Открытый доступ к календарю Outlook не активен

Обновлено: 21.11.2024

Примечание.
Администратор вашей организации должен создать общий почтовый ящик и добавить вас в группу пользователей, прежде чем вы сможете его использовать.

Если у вас есть разрешение на полный доступ к общему почтовому ящику, который отображается в адресной книге, общий почтовый ящик автоматически становится доступным в области папок Outlook 2013. Если у вас есть ограниченный доступ к общему почтовому ящику, он не будет автоматически отображаться на панели папок, и вы должны поместить его туда.

Примечание.
Для использования функции общего почтового ящика требуется учетная запись Microsoft Exchange Server.

В этой статье объясняется, как:

Доступ к общему почтовому ящику
Открыть общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком.
Открыть общий список контактов, связанный с общим почтовым ящиком.

Примечание.
Чтобы открыть общий почтовый ящик с помощью веб-версии Outlook, см. статью KB0011032, Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook в Интернете.

Доступ к общему почтовому ящику

Доступ к общему почтовому ящику немного отличается в зависимости от того, есть ли у вас полный доступ к общему почтовому ящику.

Общий почтовый ящик с полным доступом

Если у вас есть разрешения на доступ к общему почтовому ящику, созданному вашим администратором, и вам предоставлен «полный доступ», общий почтовый ящик автоматически отобразится на панели папок в Outlook.

Примечание.
Если ваш администратор только недавно предоставил вам доступ к общему почтовому ящику, может пройти некоторое время, прежде чем общий почтовый ящик автоматически появится в вашем профиле Outlook. Если общий почтовый ящик не отображается в Outlook автоматически, вам может потребоваться перезапустить Outlook, чтобы увидеть общий почтовый ящик.

Общий почтовый ящик без полного доступа

Если у вас есть разрешения на доступ к общему почтовому ящику, но вам не предоставлен полный доступ, общий почтовый ящик не будет автоматически отображаться на панели папок Outlook. В этом случае для доступа к общему почтовому ящику выполните следующие действия.

Откроется страница с информацией об учетной записи.

Нажмите "Настройки учетной записи" и в раскрывающемся списке выберите "Настройки учетной записи".

Откроется диалоговое окно «Настройки учетной записи».

Откроется диалоговое окно «Изменить учетную запись: настройки сервера».

Откроется диалоговое окно Microsoft Exchange.

Откроется вкладка "Дополнительно".

Нажмите "Добавить", чтобы открыть дополнительный почтовый ящик.

Откроется диалоговое окно "Добавить почтовый ящик".

В текстовом поле Добавить почтовый ящик введите адрес общего почтового ящика, к которому вы хотите получить доступ.
Нажмите "ОК".

Имя почтового ящика отображается в списке почтовых ящиков в диалоговом окне Microsoft Exchange.

Вернитесь на вкладку "Главная страница" Outlook, и вы увидите новый почтовый ящик, добавленный на панель папок.

Открытие общего календаря, связанного с общим почтовым ящиком

Если у вас есть разрешения на общий почтовый ящик, общий календарь, связанный с общим почтовым ящиком, добавляется в список общих календарей на панели папок календаря.

Чтобы получить доступ к общему календарю, выполните следующие действия.

В Outlook в меню параметров в левом нижнем углу экрана нажмите "Календарь".

Страница вашего календаря отображается в основной области экрана, а панель папок находится слева.

Необходимое имя общего календаря должно отображаться на панели папок, в разделе «Общие календари» и под именем основного календаря.

Если имя общего календаря отображается на панели папок, пропустите шаги с 3 по 6 и сразу переходите к шагу 7. Если имя общего календаря не отображается, выполните следующие действия.
На панели папок найдите и щелкните правой кнопкой мыши Общие календари.

В параметрах меню нажмите «Добавить календарь», затем «Открыть общий календарь».

Появится диалоговое окно "Открыть общий календарь".

Введите название общего календаря и нажмите "ОК".

Имя общего календаря отображается на панели папок.

Чтобы получить доступ к общему календарю, просто установите нужный флажок в разделе "Общие календари" и снимите флажок для основного календаря.

Отображается общий календарь.

Открытие общего списка контактов, связанного с общим почтовым ящиком

Если у вас есть разрешения на общий почтовый ящик, общий список контактов, связанный с общим почтовым ящиком, автоматически добавляется в ваш список "Мои контакты".

Чтобы получить доступ к общему списку контактов, выполните следующие действия.

В Outlook в списке параметров в левом нижнем углу экрана нажмите "Люди".

Ваша страница контактов отображается в основной области экрана, а панель папок, содержащая Мои контакты, находится слева. Имя общего списка контактов отображается в разделе Мои контакты.

Чтобы получить доступ к общему списку контактов, просто щелкните имя списка в разделе "Мои контакты".

Общие контакты отображаются в основной области экрана.

Хотите поговорить с экспертом по Office 365?

Наша команда всегда готова помочь вам максимально эффективно использовать свой онлайн-офис.
Не наш клиент? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать, как мы можем вам помочь.

Календарь Microsoft Outlook не только помогает отслеживать важные даты, встречи и события, но и позволяет легко делиться многими задачами на рабочем месте. Если кажется, что функция общего доступа в Календаре Outlook не работает должным образом, вы можете сделать несколько вещей, чтобы определить проблему и вернуть все в нужное русло.

Зачем использовать общий доступ к календарю?

Совместное использование календаря помогает повысить эффективность работы. Коллеги, начальники и подчиненные имеют доступ к календарям других людей и могут более эффективно планировать встречи, встречи и мероприятия. В офисах и на рабочих местах, где сотрудники часто путешествуют, работают по гибкому графику или работают удаленно, общие календари становятся особенно важными, так как каждый понимает, когда их коллеги доступны для решения рабочих вопросов.

Как работает общий доступ к календарю?

Отдельные работники могут управлять своими календарями. Если работник решает поделиться своим календарем с другими, этот работник должен специально предоставить разрешение человеку, которому он хочет предоставить доступ, или списку рассылки контактов.

Общий доступ — простой процесс: перейдите в папку календаря, выберите "Поделиться календарем", затем выберите календарь, которым хотите поделиться. В ссылке «Свойства календаря» нажмите «Добавить», и вам будет представлен список ваших контактов и списки рассылки контактов. Вы можете выбрать необходимые контакты и списки, а также указать, какой уровень разрешений вы хотите, чтобы они имели.

Например, вы можете захотеть, чтобы ваши контакты могли видеть только то, что вы заняты, или вы можете показать им, что вы будете делать и когда.

У вас также есть возможность предоставить права на редактирование вашего календаря. Это может быть особенно полезно, если у вас есть помощник, который управляет вашим расписанием за вас. В качестве альтернативы эта функция может использоваться супервайзерами и менеджерами для назначения задач и расписаний работникам.

Предупреждение

Не забывайте о настройках конфиденциальности, особенно при добавлении новых элементов в календарь. Подумайте, хотите ли вы, чтобы все в вашей команде или компании знали, с кем вы встречаетесь в течение дня. Еще одна проблема заключается в сохранении конфиденциальности. Хотя вы можете добавить в свой календарь такие вещи, как медицинские приемы и отпуска, чтобы вы могли планировать рабочие обязанности, связанные с вашей личной жизнью, и сообщать определенным членам команды, где вы будете, также может быть риск поделиться слишком большим количеством информации с другие. У вас есть возможность «блокировать конфиденциальность» сведений о событиях или даже создавать разные календари, если конфиденциальность вызывает беспокойство.

Общий доступ к календарю Outlook не работает

К сожалению, общий доступ к календарю Outlook не всегда работает так, как вам хотелось бы. По данным службы поддержки Microsoft Office, может быть несколько причин, по которым вы не можете поделиться своим календарем Outlook:

Вы пытаетесь предоставить доступ с адреса электронной почты за пределами вашей организации.
Вы пытаетесь дать разрешение на недействительный адрес электронной почты.
Вы пытаетесь предоставить разрешение группе Office365.
Если вы заметили, что возможность поделиться своим календарем недоступна (она будет выделена серым цветом), ИТ-отдел вашей организации заблокировал разрешения на общий доступ к календарю. Возможно, это случайность, или ИТ-отдел решил запретить совместное использование календаря из соображений безопасности.

Оптимизация общего доступа к календарю Outlook

Существует несколько способов оптимизации общего доступа к календарям в вашей организации.

Создавайте разные календари. Если вас беспокоят вопросы конфиденциальности, но вы не хотите устанавливать разные разрешения для разных групп или отдельных лиц, подумайте о создании разных календарей. Один может быть для людей, с которыми вы работаете в тесном контакте, а другой может быть для остальной части вашей организации.

Создание групповых календарей. Это позволяет просматривать разные календари вместе для упрощения планирования.

Используйте обозначения часовых поясов. При создании мероприятий в общем календаре не забудьте указать часовой пояс. Это особенно полезная функция, если в вашей компании есть удаленные сотрудники, которые живут и работают за пределами вашего часового пояса.

Лэйни Петерсен – независимый писатель, работающий полный рабочий день, и живет в Чикаго.Она писала о частичной, полной и внештатной работе для различных онлайн- и офлайн-изданий. Она имеет степень магистра библиотечных и информационных наук Доминиканского университета.

Может случиться так, что после включения интеграции с Outlook365 вы увидите, что для планирования доступен только ваш основной календарь, и вы не можете видеть общие календари, календари общих почтовых ящиков или другие календари, к которым у вас есть доступ для редактирования.

Причина этой проблемы в том, что Outlook365 изменил свой подход к разрешениям на доступ к календарю. Чтобы Greenhouse мог получить доступ к вашим доступным общим календарям, ваши календари Outlook365 должны использовать новый подход. Хотя Outlook365 намерен в конечном итоге перевести всех своих клиентов на новый подход, для доступа к вашим общим календарям посредством интеграции вы можете вручную настроить свои общие календари на новый подход.

Microsoft задокументировала это в выпуске «Известные проблемы». Их официальное объяснение скопировано здесь. Интеграция Greenhouse основана на REST API календаря Outlook365, который можно использовать только для доступа к общим календарям с использованием «нового» подхода.

Вручную настроить общие календари на новый подход

И владелец календаря, и пользователь, которому необходимо запланировать календарь, должны войти в веб-приложение Outlook365 . Это невозможно исправить с помощью настольного приложения.

Владелец календаря должен щелкнуть календарь правой кнопкой мыши, чтобы открыть разрешения на общий доступ (для общего почтового ящика пользователь с доступом для управления разрешениями на общий доступ к почтовому ящику должен открыть общий почтовый ящик напрямую).

Владелец календаря должен удалить доступ пользователя к календарю, а затем повторно добавить доступ пользователя (разрешение на редактирование необходимо для планирования календаря через интеграцию).

Пользователь-получатель, который хочет получить доступ к календарю в Greenhouse, должен повторно принять приглашение к общему календарю через веб-приложение.

После выполнения этих шагов пользователь, принявший приглашение, должен увидеть календари, к которым предоставлен общий доступ, в своей учетной записи Greenhouse!

Объяснение Microsoft Outlook365: доступ к общему календарю

При попытке доступа к событиям в календаре, к которому предоставил доступ другой пользователь, с помощью следующей операции:

GET \users ( '' ) \calendars ( '' ) \events

Исторически существовало два способа реализации общего доступа к календарям, которые в целях их дифференциации называются "старым" и "новым" подходами.
Новый подход в настоящее время доступен для совместного использования календарей с разрешениями на просмотр или редактирование, но не с разрешениями делегирования.
Вы можете использовать REST API календаря для просмотра или редактирования общих календарей, только если к календарям был предоставлен общий доступ с использованием нового подхода.
Вы не можете использовать REST API календаря для просмотра или редактирования таких календарей (или их мероприятий), если к календарям был предоставлен общий доступ с использованием старого подхода.

Если к календарю был предоставлен общий доступ с разрешениями на просмотр или редактирование, но с использованием старого подхода, теперь вы можете обойти ошибку и вручную обновить общий доступ к календарю, чтобы использовать новый подход. Со временем Outlook автоматически обновит все общие календари, чтобы использовать новый подход, включая календари, к которым предоставлен общий доступ с разрешениями делегата.

Чтобы вручную обновить общий календарь для использования нового подхода, выполните следующие действия:

Получатель удаляет календарь, к которому ему ранее был предоставлен доступ.
Владелец календаря повторно предоставляет общий доступ к календарю в Outlook в Интернете, Outlook для iOS или Outlook для Android.
Получатель повторно принимает общий календарь с помощью Outlook в Интернете. (В ближайшее время можно будет использовать другие клиенты Outlook.)
Получатель подтверждает, что общий доступ к календарю был успешно предоставлен с использованием нового подхода, поскольку он может просматривать общий календарь в Outlook для iOS или Outlook для Android.

Календарь, которым с вами поделились в новом подходе, отображается как еще один календарь в вашем почтовом ящике. Вы можете использовать REST API календаря для просмотра или редактирования событий в общем календаре, как если бы это был ваш собственный календарь. Например:

Рекомендации — Календарь Outlook — Outlook, рекомендации (WIP)

Календари в Outlook 2010 / 2013 / 2016
В следующем разделе подробно описаны рекомендуемые параметры и процедуры для защиты календаря Office или предоставления к нему общего доступа.

В календаре Outlook есть несколько параметров безопасности, которые разрешают или запрещают доступ другим пользователям. По умолчанию в настройках вашего календаря должно быть установлено «Свободно/Занято». Это означает, что другие пользователи, пытающиеся получить доступ к вашему календарю, могут видеть временные блоки ваших встреч, но не подробности.

Чтобы получить доступ к разрешениям для календаря, откройте программу Outlook и выберите раздел "Календарь".

Щелкните правой кнопкой мыши "Календарь" под заголовком Мои календари. Он должен располагаться в левой части экрана.

Если в настройках по умолчанию не установлено значение «Свободно/занято»:
1. Щелкните левой кнопкой мыши по умолчанию.
2. Внизу будет раскрывающееся меню, в котором перечислены все доступные уровни разрешений, от рецензента до редактора. Выберите из списка «Свободное/занятое время», затем нажмите «Применить».

Общий доступ к календарю позволяет другим пользователям видеть ваше расписание. В зависимости от уровня доступа они могут просматривать, изменять или добавлять встречи календаря для вас. Это двухэтапный процесс. Это касается лица, предоставляющего доступ к календарю, и лица, получающего доступ.

Чтобы предоставить доступ к вашему календарю, вы должны добавить пользователей в свою группу разрешений. Следуйте инструкциям в разделе «Разрешения», чтобы получить доступ к настройкам календаря. Затем:

Нажмите "Добавить".
В появившемся новом окне найдите имя пользователей, которых вы добавляете, в строке поиска.
Нажмите на их имя и нажмите кнопку "Добавить". Когда вы закончите добавлять пользователей, нажмите "ОК".
Пользователи появятся в вашей группе разрешений. Затем вы можете назначать уровни доступа в зависимости от того, какой уровень контроля вы хотите предоставить.

После того как права пользователя будут установлены, вы сможете поделиться своим календарем. Пользователь должен будет добавить календарь в свою программу Outlook, выполнив следующие действия.

В разделе "Календари" Outlook в подразделе "Управление календарями" нажмите "Открыть календарь".
Нажмите «Из адресной книги».
В окне адресной книги найдите пользователя, предоставившего вам доступ к своему календарю. (В приведенном ниже примере список пользователей пуст. Вы увидите пользователей, отсортированных по фамилии.)
Добавьте пользователей, щелкнув их и нажав кнопку "Календарь".
Когда закончите, нажмите "ОК".
Календарь пользователя теперь будет отображаться под новым подзаголовком "Общие календари".

Если вы используете веб-версию календаря Outlook для Office 365, ваши возможности настройки ограничены. Вы можете увидеть действующие разрешения добавленных пользователей и доступ по умолчанию для всех остальных. Вы не можете добавлять новые права пользователя из веб-версии. ETSU ITS рекомендует использовать программу Outlook в качестве почтового клиента по умолчанию.

Файлы PST (также известные как личные папки) – это наборы электронной почты, снятые с почтового сервера. Раньше это делалось для экономии места в почтовом ящике.

После введения нового ограничения на размер папки "Входящие" (50 ГБ) этот метод хранения устарел. Тем не менее, у вас может быть один или несколько PST-файлов на локальном компьютере.
Чтобы просмотреть содержимое PST-файлов, вы должны прикрепить их к почтовому ящику Outlook. Вот как.

<р>1. В разделе Outlook нажмите «Файл».
2. Щелкните Открыть и экспортировать.
3. Нажмите "Открыть файл данных Outlook"
4. Перейдите к местоположению вашего PST. В большинстве случаев он будет находиться в папке «Файлы Outlook» в папке «Документы». Если у вас возникли проблемы с поиском файлов PST, обратитесь за помощью в службу поддержки.
5. Найдя PST-файл, выберите его и нажмите «Открыть».
Теперь PST-файл будет отображаться в вашем почтовом ящике Outlook как отдельный объект, который называется «Архивы» или «Личные папки».

<р>1. В поле Тема введите описание.
2. В поле Расположение введите местоположение.
3. Введите время начала и окончания.

Встречи – это действия, в которых участвуете вы, а не другие люди. Встречи могут быть одиночными или повторяющимися. Встречи можно создавать, изменять, повторять, делать частными, а также можно включить напоминание владельцу.

Что такое делегат в Outlook? Делегат — помощник почтового ящика.Делегат отправляет и получает почту, приглашение на встречу и отвечает так же, как вы. Этот уровень обмена почтой и календарями Outlook выходит за рамки обычных общих календарей между коллегами.

Каковы уровни разрешений для делегирования?

Рецензент — с этим разрешением делегат может читать элементы в папке менеджера.

Автор. С этим разрешением делегат может читать и создавать элементы, а также изменять и удалять созданные им элементы. Например, делегат может создавать запросы задач и приглашения на собрания непосредственно в папке задач или календаря руководителя, а затем отправлять элемент от имени руководителя.

Редактор. С этим разрешением делегат может делать все, на что имеет разрешение Автор, а также может изменять и удалять элементы, созданные менеджером.

Если вы хотите одновременно предоставить права делегирования для папок "Входящие", "Календарь" и "Контакты", диалоговое окно "Делегаты" позволяет установить разрешения для нескольких папок.

Однако при этом вы также предоставляете этим людям разрешение на отправку электронных писем от вашего имени (через поле "От кого"), что часто нежелательно. Это главное, о чем следует помнить.

Когда вы добавляете кого-то в качестве делегата, у вас есть только ограниченное количество наборов разрешений на выбор:

Нет
Рецензент (может читать элементы)
Автор (может читать и создавать элементы)
Редактор (может читать, создавать и изменять элементы)

Впоследствии вы можете настроить эти разрешения для каждой папки отдельно, если это больше соответствует вашим потребностям. Например, чтобы показать только тему и местоположение в вашем календаре или предоставить кому-либо разрешения «Соавтор» или «Не редактирующий автор».

Чтобы открыть диалоговое окно "Делегаты":

Outlook 2007 и более ранние версии
- Инструменты->Параметры. -> вкладка Делегаты
- Выберите папку «Входящие» вашей учетной записи Exchange.
- Файл-> Настройки учетной записи-> Делегировать доступ
Делегаты могут отправлять элементы от вашего имени, в том числе создавать приглашения на собрания и отвечать на них. В главном диалоговом окне делегатов есть общая настройка, позволяющая контролировать, будете ли вы сами получать эти сообщения. Кроме того, вы также можете контролировать, будет ли делегат получать эти сообщения отдельно для каждого делегата.
- Разрешения делегата — делегат получает копии сообщений, связанных с собранием, отправленных мне.
Вы можете переопределить настройку по умолчанию для обработки приглашений на собрания и ответов для каждого настроенного делегата.

Разрешения делегата также необходимы, если вы хотите предоставить своему коллеге разрешение на просмотр элементов, помеченных как частные. Это разрешение можно предоставить в диалоговом окне «Разрешения делегата» для каждого делегата.

Невозможно предоставить это разрешение для каждой папки отдельно.
Точная настройка разрешений делегирования в диалоговом окне разрешений для папки.

Ограничьте количество делегатов до ОДНОГО.

Outlook не ограничивает количество делегатов, которых вы можете добавить. Однако мы рекомендуем предоставлять права редактирования только одному (1) делегату. Это позволяет отслеживать, когда и как была обработана встреча. Учитывая тот факт, что делегат может использовать несколько устройств для доступа к вашим данным, наличие многих делегатов с разрешениями редактора очень затрудняет определение того, почему собрания отсутствуют или устарели.

Даже если вы предоставляете права редактирования одному делегату, но хотите, чтобы ваш календарь видели многие люди, лучше всего предоставить общий доступ к календарю другим, а не добавлять нескольких делегатов. Большое количество делегатов может исчерпать другие ресурсы и замедлить обработку. Например, может быть достигнут предельный размер данных правила. Когда вы добавляете делегата, происходят различные изменения:
- Outlook применяет разрешения к соответствующим папкам.
- Атрибут Public Delegates Active Directory обновлен, чтобы добавить делегату разрешения «Отправить от имени».
- Outlook добавляет делегата в правило переадресации в почтовом ящике руководителя. При этом приглашения на встречи перенаправляются делегату.
- Outlook сохраняет дополнительную информацию о делегате в почтовом ящике руководителя.
Каждая из этих областей компонентов может иметь разные ограничения. Приближение к этим ограничениям может повлиять на производительность и стабильность.

Если вы назначили делегату разрешения, чтобы он или она могли получить доступ к вашим папкам Outlook, вы можете скрыть личную информацию в встречах, собраниях, задачах и контактах. Откройте каждый личный элемент и на вкладке "Инструменты календаря" в группе нажмите "Личное".

Примечание. Если делегата с разрешениями редактора необходимо заменить временно или на неопределенный срок, измените разрешения с редактора на рецензента или не устанавливайте никаких. Затем предоставьте разрешения редактора новому или резервному делегату.

Хотя Outlook и Outlook для Mac не могут определить, используют ли менеджер и делегат более ранние версии почтовых клиентов, мы рекомендуем, чтобы менеджер и все делегаты использовали Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2016 для Mac или Outlook для Mac 2011. Делая это, вы повышаете надежность календаря. Мы понимаем, что пользователям, которые не могут одновременно выполнить обновление до одной и той же версии Outlook, возможно, придется работать в смешанной среде, объединяющей более старые версии Outlook или Outlook для Mac.

Вкладка «Права доступа к папке» предоставляет больше возможностей для управления, чем диалоговое окно «Делегаты». Многие сотрудники отдела могут делиться своими календарями на ограниченном уровне просмотра или редактирования. Если вы хотите предоставить разрешения для других папок или вложенных папок по умолчанию, вам также необходимо установить это с помощью разрешений на уровне папки.

Разрешения, которые вы устанавливаете для папки, не наследуются подпапками напрямую; вам также нужно будет специально установить их для любой подпапки, если вы хотите разрешить доступ к ней. Однако при создании новой подпапки любое разрешение, установленное для родительской папки, будет автоматически установлено и для этой новой подпапки. Кроме того, обратите внимание, что для предоставления общего доступа к подпапкам (календарям) необходимо также предоставить общий доступ к родительской папке (календарю).

Примечание. Если вы хотите сообщить кому-то о встрече, но не приглашать их, просто перетащите приглашение на встречу из своего календаря на значок Почты в нижней левой части Outlook. Откроется электронное письмо с информацией о собрании, которое вы можете отправить. Обратите внимание, что это письмо не добавляет получателей к собранию, а содержит только информацию о собрании, такую как дата, время, тема и повестка дня.
- Обрабатывать все приглашения на встречи и отмены. Хотя вы можете удалить приглашение на собрание прямо из папки "Входящие", вы должны правильно его обработать, приняв или отклонив его.
- Всегда используйте команду «Удалить из календаря» для обработки отмены встречи из папки «Входящие». Избегайте обработки совещаний непосредственно из модуля "Календарь".
- Работа с повторяющимися встречами
- Установите даты окончания и ограничьте количество повторений.
Outlook позволяет легко запланировать собрание, которое регулярно повторяется. Мы рекомендуем всегда устанавливать конечную дату и ограничивать повторяющийся ряд определенным количеством вхождений. Скорее всего, повторяющиеся собрания в какой-то момент потребуют изменений. Например, участники будут добавлены или удалены из одного события, или место или время встречи изменятся из-за дат отпуска или непредвиденных обстоятельств. Outlook сохраняет каждое из этих уникальных изменений как исключение собрания. Совещания с очень большим количеством исключений приводят к серии совещаний, которыми трудно управлять. Кроме того, это может привести к неожиданному поведению. Вы всегда можете создать новую серию встреч, когда закончится текущая. Думая о количестве вхождений, учитывайте частоту. В течение года встреча, проводимая два раза в неделю, будет проводиться примерно на 90 раз чаще, чем ежемесячная встреча за тот же период.

Хотя вы можете отменить повторяющуюся встречу, лучше изменить дату окончания серии. Это позволяет вам и участникам вести учет встреч, которые произошли в прошлом. Если вы полностью отмените повторяющуюся встречу, эта история будет потеряна. Лучший вариант — установить новую дату окончания, а затем отправить обновление всем участникам. Это завершает серию совещаний досрочно, сохраняя запись предыдущих совещаний.

Примечание. Избегайте использования повторяющихся собраний для обмена вложениями.

Вложения усложняют повторяющиеся исключения для собраний. Каждое исключение содержит собственную копию вложений. По мере добавления исключений к повторяющимся собраниям создаются новые копии вложений. Если вы вносите изменения в один набор вложений, эти изменения не распространяются на другие исключения. Если вам требуется, чтобы у всех участников была самая последняя копия изменений для любого собрания, поделитесь документами через службу обмена, например OneDrive. Корпоративные пользователи могут воспользоваться преимуществами SharePoint или другого общего файлового сервера в сети.

Рекомендации по использованию Outlook и Outlook Web App

Чтение, написание и систематизация электронной почты — важная часть дня каждого человека. И Outlook, и Outlook Web App (OWA) предлагают автономную поддержку. Использование почтового приложения на смартфоне — еще одна полезная альтернатива. Используйте следующие параметры, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям:

Выполните обновление до Outlook 2013 SP1 или более поздней версии, чтобы значительно повысить производительность по сравнению с предыдущими версиями.

Outlook Web App позволяет создавать автономные сообщения, контакты и события календаря, которые загружаются, когда OWA в следующий раз сможет подключиться к Office 365. Дополнительные сведения о настройке и использовании OWA в автономном режиме см. в разделе Использование Outlook Web App в автономном режиме. .

Outlook позволяет работать в режиме кэширования, в котором он автоматически подключается, когда это возможно. Вы можете настроить Outlook для загрузки всего почтового ящика или только его части. Дополнительную информацию см. в статьях Включение режима кэширования Exchange и Изменение количества почты, которое должно храниться в автономном режиме.

Outlook также предлагает автономный режим. Чтобы использовать это, вы должны сначала настроить режим кэширования, чтобы информация из вашей учетной записи копировалась на ваш компьютер. В автономном режиме Outlook попытается подключиться с использованием параметров отправки и получения или если вы вручную настроите его для работы в сети. Дополнительные сведения см. в разделах Работа в автономном режиме, чтобы избежать платы за подключение для передачи данных, Изменение параметров отправки и получения при работе в автономном режиме и Переключение из автономного режима в онлайн-режим.

Если у вас есть смартфон, вы можете использовать его для сортировки электронной почты и календаря в сети вашего оператора мобильной связи.

Примечание. Если дисковое пространство на вашем устройстве не является проблемой, программное обеспечение Outlook для настольных ПК имеет полный набор функций и может подойти вам лучше всего. Если на вашем устройстве недостаточно места на диске, рассмотрите возможность использования OWA, который имеет подмножество функций, но также лучше всего работает в онлайн-ситуации. Конечно, вы можете использовать и то, и другое, потому что они хорошо работают вместе.

Читайте также: