Как архивировать почту на mac os

Обновлено: 21.11.2024

Архивация сообщений электронной почты на Mac после их прочтения — отличный способ содержать папку "Входящие" в чистоте и порядке. Это также означает, что вы можете получить доступ к старым сообщениям позже, если они вам понадобятся снова, в отличие от удаленных сообщений, которые могут быть потеряны навсегда. В этом руководстве мы покажем вам шаги по архивированию почты Mac и рассмотрим лучший архиватор электронной почты для Mac, Clean Email, который может автоматизировать рутинные задачи электронной почты.

Чистая электронная почта

Архивируйте тысячи писем одним кликом

Где найти и как архивировать электронные письма на Mac

Способы архивирования электронной почты на Mac всегда просты, независимо от того, используете ли вы встроенное почтовое приложение Apple или стороннюю почтовую службу, такую как Gmail или Outlook, в веб-браузере. Здесь мы рассмотрим все три сценария.

Легко достичь нулевой папки Inbox, архивируя все старые электронные письма с помощью Clean Email.

Как заархивировать электронную почту Gmail на Mac

Перейдите в папку "Входящие" и установите флажки рядом с каждым из ваших сообщений, чтобы выбрать все сообщения, которые вы хотите заархивировать.
Нажмите кнопку архивации в верхней части экрана под строкой поиска.

Как архивировать электронные письма Outlook на Mac

Перейдите в папку "Входящие" и установите флажки рядом с каждым из ваших сообщений, чтобы выбрать все сообщения, которые вы хотите заархивировать.
Нажмите кнопку архивации в верхней части экрана.

Как архивировать электронные письма в Mac Mail

Если вы используете встроенное почтовое приложение на Mac, процесс архивации электронной почты будет одинаковым — независимо от того, какой почтовый провайдер вы используете. Чтобы заархивировать открытое электронное письмо, просто нажмите кнопку архивации, которая выглядит как ящик банкира в верхней части окна. Кроме того, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение на панели входящих и выбрать архив в появившемся контекстном меню.

Удерживая нажатой клавишу Command на клавиатуре, щелкните все сообщения, которые вы хотите заархивировать, чтобы выбрать их.
Нажмите кнопку архивации в верхней части окна Почты.

Откройте Почту, затем нажмите Почта в строке меню Mac.
Нажмите Настройки. затем нажмите Правила
Нажмите Добавить Правило, чтобы создать новое.
Дайте название правилу, затем откройте раскрывающийся список с надписью От и выберите Дата получения
Нажмите на раскрывающееся меню с надписью меньше чем и выберите больше чем
Укажите, сколько дней вы хотите хранить новые электронные письма, прежде чем они будут заархивированы.
Нажмите раскрывающееся меню с надписью Почтовый ящик не выбран и выберите Архивировать
Сохраните новое правило, нажав кнопку "ОК".

Apple Mail теперь будет автоматически архивировать электронные письма. Чтобы отключить архивирование Mac Mail позже, просто повторите шаги, описанные выше, чтобы найти созданное правило, выберите его и нажмите «Удалить».

Как найти архивированные электронные письма на Mac

Чтобы найти заархивированное электронное письмо в Gmail, Outlook или Mac Mail, просто используйте поле поиска. Архивные сообщения отображаются в результатах поиска вместе со всеми другими электронными письмами в папке «Входящие». Если вы хотите самостоятельно просмотреть папку архива, просто найдите «Архив» на боковой панели. Это отображается в левой части экрана в Gmail и Outlook в Интернете, а также в приложении Mac Mail.

Как получить архивированные электронные письма на Mac

Щелкните сообщение правой кнопкой мыши
Выберите Переместить во входящие

Щелкните сообщение правой кнопкой мыши
Выберите Переместить или Переместить в
Нажмите Входящие

После того как электронное письмо будет перемещено обратно в папку "Входящие", оно останется там до тех пор, пока вы не переместите его снова.

Как удалить архивированные электронные письма на Mac

В отличие от удаленных электронных писем, те, что находятся в архиве, продолжают занимать место в хранилище, выделенное вашим почтовым провайдером. Таким образом, со временем, когда ваш почтовый архив Mac станет больше, вы можете обнаружить, что вам нужно удалить старые и нежелательные сообщения, чтобы освободить место.

Используйте флажки рядом с каждым вашим сообщением, чтобы выбрать все сообщения, которые вы хотите удалить.
Нажмите кнопку удаления в виде корзины в верхней части окна.

Удерживая нажатой клавишу Command на клавиатуре, щелкните все сообщения, которые вы хотите удалить, чтобы выделить их.
Нажмите кнопку удаления в виде корзины в верхней части окна Почты.

Обратите внимание, что удаленные электронные письма не могут быть восстановлены и не будут отображаться в результатах поиска, если вы попытаетесь найти их позже. Удаляйте только те сообщения, которые, как вы знаете, вам не понадобятся в будущем.

Программное обеспечение для архивации почты Mac

На рынке существует ряд сторонних программных решений, которые могут помочь вам с архивированием электронной почты для Mac.Это может быть невероятно полезно для тех, у кого особенно непослушные почтовые ящики, которые могут быть трудными или занимать слишком много времени для очистки и организации вручную. Clean Email предлагает ряд полезных функций, таких как Auto Clean, которые автоматически выполняют рутинные задачи по очистке, так что вам никогда не придется о них беспокоиться.

При покупке решения для архивирования электронной почты важно выбрать то, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям. Все они имеют свои плюсы и минусы; некоторые предлагают очень простой набор функций по более доступным ценам, в то время как другие делают гораздо больше для опытных пользователей электронной почты, которым нужны сложные варианты организации. Некоторые также могут архивировать почту Mac, не читая содержимое ваших сообщений (в то время как другие не могут), что важно иметь в виду, если вы заботитесь о конфиденциальности.

Используйте чистую электронную почту, чтобы укротить беспорядок в почтовом ящике

Clean Email – это родное приложение для Mac, которое может исправить даже самые запутанные и беспорядочные почтовые ящики. Он предлагает обширный набор функций по доступной цене и никогда не должен читать содержимое ваших сообщений, поэтому он идеально подходит для тех, кто работает с конфиденциальными данными или просто не хочет, чтобы содержимое их электронных писем было видно третьим лицам. вечеринки.

Одной из лучших функций Clean Email является Auto Clean, которая может автоматически выполнять рутинные задачи по очистке, такие как архивирование и удаление старых сообщений, которые вам больше не нужны. Он также может упорядочивать ваши электронные письма по папкам, чтобы их было легче найти, и позволяет создавать правила, которые будут немедленно удалять, блокировать, отключать звук или отписываться от определенных отправителей по мере их поступления.

Клиентская электронная почта также содержит еще одну замечательную функцию под названием Smart Views, которая собирает все ваши сообщения и упорядочивает их в пакеты. Вы можете использовать его для группировки определенных категорий электронной почты, таких как сообщения "финансы", сообщения старше года и уведомления социальных сетей, где их легко найти и обработать, когда у вас есть время.

Попробуйте Clean Email самостоятельно, воспользовавшись бесплатной пробной версией, которая позволяет вам использовать его функции, чтобы узнать, работают ли они на вас, не взимая с вас ни копейки.

Не знаете, как стать гуру электронной почты? Узнайте больше об управлении почтовыми ящиками в нашем блоге, в том числе о том, как архивировать электронные письма на iPhone и в чем разница между архивированием и удалением Gmail.

Архивирование почты Mac: часто задаваемые вопросы

Где хранится архив Apple Mail?

Архив Apple Mail хранится в отдельной архивной папке, которую можно найти на боковой панели приложения Apple Mail на Mac. Папка архива также отображается на боковой панели в Gmail и Outlook, когда вы используете их в веб-браузере.

Как архивировать старые письма на Mac?

Существует несколько быстрых и простых способов архивирования электронной почты на Mac, независимо от того, используете ли вы встроенное приложение Apple Mail, Gmail или Outlook в веб-браузере. Наше удобное руководство проведет вас по ним всем.

Как запретить Mac Mail архивировать?

Вы можете остановить процесс автоматического архивирования Mac Mail, зайдя в его меню «Настройки» и удалив созданное вами правило для автоматического архивирования.

Архивирует ли Apple Mail электронные письма автоматически?

Вы можете попросить Apple Mail автоматически архивировать электронную почту. Ознакомьтесь с нашим пошаговым руководством, чтобы узнать, как это сделать.

В этой статье вы узнаете, что такое архивный почтовый ящик, где его найти и что делать с почтовым ящиком.

Что такое архивный почтовый ящик в AppleMail?

С помощью архивного почтового ящика вы можете перемещать электронные письма с сервера в почтовый ящик на своем компьютере. Вы можете сделать то же самое, используя почтовый ящик в папке «Локальные почтовые ящики».

Где найти архивный почтовый ящик в AppleMail?

Почтовый ящик архива автоматически создается Mail для каждой учетной записи.

Почтовый ящик Архива выглядит как обычный почтовый ящик в Big Sur

Но это только локальный почтовый ящик. На моем компьютере High Sierra почтовый ящик отображается только для почтовых ящиков верхнего уровня «Входящие/Отправленные» и т. д., которые называются «Избранное» в Big Sur. Но так немного яснее выглядит то, что архивный почтовый ящик является локальным почтовым ящиком:

Как переместить письмо в архивный почтовый ящик в AppleMail?

Самый простой способ использовать архивный почтовый ящик — просто выбрать несколько писем и перетащить их в архивный почтовый ящик.

Если на панели инструментов есть кнопка "Архивировать", вы можете использовать ее. Если вы чаще архивируете, вы можете добавить кнопку Архивировать на панель инструментов.

Вы также можете выбрать "Сообщение" -> "Архив" в меню "Почта" или использовать сочетание клавиш Control+Command+A.

Вы можете добавить архивные почтовые ящики в Избранное в Big Sur, чтобы почтовые ящики выглядели так же, как в старых версиях macOS.

Нажмите кнопку "плюс" рядом с "Избранное":

В «Почтовом ящике для добавления» выберите «Весь архив» и нажмите кнопку «ОК»:

Вот результат:

Конечно, как разработчик Mail Archiver, я сам не пользуюсь архивным почтовым ящиком. Здесь вы можете увидеть несколько старых писем из тестовой учетной записи Gmail.

Экономит ли такое архивирование места в AppleMail?

Архивные электронные письма не учитываются в квоте ваших аккаунтов, поскольку они хранятся локально. Однако заархивированные электронные письма не экономят место на вашем жестком диске, поскольку вы просто перемещаете электронные письма из одного места в другое на том же жестком диске.

Можно ли удалить заархивированные электронные письма в AppleMail?

Конечно, вы можете удалить заархивированные электронные письма, потому что они находятся только в локальном почтовом ящике.

Можно ли разархивировать электронные письма в AppleMail?

Выберите несколько писем и переместите их обратно в исходную учетную запись.

Доступны ли архивные электронные письма для поиска в AppleMail?

Преимущества использования локального архивного почтового ящика в AppleMail

Он прост в использовании.
Электронные письма больше не хранятся на сервере IMAP.

Недостатки использования локального архивного почтового ящика в AppleMail

Вы должны архивировать электронные письма вручную, а не автоматически.
Вы теряете организацию почтового ящика. Все оказывается в одном почтовом ящике.
Вы не можете хранить заархивированные электронные письма на внешнем диске.
Вы не можете хранить заархивированные электронные письма в другом формате.

Для каждого из недостатков вы можете использовать Mail Archiver. Вы можете автоматически архивировать, сохраняя организацию почтового ящика. Конечно, вы можете хранить заархивированные электронные письма на внешнем жестком диске. И вы можете использовать PDF или Filemaker, если хотите.

Далее мы рассмотрим архивирование в Outlook, которое очень похоже на AppleMail.

Каждый день отправляется около 293 миллиардов электронных писем, не считая спама. (рисунки Radicati Group, февраль 2019 г.). Все эти письма накапливаются в папках сервера и занимают место.

Цель этого руководства — объяснить вам, как хранить ваши электронные письма в локальной папке с помощью Apple Mail, сохраняя при этом доступ к ним, чтобы вы могли легко отвечать, пересылать или читать их.

Локальное архивирование на персональном компьютере позволяет:

Уменьшите место на сервере для всех старых писем.
По-прежнему получать доступ к своим сообщениям на компьютере
Сократите время загрузки используемого вами приложения для обмена сообщениями
Защитите данные, содержащиеся в ваших электронных письмах, которые больше не могут стать жертвами взлома.

Почта Apple

Apple mail – это приложение для управления электронной почтой, опубликованное Apple. Приложение устанавливается непосредственно на машины под управлением операционной системы macOS. Это программное обеспечение для управления почтой позволяет архивировать их локально на вашем персональном Mac.

Что нужно сделать

Все кончено! Вы должны знать, что этот процесс позволяет вам освободить место в вашем почтовом ящике, который часто зависит от квоты электронных писем, так что это очень практично.

Однако этот метод следует применять задним числом. Выбранные электронные письма теперь хранятся только на вашем персональном компьютере. если на жестком диске возникнут проблемы, вы рискуете их потерять.

Что мы должны помнить?

Использование локальных архивов для хранения старых сообщений электронной почты очень полезно, особенно когда на серверную папку нашего почтового ящика распространяется квота (как, например, в случае с Outlook). Это освобождает место на серверах, сокращает время, необходимое для загрузки электронной почты в приложение для управления электронной почтой, а также защищает от хакерских атак на электронную почту в Интернете.

Однако вы должны осознавать риски, связанные с этим методом архивирования. Действительно, ваши электронные письма будут храниться только ЛОКАЛЬНО и, следовательно, доступны только на жестком диске вашей личной машины. Поэтому их сохранение зависит только от физического состояния вашего жесткого диска. Всего одно беспокойство о падении, влажности или ошибке, и ваши электронные письма будут потеряны. Поэтому рекомендуется использовать его задним числом, осознавая потенциальные риски.

Если эта статья была вам полезна, не стесняйтесь обращаться к другим нашим руководствам по Outlook 365 и Thunderbird.

Вместо архивирования или удаления сообщений электронной почты функция «Экспорт почтового ящика» позволяет полностью удалять сообщения из Почты, сохраняя при этом копии.

Мэтт Эллиотт, писатель с опытом работы более десяти лет, тестировщик ПК и пользователь Mac из Нью-Гэмпшира.

Мэтт Эллиотт/CNET

Добро пожаловать в Mac Monday! Каждый понедельник команда CNET How To подробно рассказывает о том, как вы можете улучшить свой Mac. Мы поговорим об улучшениях производительности (для старых и новых моделей), аппаратных хаках и советах по рабочему процессу. Здесь вы узнаете, как раскрыть потенциал вашего Mac и извлечь максимальную выгоду из своей покупки.

На мой взгляд, у вас есть три варианта использования приложения "Почта" в OS X, чтобы контролировать количество писем, наводняющих ваш почтовый ящик.

Есть два очевидных варианта. Вы можете просто удалять сообщения (не забывая иногда очищать корзину Mail). Или вы можете заархивировать сообщения, которые будут храниться в Почте и по-прежнему будут доступны в почтовом ящике «Вся почта».

Сначала создадим резервную копию. Чтобы создать почтовый ящик, откройте Почту и выберите Почтовый ящик > Новый почтовый ящик. Ваши почтовые ящики отображаются на левой боковой панели окна Почты. Вы можете перетаскивать сообщения в свои почтовые ящики, при этом они удаляются из папки «Входящие». Таким образом, вы уже получаете некоторое подобие контроля над своим почтовым ящиком.

Экспорт почтового ящика

Чтобы экспортировать почтовый ящик, выберите его на боковой панели и выберите «Почтовый ящик» > «Экспортировать почтовый ящик». Кроме того, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши почтовый ящик на боковой панели и выбрать «Экспорт почтового ящика». Затем выберите папку для файла .mbox и нажмите «Выбрать».

(Примечание: если вы экспортируете тот же почтовый ящик после того, как он снова заполнится сообщениями, Mail не перезапишет первый экспортированный файл .mbox, а создаст новый файл — например, Completed Tasks 2.mbox.)

Скриншот Мэтта Эллиотта/CNET

Теперь при экспорте почтового ящика его содержимое не удаляется. После экспорта, если вы хотите избавиться от сообщений почтового ящика, вам нужно будет удалить почтовый ящик или, если вы хотите сохранить почтовый ящик, но не его сообщения, вам нужно будет переместить все его сообщения в корзину Mail.< /p>

Импорт почтовых ящиков

Если вы хотите просмотреть ранее экспортированные сообщения, вы можете импортировать их обратно в Mail или другое почтовое приложение; формат .mbox является распространенным форматом файлов и может быть прочитан другими почтовыми клиентами. Чтобы импортировать обратно в Mail, откройте Mail и выберите «Файл» > «Импорт почтовых ящиков». Затем выберите Apple Mail в окне «Импорт» и нажмите «Продолжить». Наконец, выберите файл .mbox, который вы хотите импортировать, и нажмите «Выбрать». Для каждого импортированного почтового ящика Mail создает папку «Импорт» в разделе «На моем Mac» на боковой панели.

Еще один совет по работе с почтой: узнайте, как использовать разметку и Mail Drop — две новые функции, добавленные в Mail с OS X Yosemite.

Получить информационный бюллетень CNET How To

Получите советы экспертов по использованию телефонов, компьютеров, устройств для умного дома и многого другого. Доставка по вторникам и четвергам.

Читайте также: