Отображение электронной цифровой подписи документа word в виде штампа при подписании

Обновлено: 21.11.2024

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Access для Microsoft 365 Visio Plan 2 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Access 2021 Visio Professional 2021 Visio Standard 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Access 2019 Visio Professional 2019 Visio Standard 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Access 2016 Visio Professional 2016 Visio Standard 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Access 2013 Visio Professional 2013 Visio 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Access 2010 Visio Starter 2010 Visio Standard 10 Visio Standard 2010 Office 2 0.20 Начальный 10 Visio Standard 2010 Office 20.20 Меньше

Все больше и больше людей и организаций используют цифровые документы вместо бумажных документов для выполнения повседневных операций. Снижая зависимость от бумажных документов, мы защищаем окружающую среду и экономим ресурсы планеты. Цифровые подписи поддерживают это изменение, гарантируя действительность и подлинность цифрового документа.

Что вы хотите сделать?

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись – это электронная зашифрованная печать, подтверждающая подлинность цифровой информации, такой как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что информация исходит от подписавшего и не была изменена.

Ниже приведен пример строки подписи.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. Когда вы отправляете макрос или документ с цифровой подписью, вы также отправляете свой сертификат и открытый ключ. Сертификаты выдаются центром сертификации и, как и водительские права, могут быть отозваны. Сертификат обычно действителен в течение года, после чего подписывающая сторона должна обновить или получить новый сертификат подписи для установления личности.

Примечание. В этой статье вы можете узнать больше об открытых и закрытых ключах.

Центр сертификации (ЦС) Центр сертификации — это организация, аналогичная нотариусу. Он выдает цифровые сертификаты, подписывает сертификаты для проверки их действительности и отслеживает, какие сертификаты были отозваны или срок действия которых истек.

Гарантии цифровой подписи

Следующие термины и определения показывают, какие гарантии обеспечивают цифровые подписи.

Подлинность Подписавшаяся сторона подтверждается как подписывающая сторона.

Целостность Контент не был изменен или подделан с момента его цифровой подписи.

Неотказуемость Доказывает всем сторонам происхождение подписанного контента. Под отказом понимается действие подписывающей стороны, отрицающее какую-либо связь с подписанным содержимым.

Нотариальное удостоверение Подписи в файлах Microsoft Word, Microsoft Excel или Microsoft PowerPoint, которые имеют отметку времени с помощью защищенного сервера отметок времени, при определенных обстоятельствах имеют силу нотариального заверения.

Чтобы обеспечить эти гарантии, создатель контента должен подписать контент цифровой подписью, которая удовлетворяет следующим критериям:

Цифровая подпись действительна.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, является текущим (срок действия не истек).

Подписавшемуся лицу или организации, известной как издатель, доверяют.

Важно! Подписанные документы с действительной отметкой времени считаются имеющими действительные подписи независимо от срока действия сертификата подписи.

Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается подписывающему издателю авторитетным центром сертификации (ЦС).

Вы можете добавить цифровую подпись к файлам Office 365, включая документы Microsoft Word. Вот шаги, которые необходимо предпринять, чтобы это произошло.

Цифровая подпись – это электронная зашифрованная печать аутентификации, которую можно добавлять к различным электронным документам, в том числе созданным в Microsoft Word. Этот тип подписи, который часто называют цифровым удостоверением личности, подтверждает, что документ не изменен и исходит от первоначального подписавшего.

Цифровая подпись создается с использованием сертификата подписи и центра сертификации (ЦС). Первый подтверждает вашу личность и включает в себя сертификат и открытый ключ. Последний является органом, который выдает и подписывает цифровые сертификаты и гарантирует их действительность. Кроме того, он также имеет право отслеживать и отзывать сертификаты. Ссуды и другие юридические документы часто содержат цифровые подписи, что позволяет отказаться от бумажных документов.

Вы можете приобрести цифровые сертификаты у третьих лиц, таких как GlobalSign, IdenTrust и DocuSign. Многие из них включают бесплатную пробную версию.

Добавить цифровую подпись

Чтобы включить цифровое удостоверение в документ Word, используйте строку подписи. Автор документа может настроить эту строку, указав, какой тип информации требуется. И наоборот, получатель электронной копии файла видит строку подписи и уведомление о том, что требуется его подпись.

Для удобства подписывающий может ввести подпись, выбрать изображение подписанной подписи или написать подпись, используя функцию рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном. Когда подписывающая сторона добавляет в документ видимое представление подписи, одновременно добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписывающей стороны.

Чтобы добавить строку подписи:

  1. Откройте документ Word.
  2. Поместите указатель в то место, где вы хотите создать строку подписи.
  3. Выберите пункт «Строка подписи» на вкладке «Вставка» в группе «Текст».
  4. Далее выберите строку подписи Microsoft Office.
  5. В поле «Настройка подписи» добавьте информацию, которая будет отображаться под строкой подписи, затем нажмите «ОК».

Компоненты

  • Предлагаемая подписывающая сторона: полное имя подписывающей стороны.
  • Предлагаемая должность подписывающей стороны. Должность подписывающей стороны, если есть.
  • Адрес электронной почты предполагаемой подписывающей стороны: адрес электронной почты подписывающей стороны, если необходимо.
  • Инструкции для подписывающей стороны. Добавьте инструкции для подписывающей стороны, например "Прежде чем подписать документ, проверьте правильность содержания".

Рассмотрите два включенных флажка:

  • Разрешить подписывающей стороне добавлять комментарии в диалоговом окне «Подписать». Разрешить подписывающей стороне указывать цель подписания.
  • Наконец, Показать дату подписания в строке подписи. Дата подписания документа будет отображаться вместе с подписью.

При необходимости добавьте другие поля для подписи. Если вы еще этого не сделали, сохраните документ. И помните, вам необходимо иметь цифровой сертификат поставщика услуг цифрового удостоверения или цифровой подписи.

Обратите внимание, что цифровой сертификат должен устанавливать только создатель документа, а не получатель.

Удаление цифровой подписи

Кроме того, чтобы удалить цифровую подпись из документа:

  1. Сначала откройте документ Word, содержащий видимую подпись, которую вы хотите удалить.
  2. Нажмите правой кнопкой мыши строку подписи.
  3. Выберите «Удалить подпись».
  4. Наконец нажмите Да.

Добавить невидимую подпись

Кроме того, вы можете рассмотреть возможность добавления невидимой цифровой подписи в документ Word. При размещении эти подписи гарантируют подлинность, целостность и происхождение документа.

После подписания файл становится доступным только для чтения, чтобы предотвратить изменения.

Удалить невидимую цифровую подпись

Вы можете удалить невидимую цифровую подпись в документе Word, следуя этим инструкциям:

  1. Откройте документ.
  2. Нажмите "Информация".
  3. Далее выберите «Просмотреть подписи».
  4. Нажмите стрелку рядом с названием подписи, которую хотите удалить.
  5. Выберите Удалить подпись.
  6. Нажмите "Да".

Цифровые подписи очень полезны, поскольку позволяют подписывать юридические документы удаленно и без бумажных носителей. Получив цифровой сертификат, вы сможете добавлять цифровые подписи к документам Word и другим файлам.

Прежде чем вы начнете подписывать документы цифровой подписью, попросите службу технической поддержки проверить настройки цифровой подписи на вашем компьютере, выполнив действия, описанные в разделе "Проверка настроек цифровой подписи" ниже.

В этом руководстве описаны действия по цифровой подписи документа в Microsoft Word 2010, 2013 или 2016 с использованием учетных данных PIV или цифрового сертификата.

Добавить цифровую подпись с помощью строки подписи

    Чтобы добавить цифровую подпись, откройте документ Microsoft Word и щелкните там, где вы хотите добавить строку подписи.

На ленте Word выберите вкладку «Вставка», а затем нажмите «Линия подписи» в группе «Текст».

Появится всплывающее окно «Настройка подписи». Введите информацию в текстовые поля и нажмите OK.

Дважды щелкните строку подписи.

Появится всплывающее окно «Подписать». В поле X введите свое имя. Затем посмотрите на поле Подписание как:. Выберите сертификат подписи. Чтобы убедиться, что это правильный сертификат, нажмите кнопку Изменить.

Нажмите Щелкните здесь, чтобы просмотреть свойства сертификата.

Появится окно "Сведения о сертификате". Перейдите на вкладку "Сведения" и прокрутите вниз до раздела "Использование ключа". Щелкните по нему один раз. В нижнем текстовом поле теперь должно отображаться Цифровая подпись, неотказуемость. Если это так, то это правильный сертификат. Нажмите «ОК».

Если это неверный сертификат, нажмите OK. Затем нажмите «Дополнительные варианты», чтобы увидеть другие сертификаты. Выберите другой сертификат и повторяйте эти шаги, пока не найдете правильный сертификат.

Нажмите кнопку «Подписать», чтобы подписать документ. Вставьте карту PIV в картридер. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK.

После того как вы подписали документ цифровой подписью, если вы отредактируете его, Word удалит цифровую подпись. Не волнуйтесь. Вы всегда можете вернуться к шагу 1 и снова поставить цифровую подпись.

Добавить невидимую цифровую подпись

Вы можете добавить невидимую цифровую подпись, чтобы ваше имя не отображалось в документе.

Откройте документ и перейдите на вкладку "Файл".

Нажмите «Информация», а затем нажмите «Защитить документ».

В раскрывающемся меню "Защитить документ" нажмите "Добавить цифровую подпись".

Выберите тип обязательства, например создал и утвердил этот документ, а затем нажмите «Подписать».

Вставьте карту PIV в устройство чтения карт. Введите PIN-код смарт-карты (PIV) и нажмите OK.

В поле "Подтверждение подписи" сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите "ОК".

Добавить несколько цифровых подписей с помощью строк подписи

После того как вы подписали документ цифровой подписью, другие пользователи также могут подписать его цифровой подписью. (Примечание. Если вы являетесь первым утверждающим, вы должны создать строки подписи для всех утверждающих. Затем отправить документ второму утверждающему.)

Если вы второй (или другой) утверждающий, откройте полученный документ. Дважды щелкните строку подписи, чтобы поставить подпись. Выполните шаги с 4 по 10 из раздела «Добавление цифровой подписи с помощью строки подписи».

Появится всплывающее окно «Настройка подписи». Введите информацию в текстовые поля и нажмите «ОК».

Дважды щелкните строку подписи.

Появится всплывающее окно «Подписать». В поле X введите свое имя.

Затем посмотрите на поле Подписание как:. Вы должны увидеть свое имя и информацию о сертификате. Если вы этого не видите, нажмите кнопку "Изменить", чтобы выбрать другой сертификат, и нажмите "Подписать".

Вставьте карту PIV и введите PIN-код смарт-карты (PIV). Нажмите «ОК».

В поле "Подтверждение подписи" сообщается, что Word сохранил вашу цифровую подпись. Нажмите "ОК".

Отправить документ с цифровой подписью следующему утверждающему.

Каждый последующий утверждающий сможет открыть документ, дважды щелкнуть строку подписи со своим именем и завершить процесс подписания.

Добавить несколько невидимых цифровых подписей

Окончательный утверждающий увидит в документе несколько «невидимых» подписей.

Просмотр цифровых подписей

Если вы используете Word 2013 и открываете документ Word 2007 или 2010 с цифровой подписью, у вас могут возникнуть проблемы с совместимостью.


Вы можете просмотреть цифровые подписи в несовместимом документе Word одним из двух способов:

Нажмите кнопку «Просмотреть подписи» под лентой Word.

Перейдите на вкладку "Файл" и выберите "Информация". Затем нажмите Просмотр подписей.

Для любого варианта вы сможете увидеть сведения о цифровой подписи в поле «Подписи».

Удалить цифровую подпись

  1. Если вы хотите удалить цифровую подпись, откройте документ Word и перейдите к строке подписи.
  2. Если строки для подписи нет, нажмите кнопку «Просмотреть подписи» под лентой Word.
  3. В поле "Подписи" выберите подпись, которую хотите удалить.

  4. Щелкните правой кнопкой мыши подпись и выберите "Удалить подпись".
  5. При появлении запроса нажмите Да.

    6. Проверьте настройки цифровой подписи

    Пожалуйста, обратитесь за помощью к сотрудникам службы технической поддержки. Для этих шагов требуются права администратора.

    По умолчанию Microsoft Word использует хэш-алгоритм SHA-1 для создания цифровых подписей. Хэш-алгоритм SHA-1 больше не считается безопасным. Следует использовать более безопасные алгоритмы хеширования, такие как SHA-256. (См. руководство NIST по хеш-функциям)

    Вы можете использовать любой из приведенных ниже вариантов, чтобы проверить/изменить настройки алгоритма хеширования для Microsoft Office:

    Электронная подпись – относительно новая практика. Вместо устаревшей «мокрой подписи» теперь для аутентификации документа можно использовать электронные знаки, символы и даже звуки.

    К сожалению, в MS Word не так много встроенных функций для создания электронных подписей. Однако текстовый процессор поддерживает широкий спектр расширений и приложений, которые вы можете использовать вместо него. В этой статье мы покажем вам, как вставить свою подпись в Microsoft Word, и объясним, как работает электронная подпись.

    Как вставить подпись в Microsoft Word?

    Хорошая новость заключается в том, что вы можете добавлять электронные подписи в документы Word. Плохая новость в том, что вы можете прикреплять их только как файлы изображений. Вот как вставить свою подпись в Microsoft Word с помощью встроенных функций:

    1. Подпишите свое имя на листе бумаги.
    2. Используйте сканер или камеру для записи документа. Загрузите его на свой компьютер и сохраните в формате .jpg, .jpg или .jpg.
    3. Откройте документ MS Word. Перейдите в раздел "Вставка" в строке меню в верхней части экрана.
    4. Нажмите «Изображения», чтобы открыть новое окно. Найдите отсканированную подпись на локальном диске, введя имя файла в диалоговом окне. Нажмите, чтобы добавить его в документ.
    5. Если подпись слишком большая, ее можно просто отредактировать. Если щелкнуть изображение, появится новый раздел «Инструменты для работы с изображениями». Нажмите на вкладку «Формат» и используйте «Обрезать», чтобы изменить размер. Вы также можете ввести высоту и ширину вручную в небольшие диалоговые окна справа.

      6. Если вам нужно включить в подпись дополнительную информацию, вы можете использовать функцию Quick Parts. Вот как это сделать:

      Что такое цифровая подпись?

      В отличие от обычных электронных подписей цифровые подписи имеют код аутентификации, уникальный для каждого человека.Встроенная криптография гарантирует безопасность и целостность документа.

      С юридической точки зрения цифровые подписи признаются действительной идентификацией. Конечно, это может варьироваться в зависимости от законов той или иной страны.

      Использование цифровых подписей является обычной практикой в ​​большинстве отраслей. Компании включают их в свой корпоративный идентификатор, адрес электронной почты и PIN-код телефона.

      • Договор с недвижимостью (включая заключительный договор).
      • Заявка на ипотеку.
      • Договор купли-продажи.
      • Соглашение с поставщиком.
      • Договор о найме.

      Как удалить цифровые подписи из Word или Excel?

      Вы можете удалить подпись из документа или электронной таблицы всего за несколько простых шагов. Вот как удалить цифровые подписи из Word или Excel:

      1. Перейдите на домашнюю страницу MS Word/Excel и выберите документ или таблицу, содержащую вашу подпись.
      2. Наведите курсор на строку подписи и щелкните ее правой кнопкой мыши.
      3. Появится раскрывающееся меню. Выберите «Удалить подпись» из списка вариантов.
      4. Подтвердите, нажав "Да".

      Как подписать строку подписи в Word или Excel?

      Строки подписи — это встроенный инструмент в MS Word. Они отмечают место, где нужно подписать документ. Вот как добавить строки подписи в MS Word:

      Если вы подписываете, вот как подписать строку подписи в Word или Excel:

      1. Откройте документ Word или электронную таблицу Excel. Обязательно включите редактирование. Если включен "Защищенный просмотр", нажмите "Все равно изменить".
      2. Наведите курсор на строку подписи и щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть раскрывающееся меню.
      3. В списке вариантов выберите «Подписать».
      4. Если ваша подпись сохранена в виде изображения, нажмите «Выбрать изображение». Используйте диалоговое окно «Выбрать изображение подписи», чтобы найти файл на вашем компьютере. Нажмите «Выбрать», чтобы загрузить его в MS Word.
      5. Если у вас есть печатная версия, вы можете просто ввести свое имя рядом с буквой «X».
      6. Нажмите «Подписать», чтобы вставить подпись.

      Как добавить подпись в Word с помощью надстройки PandaDoc?

      Если у вас нет доступа к сканеру, вместо этого вы можете использовать расширение для электронной подписи. PandaDoc — чрезвычайно популярная надстройка благодаря удобному интерфейсу и широкому набору инструментов. Вы можете получить его в Microsoft Azure Marketplace. Вот как добавить подпись в Word с помощью надстройки PandaDoc:

      1. Откройте браузер и перейдите на Microsoft Azure Marketplace.
      2. Используйте панель поиска, чтобы найти надстройку PandaDoc. Чтобы установить приложение, нажмите кнопку "Получить сейчас" под логотипом.
      3. Создайте учетную запись и разрешите PandaDoc доступ к файлам на вашем компьютере.
      4. Загрузите документ Word в PandaDoc.
      5. В зависимости от того, кто подписывает документ, можно выбрать один из двух вариантов. Если вы подписываете, выберите «Самостоятельно подписать документ». Если нет, нажмите «Запросить подписи».
      6. Чтобы вставить свою подпись, нажмите маленький значок «+» справа. Найдите раздел «Подпись» и нажмите, чтобы открыть его.
      7. PandaDoc позволяет рисовать или вводить свою подпись или загружать уже существующее изображение. Выберите один из вариантов и нажмите «Завершить документ».

        8. PandaDoc автоматически сохранит вашу подпись, чтобы вы могли продолжать ее использовать. Просто щелкните поле «Подпись» и перетащите его в документ.

        Как добавить подпись в Word с помощью приложения PandaDoc?

        Вы также можете загрузить приложение PandaDoc и использовать его для электронной подписи документов с помощью телефона. Он доступен как для устройств iOS, так и для Android. Вот как добавить подпись в Word с помощью приложения PandaDoc:

        1. Откройте приложение и войдите в свой аккаунт.
        2. Нажмите на поле «Новый документ». Откройте вкладку «Загрузить» и перетащите курсором новый файл. Если документ уже сохранен в приложении, он появится в списке локальных файлов.
        3. Нажмите «Отобразить как» и откройте документ в редакторе.
        4. Выберите поле «Подпись» на панели справа. Перетащите его в документ.
        5. Подпишите документ, набрав, нарисовав или загрузив изображение.
        6. Нажмите «Завершить», чтобы загрузить подписанную версию файла.

        Дополнительные часто задаваемые вопросы

        Как сделать подпись электронной почты в Microsoft Word?

        Вы можете использовать Word для создания шаблона подписи для своей учетной записи электронной почты. Это хорошо работает, если вы хотите включить дополнительную информацию, такую ​​как номер телефона, адрес электронной почты и текущую должность. Вот как это сделать:

        <р>1. Выберите «Вставка» > «Текст» > «Строка подписи».

        <р>2. Введите информацию о подписавшемся. Нажмите «ОК».

        <р>3. Нажмите на строку подписи в документе. Выберите «Вставка» > «Изображение».Выберите изображение, содержащее подпись.

        <р>4. Скопируйте шаблон в свою электронную почту.

        Если вам нужны дополнительные параметры шаблона, вы можете загрузить галерею подписей электронной почты Microsoft на свой компьютер.

        Как бесплатно вставить подпись в Word?

        Вы можете бесплатно вставить подпись в Word с помощью сканера или камеры телефона. Просто сфотографируйте свою рукописную подпись и загрузите ее на свой компьютер. Откройте документ Word и добавьте изображение с помощью функции «Вставить».

        Еще один способ сделать это — установить надстройки в браузере. Большинство расширений электронной подписи предлагают бесплатный пробный период. Просто не забудьте вовремя отменить подписку, иначе с вас будет снята плата в следующем платежном цикле.

        Как подписать форму электронной подписью в Word?

        Если вы хотите подписать форму электронной подписью в Word, вы можете использовать встроенные функции. Вот как это сделать:

        <р>1. Откройте форму и поместите курсор в строку подписи.

        <р>2. Выберите «Вставка» > «Изображение».

        <р>3. Просмотрите свои файлы. Выберите изображение, содержащее вашу подпись.

        Помните, что перед открытием документа необходимо загрузить изображение вашей «мокрой подписи».

        Вы также можете использовать надстройку для электронной подписи формы. Просто найдите тот, который совместим с вашей версией MS Office.

        Если форма находится в формате PDF, ее необходимо преобразовать в документ Word. Вот как это сделать:

        <р>1. Откройте браузер и введите в поисковой системе «pdf to word convert».

        <р>2. Нажмите на один из результатов. Загрузите файл PDF и нажмите «Конвертировать».

        <р>3. Загрузите файл после завершения процесса.

        Как поставить свою подпись в документе Word?

        Вы не можете поставить свою подпись в документе Microsoft Word. В отличие от других текстовых процессоров, в нем нет встроенного инструмента рисования, позволяющего это делать. Если вы хотите, чтобы ваша подпись отображалась написанной, вам нужно вставить ее как изображение.

        Однако некоторые надстройки позволяют подписывать документы с помощью компьютерной мыши. Например, вы можете использовать PandaDoc, чтобы нарисовать свою подпись в документе Word. Вот как это сделать:

        <р>1. Откройте документ в PandaDoc.

        <р>2. Нажмите кнопку «Подпись» на панели справа.

        <р>3. Когда вас спросят, как вы хотите вставить подпись, выберите «Нарисовать».

        <р>4. Используйте компьютерную мышь, чтобы написать свое имя в документе.

        Как создать цифровую подпись?

        Существует несколько надстроек и приложений, позволяющих создавать цифровую подпись. Одним из самых популярных является DocuSign. Он совместим со всеми приложениями Microsoft Office, включая MS Word. Вот как подписывать документы цифровой подписью с помощью DocuSign:

        <р>1. Когда вам нужно подписать документ цифровой подписью, вы обычно получаете запрос по электронной почте. Скопируйте URL-адрес и откройте документ в DocuSign.

        <р>2. Примите Условия использования.

        <р>3. Появится список обучающих тегов. Внимательно следуйте инструкциям, чтобы завершить процесс.

        Вы можете поверить нам на слово

        Когда дело доходит до создания электронной подписи, MS Word немного уступает Документам Google. Он имеет ограниченные встроенные функции. Также требуется доступ к сканеру или камере.

        К счастью, существует множество надстроек для электронной подписи, совместимых с приложениями Microsoft Office. Некоторые расширения, такие как PandaDoc, даже имеют мобильные приложения для iOS и Android.

        Как вы думаете, как лучше всего вставить электронную подпись в документ Word? У вас есть приложение для электронной подписи? Оставьте комментарий ниже и сообщите нам, есть ли лучший способ цифровой подписи документов Word.

        Читайте также: