Как определить при работе в Windows, что это архивный файл
Обновлено: 21.11.2024
Ваш почтовый ящик Outlook растет по мере того, как элементы создаются так же, как бумаги накапливаются на вашем столе. В бумажном мире вы можете время от времени перелистывать свои документы и сохранять важные, но редко используемые. Вы можете отказаться от менее важных документов, таких как газеты и журналы, исходя из их возраста.
Вы можете быстро выполнить тот же процесс в Outlook 2003 и более поздних версиях. Вы можете вручную перенести старые элементы в файл хранилища, выбрав Архив в меню Файл. Или вы можете автоматически переносить старые элементы с помощью функции автоархивации. Элементы считаются старыми, когда они достигают указанного вами возраста. С помощью функции автоархивации вы можете удалять или перемещать старые элементы. Outlook может архивировать все типы элементов, но он может находить только те файлы, которые хранятся в папке электронной почты, например электронные таблицы Microsoft Excel или документы Microsoft Word, прикрепленные к сообщению электронной почты. Файл, который не хранится в папке электронной почты, не может быть заархивирован.
Функция автоархивации состоит из двух этапов. Во-первых, вы включаете функцию автоархивации. Во-вторых, вы устанавливаете свойства функции автоархивации для каждой папки, которую хотите заархивировать.
Если у вас есть несколько учетных записей Exchange в одном профиле Outlook, параметр автоархивации по умолчанию будет применяться ко всем учетным записям. Чтобы избежать этого, примените параметр автоархивации на уровне папки.
На уровне папок вы можете определить, какие элементы следует архивировать и как часто они будут архивироваться. Вы можете автоматически архивировать отдельные папки или настроить параметр автоархивации по умолчанию для всех папок. Затем настройте параметры автоархивации для отдельных папок, для которых вы не хотите использовать параметры автоархивации по умолчанию. Функция автоархивации запускается автоматически при каждом запуске Outlook. Outlook проверяет свойства автоархивации каждой папки по дате и перемещает старые элементы в файл архива. Элементы, перемещенные в папку "Удаленные", удаляются.
Outlook 2003 и Outlook 2007
По умолчанию для нескольких папок Outlook включена функция автоархивации. В следующем списке перечислены папки, для которых включена функция автоархивации, и период устаревания каждой папки по умолчанию:
- Папка календаря (шесть месяцев)
- Папка "Задачи" (шесть месяцев)
- Папка журнала (шесть месяцев)
- Папка "Отправленные" (два месяца)
- Папка "Удаленные" (два месяца)
В папках "Входящие", "Заметки", "Контакты" и "Черновики" функция автоархивации не включается автоматически. Вы не можете использовать функцию автоархивации с папкой "Контакты", так как папка "Контакты" не имеет свойства архива.
Outlook 2010 и более поздние версии
По умолчанию функция автоархивации отключена в Outlook 2010 и более поздних версиях. Функция автоархивации включена в Outlook 2003 и Outlook 2007 по умолчанию. Если вы не отключите функцию автоархивации в Outlook 2003 или Outlook 2007 и выполните обновление до Outlook 2010 или более поздних версий, функция автоархивации останется включенной.
Разница между архивированием и экспортом элементов
Когда вы архивируете элементы, вы можете архивировать элементы только в файл личных папок (.pst). При экспорте элементов вы можете экспортировать элементы в файлы различных типов, включая файлы .pst и текстовые файлы с разделителями. Существующая структура папок сохраняется в новом файле архива. Если над папкой, которую вы заархивировали, есть родительская папка, родительская папка создается в файле архива. Но элементы, находящиеся в родительской папке, не архивируются. Таким образом, между файлом архива и вашим почтовым ящиком существует одинаковая структура папок. Папки остаются на месте после архивирования, даже если они пусты. Вы можете архивировать файлы только одного типа — PST-файла.
При экспорте элементов исходные элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки.
Как включить функцию автоархивации
Для Outlook 2010 и более поздних версий:
- Выберите вкладку "Файл", а затем выберите вкладку "Параметры" в меню "Файл".
- Перейдите на вкладку "Дополнительно".
- Выберите «Настройки автоархивации».
- Установите флажок Автоархивировать каждые. Введите число в поле "Дни", чтобы указать, как часто выполняется процесс автоархивации.
- Если вы хотите получать уведомления до того, как элементы будут заархивированы, установите флажок Запрашивать перед автоархивацией.
- В поле Архивный файл по умолчанию введите имя файла, в который должны быть переданы заархивированные элементы, или нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать из списка.
- Нажмите "ОК" два раза.
Для Outlook 2007 и Outlook 2003:
- В меню "Инструменты" выберите "Параметры", а затем перейдите на вкладку "Другое".
- Выберите Автоархивация.
- Установите флажок Автоархивация каждые, а затем укажите, как часто будет выполняться процесс автоархивации, введя число в поле дней.
- Если вы хотите получать уведомления до того, как элементы будут заархивированы, установите флажок Запрашивать перед автоархивацией.
- В поле Архивный файл по умолчанию введите имя файла, в который должны быть переданы заархивированные элементы, или нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать из списка.
- Нажмите "ОК" два раза.
Теперь, когда вы включили функцию автоархивации, вы должны задать свойства автоархивации для каждой папки.
Файл данных Outlook (.pst), который вы выбираете в качестве файла архива по умолчанию, должен находиться на локальном компьютере. Использование сетевых PST-файлов поддерживается только в Outlook 2010 и при определенных условиях. Дополнительную информацию об ограничениях на использование PST-файлов в сети см. в разделе Ограничения на использование файлов личных папок (PST) в сетях LAN и WAN.
Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Методы, которые вы можете использовать, зависят от типа учетных записей электронной почты, которые вы настроили в Outlook.
Для учетных записей POP и IMAP вы можете создать папку архива или назначить существующую папку для использования в качестве папки архива. Вы не можете изменить расположение архивной папки для учетных записей Microsoft 365 или Exchange.
Использование кнопки "Архив" для перемещения сообщений в папку "Архив" не уменьшает размер почтового ящика. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, вы можете использовать онлайн-архив в Microsoft 365 для предприятий или архивировать элементы вручную.
Архивировать сообщения с помощью кнопки "Архивировать"
Вы можете использовать кнопку "Архив" в группе "Удалить" на ленте, чтобы переместить одно или несколько сообщений в папку "Архив", не удаляя их. Использование архива имеет несколько преимуществ.
Заархивированные элементы по-прежнему легко найти в окне поиска или в папке архива. По умолчанию, когда вы вводите термин в поле поиска, Outlook ищет все папки в вашем почтовом ящике.
Элементы по-прежнему доступны на вашем телефоне или других устройствах через папку «Архив»
Архивировать элементы в Outlook
Выберите одно или несколько сообщений в папке "Входящие" или другой папке для архивирования.
В группе Удалить выберите Архивировать. Вы также можете использовать клавишу Backspace для немедленного архивирования одного или нескольких выбранных сообщений.
Ваши сообщения будут перемещены в папку "Архив". Если вы по ошибке заархивировали сообщение, перейдите в папку «Архив» и переместите сообщение обратно в папку «Входящие».
Примечание. Кнопка "Архивировать" отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В более ранних версиях Outlook на ленте нет кнопки "Архивировать".
Архивировать сообщения с помощью клавиатуры
Вы можете заархивировать одно или несколько выбранных сообщений, нажав клавишу Backspace. Если вы нажмете клавишу Удалить, сообщения попадут в папку «Удаленные». Вы не можете изменить поведение клавиши Backspace.
Примечание. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, клавиша Backspace не заархивирует сообщение. Вы должны закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения для клавиши Backspace, чтобы заархивировать сообщение. Когда сообщение открыто в новом окне, единственный способ заархивировать сообщение — использовать кнопку Архивировать на ленте.
Как отключить архивирование с помощью клавиши Backspace в Outlook для Microsoft 365?
Чтобы клавиша Backspace не перемещала элементы в папку «Архив», вы можете добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.
Важно!
Внимательно выполняйте действия, описанные в этом разделе. При неправильном изменении реестра могут возникнуть серьезные проблемы. Прежде чем изменять его, создайте резервную копию реестра для восстановления в случае возникновения проблем.
Путь реестра групповой политики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение : 1
Путь реестра Office Customization Tool (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1
Примечание. Это исправление не относится к бессрочным версиям Outlook.
Как мне найти папку «Архив»?
Ваша папка архива находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите «Вид» > «Панель папок» > «Обычный».
Как выполнить поиск в папке архива?
По умолчанию при поиске элементов Outlook с помощью функции поиска в текущем почтовом ящике в верхней части списка папок Outlook выполняет поиск во всем почтовом ящике.
Если вы хотите ограничить область поиска только папкой архива, сначала выберите папку архива в списке папок. Теперь ваше окно поиска будет искать только в папке «Архив».
Чем это отличается от онлайн-архива?
Онлайн-архив — это функция для корпоративных клиентов Microsoft 365, у которых необычно большие почтовые ящики. Эти клиенты могут использовать онлайн-архив, чтобы избежать удаления старой почты. Онлайн-архив пользователя действует как вторая учетная запись в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск, выполняемый из папки "Входящие".
Если онлайн-архив включен, администраторы и пользователи могут настроить свои почтовые ящики для автоматического перемещения старых сообщений в онлайн-архив с помощью политик архивирования.
Когда следует использовать архив и онлайн-архив?
Мы рекомендуем вам использовать функцию "Архив", чтобы очистить папку "Входящие" от сообщений, на которые вы уже ответили или на которые уже выполняли действия. Думайте об Архиве как о папке с файлами. Вы можете хранить элементы в папке «Архив» и по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так больше нравится.
Пользователям, у которых есть большие почтовые ящики в организации Office 365 Enterprise, мы рекомендуем администраторам установить политику архивирования, которая перемещает элементы в онлайн-архив через год или меньше, если пользователи быстрее достигают квоты своих почтовых ящиков. Это гарантирует, что пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новой почты. Почту старше указанного времени можно перемещать как из папки «Входящие», так и из локальной папки «Архив».
Часто задаваемые вопросы об архивировании
Автоархивация — это старая функция Outlook, позволяющая автоматически перемещать старые сообщения в PST-файл. Это означает, что сообщения удаляются с сервера и их сложнее найти через поиск. Если жесткий диск, содержащий AutoArchive.pst, становится непригодным для использования, эти сообщения теряются. Онлайн-архив — это корпоративная замена AutoArchive.
Автоархивацию можно использовать, даже если у вас нет онлайн-архива и если ваш ИТ-отдел не отключил эту функцию. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в статье Архивирование старых элементов вручную в Outlook для Windows.
Тим Фишер имеет более чем 30-летний опыт работы в сфере технологий. Он пишет о технологиях более двух десятилетий и является вице-президентом и генеральным директором Lifewire.
Архивный файл – это любой файл с включенным атрибутом файла "архив". Это просто означает, что он помечен как требующий резервного копирования или архивирования.
Большинство файлов, с которыми мы сталкиваемся при обычном использовании компьютера, скорее всего, имеют включенный атрибут архива, например изображение, загруженное с цифровой камеры, только что загруженный PDF-файл. такие заурядные файлы.
Такие термины, как архив, архивный файл и файловый архив, также используются для описания действия или результата сжатия и сохранения набора файлов и папок в один файл. .
Как создается файл архива?
Когда кто-то говорит, что архивный файл был создан, это не означает, что содержимое файла было изменено или что файл был преобразован в какой-то другой формат, называемый архив.
Это означает, что атрибут архива включается при создании или изменении файла, что обычно происходит автоматически программой, которая создает или изменяет файл. Это также означает, что перемещение файла из одной папки в другую приведет к включению атрибута архива, поскольку файл фактически был создан в новой папке.
Открытие или просмотр файла без атрибута архива не включит его и не "сделает" архивным файлом.
Когда задан атрибут архива, его значение помечается как ноль (0), что указывает на то, что его резервная копия уже была создана. Значение 1 (единица) означает, что файл был изменен с момента последнего резервного копирования, поэтому резервную копию необходимо создать.
Как вручную изменить атрибут архива
Архивный файл также можно настроить вручную, чтобы указать программе резервного копирования, следует или не следует создавать резервную копию файла.
Изменить атрибут архива можно из командной строки с помощью команды attrib. Перейдите по этой последней ссылке, чтобы узнать все о том, как использовать команду attrib для просмотра, установки или очистки атрибута архива через командную строку.
Еще один способ — через обычный графический интерфейс Windows. Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите вход в его свойства. Оказавшись там, используйте кнопку «Дополнительно» на вкладке «Общие», чтобы снять или установить флажок рядом с «Файл готов к архивированию». При выборе для этого файла устанавливается атрибут архива.
Для папок найдите ту же кнопку «Дополнительно», но найдите параметр «Папка готова для архивирования».
Для чего используется архивный файл?
Программа резервного копирования или программный инструмент, установленный вашей онлайн-службой резервного копирования на вашем компьютере, может использовать несколько различных методов, чтобы определить, следует ли создавать резервную копию файла, например, просмотр даты, когда он был создан или изменен.
Еще один способ — просмотреть атрибут архива, чтобы понять, какие файлы были изменены с момента последнего резервного копирования. Это определяет, какие файлы должны быть снова заархивированы для сохранения новой копии, а также какие файлы не были изменены и не должны быть заархивированы.
После того, как программа или служба резервного копирования выполняет полное резервное копирование каждого файла в папке, в дальнейшем она экономит время и пропускную способность для создания добавочных или дифференциальных резервных копий, поэтому вы никогда не выполняете резервное копирование уже создана резервная копия.
Поскольку атрибут архива применяется при изменении файла, программа резервного копирования может просто создать резервную копию всех файлов с включенным атрибутом, другими словами, только те файлы, которые вам нужны для резервного копирования, которые вы изменили или обновили.
После резервного копирования любое программное обеспечение, выполняющее резервное копирование, очистит этот атрибут. После очистки он снова включается, когда файл был изменен, что заставляет программное обеспечение резервного копирования снова создавать его резервную копию. Это повторяется снова и снова, чтобы ваши измененные файлы всегда сохранялись в резервных копиях.
Некоторые программы могут изменять файл, но никогда не включают бит архивации. Это означает, что использование программы резервного копирования, которая полагается исключительно на чтение статуса атрибута архива, может не обеспечивать 100% точность при резервном копировании измененных файлов. К счастью, большинство инструментов резервного копирования полагаются не только на это указание.
Что такое файловые архивы?
«Файловый архив» может звучать так же, как «архивный файл», но есть заметная разница, независимо от того, как вы пишете этот термин.
Инструменты сжатия файлов (часто называемые файловыми архиваторами), такие как 7-Zip и PeaZip, могут сжимать один или несколько файлов и/или папок в один файл с одним расширением. Это значительно упрощает хранение всего этого контента в одном месте или совместное использование нескольких файлов с кем-либо.
Три самых распространенных типа архивных файлов – ZIP, RAR и 7Z. Эти и другие файлы, такие как ISO, называются файловыми архивами или просто архивами, независимо от того, установлен ли атрибут файла.
Загрузки программного обеспечения из Интернета и программы резервного копирования обычно хранят файлы в формате архива. Загрузки обычно поступают в одном из этих трех больших форматов, а архив диска часто хранится в формате ISO. Однако программы резервного копирования могут использовать свой собственный собственный формат и добавлять к файлу расширение файла, отличное от только что упомянутого; другие могут вообще не использовать суффикс.
Файл .webarchive – это тип файлового архива, который браузер Safari использует для сохранения веб-страниц. Вы можете открыть их с помощью веб-браузера Safari. Файлы MHT — это еще один тип файла веб-архива, который можно открыть в веб-браузере, таком как Chrome, Opera или Edge.
Вы можете создать резервную копию данных Facebook в архивный файл в формате HTML или JSON. Если файл архива загружается в виде ZIP-файла, извлеките его с помощью встроенного экстрактора вашего компьютера. Извлеченный файл представляет собой файл HTML, который можно открыть в веб-браузере как веб-страницу.
Открывать файлы Outlook PST с помощью Microsoft Outlook. Выберите «Файл» > «Открыть и экспортировать» > «Открыть файл данных Outlook». Выберите файл данных Outlook (.pst) > Открыть.
Если вы используете учетную запись POP или IMAP, вся ваша информация Outlook хранится в файле данных Outlook, также известном как файл личных папок (.pst). Вы также можете использовать файл данных Outlook для резервного копирования сообщений или хранения старых элементов, чтобы уменьшить размер почтового ящика.
По умолчанию, когда вы используете инструменты поиска Outlook, Outlook выполняет поиск только в текущем почтовом ящике. Любые дополнительные файлы данных Outlook, хранящиеся на вашем компьютере, не будут найдены, если вы не измените область поиска на Все почтовые ящики.
У вас также может быть файл данных Outlook, если вы используете автоархивацию с учетной записью электронной почты сервера Exchange. Эта функция отличается от кнопки Архивировать в Outlook 2016. Дополнительные сведения см. в статье Архивация в Outlook 2016.Чтобы узнать, каковы ваши настройки и местоположение автоархивации, а также получить инструкции по отключению автоархивации, см. статью Автоматическое перемещение или удаление старых элементов с помощью автоархивации.
Поиск в другом файле данных Outlook
Открыть файл данных Outlook
Чтобы Outlook мог искать в файле личных папок определенное слово, фразу или отправителя, файл должен быть открыт в Outlook.
В Outlook на рабочем столе (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) выберите «Файл» > «Открыть и экспортировать» > «Открыть файл данных Outlook».
Выберите файл данных Outlook, который хотите открыть.
Разверните верхний уровень файла данных Outlook в области навигации Outlook, чтобы увидеть вложенные папки в файле. Нажмите на каждую вложенную папку, чтобы просмотреть ее содержимое.
Для поиска определенного сообщения электронной почты используйте встроенные инструменты поиска Outlook.
Если вы хотите импортировать заархивированные элементы обратно в папку "Входящие", следуйте инструкциям по импорту PST-файла.
Где мой файл .PST?
В Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 новые файлы данных Outlook по умолчанию сохраняются в следующих местах:
Windows Vista, Windows 7, 8 и 10 диск:\Users\пользователь\Documents\Outlook Files\archive.pst
Windows XP диск:\Documents and Settings\пользователь \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
В более ранних версиях Outlook файл архива сохраняется в следующих местах:
Windows 7, 8, 10 и Windows Vista диск:\Users\пользователь\AppData\Local\Microsoft\Outlook\archive.pst
Windows XP диск:\Documents and Settings\пользователь \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
Все сообщения, контактная информация, календари и другие данные, которые вы создаете в Microsoft Outlook, хранятся в вашем файле личных папок (.pst) или, если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server, на сервере Exchange вашей организации. Outlook предоставляет функцию архивирования для очистки часто используемых папок от старого содержимого, которое вам не нужно, но которое вы не хотите удалять. Вы можете сделать это автоматически с помощью AutoArchive, или вы также можете заархивировать вручную по желанию. Вы также можете вручную перемещать элементы между файлами данных Outlook в организационных целях.
По умолчанию поиск Outlook возвращает элементы только в текущем почтовом ящике или в файле данных Outlook. Если вы хотите выполнить поиск в нескольких файлах .PST, сначала откройте дополнительный файл данных Outlook, а затем измените область поиска.
Открыть файл данных Outlook
В меню "Файл" выберите "Открыть" > "Файл данных Outlook".
Выберите файл данных Outlook, который хотите открыть, и нажмите кнопку Открыть.
Важно! Если вы не можете найти файл .pst, возможно, он скрыт, и вам необходимо отобразить его местоположение.
Изменить область поиска
По умолчанию поиск Outlook возвращает элементы только в вашем текущем почтовом ящике или в файле данных Outlook. Если вы хотите выполнить поиск в нескольких файлах данных, выполните следующие действия, чтобы изменить область поиска.
В меню "Инструменты" нажмите "Мгновенный поиск", а затем нажмите "Параметры поиска". Либо щелкните стрелку на панели мгновенного поиска, а затем щелкните Параметры поиска.
Под заголовком При поиске показывать результаты из установите флажок Все папки, а не Только текущую выбранную папку.
Я не могу найти файл .pst
Файл архива представляет собой файл данных особого типа, файл личных папок (.pst). При первом запуске AutoArchive Outlook автоматически создает файл архива в следующих местах:
Windows 7, 8, 10 и Vista C:\Users\YourUserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Microsoft Windows XP C:\Documents and Settings\YourUserName\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Если вы не видите локальные настройки или локальные папки, возможно, они скрыты. Чтобы отобразить скрытый PST-файл, выполните действия для используемой операционной системы.
Windows 7, 8, 10 и Windows Vista
Нажмите кнопку "Пуск" и выберите "Панель управления".
Нажмите "Внешний вид и персонализация".
Нажмите "Параметры папки".
На вкладке "Вид" в разделе "Дополнительные параметры" в разделе "Файлы и папки" в разделе "Скрытые файлы и папки" выберите "Показать скрытые файлы и папки".
Нажмите "Пуск" и выберите "Панель управления".
Нажмите "Параметры папки".
На вкладке "Вид" выберите параметр "Показывать скрытые файлы и папки".
Читайте также: