Общий доступ к книгам Excel 2019 не активен

Обновлено: 03.07.2024

Затем в диалоговом окне «Отправить ссылку» нажмите многоточие (…) справа от заголовка «Отправить ссылку» и нажмите «Управление доступом» в раскрывающемся меню, чтобы открыть диалоговое окно «Разрешения», в котором вы выбираете имена людей с кому предоставить общий доступ к файлу книги, прежде чем нажать кнопку со стрелкой назад, чтобы вернуться в диалоговое окно «Отправить ссылку».

По умолчанию Excel позволяет пользователям, с которыми вы делитесь своими книгами, вносить изменения в книгу, которые автоматически сохраняются в вашем OneDrive. Если вы хотите, чтобы ваши получатели могли просматривать данные без возможности внесения изменений, обязательно установите флажок «Разрешить редактирование», чтобы снять его флажок, прежде чем нажимать «Применить».

Если вы хотите установить дату истечения срока действия, после которой ссылка для общего доступа перестанет работать, нажмите кнопку «Установить дату истечения срока действия», чтобы открыть всплывающий календарь, в котором вы можете выбрать дату истечения срока действия, щелкнув ее в календаре. После выбора даты истечения срока действия щелкните где-нибудь в диалоговом окне, чтобы закрыть всплывающий календарь, и введите дату в диалоговом окне «Параметры ссылки».

5. (Необязательно) Щелкните текстовое поле «Добавить сообщение» и введите любое личное сообщение, которое вы хотите включить в электронное письмо с общим приглашением поделиться файлом.

По умолчанию Excel создает стандартное приглашение.

6. После добавления всех получателей, которым вы хотите таким образом предоставить общий доступ к файлу книги, нажмите кнопку «Отправить» на панели «Отправить ссылку».

Как только вы нажмете эту кнопку "Поделиться", Excel отправит по электронной почте приглашение предоставить общий доступ к книге каждому из получателей.

Все люди, с которыми вы делитесь книгой, получают сообщение электронной почты, содержащее гиперссылку на книгу в вашем OneDrive. Когда они переходят по этой ссылке (и входят на сайт, если это необходимо), копия книги открывается на новой странице в их веб-браузере по умолчанию с помощью веб-приложения Excel Online. Если вы предоставили пользователю разрешение на редактирование файла, веб-приложение содержит кнопку раскрывающегося списка «Редактировать книгу».

Когда коллеги, с которыми вы поделились книгой, нажимают эту кнопку в Excel Online, у них есть выбор между параметрами «Редактировать в Excel» или «Редактировать в Excel Online» в раскрывающемся меню. Когда пользователь выбирает «Редактировать в Excel», книга загружается и открывается в его версии Excel. Когда пользователь выбирает «Редактировать в Excel Online», браузер открывает книгу в новой версии Excel Online, содержащей вкладки «Главная», «Вставка», «Данные», «Обзор» и «Просмотр», каждая из которых имеет более ограниченный набор параметров команды, чем Excel 2019, который вы можете использовать для внесения любых необходимых изменений, которые автоматически сохраняются в книге на OneDrive при закрытии Excel Online.

При совместном использовании книги с параметром по умолчанию «Все могут редактировать» все изменения, сделанные людьми, которым вы предоставили доступ к книге, автоматически сохраняются с помощью функции автосохранения. Если у вас есть рабочая книга, открытая в Excel 2019 на вашем компьютере с тем же отображаемым рабочим листом, их изменения редактирования автоматически отображаются на вашем рабочем листе (настолько близко к реальному времени, насколько обеспечивает скорость вашего доступа в Интернет). Аналогично, все изменения, внесенные вами в книгу в Excel 2019, автоматически обновляются в соответствующих книгах в Excel Online. Microsoft называет этот процесс соавторством.

Если при совместном редактировании с коллегой на вашем листе появляется сомнительное изменение редактирования, добавьте комментарий в ячейку, содержащую редактирование, о котором идет речь (Просмотр-->Новый комментарий), которое сообщает о ваших оговорках относительно внесенного изменения. . Затем над ячейкой, в которой вы сделали комментарий, на листе пользователя в Excel Online появляется небольшой значок. Когда коллега щелкает это всплывающее окно, Excel Online отображает текст вашего комментария, ставя под сомнение его редактирование, в области задач «Комментарии». Затем они могут ответить на ваши оговорки, введя свое объяснение изменения в том же комментарии на этой панели задач, а затем обновив его в своей книге, нажав кнопку «Опубликовать», или они могут просто сделать все необходимые обновления, отражающие ваши оговорки, непосредственно в рабочий лист в Excel Online.

Об этой статье

Эта статья взята из книги:

Об авторе книги:

Грег Харви, доктор философии, опытный преподаватель компьютерных технологий, работающий еще со времен DOS и Lotus 1-2-3. Он читал курсы по управлению электронными таблицами и базами данных в Университете Золотых Ворот и написал десятки книг, в том числе многие из серии Для чайников.

Если вы используете последнюю версию Excel и являетесь подписчиком Microsoft 365, вы можете обнаружить, что кнопки, связанные с функцией "Общая книга", больше не отображаются на вкладке "Рецензирование". Мы удалили их, потому что есть гораздо более простой и удобный способ совместного использования книг, а именно совместное редактирование.

Вы по-прежнему можете получить доступ к кнопкам общей книги, если они вам нужны.Например, вам может потребоваться отключить функцию «Общая рабочая книга», или вы можете использовать эту функцию в процессе ее использования. Самый быстрый способ вернуть эти кнопки — добавить их на панель быстрого доступа. Панель быстрого доступа — это панель небольших кнопок в верхней части окна Excel, справа от кнопки «Сохранить».

Важно! Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы хотите использовать эти кнопки. Эта функция имеет множество ограничений, поэтому мы настоятельно рекомендуем совместное редактирование, которое заменяет общие книги.

Добавить кнопки общей книги на панель быстрого доступа

Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Панель быстрого доступа».

Откройте список в разделе «Выбрать команды из» и выберите «Все команды».

Прокрутите этот список вниз, пока не увидите пункт «Поделиться книгой (предыдущая версия)». Выберите этот элемент и нажмите «Добавить».

Затем прокрутите список, пока не увидите Отслеживание изменений (старые версии). Выберите этот элемент и нажмите «Добавить».

Прокручивайте список, пока не увидите пункт «Защитить общий доступ (устаревший)». Выберите этот элемент и нажмите «Добавить».

Прокручивайте список, пока не увидите пункт "Сравнить и объединить книги". Выберите этот элемент и нажмите «Добавить».

Теперь в верхней части окна Excel появятся четыре новые кнопки. Каждая кнопка выглядит так:

Кнопка «Поделиться книгой»:

Кнопка «Отследить изменения»:

Кнопка «Защитить и поделиться»:

Кнопка «Сравнить и объединить книги»:

Вы можете столкнуться с другими статьями, в которых упоминаются эти кнопки на вкладке "Обзор". Но после выполнения описанных выше действий кнопки вместо этого доступны на панели быстрого доступа.

Добавить кнопки общей книги на панель быстрого доступа

Нажмите Excel > «Настройки» > «Лента и панель инструментов» (в разделе «Создание»)

Нажмите Панель быстрого доступа.

В разделе "Выбрать команды из" нажмите вкладку "Обзор".

Выберите из списка «Общий доступ к книге (предыдущая версия)» и нажмите >, чтобы переместить команду в список «Настройка панели быстрого доступа:», и, наконец, нажмите «Сохранить».

Скотт Оргера — бывший писатель Lifewire, освещающий технологии с 2007 года. Он имеет более 25 лет опыта работы программистом и руководителем отдела контроля качества, а также имеет несколько сертификатов Microsoft, включая MCSE, MCP+I и MOUS. Он также имеет сертификат A+.

Что нужно знать

Зарегистрируйтесь в OneDrive, если у вас еще нет активной учетной записи.
Откройте книгу и выберите «Поделиться» > «Войти». Введите имя и выберите папку OneDrive, затем нажмите Сохранить. Нажмите «Поделиться» еще раз.
В разделе «Параметры общего доступа» выберите «Пригласить людей» и введите адреса электронной почты получателей. Установите флажок CanEdit, чтобы предоставить права редактирования.

С помощью общих книг Microsoft Excel вы можете сотрудничать с другими, добавляя или изменяя данные, формулы и форматирование на лету из разных мест и устройств. Вот как поделиться файлом Excel в Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016 и Excel Online.

Зарегистрируйтесь в OneDrive

Если вы используете Microsoft Office, у вас может быть активная учетная запись OneDrive. Если нет или вы не уверены, зарегистрируйтесь в OneDrive, прежде чем продолжить. Единственное исключение — если вы собираетесь поделиться файлом Excel, размещенным в библиотеке SharePoint Online или во внутренней сети, и в этом случае вам не нужна учетная запись OneDrive.

Прежде чем вы сможете поделиться электронной таблицей для совместного редактирования, вы должны сохранить ее в формате XLSX, XLSM или XLSB.

Как поделиться файлом Excel в Microsoft 365 или Excel 2019

Чтобы поделиться книгой Excel:

В более новых версиях Excel функция общей книги заменена службой совместного редактирования. Он обеспечивает аналогичную совместную работу и предлагает расширенные инструменты, недоступные в более ранних версиях Excel.

Откройте книгу Excel, которой хотите поделиться.

Выберите «Поделиться» в правом верхнем углу экрана под панелью поиска.

В диалоговом окне «Поделиться» выберите «Войти».

Если вы вошли в свою учетную запись Microsoft, перейдите к шагу 6.

При запросе учетных данных вашей учетной записи Microsoft следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить процесс аутентификации.

После входа в систему вернитесь в главное окно Excel и снова выберите «Поделиться».

В поле Имя введите название общей книги.

Выберите раскрывающееся меню «Место», чтобы выбрать, где поделиться файлом, например, OneDrive. В большинстве случаев это предпочтительнее, если только вы не используете библиотеку SharePoint или расположение во внутренней сети.

Выберите Сохранить.

Файл загружается в репозиторий, который вы выбрали на шаге 7. Выберите «Поделиться».

Во всплывающем списке «Параметры общего доступа» выберите «Пригласить людей».

Для совместной работы вам не нужно предоставлять общий доступ к книге. Если вы хотите поделиться версией только для чтения, выберите Отправить копию.

В диалоговом окне "Пригласить людей" введите адреса электронной почты людей, которым вы хотите предоставить общий доступ к книге. Разделяйте каждый адрес электронной почты запятой.

Вы можете ввести имена из ваших контактов вместо адресов электронной почты. В этом случае вам будет предложено предоставить Excel доступ к соответствующему приложению.

При желании введите сообщение для получателей.

Функция «Может редактировать», сопровождаемая флажком, по умолчанию отключена в целях предосторожности и указывает, что получатели не могут изменять файл Excel. Чтобы снять это ограничение только для чтения, установите флажок, чтобы появилась галочка.

Выберите «Поделиться». Получатели уведомляются о том, что им предоставлен доступ к книге.

Как поделиться файлом в Excel Online

Как и Excel для Microsoft 365 и Excel 2019, веб-версия Excel использует функции совместного редактирования вместо того, что раньше называлось общими книгами.

Перейдите в Excel Online в веб-браузере и откройте книгу, которой хотите поделиться.

Выберите «Поделиться» в правом верхнем углу окна браузера, чтобы открыть диалоговое окно «Пригласить людей».

В поле "Кому" введите адреса электронной почты людей, которым вы хотите предоставить доступ к книге, через запятую.

В поле Добавить быструю заметку введите соответствующее сообщение для ваших получателей.

Выберите, что получатели могут редактировать.

Появятся два раскрывающихся меню. Первый содержит следующие параметры: Получатели могут редактировать (по умолчанию) и Получатели могут только просматривать. Если вы выберете последнее, ваши получатели получат книгу с ограничениями только для чтения.

Второе раскрывающееся меню определяет, требуется ли вашим получателям учетная запись Microsoft для доступа к документу. Выберите вариант, который соответствует вашим потребностям.

Выберите «Поделиться». Получатели уведомляются о том, что им предоставлен доступ к книге.

Как поделиться файлом в Excel 2016

Следуйте инструкциям Microsoft 365, так как функция совместного редактирования и шаги аналогичны. Основное отличие заключается в кнопке «Поделиться», которая появляется в правом верхнем углу и представлена головой и туловищем рядом со словом «Поделиться».

При желании вы можете использовать функцию "Общая рабочая книга". Для этого добавьте соответствующие параметры на панель быстрого доступа, выполнив следующие действия.

Если у вас нет особой необходимости включать исходную функциональность общей книги, например совместное использование в сети с ограниченным доступом с особыми требованиями, вместо этого используйте совместное редактирование.

Добавить кнопку общей книги в macOS

Чтобы добавить функцию общей книги в macOS:

Выберите Excel > Настройки.

В диалоговом окне "Настройки Excel" выберите "Лента и панель инструментов" в разделе "Разработка".

Выберите Панель быстрого доступа.

В параметре «Выбрать команды из» выберите вкладку «Обзор».

В списке доступных вариантов выберите «Поделиться книгой (устаревшей версии)», чтобы выделить ее.

Нажмите правую квадратную скобку (>) рядом с параметром «Поделиться книгой (устаревшие)», чтобы он переместился в список с надписью «Настроить панель быстрого доступа».

Нажмите Сохранить, чтобы завершить процесс. Теперь вы можете начать процесс публикации с панели инструментов Excel.

Добавить кнопку общей книги в Windows

Выполните следующие действия, чтобы добавить функцию общей книги в Excel 2016 для Windows:

Выберите «Файл» > «Параметры» > «Панель быстрого доступа».

Выберите Выбрать команды из, чтобы развернуть его, затем выберите Все команды.

Прокрутите вниз и выберите «Поделиться книгой (старые версии)», чтобы выделить ее.

Выберите Добавить.

Добавьте каждую из следующих команд по одной за раз: Отслеживание изменений (устаревшая версия), Защитить общий доступ (устаревшая версия), Сравнить и объединить книги.

После добавления этих элементов нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в главное окно Excel. Теперь вы можете начать процесс публикации с панели инструментов Excel.

Многие из вас заметили, что команда Excel «поделиться книгой» теперь отсутствует в более поздних версиях. В этом видео и статье мы покажем вам, как восстановить команду общего доступа к книге Excel.

Многие из наших клиентов используют наше замечательное дополнение DataPoint для PowerPoint, чтобы отображать информационные экраны в режиме реального времени с объявлениями, информацией календаря, инструкциями по технике безопасности и ключевыми показателями эффективности на фабриках.

Обычно вы ожидаете, что эта информация будет храниться в базе данных, но мы заметили, что большинство наших пользователей используют рабочий лист Microsoft Excel. Таблицы Excel отлично подходят для этого, потому что Excel прост в использовании и предлагает больше гибкости для быстрого внесения изменений, чем другие форматы баз данных.

Мы часто видим, что файл одного человека предоставляется коллегам для просмотра и редактирования информации, но тогда вам нужен многопользовательский доступ к одному файлу Excel, и вы быстро сталкиваетесь с ограничениями файла Excel, который в основном не предназначен для несколько пользователей.

В более ранних версиях Excel у вас была возможность поделиться книгой на вкладке обзора, но начиная с Excel 2016 эта кнопка была удалена.

В Excel 2016 есть простой способ вернуть к жизни эту команду общего доступа к книге Excel, чтобы вы могли поделиться своим файлом Excel с несколькими пользователями и вместе работать над одним листом данных.

Позвольте мне показать вам, как это сделать. Таким образом, обычно в старых версиях Excel вы переходите на вкладку обзора, и у вас будет здесь возможность поделиться книгой, в то время как вы все еще видите книгу, к которой не предоставлен общий доступ. Это было удалено Microsoft в версии Excel 2016, поэтому позвольте мне показать вам, как вы можете вернуть это.

Нажмите «Файл», затем «Параметры», затем здесь, в разделе «Настроить ленту», перейдите на вкладку «Обзор», а затем здесь, в списке команд, выберите отображение «Все команды» и используйте команду «Поделиться книгой».

Здесь это «Поделиться книгой (устаревшая версия)». Теперь вы нажимаете «Добавить», чтобы перенести это на вкладку обзора, но вы получите сообщение об ошибке, потому что вам нужно создать пользовательскую группу. Итак, позвольте мне создать в первую очередь пользовательскую группу. Щелкните новую группу. Я переименовываю этот общий доступ следующим образом, так что теперь у меня есть общий доступ как группа, выбранная здесь. Я возвращаюсь сюда, чтобы поделиться книгой, и нажимаю кнопку «Добавить», и теперь у вас есть этот параметр в нашей недавно созданной пользовательской группе.

Итак, нажмите «ОК», теперь у вас есть эта новая кнопка, нажмите на нее, и вы сможете поделиться информацией с несколькими пользователями, когда вы нажмете «ОК» и сохраните книгу, после чего все пользователи смогут открыть этот файл Excel, и вы сможете вместе работать над этот файл.

Читайте также: