Как настроить автоответчик в Outlook на Mac
Обновлено: 03.07.2024
Если вы уезжаете или просто отдыхаете, вы можете использовать автоматический ответ об отсутствии на работе, чтобы блокировать электронные письма, пока вы не вернетесь.
Никто не любит управлять электронной почтой, особенно в отпуске. Если вы уезжаете или просто отдыхаете, вы можете использовать автоматический ответ об отсутствии на работе (или в отпуске), чтобы люди знали, что вы не будете читать электронные письма или отвечать на них в это время.
Сегодня мы расскажем, как настроить ответ об отсутствии на работе в пяти наиболее популярных почтовых клиентах и веб-сервисах.
Почта Apple
В Apple Mail нет специальной настройки для ответа об отсутствии на работе. Вместо этого вам нужно установить правило. К счастью, это очень легко сделать.
Выберите Почта > Настройки и нажмите Правила на панели инструментов. Затем нажмите Добавить правило.
Введите описание нового правила. Это будет отображаться в списке правил.
Для раскрывающегося списка Если выполнено какое-либо из следующих условий, оставьте любой выбранный параметр по умолчанию. В первом раскрывающемся списке выберите «Учетная запись». Затем выберите нужную учетную запись электронной почты во втором раскрывающемся списке.
Затем вы должны указать, какие действия будут происходить, когда электронное письмо поступит в выбранную учетную запись. В разделе «Выполнить следующие действия» выберите «Ответить на сообщение» в раскрывающемся списке, а затем нажмите «Ответить на текст сообщения».
Введите ответное сообщение об отсутствии на работе в диалоговом окне Ответное сообщение. Это сообщение будет отправлено как автоматический ответ на входящие сообщения электронной почты
Нажмите "ОК" в диалоговом окне "Ответить на сообщение" и еще раз в диалоговом окне "Правила".
Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы применить новое правило к существующим сообщениям в вашем почтовом ящике. Нажмите кнопку «Не применять». Если вы нажмете кнопку «Применить», автоматический ответ будет отправлен для всех существующих сообщений в вашем почтовом ящике. Убедитесь, что вы нажали кнопку "Не применять".
Важно! Серьезно, не облажайтесь и не нажимайте кнопку "Применить". Убедитесь, что вы выбрали «Не применять»!
Правило активируется по умолчанию после его создания, и все электронные письма, полученные в выбранной учетной записи, будут автоматически получать ответ, который вы настроили.
Чтобы сделать правило неактивным после возвращения, снимите флажок рядом с названием правила. В следующий раз, когда вы уйдете, вы можете просто проверить его еще раз (или нажать "Изменить", чтобы изменить сообщение), и он снова сработает.
Почта iCloud
Настроить ответ об отсутствии на работе для вашей учетной записи электронной почты iCloud легко с помощью настройки в настройках.
Войдите в свою учетную запись iCloud и нажмите «Почта» на главном экране. Затем нажмите значок шестеренки в левом нижнем углу экрана и выберите «Настройки» во всплывающем меню.
На вкладке "Отпуск" установите флажок "Автоматически отвечать на сообщения при их получении".
Вы можете установить необязательный диапазон дат, который будет автоматически запускать и останавливать ответы об отсутствии на работе. Щелкните поле Дата начала и выберите дату во всплывающем календаре. При необходимости сделайте то же самое для даты окончания.
Введите ответное сообщение об отсутствии на работе в поле и нажмите "Готово".
Ваш ответ об отсутствии на работе отправляется на каждый адрес электронной почты только один раз. Любой, кто отправит вам несколько сообщений, пока вас нет, получит ваш ответ об отсутствии на работе только после первого сообщения.
Outlook для Mac
Ответы об отсутствии на работе в Outlook для Mac аналогичны Apple Mail. Для них нет настроек, поэтому необходимо создать правило для отправки автоматических ответов.
Перейдите в Outlook > «Настройки» и нажмите «Правила» в разделе «Электронная почта». Выберите тип вашей учетной записи в списке слева. Если вы не знаете, какой у вас тип учетной записи, нажмите «Показать все» в верхней части диалогового окна.
Затем нажмите кнопку с плюсом в нижней части диалогового окна, чтобы добавить новое правило.
В диалоговом окне "Правила" введите имя правила в поле "Имя правила".
Справа от При поступлении нового сообщения примите значение по умолчанию, если все условия соблюдены в раскрывающемся списке. Затем выберите «Учетная запись» в первом раскрывающемся списке, «Есть» во втором и учетную запись, которую вы хотите использовать, в третьем.
Теперь определите действие, которое необходимо предпринять. Нам понадобится только одно действие, поэтому щелкните значок минуса во второй строке в разделе «Выполните следующие действия». В оставшейся строке выберите «Ответить» в раскрывающемся списке, а затем нажмите «Текст ответа».
Введите ответное сообщение об отсутствии на работе в поле и нажмите OK.
Убедитесь, что флажок «Включено» установлен, и нажмите «ОК».
По возвращении обязательно отключите правило. Перейдите в Outlook > «Настройки» и нажмите «Правила», чтобы открыть диалоговое окно «Правила». Затем снимите флажок для правила.
На выдвижной панели «Автоматические ответы» выберите параметр «Отправлять автоматические ответы», чтобы включить эту функцию.
Чтобы автоматические ответы отправлялись только в течение определенного периода, щелкните поле Время начала и выберите дату во всплывающем календаре. Затем выберите время из выпадающего списка. Сделайте то же самое для Конца времени.
При отправке автоматических ответов мы рекомендуем делать это только для людей из вашего списка контактов. В противном случае вы дадите знать всем, что вас нет дома, даже спамерам и продавцам. В целях безопасности выберите параметр Отправлять ответы только людям из моего списка контактов.
Введите ответ об отсутствии на работе в поле, отформатировав его по своему усмотрению.
Затем нажмите OK в верхней части панели.
Если вы не указали время начала и время окончания, вам придется отключить автоматические ответы вручную.
Нажмите на значок шестеренки и снова выберите Автоматические ответы. Затем выберите параметр «Не отправлять автоматические ответы» и нажмите «ОК».
Gmail
В настройках Gmail есть функция автоответчика, которая позволяет легко настроить ответ об отсутствии на работе.
Войдите в свою учетную запись Gmail. Затем нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу окна и выберите "Настройки".
Прокрутите вниз до раздела "Автоответчик в отпуске" на вкладке "Общие" и выберите параметр "Автоответчик в отпуске включен".
Нажмите на поле «Первый день» и выберите дату во всплывающем календаре. Поле «Последний день» является необязательным. Если вы знаете, когда вернетесь, установите флажок «Последний день», нажмите на поле справа и выберите дату так же, как и для первого дня.
Введите тему и свое сообщение об отсутствии на работе, отформатировав его по своему усмотрению.
При отправке автоматических ответов мы рекомендуем делать это только для людей из вашего списка контактов. В противном случае вы дадите знать всем, что вас нет дома, даже продавцам и спамерам. В целях безопасности выберите параметр «Отправлять ответ только людям из моих контактов».
Когда закончите, нажмите Сохранить изменения.
Если вы не указали последний день, вы должны отключить автоответчик вручную.
Вернитесь к настройкам своей учетной записи Gmail и выберите параметр «Отключить автоответчик в отпуске» в разделе «Автоответчик в отпуске» на вкладке «Общие».
Используйте свой творческий потенциал, но будьте профессионалом
Ответы об отсутствии на работе должны быть информативными, сообщать отправителю, когда вы будете недоступны и к кому обращаться в ваше отсутствие. Это не значит, что он должен быть скучным. Проявите творческий подход, чтобы в следующий раз, когда вы отправитесь в отпуск, составить занимательный, но профессиональный ответ вне офиса.
Какие ответы об отсутствии на работе вы использовали? Как вы думаете, они должны быть забавными или просто информативными? Дайте нам знать ваши мысли в комментариях.
Инструкции по обновлению и включению автоответа/отсутствия на месте с помощью Outlook для Mac.
Была ли эта статья полезной для вас?
Расскажите, почему
Вас также может заинтересовать
Отправка с альтернативного адреса электронной почты в Outlook для Mac
Опубликовано 31 марта 2021 г.
Отложенная доставка в Outlook для Mac
Опубликовано 27 сентября 2018 г.
Настройка правил автоматической обработки электронной почты в Outlook для Mac
Опубликовано 27 сентября 2018 г.
Настройка шрифта по умолчанию для сообщений электронной почты в Outlook для Mac
Опубликовано 27 сентября 2018 г.
Создание и настройка подписей в Outlook для Mac
Опубликовано 27 сентября 2018 г.
Использование календарей помещений и оборудования в Outlook для Mac
Опубликовано 27 сентября 2018 г.
- Позвоните нам: 517 355 3776
- Позвоните в МГУ: (517) 355-1855
- Посетите: msu.edu
- MSU — это позитивный работодатель с равными возможностями.
- Спартанцы будут.
- © Университет штата Мичиган
MSU — это позитивный работодатель с равными возможностями, стремящийся к совершенству благодаря разнообразию рабочей силы и инклюзивной культуре, которая поощряет всех людей полностью раскрывать свой потенциал.
Программы и материалы Университета штата Мичиган открыты для всех, независимо от расы, цвета кожи, национального происхождения, пола, гендерной идентичности, религии, возраста, роста, веса, инвалидности, политических убеждений, сексуальной ориентации, семейного положения, семейного положения. или статус ветерана. Выпущено в поддержку работы по распространению знаний МГУ, акты от 8 мая и 30 июня 1914 г. в сотрудничестве с Министерством сельского хозяйства США. Квентин Тайлер, директор MSU Extension, East Lansing, MI 48824. Эта информация предназначена только для образовательных целей. Ссылка на коммерческие продукты или торговые наименования не означает одобрения со стороны MSU Extension или предвзятого отношения к неупомянутым.
Имя и эмблема 4-H имеют особую защиту Конгресса, защищенную кодом 18 USC 707.
Сообщите друзьям, семье и коллегам, что вас нет в офисе
Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.
Сообщите людям, отправляющим вам электронное письмо, о том, что вы недоступны, с помощью автоответчика "Нет на месте". Outlook для Mac предлагает два вида: один для учетных записей Exchange, для которых автоматические ответы поступают с сервера, а другой — для любой учетной записи электронной почты.
Инструкции в этой статье относятся к Outlook для Microsoft 365 для Mac, Outlook 2016 для Mac и Outlook для Mac 2011.
Настройка автоматического ответа об отсутствии на работе в Outlook для Mac с помощью Exchange
Чтобы ваша учетная запись Exchange автоматически отвечала на новые сообщения (даже если Outlook для Mac не запущен):
Выберите Инструменты > Нет на месте.
Установите флажок "Отправлять сообщения об отсутствии на работе".
В текстовом поле Ответить на сообщения введите желаемое сообщение вместе с датой, когда получатели могут ожидать личного ответа.
:max_bytes(150000):strip_icc()/Capture -36e92e70113a4b7691b3f43fc4b8c640.JPG)
В текстовом поле Дата начала введите дату и время, когда вы планируете быть недоступными для просмотра электронной почты.
В текстовом поле Дата окончания введите дату и время, когда вы вернетесь.
Установите флажок Отправлять ответы за пределы моей компании.
Выберите «Только контакты из адресной книги» или «Все за пределами моей компании».
В текстовом поле Ответить один раз каждому отправителю за пределами моей компании введите сообщение для ответа об отсутствии на работе для отправителей за пределами вашей организации.
Выберите ОК.
Настройка автоответчика об отсутствии на работе в Outlook для Mac с использованием других учетных записей электронной почты
Чтобы Outlook для Mac автоматически отвечал на сообщения, пока он работает и получает почту для учетных записей, отличных от Exchange:
Выберите Инструменты > Правила.
:max_bytes(150000):strip_icc() /Capture-c1e87c0807f14e398557ae8c1cc627e0.JPG)
Перейдите к категории IMAP или POP в зависимости от учетной записи, для которой вы настраиваете автоответчик об отсутствии на работе.
Нажмите +.
В текстовом поле Имя правила введите Автоответ об отсутствии на месте.
Чтобы отправлять автоматические ответы только людям из вашей адресной книги, установите для критерия значение "От кого является контактом".
В текстовом поле "Отправлено" введите свой адрес электронной почты.
Выберите стрелку раскрывающегося списка «Следующее» и выберите «Ответить» в качестве первого действия.
Выберите «Текст ответа» и введите желаемый ответ для автоответчика, находящегося вне офиса.
Выберите ОК.
Если у вас есть другие правила, используйте синие кнопки вверх и вниз, чтобы изменить порядок правил автоответчика об отсутствии на работе. Например, если вы хотите сохранить или удалить сообщения перед отправкой автоответчика, но при этом автоответчик следует перед правилами, которые классифицируют почту и прекращают дальнейшую обработку этих сообщений.
Каждый заслуживает отпуска или небольшого перерыва в работе. Однако, если вы собираетесь в отпуск на несколько дней и не можете присутствовать в офисе для обслуживания клиентов, рекомендуется настроить автоматические ответы или электронные письма об отсутствии на работе в Outlook. Таким образом, вы можете сообщить другим, когда, почему и как долго вы будете недоступны. Вы также можете указать, с кем связаться в ваше отсутствие, используя ответы об отсутствии на работе.
Вы можете легко настроить и запланировать отправку почты вне офиса в веб-приложениях Outlook, Windows и Mac. К сожалению, вы не можете сделать то же самое из мобильных приложений Outlook.В этом посте мы рассмотрим все три платформы и покажем, как запланировать уведомления об отсутствии на работе в Outlook.
Расписание отправки почты об отсутствии на работе в Outlook Web
Настольные приложения Outlook хороши, но веб-приложения Outlook остаются наиболее многофункциональными среди трех приложений. Новые функции, такие как Outlook Spaces, сначала появляются в веб-версии Outlook, а затем распространяются на другие платформы.
Вот как настроить автоматические ответы в Outlook Web.
Шаг 1. Откройте Outlook в Интернете.
Шаг 2. Нажмите значок "Настройки" в правом верхнем углу и выберите "Просмотреть все настройки Outlook".
Шаг 3. Выберите «Почта» на левой боковой панели и нажмите «Автоматические ответы».
Шаг 4. Включите переключатель автоматических ответов.
Шаг 5. Вы можете настроить ответы так, чтобы они начинались и заканчивались в определенное время. В противном случае они будут продолжаться до тех пор, пока вы их не выключите. Включите отправку ответов только в течение определенного периода времени. Выберите время начала и время окончания.
Шаг 6. Введите персонализированный ответ со всей необходимой информацией и нажмите кнопку "Сохранить" внизу.
При составлении ответа вы можете использовать текстовый редактор Outlook, чтобы составить идеальный ответ. Вы также можете включить отправку ответов в меню контактов внизу. Но мы не будем это рекомендовать, потому что если вы включите эту опцию, только сохраненные контакты Outlook получат автоматический ответ. Другие могут пропустить ответ об отсутствии на работе.
Расписание отправки почты об отсутствии на работе в Outlook Mac
В настоящее время Microsoft поддерживает два приложения Outlook для Mac. Переключатель «Новый Outlook» в приложении Outlook на Mac позволяет перейти к новому интерфейсу Outlook, который Microsoft скоро планирует.
Функция «Нет на месте» доступна только в старом приложении Outlook для Mac. Вот как это использовать.
Шаг 1. Откройте приложение Outlook на Mac.
Шаг 2. Выберите Инструменты в строке меню.
Шаг 3. Нажмите «Нет на месте».
Шаг 4. Включите отправку автоматических ответов для аккаунта Outlook.
Здесь у вас есть возможность создавать разные автоматические ответы для вашей организации и за ее пределами.
Шаг 5. Выберите время начала и время окончания и нажмите "ОК" внизу.
К сожалению, в приложении Outlook для Mac отсутствует редактор форматированного текста для составления автоматических ответов.
Настройка автоматических ответов в Outlook Windows
В Windows у нас есть приложение "Почта", встроенное в ОС, и приложение Outlook, входящее в состав пакета Microsoft 365. В приведенном ниже примере мы будем использовать приложение Outlook из Microsoft 365.
Шаг 1. Откройте Outlook в Windows.
Шаг 2. Не закрывайте меню "Почта" и выберите "Файл" в строке меню.
Шаг 3. На странице «Информация» вы найдете параметр «Автоматические ответы». Нажмите на нее.
Шаг 4. Включите отправку автоматических ответов и выберите время начала и время окончания.
Шаг 5. Введите автоматический ответ в функциональном текстовом редакторе и нажмите кнопку ОК внизу.
Одна область, в которой Outlook для Windows превосходит Outlook Mac и Outlook в Интернете, связана с правилами в автоматических ответах.
После ввода автоматического ответа вы можете нажать «Правила», и откроется специальное меню для установки правил.
Выберите «Добавить правило», и вы сможете создавать различные правила автоматизации в Outlook. Например, вы можете автоматически пересылать определенные электронные письма на другой адрес электронной почты.
Вы также можете настроить Outlook на автоматическое удаление определенных сообщений электронной почты с маркетинговыми ключевыми словами. Таким образом, когда вы вернетесь из отпуска, вас не завалят сотнями электронных писем.
Еще одним сценарием могут быть настраиваемые ответы. Допустим, некоторые клиенты для вас важнее. Вы можете добавить их адреса электронной почты в Правила и настроить для них персонализированный ответ по электронной почте. Сброс продолжит получать обычные автоматические ответы в Outlook. Здесь возможности безграничны.
Настройка автоматических ответов в Outlook
Настройка автоматических ответов в нерабочее время показывает ваш профессиональный подход к работе. Ваши клиенты, клиенты и те, кто связывается с вами по электронной почте, ценят обновления по электронной почте. Выполните описанные выше шаги и настройте почту об отсутствии на работе в Outlook.
Последнее обновление: 7 февраля 2022 г.
Вышеупомянутая статья может содержать партнерские ссылки, которые помогают поддерживать Guiding Tech. Однако это не влияет на нашу редакционную честность. Контент остается беспристрастным и аутентичным.
Читайте также: