Сортировка и фильтрация данных в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Как сортировать в списке Excel по строке или столбцу. Советы показывают, как избежать досадных ошибок при сортировке электронных таблиц. Как сортировать несколько столбцов, строк или сортировать в произвольном порядке. видео и книгу Excel.

Избегайте проблем с сортировкой: проверьте свои данные

1) Сделайте резервную копию ваших данных

Обязательно сделайте резервную копию файла Microsoft Excel, прежде чем начинать сортировку данных. Затем вы сможете вернуться к сохраненной версии, если что-то пойдет не так.

Совет. Чтобы быстро и легко создать резервную копию, воспользуйтесь моим бесплатным инструментом резервного копирования Excel. Этот инструмент создает резервную копию в текущей папке и НЕ влияет на активную книгу. Инструмент резервного копирования имеет формат xlam, поэтому его легко установить на компьютер, как и любой другой файл Excel.

2) Проверьте свои данные

Перед сортировкой данных в Excel убедитесь, что в диапазоне данных на листе нет пустых строк или столбцов. Шаги ниже показывают, как это сделать.

Почему важно проверять свои данные?

  • Если в данных есть пустая строка или пустой столбец, часть данных может быть отсортирована, а другие данные не отсортированы.
  • Вы можете получить несовпадающие имена и номера телефонов или заказы с неправильным адресом клиента.
  • Проверьте наличие формул, содержащих имя листа, в ссылках на ячейки на текущем листе. Пример формулы см. в разделе Задача сортировки с функцией ВПР ниже.

Как проверить наличие пустых строк или столбцов

Чтобы избежать проблем с сортировкой, перед сортировкой данных Excel выполните следующие действия:

  1. Выберите одну ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
  2. Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать всю область.
  3. Проверьте выбранную область, чтобы убедиться, что все данные включены.
    • Например, на снимке экрана ниже скрытый столбец E пуст.
    • После нажатия Ctrl+A столбцы F, G (скрытые), H и I не выделяются.

3) Исправление пустых строк и столбцов

  1. Если некоторые данные НЕ были выбраны, найдите пустые строки или столбцы
    • Возможно, вам потребуется отобразить строки или столбцы, чтобы найти пустые.
  2. После того, как вы найдете пустую строку или столбец:
    • Если пустая строка или столбец не нужны, удалите их.
    • Если пустая строка или столбец НЕОБХОДИМЫ, введите хотя бы один элемент в строку или столбец.
      • Например, введите "x" в заголовке столбца в качестве заполнителя.

Затем, после того как вы исправите все пустые столбцы или строки:

  • Снова нажмите Ctrl + A, чтобы проверить, выделена ли вся область.
    • Если нет, найдите другие пустые строки или столбцы и удалите или заполните их.
    • Если выбран весь регион, данные можно безопасно отсортировать.

    Быстрая сортировка с помощью кнопок сортировки

    В Excel вы можете быстро отсортировать данные с помощью кнопок A-Z (по возрастанию) и Z-A (по убыванию) на вкладке "Данные" ленты.

    Выполните следующие действия для сортировки с помощью командных кнопок быстрой сортировки:

    1. Выберите одну ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
    2. На ленте Excel нажмите вкладку Данные.
    3. Нажмите Сортировать от А до Я (от меньшего к большему) или Сортировать от Я до А (от большего к меньшему)

      4. Проверьте результаты

      Сразу после сортировки и до того, как вы сделаете что-либо еще:

      • Проверьте отсортированные данные, чтобы убедиться, что данные отсортированы правильно.

      Если что-то выглядит неправильно или не по порядку:

      • Немедленно нажмите кнопку "Отменить" на панели инструментов.

      Кнопки сортировки на панели быстрого доступа

      Если вы часто сортируете, вы можете добавить кнопки сортировки на панель быстрого доступа (QAT). Это еще больше упрощает быструю сортировку в Excel. На странице панели быстрого доступа есть инструкции. которые показывают, как добавлять кнопки.

      Затем, чтобы использовать эти значки сортировки, выполните действия, описанные в разделе "Быстрая сортировка с помощью кнопок A-Z", но вместо этого используйте кнопки QAT.

      Сортировка двух или более столбцов

      Если вы хотите отсортировать 2 или более столбцов в таблице Excel, используйте диалоговое окно "Сортировка", в котором можно настроить многоуровневую сортировку.

      В этом примере таблица содержит личные данные и будет отсортирована по трем столбцам:

      1. Во-первых, по полу.
      2. Далее по штатам
      3. И наконец, по году рождения.

      Выполните следующие действия, чтобы безопасно отсортировать набор данных по трем столбцам:

      1. Выберите все ячейки в списке.
        Это самый безопасный подход к сортировке. В большинстве случаев вы можете выбрать одну ячейку, и Excel правильно обнаружит остальную часть списка, но это не на 100 %. Некоторые данные могут быть упущены.
      2. На ленте Excel нажмите вкладку Данные.
      3. В группе "Сортировка и фильтр" нажмите кнопку "Сортировка".

      Примечание. Если в раскрывающемся списке вместо заголовков отображаются буквы столбцов, установите флажок Мои данные имеют заголовки.

      Здесь мы выбрали пол, штат и дату рождения в качестве полей сортировки, и все они отсортированы по значениям. Поскольку столбец BirthYr содержит только числа, его параметры Order немного отличаются от параметров текстового столбца.

      Данные будут отсортированы в указанном вами порядке. На снимке экрана ниже:

      • Сначала сортируется столбец "Пол", поэтому все женские имена находятся вверху.
      • Затем сортируется столбец "Штат", поэтому женщины из Алабамы оказываются вверху списка.
      • Наконец, BirthYr сортируется так, что самые ранние годы рождения находятся вверху каждого штата.

      Сортировать в произвольном порядке

      В диалоговом окне "Сортировка" или на ленте Excel можно выбрать порядок сортировки, например от А до Я или от большего к меньшему. В дополнение к этим стандартным параметрам вы можете сортировать в пользовательском порядке, например, по месяцам или по дням недели. В этом примере мы отсортируем столбец с названиями дней недели с помощью команды ленты Excel.

      Посмотрите шаги по пользовательской сортировке в видеоролике "Сортировка в произвольном порядке" или следуйте письменным инструкциям под видео.

      Сортировать в произвольном порядке

      В диалоговом окне "Сортировка" или на ленте Excel можно выбрать порядок сортировки, например от А до Я или от большего к меньшему. В дополнение к этим стандартным параметрам вы можете сортировать в пользовательском порядке, например, по месяцам или по дням недели. В этом примере мы отсортируем столбец с названиями дней недели, используя команду ленты Excel

      Чтобы отсортировать в произвольном порядке, выполните следующие действия:

      1. Выберите одну ячейку в столбце, который нужно отсортировать.
      2. Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать всю область.
      3. Проверьте выбранную область, чтобы убедиться, что все данные включены.
      4. На ленте Excel откройте вкладку "Главная".
      5. В группе "Редактирование" нажмите стрелку "Сортировка и фильтрация".
      6. Нажмите «Индивидуальный заказ».

      Столбец "День" отсортирован по дням недели, а не по алфавиту, поэтому воскресенье отображается вверху списка.

      Сортировка строки

      Вместо сортировки данных по столбцам вы можете сортировать данные по строкам. В этом примере мы отсортируем таблицу ежемесячных продаж, чтобы месяц с наибольшим объемом продаж был слева. Для этого мы будем использовать всплывающее меню, вызываемое правой кнопкой мыши.

      Вы можете посмотреть шаги в этом коротком видеоролике "Сортировка по строке" и прочитать подробные инструкции ниже.

      Сортировка строки

      Вместо сортировки данных по столбцам вы можете сортировать данные по строкам. В этом примере мы отсортируем таблицу ежемесячных продаж, чтобы месяц с наибольшим объемом продаж был слева. Для этого мы будем использовать всплывающее меню, вызываемое правой кнопкой мыши.

      Чтобы отсортировать по строке, выполните следующие действия:

      1. Выберите одну ячейку в строке, которую нужно отсортировать.
      2. Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать всю область.
      3. Проверьте выбранную область, чтобы убедиться, что все данные включены.
      4. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку в строке, которую нужно отсортировать.
      5. Во всплывающем меню нажмите «Сортировка», затем выберите «Пользовательская сортировка».

      Данные сортируются по значениям в выбранной строке.

      Сортировка данных по значку ячейки

      Посмотрите это короткое видео, чтобы увидеть шаги по добавлению значков ячеек и сортировке по значку выбранной ячейки. Под видео есть письменные инструкции.

      Когда вы создаете именованную таблицу Excel или применяете автофильтр к списку, каждая ячейка заголовка получает стрелку раскрывающегося списка. Нажмите на эту стрелку, и вы увидите различные параметры сортировки и фильтрации данных.

      Если вы добавите значки условного форматирования в один из столбцов, вы также сможете выполнять сортировку по этим значкам. На снимке экрана ниже значки светофора добавляются в столбец "Количество".

      Сортировка по выбранному значку ячейки

      После добавления значков самый быстрый способ отсортировать по определенному значку:

      1. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую нужный значок, в верхней части списка.
      2. Во всплывающем меню нажмите «Сортировать».
      3. Нажмите "Поместить значок выбранной ячейки сверху".

      Список отсортирован, чтобы переместить все элементы с выбранным значком в начало списка.

      Другие элементы не сортируются, а элементы, которые были перемещены в начало списка, остаются в своем первоначальном порядке в пределах этой группы.

      Сортировать по выпадающему списку заголовков

      После добавления значков ячеек вы также можете выполнить сортировку по значку из раскрывающегося списка в заголовке.

      1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка в ячейке заголовка.
      2. Нажмите "Сортировать по цвету".
      3. Нажмите на значок, чтобы переместить его в начало списка

      Проблема сортировки ВПР

      Формула ВПР может сначала возвращать правильные результаты, но затем показывать неверные результаты, если список элементов отсортирован. Это может произойти, если ссылка на значение поиска включает имя листа. Например:

      =ВПР('Форма заказа'!B5, Товары!$B$2:$C$6,2,FALSE)

      ПРИМЕЧАНИЕ. Эта проблема может возникнуть и с другими функциями, такими как формула поиска ИНДЕКС/ПОИСКПОЗ.

      Посмотрите это видео, чтобы увидеть шаги по устранению проблемы, и загрузите пример файла проблемы сортировки ВПР, чтобы следовать инструкциям. Письменные инструкции находятся на странице «Как использовать функцию ВПР в Excel — Примеры».

      Сортировка образца книги

      Чтобы попробовать методы сортировки, получите образец рабочей книги "Сортировка". Файл имеет формат xlsx и заархивирован. Он не содержит макросов.

      Брайан Кларк

      Брайан Кларк
      Писатель

      Брайан работает в сфере журналистики и издательского дела более 15 лет. В течение последних 10 лет он занимался технологиями, в том числе гаджетами, социальными сетями, безопасностью и веб-культурой. Прежде чем стать фрилансером, Брайан был управляющим редактором The Next Web. В настоящее время он проводит время в ряде изданий, как онлайн, так и вне его, включая The New York Times, Popular Science и The Next Web, среди прочих. Подробнее.

      Сортировка и фильтрация данных позволяют избавиться от лишнего шума и найти (и отсортировать) только те данные, которые вы хотите видеть. В Microsoft Excel нет недостатка в опциях для фильтрации огромных наборов данных до того, что нужно.

      Как сортировать данные в электронной таблице Excel

      В Excel щелкните внутри ячейки над столбцом, который нужно отсортировать.

      В нашем примере мы собираемся щелкнуть ячейку D3 и отсортировать этот столбец по зарплате.

      На вкладке "Данные" в верхней части ленты нажмите "Фильтр".

      Теперь над каждым столбцом вы увидите стрелку. Нажмите на стрелку столбца, который вы хотите отсортировать, чтобы открыть меню, которое позволяет нам сортировать или фильтровать данные.

      Первый и наиболее очевидный способ сортировки данных — от меньшего к большему или от большего к меньшему, если у вас есть числовые данные.

      В данном случае мы сортируем зарплаты, поэтому мы будем сортировать от наименьшего к наибольшему, щелкнув верхнюю опцию.

      Такую же сортировку можно применить к любым другим столбцам, например, по дате приема на работу, выбрав в том же меню параметр "Сортировать от старых к новым".

      Эти параметры сортировки также работают для столбцов возраста и имени. Например, мы можем отсортировать данные по возрасту от старшего к младшему или упорядочить имена сотрудников в алфавитном порядке, щелкнув ту же стрелку и выбрав соответствующий вариант.

      Как фильтровать данные в Excel

      Нажмите стрелку рядом с надписью "Зарплата", чтобы отфильтровать этот столбец. В этом примере мы собираемся отфильтровать всех, кто зарабатывает более 100 000 долларов США в год.

      Поскольку наш список короткий, мы можем сделать это несколькими способами. Первый способ, который отлично работает в нашем примере, — это просто снять отметки с каждого человека, который зарабатывает более 100 000 долларов, а затем нажать «ОК». Это удалит три записи из нашего списка и позволит нам увидеть (и отсортировать) только те, которые остались.

      Есть еще один способ сделать это. Нажмите на стрелку рядом с надписью "Зарплата" еще раз.

      На этот раз мы нажмем «Числовые фильтры» в меню фильтрации, а затем «Меньше».

      Здесь мы также можем фильтровать наши результаты, удаляя всех, кто зарабатывает более 100 000 долларов США в год. Но этот способ работает намного лучше для больших наборов данных, где вам, возможно, придется делать много ручных щелчков, чтобы удалить записи. Справа от раскрывающегося списка «меньше чем» введите «100 000» (или любую цифру, которую вы хотите использовать), а затем нажмите «ОК».

      Мы можем использовать этот фильтр и по ряду других причин. Например, мы можем отфильтровать все зарплаты выше среднего, щелкнув «Ниже среднего» в том же меню («Числовые фильтры» > «Ниже среднего»).

      Мы также можем комбинировать фильтры. Здесь мы найдем все зарплаты больше 60 000 долларов, но меньше 120 000 долларов. Сначала мы выберем «больше чем» в первом раскрывающемся списке.

      В раскрывающемся списке под предыдущим выберите «меньше чем».

      Рядом со словом «больше чем» мы поместим 60 000 долл. США.

      Напротив «меньше чем» добавьте 120 000 долл. США.

      Нажмите "ОК", чтобы отфильтровать данные, оставив только зарплаты от 60 000 до 120 000 долларов США.

      Как фильтровать данные из нескольких столбцов одновременно

      В этом примере мы будем фильтровать по дате приема на работу и зарплате. Мы будем искать людей, принятых на работу после 2013 года и с зарплатой менее 70 000 долларов США в год.

      Нажмите на стрелку рядом с полем "Зарплата", чтобы отфильтровать всех, кто зарабатывает 70 000 долларов США и более в год.

      Нажмите «Числовые фильтры», а затем «Меньше».

      Добавьте «70 000» рядом с «меньше чем», а затем нажмите «ОК».

      Далее мы собираемся отфильтровать по дате приема на работу каждого сотрудника, исключая тех, кто был принят на работу после 2013 года. Чтобы начать, нажмите стрелку рядом с "Дата приема на работу", затем выберите "Фильтры дат", а затем "После". ”

      Введите «2013» в поле справа от «после» и нажмите «ОК». В результате у вас останутся только сотрудники с годовым доходом менее 70 000 долларов США, которые были приняты на работу в 2014 году или позже.

      Excel имеет ряд мощных параметров фильтрации, каждый из которых можно настроить в соответствии с вашими потребностями. Проявив немного воображения, вы сможете фильтровать огромные наборы данных, оставляя только важные фрагменты информации.

      • › Как подсчитать цветные ячейки в Microsoft Excel
      • › Как применить фильтр к диаграмме в Microsoft Excel
      • › Как расположить данные в алфавитном порядке в Microsoft Excel
      • › Как создать сводную таблицу в Microsoft Excel
      • › Что такое слайсер в Google Таблицах и как им пользоваться?
      • › Как создавать срезы в Microsoft Excel
      • › Как удалить повторяющиеся или пустые строки из таблицы в Microsoft Excel
      • › Как установить Google Play Маркет в Windows 11

      поиск меню

      Урок 10. Сортировка, группировка и фильтрация ячеек

      Введение

      Электронная таблица Microsoft Excel может содержать большой объем информации. Благодаря большему количеству строк и столбцов, чем в предыдущих версиях, Excel 2007 дает вам возможность анализировать и работать с огромным объемом данных. Чтобы наиболее эффективно использовать эти данные, вам может потребоваться манипулировать ими по-разному.

      В этом уроке вы узнаете, как сортировать, группировать и фильтровать данные различными способами, что позволит вам наиболее эффективно и действенно использовать электронные таблицы для поиска и анализа информации.

      Сортировка, группировка и фильтрация

      Загрузите пример для работы вместе с видео.

      Электронная таблица Microsoft Excel может содержать большой объем информации. Иногда вам может понадобиться переупорядочить или отсортировать эту информацию, создать группы или отфильтровать информацию, чтобы использовать ее наиболее эффективно.

      Сортировка

      Сортировка списков — это распространенная задача электронных таблиц, позволяющая легко изменять порядок данных. Наиболее распространенным типом сортировки является алфавитный порядок, который можно выполнять в порядке возрастания или убывания.

      Чтобы отсортировать в алфавитном порядке:

      • Выберите ячейку в столбце, который нужно отсортировать (в этом примере мы выбираем ячейку в столбце A).
      • Нажмите команду «Сортировка и фильтр» в группе «Редактирование» на вкладке «Главная».
      • Выберите «Сортировка от А до Я». Теперь информация в столбце «Категория» упорядочена в алфавитном порядке.

      Вы можете выполнить сортировку в обратном алфавитном порядке, выбрав Сортировать от Z до A в списке.

      Чтобы отсортировать от меньшего к большему:

      • Выберите ячейку в столбце, который нужно отсортировать (столбец с числами).
      • Нажмите команду «Сортировка и фильтр» в группе «Редактирование» на вкладке «Главная».
      • Выберите «От наименьшего к наибольшему». Теперь информация упорядочена от наименьшего к наибольшему количеству.

      Можно выполнить сортировку в обратном числовом порядке, выбрав в списке От наибольшего к наименьшему.

      Чтобы отсортировать несколько уровней:

      • Нажмите команду «Сортировка и фильтр» в группе «Редактирование» на вкладке «Главная».
      • Выберите «Пользовательская сортировка» в списке, чтобы открыть диалоговое окно.
        ИЛИ
      • Выберите вкладку "Данные".
      • Найдите группу "Сортировка и фильтр".
      • Нажмите команду «Сортировка», чтобы открыть диалоговое окно «Пользовательская сортировка». Отсюда вы можете сортировать по одному или нескольким элементам.
      • Нажмите стрелку раскрывающегося списка в поле "Сортировка по столбцу", затем выберите один из вариантов — в данном примере "Категорию".
      • Выберите, по чему сортировать. В этом примере мы оставим значение по умолчанию.
      • Выберите, как упорядочить результаты. Оставьте его от A до Z, чтобы он был организован в алфавитном порядке.
      • Нажмите "Добавить уровень", чтобы добавить еще один элемент для сортировки.
      • Выберите вариант в столбце Затем по полю. В этом примере мы выбрали Стоимость единицы.
      • Выберите, по чему сортировать. В этом примере мы оставим значение по умолчанию.
      • Выберите, как упорядочить результаты. Оставьте от меньшего к большему.
      • Нажмите "ОК".

      Таблица отсортирована. Все категории организованы в алфавитном порядке, и в каждой категории стоимость единицы продукции расположена от наименьшей к наибольшей.

      Помните, что вся информация и данные по-прежнему здесь, просто в другом порядке.

      Группировка ячеек с помощью команды «Промежуточный итог»

      Группировка – это полезная функция Excel, позволяющая управлять отображением информации. Вы должны отсортировать, прежде чем сможете группировать. В этом разделе мы узнаем, как создавать группы с помощью команды «Промежуточный итог».

      Чтобы создать группы с промежуточными итогами:

      • Выберите любую ячейку с информацией в ней.
      • Нажмите команду «Промежуточный итог» на вкладке «Данные». Информация в электронной таблице выбирается автоматически, и появляется диалоговое окно «Промежуточный итог».
      • Решите, как вы хотите сгруппировать объекты. В этом примере мы организуем по категориям.
      • Выберите функцию. В этом примере мы оставим выбранной функцию СУММ.
      • Выберите столбец, в котором должен отображаться промежуточный итог. В этом примере по умолчанию выбрана общая стоимость.
      • Нажмите "ОК". Выбранные ячейки организованы в группы с промежуточными итогами.

      Чтобы свернуть или отобразить группу:

      • Нажмите на черный значок минуса, который представляет собой значок скрытия сведений, чтобы свернуть группу.
      • Нажмите черный значок плюса, который является значком отображения сведений, чтобы развернуть группу.
      • Используйте команды «Показать детали» и «Скрыть детали» в группе «Структура», чтобы свернуть и отобразить группу.

      Чтобы разгруппировать выбранные ячейки:

      • Выберите ячейки, которые хотите удалить из группы.
      • Нажмите команду "Разгруппировать".
      • Выберите Разгруппировать из списка. Появится диалоговое окно.
      • Нажмите "ОК".

      Чтобы разгруппировать весь лист:

      • Выберите все ячейки с группировкой.
      • Нажмите «Очистить контур» в меню.

      Фильтрация ячеек

      Фильтровать или временно скрывать данные в электронной таблице очень просто. Это позволяет сосредоточиться на определенных записях электронной таблицы.

      Чтобы отфильтровать данные:

      • Нажмите команду "Фильтр" на вкладке "Данные". Рядом с каждым заголовком столбца появятся стрелки раскрывающегося списка.
      • Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с заголовком, который нужно отфильтровать. Например, если вы хотите просмотреть данные только о вкусах, щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с категорией.
      • Снимите флажок «Выбрать все».
      • Выберите вкус.
      • Нажмите "ОК". Все остальные данные будут отфильтрованы или скрыты, и будут видны только данные аромата.

      Чтобы очистить один фильтр:

      • Выберите одну из стрелок раскрывающегося списка рядом с отфильтрованным столбцом.
      • Выберите «Удалить фильтр из».

      Чтобы удалить все фильтры, нажмите команду "Фильтр".

      Фильтрация может немного напоминать группировку, но разница в том, что теперь вы можете фильтровать по другому полю, если хотите. Например, допустим, вы хотите видеть только ароматы, связанные с ванилью. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с пунктом «Элемент», затем выберите «Текстовые фильтры». В меню выберите «Содержит», потому что вы хотите найти любую запись, в которой есть слово «ваниль». Появится диалоговое окно. Введите vanilla, затем нажмите OK.Теперь мы видим, что данные снова отфильтрованы и отображаются только ароматы, связанные с ванилью.

      Вызов!

      Используйте книгу Inventory или любую другую книгу, которую вы выберете, чтобы выполнить эту задачу.

      Сортировка и фильтрация — две популярные функции, доступные в Microsoft Excel. Они широко используются в анализе данных для организации, упорядочивания и подмножества ваших данных в зависимости от конкретных условий. В этой статье вы узнаете, как сортировать данные в Excel. Кроме того, вы также узнаете, как фильтровать данные.

      Что такое сортировка в Excel?

      Сортировка — это функция MS Excel, помогающая упорядочивать данные. Вы можете отсортировать текстовый столбец в алфавитном порядке (A-Z или Z-A). Мы можем отсортировать числовой столбец от наибольшего к наименьшему или от наименьшего к наибольшему. Мы также можем отсортировать столбец даты и времени от самого старого к самому новому или от самого нового к самому старому. Сортировка в Excel также может выполняться по пользовательскому списку или по формату, например по цвету ячейки, цвету шрифта или набору значков.

      БЕСПЛАТНЫЙ курс: Введение в аналитику данных

      Сортировка одного столбца

      Рассмотрите набор данных о жилье, изображенный ниже. В нем есть информация об агенте, дата выставления дома на продажу, цена, количество спален и т. д.

      Рис. Набор данных о жилье

      Давайте отсортируем данные по цене каждого дома в порядке убывания.

      • Чтобы отсортировать один столбец, вы можете выбрать данные и использовать сочетание клавиш -
      • Нажмите стрелку вниз в столбце Прейскурантная цена. Выберите от большего к меньшему.

      Рис. Сортировка по прайс-листу

      Теперь отсортируем данные по дате составления списка домов.

      • Выберите набор данных > Нажмите параметр "Сортировка" на вкладке "Данные".
      • Выберите столбец, который хотите отсортировать.
      • Выберите "Значения ячеек" в разделе "Сортировать".
      • В разделе «Порядок» выберите «От старых к новым».

      Рис. Сортировка по столбцу даты в списке

      Сортировка по нескольким столбцам

      В большинстве случаев вам нужно отсортировать один столбец. Но могут быть случаи, когда вам нужно отсортировать два или более столбца. Вы можете использовать расширенные методы сортировки для сортировки данных по нескольким столбцам.

      Давайте отсортируем набор данных о жилье в порядке возрастания площади и убывания агента.

      • Выберите набор данных > Нажмите параметр "Сортировка" на вкладке "Данные".
      • Выберите столбец «Область» для сортировки.
      • Выберите "Значения ячеек" в разделе "Сортировать".
      • В разделе "Порядок" выберите от А до Я.
      • Выберите «Добавить уровень» и выберите столбец «Агент».
      • Теперь отсортируйте значения ячеек и упорядочите их по Z-A.

      Рис. Сортировка по столбцам "Область" и "Агент"

      Следующая тема в этой статье о том, как сортировать данные в Excel, — это пользовательская сортировка.

      Добавьте еще одну звезду к оценке эффективности

      Пользовательская сортировка

      Пользовательская сортировка в Excel используется для определения собственного пользовательского порядка. Иногда может потребоваться сортировка данных не по алфавиту и не по возрастанию. Excel позволяет создавать собственные настраиваемые списки для сортировки данных.

      Предположим, вы хотите отсортировать набор данных по району в следующем порядке: южный округ, центральный и северный округ.

      • Выберите набор данных > Нажмите параметр "Сортировка" на вкладке "Данные".
      • Выберите столбец «Область» для сортировки.
      • В разделе "Сортировка" выберите "Значения ячеек".
      • В разделе "Порядок" выберите "Пользовательский список".

      Рис. Список пользовательской сортировки

      • В диалоговом окне "Пользовательские списки" добавьте элементы списка, разделенные запятыми: Южный округ, Центральный, Северный округ.
      • Нажмите "Добавить" > "ОК".

      Ниже показан результат того же самого.

      Рис. Сортировка на основе настроенного столбца "Область"

      Теперь, когда вы узнали, как сортировать данные в Excel, давайте теперь разберемся, как фильтровать данные.

      Что такое фильтр в Excel?

      Мы используем фильтры в Excel, чтобы временно скрыть некоторые данные в таблице. Это помогает вам подмножать данные и отображать записи, которые соответствуют определенным критериям. Здесь у вас есть возможность сосредоточиться на интересующих вас данных.

      Фильтрация по одному условию

      Найти все дома в Центральном районе.

      • Выберите данные > нажмите Ctrl + Shift + L ИЛИ выберите данные > вкладку "Данные" > в разделе "Сортировка и фильтр" выберите значок "Фильтр".
      • Нажмите раскрывающийся список в столбце "Область".
      • Снимите флажок «Выбрать все» и выберите центральную область.

      Рис. Дома в центральном районе

      Найти все дома с 3 или 4 спальнями.

      • Выберите данные > На вкладке данных выберите значок "Фильтр".
      • Нажмите на раскрывающийся список в столбце "Спальни".
      • Снимите флажок "Выбрать все" и выберите 3 и 4.

      Рис. Критерии на основе спален

      Ниже приложены отфильтрованные данные о жилье с выбранными 3 или 4 спальнями.

      Рис. Дома с 3 или 4 спальнями

      Фильтрация на основе нескольких столбцов и условий

      Вы можете использовать несколько фильтров, чтобы сузить результаты. Когда задействовано несколько столбцов и условий, вам необходимо использовать параметр расширенной фильтрации. Excel предоставляет расширенные инструменты фильтрации, такие как фильтрация по поиску, дате, тексту и числам.

      Отобразим список всех домов в Центральном регионе с бассейном и Южном округе без бассейна.

      • Создайте диапазон критериев со списком всех столбцов в таблице.
      • Добавьте Центральный и Южный округ в столбце "Область".
      • Добавьте TRUE для Central в столбце Pool.
      • Добавьте FALSE для округа Юг в столбец Пул.

      • Перейдите на вкладку "Данные" > в разделе "Сортировка и фильтр" выберите "Дополнительно".

      • Выберите фильтр списка, на месте или Копировать в другое место.
      • В диапазоне списка выбраны исходные данные.
      • Выберите диапазон критериев, показанный выше, и нажмите "ОК".

      Рис. Дома в Центральном районе с бассейном и Южном округе без бассейна

      Найдите агентов с домом в районе N. County, с 2 спальнями и одной семьей.

      Ниже показан диапазон критериев для описанной выше проблемы.

      • На вкладке "Данные" в разделе "Сортировка и фильтр" выберите "Дополнительно".
      • Выберите фильтр списка, на месте или Копировать в другое место.
      • В диапазоне списка выбраны исходные данные.
      • Выберите диапазон Критериев: Район – Северный округ, Спальня – 2 и Тип – Одна семья.
      • Нажмите "ОК".

      Рис.: Дома в N. County с 2 спальнями и однотипной семьей

      Показать все дома, цена которых находится в диапазоне от 3 000 000 до 4 00 000

      Чтобы решить эту проблему, вам нужно создать два столбца прайс-листа, один столбец со значением «>=300000», а другой со значением «

      Укажите правильные критерии диапазона в диалоговом окне "Расширенный фильтр" и нажмите "ОК".

      Ниже показано, как будут выглядеть отфильтрованные данные:

      Рис. Дома по прейскуранту от 300 000 до 400 000

      Найдите все дома в районе N. County с прейскурантом более 300 000 и имеющими 3 или 4 спальни.

      Вот как должен отображаться диапазон критериев.

      Ниже представлены окончательные отфильтрованные данные на основе соответствующих условий.

      Рис. – дома в округе Северная по прейскурантной цене более 300 000 и с 3 или 4 спальнями.

      Получите опыт работы с новейшими инструментами и методами бизнес-аналитики с помощью магистерской программы бизнес-аналитика. Зарегистрируйтесь сейчас!

      Заключение

      Благодаря этой статье вы поняли, как сортировать данные в Excel. Вы видели, как сортировать данные в одном столбце. Вы поняли, как работает сортировка, когда задействовано несколько столбцов. Вы также получили представление о пользовательской функции сортировки MS Excel. В дополнение к этому вы также научились фильтровать данные в Excel.

      Об авторе

      Шрути М

      Шрути — инженер и технофил. Она работает над несколькими трендовыми технологиями. Ее хобби включают чтение, танцы и изучение новых языков. В настоящее время она изучает японский язык.

      Читайте также: