Сохранение вложений в Outlook в папку

Обновлено: 20.11.2024

Это дополнение Microsoft Outlook сохраняет прикрепленные файлы в выбранной папке на локальном или сетевом диске. После сохранения файла вложение можно удалить из сообщения, заменив его ярлыком на сохраненный файл или текстовым файлом с описанием сохраненного вложения. Этот аддон Outlook позволяет указать, какие типы вложений должны быть сохранены и из каких папок Microsoft Outlook. Вложения Процессор может работать как в ручном, так и в автоматическом режимах, а также по расписанию. Кроме того, этот аддон Outlook повторно прикрепляет файлы обратно к сообщениям при пересылке. Также он умеет сжимать базу сообщений.

Для чего он используется?

уменьшить размер базы сообщений;
ускорить работу с почтой и поиском данных;
хранить вложения на защищенном файловом сервере вместо базы сообщений;
организовать общедоступное хранилище вложений;
выполнять поиск необходимых вложений по их содержанию;
вносить изменения в файлы и автоматически отправлять обновленный файл при пересылке сообщений с вложениями;
открывать вложения, хранящиеся на диске, щелкнув ярлык в Microsoft Outlook.

Как это работает?

Процессор вложений можно использовать как в «простом», так и в «расширенном» режимах. Отличие этих двух режимов в том, что в «простом» режиме можно создать только одно правило для обработки почты (входящей ИЛИ исходящей), а в «расширенном» режиме — неограниченное количество правил как для входящей, так и для исходящей почты.

Автоматическая обработка почты. Этот модуль Outlook отслеживает выбранные папки Microsoft Outlook и автоматически обрабатывает сообщения с вложениями, как только они появляются в папках. Папка «Входящие» является единственным исключением, так как сообщения в этой папке обрабатываются с трехминутной задержкой (это сделано для того, чтобы правила Microsoft Outlook и другие программы имели возможность обработать сообщение до того, как оно будет изменено).

Ручная обработка дает вам возможность обрабатывать уже существующие сообщения. Вы можете обрабатывать как входящие, так и исходящие сообщения. После обработки базы сообщений вы можете воспользоваться функцией сжатия, чтобы уменьшить ее размер (при удалении сообщения или вложения размер базы сообщений остается прежним только до запуска функции сжатия).

Запланированная обработка сообщений незаменима, когда сообщения хранятся в общих папках Microsoft Exchange Server. Вы можете указать, в какое время и с какой периодичностью необходимо отслеживать выбранные папки и обрабатывать недавно доставленные сообщения.

полностью восстановить сообщение, чтобы переслать его с помощью кнопки «Переслать»;
выбрать, какие именно папки Microsoft Outlook должны быть обработаны;
указать, какие типы вложений должны быть обработаны;
использовать фильтрацию вложений для обработки файлов в соответствии с:
- размер вложения;
- упомянутые слова в теле сообщения;
- имя прикрепленного файла;
- отправитель сообщения;
- получатель сообщения.
- имя папки, в которой находится сообщение;
- имя отправителя сообщения;
- адрес отправителя сообщения;
- тема сообщения;
- текущая системная дата или дата создания сообщения;
- расширенный формат, созданный вами.
- имя отправителя;
- адрес отправителя;
- тема сообщения
- текущая системная дата или дата создания сообщения;
- расширенный формат, созданный вами.
- переименовывается путем добавления цифрового кода к имени файла;
- записывается поверх сохраненного ранее файла;
- пропущено.
Безопасность использования

Этот модуль Outlook сохраняет вложение на диск, проверяет размер сохраненного файла и только после этого вносит изменения в сообщение. Если файл по какой-либо причине не был сохранен, сообщение останется в исходном виде. Такой алгоритм работы программы исключает возможность потери вложения при сохранении и удалении из сообщения.

Кроме того, обработчик вложений сохраняет список всех изменений, примененных к сообщению, в базе данных, что позволяет полностью восстановить сообщение. Для этого в Обработчик вложений включена специальная утилита «Восстановление вложений».

Если у вас есть необходимость изменить расположение сохраненных вложений, утилита «Обновить ссылки» может помочь вам изменить информацию в ярлыках, чтобы после перемещения вложений в другое хранилище ярлыки обновлялись и указывали на соответствующие файлы.

Пример использования

В качестве примера использования Attachments Processor рассмотрим ситуацию, когда менеджер по снабжению регулярно получает обновления прайс-листов и ему необходимо обеспечить доступ к этим прайс-листам для всех сотрудников отдела.Сообщения от поставщиков перемещаются в папку «Цены» с помощью правила Microsoft Outlook, а файлы прайс-листов должны сохраняться в общую папку «C:\Shared Folders\Prices».

Для выполнения этой задачи вам нужно только одно правило, поэтому мы будем использовать это дополнение Outlook в «простом» режиме и настроим его для автоматической обработки.

Во-первых, необходимо выбрать папку Microsoft Outlook, в которой должны обрабатываться сообщения. Перейдите в Параметры обработчика вложений (Инструменты => Обработчик вложений) и выберите папку Microsoft Outlook «Цены» на вкладке «Общие»:

После этого следует выбрать папку, в которой будут сохраняться прайс-листы, а также необходимо установить режим автоматической обработки работы Обработчика вложений. Для этого установите галочки в параметрах «использовать это правило для входящих сообщений» и «включить в режиме автоматической обработки сообщений».

Для сохранения только актуальных прайс-листов необходимо включить опцию «перезаписать существующий файл» на вкладке «Другое»:

Теперь при попадании сообщения в папку «Цены» они будут автоматически обработаны, а вложения будут сохранены на диске в папке: «C:\Shared Folders\Prices» и будут перезаписаны более новыми.< /p>
Если нет необходимости сохранять старые прайс-листы в сообщениях, их можно удалить или заменить ярлыком или текстовым описанием. Это можно настроить на вкладке «Другое» с помощью опций «Удалить сохраненные вложения из сообщения», «Оставить ярлык сохраненного вложения в сообщении», «Оставить текстовое описание с указанием местоположения файла в сообщение�.

Обработчик вложений является одним из трех дополнений, включенных в программу «Обработчик вложений для Outlook». Вы можете узнать больше о других компонентах программы и скачать пробную версию на странице продукта Attachments Processor for Outlook.

Вита Тртик
Meopta U.S.A., Inc.

Похожие записи в блоге компании

Как отправлять вложения в соответствии с GDPR в Outlook 2016
Поскольку европейские компании и их партнеры по всему миру готовятся к введению GDPR — нового свода законов о защите персональных данных — узнайте, как обеспечить соответствие вашей деловой переписки.

Обрабатывайте вложения электронной почты максимально безопасно!
Основной эффективной функцией надстройки «Обработчик вложений для Outlook» является замена вложенных файлов в сообщениях ярлыками. Эта процедура позволяет уменьшить размер почтового ящика - и, следовательно.

Как разблокировать вложение, заблокированное в Outlook
Надоело получать файлы, но не можете открыть их из Outlook? У нас есть несколько идей, которые могут вам пригодиться. Хотя вы не можете изменить настройки блокировки вложений в Outlook.

Пять причин сохранять вложения электронной почты Outlook в отдельном хранилище
Вы часто обмениваетесь документами и изображениями со своими клиентами или партнерами? Вы отправляете объемные файлы своим коллегам для просмотра и отчетности? Другими словами, содержит ли ваш почтовый поток много прикрепленных файлов?

Дублированные вложения в Outlook: как избежать?
Почтовый поток в компании часто содержит много дубликатов электронной почты: сообщения от внешних и внутренних отправителей пересылаются коллегам, начальству и соответствующим отделам. Когда вы получаете письмо и понимаете.

Мне нужен макрос для сохранения всех вложений от определенного отправителя с определенной темой в мою папку.

Спасибо за поддержку

Обратите внимание: версия Outlook 365 для настольных ПК

2 ответа

Пожалуйста, сначала поймите, что здесь мы в основном сосредоточены на общих проблемах с клиентом Outlook для настольных ПК, что касается вашей проблемы со сценарием, я много исследовал и обнаружил, что мы можем установить правило с конкретными условиями (такими как конкретный отправитель и тема) и запустить сценарий в нем, как показано ниже, чтобы встретить его.

Согласно моим тестам, это может работать в моем Outlook 365, вот мои подробные шаги:

создайте новую папку с именем «Вложения» в моем документе, чтобы сохранить вложение

вставьте скрипт в ThisOutlookSession VBA (Alt+F11)

Public Sub SaveAttachments(элемент как Outlook.MailItem)

Если Item.Attachments.Count > 0, то

Dim objAttachments As Outlook.Attachments
Dim lngCount As Long
Dim strFile As String
Dim sFileType As String
Dim i As Long

Установите objAttachments = Item.Attachments
lngCount = objAttachments.Count
For i = lngCount To 1 Step -1

' Получить имя файла.
strFile = objAttachments.Item(i).FileName

' Получите путь к папке "Мои документы"
strFolderpath = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders(16)
strFolderpath = strFolderpath & "\Attachments\"

' Объединить с путем к папке.
strFile = strFolderpath и strFile

' Сохранить вложение как файл.
objAttachments.Item(i).SaveAsFile strFile

создайте правило и установите условие(Правила>Управление правилами и предупреждениями>Новое правило>Применить правило к сообщению, которое я получаю>установить от определенного отправителя с определенной темой>выберите запуск сценария> выберите свой сценарий)

Примечание. Если в правилах нет параметра "запустить скрипт", попробуйте установить ключ регистрации, как показано ниже

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security
DWORD: EnableUnsafeClientMailRules
Значение: 1
(Примечание. При неправильном изменении реестра могут возникнуть серьезные проблемы. Перед внесением изменений, создайте резервную копию реестра, чтобы восстановить его на случай, если что-то пойдет не так.)

Надеюсь, это будет вам полезно.

Если ответ полезен, нажмите "Принять ответ" и проголосуйте за него.
Примечание: следуйте инструкциям в нашей документации, чтобы включить уведомления по электронной почте, если вы хотите получать соответствующее уведомление по электронной почте для этой темы. .

Мэттью – фрилансер, написавший множество статей на различные темы, связанные с технологиями. Основное внимание он уделяет ОС Windows и всему, что с ней связано. Он увлечен. Подробнее

Для решения различных проблем с ПК мы рекомендуем DriverFix:
Это программное обеспечение будет поддерживать работоспособность ваших драйверов, тем самым защищая вас от распространенных компьютерных ошибок и сбоев оборудования. Проверьте все свои драйверы прямо сейчас, выполнив 3 простых шага:

Пользователям Outlook часто требуется загружать файлы, прикрепленные к их электронным письмам. Таким образом, было бы удобно, если бы Outlook автоматически загружал все вложения электронной почты вновь полученных электронных писем. Вы можете настроить Outlook именно для этого с помощью сценария VBA и правила для него.

Как настроить правило Outlook для загрузки вложений?

1. Настройте скрипт VBA
1. Сначала настройте сценарий VBA, который загружает вложения в указанную папку. Нажмите сочетание клавиш Alt + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic.
2. Нажмите «Вставить и модуль», чтобы открыть окно нового модуля.
3. Скопируйте этот код VBA с помощью горячей клавиши Ctrl + C: Public Sub SaveAttachmentsToDisk(MItem As Outlook.MailItem)
  Dim oAttachment As Outlook.Attachment
  Dim sSaveFolder As String
  sSaveFolder = “C :\Users\DT168\Documents\outlook-attachments”
  Для каждого oAttachment в MItem.Attachments
  oAttachment.SaveAsFile sSaveFolder & oAttachment.DisplayName
  Следующая
  End Sub
4. Вставьте этот код в окно модуля VBA с помощью горячей клавиши Ctrl + V.
5. Обратите внимание, что путь C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments в этом скрипте является примером. Замените «C:\Users\DT168\Documents\outlook-attachments» полным путем к папке, в которую нужно загрузить вложения.
6. Далее сохраните новый скрипт.
7. Закройте окно модуля VBA.

Сохранение вложений в Outlook в папку

Для чего он используется?

Как это работает?

Безопасность использования

Пример использования

Похожие записи в блоге компании

2 ответа

Как настроить правило Outlook для загрузки вложений?

1. Настройте скрипт VBA

2. Настройте правило Outlook для сценария VBA

Извлечь вложения Outlook в папку

Окончательный