Как работать со справочной системой текстового редактора

Обновлено: 21.11.2024

Текстовый процессор – это программное обеспечение или устройство, которое позволяет пользователям создавать, редактировать и печатать документы. Он позволяет вам писать текст, хранить его в электронном виде, отображать на экране, изменять, вводя команды и символы с клавиатуры, и распечатывать его.

Из всех компьютерных приложений текстовый процессор является наиболее распространенным. Сегодня большинство текстовых процессоров предоставляются либо в виде облачной службы, либо в виде программного обеспечения, которое пользователи могут установить на ПК или мобильное устройство.

Контрольный список текстового процессора

Перейти к теме в этой статье:

Какова история обработки текста?

Самые ранние текстовые процессоры представляли собой автономные машины, похожие на электрические пишущие машинки, появившиеся в 1960-х годах. Большим преимуществом этих первых машин перед использованием пишущей машинки было то, что вы могли вносить изменения, не перепечатывая весь документ. Со временем устройства приобрели более продвинутые функции, такие как возможность сохранения документов на диск, расширенные параметры форматирования и проверка орфографии.

Несмотря на то, что некоторые автономные текстовые процессоры все еще используются сегодня, обработку текстов начали переносить на персональные компьютеры в 1980-х годах. На заре ПК текстовый процессор WordPerfect стал одним из наиболее широко используемых приложений любого рода. Однако со временем текстовые процессоры What You See Is What You Get (WYSIWYG), которые точно показывали пользователям, что будет напечатано в их окончательных документах, стали более популярными. Один из таких текстовых процессоров WYSISWG, Microsoft Word, стал доминирующим в 1990-х годах.

Изображение: первая версия Microsoft Word была разработана в 1981 году. Текущая версия — Microsoft Word 16 (выпущена в 2016 году).

С появлением облачных вычислений в 2000-х годах обработка текстов снова изменилась. Облако позволяло пользователям выполнять обработку текстов через браузерное приложение. Хотя этим облачным текстовым процессорам не хватало расширенной функциональности программного обеспечения, установленного на устройстве, они позволяли пользователям хранить свои документы в удаленном центре обработки данных и получать к ним доступ с любого ПК или мобильного устройства, подключенного к Интернету. Они также упростили совместную работу над одним и тем же документом для географически разделенных групп людей. Многие пользователи обнаружили, что облачные текстовые процессоры предлагают достаточно функций для удовлетворения их потребностей, а также большее удобство, мобильность и поддержку совместной работы.

Что такое стандартные функции текстовых процессоров?

Текстовые процессоры значительно различаются, но все текстовые процессоры, будь то облачные или установленные в системе, поддерживают следующие основные функции:

вставить текст: позволяет вставлять текст в любом месте документа.

удалить текст: позволяет удалять символы, слова, строки или страницы.

вырезать и вставить : позволяет удалить (вырезать) часть текста из одного места в документ и вставьте (вставьте) его в другое место.

копировать : позволяет дублировать часть текста.

Размер страницы и поля: позволяет определить различные размеры страницы и поля, а текстовый процессор автоматически подгонит текст под размер.

поиск и замена : позволяет направить текстовый процессор на поиск определенного слова или фразы. Вы также можете указать текстовому процессору заменить одну группу символов на другую везде, где появляется первая группа.

перенос слов : автоматически переходит к следующей строке, когда вы заполните одну строку текстом, и корректирует текст, если вы изменяете поля .

печать: позволяет отправить документ на принтер для получения печатной копии.

управление файлами : предоставляет возможности управления файлами, которые позволяют создавать, удалять, перемещать и искать файлы.

шрифт спецификации: позволяет изменять шрифты в документе. Например, вы можете указать полужирный шрифт, курсив и подчеркивание. Большинство текстовых процессоров также позволяют изменять размер шрифта и даже гарнитуру.

окна : позволяет редактировать два или более документов одновременно. Каждый документ открывается в отдельном окне. Это особенно полезно при работе над большим проектом, состоящим из нескольких разных файлов.

проверка орфографии : определяет слова, которых нет в стандартном словаре.

Полнофункциональные текстовые процессоры

Большинство устанавливаемых современных текстовых процессоров поддерживают дополнительные функции, которые позволяют обрабатывать и форматировать документы более сложными способами.Полнофункциональные текстовые процессоры обычно поддерживают следующие расширенные функции, а облачные текстовые процессоры также могут иметь некоторые из этих функций:

Проверка грамматики. Выявляет предложения, абзацы и знаки препинания, которые не соответствуют общепринятым правилам грамматики.

сноски и перекрестные ссылки: автоматизирует нумерацию и размещение сносок и позволяет легко создавать перекрестные ссылки на другие разделы документа.

автоматические списки. Автоматически создает маркированные или нумерованные списки, включая многоуровневые схемы.

графика : позволяет вставлять в документ иллюстрации, графики и, возможно, даже видео. Некоторые текстовые процессоры позволяют создавать иллюстрации внутри текстового процессора; другие позволяют вставить иллюстрацию, созданную другой программой.

верхние и нижние колонтитулы , нижние колонтитулы и нумерация страниц: позволяет указать настраиваемые верхние и нижние колонтитулы, которые слово процессор поместит вверху и внизу каждой страницы. Текстовый процессор автоматически отслеживает номера страниц, чтобы на каждой странице отображался правильный номер.

макет : позволяет указать разные поля в одном документе и указать различные методы отступа абзаца.

макросы : позволяет пользователям определять и запускать макросы, символы или слова, представляющие серию нажатий клавиш. Нажатия клавиш могут представлять текст или команды. Возможность определять макросы позволяет сэкономить много времени, заменив распространенные комбинации нажатий клавиш.

Объединить: позволяет объединить текст из одного файла в другой файл. Это особенно полезно для создания множества файлов с одинаковым форматом, но разными данными. Создание почтовых ярлыков — классический пример использования слияний.

оглавления и указатели: позволяет автоматически создавать оглавление и указатели на основе специальных кодов, которые вы вставляете в документ.

тезаурус: позволяет искать синонимы, не выходя из текстового редактора.

совместная работа : позволяет пользователям отслеживать изменения в документе, когда его редактируют несколько человек. Некоторые облачные текстовые процессоры также позволяют нескольким пользователям редактировать один и тот же документ одновременно.

Интернет-функции: позволяет пользователям вставлять веб-ссылки в свои документы и форматировать их для работы в Интернете. Некоторые также ссылаются на веб-службы, которые могут помочь пользователям создавать свои документы.

перевод и речь. Поскольку возможности искусственного интеллекта становятся все более распространенными, некоторые текстовые процессоры получили возможность читать текст вслух, принимать голосовые команды и переводить текст с одного языка на другой.< /p>

Текстовые процессоры, текстовые редакторы и настольные издательские системы

Приложения, которые поддерживают только основные функции из первого списка выше (и, возможно, некоторые другие), иногда называют текстовыми редакторами. Офисные работники иногда используют текстовые редакторы для создания простых документов, для которых не требуется полнофункциональный текстовый процессор. Однако текстовые редакторы чаще используются программистами, использующими специальные текстовые редакторы с функциями, предназначенными для написания кода.

С другой стороны, настольные издательские системы, как правило, более совершенны и сложны, чем текстовые процессоры. Граница, отделяющая текстовые процессоры от настольных издательских систем, постоянно смещается по мере того, как текстовые процессоры становятся более совершенными. Однако в целом настольные издательские приложения поддерживают более точный контроль над макетом, особенно для документов с большим количеством графики, и предлагают больше возможностей полноцветной печати.

В прошлом большинство владельцев малого бизнеса обходились пишущей машинкой, рукописными заметками и базовым текстовым редактором, но современные бизнес-профессионалы зависят от текстового процессора. Если вы подаете заявление о приеме на работу, пишете бизнес-план или рассылаете письма клиентам, обработка текстов необходима.

Программное обеспечение для обработки текстов, такое как Microsoft Word и Google Docs, предоставляет инструменты для создания высококачественных заметок, документов и отчетов, свидетельствующих о вашем профессионализме. Сегодня большинство профессий связаны с работой на компьютере и использованием навыков обработки текстов в той или иной степени.

Навыки работы с текстовым процессором

Ваши навыки работы с текстом позволяют выполнять широкий спектр задач и поручений в офисе или на работе. Одним из наиболее распространенных текстовых процессоров является Microsoft Word, часть пакета Microsoft, в который входят Excel, Outlook и PowerPoint. В зависимости от работы от вас может потребоваться базовое, среднее или продвинутое знание обработки текста в одном или нескольких приложениях Microsoft Office. Как минимум, вы должны уметь выполнять следующие основные функции Word:

  • Ввод, редактирование, сохранение и печать документов
  • Копировать и вставлять блоки текста
  • Форматирование текста с использованием разных размеров и стилей шрифтов.
  • Вставьте номера страниц, таблицы, фотографии, картинки и диаграммы.
  • Используйте вкладки и сочетания клавиш.
  • Настроить слияние.

Преимущества обработки текста

Программное обеспечение для обработки текстов используется для набора текста, ввода данных и создания письменных документов. Текстовые процессоры затмили альтернативное программное обеспечение для набора текста, встроенное в большинство компьютерных операционных систем. Например, Techwalla объясняет, что текстовые редакторы, такие как Блокнот Microsoft Windows, прекрасно подходят для ввода и редактирования обычного текста, но текстовые редакторы не допускают никакого форматирования. Для сравнения, обработка текста гораздо более надежна и универсальна.

С помощью программного обеспечения для обработки текстов вы можете добавлять в документы маркеры, границы, линии, яркие цвета, характерные шрифты и другие графические элементы. Программное обеспечение для обработки текстов также предлагает шаблоны для составления резюме о работе, брошюр, листовок, объявлений, инвентаризационных листов и фирменных бланков. Многие шаблоны бесплатны и просты в использовании. Компании могут сэкономить деньги, выполняя собственные работы по графическому дизайну и отправляя информационные бюллетени по электронной почте вместо того, чтобы платить за почтовые расходы.

Точность информации

Точность — одно из самых больших преимуществ использования текстового процессора. Приложения для обработки текстов обнаруживают ошибки в грамматике или пунктуации, что повышает общее качество работы. Поскольку программное обеспечение для обработки текстов автоматически улавливает орфографические ошибки, общая скорость и точность увеличиваются. У сотрудников появляется больше времени для работы над другими задачами, когда они могут быстро закончить письмо или отчет.

Любой, кто когда-либо пользовался пишущей машинкой, может в полной мере оценить преимущества текстового процессора, когда дело доходит до исправления ошибок. Прошли те времена, когда опечатки замазывали белой корректирующей лентой или грязной белой жидкостью. До обработки текста ошибки с большей вероятностью оставались незамеченными и вызывали затруднения у бизнеса, когда ошибки позже обнаруживались получателями массовой рассылки.

Общий доступ к файлам и сохранение

Важность текстовых процессоров очевидна, когда речь идет о командной работе. Текстовые процессоры позволяют членам межфункциональных команд совместно работать над документами в режиме реального времени из любой точки здания или даже из любой точки мира. Например, Google Docs — это бесплатный онлайн-текстовый процессор, который позволяет нескольким пользователям писать, редактировать и комментировать черновики и отчеты друг друга. Групповые проекты можно сохранять на серверах Google, что делает документы легко доступными в Интернете в любое время.

Безопасность данных — еще один фактор, который следует учитывать при оценке преимуществ обработки текстов. Электронные записи могут быть зашифрованы, защищены паролем и сохранены на серверах для защиты конфиденциальной информации. Контрольный журнал показывает, кто просматривал файл, что добавляет еще один уровень безопасности. В случае пожара или другого стихийного бедствия электронные записи часто можно восстановить с компьютера или из облачной резервной копии, тогда как бумажные записи могут быть повреждены или уничтожены. Возможность извлечения важных записей даже за пределами офиса обеспечивает непрерывность операций.

Доктор. Мэри Дауд обладает многолетним опытом работы в области образования, бизнес-консалтинга и управления земельными ресурсами. Ее карьера включала работу деканом студентов, директором по равным возможностям и позитивным действиям, а также преподаванием в классе. Доктор Дауд написал сотни статей в Интернете и опубликовал работы в профессиональных журналах.

Эти простые в освоении навыки помогут вам максимально эффективно использовать программное обеспечение для обработки текстов и ваше время.

Гил Л. Соломон, доктор медицины

Fam Pract Manag. 1999 сен;06(8):54–55.

Если вы вообще занимаетесь вычислениями, вы, вероятно, используете программу обработки текстов, такую ​​как WordPerfect или Microsoft Word, для написания писем. Вы можете подумать, что ваше использование не заслуживает изучения большего, чем основы. Если да, то вы не одиноки. Большинство людей используют свои компьютеры как прославленные пишущие машинки, пользуясь лишь несколькими из сотен функций, позволяющих сэкономить время, предлагаемых программами обработки текстов. Следующие советы познакомят вас с возможностями. (Хотя эти советы предназначены для пользователей ПК, вы можете добиться тех же результатов на Macintosh, хотя клавиши могут отличаться.)

Используйте медицинскую проверку орфографии

Возможно, вы уже в полной мере используете свою функцию обработки текста для проверки орфографии, но поскольку ваша программа не содержит медицинских терминов в своем словаре, вам придется проверять их самостоятельно. Конечно, вы можете настроить проверку орфографии, включив в нее медицинские термины, но зачем это делать, если можно использовать медицинскую проверку орфографии? (Краткий список см. в разделе «Электронные медицинские средства проверки орфографии».)

С помощью моей медицинской программы проверки орфографии (Stedman's) я могу ввести "дилтиазем гидрохлорид снижает постнагрузку" или "менометроррагия", и она скажет мне, правильно ли написаны слова, или предложит альтернативы.

Электронные медицинские средства проверки орфографии

В дополнение к четырем ниже доступны несколько медицинских средств проверки орфографии.Цены варьируются от 40 долларов США до 100 долларов США за одного пользователя.

Электронный медицинский орфограф Dorland

Проверка медицинской орфографии Merriam Webster

Медицинское/фармацевтическое средство проверки орфографии Stedman's Plus

Наведите порядок с помощью папок

Вы когда-нибудь тратили, казалось, часы на поиск в списке файлов на вашем компьютере письма, которое вы написали доктору Джонсу, или листа с информацией о пациенте, который вы начали писать месяц назад? Есть простой способ избежать этого, и это сэкономит вам время в долгосрочной перспективе. Создайте файловую систему из папок и подпапок, в которой будут храниться ваши файлы. Когда вы начнете разделять файлы на новые папки, вы можете ускорить процесс, перемещая или копируя несколько файлов одновременно. В Windows, удерживая нажатой клавишу «Ctrl», щелкните левой кнопкой мыши по каждому файлу, затем перетащите группу выделенных файлов в новую папку. Этот ярлык также работает для перемещения или копирования нескольких папок.

Присваивая имя файлу, подумайте, как его лучше всего найти позже. Например, после недавнего потока запросов об орлистате (Ксеникал) я скопировал информацию о маркировке орлистата с веб-сайта компании «Рош». Я назвал его «диетический орлистат ИПП» («ИПП» означает «информация о назначении врача» или «инструкция по применению для пациента», как вам больше нравится). Если я пишу информационный лист для пациента на орлистате, я назову его «диета орлистат pt inf» (pt inf — это суффикс, который я даю всем моим файлам с информационными листами пациента) и помещу его в папку «Информация о пациенте». Затем я могу использовать команду «Найти файл» в меню «Пуск» Windows для поиска всех файлов, начинающихся с слова «диета», чтобы найти эти и другие файлы, связанные с диетой, независимо от того, где я их хранил. Кроме того, я могу открыть, скажем, папку с информацией о пациентах и ​​найти все раздаточные материалы по диете в одном месте списка, поскольку все они начинаются с одного и того же слова, а список отсортирован по алфавиту.

Используйте макросы клавиатуры

Потребуется время, чтобы схватиться за мышь, перейти к раскрывающемуся меню, найти подходящую текстовую команду и щелкнуть. Стоит изучить сочетания клавиш или макросы, перечисленные рядом с общими функциями в раскрывающемся меню. Двумя часто используемыми командами являются «Сохранить» и «Печать», которые выполняются, удерживая «Ctrl» и «S» или «P» соответственно. Вы также можете «Отменить» самое последнее изменение с помощью комбинации «Ctrl-Z».

Клавиша «Alt» в сочетании с подчеркнутой буквой в раскрывающемся меню открывает доступ к параметрам меню. Например, «Alt-I» открывает меню «Вставка». Эти и многие другие комбинации клавиш намного проще и быстрее использовать, чем мышь и панель инструментов. (См. «Команды быстрого доступа».)

Это содержание больше не поддерживается. Пожалуйста, посетите наш новый веб-сайт.

Что такое обработка текстов?

Вы знаете, что хотите сделать. У вас есть работа по английскому, лабораторная по науке, домашняя работа по французскому. А почерк у тебя такой плохой, что даже фармацевт его не прочтет. Или вы тот человек, который должен писать, переписывать и снова писать. Вам повезло! Что вам нужно, так это «обработка текстов», и это одна из тех вещей, с которыми компьютеры очень хорошо справляются.

Возможно, вы уже знаете, что ACCC предоставляет Word и WordPerfect на всех общедоступных персональных компьютерах. Если документы, которые вы будете делать, относятся к техническим областям, таким как химия или математика, вы, возможно, слышали о пакете набора текста TeX и, возможно, его пакетах макетов документов, включая LaTeX. Они доступны как на общедоступных персональных компьютерах, так и на tigger и icarus.

Что все это значит?

Обработка текстов. Обработка текстов — это использование компьютеров для подготовки документов. В большинстве более крупных систем с общим доступом задачи обработки текста частично выполняются системным текстовым редактором, частично командами компоновки и программами форматирования текста (такими как команды LaTeX и наборщик TeX), а частично средствами печати. На персональных компьютерах более распространены интегрированные пакеты обработки текстов, которые решают все три задачи (например, Word и WordPerfect).
Текстовый процессор: Текстовый процессор обычно относится к системе WYSIWYG ("Что видишь, то и получаешь"), в которой форматирование происходит при вводе текста; никакая дополнительная обработка не требуется перед отправкой вашей работы на печать. Word и WordPerfect и другие подобные пакеты для персональных компьютеров являются примерами текстовых процессоров.
Формат текста: Форматирование текста — это (автоматическая) компоновка текста на печатной странице. Когда используется модуль форматирования текста, команды форматирования, которые определяют макет текста письма, статьи, рукописи, диссертации, резюме или чего-либо еще на выходной странице, включаются в ваш текст во входном или исходном файле. Вы можете использовать текстовый редактор или специализированный инструмент WYSIWYG для создания исходного файла. Исходный файл должен быть обработан для создания версии, которую можно просмотреть или распечатать. Программа Waterloo SCRIPT, которую мы использовали на UICVM, является примером классического средства форматирования текста.Веб-браузер можно рассматривать как современный форматировщик текста; он обрабатывает и отображает или печатает исходные файлы HTML.
Пакет верстки: Пакет верстки используется так же, как и средство форматирования текста (то есть вы создаете исходный файл, содержащий текст и команды форматирования, и обрабатываете его для создания отдельного выходного файла), но пакет верстки позволяет еще больше контролировать внешний вид вашего вывода, чем средство форматирования текста. Вы можете контролировать почти каждый аспект форматирования, включая интервалы. Часто бывает сложнее использовать пакет для набора текста, чем средство форматирования текста, но пакет для набора текста часто может давать более привлекательные результаты. TeX для tigger и icarus и PCTeX для персональных компьютеров являются примерами наборных пакетов.
Пакет макета документа: Создание более крупного проекта обработки текста, такого как основная статья или диссертация, может быть облегчено с помощью пакета макета документа. Когда вы используете пакет компоновки документа, вместо того, чтобы заботиться о размещении текста на странице, вы идентифицируете его как относящийся к определенным компонентам вашего документа, таким как титульный лист, заголовок, абзац, рисунок или таблица, библиография. Пакет макетов документов дает вам выбор из нескольких макетов для вашего документа, в которых компоненты документа могут быть отформатированы по-разному. LaTeX, который доступен как на tigger, так и на icarus, а также на общедоступных персональных компьютерах ACCC, использует пакет набора текста TeX для обработки входных файлов.

Другие разделы этого документа знакомят с инструментами обработки текстов и редактирования текста, доступными в UIC через ACCC. ACCC также проводит ряд семинаров по обработке текстов и веб-публикациям. Посетите веб-страницу семинаров ACCC, чтобы узнать текущее расписание семинаров; Вы также можете найти полезные онлайн-материалы, используемые на этих семинарах. И ознакомьтесь с тренингом Линды для сообщества UIC; темы включают настольные приложения, языки программирования и развитие профессиональных навыков.

Читайте также: