Как создать электронную таблицу на Google Диске
Обновлено: 21.11.2024
Есть несколько способов конвертировать Excel в Google Таблицы:
- Преобразование путем импорта файла Excel в Google Таблицы.
- Конвертировать при загрузке на Google Диск
- Загрузить на Google Диск, а затем преобразовать
Давайте подробно рассмотрим эти методы.
Преобразование Excel в Google Таблицы путем импорта файла Excel в Google Таблицы
Вот как преобразовать Excel в Google Таблицы путем импорта файла Excel:
На мой взгляд, преобразование почти безупречно. Я конвертировал много файлов Excel в Google Таблицы (с формулами и условным форматированием), и в большинстве случаев у меня получалось идеальное преобразование.
Однако в некоторых случаях при преобразовании Excel в Google Таблицы вы теряете некоторые функции:
- Макросы не работают в Google Таблицах.
- Интерактивные элементы управления не будут работать.
- В Excel есть функции, которых пока нет в Google Таблицах (например, разделенный лист, связанные фигуры и диаграммы).
Этот метод лучше всего подходит, если у вас есть несколько файлов Excel, которые вы хотите преобразовать в Google Таблицы.
Преобразование Excel в Google Таблицы при загрузке на Google Диск
Этот метод лучше всего подходит, если у вас много файлов Excel, которые вы хотите преобразовать в Google Таблицы.
Вот как преобразовать Excel в Google Таблицы при загрузке на Google Диск:
Теперь, когда вы загружаете файл Excel на Google Диск, он автоматически преобразуется в формат Google Таблиц.
Загрузить файл Excel на Google Диск, а затем преобразовать в Google Таблицы
Если у вас уже есть файлы Excel на Google Диске или вам не нравится идея автоматического преобразования Google Диском ваших файлов в формат Google Таблиц, этот метод для вас.
Вы можете преобразовать выбранные файлы в формат Google Sheets.
Вот как преобразовать файл Excel с Google Диска в Google Таблицы:
Это откроет файл в Google Таблицах, однако ваш файл на Google Диске по-прежнему будет иметь формат файла Excel.
Вам также могут понравиться следующие учебные пособия по Google Таблицам:
поиск меню
Урок 3. Создание Документов Google
Создание новых файлов
Google Диск предоставляет вам доступ к набору инструментов, позволяющих создавать и редактировать различные файлы, включая документы, электронные таблицы и презентации. На Google Диске можно создавать файлы пяти типов:
Процесс создания новых файлов одинаков для всех типов файлов. Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше.
Чтобы создать новый файл:
- На Google Диске найдите и нажмите кнопку "Создать", затем выберите тип файла, который хотите создать. В нашем примере мы выберем Документы Google для создания нового документа.
Вы можете заметить, что для ваших файлов нет кнопки Сохранить. Это связано с тем, что на Google Диске используется автосохранение, которое автоматически сразу же сохраняет ваши файлы по мере их редактирования.
Использование шаблонов
Шаблон – это предварительно созданный файл, который можно использовать для быстрого создания новых документов. Шаблоны часто включают настраиваемое форматирование и дизайн, поэтому они могут сэкономить вам много времени и усилий при запуске нового проекта. Большинство шаблонов предназначены для помощи в создании определенных типов файлов. Например, вы можете использовать шаблон для быстрого создания резюме или информационного бюллетеня.
Вы можете найти широкий выбор шаблонов в галерее шаблонов Google Диска. К сожалению, мы обнаружили, что многие из этих шаблонов не очень хорошо разработаны, и часто бывает трудно найти определенные шаблоны в галерее. По этой причине мы рекомендуем использовать шаблоны, созданные Google, которые, как правило, имеют более высокое качество, чем шаблоны, отправленные пользователями.
Google Таблицы – это мощный инструмент, который можно использовать для решения различных задач, связанных с данными. В то же время, чтобы разобраться в тонкостях, которые может предоставить GSheets, вам нужно начать с основ. И этот учебник для начинающих призван помочь вам в этом. Вот так!
Прежде чем мы начнем, убедитесь, что у вас есть активный аккаунт Google. Если у вас его нет, мы рекомендуем вам потратить несколько минут на его создание. Учебник будет полезнее, если вы сразу совместите теорию и практику. Если вы предпочитаете смотреть, а не читать, посмотрите версию этого руководства на YouTube.
Как создать и найти электронную таблицу на Google Диске
Чтобы создать новую таблицу, перейдите на Google Диск. Он содержит папки и файлы, и вам нужно создать новую папку, нажав + New сверху. Назовем это
Google Таблицы для начинающих
<р>. Нажмите Создать, чтобы продолжить.
После этого вы можете создать новый лист Google: перейдите в папку → нажмите + «Создать» вверху → Google Sheets → выберите, хотите ли вы создать пустой лист или использовать шаблон. Что касается шаблонов, вы можете либо создавать и загружать шаблоны, характерные для вашей организации, либо использовать галерею шаблонов Google. Теперь давайте выберем чистый лист.
Как создать электронную таблицу с помощью Sheets.new
Одним из самых крутых приемов при создании электронной таблицы Google является использование .new . Введите в браузереsheets.new, и вы сразу же получите новую электронную таблицу! Он автоматически сохраняется на вашем Google Диске.
Назовите таблицу в левом верхнем углу, чтобы в следующий раз ее было легко найти с помощью поиска на Google Диске. Если вы хотите упорядочить его, щелкните значок папки. Здесь вы можете либо создать новую папку для хранения этого файла, либо выбрать существующую.
Как загрузить существующую таблицу
Вы можете загрузить файл Excel или CSV и преобразовать его в таблицу Google. Для этого вам нужно перетащить файл в папку на Google Диске. Для нескольких файлов перейдите в меню «Настройки» и выберите «Преобразовать загруженные файлы», чтобы не преобразовывать каждый файл вручную. Теперь любой файл, добавленный в GDrive, будет автоматически конвертироваться без копий.
Если по какой-либо причине вы не можете внести изменения в файл Excel или CSV после преобразования, не беспокойтесь. Чтобы сделать его доступным для редактирования, нажмите «Открыть с помощью Google Таблиц» вверху. Google создаст копию таблицы Google в той же папке.
Работа с электронными таблицами
Вернемся к нашей пустой таблице. Имейте в виду, что Google Диск автоматически сохраняет все внесенные вами изменения. Это сообщение вверху всегда показывает, когда изменение было сохранено.
Добавление, переименование, удаление и другие действия с листами
Одна таблица может содержать несколько листов. Мы советуем вам использовать отдельные, чтобы ваши необработанные данные, расчеты и информационные панели были организованы. Вы можете найти листы в нижней части. Чтобы переименовать лист, дважды щелкните его и введите нужное имя. Чтобы добавить еще один лист, нажмите плюс, и появится новый лист.
Вы можете изменить порядок, нажав на лист, удерживая и перетаскивая его в нужное место. Если щелкнуть лист правой кнопкой мыши, его можно удалить, дублировать и даже скопировать в другую таблицу на Google Диске.
Вы также можете изменить цвет каждого листа. Цветовое кодирование может быть очень полезным, если у вас есть несколько листов с необработанными данными и расчетами.
Если щелкнуть Все листы , вы увидите список с цветными метками и сможете перемещаться по ним. Это очень помогает, если у вас есть 10 или 20 листов в одном файле, и они скрыты справа.
Структура листа
На каждом листе есть ячейки, столбцы и строки.
Столбцы и строки
Столбцы отображаются в алфавитном порядке. Ряды обозначены цифрами.
Выберите весь столбец или всю строку, щелкнув индекс. Если щелкнуть правой кнопкой мыши, можно увидеть список вариантов действий со строкой или столбцом: вырезать, скопировать, скрыть, изменить размер и т. д. Вы также можете вставить новый столбец слева или справа. При этом помните, что электронная таблица скопирует формат исходного столбца, который вы выбрали, во вновь созданный. Точно так же вы можете вставлять новые строки выше или ниже.
Чтобы выбрать весь лист, используйте эту кнопку в верхнем левом углу.
Вы также можете зафиксировать столбцы и строки (оставить их видимыми в любое время) с помощью этих маркеров.
Ячейки
Ячейки позволяют хранить данные и выполнять вычисления на основе данных в других ячейках. Каждая ячейка имеет индекс — комбинацию индексов столбца и строки. Примерами являются A1, B2, C3 и т. д. Индексы весьма полезны для выбора различных диапазонов ячеек.
Например, если вам нужно просуммировать определенный диапазон ячеек, вы можете выбрать их, щелкнув первую ячейку и перетащив весь диапазон. Однако, если у вас есть гораздо больший набор данных для работы, вы можете ввести индекс ячейки, где начинается диапазон, двоеточие и последний индекс ячейки. Таким образом, SUM (E2:E243) означает, что все значения, начиная с ячейки с индексом E2 и заканчивая ячейкой с индексом E243, будут суммированы. Вот наиболее распространенные способы выбора разных диапазонов:
Типы данных
Вы можете вводить текст, числовую информацию, даты, валюту. Чтобы ввести данные в лист, нажмите на ячейку. Вы можете просто ввести данные сразу или использовать поле здесь вверху. Вы можете настроить размер поля. Но не забудьте выбрать правильную ячейку, прежде чем использовать это поле ввода. Ввод данных здесь очень полезен при работе с большими функциями.
Таблица автоматически распознает тип вводимых данных. Текст выравнивается по левому краю, числа и даты – по правому. Однако вы можете настроить формат вручную. Использовать
для выбора типа вводимых данных.
Кнопки в меню позволяют преобразовывать числа в $ или %, а также уменьшать или увеличивать десятичные разряды.
Форматирование данных
Чтобы применить форматирование текста, вам нужно выбрать нужные ячейки и оформить текст, используя шрифт, размер текста, выделение полужирным шрифтом, курсивом, зачеркиванием, цветом текста и т. д.
Вы можете управлять переносом текста в каждой ячейке с помощью этой кнопки в меню. Это позволяет вам переполнять, обтекать или обрезать текст. Другой вариант — изменить размер столбцов вручную.
Если вы хотите выделить ячейки цветом для обозначения заголовков, различных типов данных или ячеек, содержащих формулы и результаты функций, выберите ячейки и используйте кнопку цвета заливки.
Вы также можете добавить видимые границы с помощью этой кнопки в меню. Это полезно, если вы хотите распечатать результаты. Выберите ячейки, границы которых должны быть видны, и примените соответствующий параметр: все границы, внутренние границы, одна граница сверху, снизу, слева или справа и т. д. Дизайн ваших границ (цвет и стиль) также можно настроить.
В то же время мы не рекомендуем использовать рамки. Если вы переместите ячейку, столбец или строку, граница также переместится. Следовательно, вам придется переформатировать лист снова и снова.
Быстрые клавиши Google Таблиц
Вот некоторые горячие клавиши и функции клавиатуры, которые вы можете использовать при работе с электронными таблицами.
- Для перемещения по листу можно использовать стрелки клавиатуры.
- Обычные сочетания клавиш также доступны в Google Таблицах:
Важное примечание. Если вы скопируете несколько ячеек, вставленный вывод будет содержать те же ячейки в том же порядке. Это может перезаписать данные, поэтому убедитесь, что вы вставляете их в пустые ячейки.
Есть разные части данных, которые вы можете вставить после копирования. Когда вы копируете набор, щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите «Специальная вставка», чтобы выбрать, что вы хотите вставить: только значения, только формат и т. д. Действительно крутая функция Google Таблиц — «Вставить транспонированные». Он переворачивает вставленные данные: то, что было в столбцах, теперь появится в строках и наоборот. - Для выбора набора есть горячая клавиша — Command+Shift+Стрелка направления для Mac/Control+Shift+Стрелка направления для ПК.
Нажмите на ячейку, с которой хотите начать, и нажмите Команда/Контроль+Shift. Если вы используете стрелку вправо, будут выбраны все ячейки, содержащие значения справа. Если вы нажмете ее еще раз, будут выбраны все ячейки в строке. Используйте стрелку влево, чтобы выбрать ячейки только со значениями.
Теперь вы можете нажать Command/Control+Shift+Down, и Google Sheets расширит выбор до всех столбцов в наборе. Вы можете выбрать две отдельные ячейки, удерживая клавишу Command для Mac или клавишу Control для ПК.
Умные электронные таблицы
Если вы введете текст и потянете за нижний правый угол, он просто скопирует этот текст в следующую ячейку. Тем не менее, электронные таблицы умны. Если вы вводите дату или день недели/месяца, выберите его, перетащите, и последовательность будет расширена. То же самое работает для чисел, если вы выберете два из них и перетащите правый нижний угол ячейки.
Ячейки позволяют хранить данные и выполнять вычисления на основе данных в других ячейках. Для выполнения расчетов используйте простые математические операторы в электронных таблицах.
Например, вам нужно посчитать сумму месячной зарплаты ваших сотрудников. Сначала добавьте заголовок столбца –
<р>. Выберите ячейку, введите знак равенства, нажмите на ячейки с зарплатами и добавьте между ними плюс.
Вы можете добавлять числа вручную или обращаться к ячейкам со значениями. Нажмите Enter, и вот сумма зарплат.
Если вы хотите получить среднюю зарплату, добавьте заголовок столбца
введите знак равенства, щелкните ячейку, содержащую общее значение, и разделите (/) его на 3.
Если есть повторяющийся расчет, и вы перетащите правый нижний угол вниз, электронная таблица расширит расчет, используя значения в новых строках.
Давайте посчитаем годовую зарплату наших предполагаемых сотрудников. Создать новый столбец, добавить заголовок
<р>. Теперь введите знак равенства, перейдите к ячейке с месячной зарплатой, щелкнув по ней, или введите индекс ячейки и умножьте его (*) на 12. Нажмите Enter.
Если вы перетащите эту ячейку вниз, она скопирует формулу для других сотрудников.Годовая заработная плата будет рассчитываться для каждого из них по-разному в зависимости от их месячного дохода, поскольку в электронной таблице для каждой новой строки используются разные значения.
Использование данных из разных листов
Вы можете ссылаться на ячейки на том же листе или на другом листе. Кроме того, вы можете ссылаться на совершенно другую электронную таблицу из вашего GDrive. Добавим количество месяцев в отдельную ячейку листа данных и будем ссылаться на него в формуле. Добавьте его в поле формулы и нажмите Enter.
Если вы перетащите эту формулу, она не будет работать должным образом. Номер месяца должен оставаться одинаковым для всех скопированных формул. Для этого вы можете закрепить значения внутри формулы с помощью знака доллара ($). Поставьте $ перед буквой, чтобы заблокировать это значение, если формула переместится в новый столбец, и поставьте $ перед числом, чтобы привязать это значение при переходе к другой строке.
В этом примере необходимо заблокировать номер, поскольку формула копируется в несколько новых строк. После этого, если вы перетащите его еще раз, и формула будет работать. Используйте этот визуальный совет, пока не освоите якорь $ в электронных таблицах:
Функции в Google Таблицах
Одной из самых полезных функций Google Таблиц является использование различных функций. Чтобы использовать функцию, поставьте в ячейке знак равенства и начните вводить имя функции. Как только вы это сделаете, появится список возможных функций, и вы сможете выбрать одну из них.
Вы также можете найти список быстрых функций в меню.
Давайте попробуем одну из самых распространенных функций – СУММ. Нажмите на новую ячейку, выберите функцию (СУММ), а затем выберите диапазон для суммирования (например, ежемесячная заработная плата). Нажмите Enter и получите результат! Посмотрите наше видео о расширенных функциях СУММ, СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН для суммирования значений на основе определенного критерия.
Другие функции позволяют вычислять среднее значение (=СРЗНАЧ()), подсчитывать элементы в выбранном диапазоне (=СЧЁТ()), загружать данные из другой электронной таблицы (=ИМПОРТРАНЖ()) и т. д. Следуйте той же логике: знак равенства, имя функции, открывающие скобки, добавление диапазона, закрывающие скобки, нажмите Enter. В Google Таблицах огромное количество функций. Подпишитесь на канал Railsware, чтобы узнать о самых полезных.
Совместная работа над электронной таблицей с помощью комментариев и заметок
И последнее, но не менее важное. Google Таблицы — отличный инструмент для совместной работы над данными в командах. Существует несколько функций, которые позволяют нескольким пользователям одновременно работать над одной электронной таблицей.
Если вы работаете со своими товарищами по команде над одним и тем же документом, но не одновременно, вы можете оставлять для них свои комментарии и заметки. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку и вставьте комментарий или примечание. Заметки всплывают при наведении курсора на ячейку. Они используются для добавления описаний к данным в ячейках. Вы можете оставлять пояснения и подсказки для своих коллег в заметках.
Комментарии являются действенными. Вы можете видеть, кто является автором комментария, отвечать, задавать дополнительные вопросы, отмечать пользователей и даже вести диалог по проблеме. Вы можете отметить людей, которые должны принять меры по этому комментарию, набрав + и адрес электронной почты человека. Например,
<р>. Они получат уведомление по электронной почте и через любой другой встроенный инструмент (например, мы используем Slack). Комментарии часто используются для отслеживания задач. После устранения проблемы автор должен пометить комментарий как решенный.
Railsware рада поделиться своими лучшими выводами и подходами с читателями, а также со зрителями нашего канала на YouTube.Как студия разработки продуктов, мы работаем с различными аспектами бизнеса от разработки продуктов и дизайна до маркетинга и аналитики. Впереди еще больше интересных идей, так что оставайтесь с нами, чтобы узнать разные полезные вещи.
Неважно, заинтересованы ли вы в этом мероприятии или хотите поделиться актуальными данными о результатах работы, в Google Таблица всей команды очень просто. Приглашайте коллег для совместной работы над файлами и обсуждайте вопросы в чате прямо на странице документа. Вы будете проводить обновление в режиме реального времени и получать ограничения на тех, которые переносятся без вас. Все изменения автоматически сразу же. Вы также можете создавать, получать и получать документы в офлайн-режиме.
Пользуйтесь преимуществами искусственного интеллекта
Благодаря использованию в Таблице технологий искусственного интеллекта выявлена организация, позволяющая легко анализировать данные. Функция автодополнения по формуле их ввода позволяет экономить время и отслеживать ошибки. Чтобы представить данные в виде схемы и диаграммы, достаточно использовать параметр "Анализ данных". Чтобы быстро получить нужную информацию, просто выберите "Анализ данных" и введите вопрос в разделе "Ответы".
Работайте в Таблицах с файлами Excel
Google Таблицы открывают новые возможности для взаимодействия. Вам больше не нужно думать о том, верную версию файла, которую вы скачали, а значит, вы можете сосредоточиться на выполнении задач. Кроме того, вы можете легко преобразовывать файлы Microsoft в таблицу Google, и наоборот, а также использовать те же самые быстрые сочетания клавиш, что и в Excel.
Используйте функции безопасности корпоративного уровня
Передовые технологии безопасности Google увеличивают защиту ваших данных. Вы можете задавать разрешение на уровне пользователей, группе или всего домена, ограничивать время доступа к контенту, а также запрещать скачивание, печать и поиск файлов для небольшого числа пользователей. Изменить конфиденциальные данные можно с помощью функции "Защита от потери данных".
Анализируйте данные из различных источников, включая BigQuery
В таблице есть все инструменты, необходимые для анализа и анализа данных. С помощью API и коннекторов можно загружать данные из различных источников, загружать файлы в формате CSV, Excel и многих других. С помощью Подключенных таблиц можно анализировать большие наборы данных, требуемых из BigQuery прямо в Таблицах, при этом не зная SQL.
Индивидуальные решения
Оптимизируйте рабочие места, внедрив бизнес-приложения и автоматизируйте. Создадим собственные приложения на базе Таблиц с помощью AppSheet. Писать код необязательно! Вы также можете добавить собственные функции, элементы и макросы меню, используя Apps Script.
Совместно работайте над таблицами во времени
Вы можете разрешить пользователям и группе разрешить просмотр, комментирование или редактирование таблиц и работать над файлами вместе с коллегами, где бы они ни находились. Внесенные ими изменения сразу же появляются в документе.
Добавляйте в таблицу форм и опросов
Создать опрос и добавить его на сайт или разослать коллегам очень просто. Формы Google объединены в Таблицы Google, поэтому ответы респондентов автоматически вводятся в таблицы и становятся доступными для анализа.
Расширяйте функции Таблиц с дополнений
Установите дополнения отдельной формы, чтобы применить расширенное форматирование, задайте правила для рабочих процессов и используйте другие функции. Вы также можете создать дополнительные дополнения для своего домена.
С тех пор, как мы начали собирать информацию о предполагаемых клиентах в Google Таблицах, продажи выросли на 30%.
Дэвид Буллок
Кулеры YETI
< /цитата>Какие функции обнаруживаются в Google Таблицах?
Таблицы Google содержат более 400 функций, которые позволяют использовать различные типы данных и математические вычисления. Кроме того, в Таблице можно создавать собственные функции с помощью скрипта приложений Google Apps.
Есть ли в Google Таблица быстрых клавиш?
Да. В Google Таблицах по умолчанию отключены быстрые клавиши для выполнения многих операций. Кроме того, вы можете включить быстрые клавиши, похожие на используемые в Microsoft Office.
Можно ли преобразовать другие файлы в формат Google Таблиц?
Да. В формате Google Таблицы можно преобразовывать файлы многих типов, включая Excel, CSV и текстовые файлы. Исходный файл при этом не меняется. Также вы можете экспортировать данные Google Таблиц в видефайлы различных типов.
Читайте также: