Отправлять и получать почту во всех папках Outlook, что это такое

Обновлено: 06.07.2024

Используйте папки поиска, чтобы собрать всю почту Outlook в одном месте

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

Что нужно знать

Выберите «Входящие» > «Папка» > «Новая папка поиска» > «Создайте пользовательскую папку поиска». Введите имя. В окне "Обзор" выберите папки для включения и выйдите.
Для настройки: выберите «Папка» > «Настроить эту папку поиска» > «Критерии». Укажите критерии и нажмите OK.
Вы можете настроить папки поиска, чтобы исключить определенные папки, исключить определенных отправителей или включить сообщения определенного размера.

Если ваши сообщения электронной почты Outlook распределены по нескольким папкам и вы хотите читать сообщения, соответствующие определенным критериям, создайте папку поиска, а затем выполните поиск определенного типа сообщений электронной почты, чтобы отобразить их все в одном списке. В этом руководстве мы покажем вам, как настроить и настроить папку поиска «Вся почта» с помощью Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Microsoft 365.

Настройте папку «Вся почта» в Outlook

Чтобы настроить пользовательскую смарт-папку, содержащую все ваши сообщения электронной почты:

Откройте Outlook и перейдите в Почту. Если вы предпочитаете сочетания клавиш, нажмите Ctrl+1.

Выберите папку «Входящие» (или другую папку) в учетной записи электронной почты или PST-файле, для которого вы хотите создать папку поиска.

Перейдите на вкладку "Папка" и выберите "Новая папка поиска".

В диалоговом окне "Новая папка поиска" прокрутите до раздела "Пользовательский" и выберите "Создать пользовательскую папку поиска".

В разделе "Настройка папки поиска" выберите "Выбрать".

В диалоговом окне Папка пользовательского поиска введите имя папки поиска. Например, введите Вся почта.

Выберите Обзор.

В диалоговом окне "Выбор папки" выберите самую верхнюю папку для PST-файла или учетной записи электронной почты среди папок, в которых вы хотите выполнить поиск.

Установите флажок Поиск во вложенных папках. Или снимите флажок Поиск в подпапках и выберите папки, содержащие сообщения, которые вы хотите просмотреть.

Если папка "Нежелательная почта" заполнена нежелательной почтой, исключите почту из этой папки с помощью критерия фильтрации. Или поместите вложенные папки в папку «Входящие» или другую папку и настройте смарт-папку с включенным поиском вложенных папок.

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Выбор папки".

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Папка пользовательского поиска".

В диалоговом окне "Предупреждение" выберите "Да", чтобы сообщения в выбранных вами папках отображались в папке поиска.

В диалоговом окне "Новая папка поиска" выберите "ОК". В списке папок Outlook появится новая папка поиска.

Настройте папку «Вся почта» с помощью критериев (плюс примеры)

Чтобы настроить смарт-папку таким образом, чтобы она содержала все ваши сообщения электронной почты, кроме тех, которые вы хотите исключить по критериям (например, чтобы удалить нежелательные или старые электронные письма):

Откройте папку поиска, которую вы хотите настроить.

Перейдите на вкладку "Папка".

В группе "Действия" выберите "Настроить эту папку поиска".

В диалоговом окне "Настроить [имя папки]" выберите "Критерии".

В диалоговом окне "Критерии папки поиска" укажите критерии включения сообщений в папку поиска.

Чтобы исключить сообщения из указанной папки, например из папки "Нежелательная почта":

Перейдите на вкладку "Дополнительно".
Выберите стрелку раскрывающегося списка Поле.
Выберите «Все поля почты» > «В папке».
Нажмите стрелку раскрывающегося списка "Условие" и выберите "не содержит".
В текстовом поле «Значение» введите имя папки или папок, которые вы хотите исключить. Например, введите нежелательную почту.
Выберите "Добавить в список".

Чтобы включить сообщения, превышающие определенный размер:

Перейдите на вкладку "Дополнительные варианты".
Нажмите стрелку раскрывающегося списка Размер (килобайты) и выберите больше.
Введите значение, например 5000 для примерно 5 МБ.

Чтобы исключить электронную почту от определенного отправителя, например "mailer-daemon":

Перейдите на вкладку "Дополнительно".
Выберите стрелку раскрывающегося списка Поле.
Выберите часто используемые поля >От.
Нажмите стрелку раскрывающегося списка "Условие" и выберите "не содержит".
В текстовом поле "Значение" введите адрес электронной почты (или часть адреса), который вы хотите исключить.
Выберите "Добавить в список".

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Критерии папки поиска".

Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно "Настроить [имя папки].

В учетных записях Outlook отправленные и полученные электронные письма помещаются в две папки, но иногда вы хотите объединить электронные письма в папке «Входящие» и папке «Отправленные» в одну папку, как вы можете решить эту задачу?

Создайте папку «Вся почта», чтобы объединить определенные папки в одну с помощью Kutools for Outlook

Создайте папку "Вся почта", чтобы объединить входящие и отправленные элементы в Outlook

<р>1. Включите учетную запись, которую вы используете в Outlook, нажмите «Папка» > «Новая папка поиска».

<р>2. В диалоговом окне "Новые папки поиска" выберите "Создать пользовательскую папку поиска" в группе "Пользовательские" раздела "Выбор папки поиска", затем нажмите "Выбрать" в разделе "Настройка папки поиска".

<р>3. В появившемся диалоговом окне «Пользовательская папка поиска» дайте новой папке поиска имя в текстовом поле «Имя», нажмите «Обзор», в диалоговом окне «Выбрать папку» установите флажок «Только папки «Входящие» и «Отправленные».

<р>4. Нажмите OK > OK, после чего появится всплывающее окно Microsoft Outlook, нажмите кнопку Да.

<р>5. Нажмите "ОК", после чего все элементы в папках "Входящие" и "Отправленные" будут собраны в новой папке поиска.

Создайте папку «Вся почта», чтобы объединить определенные папки в одну с помощью Kutools for Outlook

Если вы не только хотите объединить папки «Входящие» и «Отправленные», вы можете использовать утилиту Kutools for Outlook для объединения папок, чтобы объединить папки в одну по мере необходимости.

Бесплатно установите Kutools for Outlook, а затем выполните следующие действия:

<р>1. Нажмите Kutools Plus > Связанные с папкой > Объединение папок.

<р>2.В диалоговом окне "Объединить несколько папок в одну" выберите в раскрывающемся списке папки "Почта" и "Почтовые элементы" и нажмите "Добавить".

<р>3. В диалоговом окне Выберите папки отметьте папки в учетных записях, которые вы хотите объединить. Отмеченные папки будут отображаться в правом разделе «Папки».

<р>4. Нажмите «ОК», чтобы вернуться к диалоговому окну «Объединить несколько папок в одну». В разделе «Папка назначения» выберите или создайте папку для размещения элементов объединения.

<р>5. Нажмите «ОК», появится диалоговое окно, пока сложно, нажмите «ОК», чтобы закончить. Затем все проверенные папки объединяются в одну.

<р>1. С помощью утилиты объединения папок вы также можете объединять элементы на основе временного диапазона.

<р>2. Вы можете установить флажок Переместить элементы вместо копирования, чтобы переместить элементы в один.

Microsoft Outlook доступен в двух разных версиях: MS Outlook 2019, как часть пакета MS Office, и Office 365 Outlook, услуга на основе подписки.

Обе службы предоставляют как настольную, так и веб-версию. Они также позволяют пользователям добавлять несколько учетных записей электронной почты и множество других параметров настройки.

В этой статье мы покажем вам, как просмотреть всю почту из нескольких учетных записей электронной почты в Outlook. И мы расскажем о некоторых других способах фильтрации и поиска писем в Outlook, чтобы организовать их более эффективно.

Как просмотреть всю почту в Outlook

Если у вас возникла проблема с просмотром всей почты в Outlook, возможно, дело просто в том, как организована ваша панель навигации. Если вы не видите какую-либо из своих папок или электронную почту, это потому, что они, вероятно, свернуты. К счастью, это легко исправить. Все, что вам нужно сделать, это:

Вот и все. Теперь вы сможете видеть все свои папки в том порядке, в котором вы их расположили.

Как просмотреть всю почту в Outlook 365

Как мы уже упоминали, MS Outlook 2019 и Office 365 Outlook имеют определенные различия в способах их приобретения.

Есть и другие отличия, одно из которых заключается в том, что для Outlook 2019 пользователи должны приобрести обновление, а пользователи Office 365 получают его бесплатно. Однако с точки зрения почтового клиента Outlook и его функций они одинаковы.

Если вы используете Outlook для нескольких учетных записей электронной почты, поиск по каждой из них может занять много времени. По этой причине мы покажем вам, как просматривать почту сразу из всех учетных записей Outlook.

Теперь вы сможете просматривать все электронные письма со всех ваших учетных записей входящих одновременно за указанный вами период. В следующий раз, когда вы захотите просмотреть всю почту, вы найдете этот путь в разделе «Недавние поиски» на панели навигации.

Как просмотреть всю почту в Outlook на iPhone

Пользователи Outlook могут использовать приложение Outlook, когда они в дороге. Он доступен как для iPhone, так и для устройств Android, и имеет одинаковый удобный интерфейс для обеих операционных систем.

Однако в клиенте для настольных ПК доступны не все параметры настроек, поэтому сначала вам придется настроить параметры именно здесь. Тем не менее, если вы не можете просмотреть всю свою почту в приложении Outlook, возможно, они не находятся в папке «Focused Inbox».

Outlook настраивает папки "Фокусированные входящие" и "Другое" как две папки по умолчанию для входящей почты. Если вы ожидаете сообщение, но не видите его, вам может потребоваться выполнить поиск «Другое», чтобы проверить, есть ли оно там. Хорошей новостью является то, что вы можете отключить эту функцию и иметь только один единый почтовый ящик. Вот как это сделать:

Теперь вы сможете одновременно просматривать все входящие электронные письма. Если вы решите разрешить Outlook фильтровать ваши сообщения, все, что вам нужно сделать, это снова включить кнопку «Отобранные входящие».

Как просмотреть всю непрочитанную почту в Outlook

Большинство из нас получает так много писем, что они накапливаются. Прежде чем вы это узнаете, в вашем почтовом ящике будет много непрочитанных писем. Но они либо находятся в разных папках, либо слишком далеко в списке.

К счастью, в Outlook есть способ просмотреть все непрочитанные электронные письма.Вот шаги, которые вам необходимо предпринять:

Outlook отобразит всю непрочитанную почту из всех папок и подпапок каждой активной учетной записи электронной почты.

Как просмотреть все почтовые элементы в Outlook

Возможно, вы ищете что-то в Outlook и нигде не можете найти. Возможно, он хранится в папке, о которой вы совершенно забыли.

Outlook позволяет выполнять поиск в текущей папке и ее подпапках, а также расширять область поиска и использовать параметр «Все элементы Outlook». Вот как:

Используйте функцию "Фильтр" на панели навигации, чтобы добавить любой известный параметр того, что вы ищете. Существует множество параметров, таких как поиск по категории, получателю, вложению и другим.
Затем в раскрывающемся меню в верхней части панели переключитесь с «Текущая папка» на «Все элементы Outlook».

Сделав это, вы также увидите папку «PersonMetadata», созданную и используемую менеджером клиентов Outlook (OCM). Не пугайтесь этого. Это устаревшая служба с июня 2020 года, но Outlook все еще иногда показывает ее. Это, вероятно, будет изменено в будущем.

Как просмотреть всю отправленную почту в Outlook

Точно так же вы можете видеть все полученные электронные письма со всех ваших учетных записей Outlook, вы можете видеть отправленные письма. Папка «Отправленные» обычно находится прямо под папкой «Входящие» в почтовом клиенте, если только вы не изменили порядок папок.

К сожалению, если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, вы не можете просмотреть их все одновременно, как это возможно с полученной электронной почтой. Все, что вы можете сделать, это нажать на каждую папку отдельно и использовать поисковый фильтр, чтобы найти то, что вы ищете.

Как настроить папку «Вся почта» в Outlook

Если вы хотите объединить почту из нескольких папок в одну объединяющую папку, у вас есть такая возможность в Outlook. Описанный ниже метод применим как к Outlook 2019, так и к Outlook 365. Вот что вам нужно сделать:

Нажмите кнопку «Поиск в папке» на левой панели Outlook.
Затем нажмите «Новая папка поиска».
Прокрутите вниз, выберите "Создать пользовательскую папку поиска" и нажмите "Выбрать".
Во всплывающем окне назовите новую папку, например, «Вся почта».
Затем нажмите "Обзор" и выберите все папки, которые вы хотите включить в новый поиск.
Когда вы нажмете "ОК", вам будет предложено уточнить критерии поиска. И если вы хотите продолжать в том же духе.
Нажмите "Да", а затем еще раз "ОК".

Теперь у вас будет папка «Вся почта», в которой хранятся все ваши электронные письма из всех выбранных вами папок.

Дополнительные часто задаваемые вопросы

Возможно, у вас есть еще несколько вопросов о просмотре всех сообщений электронной почты в Outlook. Надеюсь, они дополнят картину.

Как отобразить все электронные письма в Outlook?

Быстрый и простой способ отобразить каждое электронное письмо из каждой папки в Outlook — использовать метод, указанный выше, и создать настраиваемую папку «Вся почта». Но это будет работать только для каждой учетной записи Outlook отдельно.

Как просмотреть все сообщения в Outlook?

Вы можете просматривать все полученные сообщения только из нескольких учетных записей в Outlook. Это не работает для отправленных и других папок. Кроме того, вы можете использовать функцию фильтра панели навигации, чтобы указать отправителя, указать, является ли электронное письмо непрочитанным, есть ли в нем вложение и т. д.

Улучшение работы с Outlook

Microsoft Outlook — один из самых популярных и сложных почтовых клиентов. Требуется некоторое время, чтобы разобраться во всех деталях и узнать, как наилучшим образом использовать их в своих интересах.

Если вы относитесь к тому типу людей, которые отправляют и получают много электронных писем, то фильтрация часто означает просмотр всех электронных писем и начало отсюда. Надеюсь, вы сможете успешно ориентироваться в Outlook и никогда больше не потеряете письмо.

Как вы упорядочиваете электронную почту Outlook? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже.

Я собрал несколько электронных писем в отдельную папку вместе с некоторой контактной информацией во вложенной папке. Теперь мне нужно передать эту информацию кому-то другому.

Можно ли отправить сразу всю папку Outlook и, возможно, подпапки?

Это можно сделать, но по электронной почте не всегда самый эффективный способ. Если вы оба находитесь в одной организации Exchange, рассмотрите возможность использования разрешений вместо обмена этой информацией. Сотрудник также может легко скопировать его в свой почтовый ящик.

Отправка определенных элементов или отдельной папки по электронной почте

Если вам нужно переслать только несколько выбранных элементов или одну папку, вы можете выбрать эти элементы (используйте CTRL+A, чтобы быстро выбрать все элементы в папке), а затем нажать кнопку "Вперед".Теперь Outlook создаст новое сообщение с исходными сообщениями в качестве вложений (поэтому они не будут изменены заголовком FW:).

Получатель теперь может перетаскивать эти элементы из полученного сообщения в свои папки Outlook. Если это неудобно, то получатель также может сначала сохранить все вложения в папку, а затем переместить эти msg-файлы из Проводника в Outlook путем перетаскивания в нужную папку.

Отправка нескольких папок по электронной почте

Если вам нужно отправить несколько папок и/или важно сохранить структуру папок, отправка pst-файла может оказаться более удобной. Для создания pst-файла используйте;

Outlook 2000
Файл-> Создать-> Файл личных данных…
Outlook 20002/XP, Outlook 2003 и Outlook 2007
Файл-> Создать-> Файл данных Outlook…
Outlook 2010
Новые элементы-> Дополнительные элементы-> Файл данных Outlook…

Примечание. Обязательно сохраните pst-файл по удобному пути, например Мои документы\Outlook.

Теперь вы можете перемещать или копировать папки из своего почтового ящика во вновь созданный pst-файл. Когда вы закончите, отключите pst-файл, щелкнув правой кнопкой мыши его корневую папку и выбрав «Закрыть». Для завершения этого отключения необходимо закрыть и перезапустить Outlook. После этого вы можете отправить PST-файл по электронной почте.

Читайте также: