С каким типом информации вы можете работать в MS Word
Обновлено: 07.07.2024
Microsoft Word предлагает гораздо больше возможностей, чем вы думаете.
Microsoft Word — одна из самых распространенных программ, используемых сегодня в бизнесе. Исследования показывают, что около 600 000 компаний в США используют Office 365 и, следовательно, используют Microsoft Word в качестве основного текстового процессора.
Несмотря на то, что основная функция Microsoft Word – написание документов, он может служить вашему бизнесу и во многих других сферах.
Что такое Microsoft Word?
Microsoft Word является частью большого пакета Microsoft Office, в который также входят PowerPoint и Excel. Существует несколько различных версий, в том числе "Для дома и бизнеса", "Для дома и учебы" и "Профессиональная".
"Microsoft Word — это самый популярный и совместимый текстовый процессор, доступный на всех платформах, — говорит Колин Палфри, директор по маркетингу Majesty Coffee. «Файлы совместимы с прямыми и обратными связями на всех устройствах, предлагая универсальный стандарт для писателей».
Какое использование Microsoft Word в бизнесе?
Учитывая, что Microsoft Word имеет так много функций и возможностей, неудивительно, что люди стали все больше и больше использовать его в своих бизнес-операциях.
"Написание официальных предложений и контрактов – это большая часть того, для чего я использую MS Word, – сказал Палфри. – «Я также составляю электронные письма в MS Word, чтобы убедиться, что форматирование и грамматика/синтаксис верны».
Ниже приведены некоторые конкретные способы включения Microsoft Word в ваши бизнес-процессы.
1. Общий доступ к документам
Поскольку Microsoft Word совместим с любой платформой или устройством, документами, которые вы создаете в текстовом процессоре, можно поделиться с кем угодно, даже с теми, у кого нет подписки на Microsoft Word.
"Для меня отличной функцией является возможность открывать презентации, которые я сделал на Mac, и просматривать их на любом устройстве, потому что все мои устройства могут отображать один и тот же файл", – сказал Палфри.
2. Параметры шаблона
В Microsoft Word есть тысячи шаблонов, как встроенных, так и загружаемых, которые упрощают начало работы с деловыми документами, такими как письма, отчеты и предложения. Вот некоторые из самых популярных шаблонов MS Word для деловых целей:
- Календарь
- Деловое письмо
- Резюме и сопроводительные письма
- Информационный бюллетень
- Бизнес-отчет
- Деловые предложения
- Счет
- Бюджет
- Брошюры и листовки
- Объявление о выходе на пенсию
- Сертификаты (например, лучший сотрудник месяца)
- Рекомендательное письмо
- Маркетинговые материалы
- Отчеты сотрудников
"В MS Word есть шаблоны для создания всего, от протоколов совещаний до брошюр о продуктах, – – сказал Аллан Борч, основатель Dotcom Dollar.
3. Создание контракта
Вы можете использовать Microsoft Word для создания собственного контракта или шаблонов контрактов. Хотя в программе нет загружаемого шаблона для бизнес-контрактов, достаточно легко найти шаблон с понравившимся вам стилем в другом месте, скопировать и вставить его в новый документ и добавить свою информацию. (Обратите внимание: какой бы путь вы ни выбрали со своими контрактами, важно, чтобы их рассмотрел юрист.)
4. Совместная работа
С помощью параметров общего доступа вы можете отправлять документы коллегам для работы. Они могут отслеживать свои изменения, чтобы было легче увидеть, что они добавили или удалили. Отслеживаемые изменения также позволяют им писать примечания и вопросы на полях, на которые может ответить любой, кто работает над документом.
5. Слияние почты
Эта функция позволяет создавать различные документы, которые можно персонализировать для каждого получателя. Это может быть информационный бюллетень по электронной почте, приглашение на встречу или общая деловая переписка.
В этом случае с документом должен быть связан какой-либо тип электронной таблицы или списка, чтобы Microsoft Word знал, какие имена и адреса следует вставлять в заполнители.
Как еще можно использовать Microsoft Word?
Microsoft Word можно использовать не только для бизнеса, но и для развлечения и общего удобства. Вы можете использовать это офисное программное обеспечение для множества задач, помимо написания письма, написания эссе или составления заметки.
1. Календарь
Microsoft Office включает шаблоны календарей, которые можно настроить. Если вы не хотите использовать один из календарей Microsoft, вы можете создать свой собственный и настроить его по своему усмотрению в программном обеспечении. Просто превратив макет документа в альбомную ориентацию и вставив таблицу с семью столбцами в ширину и пятью или шестью строками в длину, вы можете создать полностраничный ежемесячный календарь, чтобы следить за своим расписанием.
Чтобы создать календарь меньшего размера, вы можете вместо этого использовать портретную ориентацию и включить заголовок в верхней части страницы, а часть календаря — в нижней части страницы.Вы даже можете вставить изображения, водяные знаки или другие иллюстрации, чтобы настроить его перед тем, как повесить на холодильник.
2. Канцелярские товары или бланки
Благодаря огромному выбору картинок, которые включает в себя Microsoft Office, вы можете легко создавать личные канцелярские принадлежности или профессиональные фирменные бланки. Сначала вы выбираете полный или частичный кадр для вставки на страницу. Оттуда вы настраиваете его своими собственными изображениями, водяными знаками и различными шрифтами, чтобы украсить страницу. Microsoft Word также включает шаблоны канцелярских принадлежностей и фирменных бланков, которые вы можете использовать, если не хотите создавать свои собственные.
3. Открытки
Вместо того, чтобы платить за дорогие открытки в поездке, вы можете подождать, пока не вернетесь домой, и создать их самостоятельно, используя снимки с собственной камеры. Microsoft Word позволяет легко создавать открытки размером 4 x 6 дюймов. Нажав на вкладку «Разметка страницы», а затем изменив размер документа на размер открытки, вы можете приступить к его настройке. Вы даже можете распечатать открытку на фото или карточках, чтобы сделать ее более надежной при отправке по почте.
4. Информационные бюллетени
Благодаря функции Microsoft Word с несколькими столбцами вы можете легко создавать семейные или деловые информационные бюллетени. Сначала выберите книжную или альбомную ориентацию. Затем вы можете настроить его так, как хотите. Вы можете добавить столбцы и провести между ними сплошную линию для более четкого разделения. Microsoft Office включает в себя несколько готовых к использованию шаблонов информационных бюллетеней, с которыми вы можете работать, если не хотите тратить время на создание собственного.
5. Листовки или приглашения
Если вам нужен флаер для распродажи, рабочей вечеринки или приглашения на день рождения вашего ребенка, вы можете легко создать его в Microsoft Word. Если вы хотите проявить творческий подход, вы можете начать с пустого документа и создать флаер или приглашение с нуля. Если вам это не по душе, вы можете выбрать один из множества готовых к использованию шаблонов листовок и приглашений в Microsoft Office для быстрого создания.
Независимо от того, составляете ли вы электронные письма, пишете предложения или настраиваете один из множества шаблонов, доступных в Microsoft Word, нет сомнений в ценности текстового процессора для деловых целей.
Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word для Интернета Word 2021 Word 2021 для Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Word для iPad Word для iPhone Word для планшетов Android Word для Android телефоны Word Mobile Подробнее. Меньше
В этом разделе приведены пошаговые инструкции и рекомендации по тому, как сделать документы Word доступными и разблокировать содержимое для всех, включая людей с ограниченными возможностями.
В Word встроено множество функций, помогающих людям с разными способностями читать и создавать документы. В этом разделе вы узнаете, например, как работать со средством проверки читаемости для решения проблем с доступностью во время написания документа. Вы также узнаете, как добавлять замещающий текст к изображениям, чтобы люди, использующие программы чтения с экрана, могли понять, о чем идет речь на изображении. Вы также можете узнать, как использовать шрифты, цвета и стили, чтобы максимизировать инклюзивность ваших документов Word, прежде чем делиться ими с другими.
В этой теме
Рекомендации по обеспечению доступности документов Word
В следующей таблице приведены основные рекомендации по созданию документов Word, доступных для людей с ограниченными возможностями.
Избегайте распространенных проблем со специальными возможностями, таких как отсутствие замещающего текста (замещающий текст) и низкая контрастность цветов.
Облегчите чтение ваших документов для всех.
Как правило, по возможности избегайте таблиц и представляйте данные другим способом.
Если вам необходимо использовать таблицы, используйте простую структуру таблицы только для данных и укажите информацию в заголовках столбцов.
Чтобы убедиться, что таблицы не содержат разделенных ячеек, объединенных ячеек или вложенных таблиц, используйте средство проверки читаемости.
Визуально просмотрите свои таблицы, чтобы убедиться, что в них нет полностью пустых строк или столбцов.
Программы чтения с экрана отслеживают свое местоположение в таблице, подсчитывая ячейки таблицы. Если таблица вложена в другую таблицу или если ячейка объединена или разделена, средство чтения с экрана теряет счет и не может предоставить полезную информацию о таблице после этого момента. Пустые ячейки в таблице также могут ввести в заблуждение пользователя, использующего программу чтения с экрана, и подумать, что в таблице больше ничего нет.
Используйте встроенные заголовки и стили.
Чтобы убедиться в логичности порядка заголовков, визуально просмотрите оглавление документа.
Чтобы сохранить порядок табуляции и облегчить чтение документов программам чтения с экрана, используйте логический порядок заголовков и встроенные инструменты форматирования в Word.
Вы также можете использовать баннеры абзацев для организации контента.
Добавить замещающий текст ко всем визуальным элементам.
Чтобы найти отсутствующий замещающий текст, используйте средство проверки читаемости.
Замещающий текст помогает людям, которые не видят экран, понять, что важно в изображениях и других визуальных элементах.
Добавьте осмысленный текст гиперссылки и всплывающие подсказки.
Чтобы определить, имеет ли текст гиперссылки смысл в качестве отдельной информации и дает ли он читателям точную информацию о цели назначения, визуально отсканируйте документ.
Люди, использующие программы чтения с экрана, иногда просматривают список ссылок.
Убедитесь, что цвет не является единственным средством передачи информации.
Чтобы найти примеры цветового кодирования, визуально отсканируйте документ.
Слепые, слабовидящие или страдающие дальтонизмом люди могут упускать смысл, передаваемый определенными цветами.
Используйте достаточный контраст для цветов текста и фона.
Чтобы найти недостаточный цветовой контраст, используйте средство проверки читаемости.
Вы также можете искать в документе текст, который трудно прочитать или отличить от фона.
Если в вашем документе высокий уровень контраста между текстом и фоном, больше людей смогут увидеть и использовать его содержимое.
Проверка специальных возможностей во время работы в Word
Проверка читаемости – это инструмент, который проверяет ваш контент и отмечает проблемы с доступностью, с которыми он сталкивается. Это объясняет, почему каждая проблема может быть потенциальной проблемой для человека с инвалидностью. Средство проверки читаемости также предлагает способы решения возникающих проблем.
В Word средство проверки читаемости автоматически запускается в фоновом режиме при создании документа. Если средство проверки читаемости обнаружит проблемы со специальными возможностями, вы получите напоминание в строке состояния.
Чтобы запустить средство проверки читаемости вручную, выберите «Обзор» > «Проверить читаемость». Откроется панель «Специальные возможности», и теперь вы можете просматривать и устранять проблемы со специальными возможностями. Дополнительные сведения см. в статье Улучшение специальных возможностей с помощью средства проверки читаемости и видео: проверьте доступность вашего документа.
Совет. Используйте надстройку «Напоминание о специальных возможностях» для Office, чтобы уведомлять авторов и участников о проблемах с доступностью в их документах. С помощью надстройки вы можете быстро добавлять комментарии-напоминания, которые распространяют информацию о проблемах доступности и поощряют использование средства проверки читаемости. Дополнительную информацию см. в разделе Использование напоминания о специальных возможностях для уведомления авторов о проблемах со специальными возможностями.
Избегайте использования таблиц
Как правило, по возможности избегайте таблиц и представляйте данные в другом виде, например в виде абзацев с заголовками и баннерами. Таблицы с фиксированной шириной могут оказаться трудными для чтения пользователями экранной лупы, поскольку такие таблицы заставляют содержимое иметь определенный размер. Это делает шрифт очень маленьким, что заставляет пользователей экранной лупы прокручивать страницу по горизонтали, особенно на мобильных устройствах.
Если вам приходится использовать таблицы, воспользуйтесь следующими рекомендациями, чтобы сделать вашу таблицу максимально доступной:
Избегайте таблиц фиксированной ширины.
Убедитесь, что таблицы правильно отображаются на всех устройствах, включая телефоны и планшеты.
Если в таблице есть гиперссылки, отредактируйте тексты ссылок, чтобы они имели смысл и не прерывались на середине предложения.
Убедитесь, что документ легко читается с помощью лупы. Отправьте черновик документа себе и просмотрите его на мобильном устройстве, чтобы людям не приходилось, например, горизонтально прокручивать документ на телефоне.
Использовать заголовки таблицы
Программы чтения с экрана отслеживают свое местоположение в таблице, подсчитывая ячейки таблицы. Если таблица вложена в другую таблицу или если ячейка объединена или разделена, средство чтения с экрана теряет счет и не может предоставить полезную информацию о таблице после этого момента. Пустые ячейки в таблице также могут ввести в заблуждение пользователя программы чтения с экрана, заставив его думать, что в таблице больше ничего нет. Используйте простую структуру таблицы только для данных и укажите информацию заголовка столбца. Средства чтения с экрана также используют информацию заголовков для идентификации строк и столбцов.
Пошаговые инструкции по добавлению строки заголовка в таблицу см. в разделе Создание таблиц со специальными возможностями в Word.
Чтобы убедиться, что таблицы не содержат разделенных ячеек, объединенных ячеек или вложенных таблиц, используйте средство проверки читаемости.
Используйте встроенные заголовки и стили
Заголовки предназначены для сканирования как визуально, так и с помощью вспомогательных технологий. В идеале заголовки объясняют, о чем раздел документа. Используйте встроенные стили заголовков и создавайте описательные тексты заголовков, чтобы пользователям программы чтения с экрана было проще определять структуру документа и перемещаться по заголовкам.
Располагайте заголовки в установленном логическом порядке и не пропускайте уровни заголовков. Например, используйте «Заголовок 1», «Заголовок 2», а затем «Заголовок 3», а не «Заголовок 3», «Заголовок 1» и «Заголовок 2». Разбейте информацию в документе на небольшие фрагменты. В идеале каждый заголовок должен состоять всего из нескольких абзацев.
Пошаговые инструкции по использованию заголовков и стилей см. в разделе Повышение доступности с помощью стилей заголовков.
Создать баннеры абзаца
Помимо использования заголовков для организации содержимого в документе, вы также можете создавать баннеры абзацев. В баннере абзаца блок фонового цвета простирается по ширине документа и выделяет текст внутри баннера. Это отличная альтернатива таблицам для организации и разделения контента.
Инструкции по созданию баннеров абзацев см. в разделе Применение заливки к словам или абзацам.
Добавить замещающий текст к визуальным элементам
Замещающий текст помогает людям, которые не видят экран, понять, что важно в визуальном содержании. Визуальное содержимое включает изображения, графику SmartArt, фигуры, группы, диаграммы, встроенные объекты, рукописный ввод и видео. В замещающем тексте кратко опишите изображение и упомяните его назначение. Программы чтения с экрана читают текст, чтобы описать изображение пользователям, которые не могут его видеть.
Избегайте использования текста в изображениях в качестве единственного способа передачи важной информации. Если вы должны использовать изображение с текстом, повторите этот текст в документе. В замещающем тексте кратко опишите изображение и упомяните о существовании текста и его назначении.
Совет. Чтобы написать хороший замещающий текст, убедитесь, что содержание и цель изображения переданы лаконично и недвусмысленно. Альтернативный текст не должен быть длиннее одного-двух коротких предложений — в большинстве случаев достаточно будет нескольких тщательно подобранных слов. Не повторяйте окружающий текст как замещающий текст и не используйте фразы, относящиеся к изображениям, например «графика» или «изображение». Дополнительную информацию о том, как написать замещающий текст, см. в статье Все, что вам нужно знать, чтобы написать эффективный замещающий текст.
Чтобы найти отсутствующий замещающий текст, используйте средство проверки читаемости.
Для аудио- и видеоконтента, помимо замещающего текста, включите скрытые субтитры для глухих или слабослышащих.
Вместо того чтобы группировать объекты на диаграмме, сведите диаграмму в изображение и добавьте к изображению замещающий текст. Если вы группируете объекты, дочерние объекты по-прежнему находятся в порядке табуляции с группами.
Добавить доступный текст гиперссылки и всплывающие подсказки
Люди, использующие программы чтения с экрана, иногда просматривают список ссылок. Ссылки должны передавать четкую и точную информацию о месте назначения. Например, не используйте такие тексты ссылок, как "Нажмите здесь", "Посмотрите эту страницу", "Перейдите сюда" или "Подробнее". Вместо этого укажите полное название целевой страницы. Вы также можете добавить всплывающие подсказки, которые появляются при наведении курсора. наводит курсор на текст или изображения, содержащие гиперссылку.
Совет. Если заголовок на целевой странице гиперссылки дает точное представление о том, что находится на странице, используйте его для текста гиперссылки. Например, этот текст гиперссылки соответствует заголовку на целевой странице: Создавайте больше с помощью шаблонов Microsoft.
Пошаговые инструкции по созданию специальных гиперссылок и всплывающих подсказок см. в разделах Создание специальных ссылок в Word и Создание или изменение гиперссылки.
Используйте доступный формат и цвет шрифта
Шрифт со специальными возможностями не исключает и не замедляет скорость чтения любого человека, читающего документ, в том числе людей со слабым зрением или ограниченными возможностями чтения, а также слепых людей. Правильный шрифт улучшает разборчивость и читабельность документа.
Инструкции по изменению шрифта по умолчанию см. в статье Изменение шрифта по умолчанию в Word.
Используйте доступный формат шрифта
Вот несколько идей для размышления:
Чтобы уменьшить нагрузку при чтении, выберите знакомые шрифты без засечек, такие как Arial или Calibri. Избегайте использования заглавных букв и чрезмерного выделения курсивом или подчеркиванием.
Человек с нарушениями зрения может упустить смысл, передаваемый определенными цветами. Например, добавьте подчеркивание к тексту гиперссылки с цветовой кодировкой, чтобы люди с дальтонизмом знали, что текст является ссылкой, даже если они не видят цвет.
Для заголовков рассмотрите возможность выделения полужирным шрифтом или использования более крупного шрифта.
Добавьте фигуры, если для обозначения статуса используется цвет. Например, добавьте символ галочки, если зеленый используется для обозначения "пройдено", и X в верхнем регистре, если красный означает "не пройдено".
Используйте доступный цвет шрифта
Текст в документе должен быть читабельным в режиме высокой контрастности. Например, используйте яркие цвета или высококонтрастные цветовые схемы на противоположных концах цветового спектра. Белая и черная схемы помогают людям с дальтонизмом различать текст и фигуры.
Вот несколько идей для размышления:
Чтобы текст хорошо отображался в высококонтрастном режиме, используйте параметр "Автоматически" для цветов шрифта. Инструкции по изменению цвета шрифта в Word см. в разделе Изменение цвета шрифта.
Используйте средство проверки читаемости, чтобы проанализировать документ и найти недостаточный цветовой контраст. Инструмент теперь проверяет документы на соответствие цвета текста цвету страницы, фону ячеек таблицы, выделению, цвету заливки текстового поля, затенению абзаца, заливке фигур и SmartArt, верхним и нижним колонтитулам и ссылкам.
Используйте Color Contrast Analyser, бесплатное приложение, которое анализирует цвета и контрастность и практически сразу отображает результаты.
Создавайте доступные списки
Чтобы облегчить чтение документа программам чтения с экрана, разбейте информацию в нем на небольшие фрагменты, такие как маркированные или нумерованные списки.
Создавайте списки таким образом, чтобы вам не нужно было добавлять в середину списка простой абзац без маркера или номера. Если ваш список разбит простым абзацем, некоторые программы чтения с экрана могут неправильно объявить количество элементов списка. Кроме того, пользователь может услышать в середине списка, что он покидает список.
Пошаговые инструкции по созданию списков см. в разделе Создание маркированного или нумерованного списка.
Отрегулируйте расстояние между предложениями и абзацами
Люди, страдающие дислексией, описывают, что видят, как текст "плавает вместе" на странице (сжатие одной строки текста до строки ниже). Они часто видят, как текст сливается или искажается. Чтобы уменьшить нагрузку при чтении, вы можете увеличить пробелы между предложениями и абзацами.
Пошаговые инструкции по настройке интервалов см. в разделе Настройка отступов и интервалов в Word.
Проверить доступность с помощью иммерсивного средства чтения
Попробуйте прочитать документ с помощью иммерсивного средства чтения, чтобы проверить, как он звучит.
Word 2016 помогает создавать документы профессионального качества. Word также может помочь вам более эффективно систематизировать и писать документы.
При создании документа в Word вы можете начать с пустого документа или позволить шаблону сделать большую часть работы за вас. С этого момента основные шаги по созданию и обмену документами остаются прежними. А мощные инструменты редактирования и рецензирования Word помогут вам вместе с другими сделать ваш документ лучше.
Совет. Чтобы узнать о новых функциях, см. статью Новые возможности Word 2016.
Начать документ
Часто проще создать новый документ с помощью шаблона, чем начинать с пустой страницы. Шаблоны Word готовы к использованию с предустановленными темами и стилями. Все, что вам нужно сделать, это добавить свой контент.
Каждый раз, когда вы запускаете Word, вы можете выбрать шаблон из галереи, щелкнуть категорию, чтобы увидеть больше шаблонов, или выполнить поиск дополнительных шаблонов в Интернете.
Чтобы рассмотреть любой шаблон поближе, нажмите на него, чтобы открыть его в предварительном просмотре.
Если вы не хотите использовать шаблон, нажмите Пустой документ.
Открыть документ
Каждый раз при запуске Word в левом столбце отображается список последних использованных документов. Если нужного документа нет, нажмите «Открыть другие документы».
Если вы уже работаете в Word, нажмите «Файл» > «Открыть», а затем перейдите к местоположению файла.
При открытии документа, созданного в более ранних версиях Word, в строке заголовка окна документа отображается режим совместимости. Вы можете больше работать с совместимостью или обновить документ для использования Word 2016.
Сохранить документ
Чтобы сохранить документ в первый раз, сделайте следующее:
На вкладке "Файл" нажмите "Сохранить как".
Перейдите к месту, где вы хотите сохранить документ.
Примечание. Чтобы сохранить документ на свой компьютер, выберите папку в разделе «Этот компьютер» или нажмите «Обзор». Чтобы сохранить документ в Интернете, выберите расположение в Интернете в разделе «Сохранить как» или нажмите «Добавить место». Когда ваши файлы находятся в сети, вы можете делиться ими, оставлять отзывы и вместе работать над ними в режиме реального времени.
Нажмите "Сохранить".
Примечание. Word автоматически сохраняет файлы в формате .docx. Чтобы сохранить документ в формате, отличном от .docx, щелкните список Тип файла и выберите нужный формат файла.
Чтобы сохранить документ во время работы над ним, нажмите "Сохранить" на панели быстрого доступа.
Читать документы
Откройте документ в режиме чтения, чтобы скрыть большинство кнопок и инструментов и полностью погрузиться в чтение, не отвлекаясь.
Откройте документ, который хотите прочитать.
Примечание. Некоторые документы, например защищенные документы или вложения, открываются в режиме чтения автоматически.
Нажмите «Вид» > «Режим чтения».
Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:
Нажимайте стрелки слева и справа от страниц.
Нажмите на страницу вниз и страницу вверх или пробел и клавишу Backspace на клавиатуре. Вы также можете использовать клавиши со стрелками или колесо прокрутки мыши.
Если вы используете сенсорное устройство, проведите пальцем влево или вправо.
Совет. Нажмите «Просмотр» > «Редактировать документ», чтобы снова отредактировать документ.
Отслеживание изменений
Когда вы работаете над документом с другими людьми или редактируете документ самостоятельно, включите параметр «Отслеживать изменения», чтобы видеть каждое изменение. Word помечает все добавления, удаления, перемещения и изменения форматирования.
Откройте документ для проверки.
Нажмите "Обзор", а затем на кнопке "Отслеживание изменений" выберите "Отслеживание изменений".
Прочитайте Отслеживание изменений, чтобы узнать больше.
Распечатайте документ
В одном месте вы можете увидеть, как будет выглядеть ваш документ при печати, настроить параметры печати и распечатать файл.
На вкладке "Файл" нажмите "Печать".
Выполните следующие действия:
В разделе "Печать" в поле "Копии" введите необходимое количество копий.
Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.
В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера. Если вы хотите изменить параметр, просто нажмите на параметр, который хотите изменить, а затем выберите новый параметр.
Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».
Помимо основ
Дополнительные сведения об основах использования Word см. в статье Новые возможности Word 2016.
С Word для Интернета вы используете веб-браузер для создания, просмотра и редактирования личных документов, которые вы храните в OneDrive. Если у вашей организации или колледжа есть план Microsoft 365 или сайт SharePoint, начните использовать Веб-приложение Word, создав или сохранив документы в библиотеках на своем сайте. Сохраните изменения
Word автоматически сохранит ваши изменения. Посмотрите на строку состояния в левом нижнем углу Word для Интернета. Будет показано «Сохранено» или «Сохранение».
Обмен документами в Интернете
Поскольку ваш документ находится в сети, вы можете поделиться им, отправив ссылку вместо вложения электронной почты. Люди могут читать его в своем веб-браузере или на мобильном устройстве.
Нажмите «Файл» > «Поделиться» > «Поделиться с людьми».
Комментарий в браузере
Выноска с комментариями показывает, где в документе были сделаны комментарии.
Отвечайте на комментарии и отмечайте вопросы, к которым вы обращались.
Редактировать в браузере
Если вы пытаетесь ввести документ, но ничего не происходит, вероятно, вы находитесь в режиме чтения. Переключитесь в режим редактирования: нажмите «Редактировать документ» > «Редактировать в Word для Интернета».
Вводите и форматируйте текст, добавляйте изображения, настраивайте макет страницы и т. д. Для более расширенного редактирования нажмите «Открыть в Word».
Совместная работа над одним документом
Чтобы работать вместе в Word для Интернета, вы редактируете документ, как обычно. Если другие пользователи также редактируют его, Веб-приложение Word предупредит вас об их присутствии. Вы можете увидеть всех, кто в данный момент работает с документом, щелкнув на ленте.
Нажав на имя автора, вы перейдете к месту, над которым он работает в документе. И вы увидите изменения, которые они вносят, когда они происходят. Они могут работать в Word для Интернета, Word 2010 или более поздней версии или Word для Mac 2011.
Добавить верхний или нижний колонтитул
Выберите Вставка > Верхний и нижний колонтитулы, чтобы добавить в документ верхние и нижние колонтитулы.
Нажмите «Параметры», чтобы выбрать, как они должны отображаться.
Добавить номера страниц
Нажмите «Вставка» > «Номера страниц», а затем выберите в галерее место, где должны отображаться номера страниц.
Выберите «Включить количество страниц», чтобы отображать текущий номер страницы вместе с общим количеством страниц (страница X из Y).
Найти и заменить текст
Быстро найдите каждое вхождение определенного слова или фразы в документе, нажав Главная > Найти (или нажав Ctrl+F). Результаты отображаются рядом с вашим документом, чтобы вы могли видеть термин в контексте. Нажав на результат поиска, вы перейдете к этому вхождению.
Нажмите "Заменить" (или нажмите Ctrl+H), чтобы найти и заменить текст.
Печать в Word для Интернета
Выберите «Файл» > «Печать». Веб-приложение Word создает предварительный просмотр документа в формате PDF, в котором сохраняются все макеты и форматирование документа. Отправьте PDF-файл на свой принтер, и он будет напечатан так, как вы ожидаете.
Microsoft Word 2013 – это программа для обработки текстов, предназначенная для создания документов профессионального качества. Word помогает упорядочивать документы и писать их более эффективно.
Вашим первым шагом при создании документа в Word 2013 является выбор: начать с пустого документа или позволить шаблону сделать большую часть работы за вас. С этого момента основные шаги по созданию и обмену документами остаются прежними. Мощные инструменты редактирования и рецензирования помогут вам вместе с другими сделать ваш документ идеальным.
Совет. Учебный курс по созданию первого документа см. в статье Создание первого документа Word 2013. Дополнительные сведения о новых функциях Word 2013 см. в статье Новые возможности Word 2013.
Выберите шаблон
Часто проще создать новый документ с помощью шаблона, чем начинать с пустой страницы. Шаблоны Word готовы к использованию с темами и стилями. Все, что вам нужно сделать, это добавить свой контент.
Каждый раз при запуске Word 2013 вы можете выбрать шаблон из коллекции, щелкнуть категорию, чтобы просмотреть содержащиеся в ней шаблоны, или выполнить поиск дополнительных шаблонов в Интернете. (Если вы не хотите использовать шаблон, просто щелкните пустой документ.)
Чтобы рассмотреть любой шаблон поближе, просто нажмите на него, чтобы открыть большой предварительный просмотр.
Открыть документ
Каждый раз при запуске Word в левом столбце отображается список последних использованных документов. Если нужного документа нет, нажмите «Открыть другие документы».
Если вы уже работаете в Word, нажмите «Файл» > «Открыть», а затем перейдите к местоположению файла.
При открытии документа, созданного в более ранних версиях Word, в строке заголовка окна документа отображается режим совместимости. Вы можете больше работать над совместимостью или обновить документ, чтобы использовать новые или улучшенные функции Word 2013.
Сохранить документ
Чтобы сохранить документ в первый раз, сделайте следующее:
Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите "Сохранить как".
Перейдите к месту, где вы хотите сохранить документ.
Примечание. Чтобы сохранить документ на свой компьютер, выберите папку в разделе «Компьютер» или нажмите «Обзор». Чтобы сохранить документ в Интернете, выберите место в разделе «Места» или «Добавить место». Когда ваши файлы находятся в сети, вы можете делиться ими, оставлять отзывы и вместе работать над ними в режиме реального времени.
Нажмите "Сохранить".
Примечание. Word автоматически сохраняет файлы в формате .docx. Чтобы сохранить документ в формате, отличном от .docx, щелкните список Тип файла и выберите нужный формат файла.
Чтобы сохранить документ во время работы над ним, нажмите "Сохранить" на панели быстрого доступа.
Читать документы
Откройте документ в режиме чтения, чтобы скрыть большинство кнопок и инструментов и полностью погрузиться в чтение, не отвлекаясь.
Откройте документ, который хотите прочитать.
Примечание. Некоторые документы, например защищенные документы или вложения, открываются в режиме чтения автоматически.
Нажмите «Вид» > «Режим чтения».
Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:
Нажимайте стрелки слева и справа от страниц.
Нажмите на страницу вниз и страницу вверх или пробел и клавишу Backspace на клавиатуре. Вы также можете использовать клавиши со стрелками или колесо прокрутки мыши.
Если вы используете сенсорное устройство, проведите пальцем влево или вправо.
Совет. Нажмите «Просмотр» > «Редактировать документ», чтобы снова отредактировать документ.
Отслеживание изменений
Когда вы работаете над документом с другими людьми или редактируете документ самостоятельно, включите параметр «Отслеживать изменения», чтобы видеть каждое изменение. Word помечает все добавления, удаления, перемещения и изменения форматирования.
Откройте документ для проверки.
Нажмите "Обзор", а затем на кнопке "Отслеживание изменений" выберите "Отслеживание изменений".
Прочитайте Отслеживание изменений, чтобы узнать больше.
Распечатайте документ
В одном месте вы можете увидеть, как будет выглядеть ваш документ при печати, настроить параметры печати и распечатать файл.
Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Печать".
Выполните следующие действия:
В разделе "Печать" в поле "Копии" введите необходимое количество копий.
Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.
В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера. Если вы хотите изменить параметр, просто нажмите на параметр, который хотите изменить, а затем выберите новый параметр.
Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».
Помимо основ
Вот несколько основных задач, которые помогут вам научиться пользоваться Microsoft Word 2010.
В этой статье
Что такое Word?
Microsoft Word 2010 — это программа для обработки текстов, предназначенная для создания документов профессионального качества. Благодаря лучшим инструментам форматирования документов Word помогает вам более эффективно систематизировать и писать документы. Word также включает в себя мощные инструменты редактирования и редактирования, чтобы вы могли легко сотрудничать с другими пользователями.
Найти и применить шаблон
Word 2010 позволяет применять встроенные шаблоны, применять собственные настраиваемые шаблоны и выполнять поиск по множеству шаблонов, доступных в Интернете.
Чтобы найти и применить шаблон в Word, выполните следующие действия:
На вкладке "Файл" нажмите "Создать".
В разделе "Доступные шаблоны" выполните одно из следующих действий:
Чтобы использовать один из встроенных шаблонов, нажмите "Примеры шаблонов", выберите нужный шаблон и нажмите "Создать".
Чтобы повторно использовать недавно использованный шаблон, нажмите «Последние шаблоны», выберите нужный шаблон и нажмите «Создать».
Чтобы использовать ранее созданный вами собственный шаблон, нажмите «Мои шаблоны», выберите нужный шаблон и нажмите «ОК».
Создать новый документ
Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Создать".
В разделе "Доступные шаблоны" нажмите "Пустой документ".
Нажмите "Создать".
Дополнительную информацию о том, как создать новый документ, см. в разделе Создание документа.
Открыть документ
Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Открыть".
На левой панели диалогового окна "Открыть" щелкните диск или папку, содержащую документ.
На правой панели диалогового окна "Открыть" откройте папку, содержащую нужный рисунок.
Нажмите на документ, а затем нажмите "Открыть".
Сохранить документ
Чтобы сохранить документ в формате, используемом в Word 2010 и Word 2007, выполните следующие действия:
Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите "Сохранить как".
В поле Имя файла введите имя документа.
Нажмите "Сохранить".
Чтобы сохранить документ, чтобы он был совместим с Word 2003 или более ранней версией, выполните следующие действия:
Откройте документ, который вы хотите использовать в Word 2003 или более ранней версии.
Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите "Сохранить как".
В списке Тип файла выберите Документ Word 97-2003. Это изменит формат файла на .doc.
В поле Имя файла введите имя документа.
Нажмите "Сохранить".
Дополнительные сведения о том, как создать документ, совместимый с Word 2003 или более ранними версиями, см. в статье Создание документа для использования в предыдущих версиях Word.
Читать документы
Откройте документ, который хотите прочитать.
На вкладке "Вид" в группе "Просмотры документов" нажмите "Чтение в полноэкранном режиме"
Чтобы перемещаться от страницы к странице в документе, выполните одно из следующих действий:
Нажимайте стрелки в нижних углах страниц.
Нажмите PAGE DOWN и PAGE UP или ПРОБЕЛ и BACKSPACE на клавиатуре.
Нажимайте стрелки навигации вверху по центру экрана.
Совет. Нажмите «Параметры просмотра», а затем нажмите «Показать две страницы», чтобы просмотреть две страницы или экраны одновременно.
Дополнительные сведения о просмотре документов см. в разделе Чтение документов в Word.
Отслеживание изменений и добавление комментариев
Чтобы включить отслеживание изменений, на вкладке "Обзор" в группе "Отслеживание" нажмите "Отслеживание изменений".
Чтобы вставить комментарий, на вкладке "Обзор" в группе "Комментарии" нажмите "Новый комментарий".
Дополнительную информацию о том, как отслеживать изменения, сделанные во время редактирования, см. в разделе Отслеживание изменений и вставка комментариев.
Распечатайте документ
Перейдите на вкладку "Файл" и нажмите "Печать".
Выполните следующие действия:
В разделе "Печать" в поле "Копии" введите количество копий, которые вы хотите напечатать.
Убедитесь, что в разделе "Принтер" выбран нужный принтер.
В разделе «Настройки» для вас выбираются настройки печати по умолчанию для вашего принтера. Если вы хотите изменить параметр, щелкните его, а затем выберите нужный параметр.
Если вас устраивают настройки, нажмите «Печать».
Дополнительные сведения о печати файла см. в разделе Предварительный просмотр и печать файла.
В настоящее время многие организации используют компьютеры для создания и систематизации письменных материалов, корреспонденции, членских списков и т. д. В этом руководстве рассматривается наиболее распространенная программа MSWORD, которая используется на большинстве компьютеров. Она написана для людей, которые раньше не пользовались программой, и имеет очень базовую информацию о клавиатуре и MSWORD. Если вы научились пользоваться MSWORD, это также может быть вам полезно.
Ваша программа MSWORD называется пакетом обработки текстов. Это означает, что он полезен для набора и хранения писем, статей и всего, что состоит в основном из слов. По сути, это модная пишущая машинка со встроенной файловой системой.
Чем больше вы пользуетесь своим компьютером, тем больше вы узнаете о том, на что он способен. Это руководство содержит несколько основных моментов, которые помогут вам начать работу.
Если вы мало пользовались компьютером, распечатайте следующий раздел и посмотрите с его помощью на свою клавиатуру и программу MSWORD. Старайтесь делать все так, как вы это читаете.
Важная информация о вашем компьютере и клавиатуре
Ваш компьютер
- Клавиатура, которую вы используете, чтобы печатать и отдавать команды компьютеру.
- Экран, на котором вы можете видеть свой документ и все команды, предлагаемые программой.
- Жесткий диск с жесткими портами и портами для компакт-дисков. Жесткий диск — это настоящий компьютер, на котором хранятся все программы и информация. Для хранения файлов резервных копий можно использовать жесткие диски или компакт-диски. Их также можно использовать для передачи информации с одного компьютера на другой.
- Мышь — это инструмент, который вы используете, чтобы отдавать команды программе, перемещая стрелку или линию [курсор], которые появляются на экране, и нажимая на командные символы или нажимая на букву или слово, где вы хотите работать. Вы можете использовать мышь, чтобы выделить разделы, которые вы хотите удалить, переместить или отформатировать.
- Принтер – принтер подключен к компьютеру и распечатывает бумажные копии ваших документов.
- Модем – он может быть подключен к компьютеру или может быть встроен. Он используется для совершения телефонного звонка с вашего компьютера на другой компьютер, чтобы вы могли отправлять информацию между ними – для электронной почты и Интернета требуется модем.
Ваша клавиатура
На клавиатуре есть много клавиш, упрощающих набор текста и раскладку. Вот список с кратким объяснением полезных клавиш:
Esc — это означает выход, и это то, что вы нажимаете, чтобы выйти из любой нажатой клавиши управления.
Tab — это делает отступы [больше, чем обычно, расстояние между текстом и полем.]
Caps Lock � если вы нажмете эту клавишу, в правой части клавиатуры загорится зеленый индикатор, и любой введенный вами текст будет заглавными буквами. Это полезно для заголовков.
Shift — эта кнопка переводит вас на заглавную букву, когда вы просто хотите использовать ее ненадолго, например, чтобы начать предложение. Нажмите Shift и клавишу, которую вы хотите использовать. Это также полезно, когда вы хотите поставить знаки препинания или другие символы, которые находятся сверху на клавишах цифр и некоторых клавишах пунктуации на клавиатуре. Итак, если вам нужен вопросительный знак, вам нужно будет нажать клавишу Shift и клавишу с ? на нем.
Главная � если вы нажмете это, вы перейдете к первой букве строки, которую вы печатаете. Если вы одновременно нажмете CTRL [control] и Home, вы перейдете к первой букве первого слова вашего документа. Это полезно, если вы набрали длинный документ и хотите внести изменение в первый абзац.
Конец � переводит вас в конец строки. Ctrl и End одновременно переместят вас в самый конец всего документа.
Удалить – это ластик – он стирает или удаляет любую букву или слово, строку или абзац, которые вы решите удалить� больше не хочу. Если это письмо, используйте мышь, чтобы перейти к письму и нажмите на письмо. Затем нажмите «Удалить» — буква перед курсором будет удалена. Иногда проще и быстрее использовать стрелку Backspace над кнопкой Enter, которую можно использовать, если вы хотите удалить последнюю набранную букву. Письмо должно исчезнуть. Если это целое слово, строка или абзац, используйте мышь, чтобы перейти к началу части, которую вы хотите удалить. Держите палец нажатым на левой кнопке мыши и перетащите его на весь бит, который вы хотите удалить. Это называется ВЫДЕЛЕНИЕМ раздела, и экран показывает это, делая раздел черным, а ввод белым. Затем нажмите «Удалить», и весь бит исчезнет.
Page Up и Page Down — переход к началу и концу страницы, на которой вы сейчас заняты.
Стрелки. Используйте стрелки справа от букв для перемещения курсора (линия на экране, показывающая ваше положение — место, где будет напечатана следующая буква) вверх, вниз или в сторону. Вы также можете использовать мышь, чтобы сделать это. Если вы хотите что-то добавить или удалить, переместите курсор в нужное место, а затем либо удалите, либо добавьте буквы.
Как пользоваться MSWORD
- В первой строке есть список заголовков, называемых командами — "Файл", "Правка", "Просмотр" и т. д.
- Вторая и третья строки называются панелью инструментов и содержат разные блоки, с помощью которых можно быстрее давать команды компьютеру.
- Четвертая строка [если она есть] показывает поля вашей страницы — она называется линейкой.
Название файла
- Чтобы создать новый документ (нажмите «Новый»). Вы можете использовать блок с папкой на панели инструментов, чтобы сделать это быстрее. Используйте мышь, чтобы щелкнуть по нему.)
- Чтобы открыть старый документ (нажмите «Открыть»), а затем нажмите на название документа, который хотите открыть.
- Чтобы закрыть документ. Компьютер спросит вас, хотите ли вы сохранить его, прежде чем вы закроете его, а затем вы нажмете «Да» или «Нет».
Редактировать заголовок
Этот раздел позволяет вам изменять или редактировать свою работу.
Наиболее полезными инструментами в списке являются «Вырезать», «Копировать» и «Вставить».
Вырезать: позволяет удалить раздел, но не выбрасывать его полностью, если он понадобится вам позже. Используйте мышь и перетащите ее на раздел, который вы хотите удалить. Затем перейдите в «Редактировать». Щелкните Вырезать. Если вы хотите использовать его снова, вы можете добавить его позже или переместить в другой раздел. Вы используете команду «Вставить», чтобы переместить раздел на новое место. Наведите курсор туда, где вы хотите разместить раздел. Нажмите «Изменить». Нажмите «Вставить», и вырезанная часть будет вставлена или помещена на это новое место. Мы называем это вырезанием и вставкой.
Вы также можете скопировать часть своей работы и использовать ее снова. Выделите раздел мышью. Нажмите на редактирование. Нажмите Копировать. Затем переместите курсор в новое место, куда вы хотите его поместить. Нажмите «Изменить». Нажмите «Вставить», и раздел будет повторен.
Если вы хотите сделать это быстро, вы можете использовать символ ножниц на панели инструментов, чтобы вырезать, две страницы рядом с ним, чтобы скопировать, и буфер обмена рядом с этим. , чтобы вставить.
ВНИМАНИЕ! Ваш компьютер сохранит только последний раздел, который вы вырезали или скопировали. Как только вы вырежете или скопируете другой раздел, первый будет удален.
Название представления
Когда вы печатаете документ, экран отображается в обычном режиме — или так, как он отображается на экране. Вы можете посмотреть его в макете (как это будет выглядеть) в распечатанном виде или другими способами. Быстрый способ просмотреть макет страницы — использовать панель инструментов и щелкнуть пустую страницу с изображением увеличительного стекла.
Вы также можете изменить панель инструментов с помощью View. Просто нажмите рядом с инструментами, которые вы хотите отобразить на экране. Не открывайте слишком много, так как часть экрана, на которой вы печатаете, станет очень маленькой. Лучше оставить это до тех пор, пока вы хорошо не разберетесь со своим компьютером, так как в этом нет особой необходимости!
Если у вас плохое зрение, вы можете изменить размер букв, которые вы видите на экране. Используйте команду «Масштаб» в нижней части окна «Вид» и установите масштаб 100 % или более – просто нажмите рядом со значением 100 %, если оно достаточно велико, или перейдите в поле внизу и введите значение 110 %.
Заголовок вставки
Это полезно для вставки разрывов страниц (т. е. начала новой страницы), номеров страниц, сносок, изображений и т. д.
Вы также можете использовать это поле для вставки номеров страниц. Нажмите «Номера страниц», а затем нажмите «ОК». Если вы хотите копировать документы на обе стороны страницы, лучше всего указать номер страницы посередине страницы внизу. Для этого нажмите на поле под названием «Выравнивание», а затем нажмите «По центру».
Поиграйте с этим полем в практическом документе, чтобы увидеть, что вы можете с ним сделать.
Формат заголовка
Это полезно для компоновки или придания вашему документу привлекательного вида. Существуют различные заголовки.
Шрифт: тип или форма шрифта, который вы используете. Ваша программа MSWORD поставляется с несколькими вариантами, такими как Arial, New Times Roman, Century Gothic и так далее. Вы можете установить тип шрифта и размер букв для документа перед началом работы. Формат также отображается во втором белом блоке на панели инструментов под заголовками со стрелкой рядом с ним, за которым следует блок с номером и еще одна стрелка. Вы используете их, чтобы быстро изменить шрифт и размер шрифта. Таким образом, вы можете писать большими или маленькими и в разных стилях. Для обычного набора текста лучше всего использовать размер шрифта 11 или 12. Для заголовков можно использовать больший размер или выделить заголовки жирным шрифтом. Просто выделите заголовок, а затем нажмите на B в верхней части экрана. Со шрифтами интересно играть.
Абзац. Раздел «Абзац» позволяет изменять поля абзаца. Это также позволяет вам изменить межстрочный интервал на одинарный или больший.Вы также можете немного увеличить промежутки между абзацами — просто нажмите «Абзац», а затем «Интервал перед» — измените 0 на 0,6.
Пункты и цифры. Маркеры позволяют отмечать точки по-разному, используя точки, или стрелки или блоки и так далее. Выделите раздел, который вы хотите отметить, а затем нажмите «Формат», затем «Маркеры и нумерация», а затем выберите тип маркеров, который вам нравится. Новый маркер появится везде, где вы нажали Enter, чтобы создать новый абзац. Цифры позволяют вам нумеровать предложения или абзацы в разных стилях (a, b, c, 1, 2, 3 и т. д.).
Быстрый способ сделать это – нажать на маленькие блоки с цифры или небольшой блок с точками (маркерами) на панели инструментов.
Границы и затенение: позволяет поместить границу вокруг всего документа или поместить рамку или границу вокруг абзаца. Выделите часть, которую вы хотите обрамить. Перейти к формату. Перейдите в «Границы» и нажмите на нужную границу. Вы также можете добавить фоновый оттенок. Поэкспериментируйте с этим, пока не найдете стиль, который вам больше всего нравится.
Быстрый способ разместить рамку вокруг раздела — выделить его, а затем щелкнуть квадратик на верхней панели инструментов ближе к правому краю.< /p>
Столбцы: позволяют расположить весь документ в столбцах. Обычно это одна колонка, но вы можете сделать ее похожей на газету и иметь разные колонки. Я думаю, что проще всего это сделать до того, как вы начнете печатать, но вы можете сделать это и после. Решите, сколько столбцов вы хотите. Перейти к формату. Щелкните Столбцы. Нажмите на стиль, который вам нравится, а затем введите.
Изменить регистр: иногда по ошибке пишут заглавными буквами. Вместо того, чтобы перепечатывать весь раздел, вы можете выделить его. Перейти к формату. Перейти к Изменить регистр. Нажмите на регистр предложений, и он исправит его для вас.
Название инструментов
Здесь есть полезная кнопка для проверки правописания во всем документе.
Слова с ошибками подчеркиваются красным цветом, если вы допускаете ошибку. Быстрее исправить все ошибки в конце, чем делать их одну за другой. Вы делаете это, перейдя в Инструменты. Щелкните Правописание. Проверка орфографии предоставит вам варианты — нажмите на правильное написание и нажмите «Изменить». Если слово написано правильно, но отсутствует в их словаре, нажмите «Пропустить» или «Добавить».
Вы также можете выделить слово, в котором не уверены, и щелкнуть символ ABC на панели инструментов.
>Заголовок таблицы
Часто мы хотим упорядочить информацию в таблицах. Решите, нужен ли вам стол. Решите, сколько столбцов вы хотите. Затем перейдите к таблице, прежде чем вводить информацию, которую вы хотите в таблице.
Вставить таблицу позволяет создать новую таблицу. Нажмите на необходимое количество строк и столбцов. Вы можете изменить числа, нажав на маленькие черные стрелки рядом с числом. Затем нажмите ОК. Компьютер поставит для вас таблицу. Вы можете изменить размер столбцов, используя мышь, чтобы перетащить нисходящие линии ближе или дальше друг от друга. Затем введите свою
информацию в нужные столбцы. Если вы хотите, чтобы линии и границы отображались в таблице при печати, щелкните поле «Границы» на панели инструментов. Откроется новая панель инструментов. Перейдите к рамке на этой панели инструментов и нажмите на стрелку рядом с ней, а затем на рамку с линиями сетки на ней.
Заголовок окна
Я никогда этим не пользуюсь, но он позволяет работать с двумя документами одновременно.
Заголовок справки.
Поиграйте с этим. Он расскажет вам, как делать вещи. Содержимое расположено в алфавитном порядке, и вы узнаете больше о том, что вы хотите, чтобы ваш MSWORD делал.
Панель инструментов
Посмотрите на свою панель инструментов. В левом верхнем углу он покажет шрифт и размер в белых полях. Вы можете изменить свой шрифт и его размер, нажав на стрелки рядом с каждым и выбрав нужный.
Это быстрый способ выделить некоторые слова или заголовки жирным шрифтом (B), слова, выделенные курсивом (I) или подчеркнутые (U).
Тогда есть 4 блока со строками в них. Они могут выровнять ваш набор текста по-разному. Познакомьтесь с ними, набрав абзац и выделив его. Затем попробуйте, как каждый из них выглядит, щелкнув каждый из 4 блоков. Первый — это обычный способ выравнивания текста. Второй центрирует ввод текста посередине страницы. Полезнее всего делать заголовки, если вы хотите, чтобы они располагались в центре страницы. Третий используется не часто, так как он выравнивает правую сторону страницы, а левая сторона неровная. Четвертый используется для выравнивания обеих сторон — это делает ваш документ красивым, но иногда растягивает пробелы между словами и может сделать строку странной
Затем есть инструменты с числами и маркерами. Выделите раздел, который вы хотите пронумеровать или отметить маркерами, и щелкните нужный инструмент. Если вам не нравится тип маркеров или цифр, вам придется перейти к форматированию и изменить тип маркера, а затем нажать «Сброс» [если вы хотите использовать этот тип для маркеров во всем документе] и «ОК».
Следующие два инструмента имеют полоски и стрелку. Полезны для отступа абзаца. Выделите абзац и щелкните первый, чтобы переместить его влево, и второй, чтобы переместить его вправо.
Квадратное поле — следующий инструмент. Это может помочь вам быстро оформить границы. Нажмите кнопку мыши на стрелке рядом с ним, и он предоставит вам варианты. Выберите тот, который вам нравится, и нажмите на него.
Если вы перейдете к любому другому инструменту в третьей строке с помощью мыши, он загорится и сообщит вам, для чего он нужен. Мы уже рассмотрели большинство из них. Очень полезным инструментом является изогнутая синяя стрелка. Это называется кнопкой отмены, и она отменяет предпринятое вами действие, которое вам не нравится. Поэтому, если вы что-то удалили и хотите вернуть обратно, немедленно нажмите «Отменить».
Как настроить файловую систему в MSWORD
Ваша программа MSWORD может стать мини-офисом, если вы с самого начала настроили ее организованно. Так же, как и бумажные копии документов, все ваши документы MSWORD должны храниться в папках, чтобы их было легко найти.
ШАГ ПЕРВЫЙ
Представьте, что вы настроить файловую систему и решить, какие файлы вам понадобятся. Например, вам понадобится файл для членства, для кадровых вопросов, для спонсоров, для обучения и так далее. По возможности ваши компьютерные файлы должны быть такими же, как ваши офисные бумажные файлы. [см. руководство по хранению файлов] Составьте список всех отдельных файлов, которые, по вашему мнению, вам понадобятся, и напишите их на листе бумаги, а затем подойдите к своему компьютеру.< /p>
ШАГ ВТОРОЙ
Включите компьютер и щелкните значок [символ] с надписью «Мой компьютер». Затем нажмите на диск C. Затем нажмите на папку с пометкой «Мои документы». Перейдите с помощью мыши к файлу. Нажмите «Новый». Щелкните Папка. Создайте нужные папки, введя имя, и не забывайте нажимать ввод каждый раз, когда вы вводите имя папки из списка, созданного на шаге ПЕРВЫЙ.
Теперь под основным заголовком Мои документы у вас будут отдельные папки с разными названиями. Каждый раз, когда вы используете MSWORD и нажимаете «Открыть», эти папки будут появляться, и вы можете открыть старый документ, щелкнув папку, а затем «Открыть». Появится список документов в этой папке. Когда вы нажмете «Сохранить как», также появится список папок. Сохраняйте новые документы, письма и все, что вы вводите, в нужную папку.
ШАГ ТРЕТИЙ
Теперь вы можете хранить все свои старые документы в нужных папках. Включите компьютер и нажмите «Мой компьютер». Нажмите на C, а затем на Мои документы. Все папки и все старые документы должны появиться на экране. Просто наведите курсор на документ и удерживайте левую кнопку мыши. Теперь перетащите файл документа в нужную папку и отпустите кнопку. Если некоторые из ваших документов находятся на диске C, а не в Моих документах, вам сначала нужно переместить их в Мои документы. Щелкните правой кнопкой мыши по документу, и откроется новое окно команд. Затем нажмите «Отправить», а затем «Мои документы».
Как делать резервные копии.
Резервная копия — это файл, сохраненный на жестком диске. Рекомендуется хранить заполненные документы на жестких дисках на случай, если ваш компьютер украдут или заразят вирусом, и он выйдет из строя. Это означает, что у вас есть копия, которую вы можете использовать на другом компьютере. Возьмите за привычку делать это хотя бы раз в неделю. Используйте разные жесткие диски для каждой папки. Перейдите в «Мой компьютер», затем нажмите «Мои документы». Вставьте жесткий диск и щелкните правой кнопкой мыши на первой папке. Нажмите «Отправить», а затем «3�" Stiffy. Если вы хотите перенести документ на другой компьютер, вы можете просто нажать «Сохранить как» и нажать 3�» Stiffy.
Печать – это бумажная копия. Вы делаете это с помощью принтера. Очень важные документы [например, финансовые отчеты и отчеты] всегда следует распечатывать. Таким образом, у вас также будет легкодоступная копия, которую кто-то может захотеть просмотреть, не используя компьютер. Храните печатные копии в файлах в картотеке.
Читайте также: