Разрешения на передачу Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Если вы используете Outlook для просмотра электронной почты UW Exchange, вы можете поделиться папками электронной почты с другими сотрудниками UW. Создание общей папки предоставит указанным вами лицам доступ к электронным письмам, контактам, задачам или заметкам, содержащимся в этой папке. Вы можете закрыть доступ к общей папке в любое время.

Общий доступ к папкам предпочтительнее пересылки, поскольку он 1) не изменяет метаданные (дата, отправитель, получатели и т. д.) электронной почты и 2) не влияет на использование вашей учетной записи. В вашем офисе общие папки могут оказаться полезными в следующих случаях:

Когда сотрудник увольняется и сообщения электронной почты необходимо передать руководителю или коллеге.
Когда сотрудник уходит в отпуск или в продолжительный отпуск
Когда два человека работают над одним проектом
В любое время, когда двум людям нужен доступ к общей информации.

На этой странице вы найдете инструкции по предоставлению и удалению доступа к общим папкам.

Предоставление доступа к папкам в Outlook

При совместном использовании папок в Outlook помните, что права доступа к папкам очень явные. Шаги различаются в зависимости от того, предоставляете ли вы (Пользователь 1) или получаете (Пользователь 2) доступ.

Чтобы предоставить доступ к вашим папкам, Пользователь 1 должен:

Предоставьте пользователю User2 ограниченные права доступа к вашей учетной записи электронной почты
Затем предоставьте пользователю User2 ограниченные разрешения на доступ к любым папкам родительского уровня.
Наконец, предоставьте пользователю 2 права доступа ко всем папкам, к содержимому которых вы хотите предоставить ему доступ.

Чтобы отобразить папки, к которым вам предоставлен доступ, Пользователь 2 должен:

Измените настройки своей учетной записи электронной почты, чтобы разрешить общий доступ от пользователя 1.
Нажмите стрелку слева от имени пользователя User1, чтобы просмотреть его общие папки.

Если вам уже предоставлено разрешение на просмотр общей папки другого человека, перейдите к разделу для пользователя 2 ниже.

Пользователь 1: выполните следующие действия, чтобы поделиться папкой с коллегой

Шаг 1. Предоставление ограниченных разрешений вашей учетной записи электронной почты.

Это позволит Outlook пользователя 2 увидеть, что вы предоставляете общий доступ к одной или нескольким папкам.

Примечание. Если учетная запись электронной почты принадлежит общему сетевому идентификатору UW, вам может потребоваться связаться с UW-IT по поводу управления групповыми разрешениями для общего сетевого идентификатора, прежде чем следовать приведенным ниже инструкциям.

В Outlook щелкните правой кнопкой мыши адрес электронной почты в верхней части списка папок и выберите «Разрешения для папки».

На вкладке "Разрешения" в новом окне нажмите "Добавить".

Введите имя [Имя Фамилия] сотрудника UW, которому вы хотите предоставить доступ к вашим общим папкам.

После того как нужное лицо появится в результатах поиска, убедитесь, что его имя выделено, и нажмите "Добавить". Теперь их имя должно появиться в поле внизу.

Повторите поиск, выделение и добавление шагов для каждого человека, которому вы хотите предоставить доступ.

Нажмите "ОК".

Примечание. Если вы не можете найти нужного человека:

Подтвердите, что Outlook выполняет поиск в глобальном списке адресов (отображается в правом верхнем углу окна поиска).
Проверьте веб-страницу каталога UW на предмет правильного и полного написания имени человека — его запись в глобальной адресной книге может содержать инициал от середины.

Если в вашем офисе используются группы UW, вы можете использовать имя группы вместо имени отдельного сотрудника, чтобы назначить разрешения для всей группы. Таким образом, права доступа к папке будут автоматически обновляться при каждом изменении членства в группе.

После того как вы добавили людей, их имена должны быть выделены в списке в окне "Разрешения".

Пока их имена по-прежнему выделены, в разделе "Другое" установите флажок "Отображаемая папка".

Нажмите "ОК".

Шаг 2. Предоставление ограниченных разрешений любым папкам родительского уровня [где применимо].

Если папки, которыми вы хотите поделиться, не являются папками верхнего уровня (т.они сами являются вложенными папками), и вы не собираетесь предоставлять Пользователю 2 доступ к содержимому этих родительских папок, вы все равно должны предоставить Пользователю 2 ограниченные разрешения, чтобы видеть, что вы делитесь вложенная(ые) папка(и).

Если папка, к которой вы предоставляете общий доступ, является папкой верхнего уровня, например папкой "Входящие", вам следует перейти к шагу 3.

Примечание. Щелкните здесь, чтобы просмотреть ресурс, объясняющий использование папок верхнего уровня и родительских/дочерних папок в электронной почте.

В списке папок щелкните правой кнопкой мыши имя родительской папки и выберите "Свойства".

На вкладке "Разрешения" в новом окне нажмите "Добавить".

Как и в шаге 1, введите имя [Имя Фамилия] сотрудника UW, которому вы хотите предоставить доступ к вашим общим папкам.

Повторите поиск, выделение и добавление шагов для каждого человека, которому вы хотите предоставить доступ.

Нажмите "ОК".

После того как вы добавили людей, их имена должны быть выделены в списке в окне "Разрешения".

Пока их имена по-прежнему выделены, в разделе "Другое" установите флажок "Отображаемая папка".

Нажмите "ОК".

Шаг 3. Предоставление разрешений всем папкам, к содержимому которых вы хотите предоставить пользователю 2 доступ.

До сих пор мы сделали видимыми для пользователя 2 только имена вашей электронной почты и любых родительских папок. Этот шаг предоставит пользователю 2 доступ для просмотра и добавления/удаления электронных писем из указанных папок, которыми вы хотите поделиться. (Эти инструкции аналогичны шагам 1 и 2, но сильно отличаются ближе к концу.)

В списке папок щелкните правой кнопкой мыши имя папки, к которой вы хотите предоставить общий доступ, и выберите "Свойства".

На вкладке "Разрешения" в новом окне нажмите "Добавить".

Как и в шагах 1 и 2, введите имя [Имя Фамилия] сотрудника UW, которому вы хотите предоставить доступ к вашим общим папкам.

Повторите поиск, выделение и добавление шагов для каждого человека, которому вы хотите предоставить доступ.

Нажмите "ОК".

После того как вы добавили людей, их имена должны быть выделены в списке в окне "Разрешения".

Пока их имена по-прежнему выделены, щелкните раскрывающееся меню «Уровень разрешений», чтобы выбрать уровень привилегий общего доступа, которые вы хотите предоставить:

Contributor позволяет им добавлять сообщения электронной почты в папку, не имея возможности просматривать ее содержимое.
Рецензент позволяет им читать содержимое папки, но не может добавлять в нее новые электронные письма или удалять из нее электронные письма.
Редактор публикаций предоставляет им полный доступ для чтения содержимого, добавления новых сообщений электронной почты, удаления сообщений электронной почты и создания новых подпапок.
Обратите внимание, что при выборе любого из этих уровней разрешений автоматически устанавливается флажок Видимая папка, который мы использовали в шагах 1 и 2.
Нажмите "ОК".
Повторите эти шаги для каждой папки/подпапки, к которой вы хотите предоставить пользователю 2 доступ.

В качестве наилучшей практики мы настоятельно рекомендуем составить электронное письмо для пользователя 2 (и копию себе) с описанием папок и разрешений, которые вы им предоставили, а также со ссылкой на инструкции в следующем разделе этой веб-страницы. Отправив это электронное письмо, сохраните копию для себя, чтобы вы могли обращаться к ней позже в качестве напоминания о том, какими папками вы поделились и с кем.

Примечание: имейте в виду, что любые новые подпапки, которые вы создаете, по умолчанию наследуют существующие разрешения своей родительской папки. Имена (но не содержимое) новых папок верхнего уровня будут видны Пользователю 2. Новые вложенные папки в общей папке будут иметь те же разрешения, что и общая папка. Вы можете изменить эти разрешения вручную, следуя той же процедуре, описанной в шаге 3 выше.

Пользователь 2: выполните следующие действия, если вам предоставлен доступ к общей папке

Шаг 1. Измените настройки своей учетной записи электронной почты, чтобы разрешить общий доступ от пользователя 1.

В Outlook откройте вкладку "Файл", расположенную в верхнем левом углу окна.

Нажмите кнопку «Настройки учетной записи» и выберите «Настройки учетной записи» в подменю.

На вкладке "Электронная почта" в новом окне убедитесь, что ваш адрес электронной почты выделен, и нажмите "Изменить".

Нажмите кнопку "Дополнительные настройки".

На вкладке "Дополнительно" в новом окне нажмите "Добавить".

Введите имя или сетевой идентификатор сотрудника UW, предоставившего вам общий доступ, затем нажмите «ОК». Теперь их имя должно появиться в списке рядом с кнопками "Добавить" и "Удалить".

Если вы получили сообщение об ошибке, проверьте правильность и полное написание имени человека/сетевого идентификатора на веб-странице каталога персонала университета.

Нажмите "ОК", чтобы вернуться в окно "Изменить учетную запись".

Нажмите «Далее», затем нажмите «Готово», чтобы вернуться в окно «Настройки учетной записи».

Нажмите "Закрыть".

Шаг 2. Просмотр их общих папок

В списке папок Outlook под всеми папками вашей учетной записи электронной почты вы должны увидеть имя человека, предоставившего вам разрешения на доступ к общей папке (Пользователь 1).

Нажмите на стрелку слева от имени человека, чтобы просмотреть папки, которыми он(ы) поделился с вами. Может быть несколько уровней родительских/вложенных папок, которые необходимо развернуть, чтобы найти общие папки.

Примечание. Иногда для распространения предоставленных разрешений на сервере может потребоваться некоторое время, поэтому, если имя пользователя User1 указано в списке, но общие папки не появляются сразу после нажатия на стрелку, подождите 24 часа.

Если папки по-прежнему не отображаются через 24 часа или папки появляются, но без их содержимого:

Попросите пользователя 1 еще раз проверить правильность предоставленных им разрешений.
Закройте Outlook и перезагрузите компьютер, затем войдите в систему и проверьте еще раз.
Обратитесь в UW-IT или в местную службу поддержки компьютеров.

Предполагая, что у вас есть достаточные разрешения (например, участник или редактор публикации, не рецензент), теперь вы можете просто перетаскивать электронные письма из папки "Входящие" или личных папок. в общую папку.

При условии, что у вас есть достаточные права доступа (например, рецензент или издатель, но не участник), теперь вы можете просто перетаскивать электронные письма из общей папки < em>в папку "Входящие" или личные папки.

Любые изменения, которые один из вас вносит в содержимое общей папки, будут почти мгновенно видны другому.

Удаление общих папок

Процесс удаления общих папок почти такой же, как и их добавление.Во-первых, Пользователь 1 должен повторно посетить и отозвать привилегии, предоставленные для каждой папки. Затем Пользователь 2 должен изменить настройки своей учетной записи электронной почты, чтобы удалить общий доступ для Пользователя 1.

Пользователь 1 должен:

В списке папок в Outlook щелкните правой кнопкой мыши имя папки, к которой вы в данный момент предоставляете общий доступ, и выберите "Свойства".

На вкладке "Разрешения" в новом окне щелкните, чтобы выделить имя (имена) лиц, которым вы предоставляете общий доступ, и нажмите "Удалить". После этого вы должны увидеть только одну запись для параметра «По умолчанию» с уровнем разрешений «Нет». (Если вы также видите запись для Anonymous, убедитесь, что для нее также установлено значение None.)

Нажмите "ОК".

Повторите этот процесс для каждой общей родительской папки и/или подпапки.

После удаления всех разрешений для папок щелкните правой кнопкой мыши свой адрес электронной почты в верхней части списка папок и выберите "Разрешения для папок".

На вкладке "Разрешения" в новом окне щелкните, чтобы выделить имя (имена) лиц, которым вы предоставляете общий доступ, и нажмите "Удалить". Как и раньше, вы должны увидеть только одну запись для параметра «По умолчанию» с уровнем разрешений «Нет». (Если вы также видите запись для Anonymous, убедитесь, что для нее также установлено значение None.)

Пользователь2 должен:

В Outlook откройте вкладку "Файл", расположенную в верхнем левом углу окна.

Нажмите кнопку «Настройки учетной записи» и выберите «Настройки учетной записи» в подменю.

Нажмите кнопку "Дополнительные настройки".

На вкладке "Дополнительно" в новом окне щелкните, чтобы выделить имя сотрудника UW, предоставившего вам общий доступ, затем нажмите "Удалить". Их имя больше не должно появляться в списке.

Нажмите "ОК", чтобы вернуться в окно "Изменить учетную запись".

Нажмите «Далее», затем нажмите «Готово», чтобы вернуться в окно «Настройки учетной записи».

Нажмите "Закрыть".

Имя человека, предоставившего вам права доступа к общей папке (User1), теперь должно исчезнуть из списка папок Outlook.

Если вы хотите дать человеку разрешение на доступ к папке в вашей учетной записи Office 365, вам нужно дать разрешение в двух местах. Во-первых, вам нужно дать человеку разрешение на доступ к почтовому ящику вашей учетной записи электронной почты Office 365 (например, почтовый ящик — Доу, Джейн), затем вам нужно дать человеку разрешение на доступ к каждой папке / подпапке, которой вы хотите поделиться. Процесс предоставления общего доступа к почтовому ящику и отдельным папкам одинаков.

Общий доступ к папкам с помощью Outlook

Щелкните правой кнопкой мыши имя своего почтового ящика (например, Mailbox-Doe, Jane) и выберите "Разрешения для папки".
Нажмите кнопку "Добавить".
Выберите человека, которому вы хотите предоставить разрешение, из списка адресов и нажмите кнопку "Добавить".
Нажмите кнопку ОК.
Нажмите на имя человека и выберите соответствующие разрешения в раскрывающемся списке "Уровень разрешений:" (например, "Владелец", "Участник" и т. д.). Права рецензента рекомендуются на уровне почтового ящика. Должен быть выбран параметр «Видимая папка».
Нажмите кнопку "ОК".

Теперь вам нужно будет предоставить права доступа к фактической почтовой папке, подкалендарю или контактам.

Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой хотите поделиться (если хотите поделиться вложенным календарем или контактами, вам нужно щелкнуть значок . и выбрать значок «Папки», чтобы просмотреть все папки)
Выберите «Свойства» или «Разрешения на общий доступ» (в зависимости от версии Outlook) и перейдите на вкладку «Разрешения».
Нажмите кнопку "Добавить".
Выберите человека, которому вы хотите предоставить разрешение, из списка адресов и нажмите кнопку "Добавить".
Нажмите кнопку ОК.
Нажмите на имя пользователя и выберите соответствующие разрешения в раскрывающемся списке "Уровень разрешений:" (например, "Владелец", "Соавтор").
Нажмите кнопку "ОК".
Чтобы предоставить общий доступ к дополнительным папкам/вложенным папкам, щелкните правой кнопкой мыши папку или вложенную папку, к которым вы хотите предоставить общий доступ, и выполните шаги 2–7 выше.

Доступ к папкам другого человека с помощью Outlook

Чтобы открыть папку (папки) других людей, вам необходимо убедиться, что у вас есть разрешение на их учетную запись почтового ящика и папки/подпапки в этой учетной записи почтового ящика, к которым вы хотите получить доступ (например, см. шаги 1–7 выше). ). Затем перейдите к шагу 1 ниже.

Выберите Файл | Настройки аккаунта.
Выберите свою учетную запись Office 365 и нажмите кнопку "Изменить".
Нажмите кнопку "Дополнительные настройки".
Нажмите кнопку "Дополнительно".
В разделе "Почтовые ящики" нажмите "Открыть эти дополнительные почтовые ящики": нажмите кнопку "Добавить", введите в окне имя человека (например, Джейн Доу) и нажмите кнопку "ОК".
Нажмите кнопку "ОК".
Нажмите кнопку "Далее".
Нажмите кнопку "Готово".
Перезапустите Outlook.

Папка появится в нижней части списка папок.

Общий доступ к папкам с помощью OWA

Войти в OWA
Выберите «Почта», чтобы открыть папки почты.
Щелкните правой кнопкой мыши свое имя в списке почтовых ящиков.
Выберите разрешения
Нажмите кнопку +, чтобы добавить нового человека.
Введите имя человека, с которым вы делитесь папкой, и нажмите "Добавить".
Выберите требуемый уровень разрешений (рекомендуется Reviewer). Необходимо выбрать параметр "Видимая папка".
Нажмите "ОК".

Теперь вам нужно будет предоставить права доступа к фактической почтовой папке, подкалендарю или контактам.

Если у вас есть почтовый ящик Exchange, вы можете предоставить другим пользователям разные уровни разрешений на доступ к вашему календарю или другим элементам в Outlook. Вы также можете просмотреть, удалить или изменить эти разрешения в любое время. Чтобы получить конкретную информацию и инструкции по разрешениям для календаря, нажмите здесь.

Предоставить разрешения

<р>1. Перейдите к папке, для которой вы хотите предоставить общие разрешения, и щелкните вкладку «Папка».

<р>2. Нажмите «Разрешения для папки» в группе «Свойства».

<р>3. Выберите настройки, которые вы хотели бы предоставить пользователю.

Запись: предоставляет разрешения на создание и редактирование
Чтение: предоставляет разрешения на чтение (просмотр)
Удалить элементы: позволяет им удалять свои собственные элементы или «все» элементы< /p>

<р>4. После того как все настройки предоставят нужные вам разрешения, выберите "Добавить".

<р>5. Найдите человека/людей, которым вы хотите предоставить разрешения, и выберите их имена.

<р>6. Выберите «Добавить ->» после каждого имени.

<р>7. Нажмите "ОК".

<р>8. Нажмите «Применить», затем «ОК».

Удалить разрешения

<р>1. Перейдите к папке, для которой вы хотите предоставить общие разрешения, и щелкните вкладку «Папка».

<р>2. Нажмите «Разрешения для папки» в группе «Свойства».

<р>3. Выберите человека, у которого вы хотите удалить разрешения.

<р>4. Нажмите «Удалить» и нажмите «ОК».

Люди часто беспокоятся о конфиденциальности содержимого своей электронной почты. К счастью, в Outlook есть способы изменить права доступа к электронной почте несколькими щелчками мыши.

Поскольку все больше информации передается по электронной почте, важно подумать о безопасности и конфиденциальности этой информации. Каковы проблемы конфиденциальности в сообщениях, которые вы отправляете? Какую информацию необходимо отправить с помощью зашифрованного электронного письма? Насколько сложно отправить зашифрованное письмо?

Outlook предлагает решения многих из этих проблем с помощью настроек разрешений. В этой статье рассматриваются основы разрешений в Outlook, а также способы их включения при отправке нового сообщения.

Что такое разрешения Outlook?

Разрешения могут быть применены отправителем, когда сообщение требует этого. Применение определенного разрешения — это трехэтапный процесс.

Откройте новый черновик сообщения электронной почты (или используйте тот, над которым вы сейчас работаете).
Перейти к параметрам
Нажмите "Разрешения".

Это даст вам несколько различных вариантов установки ограничений и/или ярлыков для вашего сообщения и любых вложений. Мы рассмотрим параметры по умолчанию более подробно.

Используйте раскрывающееся меню, чтобы установить разрешение безопасности для этого электронного письма.

Только шифрование

Основные сведения. Это сообщение зашифровано, получатели не могут удалить это шифрование.

Используйте это, когда: Этот тип сообщения требует шифрования (например, финансовая информация). Шифрование изменит сообщение с обычного текста на закодированное сообщение во время передачи. Когда получатель получит его, он сможет расшифровать его, чтобы прочитать сообщение.

Отправитель увидит сообщение "Только шифрование" перед отправкой электронной почты.

Что испытает получатель: если он использует Office 365, он может использовать ссылку, указанную в электронном письме, и открыть ваше сообщение в веб-почте. Если нет, им придется запросить одноразовый пароль для расшифровки электронной почты. Это, как правило, требует некоторой координации и ожиданий от получателя.

Это сообщение, полученное пользователем gmail для сообщения только с шифрованием.

Не пересылать

Основные сведения: получатели могут читать это сообщение, но не могут пересылать, копировать или печатать его.

Используйте, когда: у вас есть опасения по поводу интеллектуальной собственности/конфиденциальности. Это затрудняет распространение информации за пределы того места, куда вы ее отправляете.

В верхней части сообщения электронной почты появится примечание, указывающее, что функция "Не пересылать" включена.

Что испытает получатель: он увидит ярлык, указывающий на то, что сообщение имеет вышеуказанные ограничения. Если они не являются пользователями Outlook, им придется войти в защищенный центр сообщений так же, как в зашифрованном электронном письме выше. В любом случае, если они попытаются переслать, распечатать или загрузить электронное письмо, они получат сообщение об ошибке.

Если пользователь попытается переслать сообщение, он его не допустит. Вместо этого будет отображаться значок замка.

Конфиденциально

Основные сведения. Пометка электронной почты как конфиденциальной защищает документы, и доступ к ним могут получить только пользователи вашего домена (пользователи вашей компании).

Используйте, когда: вы хотите отправить документ, который не должен использоваться внешними пользователями.

Отправитель получит сообщение, определяющее настройку конфиденциальных разрешений.

Что испытает получатель: он увидит сообщение, помеченное как конфиденциальное, но в остальном у него не возникнет проблем с доступом к нему. Если оно будет отправлено кому-то за пределами вашей компании, ему будет предложено войти в Office 365, и вместо доступа к электронной почте он получит сообщение об ошибке.

Сообщение об ошибке получено после попытки доступа к этому сообщению в защищенном центре сообщений.

Внутренний

Основные сведения. При использовании настроек внутренних разрешений документы помечаются только для внутреннего (вашей компании) использования. Тем не менее, эта политика не применяется только для внутреннего использования, как не пересылать или конфиденциально. Это просто ярлык.

Используйте, когда: вы хотите призвать к осторожности и осмотрительности в отношении внутренней электронной почты, но не хотите требовать, чтобы кто-либо входил в Office 365 для доступа к информации.

Отправитель видит, что сообщение помечено как внутреннее.

Что испытает получатель. Для получателей из вашей компании электронное письмо будет помечено как внутреннее. Если добавлен внешний получатель, он получит защищенное сообщение электронной почты, и при попытке открыть его возникнет ошибка.

Это было получено по внутренней электронной почте. Верх помечен как предназначенный только для внутреннего использования.

Настраиваемые параметры разрешений

Выше приведены параметры по умолчанию в последней версии Outlook. Однако при желании ваша администрация может установить дополнительные настраиваемые разрешения, например, определенный набор разрешений для финансовых электронных писем. Если у вас установлена более старая версия Outlook, вы можете не увидеть те же параметры, что и выше. Всегда получайте последние обновления для Outlook и других приложений Office 365, оформив подписку на Office 365.

Используя эти параметры, вы можете лучше защитить передаваемые данные и гарантировать, что информация останется там, где она должна быть. Мы рекомендуем использовать этот инструмент как часть вашей политики информационной безопасности. У вас нет определенной политики информационной безопасности? Свяжитесь с нами, чтобы связаться с vCIO.

Valiant Technology — отмеченный наградами поставщик управляемых услуг для инновационных отраслей в Нью-Йорке.

Подпишитесь на ежемесячный электронный дайджест Valiant

Ежемесячный дайджест электронной почты Valiant наполнен оригинальным контентом, написанным нашими сотрудниками, техническими новостями и бизнес-аналитикой.

Читайте также: