Как включить редактирование на Google Диске

Обновлено: 23.11.2024

При использовании Google Диска через веб-браузер, если вы хотите отредактировать какой-либо документ, не являющийся родным для Google (например, Microsoft Word/Excel/PowerPoint, изображения, PDF-файлы и т. д.), вам потребуется загрузить файл и внести изменения. , а затем повторно загрузите новый файл. Это громоздко, но сейчас есть лучший способ редактировать эти файлы — использовать AODocs Universal File Opener.

Универсальное средство для открытия файлов AODocs

Чтобы редактировать файлы, не принадлежащие Google, непосредственно на Диске, вам потребуется использовать веб-браузер Chrome и установить расширение Universal File Opener (UFO). Инструкции по загрузке и установке AODocs Universal File Opener см. на нашей странице по установке расширений AODocs.

Чтобы открывать и редактировать файлы, не принадлежащие Google (Microsoft Office, изображения, PDF-файлы и т. д.), непосредственно с Google Диска и синхронизировать их, вам потребуется программа, способная редактировать эти типы файлов, а также установленное расширение UFO. . После правильной установки вы можете запускать с Диска, редактировать и сохранять эти файлы прямо на Диске.

Значок, указывающий на то, что документ не является документом Google, выглядит как компьютер с карандашом, направленным на экран ( ), и будет отображаться справа от названия вашего документа. Нажмите на этот значок, чтобы запустить нужную программу и начать редактирование.

Управление файлами с помощью Universal File Opener

Универсальное средство для открытия файлов (UFO) позволяет запускать и редактировать файлы, не принадлежащие Google, прямо с Диска. Большинство, если не все, программы, которые редактируют эти файлы, не допускают такого же совместного редактирования, как приложения Google. Только один редактор может одновременно редактировать файл, не принадлежащий Google. Это легко сделать, если вы являетесь единственным участником файла, но что, если это общий файл?

Файлы заблокированы для редактирования

Когда вы используете расширение AODocs UFO для запуска общего файла, он блокирует этот файл на 1 час. Это означает, что только вы сможете сохранить изменения, внесенные в файл, обратно на Диск. После сохранения это время фактически обновится и продлится на 1 час после того, как вы нажмете «Сохранить». Любой, кто попытается изменить этот файл до истечения 1-часовой блокировки, получит сообщение о том, что файл заблокирован для редактирования другим пользователем.

Как разблокировать файлы?

Если вы недавно редактировали общий файл, но другому участнику необходимо внести собственные изменения, есть несколько вариантов.

Когда другой участник откроет файл, он получит сообщение о том, что он заблокирован другим пользователем, но не тем, кто этот пользователь. Они получат возможность попросить НЛО сообщить им, когда файл будет разблокирован и доступен для редактирования. Это может быть хорошо, если нет спешки или необходимости внести своевременные изменения в файл, но если изменения необходимо внести быстро, есть другой вариант.

Если вы только что внесли изменения в файл, с которым вы уже закончили работу, вы также можете разблокировать файл вручную на случай, если другим потребуется внести изменения. После того, как вы сохраните и закроете файл, вернитесь на свой Диск и щелкните значок НЛО в правом верхнем углу браузера Chrome ( ). Это откроет всплывающее окно со списком файлов, которые вы недавно открывали с помощью расширения UFO. Найдите в списке файл, над которым вы работали. В этот момент на нем появится красный значок замка.

Нажав на этот значок, вы получите предупреждение о том, что вы открываете файл для редактирования другими пользователями. Просто выберите «Да», и файл будет разблокирован для других.

Если вы видите какие-либо файлы со значками серого замка в своем списке, это означает, что эти файлы в настоящее время заблокированы для редактирования другими пользователями, и вы не можете их разблокировать. Пользователь, который последним заблокировал файл, должен разблокировать его вручную. В противном случае вам придется дождаться истечения срока действия блокировки.

Документы Google — это замечательная платформа для использования во время работы. Хотя он позволяет безопасно хранить документы в Интернете, он также позволяет беспрепятственно сотрудничать с коллегами. Это мгновенно, быстро, просто в использовании и очень удобно.

Однако при доступе к документу и его просмотре могут возникнуть ситуации, когда вам может потребоваться отредактировать содержимое. Если вы не знаете о режиме отслеживания изменений в Документах Google (да, он действительно есть), вы можете столкнуться с трудностями при редактировании файла. Если вы еще не начали здесь, следуйте инструкциям, чтобы легко найти режим Track Change и использовать его; и если вы уже знаете об этом, приведенное ниже пошаговое описание может дать вам хорошее повторение того же самого. Итак, держи…

Первое, что вы должны помнить, это то, что в отличие от Microsoft Word, в Документах Google эта функция называется «Предложение», а не «Отслеживание изменений».

Чтобы иметь возможность использовать функцию «Предложения», войдите в Google.
Зайдите на Google Диск и откройте документ, который нужно отредактировать.
Найдите кнопку "Редактирование" и в появившемся раскрывающемся меню прокрутите вниз до параметра "Предложение".

Теперь, когда вы будете редактировать документ, отредактированные части будут выделены другим цветом и с аннотацией, указывающей редактор. После редактирования вы можете легко поделиться документом и позволить создателю принять или отклонить изменения в соответствии с соответствующим обоснованием.

Вы также можете добавить комментарий к содержимому вместо того, чтобы редактировать его и предоставить создателю документа возможность ответить на него. Это можно использовать в ситуациях, когда вы хотите, чтобы определенная информация или данные были включены в документ, и не обязательно редактировать существующий контент. В этом случае вы можете использовать функцию комментирования, а не функцию предложения, и скомпилировать документ.

Еще одна удобная функция, включенная в Документы Google, – панель "История изменений". Эта панель позволяет вам быстро взглянуть на разное время, когда конкретный документ редактировался и публиковался соавторами. Даже после использования функции «Предложение», если вы хотите отменить определенное изменение, которое вы непреднамеренно приняли, вы можете получить доступ к этой панели и отменить изменение.

Итак, в следующий раз, когда вы будете использовать Документы Google, не забудьте использовать эти удобные функции, чтобы добавить больше глубины вашему документу и наполнить его содержанием. Не упустите возможность поделиться знаниями со своими соавторами, чтобы они также могли просто использовать эту функцию и более эффективно работать над определенным файлом.

В Mojo мы полагаемся на инструменты для совместной работы и приложения для повышения производительности, чтобы делать больше в течение дня. Мы используем различные приложения, такие как Basecamp, Pivotal, Slack и Dropbox, для общения и обмена файлами, заметками и задачами. А как насчет совместного редактирования документов? Мы подготовили для вас это подробное руководство.

Мы используем Google Workspace (ранее GSuite, также известный как Google Apps), и одним из наших любимых приложений является Google Docs. Документы Google – это приложение для обработки текстов, предназначенное для рабочих групп, которое входит в состав набора приложений и позволяет очень легко создавать и управлять документами в Интернете.

Так зачем вам использовать Документы Google?

Просто: совместная работа. Я уверен, что вы испытали неуклюжий, разочаровывающий процесс редактирования документа Word по электронной почте между одним или несколькими людьми. Отслеживайте изменения, пересылайте файл по электронной почте, принимайте изменения, пересматривайте, возвращайте по электронной почте. и т.д. У кого самая последняя версия? Где самая последняя версия? По моему опыту, это противоположно упорядоченному процессу.

Документы Google устраняют эти неудобства и добавляют действительно классные функции для совместной работы, которых просто нет в Word, например комментирование в режиме реального времени, но мы вернемся к этому через минуту.

Но по опыту мы знаем, что в этом поезде находятся не все. Работа в Документах Google по-прежнему незнакома многим людям.

Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, чтобы знать, как пригласить кого-то редактировать документ Google, и убедиться, что человек, которого мы спрашиваем, знает, как редактировать его. . Это случалось несколько раз — мы отправляем кому-то документ Google (доступ к которому осуществляется по ссылке) только для того, чтобы он сохранил его или вставил в документ Word и отправил обратно нам со своими изменениями. Это противоречит цели совместной работы над документами, но происходит потому, что получатель просто не знаком с тем, как работает документ Google.

В этом посте мы обсудим, как создать документ, как пригласить кого-то для редактирования Документа Google и все промежуточные шаги.

Как создать документ Google

Чтобы создать документ, сначала перейдите в интерфейс Google Диска. Диск — это место, где хранятся все ваши документы G Suite. После того, как вы вошли в свою учетную запись Google (либо через Gmail, либо через учетную запись Google Apps для бизнеса), вы можете получить доступ к своим приложениям несколькими способами, но один из простых способов — найти этот значок в верхней части экрана.< /p>

Нажмите "Диск", и вы увидите список всех ваших текущих документов. Если вы ничего не создали, на экране не будет документов.

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку "Создать", и вы увидите несколько вариантов:

Диск имеет знакомые инструменты управления файлами, такие как добавление новой папки или загрузка папки целиком. Отсюда вы можете создать новый документ. Вы также можете создать новую электронную таблицу (Таблицы, как в Excel) или презентацию (Слайды, как в PowerPoint), но пока мы будем использовать стандартный документ.

После создания нового документа вверху появится пустая страница со стандартным набором инструментов для обработки текста.

Первое, что вам нужно сделать, это назвать свой документ. Сделайте это, щелкнув слова «Документ без названия» вверху и дав ему новое имя. Обратите внимание, что он автоматически сохраняется по ходу работы.

Теперь вы готовы писать! Вы можете обращаться с ним так же, как с обычным документом Word. Введите и отформатируйте.

Кроме того, ваш документ хранится в облаке, что означает, что вам не нужно беспокоиться о его сохранении на компьютере или его потере. Он постоянно автоматически сохраняется, поэтому все, что вам нужно сделать, чтобы вернуться к нему, — это открыть веб-браузер, перейти на Google Диск и щелкнуть по нему. Легко!

Сотрудничество

Теперь, когда вы создали документ, пришло время увидеть, в чем действительно хороши Документы Google. Давайте создадим сценарий, который может быть вам знаком. Вы работаете над документом, который требует отзывов и комментариев от других сотрудников вашего офиса. Итак, вы составляете отчет в виде документа Word и отправляете его по электронной почте группе из четырех человек с примечанием: «Пожалуйста, дайте мне ваши изменения». Затем каждый человек делает заметки и изменения в документе и отправляет его по электронной почте. Теперь у вас есть пять разных версий, которые нужно объединить в одну. Уф!

Документ Google избавляет от этой головной боли. Все, что вам нужно сделать, это «поделиться» документом со своими коллегами и попросить их внести изменения непосредственно в тот же документ. Теперь вы работаете над одним документом, а не над пятью разными документами.

Для этого нажмите кнопку "Поделиться" в правом верхнем углу.

Вы увидите экран общего доступа, на котором представлено множество параметров. Мы рассмотрим несколько наиболее часто используемых вариантов публикации.

<р>1. Поделитесь с людьми за пределами вашей компании

Получите ссылку, которой можно поделиться. Вот хитрость, которая сэкономит вам ТОННУ времени, не говоря уже о слезах и головной боли. Если вам нужно поделиться этим документом с кем-то за пределами вашей компании, у которого может быть или не быть учетной записи Google, это то, что вам нужно. Нажмите «Получить ссылку для общего доступа».

Затем вам нужно выбрать «Все, у кого есть ссылка», а ниже вы можете выбрать уровень доступа (может просматривать, редактировать и т. д.).

Теперь нажмите Сохранить. Вы сделали документ доступным для всех, у кого есть эта конкретная ссылка.

Теперь скопируйте ссылку и можете отправить электронное письмо человеку или группе, с которыми вы хотите сотрудничать. Эта функция очень удобна, когда вы знаете, что кто-то не обязательно использует Google Apps или не знаком с входом в систему для доступа к Документу Google.

<р>2. Ограниченный доступ для большей безопасности

Приведенный выше пример позволит любому получить доступ к документу, если у него есть ссылка. Если вы хотите поделиться документом только с определенным человеком и хотите гарантировать, что никто другой не сможет получить к нему доступ, используйте этот метод.Просто помните, что у вас могут возникнуть проблемы на другом конце, если у человека, которого вы приглашаете, нет аккаунта Google, прикрепленного к электронному письму, которое вы отправляете.

Убедитесь, что обмен ссылками отключен и отправлен на определенные адреса электронной почты. Вы по-прежнему можете управлять уровнями доступа здесь, а также отправлять приглашения и личные сообщения непосредственно отдельным лицам. Нажмите "Отправить", и они получат уведомление по электронной почте.

Обратите внимание, что если вы начнете вводить адрес электронной почты, который уже есть в вашем списке контактов, он будет автоматически дополнен полным именем, поэтому вы можете просто выбрать их из списка, как показано выше. В противном случае вы можете просто ввести весь адрес электронной почты. Разделяйте несколько адресов электронной почты запятой.

Также обратите внимание, что по умолчанию вы приглашаете людей редактировать документ, хотя вы можете изменить доступ только для просмотра. Если выбран вариант «Редактировать», это означает, что приглашенные вами люди смогут вносить изменения. Однако не волнуйтесь. вы всегда можете отменить их изменения (подробнее об этом позже).

И что теперь? Теперь приглашенные вами люди получат электронное письмо со ссылкой на документ.

Совместная работа в Google Документах в режиме реального времени

Теперь они могут просто щелкнуть ссылку, чтобы перейти к документу и отредактировать его прямо в Интернете. Итак, что означает совместная работа в Google Документах в режиме реального времени?

Вот что интересно: они могут вносить все необходимые изменения одновременно, и каждая версия отслеживается и сохраняется автоматически. Кроме того, вы можете сравнить и вернуться к любой более ранней версии. Люди также могут добавлять комментарии к документу, чтобы оставить отзыв, не редактируя его.

Пока люди редактируют документ, вы можете видеть его в режиме реального времени. Вы сможете увидеть, кто просматривает его, по их значку в правом верхнем углу, и вы сможете увидеть, кто какие изменения вносит в режиме реального времени. Здесь вы можете видеть, что Эми редактирует, а на втором изображении ниже Эми ушла, но теперь Эбби находится в документе. Если бы они были там все трое одновременно, появились бы все три значка.

Как вернуться и просмотреть историю изменений

Если вы хотите просмотреть всю историю изменений документа, перейдите в меню "Файл" и выберите "Просмотреть историю изменений".

Тогда вы сможете отслеживать каждое изменение. Вы увидите список всех различных версий вместе с отметками времени и авторами изменений.

Нажав на версию, вы увидите эту версию документа. Если вы хотите вернуться к предыдущей версии, вы можете «восстановить» эту версию.

Это моя любимая часть Документов Google: совместная работа в режиме реального времени и возможность вернуться к любой версии документа в любое время.

Как видите, использование Документа Google для совместного редактирования — очень эффективный процесс. Это означает, что все редактируют только один документ; все всегда видят последнюю версию; и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются. Кроме того, для еще большей гибкости его можно редактировать с планшетов и мобильных устройств.

Сохранить в разных форматах

Вы или ваши коллеги-редакторы можете в любое время загрузить копию документа в другом формате, например Word или PDF. Перейдите в «Файл» и выберите «Загрузить как», чтобы экспортировать документ в другом формате.

Способы совместной работы с Документами Google

Возможно, вы получили представление обо всех способах использования этого инструмента, но я хочу поделиться несколькими конкретными примерами использования из нашего опыта.Вы можете предоставлять общий доступ к документам внутри своей организации (через Google Apps) или пользователям за пределами вашей организации.

Некоторые способы использования этого замечательного инструмента включают в себя:

Сбор отзывов. Составьте в своем офисе меморандум или правила, требующие группового отзыва.
Повестки дня: создайте повестку дня и поделитесь ссылкой в приглашении Календаря на предстоящую встречу.
Протокол встречи: делайте заметки во время встречи и делитесь документами с участниками.
Данные отдела продаж. Поделитесь таблицей Google со своим отделом продаж и попросите их обновлять статистику.
Совместная работа над контентом в команде: начните с плана, соберите отзывы от команды и продолжайте развивать то, что вы пишете.
Планирование совета или комитета: работа в группах при работе в совете или комитете.

Возможности безграничны. Каждый раз, когда вам нужно совместно работать над документом с кем-то еще, вполне возможно, что Google Doc — это инструмент, который вам нужен. Некоторые другие преимущества включают в себя:

Совместимость. Работает на Mac, ПК, iPad, мобильных устройствах и не требует программного обеспечения.
Облачное хранилище. Ваш документ хранится в облаке, поэтому он доступен в любом месте и не потеряется.
Экономит время: намного проще, так как нет необходимости пересылать вложения по электронной почте туда и обратно.

Мы в SpinWeb считаем, что Google Docs — это отличное место для хранения незавершенных материалов. Мы не относимся к нему как к постоянному дому для доктора; скорее, мы используем его как поток рабочих документов, которые в конечном итоге могут быть экспортированы в более постоянный дом, например, в Dropbox. Это отличное место для совместной работы и творчества, не сохраняя кучу файлов на вашем компьютере.

Надеюсь, это дало вам хорошее представление о преимуществах совместной работы с Документами Google.

Стефани Фишер

Стеф возглавляет нашу команду по доставке клиентов и одержим обеспечением качества работы, созданием эффективной машины и освоением инструментов и дисциплин для достижения успеха для наших героев. Дома она любит слушать подкасты о реальных преступлениях, играть со своими дочерьми и двумя мопсами и петь в местной рок-группе со своим мужем.

Возможность обмениваться документами и работать совместно — одна из самых полезных функций Google Диска! Вот несколько советов о том, как начать работу.

Поделитесь одним элементом с определенными людьми

Используйте этот метод, если вы знаете адреса электронной почты (гемпширские или другие) всех, с кем вы делитесь.

Откройте файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.

В правом верхнем углу нажмите «Поделиться».

В разделе "Люди" в поле "Поделиться с другими" введите адрес электронной почты (гемпширский или другой) человека или группы Google, с которыми вы хотите поделиться. Совет: найдите контакты из графства Хэмпшир, введя имя в поле.

Чтобы указать, может ли пользователь просматривать, комментировать или редактировать файл, нажмите стрелку вниз рядом с текстовым полем.

Нажмите «Готово». Люди, с которыми вы поделились, получат электронное письмо с уведомлением о том, что вы поделились файлом.

Поделиться одним элементом по ссылке

Используйте этот метод, если вы не знаете адрес электронной почты каждого, не уверены, есть ли у каждого из них учетная запись Google, или просто хотите, чтобы документ был более широко доступен. Вы можете сделать ссылку доступной только для сообщества Хэмпшира или для всего мира.

Откройте файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.

В правом верхнем углу нажмите «Поделиться».

Нажмите "Получить ссылку для общего доступа" в правом верхнем углу поля "Поделиться с другими".

Чтобы указать, может ли пользователь просматривать, комментировать или редактировать файл, нажмите стрелку вниз рядом с пунктом "Все, у кого есть ссылка".

Обратите внимание, что по умолчанию ссылка будет видна только пользователям аккаунтов Хэмпширского колледжа! Чтобы расширить доступ за пределами Гэмпшира, нажмите на стрелку вниз рядом с надписью "Все в Гэмпширском колледже..." и выберите "Дополнительно", чтобы открыть дополнительные параметры.

Ссылка на файл будет скопирована в буфер обмена. Вставьте ссылку в электронное письмо или в любое другое место, которым вы хотите поделиться.

Общий доступ к папке

Если вы планируете периодически сотрудничать с группой людей, например, в рамках отдела или класса, мы настоятельно рекомендуем создать общую папку или общий диск (см. ниже). Затем каждый элемент, помещенный в эту папку, будет автоматически доступен группе.

Создать папку

Слева нажмите Создать > Папка.

Введите имя папки.

Затем предоставьте общий доступ к папке:

Выберите имя папки на Google Диске. Вверху нажмите Поделиться . Совет. Вы также можете щелкнуть папку правой кнопкой мыши и выбрать "Поделиться".

В разделе "Люди" в поле "Поделиться с другими" введите адрес электронной почты человека или группы Google, с которыми вы хотите поделиться. Совет. Найдите контакты, введя имя в поле.

Убедитесь, что их уровень доступа установлен на «Может редактировать».

Общие диски

Общие диски — это общие пространства, где команды могут легко хранить, искать и получать доступ к своим файлам в любом месте и с любого устройства. В отличие от файлов в папке "Мой диск", файлы на общем диске принадлежат команде, а не отдельному пользователю. Даже если участники уходят, файлы остаются на месте, поэтому ваша команда может продолжать обмениваться информацией и выполнять работу.

Не знаете, что использовать: «Мой диск» или общий диск?

Задайте себе эти вопросы:

Являются ли файлы интересными для большинства или для всех членов конкретной проектной группы?
Имеют ли файлы общую тему?

Если вы ответили "да" на оба вопроса, рекомендуется создать новый общий диск. Если файлы предназначены для разных проектов, создайте несколько общих дисков. Сравнение My Drive и общих дисков см. в разделе Различия между My Drive и общими дисками.

Изменение владельца файла или папки

Возможно, вы захотите назначить кого-то другого «владельцем» файла или папки. Владелец имеет полный контроль над доступом, видимостью и может удалить файл.

Как сменить владельца

Вы можете изменить владельца файла или папки на Диске.

Перейдите на Диск или на главный экран Документов, Таблиц или Презентаций.

Откройте окно обмена:

На Диске: выберите файл или папку и нажмите значок общего доступа вверху .

На главном экране Документов, Таблиц или Презентаций: откройте файл и нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу файла.

Если у нового владельца уже есть права на редактирование, перейдите к шагу 4. В противном случае выполните следующие действия:

Введите адрес электронной почты нового владельца в поле "Пригласить людей"

Нажмите «Поделиться» и сохраните.

Нажмите "Дополнительно" в правом нижнем углу окна обмена.

Нажмите раскрывающееся меню рядом с именем человека, которому вы хотите передать файл или папку.

Выберите Является владельцем.

Передача права собственности на аккаунт Google, не зарегистрированный в Гэмпшире, или из него

У некоторых из нас могут быть документы, связанные с графством Хэмпшир, "принадлежащие" личному аккаунту Google. Лучшей практикой будет передача этих предметов в собственность вашей учетной записи в Хэмпшире. Хотя вы можете передавать право собственности между учетными записями Hampshire College, вы не можете передавать права собственности на учетную запись, не принадлежащую Hampshire, или из нее! К сожалению, в настоящее время единственным обходным решением является загрузка всех файлов из вашей личной учетной записи на компьютер, а затем их повторная загрузка при входе в учетную запись в Хэмпшире.

Если вы думаете о переносе файлов, обратите внимание на сервис Google Takeout. он предоставляет возможность загрузки архива всех ваших данных, включая файлы с Диска.

Читайте также: