Введите максимальное количество записей, которые можно одновременно экспортировать в Excel

Обновлено: 06.07.2024

Microsoft Access и Microsoft Excel имеют много общего, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и инструменты анализа для нарезки этих данных, а также выполнять сложные вычисления, которые возвращают нужные данные.

Однако каждая программа имеет явные преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и от того, что вы хотите делать с этими данными. Например, если вы хотите сохранить целостность данных в формате, доступном нескольким пользователям, лучше всего подойдет Access, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые вы хотите подробно проанализировать.

Во многих случаях вы можете использовать обе программы, применяя каждую для той цели, для которой она лучше всего подходит. В целом, Access лучше подходит для управления данными: он помогает вам упорядочивать их, упрощает поиск и предоставляет доступ нескольким пользователям одновременно. Excel, как правило, лучше подходит для анализа данных: выполнения сложных расчетов, изучения возможных результатов и создания высококачественных диаграмм. Если вы используете Access для хранения данных и Excel для их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.

Прежде чем вы решите, какую программу использовать, вы можете сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать ту или другую, и узнать, как работать с обеими программами, чтобы достичь именно тех результатов, которые вы хотите. хочу.

Примечание. Все пакеты Microsoft Office включают Excel, но не все пакеты включают Access.

Сравните преимущества каждой программы

Выбор правильной программы имеет решающее значение, если вы хотите получать доступ к своей информации и обновлять ее с максимальной производительностью и точностью. Чтобы выяснить, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, может помочь сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы нескольких пользователей и безопасности.

Плоские или реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются плоскими или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов, содержащий только один адрес и контактное лицо для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором. Однако если вы хотите хранить более сложный список клиентов, содержащий платежные адреса и адреса доставки для каждого клиента, или несколько контактных лиц для каждого клиента, лучшим решением будет Access.

В реляционной базе данных вы упорядочиваете свою информацию в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит информацию только об одном типе данных. Например, если вы создаете базу данных клиентов, имена клиентов должны храниться в одной таблице, тогда как адреса выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице. Хранение адресов отдельно от имен – хорошая идея, поскольку у каждого клиента может быть более одного адреса, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без повторного ввода имени клиента для каждого адреса.

Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных. Вы можете использовать Excel для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако вы не можете редактировать данные, чтобы изменить исходные данные через пользовательский интерфейс Excel.

И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.

Целостность данных или гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность ваших данных и гарантируют, что никакие две строки (или записи) не будут содержать абсолютно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access вы можете использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем вы можете использовать эти идентификаторы, чтобы связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, которую Access применяет к вашим данным, помогает обеспечить целостность данных. Доступ может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы вы не могли создавать «бесхозные» записи.Например, вы не хотели бы иметь заказ, который не включает информацию о клиенте. Для доступа может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имела соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется ссылочной целостностью.

Вы также можете наложить свои собственные ограничения и правила, чтобы убедиться, что данные вводятся правильно. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но поскольку Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать ссылочную целостность. Однако вы можете использовать команду проверки данных для управления вводом данных в Excel.

Запросы Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, Access может оказаться лучшим выбором для хранения данных и работы с ними. Access позволяет использовать запросы на языке структурированных запросов (SQL) для быстрого извлечения только нужных строк и столбцов данных, независимо от того, содержатся ли данные в одной таблице или во многих таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access похоже на процесс использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления агрегированных значений, таких как суммы, средние значения и количество.

Моделирование В Excel можно использовать инструменты анализа "что, если" для прогнозирования результатов модели рабочего листа. Анализ «что, если» позволяет вам запускать различные сценарии с вашими данными, такие как сценарии наилучшего и наихудшего случая, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводном отчете. В Access нет аналогичной функции.

Сводка и диаграммы В обеих программах можно создавать отчеты сводных таблиц и диаграммы сводных таблиц. Однако Excel предоставляет более продвинутые функции создания отчетов и диаграмм сводных таблиц, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать обширные отчеты сводных таблиц или профессионально выглядящие диаграммы, вам следует использовать отчеты сводных таблиц или диаграммы сводных таблиц в Excel вместо тех же функций в Access.

И Access, и Excel можно использовать в средах для совместной работы, таких как Windows SharePoint Services и общие сетевые файловые ресурсы, но существуют различия в способах доступа к данным для нескольких пользователей.

Доступ нескольких пользователей к данным. При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям одновременно открывать одну базу данных; это хорошо работает, потому что Access блокирует только те данные, которые редактируются; в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но многопользовательская совместная работа лучше всего работает, когда пользователи работают с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи книги Excel совместно работают над документом.

Использование Windows SharePoint Services для совместной работы. Обе программы интегрируются с технологиями Microsoft Windows SharePoint Services, такими как списки SharePoint и библиотеки документов.

Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, вы можете загрузить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в виде представлений Windows SharePoint Services и связать базу данных с данными, хранящимися в списках SharePoint.

Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете отправить книгу в библиотеки документов Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут извлекать книгу для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов, и в этом случае они должны координировать свои действия с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

Использование сетевых папок для совместной работы. Если вы храните базу данных Access в общей сетевой папке, несколько пользователей могут одновременно открывать базу данных и работать с ее данными. Отдельные записи блокируются, когда пользователь редактирует их. Если вы храните книгу Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может одновременно редактировать книгу. В целях просмотра несколько пользователей могут открывать книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не могут вносить какие-либо изменения в данные, пока пользователь, редактирующий книгу, не закроет ее.

Обе программы предоставляют схожие функции — пароли и шифрование — которые могут помочь вам предотвратить потерю данных и защитить ваши данные от несанкционированного доступа. Однако между Access и Excel есть некоторые различия в том, как работает защита данных на уровне пользователя.

Предотвращение потери данных В Access ваша работа постоянно сохраняется, так что в случае неожиданного сбоя вы вряд ли потеряете большую часть работы (если она вообще есть). Однако, поскольку Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете вносить изменения, которые позже решите, что не хотите их фиксировать.Чтобы убедиться, что вы можете восстановить свою базу данных так, как вы хотите, вы должны создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии, или вы можете восстановить только таблицу или другой объект базы данных, который вам нужен. Если вы используете утилиту резервного копирования файловой системы, вы также можете использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы для восстановления данных. В Excel вы можете сохранять данные автовосстановления через заданные промежутки времени при обновлении данных.

Защита данных на уровне пользователя В Excel вы можете удалить важные или личные данные из поля зрения, скрыв столбцы и строки данных, а затем защитить весь лист, чтобы контролировать доступ пользователей к скрытым данным. Помимо защиты рабочего листа и его элементов, вы также можете блокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы предотвратить непреднамеренное изменение важных данных другими пользователями.

Безопасность на уровне файлов На уровне файлов вы можете использовать шифрование в обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Вы также можете потребовать ввода пароля для открытия файла базы данных или рабочей книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровую подпись.

Ограниченный доступ к данным. В Excel можно указать разрешения для пользователей на доступ к данным или установить права только для чтения, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователя для любого сервера базы данных, к которому он подключается. Например, если вы ссылаетесь на список SharePoint, Access учитывает разрешения пользователя для списка SharePoint. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не имели доступа к вашим данным Access, вы можете зашифровать свою базу данных, установив пароль. Пользователи должны вводить пароль для чтения данных из базы данных, даже если они обращаются к ней с помощью другой программы, например Excel.

Когда использовать Access

В самых общих чертах Access — лучший выбор, когда вам нужно регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем рабочий лист Excel для работы с вашими данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру ваших данных; например, вы можете контролировать, какие типы данных можно вводить, какие значения можно вводить, и вы можете указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать ввод только правильных типов данных.

Access хранит данные в таблицах, которые очень похожи на рабочие листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов к данным, хранящимся в других таблицах.

Используйте Access, когда вы:

Предвидится, что с базой данных работает много людей, и вам нужны надежные варианты, которые безопасно обрабатывают обновления ваших данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.

Предусмотрите необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.

Хотите выполнять сложные запросы.

Хотите создавать различные отчеты или почтовые ярлыки.

Управление контактами Вы можете управлять своими контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати стандартных писем, конвертов или почтовых наклеек.

Инвентаризация и отслеживание активов Вы можете создать инвентаризацию предметов в вашем доме или офисе и хранить фотографии или другие связанные документы вместе с данными.

Отслеживание заказов. Вы можете вводить информацию о продуктах, клиентах и заказах, а затем создавать отчеты, показывающие продажи по сотрудникам, регионам, периодам времени или другим значениям.

Отслеживание задач. Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то время, когда другие обновляют свои существующие задачи в той же базе данных.

Организация библиотек для выдачи Вы можете использовать Access для хранения данных о своих книгах и компакт-дисках, а также для отслеживания того, кому вы их дали.

Планирование мероприятий. Вы можете ввести информацию о датах, местах и участниках мероприятий, а затем распечатать расписания или сводки о мероприятиях.

Отслеживание питания Следите за рецептами, записывайте диету и физические упражнения.

Когда использовать Excel

Excel как программа для работы с электронными таблицами может хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и расчета данных. Вы можете использовать эту гибкую программу для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для выполнения вычислений на основе этих данных, поворота данных любым удобным для вас способом и представления данных в различных профессионально выглядящих диаграммах.

Используйте Excel, когда вы:

Требуется плоское или нереляционное представление ваших данных вместо реляционной базы данных, которая использует несколько таблиц, и когда ваши данные в основном числовые.

Часто выполняйте расчеты и статистические сравнения ваших данных.

Хотите использовать отчеты сводной таблицы для просмотра иерархических данных в компактном и гибком формате.

Планируете регулярно создавать диаграммы и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.

Хотите выделить данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.

Хотите выполнять сложные операции анализа "что, если" с вашими данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.

Хотите отслеживать элементы в простом списке либо для личного использования, либо для ограниченного сотрудничества.

Бухгалтерский учет Вы можете использовать мощные вычислительные функции Excel во многих финансовых бухгалтерских отчетах, например в отчете о движении денежных средств, отчете о прибылях и убытках или отчете о прибылях и убытках.

Бюджетирование Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или деловыми потребностями, вы можете создать в Excel бюджет любого типа, например план маркетингового бюджета, бюджет мероприятий или пенсионный бюджет.

Выставление счетов и продажи Excel также полезен для управления данными выставления счетов и продаж, и вы можете легко создавать нужные формы, например счета-фактуры, упаковочные листы или заказы на покупку.

Отчетность. В Excel можно создавать различные типы отчетов, которые отражают анализ ваших данных или обобщают их, например, отчеты, измеряющие эффективность проекта, прогнозирующие данные, сводные данные или представляющие данные об отклонениях.

Планирование Excel – отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например еженедельного плана занятий, плана маркетинговых исследований, налогового плана на конец года или планировщиков, помогающих планировать питание, вечеринки или отпуск на неделю. .

Отслеживание. Вы можете использовать Excel для отслеживания данных в табеле учета рабочего времени или списке — например, табеле учета рабочего времени или инвентарном списке, в котором отслеживается оборудование.

Использование календарей Из-за того, что Excel представляет собой сетку, его удобно использовать для создания календарей любого типа — например, академического календаря для отслеживания деятельности в течение учебного года или календаря на финансовый год для отслеживания деловых мероприятий и вехи.

Полезные шаблоны Excel в любой из этих категорий см. в разделе Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online.

Совместное использование Access и Excel

Возможно, вам захочется воспользоваться преимуществами обеих программ. Например, вы создали рабочий лист в Excel, в котором вы можете вычислять и анализировать данные, но рабочий лист стал слишком большим и сложным, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе вы можете импортировать или связать свой рабочий лист в Access и использовать его в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которых вы хотите создать подробные отчеты в виде сводных таблиц Excel и профессионально выглядящие диаграммы Excel.

Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете перенести данные из одной программы в другую, где вы сможете продолжить работу с ними. С подключением к данным или без него вы можете переносить данные в Access из Excel (и наоборот), копируя, импортируя или экспортируя их.

Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье Перенос данных из Excel в Access.

Эта статья относится к Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) версии 9.1 с использованием устаревшего веб-клиента. Если вы используете единый интерфейс, ваши приложения работают так же, как единый интерфейс для управляемых моделью Power Apps. Версию этой статьи для Power Apps см. в разделе Экспорт данных в Excel

Нужно ли вам анализировать данные из Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) и преобразовывать эти данные в полезные элементы, которые помогут вам увеличить продажи? Вы можете экспортировать статические рабочие листы или динамические рабочие листы, которые можно импортировать обратно в Customer Engagement (локально). Если вам нужны более продвинутые функции, вы можете экспортировать динамическую сводную таблицу, которая упрощает организацию и обобщение данных. Кроме того, анализ больших наборов данных не является проблемой, поскольку вы можете экспортировать до 100 000 строк данных.

Экспорт данных в стандартный файл Excel, который можно использовать на любом устройстве, например на телефоне, планшете или настольном компьютере. Данные экспортируются в том же формате, что и в Customer Engagement (локально). Текст останется текстом, числа останутся числами, а даты останутся датами. Однако при экспорте данных из Customer Engagement (локально) в Excel формат некоторых ячеек может измениться. В таблице ниже показано, как вы будете видеть данные в Customer Engagement (локально) и как изменится формат ячейки при экспорте данных в Excel.

Формат ячейки при экспорте данных из Customer Engagement (локальная версия) в Excel

< /tr>

Посмотрите, какой тип экспорта лучше всего подходит для вас

Формат данных в Customer Engagement (локально)	Формат ячеек в Excel
Текст, Бегущая строка, Телефон, Набор параметров и Поиск	Показывает, как текст и набор параметров становятся раскрывающимся списком
Электронная почта, URL< /td>	Показывает как общее
Число	Показывает как число без разделителя групп
Валюта	Отображается как число и не включает символ "$"
Только дата, дата и время	Показывается как дата только
Вычисляемые и сводные поля	Можно редактировать в Excel, но нельзя импортировать обратно в Customer Engagement (локально)
Защищенные поля	Можно редактировать в Excel, но нельзя импортировать обратно в Customer Engagement (локально)

Задача	Подробнее
Получить снимок данных по текущим данным и время, или вы хотите поделиться им с другими.	Экспорт в статическую таблицу Excel
Получить самую актуальную информацию и иметь возможность чтобы обновить его в Excel и сопоставить с тем, что вы видите в Customer Engagement (on-premises) в любое время.	Экспорт в динамический лист Excel
Просмотр Данные Customer Engagement (локальные) в сводной таблице.	Экспорт в сводную таблицу Excel

Другие соображения

Если вы экспортируете данные в Excel (формат .xlsx), а затем добавляете или изменяете столбцы, вы не можете импортировать данные обратно в Customer Engagement (локально). Это не поддерживается для формата файла .xlsx.

Если вы используете Excel 2010, \ вы можете получить это сообщение об ошибке при экспорте данных из области учетных записей:

Файл поврежден и не может быть открыт.

Сообщение об ошибке возникает из-за настройки в Excel. Чтобы решить эту проблему, сделайте следующее:

Открыть Excel 2010

Выберите Файл > Параметры.

Перейдите в Центр управления безопасностью > Настройки центра управления безопасностью.

Нажмите Защищенный просмотр. Затем снимите флажки для первых двух вариантов.

Нажмите "ОК" и закройте диалоговое окно "Параметры".

Инструменты сообщества

Экспорт в Excel — это инструмент, предоставляемый сообществом XrmToolbox, разработанный для Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) Customer Engagement. Инструментальные средства, разработанные сообществом, см. в разделе Инструменты разработчика.

Инструменты сообщества не являются продуктом Microsoft Dynamics и не распространяются на инструменты сообщества. Если у вас есть вопросы, касающиеся этого инструмента, свяжитесь с издателем. Дополнительная информация: XrmToolBox.

Уведомление о конфиденциальности

Если вы используете Microsoft Dynamics 365 (онлайн), при экспорте данных в статический рабочий лист создается локальная копия экспортированных данных и сохраняется на вашем компьютере. Данные передаются из Dynamics 365 (в сети) на ваш компьютер с помощью безопасного соединения, и между этой локальной копией и Dynamics 365 (в сети) связь не поддерживается.

При экспорте в динамический лист или сводную таблицу сохраняется связь между листом Excel и Dynamics 365 (онлайн). Каждый раз, когда динамический лист или сводная таблица обновляются, вы будете аутентифицироваться в Dynamics 365 (онлайн) с использованием ваших учетных данных. Вы сможете просматривать данные, на просмотр которых у вас есть разрешение.

Администратор определяет, разрешено ли пользователям организации экспортировать данные в Excel с помощью ролей безопасности.

Этот раздел относится к Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Версию этой темы для Power Apps см. в разделе Экспорт данных в Excel

Формат ячейки при экспорте данных из Customer Engagement (локальная версия) в Excel

< /tr>

Посмотрите, какой тип экспорта лучше всего подходит для вас

Формат данных в Customer Engagement (локально)	Формат ячеек в Excel
Текст, Бегущая строка, Телефон, Набор параметров и Поиск	Показывает, как текст и набор параметров становятся раскрывающимся списком
Электронная почта, URL< /td>	Показывает как общее
Число	Показывает как число без разделителя групп
Валюта	Отображается как число и не включает символ "$"
Только дата, дата и время	Показывается как дата только
Вычисляемые и сводные поля	Можно редактировать в Excel, но нельзя импортировать обратно в Customer Engagement (локально)
Защищенные поля	Можно редактировать в Excel, но нельзя импортировать обратно в Customer Engagement (локально)

Задача	Подробнее
Получить снимок данных по текущим данным и время, или вы хотите поделиться им с другими.	Экспорт в статическую таблицу Excel
Получить самую актуальную информацию и иметь возможность чтобы обновить его в Excel и сопоставить с тем, что вы видите в Customer Engagement (on-premises) в любое время.	Экспорт в динамический лист Excel
Просмотр Данные Customer Engagement (локальные) в сводной таблице.	Экспорт в сводную таблицу Excel

Другие соображения

Файл поврежден и не может быть открыт.

Сообщение об ошибке возникает из-за настройки в Excel. Чтобы решить эту проблему, сделайте следующее:

Открыть Excel 2010

Выберите Файл > Параметры.

Перейдите в Центр управления безопасностью > Настройки центра управления безопасностью.

Нажмите Защищенный просмотр. Затем снимите флажки для первых двух вариантов.

Нажмите "ОК" и закройте диалоговое окно "Параметры".

Инструменты сообщества

Уведомление о конфиденциальности

Если вы хотите предоставить информацию о Customer Engagement (on-premises) лицу, у которого нет доступа к Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), или у вас есть данные, которые редко меняются, рассмотрите возможность экспорта Данные Customer Engagement (локальные) в статическую таблицу Office Excel.

Вы можете экспортировать до 100 000 записей за раз. По умолчанию Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) отображает до 50 записей на странице. нажимайте стрелки страницы в нижней части списка, чтобы просмотреть дополнительные страницы.

Экспорт данных в статическую таблицу Excel

У вас может быть возможность экспортировать данные в статическую таблицу Excel во всех типах записей, однако в некоторых случаях формат может быть устаревшим или данные могут не фильтроваться в соответствии с тем, что вы видите в Dynamics 365 Customer Engagement (на английском языке). помещение) вид.

Открыть список записей.

На панели команд выберите Экспорт в Excel > Статический лист (только страница).

По умолчанию экспортированный рабочий лист включает поля, отображаемые в списке, с тем же порядком полей, сортировкой и шириной полей.Чтобы внести изменения в столбцы в расширенном представлении поиска, выберите «Редактировать столбцы». Дополнительная информация: создание, редактирование или сохранение расширенного поиска

Выберите «Сохранить», а затем сохраните файл . xlsm-файл. Запишите место, где вы сохранили файл.

Если вы собираетесь редактировать файл данных позже, рекомендуется сохранить файл перед его открытием. В противном случае вы можете получить это сообщение об ошибке: Excel не может больше открывать или сохранять документы, так как недостаточно доступной памяти или места на диске.

Чтобы устранить проблему, сделайте следующее:

Откройте Excel и выберите «Файл» > «Параметры» > «Настройки центра управления безопасностью…» > «Защищенный просмотр».
2. В режиме защищенного просмотра снимите все три пункта.
3. Затем выберите ОК > ОК.

Мы по-прежнему настоятельно рекомендуем вам сохранить, а затем открыть файл данных, а не отключать защищенный просмотр, который может поставить ваш компьютер под угрозу.

Откройте Office Excel, а затем откройте файл . xlsm, сохраненный на предыдущем шаге.

По умолчанию экспортированный рабочий лист включает поля, отображаемые в списке, с использованием того же порядка полей, сортировки и ширины полей.

Вы можете отправить статическую экспортированную таблицу любому пользователю по электронной почте или сохранить ее в общем файле. Любой, кто откроет файл, увидит все данные в файле, независимо от того, является ли он пользователем Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) или имеет права на просмотр данных в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).

Вы не можете изменить столбцы для системного представления, например "Все активные учетные записи". Вы должны либо настроить представление, для чего требуется роль безопасности системного администратора или настройщика системы, либо использовать расширенный поиск, чтобы создать собственное представление на основе текущего представления.

В Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) денежные значения экспортируются в Excel в виде чисел. После завершения экспорта, чтобы отформатировать данные как денежную единицу, см. раздел справки Office Excel под названием «Отображение чисел в денежной форме».

Значения данных и времени, которые вы видите в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), отображаются как Дата только при экспорте файла в Office Excel, но в ячейке фактически отображаются и дата, и время.

Если вы собираетесь вносить изменения и импортировать файл данных обратно в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises), помните, что защищенные, вычисляемые и составные поля (например, полное имя) доступны только для чтения и могут нельзя импортировать в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Вы сможете редактировать эти поля в Excel, но при импорте данных обратно в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) эти поля не будут обновлены. Если вы хотите обновить эти поля, например имя контакта, рекомендуется использовать это представление для экспорта данных, обновления их в Excel и импорта обратно в Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) для внесения изменений.

Инструменты сообщества

Уведомление о конфиденциальности

См. также

Этот раздел относится к Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Версию этой темы для Power Apps см. в разделе Экспорт в статическую таблицу Excel

Экспорт данных в статическую таблицу Excel

Открыть список записей.

На панели команд выберите Экспорт в Excel > Статический лист (только страница).

По умолчанию экспортированный рабочий лист включает поля, отображаемые в списке, с тем же порядком полей, сортировкой и шириной полей. Чтобы внести изменения в столбцы в расширенном представлении поиска, выберите «Редактировать столбцы». Дополнительная информация: создание, редактирование или сохранение расширенного поиска

Выберите «Сохранить», а затем сохраните файл . xlsm-файл. Запишите место, где вы сохранили файл.

Чтобы устранить проблему, сделайте следующее:

Откройте Office Excel, а затем откройте файл . xlsm, сохраненный на предыдущем шаге.

Инструменты сообщества

Уведомление о конфиденциальности

Office 365 профессиональный плюс переименовывается в Приложения Microsoft 365 для предприятий. Для получения дополнительной информации об этом изменении прочитайте эту запись в блоге.

Обзор

В этой статье обсуждаются многочисленные способы переноса данных в Microsoft Excel из приложения Microsoft Visual Basic.В этой статье также представлены преимущества и недостатки каждого метода, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящее решение.

Дополнительная информация

Для переноса данных в книгу Excel чаще всего используется автоматизация. Автоматизация дает вам наибольшую гибкость для указания местоположения ваших данных в книге, а также возможность форматировать книгу и выполнять различные настройки во время выполнения. С помощью автоматизации вы можете использовать несколько подходов к передаче данных:

Перенос данных ячейка за ячейкой
Перенос данных из массива в диапазон ячеек
Перенос данных из набора записей ADO в диапазон ячеек с помощью метода CopyFromRecordset
Создайте QueryTable на листе Excel, содержащем результат запроса к источнику данных ODBC или OLEDB
Перенесите данные в буфер обмена, а затем вставьте содержимое буфера обмена на лист Excel.

Существуют также методы переноса данных в Excel, которые не обязательно требуют автоматизации. Если вы используете приложение на стороне сервера, это может быть хорошим подходом, позволяющим снять основную часть обработки данных с ваших клиентов. Для переноса данных без автоматизации можно использовать следующие методы:

Перенесите свои данные в текстовый файл с разделителями табуляцией или запятыми, который Excel сможет позже преобразовать в ячейки на листе.
Перенесите данные на лист с помощью ADO
Перенос данных в Excel с помощью динамического обмена данными (DDE)

В следующих разделах содержится более подробная информация о каждом из этих решений.

Примечание. При использовании Microsoft Office Excel 2007 вы можете использовать новый формат файлов книг Excel 2007 (*.xlsx) при сохранении книг. Для этого найдите следующую строку кода в следующих примерах кода:

Замените этот код следующей строкой кода:

Кроме того, база данных "Борей" по умолчанию не включена в Office 2007. Однако вы можете загрузить базу данных "Борей" из Microsoft Office Online.

Использовать автоматизацию для передачи данных по ячейкам

С помощью автоматизации вы можете передавать данные на лист по одной ячейке за раз:

Передача данных ячейка за ячейкой может быть вполне приемлемым подходом, если объем данных невелик. У вас есть возможность размещать данные в любом месте книги и условно форматировать ячейки во время выполнения. Однако этот подход не рекомендуется, если у вас есть большой объем данных для переноса в книгу Excel. Каждый объект Range, который вы получаете во время выполнения, приводит к запросу интерфейса, поэтому передача данных таким образом может быть медленной. Кроме того, Microsoft Windows 95 и Windows 98 имеют ограничение в 64 КБ на запросы интерфейса. Если вы достигнете или превысите это ограничение в 64 КБ на запросы к интерфейсу, сервер автоматизации (Excel) может перестать отвечать или вы можете получить ошибки, указывающие на нехватку памяти.

Еще раз: передача данных по ячейкам допустима только для небольших объемов данных. Если вам нужно перенести большие наборы данных в Excel, вам следует рассмотреть одно из решений, представленных ниже.

Дополнительные примеры кода для автоматизации Excel см. в разделе Как автоматизировать Microsoft Excel из Visual Basic.

Использовать автоматизацию для переноса массива данных в диапазон на листе

Массив данных может быть передан сразу в диапазон нескольких ячеек:

Если вы передаете свои данные, используя массив, а не ячейку за ячейкой, вы можете получить огромный прирост производительности с большим объемом данных. Рассмотрим эту строку из приведенного выше кода, которая передает данные в 300 ячеек на листе:

Эта строка представляет два запроса интерфейса (один для объекта Range, который возвращает метод Range, и другой для объекта Range, который возвращает метод Resize). С другой стороны, передача данных ячейка за ячейкой потребовала бы запросов на 300 интерфейсов к объектам Range. Когда это возможно, вы можете извлечь выгоду из массовой передачи данных и сокращения количества запросов к интерфейсу, которые вы делаете.

Использование автоматизации для переноса набора записей ADO в диапазон рабочих листов

В Excel 2000 появился метод CopyFromRecordset, который позволяет перенести набор записей ADO (или DAO) в диапазон на рабочем листе. В следующем коде показано, как можно автоматизировать Excel 2000, Excel 2002 или Office Excel 2003 и перенести содержимое таблицы Orders в образец базы данных Northwind с помощью метода CopyFromRecordset.

Примечание. Если вы используете версию базы данных "Борей" для Office 2007, в примере кода необходимо заменить следующую строку кода:

Замените эту строку кода следующей строкой кода:

Excel 97 также предоставляет метод CopyFromRecordset, но его можно использовать только с набором записей DAO. CopyFromRecordset с Excel 97 не поддерживает ADO.

Дополнительные сведения об использовании ADO и метода CopyFromRecordset см. в статье Автоматизация переноса данных из набора записей ADO в Excel.

Использование автоматизации для создания QueryTable на листе

Объект QueryTable представляет собой таблицу, созданную на основе данных, возвращенных из внешнего источника данных. При автоматизации Microsoft Excel вы можете создать QueryTable, просто предоставив строку подключения к источнику данных OLEDB или ODBC вместе со строкой SQL. Excel берет на себя ответственность за создание набора записей и его вставку на лист в указанное вами место. Использование QueryTables дает несколько преимуществ по сравнению с методом CopyFromRecordset:

Excel обрабатывает создание набора записей и его размещение на листе.
Запрос можно сохранить в таблице QueryTable, чтобы впоследствии обновить его для получения обновленного набора записей.
Когда на лист добавляется новая таблица QueryTable, вы можете указать, что данные, уже существующие в ячейках на листе, должны быть сдвинуты для размещения новых данных (подробности см. в свойстве RefreshStyle).

В следующем коде показано, как можно автоматизировать Excel 2000, Excel 2002 или Office Excel 2003 для создания новой таблицы QueryTable на листе Excel с использованием данных из примера базы данных "Борей":

Использовать буфер обмена

Буфер обмена Windows также можно использовать в качестве механизма для переноса данных на рабочий лист. Чтобы вставить данные в несколько ячеек на листе, вы можете скопировать строку, в которой столбцы разделены символами табуляции, а строки разделены символами возврата каретки. В следующем коде показано, как Visual Basic может использовать свой объект Clipboard для передачи данных в Excel:

Создайте текстовый файл с разделителями, который Excel сможет разбить на строки и столбцы

Excel может открывать файлы с разделителями табуляцией или запятыми и правильно анализировать данные в ячейках. Вы можете воспользоваться этой функцией, если хотите перенести большой объем данных на рабочий лист, практически не используя автоматизацию. Это может быть хорошим подходом для клиент-серверного приложения, поскольку текстовый файл может быть сгенерирован на стороне сервера. Затем вы можете открыть текстовый файл на клиенте, используя автоматизацию там, где это уместно.

В следующем коде показано, как можно создать текстовый файл с разделителями-запятыми из набора записей ADO:

Замените эту строку кода следующей строкой кода:

Если ваш текстовый файл имеет расширение .CSV, Excel открывает файл без отображения мастера импорта текста и автоматически предполагает, что файл разделен запятыми. Точно так же, если ваш файл имеет расширение .TXT, Excel автоматически анализирует файл с помощью разделителей табуляции.

В предыдущем примере кода Excel запускался с помощью инструкции Shell, а имя файла использовалось в качестве аргумента командной строки. В предыдущем примере автоматизация не использовалась. Однако при желании вы можете использовать минимальную автоматизацию, чтобы открыть текстовый файл и сохранить его в формате книги Excel:

Перенос данных на лист с помощью ADO

Используя Microsoft Jet OLE DB Provider, вы можете добавлять записи в таблицу в существующей книге Excel. «Таблица» в Excel — это просто диапазон с определенным именем. Первая строка диапазона должна содержать заголовки (или имена полей), а все последующие строки содержат записи. Следующие шаги иллюстрируют создание рабочей книги с пустой таблицей с именем MyTable.

Excel 97, Excel 2000 и Excel 2003

Создать новую книгу в Excel.

Добавьте следующие заголовки к ячейкам A1:B1 листа Sheet1:

A1: Имя B1: Фамилия

Выровнять ячейку B1 по правому краю.

В меню "Вставка" выберите "Имена", а затем выберите "Определить". Введите имя MyTable и нажмите OK.

Сохраните новую книгу как C:\Book1.xls и закройте Excel.

Чтобы добавить записи в MyTable с помощью ADO, вы можете использовать код, аналогичный следующему:

Excel 2007

В Excel 2007 создайте новую книгу.

Добавьте следующие заголовки к ячейкам A1:B1 листа Sheet1:

A1: Имя B1: Фамилия

Выровнять ячейку B1 по правому краю.

На ленте откройте вкладку "Формулы" и нажмите "Определить имя". Введите имя MyTable и нажмите кнопку ОК.

Сохраните новую книгу как C:\Book1.xlsx, а затем закройте Excel.

Чтобы добавить записи в таблицу MyTable с помощью ADO, используйте код, похожий на следующий пример кода.

При добавлении записей в таблицу таким образом сохраняется форматирование книги. В предыдущем примере новые поля, добавленные в столбец B, форматируются с выравниванием по правому краю. Каждая запись, добавляемая в строку, заимствует формат из строки над ней.

Обратите внимание, что когда запись добавляется в ячейку или ячейки на листе, она перезаписывает все данные, ранее находившиеся в этих ячейках; другими словами, строки на рабочем листе не «проталкиваются вниз» при добавлении новых записей. Вы должны помнить об этом при разработке макета данных на листах.

Метод обновления данных на листе Excel с помощью ADO или DAO не работает в среде Visual Basic для приложений в Access после установки пакета обновления 2 (SP2) для Office 2003 или после установки обновления для Access 2002. который включен в статью 904018 базы знаний Майкрософт. Этот метод хорошо работает в среде Visual Basic for Application из других приложений Office, таких как Word, Excel и Outlook.

Для получения дополнительной информации см. следующую статью:

Дополнительные сведения об использовании ADO для доступа к книге Excel см. в статье Запрос и обновление данных Excel с помощью ADO из ASP.

Использовать DDE для передачи данных в Excel

DDE — это альтернатива автоматизации в качестве средства связи с Excel и передачи данных; однако с появлением автоматизации и COM DDE больше не является предпочтительным методом для связи с другими приложениями, и его следует использовать только тогда, когда у вас нет другого доступного решения.

Чтобы передать данные в Excel с помощью DDE, вы можете использовать метод LinkPoke для передачи данных в определенный диапазон ячеек или использовать метод LinkExecute для отправки команд, которые будет выполнять Excel.

В следующем примере кода показано, как установить диалог DDE с Excel, чтобы вы могли вставлять данные в ячейки на листе и выполнять команды. Используя этот пример, для успешного установления диалога DDE с LinkTopic Excel|MyBook.xls рабочая книга с именем MyBook.xls уже должна быть открыта в работающем экземпляре Excel.

При использовании Excel 2007 для сохранения книг можно использовать новый формат файлов .xlsx. Убедитесь, что вы обновили имя файла в следующем примере кода. В этом примере Text1 представляет элемент управления Text Box в форме Visual Basic:

При использовании LinkPoke с Excel вы указываете диапазон в нотации строки-столбца (R1C1) для LinkItem. Если вы вставляете данные в несколько ячеек, вы можете использовать строку, в которой столбцы разделены символами табуляции, а строки разделены символами возврата каретки.

Когда вы используете LinkExecute, чтобы попросить Excel выполнить команду, вы должны дать Excel команду в синтаксисе языка макросов Excel (XLM). Документация XLM не входит в состав Excel версии 97 и более поздних.
DDE не рекомендуется для связи с Excel. Автоматизация обеспечивает наибольшую гибкость и расширяет доступ к новым функциям Excel.

Читайте также: