Основное форматирование в Word

Обновлено: 21.11.2024

Хотите создавать профессиональные бизнес-отчеты или научные статьи? Воспользуйтесь этими советами по форматированию документов Word.

Microsoft Word содержит так много функций, что вы можете создавать с его помощью практически все, что захотите. Но эти функции не всегда приводят к красивому, высококачественному и профессиональному дизайну документов, которого вы ожидаете.

Одно дело знать все о Microsoft Word, всех его тонкостях, особенностях и функциях, и совсем другое — знать, что делает документ отличным. Здесь мы покажем вам, как отформатировать документ Word, чтобы он выглядел профессионально.

1. Будьте проще, меньше значит лучше

Хотите узнать, как сделать документ Word красивым? Просто будьте проще и используйте скрытые функции Microsoft Word. Если вы запомните что-то из этой статьи, пусть это будет так, и вы сможете принимать правильные дизайнерские решения в будущем!

При написании документа в центре внимания должно быть содержание. Существуют рекомендации по форматированию документов, чтобы облегчить чтение и усвоение этого содержимого. Избавьтесь от соблазна добавить привлекающие внимание элементы, которые только отвлекут внимание. Максимальное количество пробелов. Сохраняйте формулировку четкой и пересматривайте любые многословные предложения или абзацы. В целом простые и минимальные правила.

2. Выберите шрифт, соответствующий контексту

Первое важное дизайнерское решение должно заключаться в том, какой шрифт вы собираетесь использовать. Традиционно считается, что шрифты с засечками легче читать в печатных документах, тогда как шрифты без засечек приятнее для глаз при чтении на цифровом экране.

Хорошими примерами шрифтов с засечками являются Garamond, Georgia, Hoefler Text и Palatino, а хорошими примерами шрифтов без засечек являются Arial, Gill Sans, Helvetica и Lucida Sans.

Пропустите Comic Sans, если хотите избежать одной из самых распространенных ошибок в дизайне презентаций. И что бы вы ни использовали, придерживайтесь одного и того же шрифта во всем документе. При желании вы можете использовать другой шрифт для заголовков.

3. Использовать стандартный размер и цвет шрифта

Нельзя научиться форматировать документ Word так, чтобы он выглядел профессионально, не обращая внимания на внешний вид текста. В деловых и академических документах обычно используется размер шрифта 12 пт, который обеспечивает наиболее удобочитаемые абзацы в сочетании с описанными ниже рекомендациями по размеру страницы, полям и межстрочному интервалу.

Некоторые насыщенные информацией отчеты иногда могут иметь размер шрифта 10 пунктов, но не меньше.

Вообще лучше держать руки подальше от всего, что связано с цветами, особенно с печатными документами. Вам придется заплатить больше за цветные чернила, и они не будут перенесены, если документ когда-либо будет скопирован. Для цифровых документов зарезервируйте цветной текст для критических предупреждений и т.п. Лучше выделять жирным шрифтом и курсивом текст.

4. Использовать стандартный размер страницы и поля

Почти все офисные документы распечатываются для стандартных страниц размером 8½ x 11 дюймов, известного как формат US Letter (также известный как A4 в других странах, который составляет 210 мм x 297 мм). Это единственный размер, который гарантированно будет доступен независимо от того, какой принтер вы используете.

Что касается полей, большинство руководств по стилю и руководств по стилю требуют наличия полей шириной 1 дюйм со всех сторон страницы, что обеспечивает наилучшую читабельность строк и позволяет при необходимости делать письменные аннотации. Однако, если документ будет быть переплетены в папку, вы можете увеличить боковые поля до 1½", чтобы разместить кольца.

5. Выровнять абзацы по левому краю

У вас может возникнуть соблазн использовать выравнивание по ширине, потому что оно используется в газетах, романах и некоторых учебниках, но это неправильный выбор для офисных и академических документов. Почему важно сделать документ официальным? Без формальностей ваш документ становится нечитаемым.

Что вам нужно, так это выравнивание текста по левому краю. Это создает зубчатость в правой части абзацев, но сохраняет интервалы между буквами, как это предусмотрено любым шрифтом, который вы используете, и это означает оптимальную читаемость. В противном случае вы можете получить типографские рек, которые очень отвлекают внимание и просто выглядят некрасиво.

6. Отступ первых строк абзацев

Между абзацами не должно быть дополнительных интервалов, а первые строки абзацев должны иметь отступ, чтобы каждый абзац выделялся. Единственным исключением являются абзацы, которые следуют непосредственно за заголовком раздела, которые можно оставить без отступа, поскольку окружающий контекст дает понять, что это отдельный абзац.

Общее эмпирическое правило заключается в том, чтобы размер отступа был таким же, как размер шрифта. Убедитесь, что вы используете функции оформления абзацев Word для обработки отступов, а не используете клавишу Tab!

7. Поместите изображения между абзацами

Возможно, можно размещать изображения внутри абзаца и позволять окружающему тексту обтекать его. Если ваша организация предпочитает именно такой способ, сделайте это. Но в целом это может ухудшить читабельность, особенно в отчетах, основанных на данных.

Самый безопасный вариант, особенно для графиков, диаграмм и таблиц, — размещать изображения между абзацами и выравнивать их по центру. Таким образом, ваши изображения никогда не будут соперничать за внимание с окружающим текстом. Это также помогает выделять подписи.

8. Выберите межстрочный интервал, соответствующий контексту

Правильный выбор междустрочного интервала (пробел, отделяющий строку текста от следующей строки текста) зависит от типа документа, который вы пишете.

Научные статьи должны сначала следовать всем существующим академическим руководствам по стилю, а затем предпочитать использование двойного интервала, если руководства по стилю не существует. Деловые и офисные документы, как правило, печатаются с одинарным интервалом, чтобы свести к минимуму количество страниц, необходимых при печати, но цифровые документы легче читать, если интервал составляет от 120 до 150 процентов.

9. Разделяйте текст заголовками и списками

Чем длиннее документ, тем важнее становятся заголовки. Вы бы предпочли прочитать 20-страничный отчет, который представляет собой не что иное, как стену текста от начала до конца? Или 30-страничный отчет, разбитый на соответствующие разделы, подразделы и заголовки? Я предпочитаю последнее каждый раз.

Списки также хороши для разрушения стен текста и привлечения внимания к важным моментам. Используйте пронумерованные списки при подсчете набора элементов (например, «пять качеств успешного предпринимателя») или при предоставлении пошаговых инструкций. В противном случае подойдут маркированные списки. Просто избегайте чрезмерного использования списков, которые ухудшают читабельность вашего документа Word.

Это особенно важно, когда речь идет об использовании Word для форматирования сценария.

10. Разделяйте разделы разрывами

Если вы хотите узнать, как сделать свой отчет профессиональным, вам нужно ознакомиться с разрывами разделов. В Microsoft Word разрывы разделов позволяют различать определенные страницы с помощью изменения ориентации, столбцов, верхних и нижних колонтитулов, номеров страниц и т. д. Разрывы разделов бывают четырех видов:

Следующая страница. Начало следующего раздела на следующей странице.
Непрерывно: начать следующий раздел на текущей странице.
Четная страница. Начните следующий раздел со следующей четной страницы.
Нечетная страница. Начните следующий раздел со следующей четной страницы.

Если ваш документ достаточно велик и ему нужны главы, это лучший способ отформатировать их в чистом виде. Каждая глава должна быть сделана с разрывом раздела «Следующая страница» или разделом «Четная страница» или «Нечетная страница», если вы собираетесь поместить ее в подшивку. Мы также показали, как при необходимости удалить разрывы страниц.

Узнайте, как отформатировать документ Word, чтобы он выглядел профессионально

Если вашей организации или учебному заведению не требуется определенный макет и формат, вы можете пропустить тяжелую работу по настройке собственного шаблона и просто загрузить его. Это поможет вам быстро добиться профессионального дизайна документа.

поиск меню

Урок 6. Форматирование текста

Введение

Форматированный текст может привлечь внимание читателя к определенным частям документа и подчеркнуть важную информацию. В Word у вас есть несколько вариантов настройки текста, включая шрифт, размер и цвет. Вы также можете настроить выравнивание текста, чтобы изменить его отображение на странице.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о форматировании текста в Word.

Чтобы изменить размер шрифта:

Вы также можете использовать команды "Увеличить шрифт" и "Уменьшить шрифт", чтобы изменить размер шрифта.

Чтобы изменить шрифт:

По умолчанию шрифт каждого нового документа установлен на Calibri.Однако Word предоставляет множество других шрифтов, которые можно использовать для настройки текста.

При создании профессионального документа или документа, содержащего несколько абзацев, вам нужно выбрать шрифт, который легко читается. Наряду с Calibri стандартные шрифты для чтения включают Cambria, Times New Roman и Arial.

Чтобы изменить цвет шрифта:

Ваш выбор цвета не ограничивается раскрывающимся меню. Выберите «Другие цвета» в нижней части меню, чтобы открыть диалоговое окно «Цвета». Выберите нужный цвет и нажмите OK.

Чтобы использовать команды Bold, Italic и Underline:

Команды Bold, Italic и Underline можно использовать, чтобы привлечь внимание к важным словам или фразам.

Чтобы изменить регистр текста:

Если вам нужно быстро изменить регистр текста, вы можете использовать команду "Изменить регистр" вместо удаления и повторного ввода текста.

Чтобы выделить текст:

Выделение может быть полезным инструментом для выделения важного текста в документе.

Чтобы убрать выделение, выберите выделенный текст, а затем нажмите стрелку раскрывающегося списка «Цвет выделения текста». Выберите «Нет цвета» в раскрывающемся меню.

Если вам нужно выделить несколько строк текста, переключение мыши на маркер может быть полезной альтернативой выделению и выделению отдельных строк. Щелкните команду «Цвет выделения текста», и курсор изменится на маркер. Затем вы можете нажать и перетащить маркер на строки, которые хотите выделить.

Чтобы изменить выравнивание текста:

По умолчанию Word выравнивает текст по левому полю в новых документах.Однако в некоторых случаях вам может понадобиться отрегулировать выравнивание текста по центру или по правому краю.

Нажимайте стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше о четырех параметрах выравнивания текста.

Выровнять текст по левому краю: весь выделенный текст выравнивается по левому полю. Команда «Выровнять текст по левому краю» является наиболее часто используемой командой выравнивания и выбирается по умолчанию при создании нового документа.

По центру: текст выравнивается на одинаковом расстоянии от левого и правого полей.

Выровнять текст по правому краю: весь выделенный текст выравнивается по правому полю.

По ширине: выравнивание текста одинаково с обеих сторон. Он выстраивается одинаково по правому и левому полям. Многие газеты и журналы используют полное выравнивание.

Вы можете использовать удобную функцию Word «Установить по умолчанию», чтобы сохранить все внесенные вами изменения форматирования и автоматически применить их к новым документам. Чтобы узнать, как это сделать, прочитайте нашу статью «Изменение настроек по умолчанию в Word».

Под форматированием документа понимается способ размещения документа на странице (то, как он выглядит и визуально организован), а также такие аспекты, как выбор шрифта, его размер и представление (например, полужирный или курсив), интервалы, поля и т. д. выравнивание, столбцы, отступы и списки. По сути, механика того, как слова появляются на странице. Хорошо оформленный документ является последовательным, правильным (с точки зрения соответствия всем заявленным требованиям) и легко читаемым.

Визуальная привлекательность документа влияет на читателя и на то, как он воспринимает информацию, поэтому в любом письме или документации важно обращать внимание на форматирование. Форматирование также делает информацию более доступной для читателя за счет создания и маркировки разделов (заголовков), выделения ключевых слов или идей (жирным шрифтом, курсивом или списками) и создания хорошего впечатления (профессиональный внешний вид, выбор шрифта, подходящего для типа документа). ).

Существует множество способов форматирования технического или профессионального документа. В заданиях могут указываться требования к форматированию, но если стиль не указан, сохраняйте четкий и согласованный формат во всем документе.

Особенно при объединении работы нескольких членов команды такие детали, как небольшие различия в размере шрифта или межстрочном интервале, легко упустить, но эти незначительные несоответствия снижают общий профессионализм вашего документа. Небрежное форматирование плохо отразится на ваших способностях, и ваша аудитория может потерять доверие к вашему сообщению.

Несколько стандартов, которые следует использовать в большинстве лабораторных документов, если не указано иное:

11-12 пт. шрифт в едином стиле, включая заголовки, нижние колонтитулы и визуальные метки.
Шрифт 14 pt для заголовков разделов (и "Memo" или другой ярлык документа в заголовке)
Стандартный профессиональный шрифт (например, Times New Roman, Cambria, Calibri)
Одинарный или 0,15-строчный интервал без отступа в первой строке абзаца.
Дополнительный разрыв строки между абзацами
Основной текст с выравниванием по левому краю
Номера страниц в правом нижнем углу (начиная с первой страницы основного текста, т. е. не с титульной страницы или оглавления)
1 дюйм. поля

В разделе «Написание общих технических документов» подробно описывается содержание документов, которые вы, вероятно, будете писать на первом курсе разработки. Вам следует просмотреть их, чтобы определить, какая информация должна быть включена в заголовки, титульные страницы и т. д. Каждое руководство по содержанию демонстрирует общее форматирование, которое вы можете увидеть в документе такого типа, но это не полные шаблоны для форматирования.

Использование встроенных функций Microsoft Word может помочь сохранить правильное форматирование, даже если вам нужно внести изменения в документ.

Для всех уравнений и вычислений следует использовать редактор формул Word (дополнительную информацию о форматировании уравнений, рисунков и таблиц см. в разделе Эффективное использование графики и визуальных элементов).
Все разрывы страниц должны использовать параметр разрыва страницы в Word. Это гарантирует, что правильный интервал будет поддерживаться независимо от изменений в окружающем тексте или типе файла.
Во многих стилях цитирования в списке литературы используются выступающие отступы. В Word есть возможность сделать отступ для всех строк абзаца, кроме первой. Это доступно в разделе «Параметры абзаца» и должно использоваться для всех списков ссылок, для которых требуются висячие отступы.Этот параметр сохранит отступ при изменении размера текста или шрифта.
Используйте функцию форматирования списка, чтобы убедиться, что интервалы и выравнивание одинаковы во всем документе. Обратите внимание, что когда списки занимают более одной строки, текст остается выровненным по вертикали.

Если преподаватель предоставил вам шаблон Word, используйте его для создания документа. Шаблоны можно применить позже, но это может быть сложнее. Сохраните шаблон как документ, используя желаемое имя файла, затем начните редактировать и добавлять содержимое. В шаблонах часто используются функции, упрощающие добавление таблиц, рисунков и оглавления.

Если шаблон не предоставлен, вы можете использовать стиль для форматирования документа. Word имеет множество встроенных стилей, которые можно изменять и сохранять. Стиль — это набор форматирования, который автоматически применяется к документу при его создании и изменении. Вполне вероятно, что стиля с именно теми характеристиками, которые вы ищете, не будет, но, потратив несколько минут на обновление стиля, вы сэкономите время позже, позволив легко добавить оглавление, настроить метки рисунков и таблиц, и легко переходить от раздела к разделу с помощью функции Outline. Использовать эти функции необязательно, но они могут оказаться полезными, особенно для лабораторных отчетов.

How-To Geek создал серию уроков Microsoft Word: Document Formatting Essentials по созданию документов в Word.

Дополнительная информация об использовании абзацев, разделов и символов в стилях подробно описана в статье «Шесть советов по лучшему форматированию в Microsoft Word».

В разделе "Дополнительные ресурсы" ниже приведены ссылки на дополнительную информацию об эффективном использовании Word для форматирования. Если вы не знаете, как использовать функцию, или тратите слишком много времени на ручное внесение изменений в форматирование, не бойтесь поискать в Google, как что-то сделать. Word — одна из самых широко используемых программ в мире; в Интернете есть много ресурсов и руководств о том, как его использовать. Помните, что многие аналогичные функции форматирования также доступны в Документах Google.

Сколько времени вы потратили на форматирование документов Word, особенно длинных и сложных документов, с правильными шрифтами, отступами и другими вариантами макета? Форматирование Microsoft Word может быть менее неприятным, если вы знаете, как работает Word, и применяете форматирование текста и макета. Чтобы сэкономить время на форматировании документа Word, посмотрите мое обучающее видео ниже или перейдите к этой статье.

Чтобы лучше понять форматирование Microsoft Word, рассмотрим четыре типа форматирования:

Форматирование символов или шрифтов
Форматирование абзаца
Форматирование документа или страницы
Форматирование раздела

Форматирование Microsoft Word для символов или шрифта

В документах Microsoft Word форматирование символов или шрифтов включает:

Что это такое. Наименьшее форматирование единицы, к которому можно применить, — это один символ (буква, цифра или другой). При этом строка текста может иметь другой стиль форматирования шрифта для каждой отдельной буквы и цифры, включая пробелы. Хотя у вас не должно быть текста, форматированного случайным образом, как в примере ниже, это возможно с форматированием символов в Microsoft Word.

Форматирование абзаца включает:

Выравнивание текста

Межстрочный интервал

Вкладки

Отступы

Пункты и нумерация

Границы и заливка

и другие улучшения абзаца

Что это такое: наименьшее форматирование абзаца unit, к которому можно применить форматирование, — это один абзац. Абзац определяется знаком абзаца в конце текста.

Как работает форматирование абзаца в Word

Инструкции по форматированию абзаца не хранятся в коде в начале абзаца, а сохраняются в метке абзаца в конце каждого абзаца. Если вы удалите метку абзаца между двумя абзацами, абзацы объединятся и примут форматирование первого. Чтобы отобразить знаки абзаца вместе с другими непечатаемыми символами, нажмите [Ctrl] + * (в Windows), чтобы включить или выключить функцию «Показать/скрыть». Вы также найдете этот параметр в группе «Абзац» на вкладке «Главная».

Любые изменения форматирования абзаца существующего текста повлияют только на абзац, в котором в данный момент находится точка вставки (курсор), а также на любые дополнительные выделенные абзацы.

Одним из преимуществ этого подхода является то, что после настройки форматирования абзаца все, что вам нужно сделать, это нажать [Ввод], и все форматирование абзаца (а также любое текущее форматирование символов) будет «скопировано» вперед в следующий абзац. Это означает, что отступы, маркеры, табуляции, выравнивание и другое форматирование не нужно включать для каждого нового абзаца.

Форматирование документа или страницы

Форматирование документа или страницы обычно определяет внешний вид всего документа независимо от его размера и включает в себя:

Поля
Размер и ориентация страницы
Верхние и нижние колонтитулы
Нумерация страниц
Столбцы
и другие инструкции по форматированию страницы

Большая часть форматирования страницы обрабатывается в группе «Параметры страницы» на вкладке «Макет страницы».

Разочарование форматированием страницы

Формат страницы большинства документов можно легко изменить, пока вы не захотите изменить форматирование только для определенной страницы или начиная с определенного места.

Большие документы могут быть проблемой в Microsoft Word, если вы не понимаете, как работает форматирование страниц. Например, даже если вы хотите изменить только заголовок или номер страницы, начиная с верхней части отдельной страницы, Word предполагает, что вы хотите изменить весь документ. Это особенно неприятно для бывших пользователей WordPerfect, которые могли изменить форматирование страницы с любой страницы вперед.

Каков ответ в Microsoft Word? Создавайте разрывы разделов!

Форматирование раздела

Чем длиннее и сложнее документ, тем больше вероятность того, что в нем потребуются разные разделы. Разделы Word не являются главами, то есть они не имеют ничего общего с тем, как вы разделили документ на заголовки и подзаголовки. Разделы — это электронные разделы, которые вы создаете, добавляя в документ разрывы разделов. Разрывы разделов — близкий родственник разрывов страниц, за исключением того, что раздел может содержать любое количество страниц. Что еще более важно, каждый раздел в документе Word может иметь свое собственное форматирование страницы.

Если какое-либо форматирование страниц, например заголовки или номера страниц, будет изменено в документе, текст необходимо разделить на разделы, позволяющие настроить форматирование для каждой части. Думайте о своем документе как о большом участке неосвоенной плоской земли. Изначально он имеет один набор границ без каких-либо отличительных элементов. Теперь вы хотите разделить землю на участки для индивидуальных владельцев собственности, которые могут развивать свои участки так, как они хотят. Каждый участок разделен заборами и линиями собственности… в Word эти границы называются разрывами участков. Форматирование разделов Microsoft Word предоставляет широкие возможности и возможности управления, поскольку разрывы разделов позволяют изменять форматирование документа для одного раздела без изменения остальной части документа.

Когда вам нужны разрывы разделов

Разрыв раздела разделяет документ на несколько разделов для индивидуального форматирования. С форматированием разделов документ можно легко разделить на отдельные части, такие как титульный лист, сведения об отчете, приложения, книжная и альбомная ориентация и другие изменения в структуре документа. Разрывы разделов также позволяют легко переключаться между одним столбцом и несколькими столбцами, а затем возвращаться к одному столбцу текста.

Разрывы разделов необходимы в документе, когда форматирование страниц изменяется в пределах одного и того же документа или ваш документ включает более одного типа форматирования столбцов. Параметры разрывов разделов находятся в группе «Параметры страницы» Вкладка "Макет страницы".

Экономьте время и избегайте разочарований, разбираясь в форматировании разделов и других параметрах форматирования Microsoft Word.

Дон Бьорк, MCT, MOSM, The Software Pro®
Сертифицированный тренер Microsoft, докладчик по продуктивности, сертифицированный виртуальный докладчик, консультант по программному обеспечению

Доун Бьорк является специалистом по программному обеспечению и сертифицированным тренером Microsoft (MCT), а также сертифицированным мастером-инструктором Microsoft Office Specialist (MOS), сертифицированным виртуальным докладчиком (CVP) и сертифицированным экспертом Microsoft Office. Дон делится умными и простыми способами эффективного использования программного обеспечения благодаря своей работе в качестве докладчика по продуктивности, тренера по программному обеспечению, виртуального докладчика и автора сотен учебных курсов и видеороликов.

Читайте также: