Как связать почту с Google Диском

Обновлено: 20.11.2024

Благодаря Google Документам вы можете создавать файлы, которые часто и над ними работают вместе с другими людьми, где и когда угодно – совершенно бесплатно.

Для бизнеса

Все преимущества Google Документов, а также повышенный уровень защиты и дополнительные возможности для работы в игре.

Мост Золотые Ворота – это висячий мост через пролив Золотые Ворота, канал шириной 1,6 км и длиной 3,8 км между заливом Сан-Франциско и Тихим океаном.

Сооружение соединяет американский город Сан-Франциско, расположенный на северной оконечности полуострова Сан-Франциско, с округом Марин, соединяя через пролив трассу 101 США и трассу 1 штата Калифорния.

Не просто буквы и слова

Google Документы – это широкий набор удобных инструментов загрузки и оформления текстовых файлов. используйте различные шрифты, добавляйте ссылки, изображения, рисунки и таблицы. И все это бесплатно!

Всегда под рукой

Создавайте, редактируйте и просматривайте документы по возрасту: на телефоне, планшете или компьютере. Все это можно делать даже без подключения к Интернету.

Доступ

Пригласить:

Обязательно сходи в Третьяковку. Тимур

Эффективная совместная работа Google. Документы позволяют использовать использование совместно с тем же файлом.

Делитесь открыть доступ к файлу друзьям, однокурсникам, коллегам или своим близким. Они создают документ, когда его или оставляют комментарии.

Редактируйте вместе, когда документ редактирует кто-то ещё, вы видите, как двигается курсор с именем пользователя, а также редактируете как вычисляет и анализируете текст.

Автоматическое сохранение

Все изменения автоматически включаются во время работы. Более того, благодаря истории изменений вы можете увидеть список старых версий документа, отсортированных по дате и автору изменений.

Пошаговые инструкции о том, как поделиться чем-либо с вашего Google Диска с другим человеком.

На Google Диске вы можете поделиться одним или несколькими своими файлами с людьми, отправив им ссылку на свой файл или поделившись файлом с адресом электронной почты человека или списком рассылки.

Общий доступ к файлу с адресом электронной почты или списком рассылки

Нажмите значок "Поделиться" .

Нажмите на меню "Дополнительно" и выберите "Поделиться".

Поделиться чем-то со списком рассылки? Не пропускайте уведомление людей по электронной почте. Ваши коллеги по списку рассылки должны напрямую щелкнуть ссылку в уведомлении по электронной почте, чтобы общий элемент появился позже в их списке документов.

Отправить ссылку на общий файл

Если вы установили для файла, папки или документа Google статус "Все, у кого есть ссылка" или "Общедоступный", вы можете отправить ссылку другому человеку, и он сможет получить к ней доступ.

Нажмите значок "Поделиться" .

Нажмите на меню "Дополнительно" и выберите "Поделиться".

Советы по совместному использованию на Google Диске

Уведомлять людей, когда вы чем-то делитесь

Каждый раз, когда вы делитесь чем-то с кем-то, они получают уведомление по электронной почте, чтобы сообщить им, что у них есть доступ, и они могут получить то, чем вы поделились, при следующем входе в свой Google Диск. Предпочитаете не уведомлять их? Снимите флажок "Уведомлять людей по электронной почте".

Быстро добавьте много соавторов, поделившись с группой Google

Вместо того, чтобы вводить адреса электронной почты ваших соавторов один за другим, добавьте целую группу Google. Каждый участник этой группы Google будет иметь доступ ко всему, чем вы поделились, включая людей, добавленных в группу после того, как вы чем-то поделились. Этот параметр недоступен для списков рассылки, не являющихся группами Google.

Общий доступ к большому количеству файлов и документов Google одновременно

Если вы хотите поделиться с соавторами несколькими элементами, переместите их в папку и поделитесь с ними этой папкой. Поскольку вы делитесь папкой, это их ключ для доступа. Они смогут получить доступ ко всему, что там хранится, или потеряют доступ, если вы удалите что-то, к чему у них еще нет доступа.

При отправке сообщений в Gmail вы можете прикреплять файлы с Google Диска, например документы и фотографии. Это особенно полезно, если размер документа превышает ограничение размера файла Gmail или если вы хотите совместно работать над документом с другими пользователями.

Хотите получить больше от приложений Google на работе или в школе?Подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace.

  1. Откройте Gmail на компьютере.
  2. В левом верхнем углу нажмите "Написать".
  3. Нажмите Google Диск .
  4. Выберите файлы, которые хотите прикрепить.
  5. В нижней части страницы выберите способ отправки файла:
    • Ссылка на Диск. Это работает для любых файлов, хранящихся на Диске, включая файлы, созданные с помощью Google Документов, Таблиц, Презентации или Форм.
    • Вложение: работает только с файлами, которые не были созданы с помощью Google Docs, Sheets, Slides или Forms.
  6. Нажмите "Вставить".

Настройки общего доступа к файлам Google Диска

Когда вы прикрепляете файл Google Диска к сообщению, Gmail проверяет, есть ли у получателей доступ к этому файлу. В противном случае вам будет предложено изменить настройки общего доступа к файлу перед отправкой сообщения.

Если вы выберете "Все, у кого есть ссылка" в качестве настройки общего доступа, вы сможете выбрать, могут ли люди просматривать, комментировать или редактировать файл.

Если сообщение будет переадресовано или к беседе будут добавлены новые люди, они будут иметь те же разрешения, что и люди, которым вы изначально отправили сообщение.

Получателям не обязательно иметь учетную запись Google, чтобы просматривать или редактировать файл.

Если вы хотите, чтобы получатели вашего сообщения могли просматривать или редактировать файл, нажмите "Дополнительные параметры", когда вам будет предложено изменить настройки файла.

Если вы сделаете файл закрытым, получатели не смогут его увидеть, если:

  • У них нет аккаунта Google
  • Использованный вами адрес электронной почты не относится к аккаунту Google.
  • Они получили сообщение через список рассылки (кроме случаев, когда список рассылки управляется через Google Groups и файл открыт для группы)

Примечание. Если файлом нельзя поделиться с другими, Gmail сообщит вам об этом, и вам, возможно, придется связаться с первоначальным владельцем файла, чтобы изменить настройки общего доступа.

Если вы используете Gmail на работе, в учебном заведении или в другой организации, ваш администратор может ограничить доступ к файлам и тем, с кем вы можете ими поделиться.

Только люди с учетной записью Google могут видеть файлы Google Диска, которые вы вкладываете в Gmail.

Google Диск позволяет легко обмениваться файлами и папками с другими. Поскольку у большинства из нас уже есть и используется учетная запись Gmail, работа с Диском имеет большой смысл. Один из способов поделиться — пригласить пользователей по электронной почте. Другой способ — создать и отправить ссылку на Google Диск.

Что происходит, когда вы отправляете кому-то ссылку на Google Диск? Как насчет безопасности и конфиденциальности? Что делать, если вы больше не хотите делиться этим файлом или не хотите, чтобы другие вносили какие-либо изменения? В Google Диске есть множество параметров для управления разрешениями, которые мы рассмотрим ниже.

Как поделиться ссылкой на Google Диск

Отправить файл или папку через Google Диск очень просто. Откройте папку Google Диска на компьютере с Windows 10 или Mac, щелкните правой кнопкой мыши файл или папку, которые хотите отправить, и выберите «Поделиться» в разделе «Google Диск».

В следующем всплывающем окне вы можете либо отправить приглашение по электронной почте, либо нажать «Получить ссылку для общего доступа», чтобы скопировать и вставить ссылку в любом месте. Например, приложения для обмена сообщениями или интернет-форумы.

Процесс остается таким же для пользователей macOS, Android и iOS, хотя и с другими настройками пользовательского интерфейса. Вот как это выглядит в приложении для Android, если вы хотите синхронизировать фотографии.

То же самое относится и к веб-версии, доступ к которой можно получить из браузера.

Меры предосторожности при отправке ссылки на Google Диск

Это важно. Вы не хотите потом сожалеть о неправильном решении. Меры предосторожности означают права доступа к файлам/папкам.Вы можете контролировать, кто имеет доступ к чему-либо и как этот человек может взаимодействовать с этим.

Продолжая пример из пункта выше, когда вы нажимаете ссылку «Получить доступную ссылку», вы увидите дополнительные параметры.

Здесь вы можете контролировать не только то, кто имеет доступ к связанному файлу, но и его степень. Нажмите на раскрывающееся меню над ссылкой на Google Диск, чтобы просмотреть параметры общего доступа.

Первая опция отключена, и только те, кто был приглашен напрямую по электронной почте, смогут получить доступ к рассматриваемому файлу или папке. Второй — Все, у кого есть ссылка, могут просматривать, где они могут видеть файл, но не могут редактировать или вносить в него какие-либо изменения. Третий — Редактировать могут все, у кого есть ссылка, где они также смогут вносить изменения в документы или папки. Выбирайте с умом.

Подождите, здесь также есть кнопка "Еще". При нажатии на нее открывается скрытое меню с более детальным управлением.

Первый вариант позволяет любому пользователю Интернета получить доступ к общему файлу или папке. Человеку даже не обязательно быть пользователем Google Диска или входить в учетную запись Google. Ссылка на файл будет общедоступной для поиска.

Второй вариант сделает ссылку частной. Это означает, что любой, у кого есть ссылка, может получить доступ без входа в систему, но она не является общедоступной и недоступной для поиска.

Третий вариант ограничит доступ тем, кто был специально приглашен к рассматриваемому файлу/папке.

Вы решили, кто может получить доступ к файлу/папке. Теперь нажмите раскрывающееся меню «Доступ» прямо под ним, чтобы указать, могут ли они только просматривать или упорядочивать, добавлять или редактировать файл/папку.

Когда вы отправляете ссылку Google Диска для файла вместо папки, вы увидите две дополнительные опции.

Одним из них является разрешение комментировать, где вы можете разрешить пользователю просто комментировать документ. Никакое редактирование не будет разрешено. Другой вариант — разрешить/запретить печать или загрузку общего файла. Если у пользователя есть разрешение на редактирование файла, он также может загрузить или распечатать файл. Опять же, это сделано из соображений безопасности и конфиденциальности.

И наконец, есть кнопка «Дополнительно».

Здесь вы можете запретить редакторам или тем, у кого есть доступ к папке/файлу, добавлять новых людей. Если вы им доверяете, вы можете разрешить им приглашать других людей для совместной работы и помощи вам.

Используя комбинацию этих разрешений, вы можете легко управлять доступом к файлу/папке и тем, что с ними разрешено делать другим.

Зачем делиться ссылкой на Google Диск

Сотрудничество. Google применил подход, ориентированный на Интернет, с Google Диском и всеми приложениями, которые являются его частью. Таким образом, все, что вам нужно, это браузер, и все готово. Например, вы работаете над отчетом с другими членами вашей команды.

Если вам нужны отзывы и мнения, вы можете поделиться ссылкой на Google Диск с разрешением только для просмотра. Затем вы можете отправить приглашение своим коллегам по электронной почте или поделиться ссылкой непосредственно через приложения для обмена сообщениями. Они могут комментировать документ своими отзывами, если вы разрешите комментарии к документу.

Если вы являетесь соавтором книги/документа/отчета, вы отправите приглашение с разрешением на редактирование и организацию, чтобы другие люди могли вносить свой вклад, корректировать или вносить другие изменения по мере необходимости.

Это всего лишь несколько примеров, и фактическое использование может варьироваться от человека к человеку. Но это то, что происходит, когда вы отправляете кому-то ссылку на Google Диск. Многое зависит от того, как вы решите отправить его и с какими разрешениями.

Сотрудничество — суть игры

Теперь вы знаете, что произойдет, если вы отправите кому-либо ссылку на Google Диск. Вы можете поделиться им, однако, где угодно и с кем угодно. Держите его при себе, попросите других прочитать его или сотрудничайте с другими в режиме реального времени. В любом случае вы полностью контролируете свои файлы и папки, хранящиеся на Google Диске.

Далее. Хотите узнать больше о хранилище Google Диска? Вот подробное руководство о том, что учитывается при бесплатном хранении, а что нет.

Последнее обновление: 3 февраля 2022 г.

Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Контент остается беспристрастным и аутентичным.

Когда вы в пути или используете общий компьютер, самый простой способ сохранить файлы — отправить их себе по электронной почте. Когда вы вернетесь к своему компьютеру, вы, вероятно, загрузите их на Google Диск. Есть несколько проблем с этим сценарием. Во-первых, вы должны на самом деле не забыть сделать это (всех нас подстерегают наши списки дел). Во-вторых, пролистывание электронной почты занимает много времени, особенно если прошло несколько дней или даже недель.

Но что, если бы вы могли отправить эти файлы на Google Диск, пока они еще находятся в папке "Входящие", и автоматически сохранить их вместе с остальными файлами?

Автоматически сохранять новые вложения на Google Диске

Zapier позволяет создавать автоматизированные рабочие процессы, называемые Zaps, которые отправляют вашу информацию из одного приложения в другое. Вы можете создать свой собственный Zap с нуля без каких-либо знаний в области программирования, но мы также предлагаем быстрые шаблоны, чтобы вы могли начать работу.

Если вы хотите начать с шаблона, нажмите кнопку «Использовать этот Zap» ниже, и вы попадете в редактор Zapier. Вам потребуется создать учетную запись Zapier, если у вас ее еще нет. Затем следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы настроить Zap.

Примечание. Большинство почтовых приложений позволяют отправлять файлы размером не более 25 МБ, поэтому имейте это в виду при использовании Zap.

Настройте электронную почту с помощью триггера Zapier

Сначала настройте триггер — событие, которое запускает Zap. Найдите и выберите «Электронная почта от Zapier» в качестве триггерного приложения и «Новая входящая электронная почта» в качестве триггерного события. Нажмите «Продолжить».

Примечание. Если вы начали с Zap-шаблона, описанного выше, эта часть уже будет выполнена за вас.

Перед предустановленными символами Zapier попросит вас добавить слово. В этом примере мы использовали слово gdrive, но это может быть любая комбинация букв и цифр, которую вы выберете, если она в нижнем регистре. Скопируйте адрес электронной почты в буфер обмена и добавьте его в адресную книгу.

После этого нажмите «Продолжить».

Затем отправьте новое электронное письмо на этот адрес электронной почты с вложенным файлом, чтобы при тестировании Zap он мог получить электронное письмо как запись.

Теперь вам нужно протестировать триггер. Zapier найдет электронное письмо, которое вы только что отправили на свой индивидуальный адрес электронной почты. Это будет использоваться для настройки остальной части вашего Zap.

Нажмите "Проверить триггер". Когда вы увидите, что триггер работает правильно, нажмите «Продолжить».

Настройте действие на Google Диске

Пришло время настроить действие — событие, которое Zap будет выполнять после срабатывания. Выберите Google Диск в качестве приложения действия и Загрузить файл в качестве события действия. Нажмите «Продолжить».

Примечание. Если вы работаете с шаблоном Zap выше, эта часть уже будет выполнена за вас.

Подключите свою учетную запись Google Диска к Zapier и нажмите "Продолжить".

Теперь пришло время настроить, куда вы хотите направить файлы.

Нажмите раскрывающееся меню под Диск и выберите Мой Google Диск. Нажмите на раскрывающееся меню в разделе Папка и выберите папку на Google Диске, в которой вы хотите хранить вложения электронной почты. Если вы не хотите, чтобы ваши файлы сохранялись в определенной папке, вы можете оставить этот параметр пустым, и Zapier сохранит файлы на вашем основном диске Google. Затем в разделе Файл появится раскрывающееся меню с данными, которые вы можете выбрать. Щелкните вложение: (существует, но не показано).

У вас также есть возможность преобразовать вложения в редактируемый документ. Если вы хотите сделать это, щелкните раскрывающийся список в разделе Преобразовать в документ и выберите «Истина». (В противном случае вы можете оставить это поле пустым.)

По умолчанию Zapier использует то же имя и расширение, что и исходный вложенный файл, который вы загружаете. Если вы хотите изменить это, нажмите «Имя файла», и вы получите раскрывающееся меню данных, которые вы можете выбрать для имени вложения. Например, вы можете изменить его на содержание строки темы вашего электронного письма.

Те же правила применяются к раскрывающемуся списку расширений файлов. Просто обратите внимание, что вы можете изменить расширение файла, только если вы добавите имя файла.

После завершения настройки действия нажмите "Продолжить".

Пришло время проверить ваши действия. Когда вы нажимаете «Проверить и проверить» или «Проверить и продолжить», Zapier отправит вложение электронной почты на ваш Google Диск в соответствии с тем, как вы настроили событие действия.

Если проверка прошла успешно, нажмите «Включить Zap». Вы сделали это!

Автоматическая отправка всех файлов на Google Диск

В следующий раз, когда вам понадобится сохранить файл на Google Диске, откройте почтовое приложение, прикрепите файл и отправьте его по электронной почте на новый адрес электронной почты Google Диска. Когда кто-то отправляет вам файл по электронной почте, вы можете переслать это письмо и скопировать вложение, и Zapier также сохранит его на Google Диске.

Это самый простой способ отправить файлы на Google Диск.

Новый пользователь Zapier? Узнайте больше в кратком руководстве Zapier. Затем узнайте больше о способах автоматизации электронной почты.

Эта статья была первоначально опубликована в сентябре 2018 года Мэттом Гуэем и обновлена ​​Еленой Алстон в феврале 2022 года.

Получайте советы по продуктивности прямо на почту

Мы будем отправлять вам электронные письма 3 раза в неделю и никогда не разглашаем вашу информацию.

Елена Алстон – специалист по контенту в компании Zapier, расположенной в Лондоне. Она большой сторонник автоматизации и любит делать ее более доступной для людей с помощью рассказывания историй.

Читайте также: