Чтобы создать тест в электронном формате на гугл диске, вам нужно
Обновлено: 21.11.2024
Собирайте и упорядочивайте большие и малые данные с помощью Google Forms. Бесплатно.
Бизнес
Понравившиеся вам Google Формы с повышенной безопасностью и контролем для команд.
Быстро получайте ответы
Планируйте свой следующий поход, управляйте регистрацией на мероприятия, организуйте быстрый опрос, соберите адреса электронной почты для новостной рассылки, создайте быстрый тест и многое другое.
Стильный опрос
Используйте свою фотографию или логотип, и Forms подберет нужные цвета для завершения вашей уникальной формы, или выберите тему из набора тщательно подобранных тем, чтобы задать тон.
Вопросы и ответы по-вашему
Выберите один из вариантов вопросов: от множественного выбора до раскрывающихся списков и линейной шкалы. Добавляйте изображения и видео с YouTube или полностью используйте разветвление страниц и логику пропуска вопросов.
Создавайте или отвечайте на ходу
Формы адаптивны, поэтому создавать, редактировать и отвечать на формы на больших и маленьких экранах легко (и красиво).
Организовано и проанализировано
Ответы на ваши опросы аккуратно и автоматически собираются в Формах с информацией об ответах и диаграммами в режиме реального времени. Или улучшите свои данные, просмотрев их все в Таблицах.
Поделиться
Пригласить людей:
Введите имена, адреса электронной почты.
Вы должны посетить паромное здание. Том
Создавайте его вместе Добавьте соавторов, чтобы все — друзья, одноклассники, коллеги — могли создавать ваш опрос вместе с вами, как и в Документах, Таблицах и Презентациях.
Поделиться с кем угодно Нажмите «Поделиться», и пусть кто угодно — друзья, одноклассники, коллеги или члены семьи — просматривают, комментируют или редактируют ваш документ.
Редактировать в режиме реального времени Когда кто-то редактирует ваш документ, вы можете видеть его курсор, когда он вносит изменения или выделяет текст.
Общайтесь и комментируйте Общайтесь с другими пользователями прямо внутри любого документа или добавляйте комментарий со знаком «+» к их адресу электронной почты, и они получат уведомление.
Начать сейчас
Готовы создать свой первый опрос? С Google Forms это бесплатно и просто.
Никогда не пропустите последние обновления и полезные советы по максимально эффективному использованию Документов Google.
Поскольку в наши дни почти все все больше и больше переходит в онлайн-сферу, образование, похоже, также следует этой тенденции. Для тех, кто посещает онлайн-курсы, чтобы получить степень, или для учителей, которым нравится давать своим ученикам онлайн-задания, теперь есть множество способов проверить или опросить людей в Интернете.
Эти методы хороши не только для учителей, например, их также могут использовать работодатели, которые хотят сузить свои списки кандидатов на новую должность до начала процесса собеседования. Хотите проверить знания программиста или кодера с помощью некоторых теоретических вопросов, прежде чем вы решите их нанять? Проведите для них онлайн-тест и узнайте, что они знают, прежде чем тратить время на индивидуальное собеседование с каждым кандидатом.
Онлайн-тестирование делает обучение проще и мобильнее, а технологии изменили способ оценивания и выставления оценок учащимся, что позволяет им проходить эти тесты и сдавать оценки, даже если они не могут прийти в класс.< /p>
Давайте рассмотрим два лучших способа проведения тестов и викторин, которые люди могут пройти в Интернете.
1) Документы Google (Формы)
Документы Google идеально подходят, потому что многие люди уже имеют учетные записи Gmail и регулярно ими пользуются. Это идеальный способ создавать тесты и викторины, которые затем можно легко встроить на веб-сайт для учащихся. В Документах Google также есть мгновенные отчеты, из которых вы узнаете, как только кто-то завершит выполнение теста.
Вот как создать тест в Документах Google.
<р>2. После входа в систему нажмите «Создать новый», а затем «Форма» в левом верхнем углу экрана. <р>3. Дайте вашему тесту имя, а затем введите информацию для вашего теста. Информационные поля спроектированы таким образом, чтобы вам было легко создать тест, а всем, кто его проходил, чтобы понять его. <р>4. Теперь добавьте вопросы. Все очень просто и удобно в использовании. Вы можете указать вопрос, помочь с вопросом, выбрать тип вопроса (текст, множественный выбор и т. д.), а затем ввести ответ. Для каждого нового вопроса, который вы хотите создать, все, что вам нужно сделать, это нажать «Добавить элемент» в верхнем левом углу, а затем добавить нужный тип вопроса. <р>5. Если вы хотите сделать вопросы с множественным выбором, вам нужно нажать «Множественный выбор» в кнопке «Добавить элементы».Если вы хотите сделать больше вопросов с несколькими вариантами ответов, вы можете просто продублировать их, щелкнув значок «Дублировать», который расположен справа, между значками «Карандаш» и «Корзина». Как только вопрос будет продублирован, просто измените название вопроса и параметры на нужные вам. <р>6. Какой бы вопрос вы ни хотели, продолжайте добавлять их, либо нажав «Добавить элемент» и создав новый тип вопроса, либо нажав значок «Дублировать», чтобы сделать вопрос таким же, как последний, который вы сделали. Ответив на вопрос, нажмите «Готово» и перейдите к следующему. <р>7. Обязательно установите флажок «Сделать этот вопрос обязательным», чтобы человек, проходящий тест, должен был на него ответить. Если вы не отметите этот флажок, то сможете просто пропустить вопрос и перейти к следующему, не отвечая на него. <р>8. Как только вы закончите, вы можете сохранить викторину. Если кнопка "Сохранить" уже неактивна, это означает, что Google уже сохранил тест, что он делает автоматически. <р>9. Если вы хотите сделать свои тесты более привлекательными, интересными или красочными, вы можете нажать кнопку "Темы" и выбрать другую тему и другую цветовую схему. <р>10. После того, как вы закончите и будете готовы отправить его, вы можете либо отправить его тестируемым по электронной почте, либо встроить тест на свой веб-сайт и предоставить им ссылку.2) Microsoft Excel
Excel – еще один отличный инструмент для тестов, потому что почти у всех, у кого есть компьютер, есть Excel или какая-либо совместимая программа для работы с электронными таблицами. Создать тест несложно даже для новичков в Excel, и его можно легко разослать по электронной почте, так как размер файла будет совсем небольшим. Excel выглядит так, как будто он был создан для создания викторин, потому что представление в виде столбцов действительно идеально подходит для таких вещей.
Вот как вы можете создать тест в Excel.
<р>1. Сначала откройте чистый лист в Excel. Для правильного теста вам понадобятся четыре столбца: столбец A будет для вопросов, столбец B для ответов, столбец C для определения правильности ответа и столбец D для оценок. <р>2. Введите вопросы в столбец А, один за другим сверху вниз. <р>3. Оставьте столбец B пустым, потому что именно в него позже будут введены соответствующие ответы тестируемым. <р>4. Напишите необходимую формулу в столбце C, чтобы баллы отображались автоматически. Введите в столбец C следующее: = ЕСЛИ (B1 = «», «», ЕСЛИ (B1 = «ответ», «Правильно», «Неправильно»)), замените «ответ» на правильный ответ на ваш вопрос. И B1 следует менять на B2, B3 и т. д. для каждого нового вопроса и ответа по мере продвижения вниз по столбцу. <р>5. Если тестируемый помещает правильный ответ в столбец B, отображается «Правильно». Если отправлен неверный ответ, то, естественно, появится надпись «Неправильно». <р>6. Если вы заинтересованы в оценке ответов, формула, которую следует поместить в столбец D: = ЕСЛИ (C1 = «Правильно», 1, 0). Не забывайте увеличивать число по мере прокрутки столбца вниз. <р>7. Если вы хотите отобразить общий балл, вам нужно сделать еще один шаг. Если вы дадите человеку 20 вопросов от A1 до A20, вам нужно ввести это в D21: =СУММ(D1:D20). <р>8. Теперь, когда уравнение для общей суммы баллов работает, ваш тест должен быть готов к работе.Комплект онлайн-офисов и служба хранения Google теперь являются предпочтительным инструментом для многих. Узнайте почему.
Поднимите руку, если вы помните Writely. В августе 2005 года компания Upstartle, состоящая из четырех человек, запустила онлайновый текстовый процессор, воспользовавшись новой на тот момент технологией браузера под названием AJAX. Это позволило пользователям мгновенно сохранять и извлекать контент, сгенерированный в браузере, но сохраненный на сервере. И это сработало так хорошо, что менее чем через год Google купила Upstartle. В то время такой продукт, как Writely, был уникальным (программное обеспечение не поставлялось на компакт-диске) и считался авантюрой.
Перенесемся на сегодняшний день. Набор онлайн-офисных инструментов Google только растет и совершенствуется. Теперь под эгидой Google Диска вы найдете службу управления файлами и их хранения, а также различные веб-приложения и мобильные приложения. К ним относятся: текстовый процессор (Документы или Writely, все по-взрослому), электронные таблицы (Таблицы), презентации (Слайды), рисунки и формы.
Это полный набор инструментов, который теперь превосходит гораздо более зрелый пакет Microsoft Office. на самом деле, Google Диск, возможно, побудил Microsoft создать онлайн-версии Word, Excel и PowerPoint для работы со своей службой хранения/синхронизации OneDrive.
Компании могут использовать G Suite, версию Google Диска со всем хранилищем и инструментами, а также интеграцию Gmail, Календаря, Сайтов и многого другого под собственным доменным именем.Цены начинаются с 6 долларов США на пользователя в месяц за 30 ГБ онлайн-хранилища на пользователя; некоммерческие организации и учебные заведения могут получить его бесплатно.
Диск — наш выбор редакции для продуктивной работы в офисе — это серьезный набор инструментов для серьезной (или веселой) работы, причем все они совершенно бесплатны. Потребители платят только за дополнительную память. Но стоит знать больше, чем просто основы. Вот как максимально эффективно использовать Google Диск.
Хранилище файлов вроде как бесплатно
Каждая личная учетная запись Google Диска, которую вы получаете, если у вас есть какая-либо служба Google, например Gmail или Google Фото, имеет 15 ГБ бесплатного хранилища. Вы всегда можете обновить его через Google One, но имейте в виду: только неродные файлы, такие как файлы Microsoft, PDF-файлы или изображения, занимают эти 15 ГБ. Создаваемые вами файлы Google Doc/Sheets/Slides не учитываются в отведенном вам пространстве Google Диска.
Синхронизировать все ваши файлы
Google Диск синхронизируется между устройствами, поэтому вы можете запустить проект на ПК и продолжить его на телефоне, планшете или домашнем ноутбуке. И он работает с любыми документами, а не только с собственными документами, таблицами и слайдами. Установите программу Google Backup and Sync на рабочий стол, чтобы автоматически создавать резервные копии файлов с компьютера, камеры или SD-карт на Google Диске.
Однако это аспект Google Диска, который, скорее всего, израсходует 15 ГБ бесплатного хранилища, поскольку он обслуживает другие типы файлов. Если вы закончите, вам, возможно, придется заплатить за дополнительное хранилище через Google One. Но варианты начинаются с 1,99 доллара в месяц (или 19,99 доллара в год) за 100 ГБ. Даже 2 ТБ стоит всего 10 долларов США в месяц или 99,99 долларов США в год.
Хорошо сотрудничать с другими
Название игры с Документами Google — "сотрудничество". Неважно, используете ли вы ноутбуки, планшеты или смартфоны, над документом одновременно может работать несколько человек — до 50 человек одновременно.
Чтобы следить за тем, что сделали ваши друзья, родственники и/или коллеги, просмотрите историю изменений, выбрав «Файл» > «История версий» > «Просмотреть историю версий». (Или нажмите «Все изменения, сохраненные на диске» вверху, если он отображается.) Список справа покажет вам, кто и когда обновлял документ; щелкните имя, чтобы увидеть, что они сделали. Дайте разным версиям разные имена, чтобы их было легче отслеживать. Нажмите кнопку в правом верхнем углу, чтобы просмотреть только названные версии.
Исправить как в Microsoft Word
Что, если вы хотите, чтобы исправления выглядели так же, как при отслеживании изменений в документе Microsoft Word? Документы поддерживают функцию «Предлагать изменения». Нажмите кнопку «Редактирование» (со значком карандаша) рядом с кнопками «Комментарии» и «Поделиться». Вы получите меню, позволяющее редактировать, вносить предложения (с видимыми отслеживаемыми изменениями, которые вы или другие пользователи можете принять позже) или просматривать окончательный вариант документа.
Найти соавтора
Если вы не можете вспомнить название нужного документа, но можете вспомнить, кто поделился им с вами, нажмите «Мне предоставлен доступ» в левом меню Google Диска. Вы получите список всех документов, которыми люди поделились с вами. Если список слишком длинный для анализа, введите имя соавтора в поле поиска вверху.
Сделать документ общедоступным
Чтобы стать частью совместной работы, документ должен быть опубликован. Ограничение — 200 человек, но если более 50 соавторов попытаются отредактировать документ, опоздавшие смогут только просмотреть изменения.
Владельцы документа могут указать, у кого есть права на редактирование. Но чтобы избежать хлопот, сделайте документ общедоступным. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу, перейдите в «Дополнительно», затем нажмите «Изменить» в разделе «У кого есть доступ». Выберите общедоступный в Интернете или любого, у кого есть ссылка; некоторые клиенты G Suite могут сделать свои документы доступными только для всех в своей организации.
Общедоступные документы доступны для поисковых систем. и Google тоже владеет одним из них.
Установить уровень доступа
Когда вы обмениваетесь всеми документами, вы можете подумать, что все равны. Не так. Существует четыре уровня доступа к документам. Владельцы могут делать с файлом что угодно — даже удалять его — и приглашать других соавторов. Редакторы, конечно, могут редактировать, но приглашать других соавторов только с разрешения владельца. Зрители видят, что происходит. Комментаторы могут видеть его, а также оставлять комментарии. Читатели и комментаторы могут делать копии документов, поэтому не думайте, что документы "защищены".
Общайтесь во время совместной работы
Google Диск показывает ваших коллег по работе над документом в правом верхнем углу. Вы можете оставлять встроенные комментарии или вопросы для конкретных людей во время работы, но вы также можете отправить им мгновенное сообщение. Щелкните пузырек чата рядом с заголовками чатов соавторов и введите свое сообщение. Однако это не личное сообщение. Все остальные участники документа также могут видеть ваше обсуждение.
Используйте дополнения
Существует множество надстроек, которые могут расширить функциональные возможности, которые вы уже получаете бесплатно в Документах и Таблицах. Найдите или активируйте их, щелкнув Надстройки > Получить надстройки при редактировании документа.
Подружитесь с приложениями
Не путать с надстройками. Существует также ряд приложений Google Диска — полностью веб-приложений, которые можно связать со своим Диском Google. Есть некоторое совпадение с надстройками — вам, вероятно, не нужно приложение HelloFax и надстройка. Но приложения, которые можно найти в Интернет-магазине Chrome, упрощают дополнительное редактирование в другом месте.
Загрузить с помощью перетаскивания
В интерфейсе Google Диска есть большая кнопка "Создать" для создания новых файлов. Это также то, как вы загружаете файл или папку. Пропустите эту часть — перетащите файлы из проводника Windows или macOS Finder прямо в список файлов на Google Диске. В нижней части экрана браузера вы увидите облачко со стрелкой вверх, указывающее, что вы можете отпустить файл, который перетаскиваете, чтобы поместить его прямо на Диск.
Ссылки для быстрого создания
Использовать Companion для запуска рабочего стола Windows
Расширение Drive Companion для Google Chrome удовлетворяет особую потребность: разбивает ваши запущенные документы/слайды/таблицы Google Диска на всплывающие окна браузера, которые выглядят как специальная программа на рабочем столе. В Windows всплывающие окна даже получают значок Google Диска на панели задач, так что вы можете легко вернуться к нему. Новое окно можно запустить с пустым документом или открыть существующий.
Доступ к файлам на Диске в автономном режиме: рабочий стол
Обычно вы получаете доступ к файлам, хранящимся на Google Диске, когда ваш браузер подключен к Интернету. Но в тех случаях, когда Wi-Fi недоступен, Google Диск поддерживает автономный доступ.
Сначала установите расширение Google Docs Offline для Chrome (это работает только в браузере Google), а затем перейдите в настройки Google Диска. Установите флажок «Создавать, открывать и редактировать последние файлы Google Docs, Sheets и Slides на этом устройстве в автономном режиме». Это активирует службу, но вам нужно будет выбрать, какие файлы вы хотите использовать в автономном режиме. Перейдите на drive.google.com, щелкните правой кнопкой мыши нужный документ (нажмите Shift/Ctrl или Command для нескольких файлов) и включите параметр "Доступно в автономном режиме".
Доступ к файлам на Диске в автономном режиме: мобильный
Если вы хотите работать с файлом Google Диска на своем смартфоне, но у вас нет доступа к Интернету, заранее настройте доступ к файлу в автономном режиме. Откройте файл «Документы», «Презентации» или «Таблицы», коснитесь трехточечного меню ( ) в правом верхнем углу и установите переключатель рядом с «Доступно в автономном режиме». При следующем подключении к Интернету все внесенные вами изменения будут снова синхронизированы с Google Диском.
Сохранить на будущее с помощью Google Диска
Evernote — это онлайн-хранилище всех ваших цифровых материалов. Вы можете использовать Google Диск аналогичным образом. Расширение Google Chrome под названием «Сохранить на Google Диске» позволяет с легкостью сохранять почти все, что вы видите в Интернете, в папку на Google Диске. Однако есть некоторые предостережения. На самом деле вы не можете сохранить только хорошие текстовые части страницы — вы можете сохранить только ее представление в виде файла PNG, весь исходный код HTML или сохранить его как документ Google (что приведет к сбросу форматирования). Щелкните правой кнопкой мыши изображение, и вы можете сохранить только это. Для серьезной экономии информации придерживайтесь Evernote, OneNote или Pocket.
Прямой обмен документами через Gmail
Если вы используете Gmail и Google Диск, вам повезло: вам больше никогда не придется прикреплять документы. Это означает, что вы никогда не превысите ограничение в 25 МБ для прикрепленных файлов — вместо этого отправляйте файлы размером до 10 Гигабайт.
Сначала файлы необходимо загрузить в хранилище Google Диска. Вставьте файлы в сообщение Gmail, щелкнув значок Google Диска ( ) в нижней части экрана создания сообщения электронной почты. Если файлы находятся на вашем жестком диске, перетащите их с вкладки «Загрузить».
Использовать отдельные мобильные приложения для редактирования
Google уже давно предлагает приложение "Диск" для iOS и Android, но редактирование файлов было неоднозначным, поэтому Google переместил эту функцию в отдельные приложения для Документов (iOS, Android), Таблиц (iOS, Android) и Слайды (iOS, Android). Приложение Drive продолжает обеспечивать доступ и просмотр сохраненных файлов; когда вам нужно отредактировать, он перенаправит вас к одному из других приложений, если они установлены.
Преобразовать в формат Google Документов
Вы можете добавить практически любой файл на Google Диск для хранения, но как вы будете работать с ним после того, как он будет загружен? Преобразование файла в формат Google Docs, Sheets или Slides довольно просто. Загрузите файл и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы выбрать «Открыть с помощью». Появится подменю с вариантами, позволяющими изменить, например, документ Word на документ Google. Будет создана копия, а исходный файл останется нетронутым.
Вы также можете использовать расширение Office Editing for Docs, Sheets & Slides Chrome для редактирования любых документов Office, которые вы перетаскиваете в браузер. Затем вы можете сохранить их в исходном формате или сохранить в формате Google Диска для экономии места.
Превратить все изображения/PDF в текст
Если вы хотите, чтобы каждый элемент, который вы загружаете на рабочий стол, даже PDF-файлы, преобразовывался в текст, который вы можете редактировать как документ Google, перейдите на Google Диск (не в Документы) на рабочем столе, щелкните значок шестеренки ( ) вверху и выберите Настройки. Во всплывающем окне установите флажок рядом с Конвертировать загрузки. Загрузка файлов может занять немного больше времени, но оно того стоит. В итоге вы получите документ Google со вставленным изображением и редактируемым текстом ниже.
Сканировать с помощью мобильного приложения
Одной из уникальных функций мобильного приложения Google Диска (которой нет в отдельных приложениях "Документы" и "Таблицы") является возможность загрузки изображения. Почему ты бы так поступил? Слова на изображении сканируются Google и становятся доступным для поиска текстом. Он отлично подходит для фотографирования рецепта, меню, часов работы магазина — всего, что вам нужно будет найти позже, но не хочется перепечатывать. (Однако приложение для iOS не делает текст редактируемым с помощью OCR — это работает только на рабочем столе или на Android.)
Сбор данных от других
Единственное приложение в коллективе Google Диска, которому не уделяется много внимания, — это Forms, но оно удобно. Думайте об этом как о своем личном SurveyMonkey. Настройте опрос, обзор, что у вас есть, и поделитесь этим. Собранные данные вставляются в файл электронной таблицы Sheets. Формы создаются так же совместно, как и любой документ. Формы поддерживают индикаторы выполнения (чтобы показать респондентам, сколько времени им осталось до завершения), изображения и видео на YouTube.
Рисовать в Документах
Приложение "Рисунки" на Google Диске не предназначено для редактирования фотографий. Но его можно использовать для создания графики. Если вам нужно что-то из этого креативного изображения в документе, оно у вас есть. В Документах, Таблицах или Слайдах выберите «Вставка» > «Рисунок» > «+Создать» — вы получите уменьшенную версию приложения «Рисование», в которую можно легко добавить свое искусство. Если у вас уже есть сохраненные изображения, созданные на Диске, выберите «Рисунок» > «С диска» в меню «Вставка».
Перейти в полноэкранный режим (дважды)
Нужно немного свободного времени для письма? Выберите «Вид» > «Во весь экран», чтобы избавиться от меню приложений и панелей инструментов вверху (нажмите клавишу Esc, чтобы вернуть их). Нажмите F11 в полноэкранном режиме, чтобы скрыть меню браузера, и еще раз, чтобы они вернулись.
Панель исследований содержит дополнительные сведения
Когда у вас есть голова на паре над проектом и ограниченное пространство на экране, последнее, что вы хотите сделать, это уйти со страницы, чтобы выполнить поиск. Панель исследований (доступная только в Документах) решает эту проблему. Щелкните Инструменты > Исследовать (или Ctrl+Alt+Shift+I), чтобы получить к нему доступ. Это позволяет легко вставить в документ ссылку на сноску, которая ссылается на результаты. Используйте Ctrl+Shift+Y, когда ваш курсор находится на определенном слове, и панель показывает определение. Вы даже можете использовать панель «Обзор» для вставки найденных изображений.
Вставить ссылки с поиском
Вставить ссылку в документ Google очень просто. Выделите текст, щелкните значок цепочки или нажмите Ctrl-K, и появится всплывающее меню, куда вы можете вставить URL-адрес. Но если у вас еще нет URL-адреса для ссылки, Google найдет его для вас, поскольку поиск Google интегрирован. Сначала он будет искать по выделенному вами термину. Если это не сработает, введите другой запрос — он не изменит текст документа. Как только вы найдете понравившуюся ссылку, щелкните ее, чтобы мгновенно вставить.
Просмотреть каждый ярлык
Используйте сочетания клавиш, и вы станете богом Google Диска. Кроме того, что они собой представляют и как их найти? Независимо от того, в каком приложении Диска вы находитесь, даже на главной странице Google Диска, просто нажмите Ctrl+/, и контекстное меню покажет все доступные варианты клавиатуры.
Перевод на лету
У вас есть документ на иностранном языке? Загрузите его на Google Диск, откройте его (как документ Google), нажмите «Инструменты» > «Перевести документ». Вы получите дубликат документа на выбранном вами языке.
Голосовой ввод в Документах
Откройте новый пустой файл Документа Google для обработки текста на рабочем столе, и, если на вашем компьютере есть микрофон, у вас есть возможность голосового ввода. Найдите его в меню «Инструменты» или нажмите Ctrl+Shift+S. Он помещает значок микрофона рядом с документом — нажмите на него, чтобы говорить, и то, что вы говорите, появляется в документе. Значок микрофона становится красным и обводится контуром цели, когда он вас слышит.
За последние несколько лет Google много сделал для улучшения распознавания голоса и диктовки, и это работает очень хорошо. Не только для записи того, что вы говорите (включая основные знаки препинания — например, произнесите «точка» в конце предложения), но также для внесения исправлений и изменений форматирования с помощью голоса и навигации по документу, не касаясь мыши. Список поддерживаемых языков выходит далеко за рамки только американского английского. Это, однако, поставит на цензуру ваши ругательства звездочками — вам нужно будет перепечатать эту чушь позже.
Совершенствуйте поиск файлов
Ищете определенный файл или документ на Google Диске? У Google есть поиск, поэтому обычно это легко. Если вам нужно выполнить расширенный поиск, откройте параметры с помощью стрелки вниз в поле поиска.Оттуда ищите по типу файла, владельцу, отмечен ли он звездочкой или в корзине, когда последний раз изменялся, кому он был предоставлен и т. д.
Еще лучше использовать обработку естественного языка при поиске на Диске. Это означает, что вы можете пропустить эзотерические операторы поиска и попробовать что-то вроде "найти протоколы моих совещаний по продажам за июль прошлого года".
Раскрасьте папки
Это помогает поддерживать порядок в папках, но иногда вы просто хотите привлечь внимание к наиболее часто используемым папкам, например, с помощью выбора цвета. Google Диск предлагает широкий выбор. Щелкните правой кнопкой мыши любую папку и выберите «Изменить цвет», чтобы открыть меню.
Получить новый Outlook
Защитить определенные ячейки
Вы можете настроить защиту всего рабочего листа в Google Таблице, выбрав Инструменты > Защитить лист, даже если вы предоставляете общий доступ к листу. Однако еще более детализированной и полезной является возможность защищать только разделы данных. В разделе «Данные» > «Защитить листы и диапазоны» вы можете установить диапазон ячеек, который никто, кроме вас или избранных вами, не может трогать.
Найти другие шрифты
Наведите порядок на диске
Если вы являетесь серьезным пользователем Google Диска, вы, вероятно, занимаетесь им достаточно долго, чтобы превратить содержимое вашего Диска в запутанный беспорядок. Если это так, ознакомьтесь с 7 простыми шагами по очистке вашего Google Диска.
информационный бюллетень с советами экспертов по максимально эффективному использованию вашей технологии.","first_published_at":"2021-09-30T21:23:24.000000Z","published_at":"2021-09-30T21:23:24.000000Z ","last_published_at":"2021-09-30T21:23:13.000000Z","created_at":null,"updated_at":"2021-09-30T21:23:24.000000Z">)" x-show="showEmailSignUp ()">
Нравится то, что вы читаете?
Подпишитесь на информационный бюллетень с советами и рекомендациями, чтобы получить советы экспертов, чтобы максимально эффективно использовать свои технологии.
Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.
В Mojo мы полагаемся на инструменты для совместной работы и приложения для повышения производительности, чтобы делать больше в течение дня. Мы используем различные приложения, такие как Basecamp, Pivotal, Slack и Dropbox, для общения и обмена файлами, заметками и задачами. А как насчет совместного редактирования документов? Мы подготовили для вас это подробное руководство.
Мы используем Google Workspace (ранее GSuite, также известный как Google Apps), и одним из наших любимых приложений является Google Docs. Документы Google – это приложение для обработки текстов, предназначенное для рабочих групп, которое входит в состав набора приложений и позволяет очень легко создавать и управлять документами в Интернете.
Так зачем вам использовать Документы Google?
Просто: совместная работа. Я уверен, что вы испытали неуклюжий, разочаровывающий процесс редактирования документа Word по электронной почте между одним или несколькими людьми. Отслеживайте изменения, пересылайте файл по электронной почте, принимайте изменения, пересматривайте, возвращайте по электронной почте. и т.д. У кого самая последняя версия? Где самая последняя версия? По моему опыту, это противоположно упорядоченному процессу.
Документы Google устраняют эти неудобства и добавляют действительно классные функции для совместной работы, которых просто нет в Word, например комментирование в режиме реального времени, но мы вернемся к этому через минуту.
Но по опыту мы знаем, что в этом поезде находятся не все. Работа в Документах Google по-прежнему незнакома многим людям.
Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, чтобы знать, как пригласить кого-то редактировать документ Google, и убедиться, что человек, которого мы спрашиваем, знает, как редактировать его. . Это случалось несколько раз — мы отправляем кому-то документ Google (доступ к которому осуществляется по ссылке) только для того, чтобы он сохранил его или вставил в документ Word и отправил обратно нам со своими изменениями. Это противоречит цели совместной работы над документами, но происходит потому, что получатель просто не знаком с тем, как работает документ Google.
В этом посте мы обсудим, как создать документ, как пригласить кого-то для редактирования Документа Google и все промежуточные шаги.
Как создать документ Google
Чтобы создать документ, сначала перейдите в интерфейс Google Диска. Диск — это место, где хранятся все ваши документы G Suite.После того, как вы вошли в свою учетную запись Google (либо через Gmail, либо через учетную запись Google Apps для бизнеса), вы можете получить доступ к своим приложениям несколькими способами, но один из простых способов — найти этот значок в верхней части экрана.< /p>
Нажмите "Диск", и вы увидите список всех ваших текущих документов. Если вы ничего не создали, на экране не будет документов.
Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку "Создать", и вы увидите несколько вариантов:
Диск имеет знакомые инструменты управления файлами, такие как добавление новой папки или загрузка папки целиком. Отсюда вы можете создать новый документ. Вы также можете создать новую электронную таблицу (Таблицы, как в Excel) или презентацию (Слайды, как в PowerPoint), но пока мы будем использовать стандартный документ.
После создания нового документа вверху появится пустая страница со стандартным набором инструментов для обработки текста.
Первое, что вам нужно сделать, это назвать свой документ. Сделайте это, щелкнув слова «Документ без названия» вверху и дав ему новое имя. Обратите внимание, что он автоматически сохраняется по ходу работы.
Теперь вы готовы писать! Вы можете обращаться с ним так же, как с обычным документом Word. Введите и отформатируйте.
Кроме того, ваш документ хранится в облаке, что означает, что вам не нужно беспокоиться о его сохранении на компьютере или его потере. Он постоянно автоматически сохраняется, поэтому все, что вам нужно сделать, чтобы вернуться к нему, — это открыть веб-браузер, перейти на Google Диск и щелкнуть по нему. Легко!
Сотрудничество
Теперь, когда вы создали документ, пришло время увидеть, в чем действительно хороши Документы Google. Давайте создадим сценарий, который может быть вам знаком. Вы работаете над документом, который требует отзывов и комментариев от других сотрудников вашего офиса. Итак, вы составляете отчет в виде документа Word и отправляете его по электронной почте группе из четырех человек с примечанием: «Пожалуйста, дайте мне ваши изменения». Затем каждый человек делает заметки и изменения в документе и отправляет его по электронной почте. Теперь у вас есть пять разных версий, которые нужно объединить в одну. Уф!
Документ Google избавляет от этой головной боли. Все, что вам нужно сделать, это «поделиться» документом со своими коллегами и попросить их внести изменения непосредственно в тот же документ. Теперь вы работаете над одним документом, а не над пятью разными документами.
Для этого нажмите кнопку "Поделиться" в правом верхнем углу.
Вы увидите экран общего доступа, на котором представлено множество параметров. Мы рассмотрим несколько наиболее часто используемых вариантов публикации.
<р>1. Поделитесь с людьми за пределами вашей компанииПолучите ссылку, которой можно поделиться. Вот хитрость, которая сэкономит вам ТОННУ времени, не говоря уже о слезах и головной боли. Если вам нужно поделиться этим документом с кем-то за пределами вашей компании, у которого может быть или не быть учетной записи Google, это то, что вам нужно. Нажмите «Получить ссылку для общего доступа».
Затем вам нужно выбрать «Все, у кого есть ссылка», а ниже вы можете выбрать уровень доступа (может просматривать, редактировать и т. д.).
Теперь нажмите Сохранить. Вы сделали документ доступным для всех, у кого есть эта конкретная ссылка.
Теперь скопируйте ссылку и можете отправить электронное письмо человеку или группе, с которыми вы хотите сотрудничать. Эта функция очень удобна, когда вы знаете, что кто-то не обязательно использует Google Apps или не знаком с входом в систему для доступа к Документу Google.
<р>2. Ограниченный доступ для большей безопасности
Приведенный выше пример позволит любому получить доступ к документу, если у него есть ссылка.Если вы хотите поделиться документом только с определенным человеком и хотите гарантировать, что никто другой не сможет получить к нему доступ, используйте этот метод. Просто помните, что у вас могут возникнуть проблемы на другом конце, если у человека, которого вы приглашаете, нет аккаунта Google, прикрепленного к электронному письму, которое вы отправляете.
Убедитесь, что обмен ссылками отключен и отправлен на определенные адреса электронной почты. Вы по-прежнему можете управлять уровнями доступа здесь, а также отправлять приглашения и личные сообщения непосредственно отдельным лицам. Нажмите "Отправить", и они получат уведомление по электронной почте.
Обратите внимание, что если вы начнете вводить адрес электронной почты, который уже есть в вашем списке контактов, он будет автоматически дополнен полным именем, поэтому вы можете просто выбрать их из списка, как показано выше. В противном случае вы можете просто ввести весь адрес электронной почты. Разделяйте несколько адресов электронной почты запятой.
Также обратите внимание, что по умолчанию вы приглашаете людей редактировать документ, хотя вы можете изменить доступ только для просмотра. Если выбран вариант «Редактировать», это означает, что приглашенные вами люди смогут вносить изменения. Однако не волнуйтесь. вы всегда можете отменить их изменения (подробнее об этом позже).
И что теперь? Теперь приглашенные вами люди получат электронное письмо со ссылкой на документ.
Совместная работа в Google Документах в режиме реального времени
Теперь они могут просто щелкнуть ссылку, чтобы перейти к документу и отредактировать его прямо в Интернете. Итак, что означает совместная работа в Google Документах в режиме реального времени?
Вот что интересно: они могут вносить все необходимые изменения одновременно, и каждая версия отслеживается и сохраняется автоматически. Кроме того, вы можете сравнить и вернуться к любой более ранней версии. Люди также могут добавлять комментарии к документу, чтобы оставить отзыв, не редактируя его.
Пока люди редактируют документ, вы можете видеть его в режиме реального времени. Вы сможете увидеть, кто просматривает его, по их значку в правом верхнем углу, и вы сможете увидеть, кто какие изменения вносит в режиме реального времени. Здесь вы можете видеть, что Эми редактирует, а на втором изображении ниже Эми ушла, но теперь Эбби находится в документе. Если бы они были там все трое одновременно, появились бы все три значка.
Как вернуться и просмотреть историю изменений
Если вы хотите просмотреть всю историю изменений документа, перейдите в меню "Файл" и выберите "Просмотреть историю изменений".
Тогда вы сможете отслеживать каждое изменение. Вы увидите список всех различных версий вместе с отметками времени и авторами изменений.
Нажав на версию, вы увидите эту версию документа. Если вы хотите вернуться к предыдущей версии, вы можете «восстановить» эту версию.
Это моя любимая часть Документов Google: совместная работа в режиме реального времени и возможность вернуться к любой версии документа в любое время.
Как видите, использование Документа Google для совместного редактирования — очень эффективный процесс. Это означает, что все редактируют только один документ; все всегда видят последнюю версию; и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются. Кроме того, для еще большей гибкости его можно редактировать с планшетов и мобильных устройств.
Сохранить в разных форматах
Вы или ваши коллеги-редакторы можете в любое время загрузить копию документа в другом формате, например Word или PDF. Перейдите в «Файл» и выберите «Загрузить как», чтобы экспортировать документ в другом формате.
Способы совместной работы с Документами Google
Возможно, вы получили представление обо всех способах использования этого инструмента, но я хочу поделиться несколькими конкретными примерами использования из нашего опыта. Вы можете предоставлять общий доступ к документам внутри своей организации (через Google Apps) или пользователям за пределами вашей организации.
Некоторые способы использования этого замечательного инструмента включают в себя:
- Сбор отзывов. Составьте в своем офисе меморандум или правила, требующие группового отзыва.
- Повестки дня: создайте повестку дня и поделитесь ссылкой в приглашении Календаря на предстоящую встречу.
- Протокол встречи: делайте заметки во время встречи и делитесь документами с участниками.
- Данные отдела продаж. Поделитесь таблицей Google со своим отделом продаж и попросите их обновлять статистику.
- Совместная работа над контентом в команде: начните с плана, соберите отзывы от команды и продолжайте развивать то, что вы пишете.
- Планирование совета или комитета: работа в группах при работе в совете или комитете.
Возможности безграничны. Каждый раз, когда вам нужно совместно работать над документом с кем-то еще, вполне возможно, что Google Doc — это инструмент, который вам нужен. Некоторые другие преимущества включают в себя:
- Совместимость. Работает на Mac, ПК, iPad, мобильных устройствах и не требует программного обеспечения.
- Облачное хранилище. Ваш документ хранится в облаке, поэтому он доступен в любом месте и не потеряется.
- Экономит время: намного проще, так как нет необходимости пересылать вложения по электронной почте туда и обратно.
Мы в SpinWeb считаем, что Google Docs — это отличное место для хранения незавершенных материалов. Мы не относимся к нему как к постоянному дому для доктора; скорее, мы используем его как поток рабочих документов, которые в конечном итоге могут быть экспортированы в более постоянный дом, например, в Dropbox. Это отличное место для совместной работы и творчества, не сохраняя кучу файлов на вашем компьютере.
Надеюсь, это дало вам хорошее представление о преимуществах совместной работы с Документами Google.
Стефани Фишер
Стеф возглавляет нашу команду по доставке клиентов и одержим обеспечением качества работы, созданием эффективной машины и освоением инструментов и дисциплин для достижения успеха для наших героев. Дома она любит слушать подкасты о реальных преступлениях, играть со своими дочерьми и двумя мопсами и петь в местной рок-группе со своим мужем.
Читайте также: