Как отправить файл с Google Диска по электронной почте
Обновлено: 28.06.2024
В предыдущих видео вы узнали, как получить доступ к своей учетной записи Gmail и написать сообщение другу.
В этом видео вы добавите вложение к своему электронному письму, которое поможет вашему другу подготовиться к вашей совместной деятельности.
Вложения полезны для обмена дополнительными материалами, которые помогут получателю электронной почты понять ваше сообщение или сделать его более интересным.
Вложением может быть то, что вы сохранили на своем компьютере или на Google Диске.
Если вы купили билеты в кино и для себя, и для своего друга, отличный способ поделиться файлом, содержащим ваши билеты, — прикрепить его к электронному письму.
Вы также можете прикрепить: электронную таблицу с информацией о бюджете рабочего проекта.
брошюра о предстоящем мероприятии.
меню ресторана.
или коллекцию фотографий из общего опыта.
Когда вы отправляете электронное письмо, получатель получает ваше сообщение, а также вложение.
Для начала выберите файл, который нужно прикрепить к электронному письму.
Когда вы искали местные фильмы, возможно, вы решили купить билеты онлайн.
Вам бы дали PDF-файл или файл для печати, чтобы взять с собой в театр.
Используйте начальный документ рядом с этим видео, чтобы потренироваться в прикреплении файлов.
Нажмите на начальный документ.
PDF-файл будет автоматически сохранен в вашей учетной записи Google Диска, чтобы вы могли получить к нему доступ с любого компьютера или устройства.
Затем вернитесь на вкладку со своим адресом электронной почты.
В нижней части электронного письма под сообщением есть значок Google Диска.
Используйте эту кнопку, чтобы вставить файл из вашей учетной записи Google Диска.
Используйте любой файл, который вы сохранили на Диске.
Выполните поиск своих файлов на Диске, прокручивая или используя строку поиска, чтобы найти, какой из них вы хотите прикрепить к своему электронному письму.
Нажмите на вкладку "Недавние".
Вы увидите все документы, которые вы недавно создали или открыли в своей учетной записи Google.
Выберите документ, который хотите прикрепить.
После добавления ссылки название документа появится в сообщении электронной почты.
Вы вставили файл Google Диска в свое электронное письмо.
Теперь ваш друг может видеть купленные вами билеты в кино, когда открывает электронное письмо.
Если файл, который вы хотите включить в свое электронное письмо, не хранится на Google Диске, загрузите его и прикрепите к своему электронному письму.
Вы можете загрузить фотографии с телефона и сохранить их в папке на компьютере.
Или вы можете загрузить файл, например, меню ресторана или брошюру о мероприятии, на рабочий стол вашего компьютера.
Используйте значок скрепки, чтобы прикрепить файл.
Выполните те же действия, что и при добавлении файла с Диска, чтобы найти файл на своем компьютере и прикрепить его к электронному письму.
При желании добавьте к своему электронному письму более одного вложения.
Или удалите вложения.
Когда будете готовы отправить электронное письмо, прочтите сообщение и убедитесь, что вы включили в него все, что хотите сообщить другу.
Убедитесь, что в поле "Кому" указан адрес электронной почты.
Если вы работаете с партнером, используйте его адрес электронной почты.
В противном случае используйте свой собственный адрес электронной почты.
Убедитесь, что вложение на месте.
Нажмите кнопку, чтобы отправить.
Если вы добавляете с Диска файл, которым еще не делились с другом, вам может потребоваться обновить настройки разрешений.
Настройки разрешений позволяют пользователю, которому вы предоставили доступ: просматривать документ без возможности его изменения.
редактировать, что означает изменить его, или добавить комментарии, на которые вы можете ответить или решить.
Будьте осторожны при отправке вложений.
Вы успешно отправили электронное письмо.
Теперь вы можете быстро и легко общаться с друзьями, членами семьи и знакомыми на личные или профессиональные темы.
Если вы закончили работу и используете общедоступный компьютер, выйдите из своей учетной записи и закройте браузер, чтобы никто другой не мог получить доступ к информации вашей учетной записи.
Когда вы в пути или используете общий компьютер, самый простой способ сохранить файлы — отправить их себе по электронной почте. Когда вы вернетесь к своему компьютеру, вы, вероятно, загрузите их на Google Диск. Есть несколько проблем с этим сценарием. Во-первых, вы должны на самом деле не забыть сделать это (всех нас подстерегают наши списки дел). Во-вторых, пролистывание электронной почты занимает много времени, особенно если прошло несколько дней или даже недель.
Но что, если бы вы могли отправить эти файлы на Google Диск, пока они еще находятся в папке "Входящие", и автоматически сохранить их вместе с остальными файлами?
Автоматически сохранять новые вложения на Google Диске
Zapier позволяет создавать автоматизированные рабочие процессы, называемые Zaps, которые отправляют вашу информацию из одного приложения в другое. Вы можете создать свой собственный Zap с нуля без каких-либо знаний в области программирования, но мы также предлагаем быстрые шаблоны, чтобы вы могли начать работу.
Если вы хотите начать с шаблона, нажмите кнопку «Использовать этот Zap» ниже, и вы попадете в редактор Zapier. Вам потребуется создать учетную запись Zapier, если у вас ее еще нет. Затем следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы настроить Zap.
Примечание. Большинство почтовых приложений позволяют отправлять файлы размером не более 25 МБ, поэтому имейте это в виду при использовании Zap.
Настройте электронную почту с помощью триггера Zapier
Сначала настройте триггер — событие, которое запускает Zap. Найдите и выберите «Электронная почта от Zapier» в качестве триггерного приложения и «Новая входящая электронная почта» в качестве триггерного события. Нажмите «Продолжить».
Примечание. Если вы начали с Zap-шаблона, описанного выше, эта часть уже будет выполнена за вас.
Перед предустановленными символами Zapier попросит вас добавить слово. В этом примере мы использовали слово gdrive, но это может быть любая комбинация букв и цифр, которую вы выберете, если она в нижнем регистре. Скопируйте адрес электронной почты в буфер обмена и добавьте его в адресную книгу.
У вас также есть возможность преобразовать вложения в редактируемый документ. Если вы хотите сделать это, щелкните раскрывающийся список в разделе Преобразовать в документ и выберите «Истина». (В противном случае вы можете оставить это поле пустым.)
По умолчанию Zapier использует то же имя и расширение, что и исходный вложенный файл, который вы загружаете. Если вы хотите изменить это, нажмите «Имя файла», и вы получите раскрывающееся меню данных, которые вы можете выбрать для имени вложения. Например, вы можете изменить его на содержание строки темы вашего электронного письма.
Те же правила применяются к раскрывающемуся списку расширений файлов. Просто обратите внимание, что вы можете изменить расширение файла, только если вы добавите имя файла.
После завершения настройки действия нажмите "Продолжить".
Пришло время проверить ваши действия. Когда вы нажимаете «Проверить и проверить» или «Проверить и продолжить», Zapier отправит вложение электронной почты на ваш Google Диск в соответствии с тем, как вы настроили событие действия.
Если проверка прошла успешно, нажмите «Включить Zap». Вы сделали это!
Автоматическая отправка всех файлов на Google Диск
В следующий раз, когда вам понадобится сохранить файл на Google Диске, откройте почтовое приложение, прикрепите файл и отправьте его по электронной почте на новый адрес электронной почты Google Диска. Когда кто-то отправляет вам файл по электронной почте, вы можете переслать это письмо и скопировать вложение, и Zapier также сохранит его на Google Диске.
Это самый простой способ отправить файлы на Google Диск.
Новый пользователь Zapier? Узнайте больше в кратком руководстве Zapier. Затем узнайте больше о способах автоматизации электронной почты.
Эта статья была первоначально опубликована в сентябре 2018 года Мэттом Гуэем и обновлена Еленой Алстон в феврале 2022 года.
Получайте советы по продуктивности прямо на почту
Мы будем отправлять вам электронные письма 1–3 раза в неделю и никогда не разглашаем вашу информацию.
Елена Алстон – специалист по контенту в компании Zapier, расположенной в Лондоне. Она большой сторонник автоматизации и любит делать ее более доступной для людей с помощью рассказывания историй.
Советы по G Suite предоставлены командой Overdrive. Нам нравится Google Workspace и все, что связано с Google, поэтому мы рады поделиться с вами последними идеями, советами и рекомендациями.
Последние советы
Включить и использовать Google Chat из Gmail
Google стремится интегрировать самые популярные приложения для повышения производительности Google Workspace в приложение Gmail, чтобы сделать его более унифицированным. Этот шаг избавит вас от необходимости открывать несколько вкладок для разных задач. С помощью Google Chat вы можете напрямую общаться с людьми, создавать временные групповые беседы или запускать более формальные групповые чаты, называемые Spaces. Последние можно использовать для связи между отделами, управления проектами, планирования мероприятий или любой другой сложной операции. Вы можете получить доступ ко всем этим функциям из Gmail, не открывая отдельную вкладку «Чат». Чтобы включить Google Chat в Gmail, в Интернете перейдите в «Настройки», а затем перейдите на вкладку «Чат и встречи». Выберите Google Chat и нажмите Сохранить изменения. Чтобы включить Google Chat в Gmail, на мобильном устройстве перейдите в «Настройки», нажмите на свою рабочую или учебную учетную запись, а затем включите переключатель «Чат». Теперь вы можете получить доступ к функциям Google Chat из приложения Gmail в Интернете и на мобильных устройствах. В Интернете вы можете найти чаты и пространства на левой боковой панели, но если вы предпочитаете окно большего размера, перейдите в «Настройки»> «Чат и встреча», а затем выберите «Правая сторона папки «Входящие». На мобильном устройстве после включения чата вы увидите две новые вкладки в нижней части экрана для чатов и пространств. Теперь вы можете сэкономить время и оставаться продуктивным, используя только приложение Gmail.
Google стремится интегрировать самые популярные приложения для повышения производительности Google Workspace в приложение Gmail для a.
Принять или отклонить все предложения в Документах Google
Документы Google позволяют пользователям Google Workspace совместно работать над документами в режиме реального времени и с любого устройства. Режим предложений — это функция Google Docs, которая позволяет соавторам вносить предлагаемые изменения, которые затем могут быть одобрены или отклонены другими. Когда кто-то добавляет предложения в документ, вы увидите их в правой части страницы, как в примере ниже. Затем вы можете принять или отклонить их по отдельности… но что, если бы был способ решить все предложения всего за пару кликов? К счастью, мы знаем, как это сделать. Чтобы принять или отклонить все предложения в Документах Google: В строке меню перейдите в «Инструменты» и нажмите «Просмотреть предложенные изменения». В правом углу страницы появится всплывающее окно с возможностью принять или отклонить все предложения. Вы также можете предварительно просмотреть изменения, прежде чем принимать решение. Выберите вариант и разрешите документу обновляться.Это может занять некоторое время в зависимости от количества предложений. Если вы случайно нажали не ту кнопку, просто нажмите Ctrl + Z на клавиатуре, чтобы отменить изменения (Cmd ⌘ + Z на Mac). Этот совет сэкономит много времени, когда в следующий раз вам придется решать предложения в документе.
Документы Google позволяют пользователям Google Workspace совместно работать над документами в режиме реального времени и из любого места.
Как предварительно заполнить форму Google
Google Формы — отличный инструмент для проведения опросов, викторин или простого сбора данных. Но знаете ли вы, что вы можете поделиться предварительно заполненной формой с другими? Вот как предварительно заполнить форму Google значениями по умолчанию: 1. Откройте форму, которую вы хотите предварительно заполнить. 2. Нажмите на 3 точки в правом верхнем углу, чтобы открыть меню «Форма». 3. Выберите «Получить предварительно заполненную ссылку». 4. Введите значения по умолчанию в нужные поля, например, здесь мы установили: - Количество лицензий на «1» - Тип лицензии на 1-й выбор «Лицензия пользователя G Suite» - Комментарии к «Спасибо» 5. Нажмите кнопку «Получить ссылку» в нижней части формы. 6. Нажмите «Копировать ссылку» во всплывающем уведомлении. Вы получите URL-адрес формы для заполнения, включая значения, которые вы установили как значения по умолчанию. Вот пример — вы видите, что некоторые поля уже заданы. Если вам нужно изменить значения по умолчанию, вы можете войти в свою учетную запись Google и использовать ту же ссылку для редактирования формы. Совет от Shared Contacts for Gmail®
Google Формы — отличный инструмент для проведения опросов, викторин или простого сбора данных. Но знаете ли вы это.
поиск меню
Урок 22. Отправка документа по электронной почте в виде вложения
Отправить документ по электронной почте в виде вложения
В Документах Google есть функция, позволяющая быстро и легко отправить копию документа любому, у кого есть адрес электронной почты.
Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как использовать эту функцию.
Чтобы отправить документ по электронной почте непосредственно из Документов Google:
Для использования этой функции вам не нужно ни с кем делиться документом или изменять разрешения. Он отправляет только статическую копию вашего документа получателю. Это означает, что у них не будет доступа к самому Документу Google.
Интеграция с Gmail
Стоит отметить, что когда вы отправляете свой документ с помощью Google Docs, сгенерированное им электронное письмо не будет отображаться в отправленных сообщениях вашей Gmail, и Google Docs не будет вести запись электронной почты.
Однако, если получатель ответит на ваше электронное письмо, его ответ появится в вашей Gmail, как обычное электронное письмо.
Читайте также: