Как защитить паролем электронную таблицу на Google Диске

Обновлено: 02.07.2024

IMP: если вы хотите использовать Google Drive в качестве безопасного варианта на своем телефоне Android, лучшим вариантом будет "Sec Notes". Он поддерживает текстовые заметки, электронные таблицы, а также контрольные списки со всеми возможными вариантами форматирования. Для обеспечения безопасности в приложении доступны блокировки паролем, пин-кодом и шаблоном.

После того как Документы Google были объединены с Google Диском, многие из нас выработали привычку хранить все документы на Google Диске. В конце концов, это безопасно, надежно и поддерживается Google в облаке.

Как и у многих людей, у меня также есть таблица с небольшой личной информацией, к которой мне нужно время от времени обращаться. Например, номер банковского счета, идентификаторы входа в систему, номер социального страхования и т. д., которые я могу найти с помощью приложения Google Диск на своем телефоне.

Здесь есть небольшая проблема. Хотя к Google Диску можно получить доступ только после входа в Google, мы почти всегда входим в Google на наших телефонах и ПК. Это означает, что если кто-то на мгновение получит доступ к вашему ПК или телефону, он/она действительно сможет взглянуть на них. не слишком хорошо.

Защищенная паролем таблица Google.

Лучшим решением этой проблемы было бы, чтобы Google Диск запрашивал пароль каждый раз, когда вы открываете документ. К сожалению, Google не предоставляет такой встроенной функции защиты. Но вы можете добиться того же, используя защищенную паролем электронную таблицу Google, которая использует скрипты Google. Вот как это использовать.

Откройте и сделайте копию электронной таблицы ProtectedSheet Google. Вы можете переименовать его в любое другое имя.
Затем выберите "Инструменты->Редактор скриптов". Сценарий откроется в новом окне или вкладке.
В этом окне выберите "Файл->Управление версиями" и нажмите "Сохранить новую версию". Вы можете оставить все поля пустыми. Появится новая строка для версии 1. Просто нажмите кнопку "ОК".
Теперь выберите "Опубликовать->Развернуть как веб-приложение" и нажмите кнопку "Развернуть".
Теперь вам будет показано подтверждение того, что ваше приложение развернуто как веб-приложение.
Теперь закройте это окно и вернитесь на вкладку или окно электронной таблицы. В электронной таблице вы найдете новый пункт меню "Защитить файл". Выберите "Защитить файл->Инициализировать" и предоставьте необходимые разрешения.

Это хорошо работает, если вы открываете электронную таблицу на ПК. Но если вы открываете его с телефона, Google всегда загружает версию для телефона, и вы не увидите меню "Защитить файл". Чтобы закодировать/декодировать электронную таблицу с телефона, щелкните URL-адрес шифрования/дешифрования, который будет присутствовать в первой строке. Этот URL-адрес создается и добавляется после развертывания веб-приложения на шаге 4 выше.

При загрузке URL-адреса отобразится веб-страница, на которой вы можете ввести свой пароль для шифрования или расшифровки документа. После этого появится ссылка «Вернуться», по которой можно щелкнуть, чтобы загрузить зашифрованную/расшифрованную электронную таблицу.

Вы также можете изменить пароль в любое время с помощью пункта меню "Защитить файл -> Изменить пароль". Убедитесь, что вы не редактируете и не изменяете зашифрованный документ. Если вы это сделаете, расшифровка не сможет вернуть исходный контент. И, как всегда, скрипт является вашей локальной копией и полностью работает в вашей учетной записи Google. Никто другой не имеет доступа ни к чему, включая установленный вами пароль.

Как это работает.

При нажатии на меню шифрования скрипт сверяет пароль с тем, что вы установили. Только в случае совпадения содержимое электронной таблицы считывается, а текст в каждой ячейке запутывается. При нажатии кнопки «Расшифровать» тот же алгоритм преобразует запутанный текст обратно в исходный текст, если пароль совпадает.

Наконец, вот видео, показывающее защиту документов Google паролем в действии.

Если вы используете свои таблицы Google для добавления важных данных на ходу, вы, вероятно, хотите, чтобы ваши данные были в безопасности. Однако на данный момент Google Docs не имеет функции защиты паролем. Таким образом, ваши документы защищены только вашим основным паролем учетной записи Google.

5 декабря 2019 г. ● 5 минут чтения

Содержание

Если вы все еще хотите повысить безопасность своих файлов, вы можете это сделать. Шифруя данные, вы делаете их более безопасными, и если по какой-то причине кто-то получит доступ к вашей учетной записи, он не сможет прочитать данные без пароля.

Как настроить защиту паролем Google Sheet

В первый раз, когда вы решите защитить свои файлы паролем, вам придется настроить его. Но после этого вы можете пропустить первую часть и сразу перейти к следующему шагу, чтобы зашифровать и расшифровать ваши файлы, и это займет всего несколько секунд.

Если вы используете скрипт из технического блога Skipser, он зашифрует все ваши данные в документе и защитит их паролем.

Вернитесь к своей электронной таблице, и вы увидите значок "Защитить файл" в верхней части главного меню ваших электронных таблиц.

Упростите задачу, превратив данные в безопасные наглядные отчеты с помощью Whatagraph.

Как защитить файлы в Google Sheet

Поздравляем, вы настроили защищенные паролем Google Таблицы; теперь проще шифровать ваши файлы.

Нажмите на ссылку защищенного листа, и вам будет предложено сделать копию листа. Сделайте копию таблицы.
Оставьте первые две строки пустыми и начните добавлять данные с третьей строки. Ваш зашифрованный URL появится в первой строке электронной таблицы.
Подойдите к строке главного меню и щелкните меню "Защитить файл".
Затем в раскрывающемся меню выберите вариант шифрования файла.
В первый раз он запросит разрешение на доступ к вашему диску Google для шифрования вашего документа.
Нажмите «ОК» во всплывающем окне «Требуется авторизация», затем нажмите «Принять». Запрос на авторизацию появится только при первом шифровании данных.
Теперь перейдите в главное меню и снова нажмите "Защитить файл".
Затем выберите в меню параметр "Зашифровать файл". Всплывающее окно попросит вас создать пароль. Создайте свой пароль; после этого, когда вы увидите свои данные на листе, они будут зашифрованы.

Как расшифровать

Чтобы получить доступ к своим данным, вам нужно нажать на опцию защиты файла в главном меню.
Теперь выберите параметр расшифровать файл. Появится всплывающее окно с просьбой ввести пароль.
Когда вы отправите свой пароль, вы сможете увидеть свои данные.

После того, как вы закончите, вы можете перейти к опции файла и снова зашифровать файл.

Как изменить пароль к зашифрованному файлу

Кроме того, в любое время вы можете изменить пароль для ваших файлов шифрования Google.

Чтобы изменить пароль:

Перейти в меню "Защитить файл".
Выберите «Изменить пароль» в параметрах меню и измените пароль.

Подводя итог, взгляните на видео-презентацию, чтобы увидеть все наглядно.

Как получить доступ к таблицам шифрования на вашем телефоне

У вас нет параметра "Защитить файл" в верхнем меню мобильной версии таблицы Google. Но не волнуйся; зашифрованный URL-адрес находится в первой строке вашей электронной таблицы. Поэтому, если вы хотите открыть свои листы на телефоне, щелкните URL-адрес шифрования/дешифрования в первой строке электронной таблицы.

На веб-странице URL вас попросят ввести пароль. После этого вы можете щелкнуть обратную ссылку «Перейти», и оттуда вы сможете зашифровать или расшифровать свою электронную таблицу.

Всегда помните, что нельзя быть слишком осторожным со своими данными. Обязательно используйте защиту паролем и шифрование для Google Таблиц, прежде чем вносить в них что-либо важное, например ваши пароли, банковскую информацию и т. д. Весь процесс занимает всего несколько секунд, но шифрование данных делает Google Таблицы более безопасными.

Excel был лучшим другом для многих предприятий с момента его создания. Возможность сопоставлять данные и анализировать их с помощью простой формулы бесценна. Документы Excel или Sheets являются неотъемлемой частью большинства предприятий, будь то для отслеживания заработной платы или в качестве CMS.

Поэтому разумно защищать эти файлы как можно лучше. Это руководство поможет вам установить пароли, чтобы защитить ваши файлы от посторонних глаз или предотвратить их изменение кем-либо еще.

Как установить пароль для файлов Excel?

Прежде чем вы начнете ставить пароли ко всем своим важным файлам, мы рекомендуем сначала ознакомиться с этим руководством. Это поможет вам создать действительно надежные пароли — достаточно надежные, чтобы защитить вашу конфиденциальную работу или финансовые данные.

Этот метод работает только с Windows 10 и более поздними версиями Excel. Откройте файл Excel, который вы хотите защитить.

Перейти к файлу. Затем нажмите Информация.

Перейдите к защите книги. Затем нажмите «Зашифровать с помощью пароля».

Введите и подтвердите нужный пароль.

Что делать, если я использую старые версии Excel?

Для более старых версий Excel этот процесс немного сложнее. Откройте файл Excel, который вы хотите защитить. Выберите параметр «Сохранить как» на вкладке «Файл». Если вы используете последнюю версию Excel, вам нужно будет нажать на ссылку Дополнительные параметры при попытке сохранить файл.

Должно появиться новое диалоговое окно с раскрывающимся меню «Инструменты» рядом с кнопкой «Сохранить» внизу. Нажмите «Инструменты» и выберите «Общие параметры…».

Теперь должна открыться еще одна коробка меньшего размера, предоставив вам два варианта защиты. В зависимости от назначения файла Excel вам может потребоваться пароль для его открытия или изменения.

После того как вы ввели свой пароль, нажмите OK. Затем вам нужно будет ввести пароль еще раз, чтобы подтвердить его.

Установка паролей для других программ для работы с электронными таблицами

Microsoft OneDrive и Office 365

К счастью, поскольку Microsoft владеет OneDrive и Office 365, приложение для работы с таблицами — это просто Excel. Процесс защиты паролем почти такой же, за исключением того, что вы получите доступ к этому процессу, только заплатив за OneDrive или Office 365 Premium.

OneDrive и Google Диск похожи тем, что ни один из бесплатных сервисов не сможет обеспечить полную защиту паролем, если вы уже не приобрели OneDrive Premium или Microsoft Office.

Google Таблицы

Google Таблицы работают немного иначе. К сожалению, единственными вариантами защиты, которые у вас будут, будет предотвращение изменения ваших электронных таблиц кем-либо. Из-за того, как работает Google Диск, вам придется предоставить файл самостоятельно и изменить разрешения для его просмотра другими. Люди по-прежнему смогут копировать и вставлять информацию из файла — они просто не смогут ничего изменить.

Откройте файл листа, который вы хотите защитить. В раскрывающемся меню в верхней части экрана нажмите «Данные». Оттуда нажмите Защищенные листы и диапазоны..

Теперь вы можете выбрать, какую часть рабочего листа вы хотите защитить. Выбор листа защитит весь файл, а выбор диапазона потребует от вас выбора ячеек, которые вы хотите защитить от модификации. Для целей этого руководства давайте выберем Лист.

Нажмите + Добавить лист или диапазон. Теперь нажмите Установить разрешения.

Вы сможете выбрать, кому предоставить доступ к редактированию листа. Добавляйте в этот список тех, кого хотите. Теперь нажмите Готово.

Единственное, что следует усвоить из этого руководства, это то, что услуги премиум-класса предлагают процессы премиум-класса. Процесс защиты паролем ваших файлов довольно прост и быстр — теперь задача состоит в том, чтобы запомнить эти пароли.

С менеджером паролей такой проблемы не существует. NordPass автоматически создает случайные пароли, состоящие из набора букв, цифр и символов. Затем этот пароль будет заперт в зашифрованном хранилище и даже будет автоматически введен в соответствующее поле — вам больше никогда не придется запоминать пароль.

Зарегистрируйтесь в NordPass бесплатно сегодня, чтобы хранить неограниченное количество паролей.

Таблицы обычно содержат конфиденциальную информацию. Хотя ваш Google Sheet может использоваться только для планирования, он, скорее всего, будет использоваться для бюджетных встреч, отчетов о доходах/расходах и рабочих часов. Когда электронная таблица используется для чего-то конфиденциального — что-то, что содержит личную информацию, финансовую информацию или интеллектуальную собственность — она должна быть защищена и защищена.

Что касается большинства документов, лучший способ защитить их паролем. Но это немного сложнее с Google Sheet, который не позволяет использовать внутреннюю защиту паролем.

Давайте посмотрим, как защитить паролем таблицу Google и что еще вы можете сделать для защиты своих данных.

В этой статье рассматриваются:

Зачем вам нужно защищать паролем таблицу Google?

Google Таблицы — это облачное приложение. Все хранится онлайн. Когда вы переходите к редактированию документа, у вас есть разрешение на его просмотр. Если у вас и только у вас есть разрешение на его просмотр, это может не иметь большого значения.

Но часто Google Таблицы используются другими людьми. Вы можете поделиться им по ссылке и позволить любому, у кого есть ссылка, просмотреть документ.

В этом сила облака, и оно делает облако сверхдоступным. Проблема в том, что если вы поделитесь ссылкой Google с кем-либо, то любой может ее получить. Если кто-то войдет на устройство, на котором есть ваша облачная информация, он уже будет в ваших Google Таблицах.

Защита паролем, как минимум, гарантирует, что люди, у которых нет пароля, не смогут войти, даже если они нашли ссылку.

Проблема в том, что Google на самом деле не обеспечивает защиту паролем или функции шифрования. Вам нужно пойти немного дальше, чтобы убедиться, что ваши документы защищены.

Как защитить паролем документы Google Sheet

В чем проблема с Google Таблицами? Платформа не имеет встроенной функции защиты паролем.

Вместо этого вы можете отказаться от предоставления общего доступа к документу (что по-прежнему означает, что он доступен из вашего личного облака). Вы можете поделиться документом только со ссылкой (и надеяться, что не тот человек получит ссылку). Или, что наиболее безопасно, вы можете поделиться документом с определенными людьми, но опять же, это может быть рискованно, потому что любой пользователь их аккаунта также сможет просмотреть документ.

К сожалению, внутри Google Таблиц нельзя защитить паролем. Это относится и к другим программам Google, таким как Google Docs.

Вы можете установить подключаемый модуль. Существуют плагины, такие как защита паролем для документов Google. Проблема заключается не только в том, что для защиты паролем требуется много работы, но и в том, что вы должны доверять стороннему агенту.

Защита паролем листа Google как листа Excel

Один из самых простых и простых способов защитить паролем таблицу Google — превратить ее в книгу Excel. В Excel есть простой встроенный протокол шифрования, и очень легко экспортировать таблицы Google в Excel.

Сначала загрузите таблицу Google в виде документа XLSX.

Затем откройте его в Microsoft Excel. Убедитесь, что все данные успешно получены.

Оттуда просто выберите «Файл» -> «Информация» -> «Защитить книгу» -> «Зашифровать паролем».

Вам нужно будет убедиться, что пароль является тем паролем, который вам нужен.

Теперь у вас есть файл со всеми данными вашего файла Google Sheets вместе с паролем, который его защищает.

Если вы никогда не делитесь исходным документом Google Sheets, он должен быть относительно хорошо защищен — по крайней мере, так же хорошо, как и ваша учетная запись. Файл, которым вы делитесь, всегда должен быть файлом Excel, который останется защищенным паролем и контролируемым.

Не забывайте свой пароль. Поскольку данные, защищенные паролем, защищены односторонним шифрованием, невозможно восстановить или сбросить пароль, если вы его больше не помните.

Скрытие отдельной страницы в таблице Google

Если вы пытаетесь скрыть данные от других, вы всегда можете щелкнуть лист правой кнопкой мыши и выбрать «скрыть». Оттуда вам нужно будет убедиться, что, когда вы делитесь листом, другие могут только «читать» и «комментировать» лист, но не редактировать его. Они не смогут отобразить спрятанную вами страницу и не смогут просмотреть эти данные.

Но обратите внимание, что это не всегда лучший способ, особенно потому, что данные все еще находятся в файле. Если кто-то действительно хочет их получить, вполне возможно, что он сможет это сделать. Кроме того, вам придется отобразить данные, чтобы отредактировать их, и это сделает их видимыми для всех, кто просматривает файл.

Вы также увидите параметр «Защитить лист». Это позволяет вам устанавливать разрешения, но это не проблема конфиденциальности, это проблема контроля; вы можете запретить людям редактировать ваш документ, но не просматривать его.

Распечатка таблиц Google Excel

Хотя это может показаться несложным, но если вы находитесь в одном офисе с кем-то, с кем вы делитесь отчетами, один из самых быстрых и простых способов защитить данные — распечатать печатную копию.

Печатные копии имеют ряд преимуществ. Они не могут быть захвачены кем-то в вашей учетной записи или учетной записи получателя. Как только они уничтожены, они уничтожены. И их не нужно защищать паролем, потому что к ним одновременно может получить доступ только один человек.

Поскольку большинство решений являются техническими, это решение часто можно упустить из виду.Но не забывайте о преимуществах распечатки и раздачи копий конфиденциальной информации, а также учета и уничтожения этих копий после их создания.

Другой способ поделиться таблицей Google

Вы все еще можете защитить таблицу Google без защиты паролем Google Sheets, но это не так безопасно.

Держите это скрытым. Вы можете оставить его закрытым (значок блокировки) для всех. Только вы и только вы можете получить доступ к этому файлу… при условии, что никто другой не войдет в вашу облачную учетную запись. Это не идеально, потому что кто-то все еще может получить доступ к вашему облачному аккаунту, но это близко к этому.
Поделитесь этим только с определенными людьми. Поделитесь своим документом с определенными людьми, отправив им приглашение через их учетную запись Google. Но убедитесь, что они понимают, что документ предназначен только для их глаз, и при необходимости ограничьте разрешения.
Поделитесь им с ограниченными возможностями. Если вы поделились ссылкой, вы можете поделиться ею в режиме просмотра или комментирования, где, по крайней мере, пользователи смогут только комментировать или читать.

Итак, есть несколько безопасных способов поделиться таблицей Google. Проблема в том, что здесь нет внутреннего шифрования или защиты паролем, поэтому вам придется немного поработать самостоятельно.

Рекомендуется защищать паролем таблицы Google, если они содержат конфиденциальную информацию или информацию, позволяющую установить личность. если информация не будет опубликована в сети, она должна быть защищена паролем. В отличие от Microsoft Excel, все в Google Sheet по умолчанию видно в Интернете. Если вы начнете делиться своим документом, это может привести к непредвиденным последствиям.

Поскольку в Google Sheets нет внутренней защиты паролем, самый простой способ защитить файл паролем — это превратить его в файл Excel. Преобразовав его в файл Excel перед отправкой, вы сохраните безопасность документа, но при этом сможете воспользоваться некоторыми основными функциями и преимуществами Google Таблиц при создании файла.

Читайте также: