Входящие Outlook вместо папки "Входящие"
Обновлено: 03.07.2024
Вместо того, чтобы работать со своим почтовым ящиком, вы должны узнать, как заставить его работать на вас, чтобы ваша электронная почта была организована, и здесь вступают в действие правила Outlook. При правильной фильтрации вы можете автоматически фильтровать сообщения электронной почты по мере их поступления, и создавать их стало проще простого благодаря таким решениям, как Clean Email.
Чистая электронная почта
Фильтруйте электронные письма как профессионал
Искусство научиться фильтровать электронные письма в Outlook
Большинство пользователей Outlook ежедневно получают множество сообщений, в том числе личные письма от друзей и членов семьи, важные объявления от коллег по работе, информационные бюллетени электронной коммерции и вредоносный спам.
Если вы относите себя к их числу, то знаете, сколько времени может потребоваться, чтобы вручную просмотреть все новые электронные письма и рассортировать их по соответствующим папкам. Не лучше ли использовать это время более продуктивно? Конечно, было бы! И здесь на помощь приходят правила и инструменты Outlook, такие как Clean Email.
Используя Clean Email, вы можете быстро и легко настроить автоматическую фильтрацию электронной почты, создав правила Outlook на основе различных типов получаемых вами сообщений, и эта статья расскажет вам, как начать работу.
Быстро находите и удаляйте все письма, которые вам больше не нужны.
Что такое правила Outlook?
Microsoft Outlook — это мощный почтовый клиент с целым рядом полезных функций, облегчающих вашу жизнь. Среди них есть возможность создавать правила для папки "Входящие".
Что такое правила для папки "Входящие"? Вы можете думать о них как о действиях, которые Outlook автоматически выполняет при выполнении определенных условий. Например, почтовые правила Outlook можно использовать для перемещения всех электронных писем от определенного отправителя в одну папку или для удаления всех сообщений, которые находились в папке "Входящие" в течение некоторого времени.
Правила фильтрации электронной почты Outlook можно создать непосредственно в этом поставщике услуг с помощью его мастера фильтрации или с помощью стороннего приложения для организации входящих сообщений, такого как Clean Email. Сторонние органайзеры электронной почты определенно более удобны, но они обычно требуют приобретения лицензии или подписки.
Просто создав несколько хорошо продуманных правил Outlook, вы можете предотвратить превращение папки «Входящие» в огромный неорганизованный беспорядок всего через несколько дней безнадзорности и предотвратить исчезновение важных писем под кучей мусора.
Как фильтровать электронные письма в Outlook с помощью правил
Для создания фильтров электронной почты Outlook не требуется никаких дополнительных программ (хотя это определенно может упростить их создание, как мы объясним в следующей главе). Как в настольном клиенте, так и в веб-версии Outlook есть мастер создания правил электронной почты, поэтому давайте посмотрим, как их использовать.
- Запустите приложение и выберите папку "Входящие".
- Перейдите на вкладку "Главная", нажмите кнопку "Правила" и выберите параметр "Создать правило".
- Укажите условия, при которых будет применяться правило, и выберите, как почтовый клиент должен обрабатывать совпадающие электронные письма.
- Нажмите "ОК", чтобы создать новое правило.
Вы можете управлять своими правилами Outlook, выбрав Главная → Правила → Управление правилами и оповещениями. Там вы можете редактировать правила, сортировать правила по приоритету или удалять их, среди прочего.
В веб-версии правила выполняются в указанном порядке, поэтому вы можете свободно перемещать их по своему усмотрению.
Как настроить фильтры в мобильном приложении Outlook:
- Нажмите на три точки вверху.
- Нажмите «Переместить в избранные входящие».
- Нажмите «Всегда перемещать», «Перемещать один раз» или «Отмена».
Перемещение важных сообщений из категории "Другие" в категорию "Отсортировано" помогает этому поставщику почтовых услуг улучшить возможности автоматической фильтрации электронной почты, что сокращает вашу работу.
Более эффективная фильтрация электронной почты в Outlook с помощью чистой электронной почты
Как мы уже объясняли, фильтры электронной почты в Outlook можно создавать с помощью встроенного мастера фильтрации электронной почты или сторонних служб фильтрации электронной почты.
Самым большим преимуществом сторонних служб фильтрации электронной почты, таких как Clean Email, является их удобство. Вместо того, чтобы проходить через мастер фильтрации электронной почты каждый раз, когда вы хотите создать новый фильтр, приложение позволяет настроить новое правило в Outlook, просто установив один флажок при управлении сообщениями.
В следующий раз, когда вы получите сообщение, соответствующее только что созданному правилу Outlook, оно будет автоматически применено к нему.
Помимо упрощенного создания правил Outlook, Clean Email предлагает несколько других привлекательных функций, которые выделяют его из пакета. Например, Smart Views поможет вам организовать свой почтовый ящик, разумно группируя связанные электронные письма, а Unsubscriber позволяет легко избавиться от информационных бюллетеней и рекламных писем.
Эти и другие функции делают Clean Email обязательным решением для всех, кто хочет научиться более эффективно фильтровать электронные письма.
Как фильтровать электронные письма в Outlook: часто задаваемые вопросы
Как сделать так, чтобы электронные письма попадали в определенную папку в Outlook?
Чтобы электронные письма автоматически попадали в определенную папку, как только они попадают в папку "Входящие", необходимо научиться настраивать фильтры в Outlook. Короче говоря, вы можете использовать либо мастер фильтрации Outlook, либо стороннее приложение для организации электронной почты, например Clean Email.
Как фильтровать электронные письма по категориям в Outlook?
Фильтровать электронные письма по категориям в Outlook очень просто:
1. Нажмите кнопку «Фильтровать электронную почту» на вкладке «Главная».
2. Наведите указатель мыши на параметр «По категориям».
3. Выберите любую доступную категорию.
Как отфильтровать все электронные письма в Outlook по важности?
Вы можете фильтровать электронные письма по важности, создавая правила для всех основных типов получаемых вами сообщений. Например, вы можете создать одно правило для рекламных электронных писем и другое для электронных писем от коллег по работе, указав Outlook автоматически архивировать рекламные электронные письма и помечать рабочие электронные письма как высшие приоритетные.
Какие существуют два типа правил Outlook?
Он распознает два типа правил:
- Правила на основе сервера: когда вы создаете правило на основе сервера, оно будет применяться непосредственно почтовым сервером.
– Правила только для клиента. С другой стороны, правила только для клиента применяются локально на вашем компьютере.
< /p>
< /p>
Как отключить отображение электронной почты в режиме черновика в папке "Входящие" в Outlook?
При использовании Outlook 2013 и 2016 вы можете заметить, что некоторые электронные письма в папке «Входящие» помечены как режим черновика, как показано на снимке экрана ниже. Как сделать так, чтобы черновики отображались только в папке «Черновики», а не в папке «Входящие»? Эта статья поможет вам решить проблему.
- Повторное использование всего: добавляйте наиболее часто используемые или сложные формулы, диаграммы и другие объекты в избранное и быстро используйте их повторно в будущем.
- Более 20 текстовых функций: извлечение числа из текстовой строки; Извлечь или удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
- Инструменты объединения: несколько книг и листов в одну; Объединение нескольких ячеек/строк/столбцов без потери данных; Объединить повторяющиеся строки и суммировать.
- Инструменты разделения: разделение данных на несколько листов в зависимости от значения; Одна рабочая книга для нескольких файлов Excel, PDF или CSV; Один столбец в несколько столбцов.
- Вставить, пропуская скрытые/отфильтрованные строки; Подсчет и сумма по цвету фона; Массовая рассылка персонализированных электронных писем нескольким получателям.
- Суперфильтр: создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к любым листам; Сортировка по неделям, дням, частоте и т. д.; Фильтр по полужирному шрифту, формулам, комментариям.
- Более 300 мощных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Простое развертывание на вашем предприятии или в организации.
Запретить отображение электронной почты в режиме черновика в папке "Входящие" в Outlook
Выполните следующие действия, чтобы электронная почта не отображалась в режиме черновика в папке "Входящие" Outlook.
<р>1. Нажмите «Файл» > «Параметры».
Сообщения в режиме черновика будут сразу перемещены в папку черновиков. И с этого момента он не будет отображаться в папке "Входящие" Outlook.
У Microsoft есть множество инструментов, которые помогут вам управлять своей почтой, но они не особенно очевидны или просты в использовании. Мы покажем вам, что делать.
Если вы перегружены электронной почтой в Microsoft Outlook, не отчаивайтесь! Мы можем показать вам, как избавиться от нежелательной электронной почты с помощью фильтров, правил, папок и собственной папки «Отсортированные входящие» Outlook. В качестве бонуса мы даже покажем вам, как использовать Gmail для управления электронной почтой Outlook — это звучит странно, но это работает. И, конечно же, мы покажем вам, как автоматически удалять и архивировать старую электронную почту.
Как фильтровать электронную почту в Outlook
Microsoft Outlook существует как в виде отдельного приложения в Microsoft 365, так и в виде веб-приложения. Вы можете работать в любой из них, и ваши изменения будут распространяться в обеих версиях. К сожалению, они отличаются друг от друга как по внешнему виду, так и по ощущениям. Хуже того (и да, это глупо), есть функции, которые доступны в одном приложении Outlook, но не доступны в другом, а это означает, что вам может потребоваться переключаться туда и обратно. Мы предоставим инструкции для каждого из них.
Мы пытаемся создать папки, в которых можно группировать и хранить сообщения электронной почты, чтобы освободить значительную часть папки "Входящие" и создать легкодоступное место для поиска этого сообщения в будущем. . Но мы не хотим перемещать каждое электронное письмо вручную; вместо этого мы собираемся использовать встроенную систему правил электронной почты Outlook, чтобы автоматически направлять электронную почту в эти папки и не мешать вам.
Как создавать папки электронной почты в Outlook
Сначала подумайте, что вы хотите хранить в каждой папке — например, все автоматические уведомления от Facebook или электронные письма от определенного контакта. Вы также можете организовать свой почтовый ящик Outlook, как это делает Gmail: создать папки для социальных уведомлений, которые вы не хотите удалять, но и не хотите засорять свой почтовый ящик.
Microsoft Outlook для Интернета предлагает наиболее удобный способ добавления новых папок. После создания вы можете перетаскивать их и упорядочивать по своему усмотрению.
В приложении Outlook Web этот процесс прост: нажмите ссылку Новая папка в нижней части списка папок, намного ниже папки "Входящие". Если вы хотите создать несколько, просто нажмите на ссылку еще раз.
В настольном приложении Outlook щелкните правой кнопкой мыши имя своего адреса электронной почты (не папки "Входящие") и выберите Новая папка. Пользовательский интерфейс Outlook делает это излишне сложным, и чаще всего вы заканчиваете подпапку в странном месте. Возможно, вам лучше открыть веб-приложение по ссылке выше и выполнить этот шаг с помощью удобного ярлыка, предоставляемого веб-приложением Outlook.
Далее мы собираемся использовать систему правил Outlook для автоматической организации вашей существующей электронной почты, а также для автоматического назначения электронной почты вашим новым папкам по мере их поступления.
Как создать простые правила для фильтрации электронной почты в Outlook
Для начала найдите одно из полуспамовых писем, которые засоряют ваш почтовый ящик: например, уведомление из учетной записи социальной сети. Выявить и забанить таких нарушителей несложно, тем более, что такие уведомления обычно приходят с одного и того же адреса электронной почты. (Если это спам, мы можем показать вам, как с ним бороться.)
В настольном приложении Outlook: щелкните письмо правой кнопкой мыши и прокрутите вниз до пункта «Правила». В раскрывающемся меню выберите Всегда перемещать сообщения с [адреса электронной почты], где адрес электронной почты — это исходный адрес электронной почты. Затем выберите папку, в которую вы хотите, чтобы все будущие электронные письма от этого отправителя отправлялись. Правило будет выполнено, и процесс очистки электронной почты начнется только с этого адреса.
Марк Хачман / IDG
К самым распространенным электронным письмам следует применять быстрые правила в первую очередь. Как только вы нажмете «Всегда перемещать сообщения из:», вам будет предоставлен список целевых папок, в которые нужно переместить электронную почту.
В Outlook Web app: щелкните письмо правой кнопкой мыши и прокрутите вниз до пункта Переместить > Переместить все сообщения из.... Здесь вы можете сказать Outlook: «Переместить все сообщения из папки «Входящие» и любые будущие сообщения» в любую папку, которую вы хотите.
Это должно стать частью вашего почтового ящика. Но если фильтрации электронной почты только по отправителю недостаточно, Outlook предлагает гораздо более глубокую систему правил.
Как использовать правила Outlook для фильтрации электронной почты в Outlook
Команда «Правила» Outlook позволяет выполнять фильтрацию не только по исходному адресу электронной почты, но и по важным фильтрам, таким как имя отправителя, ключевые слова в строке темы, ключевые слова в теле письма и т. д.
В настольном приложении Outlook щелкните правой кнопкой мыши любое электронное письмо и еще раз прокрутите вниз до пункта Правила. На этот раз нажмите Создать правило. Хотя при создании правила можно выбрать один из нескольких вариантов, вы заметите некоторые недостатки: например, отсутствуют логические операторы, поэтому вы не можете создать правило. который срабатывает, когда в строке темы есть «Facebook» ИЛИ «Twitter» ИЛИ «LinkedIn». К счастью, кнопка «Дополнительные параметры» в правом нижнем углу открывает эти параметры с большим количеством доступных условий, которые также можно настроить дополнительно. Именно здесь вы можете адаптировать правила Outlook к своим конкретным потребностям.
Марк Хачман / IDG
Правила Outlook позволяют настраивать различные поля и категории.
В приложении Outlook Web можно щелкнуть отдельное электронное письмо, а затем прокрутить вниз до пункта Дополнительные действия > Создать правило. Но если вы это сделаете, Outlook блокирует создание правил для этого конкретного отправителя электронной почты. Вместо этого щелкните значок настроек в виде шестеренки в правом верхнем углу главного окна папки "Входящие", а затем всплывающее окно Просмотреть все настройки Outlook, чтобы создать глобальные правила для всей вашей электронной почты.
Марк Хачман / IDG
Меню «Настройки» для веб-приложения Outlook находится справа под значком шестеренки.
Перейдите к Почта > Правила. Вот еще один пример непоследовательного пользовательского интерфейса Microsoft: если вы создали какие-либо правила в настольном приложении Outlook, вы сможете их увидеть, но не сможете редактировать. Но вы можете создать новое правило, дать ему имя, а затем пройти через серию раскрывающихся списков, добавляя условия и исключения для точной настройки ваших правил. Наконец, есть параметр «Прекратить обработку других правил», который просто дает этому конкретному правилу наивысший приоритет в случае конфликта с другим правилом.
Веб-приложение Microsoft Outlook предоставляет довольно приятный и простой пользовательский интерфейс для создания правил для вашей электронной почты.
Как заблокировать электронную почту в Outlook
Автоматическая маршрутизация электронной почты — это одно; блокировка, удаление и автоматическое архивирование электронной почты — это совсем другое. «Удаление» электронной почты на самом деле означает несколько разных вещей в Outlook.
В настольном приложении Outlook можно щелкнуть письмо правой кнопкой мыши и выбрать Игнорировать. Это по существу исключает ваш разговор, отправку его и любых будущих ответов по электронной почте в папку «Удаленные». Если вместо этого нажать Нежелательная почта, Outlook откроет второе всплывающее меню, в котором вы можете заблокировать адрес электронной почты отправителя, перенаправляя все будущие электронные письма от отправителя в папку «Нежелательная почта». Вы можете управлять этим, выбрав Нежелательная почта > Параметры нежелательной почты. Откроется небольшое меню, в котором вы можете добавить или удалить адреса электронной почты из списка заблокированных отправителей. На вкладке Параметры также можно указать, насколько агрессивно Microsoft оценивает, действительно ли электронное письмо является нежелательным.
Марк Хачман / IDG
Параметры нежелательной почты — это еще одна функция, в которой Microsoft применяет искусственный интеллект для фильтрации нежелательной почты. По умолчанию Microsoft делает все возможное, чтобы понять, что нежелательно, а что нет, но если есть сомнения, Microsoft пропускает их.
Наконец, вы также можете установить правило для папки "Исходящие", и вместо перемещения электронной почты вы можете удалить ее.
Приложение Outlook eeb предлагает аналогичные функции. Вы можете щелкнуть письмо правой кнопкой мыши и выбрать Игнорировать или выбрать Параметры безопасности > Отметить как спам, чтобы сделать именно это.
Как автоматически удалять и автоматически архивировать электронную почту в Outlook
В чем разница между архивированием и удалением электронной почты? При архивировании электронная почта отправляется в папку «Архив», где она остается — обычно в течение шести месяцев. Удаление электронной почты избавляет от нее немедленно. Вы можете не видеть старые письма в верхней части папки "Входящие", но они все равно могут занимать место!
Удаление и архивирование электронной почты — это еще одна область, в которой настольное приложение Outlook превосходит веб-версию. (По умолчанию автоматическое архивирование/автоматическое удаление отключено в обеих версиях.)
Марк Хачман / IDG
Автоархивация по умолчанию отключена в Outlook. Вы можете изменить параметры, щелкнув параметр «Свойства» в папке в настольном приложении Outlook.
В настольном приложении Outlook вы можете автоматически архивировать или автоматически удалять электронную почту для каждой папки, щелкнув правой кнопкой мыши папку (включая папку "Входящие") и выбрав Свойства , затем вкладку Автоархивация. Если вы включите автоархивацию, она будет запускаться каждые 14 дней и автоматически отправлять электронные письма старше шести месяцев в папку «Архив». Вы можете настроить частоту его запуска, изменить папку или даже — если вам повезет — просто полностью удалить старое письмо.
В веб-приложении Outlook параметры автоматического архивирования (или удаления) предлагают гораздо меньше параметров настройки, чем в настольном приложении. Все они являются частью команды «Переместить», доступ к которой можно получить, щелкнув правой кнопкой мыши адрес электронной почты.
В веб-приложении Outlook вариантов гораздо меньше. Функция автоархивирования отсутствует, хотя вы можете вручную перетаскивать электронную почту в папку «Архив». Вместо этого одним из вариантов является щелчок правой кнопкой мыши по электронной почте, выбор «Переместить», а затем настройка автоматического перемещения электронной почты в архив через десять дней. Вы также можете установить правило, чтобы делать то же самое для электронной почты, полученной ранее указанной даты, а затем просто продолжать корректировать дату.
Марк Хачман / IDG
Microsoft также предоставляет инструмент «Очистка почтового ящика», доступный из меню «Файл». Вы можете получить к нему доступ, нажав кнопку "Инструменты".
После того как вы закончите работу с этим разделом, вы должны были значительно сократить объем электронной почты в папке "Входящие"!
Используйте папку «Отсортированные входящие» Outlook, чтобы найти важную электронную почту
До сих пор вы использовали свой собственный опыт для маршрутизации, удаления и блокировки электронной почты. Но Microsoft также может протянуть руку помощи, когда приходит новая электронная почта.
Focused Inbox использует собственный искусственный интеллект Microsoft, чтобы разделить ваш почтовый ящик на две вкладки: Focused (важные вещи) и Other (все остальное). Что важно, а что нет? Наблюдая и видя, с чем вы взаимодействуете, Outlook со временем узнает, что вас волнует. Вы также можете щелкнуть письмо правой кнопкой мыши и вручную отметить его как Отсортированное или Другое.
Focused Inbox не перенаправляет и не удаляет электронную почту. Но он сокращает все, что соперничает за ваше внимание, что, по сути, делает то же самое.
Марк Хачман / IDG
Focused Inbox — отличная функция, но она требует некоторого обучения. Мой рабочий почтовый ящик (не показан) отлично справляется с сокращением только того, что я хочу видеть.
В настольном приложении Outlook: проще всего ввести "отобранные входящие" в поле поиска в верхней части приложения, а затем нажать "Показать отсортированные входящие" в меню "Действия".
В веб-приложении Outlook: откройте меню настроек в виде шестеренки в правом верхнем углу, а затем установите флажок "Отсортированные входящие" в меню ниже.
Как использовать Gmail для управления электронной почтой Outlook
Марк Хачман / IDG
Gmailify удобен тем, что автоматически отфильтровывает вашу электронную почту по стандартным фильтрам Gmail, таким как «Социальные сети» и «Промоакции». Но сервис не разделяет два почтовых ящика. Параметр Входящие в разделе «Настройки» предлагает конфигурацию «Несколько почтовых ящиков», но, к сожалению, все, что она делает, — это выделяет второй почтовый ящик с помощью фильтра «Кому:» и устраняет другие фильтры. Gmailify, безусловно, удобен, и очистить почтовый ящик Gmail очень просто. Но Gmailify не помешало бы еще немного доработать.
Однако мы пытались показать, что, приложив немного усилий, вы можете управлять своим почтовым ящиком Outlook, как это делает Google. Удачи!
Вы можете помочь "обучить" Outlook, чтобы лучше понимать, какие электронные письма важны, или, если хотите, полностью отключить эту функцию.
Focused Inbox разделяет папку "Входящие" Outlook на две вкладки: Focused и Other. Ваши самые важные сообщения электронной почты находятся на вкладке "Отсортированные", а остальные по-прежнему легко доступны, но не мешают, на вкладке "Другое".
Если вас не устраивает функция «Отсортированные входящие», вы можете легко отключить ее в приложении Outlook. Если вам нравится эта функция, вы можете улучшить ее, определяя сообщения, которые были отправлены по ошибке, на вкладке "Другое".
Отключить сортировку входящих
Если вы используете настольное приложение Outlook, перейдите в раздел "Просмотр" и снимите флажок "Показывать папку "Отсортированные входящие"" (или на Mac – Включить папку "Отсортированные входящие").
Если вместо этого вы используете Outlook в Интернете, вы можете включать и выключать папку "Отсортированные входящие", щелкнув значок шестеренки в левом верхнем углу и найдя переключатель "Отсортированные входящие".
На мобильном устройстве откройте приложение Outlook и перейдите в раздел "Настройки" (нажмите значок в левом верхнем углу, затем найдите значок шестеренки в левом нижнем углу появившегося меню). Снимите флажок «Отсортированные входящие» в меню «Настройки».
Мне нравится Focused Inbox, но он иногда отправляет важные электронные письма Другому. Что я могу сделать?
Чтобы сообщить Outlook о доставке сообщений от определенного отправителя в папку "Отсортированные входящие", щелкните правой кнопкой мыши (или щелкните, удерживая клавишу Control, на Mac) сообщение в папке "Другие входящие". Затем выберите «Всегда перемещать в фокус» и нажмите «ОК». Будущие электронные письма от этого отправителя будут направляться в папку "Отсортированные входящие".
Нужна помощь с UBmail?
По состоянию на 2021 год UBmail работает на базе Exchange Online, входящей в состав Microsoft 365. Подробнее о UBmail можно узнать на веб-сайте UBIT.
Читайте также: