При печати в Word документ не помещается на странице

Обновлено: 04.07.2024

Деннис столкнулся с распространенной проблемой печати документов на разных компьютерах в его офисе по-разному. У него есть один документ, который печатается как одна страница в одной системе, но печатается как две страницы в другой системе. Он отметил, что в Excel он может заставить страницу «подходить» к одной странице, и, похоже, это работает в разных системах. Это заставило его задуматься, можно ли сделать что-то подобное в Word.

Как уже упоминалось в других выпусках WordTips, различия во внешнем виде и печати документа в разных системах обусловлены целым рядом факторов. Различия в версиях Word, установленных шрифтах, драйверах принтеров и даже видеокартах могут привести к различиям в внешнем виде и печати документа. Единственный надежный способ обойти эту проблему — преобразовать документ в формат PDF с помощью такой программы, как Adobe Acrobat. Однако есть несколько вещей, которые вы можете попробовать с самим документом.

Во-первых, вы можете убедиться, что при сохранении документа вы встраиваете в него шрифты TrueType. Для этого откройте диалоговое окно «Параметры Word», нажмите «Сохранить» слева и убедитесь, что установлен флажок «Внедрить шрифты TrueType» (или «Встроить шрифты в файл»). Это должно устранить любые системные различия, возникающие исключительно из-за проблем, связанных с тем, какие шрифты установлены в системах. (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Параметры сохранения в диалоговом окне параметров Word.

Вы также можете настроить параметры макета в Word 2007 или Word 2010, чтобы убедиться, что выбран параметр «Использовать показатели принтера для макета документа». Снова откройте диалоговое окно «Параметры Word», нажмите «Дополнительно» слева, прокрутите список параметров до конца и нажмите «Параметры макета». В более поздних версиях Word откройте диалоговое окно «Параметры Word», нажмите «Дополнительно» слева, прокрутите список параметров до конца, чтобы найти «Параметры совместимости». Если под этим заголовком нет параметров, щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите «Все новые документы». Прокрутите вниз, пока не увидите параметр «Использовать показатели принтера для компоновки документа», и выберите его. Это может помочь сгладить некоторые различия (но не все) между принтерами, появившиеся в разных версиях Word. (См. рис. 2.)

Рисунок 2. Параметры макета диалогового окна «Параметры Word».

Может также случиться так, что если проблемный документ использует обычный шаблон, стили в обычном шаблоне в каждой из систем определяются по-разному. Если это так, то решение состоит в том, чтобы скопировать шаблон Normal из одной системы в другую. Однако будьте осторожны при этом, так как это может повлиять на другие настройки в целевой системе и может привести к непредвиденным последствиям в других документах. Вам также следует рассмотреть возможность копирования шаблона «Обычный», только если обе системы используют одну и ту же версию Word.

Что касается форсирования документа до одной страницы, предварительный просмотр перед печатью предлагает кнопку «Уменьшить размер». Это уменьшает количество страниц в документе на одну, чтобы вы могли предотвратить перенос небольшой части документа на другую страницу. Однако при использовании этого инструмента есть риски — он может испортить некоторые элементы форматирования. Вы захотите поэкспериментировать, чтобы увидеть, подходит ли это для ваших конкретных нужд.

Биография автора

На его счету более 50 научно-популярных книг и множество журнальных статей. Аллен Уайатт является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнайте больше об Аллене.

Изменять размер документов Word для печати независимо от того, с какого размера страницы они начинались

Джеймс Маршалл — профессиональный журналист, освещающий вопросы, связанные с технологиями и устранением неполадок компьютеров. Он также имеет опыт работы с Microsoft Word, Apple Pages и другими текстовыми процессорами.

Джонатан Фишер – сертифицированный технолог CompTIA. Он имеет более чем 6-летний опыт написания статей для таких изданий, как TechNorms и Help Desk Geek.

Что нужно знать

Выберите «Файл» > «Печать» и выберите размер бумаги. Миниатюра предварительного просмотра изменяется, чтобы соответствовать.
Выберите "Печать".

Вот как изменить размер бумаги документа, который вы хотите распечатать, в Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word для Mac.

Как изменить размер документов Word для печати

Выполните следующие действия, чтобы выбрать определенный размер бумаги при печати документа.

Если вы еще не создали файл Word, который хотите создать и напечатать, измените размер документа, прежде чем начинать обеспечивать правильное форматирование.

Откройте документ Word, который хотите напечатать, и выберите вкладку "Файл".

Выберите Печать. По умолчанию размер бумаги документа соответствует размеру бумаги распечатки.

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Размер бумаги и выберите нужный вариант вывода.

< /p>

Чтобы напечатать документ формата Letter на бумаге формата A5, выберите Letter, а затем выберите A5. Миниатюра первой страницы распечатки изменяется в соответствии с размерами.

Вы не можете изменить масштаб документа, чтобы он соответствовал размеру бумаги. Если документ больше бумаги, документ будет разбит на несколько листов.

Выберите «Печать», чтобы распечатать документ, если вас устраивают параметры вывода.

Печать масштабированных документов

Чтобы распечатать документ на бумаге другого размера, сохранив исходные размеры и уместив его на одном листе, распечатайте документ в формате PDF. Создав PDF-файл из документа Word, распечатайте печатную копию на принтере.

Драйвер принтера PDF поддерживает больше параметров изменения размера и реструктуризации вывода, чем любое приложение для обработки текстов.

Если вам не нужно распечатывать документ целиком, но требуется его часть в формате печати, Word позволяет напечатать только часть документа.

Вы работали над документом несколько часов. Он состоит из 35 страниц и предназначен для печати на бумаге формата Legal. Вы решаете распечатать документ и обнаруживаете, что у вас закончилась юридическая бумага. Что делать, если не получается сразу получить юридическую бумагу? Вы можете переформатировать документ для бумаги формата Letter, но это может быть не лучшим решением.

К счастью, в Word есть функция, которая позволяет вам независимо указывать целевой размер бумаги и выходной размер бумаги. Это означает, что вы можете отформатировать что-то для допустимого размера, но проинструктируйте Word масштабировать вывод, чтобы он соответствовал размеру букв. Это очень похоже на настройку уменьшения на копировальном аппарате. Чтобы воспользоваться этой функцией, выполните следующие действия, если вы используете Word 2007:

Загрузите документ, который хотите напечатать.
Нажмите Ctrl+P. Word отображает диалоговое окно «Печать». (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Диалоговое окно «Печать».

Если вы используете Word 2010, Word 2013 или Word 2016, процесс печати отличается:

Загрузите документ, который хотите напечатать.
Нажмите Ctrl+P. Word отображает вкладку «Файл» на ленте с видимыми элементами управления печатью.
Нижний элемент управления на экране позволяет указать, сколько страниц должно быть напечатано на одном листе бумаги. Щелкните этот элемент управления, и вы увидите ряд параметров.
Используйте параметр «Масштабировать по размеру бумаги» (наведите на него указатель мыши), чтобы указать бумагу, на которой будет напечатан ваш документ. (Используйте параметр «Без масштабирования», если размер бумаги на выходе совпадает с размером бумаги, который вы использовали при форматировании документа.)
Укажите любые другие параметры печати по желанию.
Нажмите «Печать», чтобы распечатать документ.

Биография автора

поиск меню

Урок 20. 5 советов по печати документов Word

5 советов по печати документов Word

Если вы когда-либо использовали Microsoft Word, скорее всего, вам приходилось распечатывать документ. Хотя возможности печати в Word более продвинутые, чем в некоторых других программах пакета Office, все же может быть сложно добиться того, чтобы распечатанные документы выглядели именно так, как вы хотите.

Вот почему мы составили этот список советов. Помните об этом в следующий раз, когда вам нужно будет распечатать документ, и вы обязательно получите лучшие результаты. Эти советы должны работать одинаково для Word для Office 365, Word 2016, Word 2013 и Word 2010. Если вы используете Word 2007 или более раннюю версию, вы можете внести многие из этих изменений в диалоговом окне "Печать".

1. Использовать предварительный просмотр перед печатью

Прежде чем что-либо печатать, необходимо предварительно просмотреть это. Просто перейдите в «Файл» > «Печать», чтобы увидеть предварительный просмотр вашего документа. Отсюда вы также сможете настроить различные макеты страниц и параметры печати, такие как ориентация страницы, размер бумаги и ширина полей. Любые внесенные вами изменения также будут обновлены на панели предварительного просмотра.

2. Используйте меньшие поля страницы

Возможно, вам понадобится способ, чтобы ваш документ занимал меньше печатных страниц. Один из самых простых способов сделать это — использовать меньшие поля. Просто перейдите на вкладку «Макет страницы», нажмите «Поля», затем выберите «Узкие» (вы также можете выбрать «Пользовательские поля», чтобы поля были еще меньше). Имейте в виду, что использование очень маленьких полей может привести к тому, что часть текста будет обрезана вашим принтером.

Мы нашли это особенно полезным, если у вас есть многостраничный документ с несколькими предложениями на последней странице. Уменьшение полей приведет к поднятию текста вверх, что обычно приводит к удалению лишней страницы.

3. Двусторонняя печать

Двусторонняя печать — еще один отличный способ сэкономить бумагу. Параметры двусторонней печати могут различаться в зависимости от вашего принтера.

Выберите «Файл» > «Печать» и выберите меню сразу под полем «Страницы:» (если вы никогда раньше не меняли этот параметр, он будет называться «Печать на одной стороне»). Выберите «Печать вручную на обеих сторонах», затем распечатайте документ. Одна сторона страницы будет напечатана, и вам нужно будет перезагрузить страницу в принтер, чтобы напечатать другую сторону.

Для некоторых принтеров вы также можете печатать на обеих сторонах. Если вы используете эту опцию, ваш принтер автоматически перезагрузится и напечатает на второй стороне.

Если вы используете Word 2007, установите флажок "Ручная двусторонняя печать" в диалоговом окне "Печать" для двусторонней печати.

4. Показать или скрыть разметку

Если вы использовали какие-либо функции редактирования документа Word, такие как отслеживание изменений или комментарии, вам необходимо решить, включать ли эту разметку в печатную версию. Например, если вы все еще находитесь в процессе рецензирования, может быть полезно добавить комментарии. Если вы печатаете окончательную версию, вы, вероятно, захотите отключить их. Для этого выберите «Файл» > «Печать», щелкните самое первое меню в разделе «Настройки» (обычно это «Печать всех страниц») и выберите «Печать разметки», чтобы снять этот флажок.

5. Распечатайте тестовую копию

Если вы печатаете несколько копий одного и того же документа, рекомендуется сначала распечатать тестовую копию. Это особенно актуально, если документ имеет уникальный дизайн, например праздничную открытку или плакат. Пробная копия позволит вам увидеть, выглядит ли документ так, как вы хотите, и затем вы сможете внести коррективы перед печатью окончательной версии.

Мы надеемся, что эти советы пригодятся вам в следующий раз, когда вам понадобится распечатать документ Word.

Читайте также: