Отслеживание изменений в Word, как включить

Обновлено: 05.07.2024

В этом руководстве показано, как использовать функцию «Отслеживание изменений» в Microsoft Word. Отслеживание изменений помогает нам редактировать документы, отслеживая вставки, удаления, замены и изменения формата. Word называет эти изменения разметками.

Термин Отслеживание изменений обычно используется как для правок, так и для комментариев, поэтому в этом руководстве также используется инструмент комментариев Word.

Мы рассмотрим одиннадцать тем:

Это руководство также доступно в виде видео на YouTube, где показаны все шаги в режиме реального времени.

Посмотрите более 100 других руководств по программному обеспечению для письма на моем канале YouTube.

Изображения ниже взяты из Word для Microsoft 365 (ранее Office 365). Эти шаги также будут работать для Word 2021, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010. Однако ваш интерфейс может немного отличаться в этих более старых версиях программного обеспечения.

Как включить и отключить отслеживание изменений

Как показать и скрыть изменения отслеживания

Вы можете управлять отображением комментариев и правок с помощью меню "Отображать для просмотра" и "Показать пометки" в группе "Отслеживание" на ленте.

(A) Простая разметка отображает отредактированную версию контента без видимых встроенных правок. Однако правки обозначаются вертикальной чертой на левом поле.

Например, если вы удалите предложение, оно не появится на экране. Вместо этого на левом поле появится вертикальная линия, показывающая, что в этом месте было внесено изменение.

Если вы хотите увидеть изменения, выберите вертикальную линию, чтобы переключиться на All Markup.

(B) All Markup отображает все изменения и комментарии. Этот вид лучше всего подходит для большинства работ по редактированию и корректуре.

Вертикальная линия, подобная той, что показана в простой разметке (см. рис. 4), появится в левой части экрана, указывая на то, что в этом месте было внесено изменение.

Выберите эту строку, чтобы переключиться на простую разметку.

(D) Оригинал отображает исходную версию контента без каких-либо правок или комментариев.

Выберите раскрывающееся меню «Показать разметку», чтобы выбрать, какие функции будут отображаться в Track Changes.

Я рекомендую отображать все комментарии и правки (т. е. вставки и удаления и изменения форматирования) и выбирать «Показывать только комментарии и форматирование в выносках» для большей части работы по редактированию и корректуре, чтобы ваши вставки и удаления отображались в тексте.

Важное примечание. В оставшихся разделах отображается отслеживание изменений в представлении «Все пометки».

Как удалить текст с отслеживанием изменений

Как вставить текст с отслеживанием изменений

Как заменить текст с отслеживанием изменений

Как изменить форматирование с отслеживанием изменений

Форматирование включает стиль шрифта, размер шрифта, цвет шрифта, курсив, полужирный шрифт, подчеркивание, надстрочные и нижние индексы, отступы, выравнивание и поля.

Как принять или отклонить изменения отслеживания

Правки, созданные с помощью Track Changes, должны быть приняты, прежде чем они станут частью вашего документа. Вы можете принять или отклонить правки по отдельности или все сразу в тексте или на ленте, воспользовавшись одним из трех способов, указанных ниже.

Первый способ: принять или отклонить правки по отдельности из текста

Метод второй: принять или отклонить правки по отдельности с ленты

Третий способ: принять или отклонить все изменения

Если вы не очень уверены в опыте своих рецензентов, я настоятельно предостерегаю вас от принятия или отклонения всех правок без предварительной проверки точности каждой из них.

Как вставлять комментарии

Вы можете использовать инструмент "Комментарии" с включенным или отключенным параметром "Отслеживание изменений".

Первый способ: вставка комментариев внутри текста

Выберите и щелкните правой кнопкой мыши текст, который вы хотите соединить с комментарием. (Кроме того, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте, где вы хотите, чтобы комментарий был связан, не выделяя конкретный текст.)
Выберите «Новый комментарий» в контекстном меню.

Ваш курсор автоматически переместится во всплывающую подсказку для комментариев.

Второй способ: вставка комментариев с ленты

Выберите текст, который хотите связать с комментарием.(Кроме того, вы можете поместить курсор в любое место, где вы хотите, чтобы комментарий был связан, не выделяя конкретный текст.)
Нажмите кнопку «Новый комментарий» в группе «Комментарии».

Ваш курсор автоматически переместится во всплывающую подсказку для комментариев.

Введите свой комментарий во всплывающую подсказку (см. рис. 15).

Как отвечать на комментарии и разрешать комментарии

Вы можете отвечать на комментарии или разрешать комментарии в тексте или во всплывающей подсказке для комментариев.

Когда вы разрешаете комментарий, он становится серым, но по-прежнему виден.

Первый способ: ответьте на комментарий и разрешите его в тексте

Метод второй: ответ и разрешение комментариев из всплывающей подсказки

Выберите комментарий.
Нажмите кнопку "Ответить" или "Решить". (Эти кнопки не появятся, пока вы не выберете комментарий.)

Если вы выбрали «Ответить», ваш курсор переместится в новую всплывающую подсказку с комментарием, где вы сможете ввести свой ответ. Если вы выбрали «Решить», комментарий будет затенен.

Совет для профессионалов: выберите "Открыть заново", если хотите превратить разрешенный комментарий в неразрешенный комментарий.

Как удалить комментарии

Есть три способа удалить комментарии по отдельности или все сразу.

Первый способ: удаление отдельных комментариев из контекстного меню

Второй способ: удаление отдельных комментариев с ленты

Третий способ: удалить все комментарии

Как открыть и закрыть панель просмотра

На панели рецензирования (с надписью "Редакции") отображаются все комментарии и исправления, выбранные в раскрывающемся меню "Показать пометки" в группе "Отслеживание" на ленте, а также общее количество этих комментариев и пометок в документе.

Панель рецензирования не обязательна для отслеживания изменений, но может быть полезна, когда вам нужно найти конкретную правку или посмотреть, сколько правок или комментариев содержится в документе.

Панель просмотра появится обычно в левой части экрана.

Связанные ресурсы

Теперь, когда вы ознакомились с основами использования отслеживания изменений в Word, вы можете изучить некоторые дополнительные темы. Вот несколько вариантов для начала:

Отслеживание изменений – это инструмент в Microsoft Word, который позволяет отображать любые пометки, изменения или комментарии, сделанные в документе.

В этом посте я научу вас, как использовать функцию "Отслеживание изменений" для редактирования документов Word и как принимать или отклонять эти изменения в качестве рецензента.

Зачем использовать отслеживание изменений?

Это особенно полезно, когда вы делитесь документами с другими коллегами, поскольку позволяет вам точно видеть, какие изменения были внесены и кем. Кроме того, это дает больше полномочий владельцу документа, который может принять или отклонить любые изменения, внесенные в документ.

Комитет по цифровым коммуникациям часто делится документами Word, содержащими контент веб-сайта, с коллегами из университета и просит их использовать функцию «Отслеживание изменений» для внесения правок или запросов. Это позволяет нам четко видеть, какие изменения были внесены, и значительно сокращает время, затрачиваемое на редактирование веб-страниц.

Track Changes будет записывать любой текст, который вы добавляете, удаляете, переформатируете или комментируете. Затем рецензенты могут принять или отклонить изменения.

Как использовать отслеживание изменений

Если вы не знаете, как использовать Track Changes, у Microsoft есть очень полезное онлайн-руководство по использованию Track Changes.

Вы также можете выполнить следующие действия, если используете настольное приложение Microsoft Word:

Включить отслеживание изменений

После включения отслеживания изменений вы можете приступить к редактированию документа. Любые изменения, которые вы вносите в текст, будут отмечены серой полосой слева от измененного текста.

Когда вы добавляете текст, добавленный текст будет отличаться по цвету от обычного текста, чтобы его было легко заметить рецензентам.

Когда вы удаляете текст, удаленный текст будет отмечен в комментарии на правом поле документа.

При переформатировании текста тип переформатирования будет указан в комментарии на правом поле документа.

Вы также можете комментировать фрагменты текста, выбрав «Новый комментарий» на вкладке «Рецензирование». Комментарий появится на правом поле документа.

Обзор

Если вы просматриваете документ, вы можете либо принять, либо отклонить изменения, внесенные другим человеком. Для этого просто щелкните измененный текст (или примечание на полях), а затем выберите «Принять» или «Отклонить» на вкладке «Рецензирование».

Вы также можете принять или отклонить все изменения сразу в раскрывающихся меню рядом с каждым параметром.

Отключить отслеживание изменений

Чтобы отключить отслеживание изменений, просто нажмите кнопку "Отслеживание изменений" или снова включите переключатель.

Microsoft Word предназначен не только для самостоятельного написания документов. Если вы знаете, как отслеживать изменения в Word, он идеально подходит для совместной работы над файлами с вашими коллегами, так как любые изменения будут выделены и их будет намного легче обнаружить.

Это, в свою очередь, предоставляет платформу, на которой можно просматривать чужие изменения, предлагать свои собственные правки и даже комментировать определенные отрывки. В этом руководстве мы покажем вам, как использовать все эти функции отслеживания изменений в Word.

Вот как преобразовать PDF в Excel

Хотя вы можете использовать инструмент отслеживания изменений, чтобы оставлять заметки для себя, он в основном предназначен для совместной работы над документами с несколькими авторами. Вы можете либо сохранить копию документа с включенными отслеживаемыми изменениями, которую вы затем можете отправить по электронной почте или иным образом поделиться, либо просто оставить свои изменения в копии облачного хранилища, к которой все авторы могут получить доступ одновременно.

В любом случае отслеживание ваших изменений, как правило, лучше, чем просто непосредственное редактирование, потому что это помогает коллегам понять, где и почему вы внесли поправку. Функция комментариев также поощряет совместную работу, поскольку позволяет вам начать обсуждение возможных изменений, а не просто вносить односторонние изменения.

Как отслеживать изменения в Word: включение и отключение отслеживания изменений

Как отслеживать изменения в Word: показать или скрыть отслеживаемые изменения

Нажимайте на эти маркеры, чтобы отобразить изменения: текстовые правки помечаются маленькой красной линией, а комментарии — всплывающими подсказками. Повторный щелчок скроет их.

Чтобы включить эту функцию, нажмите на вкладку "Обзор", а затем рядом с кнопкой "Отследить изменения" нажмите "Показать исправления".

Как отслеживать изменения в Word: писать, разрешать и удалять комментарии

Кроме того, вы можете нажать «Удалить комментарий» в том же меню, чтобы удалить его полностью.

Как отслеживать изменения в Word: принять или отклонить изменения

Опять же, оно больше не будет отслеживаться, пока кто-то другой не внесет такое же изменение.

Вам был отправлен документ Microsoft Word, и коллега попросил вас просмотреть документ и отслеживать все внесенные вами изменения.

Возможно, вам был отправлен документ, и вы хотели бы отслеживать любые изменения, которые вы вносите, чтобы ваша команда могла легко увидеть, где были сделаны изменения или предложения, не обращаясь к исходному файлу.

Отслеживание изменений позволит любому, кто просматривает документ после вас, легко определить любые внесенные вами изменения.

Владелец документа Word может либо «принять», либо «отклонить» эти изменения. Как только изменение будет «принято», Microsoft Word автоматически внесет эти изменения в основной текст, и вы будете готовы продолжить редактирование или сделать документ окончательным.

Независимо от того, по какой причине вы хотите включить отслеживание изменений, иногда мы просто не можем понять, как это сделать!

В этой статье мы расскажем, как включить отслеживание изменений в Microsoft Word за 5 простых шагов.

Включить отслеживание изменений в документе Word?

В раскрывающемся списке "Отслеживание" найдите "Отслеживание изменений".

Нажмите "Отслеживаемые изменения".
- После того, как вы нажмете отслеживаемые изменения, он должен стать зеленым, как показано на изображении ниже.
- После того как кнопка над отслеживанием изменений станет зеленой, отслеживание изменений будет включено.

Теперь вы успешно включили отслеживание изменений в документе Microsoft Word.

Чтобы начать вносить изменения, просто отредактируйте весь документ, как обычно, и Microsoft Word автоматически отследит каждое ваше изменение. Закончив редактирование документа Word, нажмите «Сохранить» и отправьте обновленный файл своему коллеге или члену команды для проверки.

Если они сами вернутся с дополнительными изменениями, вы можете продолжить редактирование документа, просто не забудьте включить отслеживание изменений, прежде чем начинать печатать и удалять.

Отключение отслеживания изменений в Microsoft Word

В раскрывающемся списке "Отслеживание" найдите "Отслеживание изменений".

Нажмите "Отслеживаемые изменения".
- После того как вы нажали кнопку отслеживания изменений, она должна отключиться, как показано на изображении ниже.
- Если кнопка над отслеживанием изменений зеленого цвета, это означает, что отслеживание изменений по-прежнему включено.

Отслеживание изменений отключено. Это не удалит существующие отслеживаемые изменения из вашего документа, а просто позволит вам продолжить редактирование, не отслеживая никаких дальнейших изменений.

Вы можете легко снова включить отслеживание изменений, используя предыдущие шаги, в любое время, если вы хотите, чтобы одни изменения были помечены, а другие сейчас.

Ищете лучший способ совместной работы и редактирования документа Word с вашей командой?

Мы все были рядом, когда вы быстро вносили окончательные изменения в общий документ Microsoft Word и нажимали кнопку "Сохранить", а затем у вас возникало чувство "Я только что сохранил этот файл"…

Вы забыли сохранить документ как новую версию и случайно сохранили поверх последней версии на общем диске. И нет, вы не забыли включить отслеживание изменений, поэтому не можете точно знать, что вы изменили. Почему это происходит со многими из нас?

Должна быть кнопка «автоматически отслеживать каждое изменение, которое я делаю до конца своей трудовой жизни», которую мы можем установить в Microsoft Word. Должен быть, но его нет.

Поскольку многие из нас столкнулись с одними и теми же проблемами, есть несколько умных инструментов, которые позволяют вам продолжать работать с документами Microsoft Word, обеспечивая при этом более эффективную совместную работу.

Такие инструменты, как Simul Docs, упрощают совместную работу. Они всегда будут отслеживать ваши изменения, даже если вы забудете их включить. В Simul это происходит автоматически.

Когда вы открываете общий документ, Simul Docs также автоматически сохраняет ваш документ как новую версию с того момента, как вы начинаете вносить изменения. Не оставляя права на ошибку, вы больше никогда не сохраните документ поверх него.

По мере того, как ваша команда продолжает работать над документом, Simul Docs будет продолжать отслеживать все изменения и сохранять каждую версию в виде нового документа. Помещение каждой новой версии в простой в использовании список «Версии», позволяющий легко вернуться к более старой версии, ссылаясь на старые изменения одним нажатием кнопки.

Если вы забыли включить отслеживаемые изменения или случайно сохранили поверх более старых версий, такой инструмент, как Simul Docs, может сэкономить вам время и массу разочарований.

Стоит подписаться на бесплатную пробную версию. Вам нечего терять, кроме файлов, которые вы продолжаете сохранять!

Читайте также: