В MS Word невозможно применить форматирование к

Обновлено: 14.05.2024

Помимо уже перечисленных функций, BI Publisher поддерживает функции Microsoft Word, описанные в следующих разделах:

Общие возможности Microsoft Word

Общими особенностями Microsoft Word являются большие блоки текста, разрывы страниц, нумерация страниц и скрытый текст.

Большие блоки текста

(Не поддерживается для вывода HTML) Чтобы вставить разрыв страницы, нажмите Ctrl+Enter прямо перед закрывающим тегом группы. Например, если вы хотите, чтобы шаблон открывал новую страницу для каждого поставщика в реестре счетов-фактур к оплате:

Поместите курсор непосредственно перед закрывающим тегом группы поставщиков.

Нажмите Ctrl+Enter, чтобы вставить разрыв страницы.

Во время выполнения каждый поставщик начинается с новой страницы.

При использовании этой встроенной функции Microsoft Word в конце вывода отчета печатается одна пустая страница. Чтобы избежать этой единственной пустой страницы, используйте псевдоним разрыва страницы BI Publisher. См. раздел Вставка разрывов страниц.

Вставьте номера страниц в окончательный отчет, используя методы нумерации страниц текстового процессора. Например, если вы используете Microsoft Word:

В меню "Вставка" выберите "Номера страниц".

Выберите нужное положение, выравнивание и формат.

Во время выполнения номера страниц отображаются как выбранные.

Обратите внимание, что нумерация страниц не поддерживается для вывода HTML и имеет ограниченную поддержку для вывода RTF. После создания отчета RTF нажмите F9, чтобы сбросить номера страниц.

Вы можете форматировать текст как скрытый в Microsoft Word, и скрытый текст сохраняется в выходных отчетах RTF.

Выравнивание объектов

Используйте функции выравнивания текстового процессора для выравнивания текста, графики, объектов и таблиц. Двунаправленные языки обрабатываются автоматически с помощью элементов управления выравниванием по левому и правому краю текстового процессора.

Обратите внимание, что выходные документы BI Publisher не поддерживают выравнивание по правому и левому краю для языков, основанных на символах, таких как китайский, японский и корейский.

Вставка таблиц

Таблицы Microsoft Word можно использовать для улучшения отчетов.

В BI Publisher поддерживаются следующие функции Microsoft Word:

Вы можете выровнять любой объект в шаблоне, используя инструменты выравнивания текстового процессора. Это согласование отражено в итоговом отчете.

Растягивание строк и охват столбцов

Чтобы охватить как столбцы, так и строки в шаблоне:

Выберите ячейки, которые вы хотите объединить.

В меню "Таблица" выберите "Объединить ячейки" .

Выровняйте данные в объединенной ячейке, как обычно.

Во время выполнения ячейки выглядят объединенными.

BI Publisher распознает автоматические форматы таблиц, доступные в Microsoft Word.

Чтобы автоматически отформатировать таблицы:

Выберите таблицу, которую хотите отформатировать.

В меню "Таблица" выберите "Автоформат" .

Выберите нужный формат таблицы.

Во время выполнения таблица форматируется в соответствии с вашим выбором.

Шаблоны и цвета ячеек

Чтобы выделить ячейки или строки таблицы узором или цветом:

Выберите ячейки или таблицу.

В меню "Таблица" выберите "Свойства таблицы" .

На вкладке "Таблица" выберите "Границы и заливка". кнопка.

Добавьте границы и заливку по желанию.

Повторяющиеся заголовки таблиц

Эта функция не поддерживается для вывода в формате RTF.

Если данные отображаются в таблице, и вы предполагаете, что таблица будет распространяться на несколько страниц, вы можете определить строки заголовков, которые должны повторяться в начале каждой страницы.

Чтобы повторить строки заголовка:

Выберите строки, которые вы хотите повторять на каждой странице.

В меню "Таблица" выберите "Повторять строки заголовков" .

Предотвратите разбиение строк на страницы.

Если вы хотите, чтобы данные в строке таблицы хранились вместе на странице, вы можете установить этот параметр в свойствах таблицы Microsoft Word.

Чтобы сохранить содержимое строки вместе на одной странице:

Выберите строку(и), которые не должны выходить за пределы страницы.

В меню "Таблица" выберите "Свойства таблицы" .

На вкладке "Строка" снимите флажок "Разрешить разрыв строки между страницами" .

Чтобы задать ширину столбцов таблицы:

Выберите столбец, а затем выберите Таблица > Свойства таблицы.

В диалоговом окне "Свойства таблицы" выберите вкладку "Столбец".

Установите флажок «Предпочитаемая ширина», а затем введите ширину в процентах или в дюймах.

Нажмите кнопку "Следующий столбец", чтобы установить ширину следующего столбца.

Обратите внимание, что общая ширина столбцов должна равняться общей ширине таблицы.

По умолчанию, если текст в ячейке таблицы не помещается внутри ячейки, текст переносится. Чтобы обрезать текст, используйте диалоговое окно свойств таблицы.

Обратите внимание, что усечение текста таблицы поддерживается только для выходных файлов PDF и PPT.

Чтобы обрезать текст в ячейке таблицы:

Поместите курсор в ячейку, в которой вы хотите обрезать текст.

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Свойства таблицы". в меню или выберите Таблица > Свойства таблицы.

В диалоговом окне "Свойства таблицы" выберите вкладку "Ячейка", затем выберите "Параметры".

Снимите флажок "Переносить текст".

Пример усечения показан на следующем рисунке.

При использовании многобайтовых символов (например, упрощенного китайского) в таблицах убедитесь, что ширина столбца достаточно велика, чтобы вместить ширину самого большого символа плюс левое и правое поля ячейки, чтобы избежать неожиданного отображения символов в конечном выводе.

Вставка полей даты

Вставляйте даты, используя функцию дат текстового процессора. Обратите внимание, что эта дата соответствует дате публикации, а не дате выполнения запроса.

Вставка нескольких столбцов на страницы

BI Publisher поддерживает функцию столбцов Microsoft Word, позволяющую публиковать выходные данные в нескольких столбцах на странице. (Обратите внимание, что это не поддерживается для вывода HTML.)

Выберите «Формат» , затем «Столбцы», чтобы отобразить диалоговое окно «Столбцы», в котором можно указать количество столбцов для шаблона.

Чтобы создать адресные метки в формате двух столбцов:

Разделите страницу на два столбца с помощью команды "Столбцы".
Определите повторяющуюся группу в первом столбце. Обратите внимание, что вы определяете повторяющуюся группу только в первом столбце, как показано на следующем рисунке.

Чтобы блок адреса не разбивался на страницы или столбцы, встройте блок метки в одноячеечную таблицу. Затем укажите в свойствах таблицы, что строка не должна разбиваться на страницы. См. раздел Вставка таблиц.

Этот шаблон создает многоколоночный вывод, как показано на следующем рисунке.

Вставка фона и водяных знаков

BI Publisher поддерживает фоновую функцию в Microsoft Word. Вы можете указать один градуированный цвет или фоновое изображение для шаблона, который будет отображаться в выходном файле PDF.

Эта функция поддерживается только для вывода PDF и PPT.

Чтобы добавить фон к шаблону, используйте параметр меню Формат > Фон.

Добавление фона с помощью Microsoft Word 2000

Благодаря функции поддержки фона в Microsoft Word вы можете выбрать цвет фона и эффекты заливки.

Во всплывающем меню «Фон» вы можете:

Выберите фон одного цвета из цветовой палитры.

Выберите «Эффекты заливки», чтобы открыть диалоговое окно «Эффекты заливки».

В этом диалоговом окне выберите один из следующих поддерживаемых параметров:

Градиент: может быть одного или двух цветов.

Текстура: выберите одну из предоставленных текстур или загрузите свою собственную.

Шаблон: выберите шаблон и цвета фона/переднего плана.

Изображение: загрузка изображения для использования в качестве фонового изображения.

Добавление текстового или графического водяного знака с помощью Microsoft Word 2002 или более поздней версии

Эти версии Microsoft Word позволяют добавлять текстовый или графический водяной знак. Обратите внимание, что действия по добавлению водяного знака зависят от используемой версии Microsoft Word.

В документы можно добавлять водяные знаки следующих типов:

Изображение водяного знака. Загрузите изображение и определите, как оно должно масштабироваться в документе.

Текстовый водяной знак. Используйте стандартные параметры текста или введите свои собственные, а затем укажите шрифт, размер и способ отображения текста.

На следующем рисунке показан пример диалогового окна Printed Watermark, заполненного для отображения текстового водяного знака в Microsoft Word 2010:

Неподдерживаемые функции Microsoft Word

Не используйте мягкие возвраты в шаблоне RTF для достижения определенного размещения текста. Вместо этого используйте жесткий возврат каретки.

Если вы разрабатываете документ, который будет использоваться для обучения читателя работе с программой, вы можете сделать документ более функциональным, используя цвет. Например, вы можете сделать каждое вхождение заданного слова красным или синим. Это поможет привлечь внимание пользователя к этой области документа.

В качестве примера предположим, что в вашем документе есть специальный абзац с предупреждением в качестве элемента дизайна. Каждый из этих абзацев начинается со слова Внимание! (с восклицательным знаком), и вы хотели, чтобы это слово было выделено красным. Вы можете использовать Word для быстрого поиска всех вхождений слова и изменения его цвета. Для этого выполните следующие действия:

Перейти к началу документа.
Нажмите Ctrl+H, чтобы отобразить вкладку "Заменить" диалогового окна "Найти и заменить". (См. рис. 1.)

Рис. 1. Вкладка «Заменить» диалогового окна «Найти и заменить».

Если у вас нет цветного принтера, цветные слова не помогут вам при печати документа.Однако вы можете добиться почти такого же эффекта, изменив все вхождения определенного слова на специальный формат, который будет заметен на вашей распечатке.

Например, предположим, что в вашем документе есть специальный абзац с предупреждением в качестве элемента дизайна. Каждый из этих абзацев начинается со слова Внимание! (с восклицательным знаком), и вы хотите, чтобы это слово было выделено жирным курсивом. Вы можете использовать Word для быстрого поиска всех вхождений слова и изменения его форматирования. Для этого выполните следующие действия:

Перейти к началу документа.
Нажмите Ctrl+H, чтобы отобразить вкладку "Заменить" диалогового окна "Найти и заменить".
Убедитесь, что поля "Найти" и "Заменить на" пусты, а поля "Найти форматирование" и "Заменить форматирование" также пусты.
Введите буквы Внимание! в поле "Найти".
Нажмите клавишу Tab, чтобы поместить точку вставки в поле "Заменить на".
Нажмите кнопку "Формат" и выберите "Шрифт" в меню.
Установите флажки для полужирного и курсивного шрифтов. В каждом поле должна стоять галочка.
Нажмите "ОК".
Нажмите "Заменить все".

Это приведет к тому, что все вхождения Внимание! будут выделены жирным шрифтом и курсивом.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Не знаете, как войти в новый курс или перемещаться по нему? Инструкции по навигации по курсу см. в часто задаваемых вопросах по курсу.

Признаюсь, я не очень люблю добавлять столбцы в Microsoft Word. Не то чтобы со столбцами что-то не так, как таковое. Колонки работают нормально (пока не работают). Но в юридическом офисе я обычно форматирую блоки информации с помощью таблиц, потому что ими немного легче управлять.

Тем не менее, я видел, как многие юристы вставляют несколько столбцов в Microsoft Word для форматирования таких элементов, как списки услуг в сертификатах обслуживания. Эй, каждому свое.

Итак, если вы хотите отформатировать текст со столбцами в документах Microsoft Word, вот что вам нужно знать:

Вставка столбцов: основа для начинающих

Все начинается с вкладки «Макет» (известной как «Макет страницы» в версиях 2007–2010) на ленте:

< /p>

Нажмите "Другие столбцы", и вы попадете в диалоговое окно, в котором можно настроить столбцы именно так, как вы хотите.

По умолчанию используется один столбец — обычный документ. Вы можете использовать один из предустановленных вариантов (двухколоночный макет полезен для приложения списка услуг, о котором я упоминал выше). Или вы можете настроить его в пределах дюйма его жизни. Ширина? Пробел между столбцами 1 и 2, или 2 и 3, или . Как насчет линии между ними (как в информационном бюллетене)? Вам решать!

(Если вы не хотите, чтобы все столбцы имели одинаковую ширину, обязательно снимите флажок "Равная ширина столбца" в нижней части диалогового окна. После этого вы сможете настроить ширину каждый столбец отдельно.)

Переход между столбцами

После того как вы настроили столбцы, вы подошли к самой сложной части. Это одна из причин, по которой я обычно выбираю таблицы, а не столбцы. Если вы используете таблицы, перемещаться между ячейками легко — просто используйте клавишу Tab. Однако, чтобы вставить столбец, вам нужно знать несколько приемов.

Допустим, вы печатаете в первом столбце документа и хотите закончить этот столбец на этом и начать вводить текст во втором столбце. Для этого вам нужно вставить разрыв столбца. Вы можете вставить разрыв столбца одним из двух способов:

Нажмите одновременно клавиши CTRL-SHIFT-ENTER; или
Перейдите на вкладку "Макет", нажмите "Разрывы" и выберите "Столбец".

< /p>

Лично я бы выбрал вариант 1 (при условии, что я вспомню комбинацию клавиш).

После того как вы вставите разрыв столбца, ваш курсор окажется в следующем столбце, готовым для ввода. Когда вы вставляете разрыв столбца в последний столбец (самый дальний справа), курсор перейдет к первому столбцу на следующей странице.

Просмотр границ столбцов

Мне сложно работать со столбцами (или таблицами, если уж на то пошло), если я их не вижу. Чтобы включить границы столбцов, чтобы вы могли видеть свои столбцы, расположенные на странице, перейдите на вкладку «Файл» (или нажмите кнопку «Офис» в версии 2007) и нажмите «Параметры», затем перейдите в «Дополнительно» и установите флажок «Показать границы текста». :

Когда столбцы являются лишь частью документа

Но что, если только часть вашего документа состоит из нескольких столбцов?

Если вы вернетесь к диалоговому окну «Столбцы» (через «Макет» > «Столбцы» > «Дополнительные столбцы»), вы увидите раскрывающийся список в нижней части окна:

< бр />

Если вы выберете «Эта точка вперед», это позволит вам вставлять столбцы в точку, в которой находится ваш курсор. После того, как вы вставили данные столбца, вернитесь в диалоговое окно «Формат столбцов» и выберите формат «Один столбец». (будьте осторожны, чтобы еще раз выбрать This Point Forward в этом нижнем раскрывающемся списке), и ваш документ вернется к формату с одним столбцом, не нарушая многоколоночную вставку, над которой вы только что так усердно работали.

Но что, если вы хотите вставить блок текста из двух или трех (или более) столбцов в середину обычного документа из одного столбца?

Возможно, вы захотите использовать несколько иную процедуру в зависимости от того, создаете ли вы совершенно новый документ или вставляете макет с несколькими столбцами в середину существующего документа с одним столбцом. Вы используете то же диалоговое окно, но если вы редактируете существующий документ и размещаете макет с несколькими столбцами посередине, вам необходимо принять несколько дополнительных мер предосторожности, чтобы непреднамеренно не создать форматирование. кошмар.

Вставка нескольких столбцов в новый документ

Допустим, вы печатаете новый документ и решаете, что следующий фрагмент текста должен быть в двух (или более) столбцах. После точки, в которой сейчас находится курсор, нет текста, поэтому вы можете вернуться к формату с одним столбцом, как только закончите вставлять раздел с несколькими столбцами.

< бр />

Вставка столбцов в середину существующего документа

Если вы редактируете существующий документ и хотите вставить макет с несколькими столбцами где-то в середине текста, который вы уже набрали, метод "на эту точку вперед" может привести к временному и поправимому, но все же возмутительный беспорядок.

Вот как этого избежать: вставьте разрывы разделов до и после точки, в которой вы хотите вставить столбцы:

<р>. затем в поле «Применить к:» вместо этого выберите «Этот раздел»:

Независимо от того, делитесь ли вы новыми документами или редактируете старые, эти три инструмента помогут выявить проблемы с форматированием.

Непоследовательное форматирование может превратить кажущийся стабильным документ в хаос. Независимо от того, делитесь ли вы документом с пользователями, которые не придерживаются стилей, или вы унаследовали документ, вам может потребоваться исправить некоторые вещи, прежде чем несоответствия выйдут из-под контроля. К счастью, Word предоставляет несколько простых в использовании инструментов, которые могут помочь. В этой статье мы рассмотрим следующие инструменты:

Черновик
Инспектор стилей
Показать форматирование

Я использую Word 2016 в 64-разрядной системе Windows 10, но эти функции доступны в более ранних версиях. Вы можете использовать любой файл Word или загрузить плохо отформатированный демонстрационный файл .docx или .doc.

Подробнее о программном обеспечении

Терминология

Самый безопасный способ форматирования — это стиль, набор форматов, сохраненных как единое целое. Даже если вы не применяете стиль вручную, вы (всегда) используете его — «Обычный» — это стиль Word по умолчанию. Рисунок A показывает его форматы.Чтобы быстро изменить форматирование, вы можете применить другой стиль, создать новый стиль или изменить текущий стиль (чего я делать не рекомендую).

Рисунок А

Стиль – это набор форматов, которые вы применяете как группу.

В процессе работы вы часто применяете дополнительные прямые форматы. Например, вы можете выделить жирным шрифтом или курсивом слово или фразу. Вы можете применить прямое форматирование без изменения базового стиля. В этой статье я буду использовать эти два термина, прямой и стиль, чтобы различать, как применяются форматы, потому что разница имеет значение.

Кроме того, форматы влияют на разные уровни: абзац, символ и связанный. Как и следовало ожидать, стили абзаца форматируют весь абзац. Стили символов форматируют выделенный текст — предложение, фразу, слово или даже отдельный символ. Связанные стили объединяют два стиля. Другими словами, связанный стиль действует как стиль абзаца, когда выделен абзац, и как стиль символа, когда выделена только часть абзаца. На рис. A вы можете видеть, что обычный — это стиль абзаца.

SEE: Набор для найма: Разработчик Microsoft Power BI (Tech Pro Research)

Черновик

Если вы изучите простой документ, показанный на рисунке B, вы можете обнаружить некоторые несоответствия; определение того, что их вызвало, может быть затруднено. Возможно, первым шагом к выявлению потенциальных проблем с форматированием является обеспечение согласованного применения стилей.

Рисунок Б

Этот документ представляет собой смесь стилей и прямого форматирования.

Большинство из нас используют режим черновика (на вкладке "Вид") для работы с текстом без дополнительных графических элементов и элементов макета, таких как изображения, столбцы, заголовки, разрывы страниц и т. д. Но вы также можете использовать режим черновика, чтобы быстро определить стили, используемые в вашем документе. На рисунке C вы можете видеть, что заголовок 2 и обычный используются последовательно. Если вы не видите стили, перечисленные слева, включите эту функцию следующим образом:

Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Параметры".
На левой панели выберите "Дополнительно".
В разделе "Отображение" измените параметр "Ширина области стиля в черновых и контурных представлениях" с 0 дюймов на большее значение, например 1 дюйм.
Нажмите "ОК".

Рисунок C

В режиме черновика стили отображаются слева.

Что вы не можете обнаружить, так это прямое форматирование, но оно само по себе является подсказкой: если стили применяются последовательно, но вы можете визуально обнаружить несоответствия, прямое форматирование является наиболее вероятной причиной этих расхождений.

На этом этапе вы можете обратиться к элементам управления «Шрифт» и «Размер шрифта» (в группе «Шрифт» на вкладке «Главная») для получения дополнительной информации. Тайна возрастает по мере того, как вы выбираете разные абзацы для отображения их разных шрифтов и размеров:

Первый абзац — Calibri 11.
Абзац 2 – шрифт Arial 11 (рис. D).
Абзац 3 – это Calibri 12.

Рисунок D

Несмотря на то, что абзацы оформлены в обычном стиле, шрифт и размер шрифта различаются.

Как это может быть? В каждом абзаце используется обычный стиль, но они явно не однородны. Прямое форматирование — это ваша проблема, но режим черновика не может помочь с деталями, поэтому давайте рассмотрим его подробнее.

Инспектор стилей

Ранее я упоминал два типа стилей: абзац и символ. Инспектор стилей (рис. E) разделяет их так, чтобы прямое форматирование было легко заметить. Чтобы открыть Инспектор, щелкните средство запуска диалогового окна для группы «Стили» (на вкладке «Главная») и щелкните значок «Инспектор стилей» (посередине) в нижней части панели «Стили». (Я не знаю ярлыка для отображения этой панели.)

Рисунок E

Отображение атрибутов абзаца и символа для первого абзаца.

При активном первом абзаце списки Plus быстро говорят нам, что этот абзац не содержит прямого форматирования. Щелкните внутри второго и третьего абзацев и наблюдайте за обновлением инспектора, как показано на рисунке F. Вердикт: Кто-то применил прямое форматирование к обоим абзацам. На панели различаются форматы абзаца и символа.

Рисунок F

Второй и третий абзацы имеют прямое форматирование.

Помимо использования панели для отображения прямого форматирования, вы можете использовать значки справа для удаления форматов:

Восстановить нормально
Удалить форматирование абзаца
Очистить стиль символов
Удалить форматирование символов

Назначение каждой опции говорит само за себя, но если вы никогда ими не пользовались, вы можете столкнуться с несколькими сюрпризами, пока не ознакомитесь с ними. «Очистить все» (внизу) — наиболее эффективный вариант, если вы хотите удалить все прямое форматирование и сбросить все стили на «Обычный».

Показать форматирование

Наш последний инструмент — «Показать форматирование» (рис. G), который можно отобразить, нажав [Shift]+[F1] или щелкнув «Показать форматирование» на панели «Инспектор стилей». Вы можете слышать термин «Показать коды», но это ссылка на WordPerfect. Показатели форматирования хоть и похожи на коды раскрытия WordPerfect, но не совсем такие же.

Рисунок G

Показать форматирование — это еще один способ показать прямое форматирование.

Этот инструмент может сравнивать элементы. Например, на рисунке H показаны различия между вторым и третьим абзацами. Для этого щелкните внутри любого абзаца, установите флажок «Сравнить с другим разделом», а затем щелкните другой абзац. Как видите, есть ряд отличий, и знание их поможет вам более эффективно работать над удалением того, что вам не нужно. Щелкните гиперссылку, чтобы получить доступ к настройкам, которые вы хотите изменить. Отметив опцию «Отличить источник стиля», вы увидите все прямое форматирование (рис. I). Вы можете быстро увидеть, где прямое форматирование узурпирует атрибуты стиля.

Рисунок Н

Сравните два абзаца.

Рисунок 1

Открыть прямое форматирование.

Быстрое решение

Выявление проблем с форматированием — это ключ к их устранению и восстановлению стабильности. Часто это легко исправить. Вы можете выделить каждый абзац и нажать [Ctrl]+[Пробел], чтобы удалить прямое форматирование, оставив на месте только стили. Прямое форматирование — это не плохо. Однако, если вы обнаружите, что часто применяете один и тот же прямой формат, подумайте о том, чтобы вместо этого применить стиль символа.

Читайте также: