Зачем секретарю компьютер?

Обновлено: 27.06.2024

Технологии сформировали описание работы секретаря, квалификацию и будущие перспективы трудоустройства для этих специалистов. Компьютеры позволяют передавать документы в электронном виде и легко доступны для просмотра. В определенных условиях технология может позволить другим взять на себя часть работы, которую традиционно выполняют секретари.

Как видно из приведенного ниже описания, обязанности, возможности для сертификации и силы, формирующие определенные секторы экономики, могут открыть перспективы трудоустройства для секретарей.

Обзор работы: чем занимается секретарь?

Должностная инструкция секретаря включает в себя такие функции, как привратник, проверщик звонков, составитель документов и организатор. Во многих кругах секретаря часто называют помощником по административным вопросам или помощником по правовым вопросам из-за его важной роли в оказании помощи профессионалу, менеджеру или руководителю. Выполняя роль помощника, секретари полагаются на компьютеры, способность использовать оборудование, организовывать и взаимодействовать с различными людьми внутри и за пределами организации.

Должностные обязанности секретаря

Отправлять, передавать и принимать сообщения из телефонных звонков.
Отвечать на электронные письма и другие сообщения, когда их направляют.
Вводите, подготавливайте и редактируйте письма и другие документы. , встречи и другие мероприятия.
Поддерживать и систематизировать файлы, базы данных, записи и другую информацию.
Подготовка и отправка счетов и счетов-фактур.

Описание работы секретаря может быть адаптировано к конкретным параметрам работы. Например, юридические секретари готовят и обрабатывают такие документы, как контракты, судебные иски, повестки в суд и судебные формы. В медицинском кабинете в должностные обязанности секретаря входит расшифровка медицинских отчетов и статей под диктовку. Медицинские секретари также могут получать простые истории болезни, назначать встречи или госпитализации пациентов и выставлять счета пациентам или их страховым компаниям. Школьные секретари обрабатывают звонки родителей, ведут или систематизируют школьные записи и отслеживают опоздания или ранние отъезды учащихся.

Основные навыки секретаря

Организация. Секретари должны уметь правильно классифицировать, хранить и отслеживать документы по многочисленным вопросам или делам. Организационные навыки также означают отслеживание расписания, чтобы избежать избыточного бронирования или пропуска встреч или мероприятий. Профессионалы, которые полагаются на секретарей, могут нуждаться в определенном файле или информации, и секретари должны иметь возможность легко и быстро получить их.

Общение. Профессионалы, такие как врачи, адвокаты, менеджеры, руководители и специалисты, будут инструктировать секретарей по задачам, которые необходимо выполнить. Эффективное общение также означает, что вы должны слушать и говорить с клиентами или другими людьми, чтобы точно получить контактную информацию, причины обращения в офис и доступность для встреч или других мероприятий. По данным O*NET, примерно 91% секретарей ежедневно пользуются телефоном в своей работе.

Компьютер. Секретари используют текстовые процессоры для набора и редактирования документов. Также необходимы навыки работы с текстовыми процессорами, сканерами документов, базами данных и другими компьютерными приложениями. Приблизительно 86 % секретарей каждый день используют электронную почту в своей работе.

Письмо. Способность писать электронные письма, сообщения, меморандумы и другие документы включает в себя правильное понимание и применение грамматики и синтаксиса. В юридической конторе секретарям может потребоваться знание правил цитирования дел, уставов и других юридических документов.

Стать секретарем

Путь к тому, чтобы стать секретарем, включает в себя некоторое образование и опыт. С трудоустройством в определенных условиях работы может прийти более специализированное или обширное образование и обучение. Чтобы получить полное представление о теме, мы рекомендуем также ознакомиться с описанием работы офисного помощника.

Квалификация и обучение

Как минимум, секретарь должен иметь диплом средней школы. Уроки работы с компьютером, текстовым редактором и электронными таблицами в средней школе и колледже также помогают секретарям получить квалификацию.

Для тех, кто хочет работать в юридических конторах или других юридических учреждениях, курсовая работа должна знакомить кандидатов с юридической терминологией и процедурами. Будущие медицинские секретари, скорее всего, пройдут курсы, посвященные медицинским терминам и выставлению счетов за медицинское страхование. Исполнительным секретарям, которые часто работают на руководителей корпораций и могут иметь больше обязанностей с персоналом или подготовкой документов, скорее всего, потребуется степень бакалавра или, по крайней мере, курсы колледжа.

Обучение обычно длится несколько недель в более общих офисных условиях или несколько месяцев в профессиональных или отраслевых условиях.

Опыт работы

Рабочая настройка помогает определить количество необходимого опыта. Как правило, секретари в обычных офисах могут получить квалификацию, работая в небольших офисах и выполняя относительно простые обязанности. Крупные работодатели или те, у кого несколько офисов, могут искать секретарей с большим опытом.

Получение сертификата, хотя и не обязательное по закону, может улучшить перспективы трудоустройства для секретарей. Международная ассоциация профессиональных административных работников требует, чтобы кандидаты на получение статуса сертифицированных административных специалистов имели опыт административной работы не менее двух-четырех лет, а также сдали экзамен.

Международные юридические секретари требуют не менее пяти лет юридического опыта для тех, кто хочет стать сертифицированным специалистом по юридическим вопросам. Кандидаты, соответствующие требованиям, могут пройти сертификацию в таких областях, как интеллектуальная собственность, уголовное право, наследственное имущество, гражданские судебные процессы и коммерческое право.

Время работы

Как правило, секретари работают полный рабочий день, хотя некоторые работодатели могут нанимать их на неполный рабочий день.

Секретари обычно работают в будние дни. В школах и юридических конторах у секретарей обычно есть выходные на праздники. У школьных секретарей может быть несколько недель на каникулы, связанные с Рождеством, и, за исключением круглогодичных школ, несколько недель на летние каникулы. Адвокатские конторы, как правило, закрыты в дни, когда закрыты суды или государственные учреждения.

В большинстве случаев секретари работают в дневное время, например с 8:00 до 17:00. Некоторые медицинские секретари могут работать по вечерам или в выходные дни, поскольку кабинеты их врачей стараются подстроиться под график пациентов.

Перспективы работы и возможности продвижения

По данным Бюро трудовой статистики США, к 2024 году число секретарей и помощников по административным вопросам в целом должно вырасти на три процента, или 118 800 человек. Это меньше, чем темпы роста занятости, составляющие семь процентов для всех профессий.

Снижение прогнозируется в сфере юридических секретарей (три процента), исполнительных секретарей и помощников исполнительных секретарей (шесть процентов). Компьютерные приложения, электронная почта и другие технологии позволяют профессионалам самостоятельно подготавливать и передавать документы, общаться с клиентами и другими сторонами и выполнять другие функции без помощи секретарей. Параюристы могут выполнять задачи, которые раньше выполняли юридические секретари.

В отличие от этого, в секторе медицинских секретарей должно быть 21-процентное увеличение занятости. Спрос на медицинские услуги и на секретарей, способных обрабатывать страховые счета, должен возрасти из-за старения населения и расширения доступа пациентов к медицинскому страхованию. С ростом числа лиц в возрасте 65 лет и старше увеличивается число пациентов, имеющих право на участие в программе Medicare.

Опыт работы секретарем может привести к продвижению на такие должности, как офис-менеджер или супервайзер. В юридической сфере секретари могут использовать свой опыт работы, чтобы стать помощниками юристов.

Заключение

Секретари должны иметь возможность отслеживать графики, систематизировать записи и информацию, готовить документы профессионального качества и решать проблемы и потребности клиентов, руководителей и персонала. Компьютеры помогают секретарям выполнять эти задачи. Однако распространенность технологий может оказать давление на перспективы трудоустройства в будущем, поскольку компьютерные приложения и электронная почта могут позволить менеджерам или специалистам выполнять эти задачи самостоятельно.
Медицинские секретари могут иметь наилучшие перспективы из-за более широкого доступа к страхованию и большей потребности в медицинской помощи.

Проверьте соответствующие описания вакансий

Описание работы по обеспечению качества

Возможно, вы являетесь менеджером по найму, которому нужно нанять нового сотрудника и написать должностную инструкцию по обеспечению качества. Или, может быть, у вас есть… [Подробнее. ] о должностной инструкции по обеспечению качества

Описание работы члена команды Chipotle, обязанности, зарплата и многое другое

В нашей статье мы расскажем о должностных обязанностях команды Chipotle, основных должностных обязанностях и обязанностях этой должности, а также о других… [Подробнее. ] о члене экипажа Chipotle Описание работы, обязанности, зарплата и многое другое

Поскольку в офисах все чаще используются технологии, роль офисных специалистов значительно изменилась. Автоматизация делопроизводства, автоматизация профессиональных услуг и организационная реструктуризация привели к тому, что секретари и помощники по административным вопросам все чаще берут на себя обязанности, ранее предназначенные для управленческого и профессионального персонала. Однако, несмотря на эти изменения, основные обязанности секретарей и административных помощников остались прежними: выполнение и координация административной деятельности офиса, а также хранение, поиск и интеграция информации для распространения среди сотрудников и клиентов.

Секретари и помощники по административным вопросам выполняют различные административные и канцелярские обязанности, необходимые для эффективного управления организацией. Они служат менеджерами по информации и коммуникациям в офисе; планировать и назначать встречи и встречи; организация и ведение бумажных и электронных файлов; управлять проектами; провести исследование; распространять информацию по телефону, почтовым службам, веб-сайтам и электронной почте. Они также могут заниматься организацией поездок и гостей.

Секретари и помощники по административным вопросам используют различное офисное оборудование, такое как факсимильные аппараты, копировальные аппараты, сканеры, системы видеоконференцсвязи и телефонные системы. Кроме того, секретари и помощники по административным вопросам часто используют компьютеры для выполнения задач, которые ранее выполнялись менеджерами и специалистами; они создают электронные таблицы, составляют переписку, управляют базами данных и создают презентации, отчеты и документы, используя программное обеспечение для настольных издательских систем и цифровую графику. Они также могут вести переговоры с поставщиками, обслуживать и проверять арендованное оборудование, закупать расходные материалы, управлять такими областями, как склады или корпоративные библиотеки, и получать данные из различных источников. В то же время менеджеры и специалисты взяли на себя многие задачи, традиционно возлагаемые на секретарей и помощников по административным вопросам, такие как набор на клавиатуре и ответы на телефонные звонки. Поскольку секретари и помощники по административным вопросам меньше занимаются диктовкой и обработкой текстов, теперь у них есть время, чтобы поддерживать больше членов исполнительного персонала. В ряде организаций секретари и помощники по административным вопросам работают в группах, чтобы работать гибко и делиться своим опытом.

Многие секретари и помощники по административным вопросам проводят обучение и инструктаж для новых сотрудников, проводят исследования в Интернете, а также работают с новыми офисными технологиями и устраняют неполадки.

Конкретные должностные обязанности зависят от опыта и должностей. Исполнительные секретари и помощники по административным вопросам обеспечивают административную поддержку высокого уровня для офиса и высшего руководства организации. Как правило, они выполняют меньше канцелярских задач, чем секретари, и больше занимаются управлением информацией. Помимо организации телеконференций и наблюдения за другими канцелярскими работниками, они могут выполнять более сложные обязанности, такие как просмотр входящих записок, представлений и отчетов, чтобы определить их важность и спланировать их распространение. Они также готовят повестки дня и организуют заседания комитетов и исполнительных советов. Они также могут проводить исследования и готовить статистические отчеты.

Некоторые секретари и помощники по административным вопросам, например секретари по юридическим и медицинским вопросам, выполняют узкоспециализированную работу, требующую знания технической терминологии и процедур. Например, юридические секретари готовят корреспонденцию и юридические документы, такие как повестки, жалобы, ходатайства, ответы и повестки в суд под наблюдением адвоката или помощника юриста. Они также могут просматривать юридические журналы и помогать в юридических исследованиях, например, проверяя цитаты и цитаты в юридических сводках. Кроме того, юридические секретари часто обучают новоявленных юристов подготовке документов для подачи в суд. Медицинские секретари расшифровывают диктовку, готовят корреспонденцию и помогают врачам или ученым-медикам с отчетами, речами, статьями и материалами конференций. Они также записывают простые истории болезни, организуют госпитализацию пациентов и заказывают расходные материалы. Большинство медицинских секретарей должны быть знакомы с правилами страхования, практикой выставления счетов и больничными или лабораторными процедурами. Другие технические секретари, которые помогают инженерам или ученым, могут готовить корреспонденцию, вести техническую библиотеку своей организации, а также собирать и редактировать материалы для научных статей.

Секретари, работающие в начальных и средних школах, выполняют важные административные функции в школе. Они несут ответственность за обработку большей части коммуникаций между родителями, сообществом, учителями и администраторами, работающими в школе. Таким образом, они должны знать подробности, например, о регистрации студентов, прививках и расписании автобусов. Они назначают встречи, отслеживают успеваемость студентов и распределяют комнаты для занятий. Те, кто работает непосредственно на директоров, фильтруют запросы от родителей и решают вопросы, не требующие внимания директора. Они также могут составить календарь директора, чтобы помочь ему расставить приоритеты на день.

Некоторые секретари и помощники по административным вопросам, также известные как виртуальные помощники, являются внештатными работниками и работают в домашнем офисе. Они используют Интернет, электронную почту, факс и телефон для общения с клиентами. Другие обязанности включают в себя медицинскую или юридическую расшифровку, написание и редактирование отчетов и деловой переписки, ответы на электронные письма, ввод данных, назначение встреч, организацию поездок, ведение бухгалтерского учета и компьютерную издательскую деятельность.

Рабочая среда

Секретари и помощники по административным вопросам обычно работают в школах, больницах, корпоративных учреждениях, государственных учреждениях, а также в юридических и медицинских учреждениях. Виртуальные помощники работают из домашнего офиса. Их работа часто связана с длительным сидением. Если они проводят много времени за клавиатурой, особенно за монитором компьютера, они могут столкнуться с проблемами зрения, стрессом и болезнями от повторяющихся движений, такими как синдром запястного канала.

Большинство секретарей и помощников по административным вопросам являются штатными сотрудниками со стандартной 40-часовой рабочей неделей. Около 18 процентов секретарей работают неполный рабочий день, а многие другие работают на временных должностях. Некоторые из них работают не по найму, внештатно (например, виртуальные помощники) или участвуют в соглашениях о распределении работы, в которых два человека разделяют ответственность за одну работу.

Требуется образование и обучение

Выпускники средней школы, обладающие базовыми навыками работы в офисе, могут претендовать на должности секретарей начального уровня. Они могут приобретать эти навыки различными способами. Обучение варьируется от программ профессионального образования средней школы, которые обучают офисным навыкам и набору текста, до 1-летних и 2-летних программ по офисному администрированию, предлагаемых бизнес- и профессионально-техническими школами и общественными колледжами. Многие агентства по временному трудоустройству также проводят формальное обучение навыкам работы на компьютере и офисной работе. Большинство медицинских и юридических секретарей должны пройти специализированные программы обучения, которые учат их языку отрасли. Программы обучения виртуальных помощников доступны во многих местных колледжах по транскрипции, бухгалтерскому учету, дизайну веб-сайтов, управлению проектами и компьютерным технологиям. Существуют также онлайн-программы обучения и коучинга.

Работодатели исполнительных секретарей все чаще ищут кандидатов с высшим образованием, поскольку эти секретари тесно сотрудничают с руководителями высшего звена. Степень, связанная с бизнесом или отраслью, в которой человек ищет работу, может дать соискателю преимущество в процессе подачи заявления.

Большинство секретарей и помощников по административным вопросам после приема на работу, как правило, приобретают более продвинутые навыки благодаря обучению на рабочем месте других сотрудников или поставщиков оборудования и программного обеспечения. Другие могут посещать занятия или участвовать в онлайн-обучении, чтобы научиться работать с новыми офисными технологиями, такими как системы хранения информации, сканеры или новые обновленные пакеты программного обеспечения. Поскольку автоматизация делопроизводства продолжает развиваться, переподготовка и повышение квалификации останутся неотъемлемой частью работы секретарей.

Другие необходимые навыки (другие квалификации)

Секретари и помощники по административным вопросам должны уметь печатать и хорошо разбираться в орфографии, пунктуации, грамматике и устной речи. Работодатели также обращают внимание на хорошее обслуживание клиентов и навыки межличностного общения, потому что секретари и помощники по административным вопросам должны быть тактичными в своих отношениях с людьми. Осмотрительность, здравый смысл, организаторские или управленческие способности, инициатива и способность работать независимо особенно важны для административных должностей более высокого уровня. Изменения в офисной среде увеличили спрос на секретарей и помощников по административным вопросам, которые легко адаптируются и универсальны.

Когда вы работаете секретарем, вам нужно будет использовать офисное оборудование для выполнения своих задач. Чем лучше вы разбираетесь в оборудовании, тем легче вам будет использовать эти системы для достижения своих повседневных целей.

Со временем вы обнаружите, что уровень комфорта стал выше, и многие системы, используемые сегодня, также можно найти в частных домах, что позволит вам получить общее представление, которое поможет вам в выполнении ваших обязанностей.

Компьютерные системы

Компьютер, который вы используете в офисе, позволит вам выполнять множество задач:

подготовка документов;
общение по электронной почте и в печатной корреспонденции;
управление электронными таблицами и их создание;
специфические для компании задачи.

В идеале вам нужен компьютер, способный помочь вам со всеми задачами, которые вам необходимо выполнить. Этот компьютер может выглядеть как настольный компьютер или ноутбук, в зависимости от необходимой вам мобильности.

Некоторые основные требования к вашей компьютерной системе включают:

память хорошего размера 2 ГБ или больше;
более быстрый процессор с тактовой частотой 3,6 ГГц или выше;
эргономичная клавиатура
несколько жестких дисков для хранения файлов;
видеосистема высокого качества для просмотра визуальных инструментов и программ.

Вы также захотите подумать о различных типах программного обеспечения, которое вы можете использовать для своих рутинных и не очень рутинных задач. Сюда могут входить:

обработка текстов;
электронные таблицы;
редакторы цифровых изображений
системы управления проектами;
системы управления клиентами.

В большинстве случаев вы входите в офис, в котором работаете, и у вас есть компьютер, на котором есть все необходимое. Со временем будет полезно делать заметки о любых системах, которые работают хорошо, или о системах, которые должны работать более эффективно, чтобы облегчить вашу работу.

Многие из этих программных пакетов будут дорогими, поэтому, когда у компании ограниченный бюджет, может потребоваться некоторое время, чтобы включить все программные системы. Однако в Интернете есть ряд бесплатных программных инструментов, которые могут оказаться полезными.

Возможно, вы также захотите подумать о том, что лучше подходит для ваших вычислительных потребностей: персональный компьютер (ПК) или Macintosh. Во многих типичных организациях наличие ПК поможет вам с выполнением задач, которые вам нужно выполнить, в то время как Mac лучше подходит для компаний, которым необходимо выполнять творческие задачи.

Размышляя о том, нужен ли вам ноутбук или настольный компьютер, вы можете подумать о следующем:

нужна ли компьютерная система быть дешевле, и в этом случае настольный компьютер подойдет для удовлетворения этой потребности;
должна ли компьютерная система быть портативной, и в этом случае лучше использовать ноутбук;
будете ли вы постоянно находиться в одном месте.
Будете ли вы работать дома в течение нескольких недель.

Проверяя, соответствует ли текущая конфигурация вашего компьютера вашим потребностям, составьте список задач, которые вы выполняете в течение обычной недели, а затем оцените, какие задачи сложнее других.

Предоставьте эту информацию команде менеджеров, чтобы узнать, есть ли способ получить дополнительную поддержку в этих областях посредством настройки вашего компьютера.

Поскольку вы, вероятно, будете использовать Интернет для выполнения различных задач, очевидно, что для выполнения своих обязанностей секретаря вам необходимо иметь надлежащее подключение к Интернету.

Большинство офисов будут иметь высокоскоростное подключение к Интернету, а не коммутируемое соединение, что поможет пользователям получить максимальное удобство и максимально быстрый доступ.

Вы можете подключиться к Интернету через проводную линию, которая обычно более безопасна, или через беспроводную точку доступа или маршрутизатор. Маршрутизатор — это то, что будет установлено в центральном месте вашего офиса, помогая всем членам вашей команды подключаться к Интернету, когда это необходимо.

Для настройки Интернета вам необходимо выбрать местного интернет-провайдера в вашем регионе. Это позволит вам иметь Интернет, готовый к работе, и даст вам возможность расширить свои возможности Интернета по мере необходимости.

Со временем вы можете обнаружить, что вам требуется повышенная скорость Интернета для обработки больших загрузок или потокового видео для видеозвонков, обмена видео и т. д.

Также может помочь наличие более одного типа подключения к Интернету, если в данный момент ваш Интернет-сервис не работает или замедляется.

Настройка точек доступа MiFi может помочь решить эту проблему. Это небольшие портативные точки доступа в Интернет, которые используют спутниковые или сотовые технологии для выхода в Интернет.

Телефоны

Поскольку часть вашего общения будет осуществляться по телефону, рекомендуется иметь надежную систему. В зависимости от количества звонков, которые вам нужно принять, вы можете рассмотреть различные варианты на своем рабочем месте.

многоканальные телефонные системы;
телефонные системы с одной линией;
сотовые телефоны;
интернет-телефонные системы.

Если вам нужно обработать несколько звонков в течение дня, вам может помочь наличие нескольких линий. У каждой из этих линий может быть свой номер телефона, или все линии могут исходить от одного основного номера телефона.

Такого рода системы позволят вам переходить с одной линии на другую, отвечая на звонки в порядке их поступления. Ответив на один звонок, вы можете перейти к следующему или перевести звонки в офисы, которые смогут помочь звонящему.

Для работы с такой телефонной системой может помочь:

Изучите функции телефона. Когда вы отвечаете на телефонные звонки, вы захотите изучить функции телефона, чтобы убедиться, что вы используете их, когда они нужны. Это могут быть «Удержание», «Перевод», «Отключение звука» и другие функции. Попробуйте их самостоятельно, чтобы увидеть, когда вам нужно нажимать кнопки и как вы можете отключить эти функции, когда это необходимо.
Потренируйтесь в спокойный день. В идеале вы должны легко вжиться в роль генерального секретаря, чтобы научиться делать дела правильно, прежде чем вам придется делать их быстро. Попробуйте запланировать время, когда вы можете разговаривать по телефону, когда громкость звонков не так высока.
Посмотрите, как кто-то другой занимается телефонными линиями. Если вы берете на себя роль, в которой большую часть времени наблюдается большая нагрузка по звонкам, вам следует понаблюдать за кем-то, кто имеет опыт в этом процессе, прежде чем браться за задачу.Делайте заметки о том, что они делают и как они справляются с процессом, чтобы было ясно, какие ожидания от вас могут быть.
Назовите разные строки. Иногда может быть трудно запомнить, какая линия какая, поэтому может быть полезно прикрепить к линиям метки, чтобы упростить идентификацию. Со временем ярлыки вам не понадобятся, но они пригодятся, когда кто-то заменит вас в день вашего отсутствия.
Составьте список номеров для перевода. Если вы обнаружите, что вам нужно часто переводить вызовы, может быть полезно иметь рядом с телефоном номера или коды переадресации, чтобы вы могли легко их увидеть и использовать.

Суть многоканальной телефонной системы заключается в том, что вам нужно сосредоточиться на том, какие вызовы поступают первыми, чтобы никто из абонентов не ждал больше, чем должен. Хотя бывают случаи, когда вам нужно проводить больше времени с одним звонящим, чем с другим, чем больше времени вы можете распределить на этот раз, тем лучше будет обслуживание клиентов.

Еще одна хитрость, о которой следует помнить, заключается в том, что когда вы разговариваете по телефону с трудным абонентом или с кем-то, кому нужно долго поговорить с вами, не забудьте проверить другие линии, чтобы сообщить им, что они не забыты.

В однолинейных телефонных системах, которые встречаются редко, вам нужно будет просто отвечать на звонки по мере их поступления, что поможет вам сосредоточиться на каждом звонке и удовлетворить потребности звонящего, прежде чем двигаться дальше.

Существующая сейчас технология сотовой связи может работать так же, как традиционные телефонные системы. Возможно, вам потребуется несколько линий, и вы можете захотеть, чтобы этот телефон перенаправлял определенные вызовы на определенные линии, если это возможно.

Кроме того, вы захотите использовать сотовую технологию только при необходимости. Поскольку большую часть дня вы, как правило, проводите за рабочим столом, вам может не понадобиться постоянно пользоваться им.

Вы также можете использовать системы интернет-телефонии, такие как Skype или Google Voice. Эти системы позволяют использовать Интернет для общения с другими людьми, находящимися на расстоянии, а также видеть других людей, которые разговаривают по телефону, используя видеочаты.

Вы можете настроить эти телефонные звонки, получив доступ к информации об учетной записи каждого, которая будет участвовать в звонке, а затем назначив встречу для звонка.

Существуют варианты подключения нескольких абонентов к звонку через Интернет, но для этих вариантов часто требуется платная учетная запись.

Хотя в эпоху цифровых технологий ксерокопии становятся все менее необходимыми, вам все равно нужно знать, как использовать ксерокс в роли секретаря. Они предоставят вам ряд функций, в том числе:

копирование;
привязка;
множественное копирование пакетов
дизайнерские услуги.

Если вы работаете в компании, которой необходимо часто распространять печатные материалы, копировальный аппарат может помочь вам создать эти документы самостоятельно, вместо того, чтобы заставлять вас заключать договор на эти услуги через типографию.

Изучение особенностей вашего текущего копировального аппарата будет полезным способом определить, как он может помочь вам и как он может повысить вашу эффективность в качестве секретаря.

Вы также захотите узнать, как заменить картриджи с тонером и бумагу, чтобы вы могли продолжать использовать копировальный аппарат во время больших проектов печати.

Хорошей отправной точкой является просмотр руководства пользователя, а также приглашение представителя копировальной компании в ваш офис, чтобы показать вам, как лучше всего использовать аппарат для выполнения необходимых вам задач.

Чем лучше вы разберетесь с копировальным аппаратом, тем проще будет подготовить ваш проект к печати, а затем вы сможете уйти, чтобы выполнить другие задачи, которые необходимо выполнить.

Чаще сканеры используются для создания документов и копий, которые вам нужно создать. Сканер создает цифровую копию файлов, которые необходимо скопировать, и часто может заменить традиционный фотокопировальный аппарат.

Как и в случае с любым другим офисным компьютером, функции сканера, которыми вы будете пользоваться, зависят от системы, которую вы приобрели или используете. Многие сканеры:

есть большой планшет для крупных проектов сканирования;
сканировать по одной странице за раз;
есть устройство подачи, позволяющее сканировать большие стопки документов.

Сканер можно использовать несколькими способами, часто заменяя факсимильный аппарат, который раньше выполнял многие из этих функций.

Например, вместо отправки документа по факсу вы можете отсканировать документ, а затем отправить файл по электронной почте получателю.

Что нужно помнить о сканировании:

Надежно прижмите документ к платформе сканера.
Проверьте предварительный просмотр, прежде чем принять сканирование.
Увеличьте качество сканирования, если хотите получить более четкую копию.
Решите, что лучше всего подходит для данного документа: черно-белое или цветное сканирование.

При использовании сканера полезно помнить о ваших системах управления документами и файлами. Создавая сканы, убедитесь, что вы правильно пометили файлы, чтобы их было легко найти и получить.

Вы также можете использовать сканер для создания цифровой файловой системы. Сканируя старые квитанции и документы, вы можете иметь цифровые копии этих страниц на своем компьютере вместо больших картотечных шкафов. Или вы можете обнаружить, что хорошей идеей будет иметь печатные копии, а также цифровые копии, чтобы гарантировать, что вы защищены независимо от того, когда вам понадобится файл.

Принтеры

Сегодня во многих офисах принтер — это больше, чем просто принтер, который берет информацию с компьютера и затем выводит ее на бумагу. Многие принтеры стали многофункциональными, а это означает, что вы можете не только печатать, но и копировать и сканировать.

Эти системы более экономичны и могут быть более эффективными для нужд вашего секретаря.

С помощью обычного принтера вы сможете печатать документы для отправки по почте или для собраний, повестки дня собраний и копии электронных писем, среди прочего.

Узнав как можно больше о принтере в офисе, вы сможете не только использовать его в полной мере, но и при необходимости ремонтировать систему.

Самые распространенные проблемы, с которыми приходится сталкиваться, включают смену чернил и добавление бумаги, как и в случае с копировальной системой.

В идеале, когда вы печатаете большое количество документов, лучше использовать лазерный принтер вместо струйного. Эти принтеры отличаются более высоким качеством и позволяют печатать гораздо быстрее.

Струйный принтер предназначен для менее интенсивного использования, хотя в обычных офисных условиях он может удовлетворить ваши текущие и будущие потребности.

Сводка

Когда вы работаете секретарем, чем больше вы знаете об офисных машинах и системах, которые будете использовать, тем легче вы сможете использовать их в своих интересах. Хотя практическое обучение и опыт лучше всего, чтение руководств пользователя также может сэкономить ваше время и нервы.

Это желание написать на эту конкретную тему о важности компьютера для секретарской профессии в бизнес-организации »выросло из нынешних важных ролей, которые он играет в повседневной деятельности секретарей, поэтому, поскольку сильный захват должен вооружить себя компьютер. Этот отчет о проекте будет полезен и полезен для изучения обработки данных в качестве основного курса в университетах и политехнических институтах. Тем не менее, я приложил все усилия, чтобы представить этот отчет по проекту простым и напряженным языком, чтобы сделать его понятным и понятным любому пользователю. Для достижения цели исследователь рассмотрел:

а. Могут ли секретари со знанием компьютера сэкономить много времени и повысить производительность.

б. Могут ли услуги, оказываемые секретарями с компьютером в любой организации, достичь поставленных целей, задач и устремлений.

<р>в. Может ли помощь компьютера в выполнении обязанностей наших секретарей повысить производительность.

д. То ли комп. Помогает секретарю выполнять специальные обязанности в офисе, с помощью которых они способствуют достижению целей организации.

<р>т.е. Могут ли секретари, использующие компьютер для выполнения административных функций в дополнение к своим специализированным секретарским функциям, быть повышены до административных должностей.

ГЛАВА ПЕРВАЯ

ВВЕДЕНИЕ

1.1 ПРЕДПОСЫЛКИ ИССЛЕДОВАНИЯ

Секретарь — это человек, обладающий обширными знаниями в области искусства и науки работы с офисной корреспонденцией и машинами. Другими словами, секретарь — это тот человек, который прошел секретарские курсы и обладает знаниями для работы со всеми доступными офисными машинами, такими как пишущие машинки, франкировальные машины, счетные машины, копировальные машины и т. Д. Он или она также получает информацию, делает звонки, принимает звонки как внутри организации, так и за ее пределами.

Важно определить, какие функции секретарь выполняет в современном деловом мире; благодаря этому мы сможем оценить роль, которую компьютер играет в секретарской деятельности. Компьютер определяется многими авторами, а компьютерный анализ - как электронное устройство, которое имеет возможность автоматически принимать данные, применять последовательность процессов для хранения данных и автоматически выполнять программу. инструкции и предоставления результата процесса. Компьютер появился в результате поиска человеком быстрых счетных устройств. Но если будет ошибкой думать, что компьютер только что пришел к смыслу секретарской профессии и организации, компьютер появился между 15-м и 16-м веками. Первые известные устройства обработки данных состояли из использования пальцев, камней и палочек для счета на веревке, Сократа на камне и счетов в качестве устройств хранения.Кроме того, дальнейшим развитием обработки данных стало введение ручных метрических и научных операций, но с динамичным характером делового мира. Его значение распространилось не только на эти сферы деятельности, но и на бизнес-офисы организаций и даже на частные дома.

Запрет на выполнение арифметических операций компьютерами и машинами часто приписывают Блейзу Пасселю во Франции и Германии в семнадцатом веке нашей эры. В честь Блейза Паскаля язык программирования был назван в его честь, Паскаль с введением электронный компьютер, с тех пор произошел ряд радикальных прорывов, компьютеры, основанные на упорядоченной форме электроники, были заменены новым «поколением компьютеров, основанным на новой форме электроники».

ВАЖНОСТЬ КОМПЬЮТЕРА

До превращения компьютеров в отрасли большинство обязанностей выполнялось вручную, но после появления компьютеров большинство работ, которые выполнялись традиционно, теперь стали компьютеризированными. Такой компьютер имеет свой собственный уникальный код. Компьютер является важным инструментом управления. по следующим причинам

а. Быстро выполняет операцию

б. Он компактно хранит данные

<р>в. Он обрабатывает большие объемы данных

д. Он эффективно справляется с маршрутизацией крупномасштабных задач обработки данных, таких как расчет заработной платы, выставление счетов и т. д.

ВВЕДЕНИЕ КОМПЬЮТЕРА ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ

Компьютер — прекрасный инструмент, но не «кормушка с ложки», которая может реструктурировать неэффективную организацию. Компьютер поможет секретарю в обработке информации Обратите внимание, что первое, что связывает компанию и ее клиентов, — это деловое письмо или другая отправленная информация. Обязанностью секретаря является проверка качества продукции организации, с компьютером секретарь может фактически работать без стресса, производить работу или которой она может гордиться, вспоминать информацию на экране На этом экране все исправления могут быть легко сделаны .

ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ/РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ

Во многих организациях менеджеры, скорее всего, обнаружат, что использование компьютерной системы без личной поддержки секретаря фактически скрывает ошибку руководства, поэтому может быть обнаружена высокая степень комплиментарности компьютеров в соответствии с Роберту (181–188) он заметил это.

Секретарь является связующим звеном между технологиями и менеджерами…….. это не означает, что она должна обладать экспертными знаниями всего компьютера……….”

Это согласуется с Кэмероном (1982–1985), который утверждал, что компьютер не изменил почитаемую временем роль секретаря. Ту же мысль высказал Eni (1991-1995), когда он указал, что секретарь часто является первым контактом компании с потенциальными клиентами. Ее эффективность может либо произвести хорошее впечатление на клиентов, чтобы они снова обратились в компанию».

Итак, из того, что сказали Роберт и Эни, видно, какую важную роль играет секретарь в организации. Она соединяет технологии в офисе с внешним миром, включая клиентов. Наиболее важными характеристиками того, что производит секретарь, являются данные. Наиболее важные функции того, что секретарь делает на самом деле, должны быть согласованы с ее главным событием потери или повреждения данных.

Таким образом, секретарь должен рассматривать компьютер как «катализатор, благодаря которому ее карьера станет более четкой. Он даже поможет ей различать ответственность и компетентность. отношения согласно Benson et al (1980-1995) компьютер это:

Когда в организацию вводят компьютер, старые основы взаимодействия… изменяются или полностью уничтожаются, и перед сотрудниками и менеджерами встают новые основы.

ВЛИЯНИЕ КОМПЬЮТЕРА НА РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ

Из вышеизложенного становится ясно, что когда компьютер впервые появится в организации, не будет двойного понимания того, что делается и как это делается, изменится. Существует высокий уровень адаптации пользователей этой машины. Работа секретарей может деистически измениться, когда появится компьютер. Таким образом, обязанность офис-менеджера состоит в том, чтобы согласовать роль секретаря с компьютером, разделив работу секретаря на несколько частей, как предлагали Бенсон и др. (1980–1993)

«Обязанности по набору текста и редактированию текста возлагаются на компьютер, однако другие обязанности, такие как обязанности по заполнению, называются административной поддержкой. Дело не только в том, что секретарь будет соревноваться с компьютером в команде принятия управленческих решений и даже снизит стресс. Она не только оживет, но и компьютерный блок будет эффективно использоваться с личной поддержкой навыков секретаря в управлении им.

ВАЖНОСТЬ КОМПЬЮТЕРА В МИРЕ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ СЕКРЕТАРИАТА

Невозможно переоценить важность компьютера в секретарском администрировании. Компьютер может предложить больше в мире секретарского дела, чем традиционный метод хранения информации. В этом проекте будет объяснено и обсуждено значение вычислений и того, как компьютер позволяет секретарю эффективно работать. Компьютер позволяет сохранять материалы и вызывать их в будущем. Секретарь может легко вставлять, удалять и редактировать материал. Это позволяет секретарскому персоналу создавать потребность в повторяющемся наборе текста, что позволяет операторам выполнять другие задачи, пока машина печатает. Время вычитки сокращается, т.к. сокращается только поправка, потому что нужно проверить. Точно так же сокращается время на составление документа, поскольку необходимо использовать только коды для стандартных абзацев.

ВАЖНОСТЬ КОМПЬЮТЕРА ДЛЯ ПРИВЕДЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ СЕКРЕТАРЕЙ В СВОЕЙ РАБОТЕ

Компьютер, предоставляя такую информацию, как протоколы собраний, запись под диктовку, хранение файлов и средства связи, улучшил процесс принятия решений в такой организации. На самом деле это не заменило работу секретарей лично, но расширило их возможности решения проблем и увеличило их способность справляться со сложными или разнообразными заданиями. Эта квалификация, упомянутая выше, прямо позволила современным секретарям быть более опытными в своей работе. И это действительно побуждает многие организации активно искать секретарей, имеющих опыт работы с компьютером. Часть постоянного использования компьютера в профессии секретаря, она открыла глаза и повысила профессиональную мораль секретарей.

Наоборот, компьютер был принят во всем мире в качестве наиболее часто используемого офисного оборудования, и для любой жизнеспособной и перспективной организации лучше иметь это современное офисное оборудование, которое действительно соответствует современным бизнес-стандартам. За счет дороговизны компьютер мог выполнять работу, которая должна выполняться с помощью ряда пишущих машинок, в кратчайшие сроки, с большим правом и без ошибок.

Иногда секретарь может брать на себя больше обязанностей, чем просто отвечать на звонки и принимать сообщения. Секретари также могут полагаться на разнообразный набор навыков, которые помогут им добиться успеха в своей работе. Часто секретари могут быть лицами, ответственными за обеспечение бесперебойной работы офиса и операций.

В этой статье мы обсудим общие обязанности секретаря, а также некоторые дополнительные обязанности, которые секретарь может взять на себя в рамках своей работы.

Кто такой секретарь?

Секретарь – это профессиональный административный работник, который играет важную роль в деловой и другой организационной среде. Секретарями обычно являются лица, которые поддерживают и организуют офисные задачи, внедряют процедуры и выполняют дополнительные административные обязанности в зависимости от характера их работы. Например, административные задачи, за которые отвечает секретарь, могут различаться в разных отраслях, таких как юриспруденция, частные компании и государственные учреждения. Однако секретарь может нести несколько общих обязанностей, которые могут включать:

Работа в качестве администратора, чтобы приветствовать клиентов, клиентов и посетителей

Отвечать на телефонные звонки и направлять их

Организация документов и документов и ведение системы хранения файлов

Помощь руководителям и сотрудникам в проектах и задачах компании

Хотя эти обязанности часто требуются от секретарской работы, основные обязанности, которые секретарь может выполнять в своей работе, могут включать в себя дополнительные административные задачи, в зависимости от того, где они работают.

Обязанности и ответственность секретаря

Обязанности секретаря могут различаться в зависимости от того, где он работает, и иногда секретари превышают свои должностные обязанности.

Отвечать на телефонные звонки и направлять их

Организация и рассылка сообщений

Ведение расписаний компании

Организация документов и файлов

Приветствие бизнес-клиентов и гостей

Документирование финансовой информации

Поддержание и заказ канцелярских товаров

Планирование встреч и конференций

Помощь руководителям в выполнении проектных задач

Наблюдение за персоналом и новыми сотрудниками

Координация с другими организациями

Выполнение административных процедур

1. Отвечать на телефонные звонки и направлять их

Секретари могут нести ответственность за ответы на телефонные звонки в офисе и направление каждого звонка соответствующему лицу. Часто секретари — это люди, которые обрабатывают звонки с предложениями, звонки клиентов и принимают сообщения.Например, юридический секретарь может регулярно принимать звонки от клиентов по поводу работы с делами или другой информации, и он должен иметь возможность направлять каждый звонок клиента соответствующему адвокату, а также принимать и распространять другие сообщения и корреспонденцию. Секретарю также может потребоваться умение отличать срочные сообщения от менее важных.

2. Организация и распространение сообщений

Еще одна важная задача, которую обычно выполняют секретари, – организация и распространение заметок, заметок, сообщений и других письменных сообщений. Кроме того, секретари могут обладать исключительными коммуникативными и аналитическими навыками, чтобы выполнять такие коммуникативные задачи. Например, можно ожидать, что исполнительный секретарь, который работает на генерального директора крупной технологической корпорации, будет организовывать и распространять различные сообщения или записки, чтобы доводить до своего генерального директора только самые срочные сообщения. Срочное сообщение может быть связано с изменением контракта клиента, и исполнительный секретарь должен иметь возможность быстро и эффективно общаться при передаче сообщений.

3. Ведение графиков компании

Секретари также обычно отвечают за ведение графиков и повесток дня специалистов в своих компаниях. Например, секретарь крупной маркетинговой фирмы может организовать рабочие расписания для каждого из отделов компании, а также повестки дня руководителей, назначая встречи с клиентами, поставщиками и акционерами. Секретарями также могут быть люди, которые держат сотрудников в курсе с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах.

4. Организация документов и файлов

Поддержание порядка в документах, записях и файлах — еще одна важная задача, которую должны выполнять секретари. Например, медицинский секретарь обычно может нести ответственность за ведение системы хранения медицинских карт пациентов, отчетов о расходах на предметы медицинского назначения и лекарства, процедурную документацию и другие важные документы. Часто документы, файлы и другие записи компании хранятся в компьютерной базе данных, и часто ожидается, что секретари обладают техническими навыками, необходимыми для использования таких типов файловых систем.

5. Приветствие бизнес-клиентов и гостей

Секретари могут также брать на себя обязанности администратора в дополнение к своим административным обязанностям. Например, помощник руководителя может выступать в качестве администратора, чтобы приветствовать клиентов, прибывающих на конференции или встречи, и может быть человеком, который помогает посетителям устроиться, приносит напитки, делает заметки во время встреч с клиентами и, как правило, работает над поддержанием профессионализма и общего имидж бренда своей компании при встрече и направлении посетителей.

6. Документирование финансовой информации

Еще одна очень важная задача, которую могут взять на себя секретари, — это документирование расходов, доходов и другой финансовой информации. Например, секретарь в торговой корпорации может нести ответственность за документирование доходов и продаж из отчетов отдела продаж, а также за расходы и операционные расходы компании. Затем секретарь может использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы организовать финансовые данные в конкретные финансовые отчеты для анализа и утверждения генеральным директором компании.

7. Обслуживание и заказ канцелярских товаров

Секретарями также могут быть лица, ответственные за инвентаризацию и хранение канцелярских принадлежностей. Секретарь также может нести ответственность за размещение заказов на товары, которые заканчиваются. Например, офисный администратор может ежемесячно составлять электронную таблицу для постоянного учета количества расходных материалов, таких как копировальная бумага, тонер, ручки, папки для документов и другие расходные материалы, чтобы отслеживать, какие расходные материалы необходимы и какие расходные материалы имеются в наличии.< /p>

8. Организация и проведение встреч

Помимо планирования совещаний и конференций, секретари также могут брать на себя ответственность за организацию и проведение совещаний. Например, исполнительный секретарь генерального директора розничной корпорации может организовать встречу с дизайнерами одежды, модными брендами или другими профессионалами в отрасли. Затем секретарь может провести собрание, обсудив важные моменты конференции и сделав заметки для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании. Секретари могут быть жизненно важными членами команды при выполнении таких задач, поскольку руководители, директора и другие специалисты высокого уровня иногда могут быть недоступны в подобных обстоятельствах.

9. Помощь руководителям в выполнении проектных задач

Иногда секретарь может оказать неоценимую помощь своим руководителям в выполнении небольших задач в рамках более крупных проектов. Например, секретарь ведущего директора по маркетингу может помогать в организации отчетов, печати документов или подготовке презентации.Из-за широкого спектра задач, которые может выполнять секретарь, этот тип профессионала должен обладать широким спектром социальных и технических навыков, чтобы преуспеть в этой роли.

10. Надзор за персоналом и новыми сотрудниками

Секретари также могут быть наставниками, которые работают с персоналом при внедрении процедур и обучении новых сотрудников. Благодаря своим знаниям и опыту работы в своих компаниях многие секретари помогают руководителям и новым сотрудникам развивать свои навыки, следовать протоколу компании и узнавать об общей среде компании. Например, юридический секретарь может взять на себя наставничество для недавно нанятого помощника юриста и показать им, как использовать компьютер и файловые системы фирмы, как организовывать работу с делами и документами в соответствии с политикой и методами, которые сотрудники используют для выполнения задач и работы с клиентами.< /p>

11. Координация с другими организациями

Секретари также работают над координацией и формированием отношений с другими предприятиями и организациями. Например, секретарь инженерной фирмы может быть связующим звеном с подрядчиками, проектировщиками и другими инженерными организациями для организации конференций, закупки ресурсов или установления деловых партнерских отношений.

12. Осуществление административных процедур

Секретари также могут участвовать в разработке и внедрении политик компании и различных административных процедур. Например, медицинский секретарь может разработать процедуру документирования планов лечения пациентов, которая включает выполнение ряда шагов для документирования медицинской информации в базе данных. Затем секретарь может внедрить эту новую процедуру, обучив медсестер и персонал тому, как выполнять директивы политики.

Поскольку секретари могут брать на себя множество различных задач и обязанностей, для секретарей может быть крайне важно обладать широким спектром навыков, таких как административные навыки, навыки общения, навыки обслуживания клиентов, технические навыки, аналитические навыки и навыки решения проблем. Секретари также могут полагаться на свои лидерские качества в организации и руководстве офисным персоналом и процедурами.

Читайте также: