Как создать общий документ на Google Диске

Обновлено: 21.11.2024

Возможность обмениваться документами и работать совместно — одна из самых полезных функций Google Диска! Вот несколько советов о том, как начать работу.

Поделитесь одним элементом с определенными людьми

Используйте этот метод, если вы знаете адреса электронной почты (гемпширские или другие) всех, с кем вы делитесь.

Откройте файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.

В правом верхнем углу нажмите «Поделиться».

В разделе "Люди" в поле "Поделиться с другими" введите адрес электронной почты (гемпширский или другой) человека или группы Google, с которыми вы хотите поделиться. Совет: найдите контакты из графства Хэмпшир, введя имя в поле.

Чтобы указать, может ли пользователь просматривать, комментировать или редактировать файл, нажмите стрелку вниз рядом с текстовым полем.

Нажмите «Готово». Люди, с которыми вы поделились, получат электронное письмо с уведомлением о том, что вы поделились файлом.

Поделиться одним элементом по ссылке

Используйте этот метод, если вы не знаете адрес электронной почты каждого, не уверены, есть ли у каждого из них учетная запись Google, или просто хотите, чтобы документ был более широко доступен. Вы можете сделать ссылку доступной только для сообщества Хэмпшира или для всего мира.

Откройте файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.

В правом верхнем углу нажмите «Поделиться».

Нажмите "Получить ссылку для общего доступа" в правом верхнем углу поля "Поделиться с другими".

Чтобы указать, может ли пользователь просматривать, комментировать или редактировать файл, нажмите стрелку вниз рядом с пунктом "Все, у кого есть ссылка".

Обратите внимание, что по умолчанию ссылка будет видна только пользователям аккаунтов Хэмпширского колледжа! Чтобы расширить доступ за пределами Гэмпшира, нажмите на стрелку вниз рядом с надписью "Все в Гэмпширском колледже..." и выберите "Дополнительно", чтобы открыть дополнительные параметры.

Ссылка на файл будет скопирована в буфер обмена. Вставьте ссылку в электронное письмо или в любое другое место, которым вы хотите поделиться.

Общий доступ к папке

Если вы планируете периодически сотрудничать с группой людей, например, в рамках отдела или класса, мы настоятельно рекомендуем создать общую папку или общий диск (см. ниже). Затем каждый элемент, помещенный в эту папку, будет автоматически доступен группе.

Создать папку

Слева нажмите Создать > Папка.

Введите имя папки.

Затем предоставьте общий доступ к папке:

Выберите имя папки на Google Диске. Вверху нажмите Поделиться . Совет. Вы также можете щелкнуть папку правой кнопкой мыши и выбрать "Поделиться".

В разделе "Люди" в поле "Поделиться с другими" введите адрес электронной почты человека или группы Google, с которыми вы хотите поделиться. Совет. Найдите контакты, введя имя в поле.

Убедитесь, что их уровень доступа установлен на «Может редактировать».

Общие диски

Общие диски — это общие пространства, где команды могут легко хранить, искать и получать доступ к своим файлам в любом месте и с любого устройства. В отличие от файлов в папке "Мой диск", файлы на общем диске принадлежат команде, а не отдельному пользователю. Даже если участники уходят, файлы остаются на месте, поэтому ваша команда может продолжать обмениваться информацией и выполнять работу.

Не знаете, что использовать: «Мой диск» или общий диск?

Задайте себе эти вопросы:

Являются ли файлы интересными для большинства или для всех членов конкретной проектной группы?
Имеют ли файлы общую тему?

Если вы ответили "да" на оба вопроса, рекомендуется создать новый общий диск. Если файлы предназначены для разных проектов, создайте несколько общих дисков. Сравнение My Drive и общих дисков см. в разделе Различия между My Drive и общими дисками.

Изменение владельца файла или папки

Возможно, вы захотите назначить кого-то другого «владельцем» файла или папки. Владелец имеет полный контроль над доступом, видимостью и может удалить файл.

Как сменить владельца

Вы можете изменить владельца файла или папки на Диске.

Перейдите на Диск или на главный экран Документов, Таблиц или Презентаций.

Откройте окно обмена:

На Диске: выберите файл или папку и нажмите значок общего доступа вверху .

На главном экране Документов, Таблиц или Презентаций: откройте файл и нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу файла.

Если у нового владельца уже есть права на редактирование, перейдите к шагу 4. В противном случае выполните следующие действия:

Введите адрес электронной почты нового владельца в поле "Пригласить людей"

Нажмите «Поделиться» и сохраните.

Нажмите "Дополнительно" в правом нижнем углу окна обмена.

Нажмите раскрывающееся меню рядом с именем человека, которому вы хотите передать файл или папку.

Выберите Является владельцем.

Передача права собственности на аккаунт Google, не зарегистрированный в Гэмпшире, или из него

У некоторых из нас могут быть документы, связанные с графством Хэмпшир, "принадлежащие" личному аккаунту Google. Лучшей практикой будет передача этих предметов в собственность вашей учетной записи в Хэмпшире.Хотя вы можете передавать право собственности между учетными записями Hampshire College, вы не можете передавать права собственности на учетную запись, не принадлежащую Hampshire, или из нее! К сожалению, в настоящее время единственным обходным решением является загрузка всех файлов из вашей личной учетной записи на компьютер, а затем их повторная загрузка при входе в учетную запись в Хэмпшире.

Если вы думаете о переносе файлов, обратите внимание на сервис Google Takeout. он предоставляет возможность загрузки архива всех ваших данных, включая файлы с Диска.

Вы можете предоставить доступ к файлам и папкам, хранящимся на Google Диске, любому пользователю.

Когда вы делитесь файлом с Google Диска, вы можете указать, могут ли люди редактировать, комментировать или только просматривать файл. Когда вы делитесь контентом с Google Диска, применяются правила программы Google Диска.

Шаг 1. Найдите файл, которым хотите поделиться

Отправить один файл

На компьютере откройте Google Диск, Документы, Таблицы или Презентации.
Нажмите на файл, которым хотите поделиться.
Нажмите "Поделиться" или "Поделиться" .

В Google Формах предусмотрены другие параметры общего доступа, чем в других типах файлов.

Шаг 2. Выберите, с кем поделиться и как они могут использовать ваш файл

Поделиться с определенными людьми

Выберите файл, которым хотите поделиться.
Нажмите "Поделиться" или "Поделиться" .
В разделе "Поделиться с пользователями и группами" введите адрес электронной почты, с которым вы хотите поделиться.
Чтобы изменить то, что люди могут делать с вашим документом, справа нажмите стрелку вниз "Просмотрщик", "Комментатор" или "Редактор".
Выберите, чтобы уведомить людей.
- Если вы хотите уведомить людей о том, что вы поделились с ними документом, установите флажок "Уведомлять людей". Если вы уведомите людей, каждый введенный вами адрес электронной почты будет включен в электронное письмо.
- Если вы не хотите уведомлять людей, снимите этот флажок.
Нажмите "Поделиться" или "Отправить".

Вы можете отправить другим людям ссылку на свой файл, чтобы любой, у кого есть ссылка, мог его использовать. Когда вы делитесь ссылкой на файл, ваше имя и адрес электронной почты будут видны как владелец файла.

Выберите файл, которым хотите поделиться.
Нажмите "Поделиться" или "Поделиться" Получить ссылку.
В разделе "Получить ссылку" нажмите на стрелку вниз .
Выберите, кому предоставить доступ к файлу.

Чтобы решить, что люди могут делать с вашим файлом, когда вы им поделитесь, выберите «Просмотрщик», «Комментатор» или «Редактор».
Нажмите Копировать ссылкуГотово.
Скопируйте и вставьте ссылку в сообщение электронной почты или в любое другое место, где вы хотите ею поделиться.

Выберите файл, которым хотите поделиться.
Нажмите "Поделиться" или "Поделиться" Получить ссылку.
В разделе "Получить ссылку" нажмите Изменить на любого, у кого есть ссылка.
Чтобы решить, что люди могут делать с вашей общедоступной ссылкой, когда вы ею делитесь, выберите «Просмотрщик», «Комментатор» или «Редактор».
Нажмите "Готово".
Скопируйте и вставьте ссылку в сообщение электронной почты или в любое другое место, где вы хотите ею поделиться.

Люди, которые не вошли в аккаунт Google, отображаются в вашем файле как анонимные животные. Узнайте больше об анонимных животных.

Общий доступ и совместная работа над файлом со многими людьми

В любое время файл Документов, Таблиц или Презентации Google можно редактировать не более чем на 100 открытых вкладках или устройствах. Если открыто более 100 экземпляров файла, редактировать файл могут только владелец и некоторые пользователи с правами на редактирование.

Чтобы поделиться файлом и совместно работать над ним с очень широкой аудиторией:

Опубликовать файл

Если вам нужно, чтобы файл одновременно просматривали несколько человек, опубликуйте его и создайте ссылку, которой можно поделиться со зрителями. Вы можете предоставить доступ на редактирование людям, которым нужно редактировать или комментировать файл. Узнайте, как опубликовать файл.

В зависимости от настроек вашей учетной записи публикация файла делает его видимым для всех в Интернете, для всех в вашей организации или для группы людей в вашей организации. Будьте осторожны при публикации личной или конфиденциальной информации.

Важно! Если у вас есть рабочая или учебная учетная запись, ваш администратор может ограничить круг лиц, которые могут просматривать опубликованный файл. Если вы администратор, узнайте, как контролировать, кто может публиковать документы в Интернете.

Создать сайт Google

Если вы ожидаете высокого трафика на свой сайт, сначала опубликуйте свой документ в Документах, Таблицах или Презентациях Google, а затем вставьте опубликованный URL-адрес в Сайты Google. Узнайте, как опубликовать файл.

Собирайте отзывы с помощью Google Forms

Если вам нужно собрать много информации, создайте форму Google. Ответы будут записаны в Google Sheet. Предоставьте доступ к редактированию только тем людям, которым необходимо работать с ответами. Чтобы ответы могли просматривать более 100 человек, опубликуйте электронную таблицу в Интернете и создайте ссылку, чтобы поделиться ею со зрителями. Узнайте, как опубликовать файл.

Устранение проблем с документами, к которым предоставлен доступ многим пользователям

Если ваш документ открыт для большого количества людей, и он дает сбой или не обновляется быстро, попробуйте эти советы по устранению неполадок:

Вместо того, чтобы позволять людям комментировать документ или таблицу, создайте форму Google для сбора отзывов. Узнайте, как создать форму Google.
Если вы делаете копию документа, не включайте разрешенные комментарии и предложения. Узнайте, как сделать копию.
Удалите старую информацию или переместите данные в новый документ.
Попросите зрителей закрыть документ, когда они им не пользуются.
Включайте в опубликованный документ только самую важную информацию. Более короткие документы загружаются быстрее.
Сократите количество людей, имеющих доступ к редактированию документа.
Если вы собираете информацию из нескольких документов, создайте новый документ только для просмотра, чтобы поделиться им с большим количеством людей.

Ограничение доступа к файлу

Когда вы делитесь файлом с кем-то, вы можете выбрать, что они могут с ним делать.

Просмотрщик: люди могут просматривать, но не могут изменять файл или делиться им с другими.
Комментатор: люди могут оставлять комментарии и предложения, но не могут изменять файл или делиться им с другими.
Редактор: пользователи могут вносить изменения, принимать или отклонять предложения и делиться файлом с другими.

Когда вы делитесь ссылкой на файл, вы сами определяете, насколько широко будет распространяться файл. Эти параметры зависят от того, какой у вас аккаунт Google: рабочий, учебный или Gmail.

Вы можете добавить людей с аккаунтом Google в качестве участников общего диска. Новым участникам предоставляется доступ к управлению контентом, но вы можете изменить уровень доступа участника.

Примечание. Предоставьте участникам, которым необходимо редактировать файлы на Google Диске для настольных компьютеров, доступ к Менеджеру контента.

td>

Разрешение	Менеджер	Диспетчер содержимого	Участник	Комментатор	Средство просмотра
Может просматривать файлы и папки	✔	✔	✔	✔	✔
Может комментировать файлы	✔	✔	✔	✔
Может редактировать файлы	✔	✔	✔
Может создавать и добавлять файлы, может создавать папки	✔	✔	✔
Можно добавлять людей и группы в определенные файлы	✔	✔	✔
Возможно восстановление файлов из Корзины (до 30 дней)	✔	✔	✔
Может перемещать файлы из My Drive на общий диск	✔	✔	✔< /td>
Может перемещать файлы и папки в корзину	✔	✔
Может перемещать файлы и папки на общем диске	✔	✔
Может добавлять людей и группы в определенные папки на общем диске	✔
Может перемещать файлы с одного общего диска на другой общий диск	✔
Может добавлять или удалять участников общего диска	✔
Может изменять уровни доступа участников	✔
Может безвозвратно удалять файлы из корзины	✔

Добавить участников и установить уровни доступа:

Требуется доступ к менеджеру

1.3. Изменение уровней доступа для участников

Требуется доступ к менеджеру

Слева выберите общий диск.
Вверху рядом с названием общего диска нажмите на стрелку вниз "Управление участниками".
Рядом с именем участника нажмите стрелку вниз и выберите новый уровень доступа.
Нажмите "Готово".

1.4 Удалить участников

Требуется доступ к менеджеру

Слева выберите общий диск.
Вверху рядом с названием общего диска нажмите на стрелку вниз "Управление участниками".
Рядом с именем участника нажмите на стрелку вниз и выберите Удалить участника.
Нажмите "Готово".

Примечание. Если вы удалите кого-либо с общего диска, у него может по-прежнему быть доступ к файлам, к которым предоставлен общий доступ другими способами, например к файлам, к которым предоставлен общий доступ для всех в вашей организации по ссылке или через группу.

Благодаря Google Документам вы можете создавать файлы, которые часто и над ними работают вместе с другими людьми, где и когда угодно – совершенно бесплатно.

Для бизнеса

Все преимущества Google Документов, а также повышенный уровень защиты и дополнительные возможности для работы в игре.

Мост Золотые Ворота – это висячий мост через пролив Золотые Ворота, канал шириной 1,6 км и длиной 3,8 км между заливом Сан-Франциско и Тихим океаном.

Сооружение соединяет американский город Сан-Франциско, расположенный на северной оконечности полуострова Сан-Франциско, с округом Марин, соединяя через пролив трассу 101 США и трассу 1 штата Калифорния.

Не просто буквы и слова

Google Документы – это широкий набор удобных инструментов загрузки и оформления текстовых файлов. используйте различные шрифты, добавляйте ссылки, изображения, рисунки и таблицы. И все это бесплатно!

Всегда под рукой

Создавайте, редактируйте и просматривайте документы по возрасту: на телефоне, планшете или компьютере. Все это можно делать даже без подключения к Интернету.

Доступ

Пригласить:

Обязательно сходи в Третьяковку. Тимур

Эффективная совместная работа Google. Документы позволяют использовать использование совместно с тем же файлом.

Делитесь открыть доступ к файлу друзьям, однокурсникам, коллегам или своим близким. Они создают документ, когда его или оставляют комментарии.

Редактируйте вместе, когда документ редактирует кто-то ещё, вы видите, как двигается курсор с именем пользователя, а также редактируете как вычисляет и анализируете текст.

Автоматическое сохранение

Все изменения автоматически включаются во время работы. Более того, благодаря истории изменений вы можете увидеть список старых версий документа, отсортированных по дате и автору изменений.

Читайте также: