Сочетание цветов для электронной таблицы Excel

Обновлено: 07.07.2024

Вы можете быстро настроить внешний вид таблицы с помощью цветовых схем. Цветовая схема — это набор из восьми сочетающихся цветов, используемых для форматирования текста и объектов на листе.

Применить цветовую схему

Перейдите на вкладку "Макет страницы".
Нажмите кнопку "Цвета" в группе "Темы".

Каждая цветовая схема, указанная здесь, показывает небольшой предварительный просмотр цветов в этом наборе. Это изменение повлияет на любой текст, фигуры или графику SmartArt, использующую цвета темы.

Наведите указатель мыши на палитру, чтобы просмотреть, как она будет выглядеть применительно к электронной таблице.

Цвета рабочего листа обновляются. Все, что настроено на использование цветов темы, например текст заголовка или фигуры, будет обновлено. Теперь эта палитра будет доступна везде, где вы выбираете цветовые форматы в электронной таблице.

Создать собственную цветовую схему

Вы можете создать свой собственный набор цветов, чтобы придать документу свежий, уникальный вид или соответствовать стандартам бренда вашей организации.

Перейдите на вкладку "Макет страницы".
Нажмите кнопку "Цвета" в группе "Темы".
Нажмите кнопку "Создать пользовательскую цветовую схему".

Откроется диалоговое окно «Создать новые цвета темы», в котором можно изменить любой из 12 согласованных цветов темы.

Вы можете поменять цвет на другой из текущей темы или вариант одного из этих цветов.

Если вы предпочитаете полностью создать новый набор цветов, а не перетасовывать существующие цвета темы, вы можете это сделать.

Новый набор цветов сохраняется и применяется автоматически. Вы можете нажать кнопку «Цвета» еще раз, чтобы увидеть свою пользовательскую цветовую схему в меню. Пользовательская цветовая схема доступна во всех электронных таблицах, а также в других приложениях Office.

БЕСПЛАТНЫЙ краткий справочник

Бесплатно для распространения с нашей благодарностью; мы надеемся, что вы рассмотрите наше платное обучение.

В этом посте я хотел бы рассмотреть использование цветов на информационной панели (или, если на то пошло, в любом инструменте анализа, который использует цвета для выделения областей интереса). Все считают, что у них хороший вкус, хотя вкусы у всех разные. При выборе цветов для информационной панели ключевым фактором является не ваш вкус — «нравятся ли мне эти цвета», а то, какое сообщение они передают. Вот в чем дело. . . Я не графический дизайнер (и сомневаюсь, что вы им являетесь, не так много графических дизайнеров, читающих блоги Excel), я даже не особенно хорош в подборе цветов для одежды, которую ношу, но я знаю, как следовать правилам. К счастью, в Интернете есть огромное количество информации, поэтому все, что нам нужно делать, — это следовать правилам, изложенным знающими людьми. Я знаю, что если я буду следовать этим правилам, мои информационные панели будут гораздо удобнее в использовании, чем если бы я просто использовал свои собственные цветовые предпочтения.

Серый — мой друг
Избегайте цветов, которые что-то значат (если только я не хочу, чтобы они что-то значили).
Добавляйте цвет только там, где это необходимо, чтобы выделить сообщение.
Выберите основной цвет, а затем используйте дополнительные цвета.
Люди могут различать 4 оттенка одного и того же цвета.

Серый — мой друг

После белого (цвет фона) наиболее часто используемые цвета на панели инструментов должны быть серыми. Звучит скучно, не так ли? Но в этом суть. Все, что находится на приборной панели, не может быть важным элементом. Итак, если это не стоит выделения, оно должно быть серым. Если вы хотите показать, как ваша компания сравнивается с конкурентами, вам нужно только выделить свою компанию, ваши конкуренты должны быть серыми.

Когда дело доходит до разделения разделов или границ таблиц, предпочтение отдается пустому пространству. Но иногда нам нужно немного сжать вещи, и естественное пустое пространство перестает быть вариантом. В этих случаях используйте светло-серые границы и линии. Ни один дизайнер панели инструментов не хочет, чтобы их аудитория в первую очередь сосредоточилась на границах. Сделайте их достаточно видимыми, чтобы подсознательно сказать читателю, что это разделяет вещи по обе стороны от него.Тогда читатель сможет сосредоточиться на том, что действительно важно.

Избегайте цветов, которые что-то значат

Посмотрите на диаграмму ниже. О чем она вам говорит? Кажется, это говорит вам о том, что Thingies (красные столбцы) работают очень плохо по сравнению с Widgets (зеленые столбцы). В западной культуре красный — цвет предупреждения, а зеленый — хороший цвет. Таким образом, используя красный и зеленый цвета, мы рассказываем историю, которую, возможно, не хотим рассказывать.

Однако вы, вероятно, упустили тот факт, что с января по июнь качество виджетов улучшилось на 15 (т.е. 30%). Это хорошо, верно! Но ваши глаза слишком сосредоточены на цветах, и вы упускаете другую важную информацию на диаграмме. Я допускаю, что столбчатая диаграмма с кластерами может быть не лучшим вариантом для этих данных (но это может быть темой совершенно другого поста).

Добавляйте цвет только там, где это необходимо, чтобы выделить сообщение

Иногда может быть легко включить цвета только потому, что мы можем или чувствуем, что должны. Во-первых, мы должны спросить: «В чем смысл этой диаграммы/таблицы?». Как только мы получим ответ, только тогда мы сможем подобрать соответствующие цвета.

Задумайтесь на мгновение о статусе RAG. По определению он имеет красный, желтый и зеленый цвета. Однако, как бы мы ни думали, что это показывает четкое сообщение, есть вероятность, что это не так. Наоборот, это может перегрузить наши чувства, и мы потеряем чувствительность к сообщению.

Вот статус RAG для различных проектов, показывающий, не отставали ли они от графика в любой момент с января по июнь.

Слишком много цвета! Как только мы решим, что целью статуса RAG является выделение проектов, которые отстают от графика, мы можем добавить цвет, чтобы выделить именно это.

Эта вторая таблица намного легче воспринимается нашими глазами и мозгом.

Статус RAG имеет дополнительную проблему, заключающуюся в том, что около 8% мужчин не различают красный/зеленый цвета. Таким образом, ваш статус RAG для некоторых может выглядеть следующим образом:

О, дорогая! Это действительно очень плохо. Это не будет передавать никаких сообщений. Но если бы вы могли сосредоточиться на одном сообщении, не имело бы значения, какой цвет вы выберете, поскольку он все равно передает это сообщение.

Выберите основной цвет, а затем используйте дополнительные цвета

Как я уже говорил во введении, я не графический дизайнер, а специалист по Excel. Что я знаю об этом выборе цветов? Ничего.

К счастью, в наш век Интернета мне не нужно ничего знать, так как есть инструменты, которые дадут мне дополнительные цветовые палитры. Adobe Color CC как раз является таким инструментом.

Начните с основного цвета вашего корпоративного логотипа, и этот инструмент даст вам 4 других цвета, которые будут хорошо сочетаться с ним. Вы определенно не должны использовать все эти цвета, достаточно выбрать 1 или 2 для совместного использования.

Он предназначен для картографов (создателей карт), поэтому вначале я отнесся к нему скептически. Оказывается, картографам тоже нужны хорошие цветовые палитры.

Для разработки информационных панелей отлично подходит ColorBrewer.

Люди могут различать 4 оттенка одного цвета

Одна из вещей, которые я усвоила из книги Стефани Эвергрин "Эффективная визуализация данных: правильная диаграмма для правильных данных", заключается в том, что люди могут довольно легко различать 4 оттенка одного и того же цвета. Отчасти это связано с вашим определением цвета, но это означает, что во многих сценариях мы можем просто использовать один цвет в разных оттенках.

Думая об этой идее, я создал те же диаграммы/таблицы, что и раньше, но с разными оттенками одного и того же цвета. Сравните их.

Вот снова статус RAG, но в двух цветах.

Варианты с меньшим количеством цветов выглядят лучше, не так ли?

Я знаю, о чем вы думаете: "Это зеленый, но вы сказали не использовать зеленый". Да, это так, но темно-зеленый также является моим основным «фирменным» цветом (плохое планирование с моей стороны). Однако при использовании зеленого в качестве единственного цвета подсветки эффект не такой, как при использовании в сочетании с красным.

Заключение

Убедитесь, что сообщение, которое мы хотим передать, понятно
Убедитесь, что в нашем сообщении не отображаются другие сообщения, которые не предназначены.

Помня об этих двух целях, становится намного проще следовать набору правил. Это всего лишь «правила», которые я стараюсь применять. Я верю, что эти правила защитят меня от очень неудачного выбора цвета. Есть ли у вас какие-то правила выбора цвета, которые вы применяете? Дайте нам знать в комментариях ниже.
Получите БЕСПЛАТНУЮ электронную книгу VBA с 30 наиболее полезными макросами Excel VBA.

Автоматизируйте Excel, чтобы сэкономить время и перестать выполнять работу, которую могла бы выполнять обученная обезьяна.

Не забывайте:

Если вы нашли этот пост полезным или у вас есть лучший подход, оставьте комментарий ниже.

Вам нужна помощь в адаптации этого к вашим потребностям?

Я предполагаю, что примеры в этом посте не совсем соответствуют вашей ситуации. Мы все используем Excel по-разному, поэтому невозможно написать пост, который удовлетворит потребности всех. Потратив время на изучение методов и принципов, изложенных в этом посте (и в других местах на этом сайте), вы сможете адаптировать его к своим потребностям.

Читайте другие блоги или смотрите видео на YouTube по той же теме. Вы получите гораздо больше пользы, найдя собственные решения.
Спросите «Excel Ninja» в вашем офисе. Удивительно, какие вещи знают другие люди.
Задайте вопрос на форуме, таком как Mr Excel, или в сообществе Microsoft Answers. Помните, что люди на этих форумах обычно отдают свое время бесплатно. Поэтому постарайтесь сформулировать свой вопрос, убедитесь, что он четкий и лаконичный. Перечислите все, что вы пробовали, и предоставьте скриншоты, сегменты кода и примеры книг.
Используйте Excel Rescue, моего партнера-консультанта. Они помогают решить небольшие проблемы с Excel.

Что дальше?
Пока не уходите, в Excel Off The Grid есть чему поучиться. Ознакомьтесь с последними сообщениями:

Этот курс также доступен в формате PDF и может быть загружен одним zip-файлом, который содержит:

Этот платный вариант позволяет поддерживать сайт и разрабатывать новый бесплатный контент.

Цвет фона

На первом уроке мы узнали, как изменить цвет фона ячейки. Если вам нужны дополнительные параметры (градации цвета/текстуры), перейдите в «Формат ячейки» и нажмите на вкладку «Заливка».

Если вам не нравится цвет, нажмите на вкладку "Разметка страницы", затем на "Темы", чтобы выбрать новую тему для таблицы (или нажмите на "Цвет", если вы хотите изменить только цвета ).

Шаблоны таблиц

Теперь, когда вы знаете, как создать таблицу, давайте рассмотрим еще один простой прием.

Выберите ячейки в таблице.

Нажмите "Форматировать как таблицу" и выберите стиль.

Это пример результата:

Упражнение

Если вы завершили этот урок, настоятельно рекомендуем продолжить: Упражнение 2

Целью этого дополнительного упражнения является воссоздание таблицы с использованием данных, которые уже присутствуют на втором листе:

Аудиторы часто встраивают в электронные таблицы цветные метки и оттенки фона, чтобы улучшить организацию рабочего листа, удобочитаемость и визуальную привлекательность. Возможно, менее очевидной является способность аудитора использовать цвета для повышения точности и эффективности электронной таблицы. В этой статье представлено несколько идей в этом направлении с использованием Microsoft Excel 2013. В последующих обсуждениях термин «рабочий лист» относится к одной странице в файле Excel, а термин «рабочая книга» относится ко всему набору рабочих листов в файле Excel. Файл Excel.

Условное форматирование

Термин "цвет ячейки" относится к цвету заливки ячейки электронной таблицы, и иногда удобно использовать разные цвета заливки, чтобы выделить разные строки или отдельные ячейки, соответствующие определенным критериям. Такое окрашивание привлекает внимание к этим строкам или значениям — например, потому что они являются исключениями из норм или потому что они являются элементами, требующими особого внимания каким-либо другим образом. Хотя эту задачу раскрашивания можно выполнять поэлементно, в Excel для этого есть автоматизированный инструмент: условное форматирование. Чтобы использовать его, сначала выделите столбец данных для форматирования, а затем выберите параметр «Условное форматирование» в главном («Главном») меню Excel. Появится раскрывающийся список на рисунке 1, из которого можно сделать выбор.

Для числовых данных может быть проще всего выбрать «Правила выделения ячеек» из этого набора вариантов, как показано на рисунке 1. Здесь пользователь может попросить Excel выбрать значения, которые превышают, отстают, находятся между или равны пороговым значениям, которые можно выбрать в последующих диалоговых окнах. Например, чтобы выделить те суммы покупок, которые превышают лимит в 5000 долларов США, пользователь может указать правило «Более 5000», как показано на рисунке 2. Дополнительные возможности включают возможность Excel использовать (1) параметр «Текст, который содержит» чтобы выделить те ячейки, которые содержат определенный текст (например, имя, такое как Acme) или (2) параметр «Повторяющиеся значения», чтобы идентифицировать повторяющиеся значения в одном и том же диапазоне данных (например, повторяющееся имя сотрудника или номер социального страхования).

Наконец, Excel предоставляет специальные инструменты для обработки дат. Для простых требований к форматированию, таких как желание выделить даты, превышающие или падающие ниже определенного значения, можно использовать параметр «Правила выделения ячеек» для ввода даты в диалоговых окнах «Больше» или «Меньше». На рис. 3 показана иллюстрация условного форматирования для дат после 1 июня 2015 года. Excel также позволяет выделять даты относительно текущей даты (например, выделять даты, произошедшие «за последние 7 дней»). Чтобы использовать последний вариант, выберите «Дата события» в меню, показанном на рис. 1. На рис. 4 показан набор дат для этого параметра.

Целью любого условного форматирования является то, что Excel автоматически выбирает и форматирует те ячейки, которые удовлетворяют определенному критерию. Во многих случаях это форматирование может просто означать выделение ячеек желаемым цветом фона. Варианты такого форматирования берутся из раскрывающегося списка параметров на рисунке 2 и проиллюстрированы на рисунке 5. Параметр «Пользовательский формат», который появляется в нижней части этого списка, предоставляет несколько дополнительных параметров форматирования, включая изменение типа числового формат (например, целое число или количество знаков после запятой), размер шрифта, цвет шрифта, зачеркивание текста, подчеркивание, тип шрифта (например, Times New Roman), выделение полужирным шрифтом, курсивом или стиль и цвет границы.

Наконец, использование параметра «Наборы значков» (см. последний параметр на рис. 1) позволяет пользователю вставлять различные типы цветных значков в диапазон данных, чтобы выделить важную информацию. На рис. 6 представлен пример: горизонтальный анализ сжатого отчета о прибылях и убытках с использованием двух наборов значков с условным форматированием. Различные значки в обоих наборах обозначают значительное увеличение (зеленая стрелка вверх), значительное уменьшение (красная стрелка вниз) или незначительные изменения (желтый кружок). В этом примере значки в первом столбце значков (слева от столбца «Сумма») обозначают разницу в долларах, превышающую 1,5 миллиона долларов США, а значки слева от столбца «Процент» во втором столбце значков обозначают разницу в процентах, превышающую 10 процентов. Эти пороговые значения являются произвольными, и аудитор может использовать любые пороговые значения, соответствующие поставленной задаче.

Рисунок 6. Встраивание значков в горизонтальный анализ

Источник: Филзен и Симкин. Перепечатано с разрешения.

На рис. 7 показаны варианты набора значков, доступные в Excel 2013. Выбор зависит от того, сколько различных символов требуется. Если не запрограммировано иное, Excel сначала разделит данные на группы одинакового размера в пределах диапазона данных в соответствии с количеством значков в выбранном наборе. Например, если разработчик электронной таблицы выбирает набор из четырех значков, Excel назначит значки в выбранном диапазоне данных на основе квартилей. Однако, как показано на рис. 6, эти назначения можно настроить с помощью параметров меню на рис. 8. Чтобы отобразить диалоговое окно на рис. 8, щелкните параметр «Дополнительные правила» на рис. 7.

Фильтрация и сортировка по цветам

Помимо форматирования данных электронных таблиц с использованием различных цветов фона, цветов шрифта или значков, аудиторы также могут фильтровать или сортировать данные по цветам или значкам. Например, пользователь выбирает данные на рисунке 6 и нажимает кнопку «Фильтр» на домашней странице Excel. Если Excel обнаружит наличие значков, то щелчок по опции «Сортировать по цвету» или «Фильтровать по цвету» автоматически позволит аудитору отфильтровать по значку ячейки, как показано на рисунке 9. Если другие, менее знакомые с электронными таблицами, методы будут использовать электронную таблицу, эти параметры сортировки или фильтрации могут быть проще для них для понимания и использования, чем создание пользовательских параметров фильтрации на основе фактических значений базовых данных.

Наконец, полезно знать, что порядок сортировки при желании можно настроить. Например, на рис. 10 показан традиционный диалоговый экран Excel «Сортировка». Вместо использования параметра «Значения» по умолчанию для параметра «Сортировать по» на этом экране; однако аудитор также может выполнять сортировку по цвету ячейки, цвету шрифта или даже значку ячейки, как это предлагается вариантами на рисунке 10.

Аудит с помощью диаграмм

Теперь Excel предоставляет широкий спектр типов диаграмм, с помощью которых можно графически отображать данные значимым образом. Но диаграммы также могут быть полезными инструментами аудита. Одним из примеров является проверка данных на наличие выбросов, т. е. значений данных, выходящих далеко за пределы нормального диапазона. Иногда это опечатки, а иногда выбросы — это значения данных, сигнализирующие о нарушении политики или процедуры.

На рис. 11 приведен пример диаграммы, которую можно использовать для аудиторского анализа, — столбчатая диаграмма с 200 транзакциями покупок. На диаграмме видно, что большинство данных попадают в относительно узкий диапазон от 0 до 200 долларов США. Но диаграмма также позволяет аудитору сразу определить два выброса — одну покупку, которая является очень высокой, и другую, которая является отрицательной и, следовательно, очень низкой. Эти значения, вероятно, являются ошибками ввода данных и, безусловно, требуют дальнейшего анализа.Как только аудитор узнает, что набор данных содержит такие ошибки, один или несколько условных форматов могут точно определить ошибочные значения и обеспечить дальнейшее расследование.

Использование тем

Термин "тема" относится к набору размеров шрифта, стилей шрифта и цветов фона, которые позволяют разработчикам электронных таблиц быстро отображать выходные данные в стильных форматах. Кроме того, темы позволяют разработчикам электронных таблиц согласовывать цвета с другими рабочими листами или даже с другими приложениями Microsoft, например Microsoft Word. На рис. 12 показан пример отформатированного рабочего листа с использованием темы Excel «Integral».

Темы обеспечивают согласованность и улучшают читабельность за счет окрашивания каждой второй строки и форматирования всех меток в начале столбца. Такое окрашивание также может повысить точность и эффективность данных при ручном чтении таких данных или их копировании в другое место. Чередуя цвета строк, темы помогают читателю оставаться на правильной строке и позволяют быстро переходить от строки к строке.

Аудиторы могут создать тему для одного листа или применить тему ко всем листам в одной книге. Темы также могут быть настроены для включения корпоративных логотипов, значков и аналогичной графики, чтобы улучшить визуальную привлекательность электронной таблицы и повысить согласованность между электронными таблицами. Чтобы применить тему к одному листу, выполните следующие действия:

Выделите ячейки, которые необходимо отформатировать, а не всю таблицу. Форматирование в Excel может быть медленным, поэтому лучше применять форматы тем только к активной части электронной таблицы.
В главном меню нажмите вкладку «Вставка», а затем нажмите «Таблица» из набора вариантов. Это уведомляет Excel об области, к которой следует применить формат темы. Нажмите "ОК" в появившемся окне.
Теперь нажмите на вкладку "Разметка страницы" в главном меню, а затем на значок "Темы" в крайнем левом углу. Появится раскрывающийся список тем, из которых можно выбрать. Когда пользователь наводит курсор на определенную тему, Excel обеспечивает предварительный просмотр форматирования на листе в реальном времени.
Нажмите на определенную тему, чтобы выбрать ее. Это будет тема по умолчанию для всех других рабочих листов, которые, возможно, потребуется отформатировать. Темы можно дополнительно настроить, изменив их цвета, шрифты и эффекты (которые влияют на любые смарт-арты, формы или границы объектов). Для этого нажмите на каждую из кнопок, отображающих эти варианты, справа от значка «Темы» в главном меню.

Наконец, хотя выбор цветов рабочего листа зависит от разработчика, авторы рекомендуют не использовать яркие цвета при создании тем. Яркие цвета со временем раздражают людей, поэтому лучше выбирать приглушенные цвета.

Раскрашивание вкладок рабочего листа

Если данная рабочая книга с электронными таблицами содержит несколько рабочих листов, аудиторы могут счесть полезным переименовать эти вкладки, чтобы их содержимое было легче идентифицировать. Так же легко раскрасить вкладки каждого рабочего листа. Для этого просто щелкните правой кнопкой мыши вкладку и выберите «Цвет вкладки» из списка параметров. Затем появляется палитра параметров цвета, из которой можно выбрать желаемый цвет для вкладки. Имейте в виду, что в Excel цвет, выбранный для вкладки, сначала не будет полностью очевиден, потому что сам рабочий лист активен. Цвет будет отображаться только при выборе альтернативной вкладки.

Одна из причин, по которой вкладки рабочих листов окрашиваются в цвет, — это повышение их визуальной привлекательности. Возможно, более важная причина заключается в том, что раскрашивание вкладок позволяет разработчикам электронных таблиц лучше упорядочивать сами рабочие листы — например, идентифицировать разные рабочие листы для одного и того же подразделения компании или одного и того же финансового квартала с данными за несколько лет. Такая организация особенно полезна, если другие пользователи будут получать доступ к рабочей книге или изменять ее, так как цветные вкладки могут помочь им понять, как связаны наборы рабочих листов, и, возможно, избежать ошибки, связанной с изменением не того рабочего листа в рабочей книге.

Последняя причина, по которой вкладки электронных таблиц окрашиваются в разные цвета, — это возможность аудиторам лучше идентифицировать текущую активную таблицу. В отсутствие цветных вкладок Excel делает это, выделяя буквы на открытом листе жирным шрифтом и изменяя цвет вкладки со светло-серого на белый — соглашение, которое может оставить некоторую неопределенность. Однако если вкладки различных рабочих листов цветные, Excel не только выделяет буквы на вкладке активного листа жирным шрифтом, но и использует более светлый цвет, который больше выделяется (рис. 13). Это упрощает определение открытого рабочего листа.

Изменение цвета линий сетки рабочего листа

Цвет линий сетки на листах Excel по умолчанию не печатается на бумаге, но это можно изменить. Печать линий сетки полезна, например, когда на распечатанной странице много столбцов или аудитор хочет повысить точность определения конкретных координат строки и столбца на распечатанной странице. Чтобы напечатать линии сетки, выберите «Печать» в разделе «Сетка» меню «Макет страницы».

По умолчанию цвет этих линий сетки установлен на «Автоматически», но аудиторы могут изменить его. Для этого выберите пункт меню «Файл», затем «Параметры», а затем «Дополнительно» из набора вариантов, представленных в меню. Прокрутите вниз диалоговое окно «Дополнительно» до раздела «Параметры отображения для этого рабочего листа», а затем выберите нужный цвет в раскрывающемся списке «Цвет линии сетки». Нажмите OK, чтобы завершить новую настройку. В электронной таблице теперь отображается новый выбор цвета линии сетки.

Использование разных цветов для линий сетки на разных листах — это тонкий способ помочь аудиторам различать разные листы, когда их форматы должны оставаться идентичными. Цвета линий сетки, соответствующие цветам вкладок, обеспечивают единообразие, которое может повысить общую эффективность самой книги.

Резюме и заключение

Использование цветов в электронных таблицах помогает аудиторам повысить визуальную привлекательность, повысить профессионализм и повысить точность интерпретации и использования данных в таблицах. Примеры такого окрашивания включают использование условного форматирования, фильтрацию и сортировку по цвету, а не по содержимому, построение данных для выявления выбросов, использование тем электронных таблиц, раскрашивание вкладок рабочего листа и изменение цвета линий сетки. Хотя в этой статье эти методы в основном проиллюстрированы с использованием финансовых данных, они также полезны при аудите нефинансовых данных, таких как журналы серверов, производственные результаты, физический учет запасов, клиентов или бизнес-операций.

Читайте также: