Как имена папок отделены друг от друга

Обновлено: 21.11.2024

Файлы и папки, к которым относится открытый доступ в iCloud Drive, имеют рядом с собой особенности.

Если совместно используются папки, все объекты, которые будут добавлены или другими пользователями в эту папку, станут доступными всем, у кого есть доступ к папке.

Ссылка на файл, к которой предоставлен общий доступ, содержит имя файла. Если имя или содержимое файла являются конфиденциальными, не требуется пересылать посилання другим людям.

Если Вы переместили файл, к которому предоставлен общий доступ, в другой папке или месте, ссылка больше не будет работать, и другие пользователи не получат доступ к файлу.

В зависимости от приложений пользователей может появиться повторный запрос файла или исходной ссылки для просмотра повторных изменений.

Общий доступ к файлу или папке

Если вы являетесь владельцем папки или файла в iCloud Drive, вы можете разрешить другим пользователям открывать файл или папку или изменять их содержимое.

Папкой или файлом можно поделиться, либо предоставив доступ только к доступу людям, либо открыв доступ всем, у кого есть ссылка.

Вы можете разрешить изменение содержимого файла или папки или разрешить только просмотр.

Если открыть общий доступ к папке, по умолчанию доступ к файлу в эту папку получить только приглашенные участники. Чтобы выбрать доступ к файлам других пользователей, измените общую папку и добавьте новых участников. Не выбирать только один файл и не выбирать только один файл из любой его общей папки, даже если добавить участников.

Скопируйте файл или папку и заблокируйте ее.

Выполните одно из описанных ниже действий:

Предоставленные другим людям доступ к файлу или папке

Скопируйте файл или папку и заблокируйте ее.

Введите информацию, затем отправьте или опубликуйте приглашение.

Общий доступ к файлу или папке по ссылке

Скопируйте файл или папку и заблокируйте ее.

Выберите способ сбора данных, используйте всю собранную информацию и отправьте или опубликуйте приглашения.

Изменение настроек и прав доступа для всех

Если вы являетесь владельцем папки или файла с общим доступом, вы можете в любой момент изменить права доступа. Эти права применяются ко всем пользователям.

Скопируйте файл или папку и заблокируйте ее.

Измените один из параметров или оба.

Параметры прав. Если вы измените права доступа, все приложения, при открытии этого файла в момент изменения прав доступа, получите. Новые настройки вступят в силу, как только.

Изменение настроек и прав доступа для одного пользователя

Скопируйте файл или папку и заблокируйте ее.

Коснитесь имени пользователя и выберите нужный вариант.

Закрытие доступа к файлу или папке

Если вы являетесь владельцем папки или файла с общим доступом, вы можете в любой момент закрыть доступ.

Скопируйте файл или папку и заблокируйте ее.

Сделать имена файлов и каталогов строчными. Используйте дефисы, а не символы подчеркивания, для разделения слов, например, query-data.html . Используйте только стандартные буквенно-цифровые символы ASCII в именах файлов и каталогов.

Не используйте общие имена страниц, такие как document1.html .

Исключения для согласованности

Если вы добавляете в каталог, где все остальное уже использует знаки подчеркивания, и изменить все на дефисы невозможно, можно использовать символы подчеркивания, чтобы сохранить согласованность.

Например, если в каталоге уже есть урок_1.jd , урок_2.jd и урок_3.jd , можно добавить новый файл как урок_4.jd вместо урока-4.jd . Однако во всех остальных случаях используйте дефисы.

Иногда допустимо: избегание_cliches.jd

Не рекомендуется: избегайтеcliches.jd

Не рекомендуется: избегайтеCliches.jd

Не рекомендуется: избегать-clichés.jd

Другие исключения

Некоторое несоответствие в именах файлов — это нормально, если этого нельзя избежать другим способом. Например, иногда инструменты, создающие справочную документацию, создают имена файлов на основе различных требований к стилю или на основе дизайна и соглашений об именах самого продукта или API. В таких случаях можно сделать исключения для этих файлов.

Ссылка на файлы

В следующих разделах обсуждается, как ссылаться на файлы.

Ссылка на имена файлов

При обращении к конкретному файлу сделайте следующее:

Использовать кодовый шрифт.
Включите слово файл после имени файла. Дополнительные сведения см. в разделе Грамматическая обработка элементов кода.
Используйте точное написание имени файла, даже если оно не соответствует правилам именования.
Если образец файла включен на страницу, следуйте рекомендациям по образцам кода и предваряйте образец кода вступительным предложением или абзацем, содержащим имя файла.

Рекомендуется: в следующем файле build.sh измените значения по умолчанию для всех параметров:

Обратитесь к взаимодействию с файлами

При взаимодействии с файлами и типами файлов не используйте типы файлов в качестве глагола.

Рекомендуется: распаковать ZIP-файл.

Не рекомендуется: разархивируйте ZIP-файл.

См. типы файлов

Когда вы обсуждаете тип файла, используйте официальное название типа. (Имя типа файла часто пишется заглавными буквами, потому что многие имена типов файлов являются аббревиатурами или инициализмами.) Не используйте расширение имени файла для общего обозначения типа файла.

Рекомендуется: файл PNG

Не рекомендуется: файл .jpg

Рекомендуется: файл Bash

Не рекомендуется: файл .sh

В следующей таблице перечислены некоторые примеры расширений имен файлов и имена соответствующих типов файлов, которые можно использовать.

Расширение	Имя типа файла
.adoc	Файл AsciiDoc
.csv	CSV-файл
.exe	исполняемый файл
.jpg	GIF-файл
.img	файл образа диска< /td>
.jar	JAR-файл
.jpg , .jpg	Файл JPEG
.json	Файл JSON
.md	Файл Markdown
.pdf	Файл PDF
.jpg	Файл PNG
.ps	Файл PowerShell
.py	Файл Python
.sh	Файл Bash
.sql	Файл SQL
.svg	SVG-файл
.tar	tar-файл
.txt	текстовый файл
.yaml	Файл YAML
.zip	zip-файл

Если не указано иное, содержимое этой страницы предоставляется по лицензии Creative Commons Attribution 4.0, а образцы кода — по лицензии Apache 2.0. Подробнее см. в Правилах сайта Google Developers. Java является зарегистрированным товарным знаком Oracle и/или ее дочерних компаний.

Для любого типа общего диска предоставьте людям, которым необходимо управлять им, доступ к управлению, чтобы они могли добавлять или удалять участников, удалять контент и т. д.

Для всех остальных, если общий диск:

Активное пространство для совместной работы. Предоставьте пользователям доступ к контент-менеджеру или автору, чтобы они могли обновлять контент. Менеджеры контента могут перемещать файлы и папки на общем диске или перемещать файлы в корзину (но не могут удалять файлы навсегда).
Репозиторий для конечного контента. Предоставьте людям доступ для комментирования или просмотра, чтобы контент нельзя было обновлять.

Контролируйте, кто может удалять файлы

Если вы хотите, чтобы люди могли:

Переместить файлы в корзину — предоставьте им как минимум доступ к Менеджеру содержания.
Удалить файлы из корзины без возможности восстановления — предоставьте им доступ администратора.
Восстановление файлов из корзины: предоставьте им доступ как минимум соавтора.

При удалении файла он удаляется с общего диска для всех участников. Файл попадает в корзину и безвозвратно удаляется через 30 дней или раньше, если его удалит участник с правами администратора.

Подумайте, как ваши соавторы редактируют файлы, не принадлежащие Google

Если ваши соавторы используют Google Диск для ПК для доступа к файлам, не принадлежащим Google (например, к файлам Adobe PDF или Microsoft Office), предоставьте им доступ к Менеджеру контента.

Примечание. Участники с доступом Contributor по-прежнему могут вносить изменения в автономном режиме на своем рабочем столе, а затем загружать обновленные версии без Диска для рабочего стола. См. раздел Переключение на другую версию файла.

Изменить уровни доступа и имена общих дисков для завершенных проектов

Если ваш общий диск основан на проекте, после его завершения вы можете:

Изменить доступ людей с уровня "Менеджер", "Менеджер контента" или "Участник" на доступ "Комментатор" или "Просмотрщик".
Добавьте статус к имени общего диска, например [Архив].

Теперь общий диск больше похож на репозиторий, чем на активную папку проекта.

4.2. Запрос доступа к общему диску

Лучше запросить доступ к общему диску у человека, который поделился ссылкой на него. Если у него есть доступ менеджера, он может добавить вас напрямую.

4.3 Делитесь файлами с пользователями, не являющимися участниками

Вы можете обмениваться файлами с пользователями, не являющимися участниками.

Примечание. Ваш администратор или менеджеры общего диска могут отключить эту опцию для разных общих дисков.

Когда вы делитесь файлом с пользователем, не являющимся участником, он появляется в его папке "Доступные мне" на Диске. Они могут по-прежнему получать к нему доступ там или в папке «Недавние», но не смогут добавить его в «Мой диск» или на другой общий диск.

Создайте отдельные общие диски для групп, не являющихся участниками

Если вы делитесь многими файлами с одной и той же группой лиц, не являющихся членами, создайте отдельный общий диск и добавьте этих людей в качестве участников.

Пример

Работаете над проектом с внешним агентством? Создайте общий диск для членов внутренней команды и отдельный общий диск для внутренних и внешних сотрудников. Таким образом, вы можете запретить внешним участникам доступ к контенту только для внутреннего использования.

4.4 Ограничение общего доступа

Ограничить общий доступ извне или лицам, не являющимся членами

Для конфиденциальных файлов на общем диске участники с доступом администратора могут ограничить доступ к ним (не пользователям или людям за пределами вашей организации). Они могут указать, могут ли файлы быть:

Доступно пользователям, не принадлежащим к вашему домену.
Доступно пользователям, не являющимся участниками общего диска.
Загружено, скопировано или распечатано комментаторами и зрителями.

Защитить все файлы на общем диске:

Требуется доступ к менеджеру

Слева нажмите на общий диск, содержащий файлы, которые вы хотите защитить.
Вверху рядом с именем общего диска нажмите стрелку вниз "Настройки общего диска".
Нажмите «Изменить», чтобы установить любое из следующих разрешений:
- Обмен файлами с людьми за пределами вашей организации
- Обмен файлами с пользователями вашей организации, которые не являются участниками общего диска.
- Предоставление пользователям с комментариями и средствами просмотра доступа к загрузке, копированию или печати файлов.

Не добавляйте всю организацию на общий диск

Если контент не является узкоспециализированным, не используйте общий диск для всей организации.

Примеры

Что нужно сделать: создайте общий диск с офисными политиками для всех сотрудников американской компании.
Нельзя: создайте общий диск для всей международной компании, а затем добавьте папку с названием US Office Policies. Это может затруднить организацию и поиск на общем диске.

Управление членством в группах Google

Создайте группу в Google Groups, чтобы добавить людей на общий диск. Затем вы также можете отправлять группе еженедельные обновления по электронной почте и другие объявления. См. раздел Добавление участников и установка разрешений.

Учитывайте ограничения на общий доступ

Общий диск может включать большое количество отдельных участников и групп:

Вы можете добавить до 600 индивидуальных или групповых адресов электронной почты.
Группа может содержать до 50 000 участников.

Примечание. Группа и физическое лицо считаются одним участником. Если человек добавляется индивидуально и как член группы, он по-прежнему считается только одним участником.

4.5. Отслеживание изменений на общем диске

Для получения последних обновлений на общем диске перейдите в ленту активности, чтобы увидеть:

Изменения участников
Новые или удаленные файлы
Изменения в настройках общего диска
Кто и когда изменил файлы

Просмотр последних действий на общем диске:

Откройте Google Диск и слева выберите общий диск.
В правом верхнем углу нажмите Подробнее .
Нажмите "Активность".

Google, Google Workspace и связанные с ними знаки и логотипы являются товарными знаками Google LLC. Все остальные названия компаний и продуктов являются товарными знаками компаний, с которыми они связаны.

Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию G Suite Business и получите бесплатную поддержку администратора от сертифицированных специалистов Google по развертыванию.

Google Диск – это важнейший компонент, лежащий в основе работы с Google Workspace (G Suite).

С помощью Google Диска вы можете хранить все файлы, необходимые для информирования и вовлечения сотрудников, в единой безопасной среде. Более того, вы можете получить доступ к этим важным документам с любого устройства, а также редактировать и комментировать документы в команде.

Единственная проблема заключается в том, что чем больше члены вашей команды привыкают использовать Google Диск для хранения своей важной работы, тем больше беспорядка будет у вас в облаке. Очень скоро вы обнаружите, что на вашем Диске хранятся тысячи файлов, а это значит, что вам придется постараться, чтобы все было правильно организовано.

Хорошие новости?Google Диск имеет множество полезных функций, которые могут сэкономить вам время при организации вашего контента. Вы можете сделать все, от цветовой маркировки папок до создания отдельных рабочих пространств на основе того, что вы используете чаще всего.

Если на вашем Google Диске беспорядок, следующие советы помогут вам снова навести порядок.

Приступим.

Начните со структуры папок
Добавить цвет
Стандартизируйте свою систему
Обновите соглашения об именах
Используйте свои подпапки
Использовать представление списка и пометки
Регулярно проверяйте свой Google Диск
Попробуйте Google Workspaces
Освойте расширенный поиск
Используйте ярлыки

Лучший способ улучшить среду Google Диска – создать чистую структуру папок. Самый простой способ начать здесь — создать папку для каждой категории работы в вашем бизнесе. Вы также можете создавать подпапки для разных категорий.

Если в вашей системе Google Диска окажется работа, которая не попадает в отдельную категорию, вы можете использовать папку «без категорий» для дополнительных материалов. Просто убедитесь, что ваша папка без категорий не стала местом по умолчанию для всего вашего хранилища, иначе вы можете столкнуться с еще большим объемом информации.

После того как вы настроите все свои папки, поручите кому-нибудь из вашей команды просматривать эти папки раз в неделю и проверять, все ли там, где должно быть. Человек, проверяющий ваши папки, также должен иметь право добавлять новые папки и подпапки, когда это необходимо.

Разве вы не находите, что легче сортировать вещи, когда вы кодируете их цветом? К счастью, Google Диск позволяет вам маркировать папки цветом, чтобы просматривать документы было быстрее и чище. Например, работа отдела маркетинга может быть выделена синим цветом, а работа отдела продаж — красным. Это полностью зависит от вас.

Другой альтернативой может быть выделение папок в зависимости от времени выполнения работы. Например, апрель может быть оранжевым, а май — желтым. Таким образом, члены вашей команды могут мгновенно найти то, что им нужно, просто просканировав свой Диск, им даже не нужно беспокоиться о том, чтобы прочитать имена в ваших папках.

Чтобы изменить цвет папки на Google Диске, нажмите стрелку справа от имени папки, а затем выберите параметр «Изменить цвет».

Управлять кучей виртуальных документов и работать в быстро развивающемся бизнесе достаточно сложно. Последнее, что вам нужно, это чтобы ваша система стала еще более сложной, потому что вы имеете дело с файлами, разбросанными по разным платформам, таким как Google Диск, Evernote и Dropbox.

Убедитесь, что все ваши сотрудники согласны с тем, что вы собираетесь использовать Google Диск в качестве основного хранилища. Вы также можете импортировать элементы, которые вы хотите на свой Google Диск, из этих других систем, если хотите, чтобы вы могли быть уверены, что предыдущий контент не пропадет. Просто убедитесь, что вы очистили свои папки, прежде чем перемещать их на Google Диск. В противном случае вы получите еще больше беспорядка.

Сообщите своим сотрудникам, что если у них возникнут проблемы с системой Диска, они могут обратиться к вам за советом, а не просто использовать другой инструмент.

Изменение цвета папок может упростить поиск содержимого без чтения имен файлов. Однако это не означает, что вы должны отказаться от своих соглашений об именах. Подумайте, как вы собираетесь называть все свои документы, чтобы облегчить жизнь членам вашей команды. Например, если вы выполняете много работы в соответствии с приближающимися сроками и проектами, основанными на данных, может быть хорошей идеей указать дату на своем имени.

Например, у вас может быть папка с названием [Апрель] [Деловые встречи]. Если вам нужно несколько папок в течение одного месяца, вы можете добавить более точную дату к именам подпапок в вашей основной папке. Это позволяет членам вашей команды сразу находить нужную им категорию работы, а затем также переключаться в подпапку.

Если у вас уже есть много папок с плохими именами на вашем Google Диске, вам может потребоваться время, чтобы просмотреть все и изменить имена. Чтобы переименовать документ, выделите имя на Диске, затем щелкните три точки справа. Выберите здесь переименовать.

Подпапки имеют решающее значение для правильной организации вашего Google Диска.Наличие папки для всей работы, которую вы проделали в апреле, означает, что членам вашей команды будет легче находить нужную им информацию, требующую срочности. Однако если в апреле у вас были различные проекты, над которыми нужно было работать в области маркетинга, финансов, дизайна продукта и т. д., разделение этих документов на отдельные подпапки еще больше упростит поиск информации.

Ваша цель при организации папок на Google Диске должна заключаться в том, чтобы ваши сотрудники как можно меньше прокручивали страницы и выполняли поиск. Они должны иметь возможность найти то, что им нужно, с помощью быстрого поиска или пары щелчков мышью.

Просто будьте осторожны, не переусердствуйте с подпапками. Вам не нужна отдельная вложенная папка для каждой части работы, выполненной в течение месяца, который вы пытаетесь организовать. Если во вложенной папке есть только один или два файла, спросите себя, нужно ли это.

Если вам нужно быстро отсортировать файлы и папки, вы обнаружите, что гораздо проще использовать представление в виде списка, а не в виде сетки. Это связано с тем, что строка, в которой отображаются документы, меньше, а это означает, что вы можете сканировать больше файлов одновременно. Вы можете переключаться между сеткой и списком с помощью значка в правом верхнем углу Google Диска.

Помните, что вы также можете упростить поиск своего контента, помечая звездочкой файлы, которые не хотите потерять. Найдите имя файла, за которым вам нужно следить, затем щелкните его правой кнопкой мыши. Нажмите на часть меню с надписью «Добавить в избранное».

Когда звездочка будет применена к документу, к файлу будет добавлена яркая звездочка, помогающая выделить файл при сканировании документов. Вы также можете нажать на вкладку "Помеченные" в левой части страницы, чтобы увидеть сразу все документы, которые вы отметили звездочкой.

Не забудьте снять звездочки со своей работы, когда закончите работу над проектом, чтобы не загромождать свой Диск слишком большим количеством «специальных» документов.

Среди тысяч документов и папок, которые вы ежегодно загружаете на Google Диск, найдутся как минимум некоторые, от которых вы сможете избавиться через некоторое время. Старые документы для проектов, над которыми вы закончили работать несколько лет назад, можно удалить или переместить в папку «архив».

Каждый месяц выделяйте немного времени, чтобы просмотреть свои документы и убедиться, что вы избавились от всего, что вам не нужно. Если вы еще не уверены, что хотите избавиться от определенных файлов, поговорите об этом со своим менеджером. Возможно, вы можете создать отдельное место для хранения контента «на всякий случай».

Щелкните правой кнопкой мыши файл на Google Диске и нажмите «Удалить», чтобы удалить его.

Страница приоритетов Google Диска стала замечательным дополнением к G-Suite и отличным инструментом для тех, кто хочет оставаться организованным. Приоритет, расположенный над кнопкой «Мой диск», предоставит вам доступ ко всем важным файлам, которые вы использовали в последнее время. Вы также можете сделать свою приоритетную страницу домашней страницей по умолчанию для Google Диска.

Приоритет использует машинное обучение, чтобы определить, какие файлы вам, скорее всего, потребуются в следующий раз. Ниже приоритета вы также можете получить доступ к рабочим областям, что позволяет вам создавать коллекцию важных файлов в одном месте. Страница «Приоритет» поможет организовать ваши файлы в рабочие области. Хорошей новостью является то, что перемещение файлов в рабочую область не повлияет на их место хранения или разрешения. Вместо этого он просто дает вам возможность намного быстрее находить нужные документы.

В рабочих областях вы также сможете увидеть интеллектуальные предложения различных фрагментов связанного контента, которые вы можете сгруппировать вместе для упрощения организации.

Еще один важный инструмент, к которому нужно привыкнуть на Google Диске, — это функция расширенного поиска. Даже если вам сложно оптимизировать свой Google Диск, вы все равно можете положиться на современные поисковые решения Google, которые помогут вам.

Все, что вам нужно сделать, это ввести запрос в строку поиска в верхней части страницы, чтобы найти то, что вам нужно. Если вы хотите выйти за рамки основных параметров поиска, вы можете щелкнуть стрелку раскрывающегося списка, чтобы выполнить поиск по элементам в соответствии с такими фильтрами, как владелец, ключевые слова и даты.

Если вы точно знаете, когда ваш последний файл был изменен, вы также можете искать свои документы по времени.

Наконец, команда Google Workspace (G Suite) постоянно работает над улучшением того, как вы делитесь своим содержимым и упорядочиваете его на Google Диске.Это привело к недавнему анонсу Google Drive Shortcuts. Это файлы, которые действуют как указатели, чтобы помочь вам найти другие файлы в среде Google Диска. Вы можете размещать файлы ярлыков в любом месте на своем Google Диске, в том числе на общих дисках.

Сейчас общедоступные ярлыки позволяют вам управлять своим контентом с помощью быстрых ссылок на инструменты, которые могут понадобиться вашим сотрудникам больше всего. Например, вы можете создать ярлыки для своей политики маркетинга и продаж для членов вашей команды.

Удачи в организации диска

Есть большая вероятность, что ваш Диск не окажется заваленным беспорядком в течение дня, поэтому вам, вероятно, потребуется больше нескольких часов, чтобы во всем разобраться. Организация вашего Google Диска означает не только изучение того, как максимально эффективно использовать различные инструменты в среде Google, но и обеспечение правильных политик, которыми будут руководствоваться и члены вашей команды.

Хорошей новостью является то, что приведенные выше советы должны помочь вам устранить некоторые из наиболее распространенных проблем, возникающих при организации и поиске файлов. Если вы возьмете на себя обязательство регулярно обновлять и улучшать свою систему хранения, вы очень скоро окажетесь на пути к более чистому диску.

Все еще нужна помощь в использовании G-Suite? Ознакомьтесь с нашими руководствами здесь, в разделе "Администраторы приложений", или обратитесь к нам за индивидуальными услугами администратора уже сегодня!

Читайте также: