Почему оглавление в word не видит заголовки

Обновлено: 21.11.2024

Не знаете, как войти в новый курс или перемещаться по нему? Инструкции по навигации по курсу см. в часто задаваемых вопросах по курсу.

С момента открытия курса "Стили" студенты стали задавать мне вопросы о конкретных ситуациях, с которыми они сталкиваются. Вот пара интересных вопросов и мои ответы:

"В брифе все заглавными буквами. ПОЧЕМУ В СОДЕРЖАНИИ НЕ БОЛЬШИМИ БУКВАМИ?"

Я использую стили для заголовков своих документов в апелляционной записке. Но, несмотря на то, что мой Заголовок 1 полностью написан заглавными буквами, в Оглавлении он отображается строчными буквами (за исключением одного из заголовков, ВСТУПИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ ЗАЯВИТЕЛЯ). Я не могу понять это! Я перепроверил и обнаружил, что в Заголовке 1 все заглавные буквы, и все они написаны заглавными буквами в тексте брифа.

Да, мне знакомо это чувство. Вы проверили и перепроверили, но ЭТО ВСЁ НЕ ПРАВИЛЬНО!

Поэтому я спросил ее: "Сами заголовки набраны заглавными буквами или стиль заголовков вынуждает писать их заглавными буквами?"

Да, оба выглядят одинаково на странице. Но они ведут себя по-разному, особенно в такой ситуации. Вы можете применить все виды форматирования в стиле — форматирование шрифта, например заглавные буквы, форматирование абзаца, например отступы, даже нумерацию.

Да, оглавления тоже имеют стили

Но в целях единообразия определенные стили управляют различными уровнями записей оглавления. (Да, для этого есть стили.) Стили оглавления не будут использовать форматирование стилей заголовков, потому что вы, могли бы, например, захотеть, чтобы оно отображалось заглавными буквами в теле сообщения. краткое, но в предложении падеж или начальные заглавные буквы в оглавлении. Word предоставляет вам такую гибкость.

Поэтому я сказал ей, что она может сделать одно из двух:

Вернитесь к каждому из заголовков в брифе и напечатайте их заглавными буквами. На самом деле вам даже не придется их перепечатывать — вы можете преобразовать их так:

Это один из тех случаев, когда очень полезно знать, что происходит за кулисами со стилями Word! Как она выразилась:

Честно говоря, это не одна из тех вещей, которые особенно очевидны, о чем свидетельствует другой комментарий, который я получил от кого-то другого:

Очевидным решением было бы поручить эту проблему разработчикам MS Word и многим другим . Зачем им все так усложнять.

Перефразируя дядю одного супергероя, можно сказать, что "с большой силой и гибкостью приходит большая сложность". Я имею в виду, что здесь нет «проблемы», которую можно исправить. Word разработан таким образом, чтобы у вас было и то, и другое. Вы можете использовать ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ буквы в тексте документа, но отформатировать его по-другому (регистр заголовка, регистр предложения и т. д.) в оглавлении. Как только вы поймете, что разные стили управляют заголовком и записью оглавления, станет намного легче понять, почему возникают такие несоответствия.

"Как узнать, какой стиль выбрать?"

Вот еще один вопрос, который я получил:

Поскольку она записалась на курс по стилю, я смогла указать ей на конкретные видео с некоторыми дополнительными инструкциями. Однако для этого поста позвольте мне сказать следующее.

Возможно, вы будете сознательно использовать только несколько стилей в конкретном документе. Остальные вступят в силу, когда вы будете использовать определенные функции (такие как оглавление, маркеры и нумерация и т. д.).

Стили, которые вы будете использовать чаще всего

В 90% (или более) случаев вы будете использовать один из следующих стилей или групп стилей:

Обычный. Это стиль текста по умолчанию, если вы не измените его намеренно.
Стили заголовков. Если вы используете заголовки и хотите иметь как структуру (например, для использования автоматизированного оглавления или панели навигации), так и форматирование, у вас есть девять уровней заголовков, которые вы можете использовать. можно выбрать из. Они иерархичны, что означает, что Заголовок 1 находится на уровне выше Заголовка 2 и т. д. в структуре документа.
Стили списков. Если вы создаете иерархические списки (числовые или маркированные) в своих документах, они будут основываться на стилях списков, встроенных или созданных вами.
Рекомендуемые стили в области «Быстрые стили». По умолчанию около 20 стилей (в зависимости от шаблонов и т. д.) легко доступны на вкладке "Главная". Обычно это такие вещи, как заголовок, подзаголовок, выделение и т. д. Не стесняйтесь экспериментировать с ними. При желании в эту область можно добавить дополнительные стили.
Стили, которые вы создаете в соответствии с вашими конкретными потребностями. Например, у меня есть стиль, который я создал специально для цитат из прецедентного права, и он называется "Блочные цитаты". Это стиль на уровне абзаца, в котором текст отступает на 0,5 дюйма слева и справа, между абзацами помещается интервал в 12 пунктов и продолжается в том же стиле, когда я нажимаю Enter (чтобы я мог продолжать цитату из нескольких абзацев без перерыва). ). Я мог бы изменить встроенный стиль блочного текста, но этот стиль, похоже, имеет особое назначение, с которым мне не хотелось связываться.

Выяснение того, какой стиль использовать: 2 метода

Если вы хотите узнать, существует ли уже стиль для определенного типа форматирования текста, вы можете выполнить одно из следующих действий:

(1) Откройте панель стилей и отобразите все стили

Либо нажмите маленькую стрелку запуска в правом нижнем углу области "Стили" на вкладке "Главная":

<р>. или нажмите ALT-CTRL-SHIFT-S, чтобы открыть панель «Стили» справа, затем нажмите «Параметры» в правом нижнем углу, чтобы убедиться, что вы видите все доступные стили, используя раскрывающиеся списки в разделе «Выберите стили для отображения» и «Выберите, как список». отсортировано:

Наведите курсор на любой интересующий вас стиль, и вы увидите настройки:

(2) Используйте диалоговое окно «Управление стилями»

Или можно нажать кнопку "Управление стилями" в нижней части панели "Стили" (кнопка рядом со ссылкой "Параметры" со значком карандаша внутри) и просмотреть диалоговое окно "Управление стилями":

Какие вопросы по стилям у вас есть? Дайте мне знать в комментариях ниже (до того, как они закроются!).

Этот контент является частью курса

То, что вы здесь узнали, является лишь небольшой частью моего курса "Руководство юриста по стилям Microsoft Word", в котором вы узнаете, как использовать возможности стилей для управления форматированием и структурой документа, а также для внесения глобальных изменений в документ всего одним нажатием кнопки. несколько кликов. Нажмите здесь для получения дополнительной информации.

Об авторе

Я провожу слишком много времени, играя с компьютерами и пытаясь объяснить технологии юристам и сотрудникам юридического бюро. Это не всегда легко, но кто-то должен это сделать.

У нас есть проблема с гибридными схемами нумерации, встроенными в шаблоны (обычно от клиента), и у меня раньше был доступ к макросу DocX Tools, который преобразовывал все стили в обычные, но сохранял форматирование, а затем каким-то образом избавлялся от гибридной нумерации. схемы, чтобы мы могли начать заново с правильного определения автоматически нумерованных абзацев.

Я понял, как написать VBA для преобразования абзацев в обычный формат без потери форматирования (фактически преобразовать его в прямое форматирование), но понятия не имею, как избавиться от схем нумерации, которые плохо в шаблоне. К сожалению, я не всегда могу просто вставить в новый документ (юридические требования для сохранения оригинала), поэтому я надеюсь, что вы знаете способ просмотреть все схемы нумерации и удалить неверные — может быть, в xml?< /p>

Вот некоторые распространенные ошибки и способы их исправления.

Распространенные ошибки

TOC отображает не все заголовки

Ошибка 1: оглавление не содержит заголовка, который вы только что добавили в документ.

Идентификация: обновить всю таблицу. Если по-прежнему не отображается, проверьте, применяется ли стиль к заголовку, который вы пытаетесь включить.

Исправление 1. Если не применить соответствующий стиль и обновить снова.

Ошибка 2: оглавление отображает не все уровни заголовков, т. е. отображается уровень 1, но не подзаголовок.

Идентификация: это может быть связано с тем, что не применен стиль (см. выше), или в оглавлении не настроен подбор правильных стилей, которые вы применили.

Исправление 2. Выберите «Оглавление», затем нажмите вкладку «Ссылки» и выберите «Оглавление/Пользовательское оглавление», проверьте пользовательские настройки.

Оглавление отображается слишком часто

Ошибка 1: оглавление отображает целые абзацы текста

Определить: перейти к абзацу/ам, которые отображаются в оглавлении.Будет применен неправильный стиль. Это иногда происходит, когда вы продолжаете предыдущие абзацы, если стили были установлены неправильно.

Исправление 1. Выберите абзац и примените соответствующий стиль, который не выбран для оглавления. Проверьте предыдущие абзацы, если некоторые из них верны, используйте средство форматирования, чтобы скопировать правильный стиль в другой.

Ошибка 2: оглавление отображает все абзацы текста

Определить: применяется ли один и тот же стиль к заголовкам и абзацам, если да, стиль нуждается в исправлении, как указано выше. Если нет, ваш оглавление может подбирать ненужный стиль.

Исправление 2. Обратитесь к разделу Пользовательские заголовки оглавления, чтобы исправить это.

Пользовательские настройки оглавления

Проверьте экран, чтобы убедиться, что заголовки отображаются правильно. Соответствуют ли они стилям заголовков, которые вы применили? Также проверьте, настроено ли содержание для отображения достаточного количества заголовков.

Увеличьте уровни, щелкнув раскрывающийся список.

Изменить выбранные заголовки

Нажмите кнопку "Параметры" на экране "Оглавление".
Добавьте номер уровня рядом с названием стиля, который вы хотите включить в оглавление.

Теперь в оглавлении должен отображаться ваш заголовок

Стили

Определение стилей в документах

Чтобы узнать, какой стиль в настоящее время применяется к любому тексту или абзацу в документе, вам нужно поместить курсор в текст/абзац/заголовок

Выберите вкладку "Главная" и на ленте "Стили" щелкните значок, чтобы открыть дополнительные параметры.
Этот значок открывает окно стилей.
Нажмите на Инспектор стилей.
Инспектор стилей отображает название стиля, примененного к вашему выбору в данный момент.

Выделение текста с помощью стилей

Вы также можете выбрать стиль и заставить Word показать вам, где в документе применяется стиль.

Выберите стиль в списке стилей.
Нажмите раскрывающийся список справа
Нажмите "Выбрать все экземпляры" (будет показано количество экземпляров)
Теперь выделяется каждый фрагмент текста в текущем документе, к которому применен этот стиль.

Дополнительная информация

Дополнительные инструкции см. в руководстве ниже. Дополнительные советы и подсказки по оглавлению доступны на этом веб-сайте, а учебные занятия могут быть предоставлены в соответствии с вашими требованиями к заявке.

Информацию о том, как создавать и форматировать оглавления, см. в предыдущих блогах.

Мы получили много отзывов и вопросов об оглавлении Word. Многие вопросы сводятся к основному непониманию Word: то, что Word называет «заголовками», на самом деле вовсе не является заголовками, а представляет собой уровни структуры.

«Заголовки» отличаются от «Уровней структуры», но иногда Microsoft неправильно использует термин «Заголовки», поэтому путаница понятна.

Посмотрите на это оглавление. Это настоящее оглавление, созданное Word... но взгляните на панель навигации слева.

Обычно оглавление и панель навигации почти одинаковы.

Это пустое! Почему?

В документе есть заголовки, вы можете увидеть их в оглавлении справа. Значит, они также должны отображаться в области навигации?

Нет. Оглавление может быть построено без основной части панели навигации — уровня схемы.

Эта проблема, скорее всего, возникнет, если вы создали собственные стили заголовков и обошли встроенные стили «Заголовок n». При создании пользовательских стилей заголовков настройка уровня контура часто (и понятно) упускается из виду.

Согласно Microsoft, вы можете применять стили «Заголовок» для заполнения панели навигации, но это не совсем так.

Уровни структуры

Что такое «Уровни структуры»?

Уровни структуры — это способ Word организовать документ в «древовидную» структуру, которую Microsoft называет «интерактивной структурой». Она более известна как панель навигации или представление структуры.

Встроенные стили заголовков связаны с соответствующими уровнями структуры. Стиль «Заголовок 1» имеет уровень структуры 1, стиль «Заголовок 2» имеет уровень структуры 2 и так далее.

Но они могут быть отдельными свойствами.

Уровни структуры не обязательно должны быть заголовками.
Заголовки не обязательно имеют уровень структуры (но обычно имеют).

Спутанная терминология

Происходит путаница, поскольку Microsoft использует термин "Заголовки" вместо "Уровня структуры".

Одним из примеров являются параметры, доступные при сохранении в формате PDF.В диалоговом окне рассказывается о создании закладок PDF с помощью «Заголовков».

Но это совсем не так. Закладки PDF создаются на основе уровней структуры, а не заголовков.

Мы слышали от читателей, которые не могут понять, почему их документ с красивым оглавлением не может создать «дерево» закладок PDF (аналогично панели навигации Word). На самом деле параметр «Заголовки» затенен/отключен, поскольку в документе нет уровней структуры.

Настройка уровней контура

Уровни структуры задаются в свойствах абзаца.

Вы можете изменить уровень контура для отдельного абзаца, но, скорее всего, вы измените его в стиле.

В настройках стиля выберите Формат | Абзац и измените уровень структуры.

Как вы можете видеть в сводке стилей, появляется термин "Уровень 1". Если вы посмотрите на любой из встроенных стилей заголовков, вы увидите уровень структуры, указанный в сводке стилей. Вот сводка по заголовку 3 по умолчанию:

Основной текст

Уровнем структуры по умолчанию является «Основной текст». Это означает, что абзац НЕ отображается в представлении структуры, панели навигации или оглавлении на основе уровней структуры. В сводке стилей не отображается «Уровень».

Уровень контура «Основной текст» не имеет прямой связи с одноименным стилем. Стиль «Основной текст» (как и стиль «Обычный») обычно устанавливается на уровень структуры «Основной текст», но это совпадение именования, не более того. Вы можете изменить стиль «Основной текст», чтобы иметь другой уровень структуры, но вы получите очень беспорядочное оглавление и панель навигации!

Возможно, было бы лучше, если бы уровень структуры «Основной текст» назывался «Нет», но сейчас мы застряли с ним.

Стив Ларнер Стив Ларнер имеет более чем десятилетний опыт управления контентом, редактирования и написания текстов в самых разных отраслях. Как технический энтузиаст, Стив также любит исследовать новые продукты и устройства и помогать другим решать их технологические проблемы. Подробнее 11 марта 2022 г.

Использование оглавления (TOC) может сделать некоторые документы более профессиональными. Это также упрощает сканирование информации для того, что нужно читателю, поэтому вы можете подумать о том, чтобы научиться добавлять свои собственные. Контент, такой как блоги и обзоры, может не требовать оглавления, но для других материалов, таких как технические документы, электронные книги, практические руководства или документы, они, безусловно, могут быть полезны.

Этот процесс довольно прост, хотя он может немного отличаться в зависимости от того, какую версию Word вы используете. Это руководство совместимо со следующими версиями Microsoft Word:

Ворд 2019
Ворд 2016
Ворд 2013
Ворд 2010
Ворд 2007
Майкрософт Офис 365
Word для Интернета

Как добавить оглавление в Microsoft Word в Windows

Заголовки необходимы для создания оглавления в Word. Вы можете выбрать, какие заголовки будут отображаться в вашем оглавлении, например, до H3 или даже до H7. Вот как добавить оглавление в Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, Word для Интернета и Office 365 в Windows.

В приведенном выше примере показаны Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3. Чтобы включить заголовки 4 и ниже, выполните еще несколько шагов.

Если вы вносите новые изменения в заголовки, вы можете обновить оглавление, щелкнув страницу и выбрав «Обновить таблицу».

Как добавить оглавление в Microsoft Word на Mac

Хотя это почти то же самое, вот как добавить оглавление в документ Word с помощью macOS.

Щелкните в том месте документа, где вы хотите разместить оглавление, выберите «Ссылки» > «Оглавление». Не забудьте выбрать стиль автоматического оглавления, если только вы не хотите обновлять его вручную.

Microsoft Word упрощает добавление оглавления в любой документ.

Настройка параметров оглавления

Многим необходимо изменить оглавление до нужного вам уровня.В конце концов, это первое, что видят люди, читая вашу работу.

Читайте также: