Что такое список в электронной таблице Excel

Обновлено: 21.11.2024

Знание того, как создать маркированный список в Excel, может помочь вам упорядочить ключевые моменты или шаги в инструкциях.

Создавать маркированные списки в Excel не так просто, как в Word. В пользовательском интерфейсе ленты нет кнопки маркера, так как же добавить их в электронную таблицу? К счастью, вам не нужна кнопка прямого доступа, чтобы создать маркированный список в Excel.

Электронная таблица Excel уже представляет собой огромный список. Итак, все, что вам нужно добавить к нему, чтобы создать маркированный список, — это маркеры. В этой статье мы рассмотрим 7 способов создания маркированного списка в Excel.

1. Создайте маркированный список с помощью сочетаний клавиш

Самый простой способ создать маркированный список — использовать клавишу Alt, чтобы добавить в ячейку символ маркера. Если удерживать клавишу Alt и вводить код на цифровой клавиатуре, код преобразуется в символ.

Выберите ячейку, в которую вы хотите добавить маркер.
Нажмите Alt + 7 или Alt + 0149, чтобы выделить сплошной маркер, или Alt + 9, чтобы выделить пустой.

При вводе чисел с помощью этих сочетаний клавиш обязательно используйте цифровую клавиатуру. Если вы хотите узнать больше об альтернативных кодах, прочитайте нашу статью о символах, которые можно добавить с помощью клавиши alt.

Если у вас есть ноутбук без цифровой клавиатуры, вы можете включить Num Lock, чтобы эмулировать ее. Не на всех ноутбуках есть этот ключ. Если она есть у вас, обычно она находится на одной из функциональных клавиш.

Вы можете нажать Shift + Num Lock или Fn + Num Lock, чтобы активировать цифровую клавиатуру на клавиатуре вашего ноутбука. Некоторые буквы в правой части клавиатуры изменят свою функцию и будут действовать как цифровая клавиатура. Если у вас возникли проблемы с активацией цифровой клавиатуры, прочитайте наше подробное руководство о том, как включить цифровую клавиатуру в Windows.

Следующие методы покажут вам, как вводить маркеры в ячейки без использования цифровых клавиш. Поэтому, если у вас нет доступа к цифровой клавиатуре, вы можете спокойно использовать эти методы.

2. Создание маркированного списка с помощью диалогового окна «Символ»

Если у вас нет цифровой клавиатуры на клавиатуре или вы забыли сочетания клавиш для маркеров, вы можете вместо этого использовать диалоговое окно "Символ". Диалоговое окно «Символ» позволяет вставлять символы непосредственно в ячейки без использования каких-либо сочетаний клавиш.

На вкладке "Вставка" нажмите "Символ" в разделе "Символы".
В раскрывающемся списке «Шрифт» вы можете выбрать нужный шрифт. Шрифт по умолчанию — Calibri.
Выберите символ, который вы хотите использовать для маркеров, и нажмите «Вставить».
Добавив нужный символ, нажмите "Закрыть".

Если у вас возникли проблемы с поиском значка маркера среди других символов, вы можете использовать коды символов маркера. Чтобы добавить маркеры, введите их шестнадцатеричный код:

Откройте диалоговое окно "Символ" на вкладке "Вставка".
Выберите Unicode (hex) в раскрывающемся списке в правом нижнем углу диалогового окна «Символ».
Введите один из кодов, показанных на изображении ниже, в поле Код символа.
Нажмите «Вставить», чтобы добавить символ в ячейку.
Скопируйте маркеры и вставьте их в другие ячейки и введите текст.

Используя маркер заполнения, вы можете быстро создать маркированный список в других ячейках того же столбца.

Введите маркер в первую ячейку.
Возьмите маркер заполнения и перетащите его вниз по столбцу.

Маркер будет повторяться во всех выбранных ячейках. Если вы планируете составить список с этими маркерами, прочтите нашу статью о том, как создать собственный список в Excel, чтобы получить хороший старт.

3. Создание маркированного списка с использованием пользовательского формата

Чтобы создать длинный маркированный список, вы можете использовать собственный числовой формат, чтобы быстрее добавлять маркеры к своим элементам. При этом вы можете создать новый формат ячейки, в котором есть маркер.

Выберите список.
Щелкните список правой кнопкой мыши.
Выберите «Формат ячеек» в контекстном меню. Вы также можете ввести сочетание клавиш Ctrl +1, чтобы открыть окно «Формат ячеек».
На вкладке "Числа" выберите "Пользовательский" в списке "Категория".
Поместите символ маркера в поле "Тип", затем добавьте пробел или два (или больше) и символ @.
Нажмите "ОК", чтобы применить новый тип к выбранным ячейкам.

Новый тип, который вы только что создали, будет сохранен в новом формате, поэтому вы сможете выбрать его из списка типов в следующий раз, когда захотите создать маркированный список. Это автоматически добавит маркеры в ячейки.

4. Создать маркированный список в одной ячейке

Поскольку Excel перемещает вас к следующей ячейке всякий раз, когда вы нажимаете Enter, вы не можете ввести несколько строк в ячейку, нажав Enter.

Вводить несколько строк в ячейку в Excel проще, если вместо этого нажать клавиши ALT + ВВОД. Давайте воспользуемся этим трюком, чтобы разместить маркированный список в одной ячейке.

Дважды щелкните ячейку.
Используйте сочетание клавиш или диалоговое окно "Символ", чтобы вставить маркер.
Введите текст и нажмите клавиши ALT + ВВОД, чтобы перейти к следующей строке в ячейке.
Вставьте символ маркера и введите текст.
Повторяйте, пока не введете все элементы в маркированный список.

5. Создайте маркированный список, вставив его из Word

Если вы используете Microsoft Word или другой текстовый процессор, вы можете копировать и вставлять маркированные списки в электронную таблицу Excel из Word.

Это можно сделать двумя способами: либо вставить весь список в одну ячейку, либо вставить каждый элемент в отдельную ячейку. Чтобы иметь весь список в одной ячейке Excel:

Выберите список в текстовом редакторе.
Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать его.
Перейдите в Excel и дважды щелкните ячейку.
Нажмите Ctrl + V, чтобы вставить список. Список появится в одной ячейке.

Если вы хотите вставить элементы маркированного списка в отдельные ячейки, сделайте то же самое, но вместо двойного щелчка по ячейке просто щелкните ее один раз и вставьте список.

6. Создание маркированного списка с помощью функции

Чтобы добавить маркеры сразу в несколько ячеек, вы можете использовать функцию CHAR. Он принимает код и отображает символ, соответствующий этому коду, в вашей ячейке.

Мы будем работать с кодами в Windows. (Коды символов на Mac другие, но функция CHAR такая же).

Вы можете использовать следующий метод для ввода сплошных маркеров в несколько ячеек в Excel для Windows:

Выберите ячейки.
Введите приведенную ниже формулу в строке формул:
Нажмите Ctrl + Ввод.

Все выбранные ячейки имеют сплошной маркер. Чтобы использовать этот метод, вы должны поместить текст для каждого маркированного элемента в столбце справа от маркированного списка, как показано ниже.

Вы также можете создать маркированный список в одном столбце, используя функцию СИМВОЛ в формуле. Этот метод удобен для создания маркированных списков, когда у вас уже есть список элементов в другом столбце без маркеров.

Выберите ячейку, содержащую первый маркированный элемент.
Затем введите приведенную ниже формулу, заменив "C3" ссылкой на ячейку для первого элемента в другом столбце. Формула объединяет сплошной символ маркера, один пробел и значение ячейки с тем же именем (C3 в нашем примере). При желании вы можете ввести более одного пробела между кавычками.
Перетащите маркер автозаполнения из нижнего правого угла ячейки на ячейки, которые вы хотите заполнить.

После того как вы отпустите дескриптор автозаполнения, формула скопируется в ячейки ниже, и появится маркированный список.

Недостаток этого метода на данный момент заключается в том, что вы не сможете напрямую изменить содержание маркированного списка. Поскольку это формула, ссылающаяся на другую ячейку, вместо этого вам нужно будет изменить ссылку. Сама эталонная ячейка также должна оставаться в таблице данных, поскольку она понадобится формуле.

Самый простой способ обойти это — преобразовать формулу в значения:

Выберите ячейки, содержащие формулы.
Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать ячейки.
Перейдите на вкладку "Главная".
Нажмите нижнюю половину кнопки «Вставить». Откроется меню.
В меню "Вставить" нажмите первую кнопку в разделе "Вставить значения" и выберите "Значения".

7. Создайте маркированный список с помощью специальных шрифтов

В состав Windows входят специальные шрифты, которые представляют собой только символы, например Wingdings и Webdings. Эти шрифты включают в себя некоторые символы, из которых получаются красивые маркеры. Давайте создадим маркированный список, используя шрифт Wingdings:

Выберите ячейки, в которых вы хотите разместить маркеры.
На вкладке "Главная" измените шрифт на Wingdings.
Наконец, используйте приведенную ниже иллюстрацию, чтобы ввести маркеры в ячейки.

Чтобы использовать этот метод, вы должны поместить маркированные символы в отдельные ячейки в столбце слева от списка. Затем расширьте столбец до ширины маркеров. В Excel не может быть двух шрифтов на ячейку.

В шрифте Wingdings вы можете выбирать из большего числа маркеров с помощью функции CHAR. На следующем изображении показаны значения функции CHAR для различных маркеров.

Имейте в виду, что если вы хотите использовать функцию CHAR со шрифтом Wingdings, вы должны ввести ее несимвольным шрифтом, а затем изменить шрифт ячеек на Wingdings.

Пусть ваш маркированный список будет где угодно

Тот факт, что в Excel нет кнопки маркированного списка, не означает, что вы не можете ее создать. Теперь вы знаете множество способов создания маркированного списка в Excel, поэтому, если один из них не работает, вы можете использовать другие.

Однако маркированные списки — это еще не все, что есть в списках Excel. Существуют и другие типы списков, и их тоже полезно освоить.

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще. Меньше

Вы можете помочь людям более эффективно работать с рабочими листами, используя раскрывающиеся списки в ячейках. Раскрывающиеся списки позволяют людям выбирать элемент из списка, который вы создаете.

В новом листе введите записи, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. В идеале у вас должны быть элементы списка в таблице Excel. Если вы этого не сделаете, вы можете быстро преобразовать список в таблицу, выбрав любую ячейку в диапазоне и нажав Ctrl+T.

Зачем помещать данные в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице, при добавлении или удалении элементов из списка любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Больше ничего делать не нужно.

Сейчас самое время отсортировать данные в диапазоне или таблице в раскрывающемся списке.

Выберите ячейку на листе, в которой вы хотите разместить раскрывающийся список.

Перейдите на вкладку "Данные" на ленте, затем "Проверка данных".

Примечание. Если вы не можете нажать кнопку "Проверка данных", возможно, лист защищен или открыт для общего доступа. Разблокируйте определенные области защищенной книги или закройте общий доступ к таблице, а затем повторите шаг 3.

На вкладке "Настройки" в поле "Разрешить" нажмите "Список".

Нажмите в поле "Источник", затем выберите диапазон списка. Мы помещаем наш на лист под названием Cities в диапазоне A2:A9. Обратите внимание, что мы пропустили строку заголовка, потому что мы не хотим, чтобы это была опция выбора:

Если люди могут оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустое поле.

Отметьте раскрывающийся список "В ячейке".

Перейдите на вкладку "Входящее сообщение".

Если вы хотите, чтобы при нажатии на ячейку отображалось сообщение, установите флажок Показывать входное сообщение при выборе ячейки и введите в поля заголовок и сообщение (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите флажок.

Перейдите на вкладку "Предупреждение об ошибке".

Если вы хотите, чтобы сообщение отображалось, когда кто-то вводит что-то, чего нет в вашем списке, установите флажок Показать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных, выберите параметр в поле Стиль и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите флажок.

Не знаете, какой вариант выбрать в поле «Стиль»?

Чтобы отобразить сообщение, которое не мешает людям вводить данные, которых нет в раскрывающемся списке, нажмите Информация или Предупреждение. Для информации будет показано сообщение с этим значком, а для предупреждения будет показано сообщение с этим значком .

Чтобы люди не могли вводить данные, которых нет в раскрывающемся списке, нажмите "Стоп".

Примечание. Если вы не добавите заголовок или текст, по умолчанию в заголовке будет указано «Microsoft Excel», а в сообщении будет указано: «Введенное вами значение недействительно. Пользователь имеет ограниченные значения, которые могут быть введены в эту ячейку. ."

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, вы можете проверить, нужно ли изменить ширину столбца и высоту строки, чтобы отобразить все ваши записи.

Если список записей для вашего раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите, чтобы пользователи не видели его и не вносили изменения, рассмотрите возможность скрытия и защиты этого листа. Дополнительные сведения о том, как защитить лист, см. в статье Блокировка ячеек для их защиты.

Если вы решите изменить параметры в раскрывающемся списке, см. раздел Добавление или удаление элементов из раскрывающегося списка.

Чтобы удалить раскрывающийся список, см. раздел Удаление раскрывающегося списка.

Вы можете загрузить пример книги с несколькими примерами проверки данных, как в этой статье. Вы можете следовать инструкциям или создавать собственные сценарии проверки данных. Загрузите примеры проверки данных Excel.

Ввод данных выполняется быстрее и точнее, если вы ограничиваете значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Начните с составления списка допустимых записей на листе и отсортируйте или измените порядок записей, чтобы они отображались в нужном вам порядке. Затем вы можете использовать записи в качестве источника для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, вы можете легко обратиться к нему и ввести записи непосредственно в инструмент проверки данных.

Создайте список допустимых записей для раскрывающегося списка, напечатайте на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

Выберите ячейки, в которых вы хотите ограничить ввод данных.

На вкладке "Данные" в разделе "Инструменты" нажмите "Проверка данных" или "Проверить".

Примечание. Если команда проверки недоступна, лист может быть защищен или книга может использоваться совместно. Вы не можете изменить параметры проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

Перейдите на вкладку "Настройки", а затем во всплывающем меню "Разрешить" выберите "Список".

Нажмите в поле "Источник", а затем на листе выберите список допустимых записей.

Диалоговое окно сворачивается, чтобы лист было лучше видно.

Нажмите RETURN или нажмите кнопку "Развернуть", чтобы восстановить диалоговое окно, а затем нажмите "ОК".

Вы также можете вводить значения непосредственно в поле Источник, разделяя их запятой.

Чтобы изменить список допустимых записей, просто измените значения в списке источников или отредактируйте диапазон в поле Источник.

Вы можете указать собственное сообщение об ошибке, чтобы реагировать на ввод неверных данных. На вкладке "Данные" нажмите "Проверка данных" или "Проверить", а затем перейдите на вкладку "Предупреждение об ошибке".

См. также

В новом листе введите записи, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. В идеале элементы списка должны быть в таблице Excel.

Сейчас самое время отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться в раскрывающемся списке.

Выберите ячейку на листе, в которой вы хотите разместить раскрывающийся список.

Перейдите на вкладку "Данные" на ленте, затем нажмите "Проверка данных".

На вкладке "Настройки" в поле "Разрешить" нажмите "Список".

Если вы уже создали таблицу с раскрывающимися записями, щелкните поле "Источник", а затем щелкните и перетащите ячейки, содержащие эти записи. Однако не включайте ячейку заголовка. Просто включите ячейки, которые должны появиться в раскрывающемся списке. Вы также можете просто ввести список записей в поле Источник, разделенных запятой, например:

Фрукты, овощи, крупы, молочные продукты, закуски

Если люди могут оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустое поле.

Отметьте раскрывающийся список "В ячейке".

Перейдите на вкладку "Входящее сообщение".

Если вы хотите, чтобы при нажатии на ячейку отображалось сообщение, установите флажок Показать сообщение и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите флажок.

Перейдите на вкладку "Предупреждение об ошибке".

Если вы хотите, чтобы сообщение отображалось, когда кто-то вводит что-то, чего нет в вашем списке, установите флажок «Показывать оповещение», выберите вариант в поле «Тип» и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите флажок.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, вы можете проверить, не нужно ли изменить ширину столбца и высоту строки, чтобы отобразить все ваши записи. Если вы решите изменить параметры в раскрывающемся списке, см. раздел Добавление или удаление элементов из раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. раздел Удаление раскрывающегося списка.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Для данных, которые были импортированы в Excel из внешнего источника данных, обычно поступают в книгу в виде списка. Итак, полезно знать, что такое список и как его настроить. В этой главе учебника вы узнаете о сортировке списков, работе с именами, фильтрации данных с помощью автофильтра и использовании расширенного фильтра.

Эта глава из книги

Эта глава из книги 

В этой главе

Работа с именами

Фильтрация данных с помощью автофильтра

Использование расширенного фильтра

Создание списков

В Excel список представляет собой набор данных, организованных определенным образом. Многие функции Excel — форма данных, сводные таблицы, фильтры и другие — не будут работать должным образом, если данные не организованы в виде списка. И хотя другие функции, такие как диаграммы, будут работать с данными, которые не в формате списка, их становится сложнее использовать.

Кроме того, данные, импортированные в Excel из внешнего источника данных, обычно попадают в книгу в виде списка. Итак, полезно знать, что такое список и как его настроить.

Список — это прямоугольный диапазон ячеек на листе.Он имеет один или несколько смежных столбцов и две или более строк. Список обычно отделяется от других данных на листе пустыми строками и столбцами.

В версиях Excel до Excel 2003 список является неформальной структурой. Это скорее способ упорядочивания данных и соблюдение нескольких соглашений, чем что-то легко идентифицируемое, например, область печати или сводная таблица. Нет команды для выбора или кнопки для создания списка.

Тем не менее, несмотря на свою неформальность, структуры списков значительно упрощают управление данными. Только один из нескольких примеров в этой главе см. в разделе «Использование форм данных».

В Excel 2003 структура списков остается неформальной, но в структуру меню рабочего листа Excel добавлен набор команд. Эти команды упрощают создание списков, редактирование их данных и расширение охвата. В этом разделе описываются списки в целом и новые команды Excel 2003 в частности.

Структуры списков

Списки обладают тремя основными характеристиками, показанными на рис. 3.1.

Рисунок 3.1. Данные в ячейках A1:C21 составляют список.

Если вы работали с системой управления базами данных, такой как Access, SQL Server или даже dBASE, вам, вероятно, знаком макет, показанный на рис. 3.1. В режиме таблицы данные в большинстве систем управления базами данных отображаются одинаково: записи занимают отдельные строки, а поля — отдельные столбцы.

Обратите внимание на следующее на рисунке 3.1:

Переменная (также называемая полем) с именем Party находится в столбце A, переменная Sex — в столбце B, а переменная Age — в столбце C. Имена переменных не важны. , а также отдельные столбцы. Важно, чтобы каждая переменная находилась в отдельном столбце и чтобы эти столбцы были смежными.

Каждая запись находится в отдельной строке. Просто взглянув на данные, вы можете сделать вывод, что строка 3 представляет 52-летнюю женщину, которая является демократом, строка 11 представляет 34-летнего мужчину-республиканца и так далее. Независимо от того, описывают ли данные людей, продукты или растения, в списке каждый человек, продукт или растение находится в отдельной строке.

Имена переменных занимают первую строку списка. На рис. 3.1 имена переменных — Party, Sex и Age, и они находятся в первой строке списка. Они не обязательно должны находиться в первой строке рабочего листа, но должны быть в первой строке списка.

Справка Excel и другая документация Microsoft по-разному используют термины метки столбцов и строка заголовка (среди прочего) для представления первой строки списка. Чтобы избежать путаницы с буквами в верхней части каждого столбца рабочего листа (которые Excel называет заголовками столбцов), в этой книге используется термин имена переменных для обозначения значений, обычно текстовых, в первой строке списка.

На рис. 3.2 показаны два диапазона данных, которые не являются списками. В диапазоне A1:C22 первая строка не содержит имен переменных в каждом столбце. В диапазоне F1:I21 есть пустой столбец, поэтому не все столбцы являются смежными.

Рисунок 3.2. Ни A1:C22, ни F1:I21 не являются списками.

Однако тот факт, что эти диапазоны нарушают несколько правил составления списков, не обязательно означает, что вы получите сообщение об ошибке или что Excel неожиданно завершит работу. Это просто означает, что инструменты, которые вы хотите использовать со списками, не будут работать так же легко.

Например, предположим, что вы щелкнули ячейку A2 на рис. 3.1; затем вы выбираете «Фильтр» в меню «Данные» и нажимаете «Автофильтр». Рядом с названием каждой переменной появится раскрывающийся список: партия, пол и возраст.

Но если вы сделаете то же самое с данными, как показано в столбцах A:C на рис. 3.2, Excel проигнорирует первую строку и поместит раскрывающиеся списки во вторую строку, рядом с демократами, женщинами и возрастом. Excel помещает раскрывающиеся списки в первую строку диапазона с непустыми значениями, предполагая, что это имена переменных. (Дополнительную информацию о фильтрах данных Excel вы найдете в разделах этой главы «Фильтрация данных с помощью автофильтра» и «Использование расширенного фильтра».)

Но такое поведение непоследовательно. Предположим, вы щелкнули ячейку A2, как показано на рис. 3.2, и выбрали пункт «Сортировка» в меню «Данные». Если вы сообщите Excel, что в вашем диапазоне сортировки есть строка заголовка, он будет сортировать диапазон A3: C22. Если вы укажете строку заголовка no, сортировка будет начинаться на одну строку выше: A2:C22. Ни в том, ни в другом случае он не поднимет первую строку. Это не то поведение, которое вам нужно. При структурировании рабочего листа обязательно поместите имена переменных в одну строку.

Вы можете заставить сортировку выбрать первую строку, выбрав весь диапазон, прежде чем выбрать «Сортировать» в меню «Данные», но вы все равно причините себе неудобство. Затем Excel позволит вам сортировать по группе, полу и столбцу C, а если вы сортируете по столбцу C, Excel сортирует то, что он считает значением «Возраст», в нижнюю часть диапазона.

Чтобы еще больше проиллюстрировать это, на рис. 3.2 щелкните ячейку G5 и выберите «Данные», «Фильтр», «Автофильтр». Excel помещает раскрывающиеся списки в F1 и G1, но игнорирует I1.Столбец I не рассматривается как часть списка, поскольку он отделен от остальных данных пустым столбцом. Вы можете выбрать весь диапазон F1:I21 перед запуском автофильтра, и тогда вы получите раскрывающиеся списки в ячейках F1:I1. Но какой смысл это делать? По возможности делайте столбцы в списке смежными.

Опять же, плохо спроектированные списки не вызывают сообщений об ошибках в этих примерах, но Excel ведет себя не так, как хотелось бы, когда сталкивается со структурой списка, которую он не ожидает.

С другой стороны, попробуйте выбрать A1:C22, как показано на рис. 3.2, и выберите «Отчет сводной таблицы и сводной диаграммы» в меню «Данные». На шаге 2 мастера убедитесь, что A1: C22 находится в поле «Диапазон»: Excel попытается избежать использования диапазона, содержащего пустое имя переменной, и способ решения этой проблемы зависит от используемой версии.

В какой-то момент (опять же, момент, когда это происходит, зависит от установленной версии), Excel жалуется, что Имя поля сводной таблицы недействительно, и вы не сможете заполнить сводную таблицу. Все столбцы в списке, который вы используете для сводной таблицы, должны иметь имена переменных. Другой способ нарушения структуры списка показан на рис. 3.3.

Рисунок 3.3. При таком расположении список переносится из записей в строках в записи в столбцах.

Предположим, вы начали с выбора всего диапазона, показанного на рис. 3.3. Теперь, если вы попытаетесь использовать автофильтр в диапазоне, как показано, Excel поместит раскрывающиеся списки в каждую ячейку в первой строке. Предполагается, что у вас есть переменная с именем Партия, одна с именем Демократ, другая с именем Демократ, третья с именем Республиканец и т. д.

Другими словами, несмотря на то, что вы не получите сообщение об ошибке при использовании автофильтра с этим макетом, вы также не получите того, что вам нужно.

Ваша жизнь со списками будет намного проще, если вы поместите имена переменных в первую строку, разные записи в разные строки и разные переменные в разные соседние столбцы.

Настройка списков в Excel 2003

Название этого раздела немного вводит в заблуждение. Вы настраиваете списки в Excel 2003 точно так же, как и в более ранних версиях. Разница в том, что после того, как вы организовали свой список, вы можете щелкнуть любую ячейку в списке, а затем выбрать «Список» в меню «Данные» и «Создать список» в каскадном меню. Появится окно, показанное на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4. Excel автоматически предлагает все соседние непустые столбцы и строки для вашего списка.

Если Excel находит значения в первой строке, которые он может интерпретировать как заголовки, он устанавливает для вас флажок "Мой список имеет заголовки". Используйте окно, чтобы отредактировать адрес диапазона списка, если это необходимо, и используйте флажок, чтобы точно описать список. Затем нажмите ОК. При этом происходит несколько вещей:

Список, включая строку заголовка, обрамляется рамкой.

Автофильтр включен; вы можете сказать это по стрелкам раскрывающегося списка в ячейках заголовка. (Дополнительную информацию см. в разделе этой главы «Фильтрация данных с помощью автофильтра».)

Внизу списка устанавливается строка для ввода дополнительных записей. Excel называет это вставить строку. Вы можете определить его по звездочке в первом столбце списка. (Если вы знакомы с Microsoft Access, вы узнаете звездочку как индикатор добавления записей.)

Если вы не указали имена переменных, Excel предоставит их вам, используя метки Column1, Column2 и т. д.

Когда список активен, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите «Список» в контекстном меню и нажмите «Строка итогов» в каскадном меню. Excel добавляет в список строку, которая может отображать итоги восьми различных типов, включая сумму, среднее и количество. Щелкните ячейку в строке «Итого», чтобы выбрать нужную сумму из раскрывающегося списка.

На рис. 3.5 показан пример того, как выглядит список после использования команды «Создать список».

Рисунок 3.5. Когда вы добавляете новое значение в любой столбец строки 22, Excel расширяет границу и перемещает вставляемую строку.

Вы можете развернуть список напрямую, нажав и перетащив маркер изменения размера в правом нижнем углу списка.

Excel 2003 также предоставляет автоматические промежуточные итоги для вашего списка. Чтобы получить их, выберите любую ячейку в списке, выберите «Данные», «Список», а затем нажмите «Строка итогов» в каскадном меню. Это переключатель, поэтому, чтобы удалить итоговую строку, просто нажмите «Итоговая строка» еще раз. (Вы также можете попасть в меню «Список», щелкнув правой кнопкой мыши любую ячейку в списке.)

Использование форм данных

После того как вы настроили список, вы можете сразу начать просматривать записи, добавлять записи, удалять записи и редактировать поля. Вы можете использовать форму, которую Excel создает автоматически (см. рис. 3.6).

Все, что вам нужно, чтобы появилась форма данных, — это иметь список, выбрать любую ячейку в списке и выбрать «Данные», «Форма». Появится форма, похожая на показанную на рис. 3.6, и с ее помощью вы можете выполнить любое из следующих действий:

Нажмите «Создать», чтобы создать новую запись в списке.

Узнайте, какую запись вы просматриваете в данный момент, взглянув на счетчик записей над кнопкой "Создать".

Рисунок 3.6. Форма данных автоматически адаптируется к именам переменных вашего списка и количеству записей.

Нажмите «Удалить», чтобы удалить выбранную запись. Вам будет предложено подтвердить, что вы хотите удалить его, и вы можете отменить удаление, если хотите.

Измените значение в одном или нескольких полях редактирования. После этого нажмите «Восстановить», чтобы вернуть все переменные в текущей записи к их предыдущим значениям. После перехода к другой записи вы больше не сможете использовать функцию восстановления для отредактированной записи.

Переход от поля редактирования к полю редактирования с помощью горячих клавиш. Обратите внимание на рис. 3.6, что метки полей редактирования имеют горячие клавиши в форме, обозначенные символом подчеркивания. Чтобы перейти, скажем, от Party к Age, удерживайте нажатой клавишу Alt и одновременно нажмите горячую клавишу Age, g.

Нажмите Критерии, чтобы установить критерий выбора для любой из переменных в вашем списке (см. рис. 3.7).

Рисунок 3.7. При нажатии кнопки «Очистить» все поля очищаются.

Введите значение в одно или несколько полей, чтобы задать критерии выбора.

После установления критериев функция «Найти предыдущую» позволяет перейти к более ранней записи, которая соответствует критериям, а функция «Найти следующую» — к следующей совпадающей записи. Если совпадений не найдено, текущая выбранная запись остается выбранной.

Вернитесь в режим формы, нажав Форма.

Прокручивайте записи с помощью полосы прокрутки.

Нажмите "Закрыть", чтобы удалить форму данных.

Форма данных — это удобный способ управления записями и переменными, представленными в виде списка. Для его использования требуется только структура списка и умение выбирать данные, форму (и это простой способ произвести впечатление на кого-то, кто не знает, что это там).

Бывший писатель Lifewire Тед Френч является сертифицированным специалистом Microsoft, который преподает и пишет о электронных таблицах и программах для работы с электронными таблицами.

Что нужно знать

Выберите ячейку > вкладка «Главная» > «Сортировка и фильтр» > «Фильтр». Затем выберите стрелку заголовка столбца, чтобы отфильтровать или отсортировать данные.
Во избежание ошибок в данных не оставляйте пустых строк или столбцов в таблице.

Электронная таблица Excel может содержать огромное количество данных; В Excel есть встроенные инструменты, которые помогут вам найти конкретную информацию, когда вы захотите ее получить. Вот как создать, отфильтровать и отсортировать список данных в Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Microsoft 365; Excel онлайн; и Excel для Mac.

Создать список данных в Excel

После того, как вы правильно ввели данные в таблицу и включили правильные заголовки, преобразуйте таблицу в список.

Выберите ячейку в таблице.

Выберите Главная > Сортировка и фильтрация > Фильтр.

Стрелки заголовков столбцов отображаются справа от каждого заголовка.

При выборе стрелки заголовка столбца появляется меню фильтра. Это меню содержит параметры для сортировки списка по имени любого поля и поиска в списке записей, соответствующих определенным критериям.

Отсортируйте список данных, чтобы найти нужные данные.

Обратите внимание, что таблица данных должна содержать как минимум две записи данных, прежде чем будет создан список.

Основная информация о таблицах Excel

Основным форматом для хранения данных в Excel является таблица. В таблицу данные вводятся в виде строк. Каждая строка называется записью. После создания таблицы используйте инструменты данных Excel для поиска, сортировки и фильтрации записей, чтобы найти конкретную информацию.

Столбцы

Хотя строки в таблице называются записями, столбцы называются полями. Каждый столбец нуждается в заголовке для идентификации содержащихся в нем данных. Эти заголовки называются именами полей. Имена полей используются для обеспечения того, чтобы данные для каждой записи вводились в одной и той же последовательности.

Обязательно вводите данные в столбец в единообразном формате. Например, если числа вводятся в виде цифр (например, 10 или 20), продолжайте в том же духе; не меняйтесь на полпути и не начинайте вводить цифры как слова (например, "десять" или "двадцать").

Также важно не оставлять пустых столбцов в таблице и помнить, что перед созданием списка таблица должна содержать не менее двух столбцов.

Защита от ошибок данных

При создании таблицы убедитесь, что данные введены правильно. Ошибки данных, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными. Если данные введены правильно в начале, вы получите желаемый результат.

Во избежание ошибок в данных не оставляйте пустых строк в создаваемой таблице, даже между заголовками и первой строкой данных. Убедитесь, что каждая запись содержит данные только об одном конкретном элементе и что каждая запись содержит все данные об этом элементе. Информация об элементе не может находиться более чем в одной строке.

Читайте также: