЖК3, ЧМ3, ЖК4

.wk1, .wk2, .wk3, .wk4, .wks

Форматы файлов Lotus 1-2-3 (все версии)

Формат файла Microsoft Works (все версии)

Формат файла DBASE II

Quattro Pro для формата файла MS-DOS

Quattro Pro 5.0 и 7.0 для Windows.

Вы можете сохранить книгу Excel 2007 или более поздней версии в формате файла более ранней версии Excel, в формате текстового файла и в других форматах файлов, таких как PDF или XPS. По умолчанию файлы сохраняются в формате .xlsx, но вы можете изменить формат файла по умолчанию для сохранения. Если вы часто используете команду «Сохранить как», вы можете добавить ее на панель быстрого доступа.

Важно! Если вы сохраните книгу в формате файла, отличном от текущего формата файла Excel, форматы и функции, уникальные для Excel 2007 и более поздних версий, не будут сохранены. Дополнительные сведения см. в разделе Использование Excel с более ранними версиями Excel.

В Excel откройте книгу, которую вы хотите сохранить для использования в другой программе.

На вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".

Чтобы сохранить книгу в другом месте, укажите диск и местоположение в полях пути к файлу и папки.

В поле Имя файла примите предложенное имя или введите новое имя для книги.

В списке Тип файла выберите формат, который, как вы знаете, можно открыть в другой программе.

При необходимости нажимайте стрелки, чтобы перейти к форматам файлов, которые не отображаются в списке.

Примечание. Доступные форматы файлов различаются в зависимости от того, какой тип листа активен (рабочий лист, лист диаграммы или другой тип листа).

Совет. Дополнительные сведения о том, как сохранить книгу в формате PDF (.pdf) или XPS (.xps), см. в разделе Сохранить как PDF или XPS.

Вы можете сохранить любой формат файла, который можно открыть в Excel 2007 и более поздних версиях, в текущем формате файла книги Excel (.xlsx). При этом вы можете использовать новые функции, которые не поддерживаются другими форматами файлов.

Примечание. При сохранении книги, созданной в более ранней версии Excel, как книги Excel 2007 и более поздних версий, некоторые форматы и функции могут не сохраниться. Сведения о неподдерживаемых функциях Excel 97–2003 см. в разделе Использование Excel с более ранними версиями Excel.

Откройте файл, который вы хотите сохранить в текущем формате.

На вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".

Чтобы сохранить файл в другом месте, укажите диск и местоположение в полях пути к файлу и папки.

В поле Имя файла примите предложенное имя или введите новое имя для книги.

В списке Тип файла выполните одно из следующих действий:

Если вы сохраняете книгу, созданную в более ранней версии Excel, и книга содержит макросы, которые вы хотите сохранить, выберите Книга Excel с поддержкой макросов (*.xlsm).

Если вы хотите сохранить книгу как шаблон, щелкните Шаблон Excel (*.xltx).

Если вы сохраняете книгу, созданную в более ранней версии Excel, которая содержит макросы, которые вы хотите сохранить, и вы хотите сохранить книгу как шаблон, щелкните Excel Macro-Enabled Template.xltm.< /p>

Если вы хотите сохранить книгу в текущем формате файла книги Excel, щелкните Книга Excel (*.xlsx).

Если вы хотите сохранить файл в новом двоичном формате, щелкните Двоичная книга Excel (*.xslb).

Нажмите "Сохранить".

Вы можете изменить тип файла, который используется по умолчанию при сохранении книги.

На вкладке "Файл" нажмите "Параметры".

В категории "Сохранить" в разделе "Сохранить книги" в поле "Сохранить файлы в этом формате" выберите формат файла, который вы хотите использовать по умолчанию.

Команда "Сохранить как" недоступна в виде кнопки на ленте. Однако вы можете добавить команду на панель быстрого доступа.

Нажмите стрелку раскрывающегося списка на панели быстрого доступа и выберите Дополнительные команды.

Убедитесь, что в поле «Выбрать команды из» выбраны «Популярные команды».

В списке прокрутите список до кнопки "Сохранить как" и выберите ее.

Вы можете сохранить книгу Microsoft Office Excel 2007 в другом формате файла. Вы можете сохранить книгу в формате файла более ранней версии, в формате текстового файла и в других форматах файлов, таких как PDF или XPS. Вы также можете сохранить любой формат файла, который вы можете открыть в Office Excel 2007, как книгу Excel 2007. По умолчанию Excel 2007 сохраняет файлы в формате .xlsx, но вы можете изменить формат файла по умолчанию для сохранения.

Если вы часто используете команду "Сохранить как", вы можете добавить ее на панель быстрого доступа.

Вы можете сохранить любой формат файла, который можно открыть в Excel 2007, в текущем формате файла книги Excel (.xlsx). Таким образом, вы можете использовать новые функции Excel 2007, такие как большая сетка, которые не поддерживаются другими форматами файлов.

Примечание. При сохранении книги, созданной в более ранней версии Excel, как книги Excel 2007, некоторые форматы и функции могут не сохраниться.

Откройте книгу, которую вы хотите сохранить как книгу Excel 2007.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите Сохранить как.

В поле Имя файла примите предложенное имя или введите новое имя для книги.

В списке Тип файла выполните одно из следующих действий:

Если вы сохраняете книгу, созданную в более ранней версии Excel, и книга содержит макросы, которые вы хотите сохранить, щелкните .xlsm.

Если вы хотите сохранить книгу как шаблон, нажмите .xltx.

Если вы сохраняете книгу, созданную в более ранней версии Excel, которая содержит макросы, которые вы хотите сохранить, и вы хотите сохранить книгу как шаблон, нажмите .xltm.

Если вы хотите сохранить книгу в текущем формате файла книги Excel, нажмите .xlsx.

Если вы хотите сохранить файл в новом двоичном формате, нажмите .xslb.

Дополнительную информацию о форматах файлов см. в разделе Форматы файлов, поддерживаемые в Excel.

Нажмите "Сохранить".

Вы можете изменить тип файла, который используется по умолчанию при сохранении книги.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.

Команда Сохранить как недоступна в виде кнопки на ленте пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent. Однако вы можете добавить команду на панель быстрого доступа.

Нажмите кнопку Microsoft Office .

Нажмите правой кнопкой мыши "Сохранить как" и выберите "Добавить на панель быстрого доступа".

ТЕКСТОВЫЕ И НЕТЕКСТОВЫЕ ФАЙЛЫ

Существует множество способов представления данных на компьютере. Существенный разрыв между текстовыми файлами и нетекстовыми файлами.

Текстовые файлы можно напрямую читать с помощью текстового редактора, такого как Блокнот в Microsoft Windows.
Эти файлы часто имеют расширение .txt, но часто могут иметь и другие расширения (чаще всего мы будем использовать .csv).

Пример: для текстового файла carsdata.txt Блокнот выдает

Нетекстовые файлы нельзя осмысленно прочитать с помощью текстового редактора, такого как Блокнот.
Затем получаются нетекстовые символы, например, @Z

Пример: для нетекстового файла carsdata.xls (файл Excel) Блокнот доходность

Вместо этого нетекстовые файлы можно читать только с помощью специального программного обеспечения.
В этом примере файл Excel может быть осмысленно прочитан с помощью программы Excel.

Существующая рабочая книга или лист Excel с расширением .xls.
Это легко прочитать в Excel, точно так же, как чтение файла Word с расширением .doc с помощью MS Word.
Существующая рабочая книга или лист Excel с расширением .xlsx.
Расширение .xlsx означает, что файл имеет формат Excel 2007.
Это может не распознаваться более ранними версиями Excel, такими как Excel 97 или Excel 2003.
Текстовый файл со значениями, разделенными запятыми, с расширением .csv
Это легко читается в Excel.
Кроме того, поскольку это текстовый файл, его могут читать многие другие программы.
Текстовый файл, часто с расширением .txt или .asc.
Его можно прочитать в Excel, но необходимо предоставить информацию о форматировании данных, как описано ниже.

Введите данные в новый лист Excel.
Чтение данных из существующей книги Excel.
Копировать данные из существующего листа Excel.
Чтение данных из существующего текстового файла со значениями, разделенными запятыми.
Чтение данных из существующего текстового файла (возможно, загруженного из Интернета) и преобразование файла в рабочий лист Excel.
Чтение данных из файлов других форматов, если Excel распознает этот формат.

<р>1. ВВЕДИТЕ ДАННЫЕ В НОВЫЙ РАБОЧИЙ ЛИСТ EXCEL

Открыть Excel, например, из меню "Пуск" Windows | Программы.
Это немедленно помещает вас в новый рабочий лист Excel или предлагает вам запросить новый рабочий лист Excel.

Рассмотрите возможность ввода следующих данных о количестве автомобилей в домохозяйстве (первый столбец) и количестве людей в домохозяйстве (второй столбец).

< td>2

1	1
2
2	3
2	4< /td>
3	5

Введите данные в ячейки A1:A5 и ячейки B1:B5. (Щелкните ячейку A1 и введите 1, а затем введите, затем 2 и введите . )

Затем укажите заголовки для двух столбцов.
Поместите курсор в ячейку A1, щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Вставить", а затем выберите "Вся строка".

Затем в новой пустой ячейке A1 введите CARS, а в новой пустой ячейке A2 введите HH SIZE.

Далее дайте рабочему листу имя.
Перейдите на вкладку листа внизу, которая может называться Лист 1, щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Переименовать" и дайте рабочему листу имя.

Наконец, сохраните книгу с помощью кнопки «Office» и «Сохранить как», если новая книга, или кнопки «Office» и «Сохранить» при сохранении существующей книги.
Если вы вводите много данных, очевидно, что лучше сохранить книгу несколько раз, прежде чем закончить ввод.

<р>2. СЧИТЫВАЙТЕ ДАННЫЕ ИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ КНИГИ ИЛИ РАБОЧЕГО ТИСТИКА EXCEL

Это самый простой способ, если у вас есть подходящая версия (версии) Excel.
Открыть Excel, например, из меню «Пуск» | Программы.
Нажмите левой кнопкой мыши кнопку Office, выберите «Открыть» и введите имя файла или найдите файл, который хотите ввести.
Обычно имя файла имеет расширение .xls или .xlsx.
Excel 2007 должен читать все предыдущие версии файлов Excel, но не наоборот.

Например, прочтите файл carsdata.xls (книга Excel 97-2003).

<р>3. КОПИРОВАТЬ ДАННЫЕ ИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕГО РАБОЧЕГО ТАБЛИЦА EXCEL

Предположим, мы уже находимся на существующем листе в существующей книге.
Щелкните правой кнопкой мыши вкладку «Рабочий лист» внизу.
Появится диалоговое окно "Переместить или скопировать".

Если выполняется копирование в существующую книгу (по умолчанию), то чаще всего выбирают параметр (переместить в конец) в разделе "Перед листом".
Если копирование выполняется в новую книгу, выберите параметр (новая книга) в книге и введите имя новой книги.
В любом случае выберите параметр «Создать копию».

Дайте новому рабочему листу подходящее имя, перейдя на вкладку листа внизу, щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Переименовать" и дайте рабочему листу имя.

<р>4. СЧИТАТЬ ДАННЫЕ ИЗ ФАЙЛА ЗНАЧЕНИЙ, РАЗДЕЛЕННЫХ ЗАПЯТНЫМИ

Файл значений, разделенных запятыми, представляет собой текстовый файл, в котором каждая строка представляет собой строку электронной таблицы, а каждая запись, разделенная запятой, представляет собой запись столбца для этой строки.
Первая строка содержит названия столбцов электронной таблицы.
Эти файлы имеют расширение .csv.
Excel автоматически читает файлы с расширением .csv

Многие другие программы могут считывать данные из файла .csv, но не могут считывать данные из файла .xls.
Это стандартный формат для передачи данных между различными программами.

Например, файл carsdata.csv – это текстовый файл со следующими записями:

Связанные текстовые файлы включают текст с разделителями табуляцией и форматированный текст с разделителями-пробелами.

<р>5. СЧИТАТЬ ДАННЫЕ ИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕГО ТЕКСТОВОГО ФАЙЛА

<р>5а. Получить текстовый файл с данными из Интернета

Пропустите этот шаг, если на вашем компьютере уже есть файл данных carsdata.txt.

В веб-браузере нажмите на файл carsdata.txt
Веб-браузер отображает
1. 1.
2. 2.
2. 3.
2. 4.
3. 5.

Выберите «Файл» / «Сохранить как» в браузере, чтобы сохранить данные как carsdata.txt в выбранном вами каталоге, например в c:/Temp

5б. Введите текстовый файл с данными в Excel

Теперь откройте Excel и с помощью кнопки «Office» выберите «Открыть».
В нижней части диалогового окна «Открыть» выберите параметр «Тип файлов» | Все файлы (*.*) и перейдите к выделенному файлу c:/Temp/carsdata.txt и нажмите «Открыть».
Это приводит к мастеру импорта текста

Задача состоит в том, чтобы поместить первое и второе числа в отдельные столбцы, а не объединять их в один столбец.

Мастер импорта текстового импорта

Выберите «С разделителями», если данные разделены, и «Фиксированная ширина», если данные имеют фиксированную ширину.
В этом примере можно выбрать любой вариант.
Установите для параметра Начать импорт в строку первую строку, содержащую данные, пропустив любой предшествующий текст, например объяснение данных.
В этом примере теперь предшествующий текст, поэтому начните импорт со строки 1.

Итак, шаг 1: выберите «Разделенные» и «Начать импорт в строке 1» и нажмите «Далее».
Это приводит к шагу 2. Разделителем по умолчанию является табуляция. Измените это на пробел.
Затем убедитесь, что предварительный просмотр данных правильно разделил данные, как показано ниже.

Нажмите "Далее".
Это дает шаг 3. В этом случае оставьте формат данных столбца как общий.

Нажмите "Готово".
Это должно дать вам рабочий лист Excel с 2 столбцами и 5 строками в ячейках A1:B5.

Затем рекомендуется сохранить данные в виде рабочей книги Excel или рабочего листа в рабочей книге и сохранить файл.
Также добавьте заголовки данных для CARS и HH SIZE (см. 1. выше). Окончательные данные

<р>6. СЧИТЫВАТЬ ДАННЫЕ ИЗ ФАЙЛОВ В ДРУГИХ ФОРМАТАХ

Excel считывает данные из нескольких форматов, включая

Файлы Excel (различные типы)
Текстовые файлы (*.csv, *.prn, *.txt)
Файлы XML (*.xml)
Доступ к базе данных (*.mdb, *.mde, *.accdb, *.accde)
Файлы запросов (*.iqy, *.dqy, *.rqy)
файлы dBase (*.dbf)
Файлы SYLK (*.slk)
Файлы формата обмена данными (*.dif)

Чтобы сохранить файл, нажмите кнопку "Домой" и выберите "Сохранить" или "Сохранить как".
Excel сохранит данные в нескольких форматах, включая

Начиная с Excel 2007, Microsoft представила ряд новых форматов файлов, заменяющих .xls. Каждый из этих новых форматов имеет различную функциональность и использование. Важно быть знакомым с различными форматами, особенно если вы регулярно работаете с большими документами. В этом техническом обновлении подробно описаны расширения файлов, доступные в Excel, и когда AMT рекомендует их использовать. Вы можете увидеть разницу между двумя наиболее часто используемыми форматами файлов, загрузив файлы ниже и наблюдая, как долго они открываются.

Эти файлы не содержат реальных данных. Пожалуйста, не стесняйтесь дублировать данные, чтобы увеличить размер файла и посмотреть, как это повлияет на время загрузки файла.

Что такое расширение файла Excel?

Расширение файла Excel

Формат файла Excel

Описание

Когда использовать это расширение Excel

Это основная замена прежнего двоичного формата .xls. В целях повышения безопасности этот формат не поддерживает макросы Excel. В основе этого формата лежит ZIP-архив XML-документов.

Формат Excel по умолчанию, если в вашей модели не используются макросы.

книга Excel с поддержкой макросов

Точно так же, как .xlsx, но с возможностью поддержки макросов Excel.

Формат Excel по умолчанию, если в вашей модели используются макросы.

Двоичная книга Excel

Книга Excel с поддержкой макросов. Информация о файле хранится в двоичном формате, а не в виде документов XML.

Этот формат файла примерно в два раза быстрее, чем .xlsx, при открытии и сохранении книг Excel. Это особенно полезно для очень больших файлов (более 10 МБ). Это расширение файла не может использоваться приложениями, отличными от Excel, такими как Bloomberg и Capital IQ, поэтому, если эти системы обращаются к вашему файлу Excel, этот формат файла не следует использовать.

Шаблон рабочей книги Excel.

Этот формат следует использовать, если стандартный файл Excel используется в качестве отправной точки для других книг Excel.

Excel с поддержкой макросов
шаблон

Шаблон рабочей книги Excel
с поддержкой макросов.

Этот формат следует использовать, если стандартный файл Excel используется в качестве отправной точки для других книг Excel и содержит макросы.

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникли проблемы с просмотром или доступом к этой статье.

Читайте также: