Найти пустые ячейки в Excel

Обновлено: 04.07.2024

Некоторые рабочие листы Microsoft Excel содержат ячейки, оставленные пустыми, чтобы облегчить чтение заголовков и подзаголовков. Однако, если вы хотите отсортировать или отфильтровать список, вам необходимо заполнить пробелы, скопировав значение из первой заполненной ячейки над пробелом. Следуйте инструкциям на этой странице, чтобы заполнить пустые ячейки вручную или с помощью макроса Excel.

Примечание. Чтобы заполнить пустые ячейки в заголовках сводной таблицы, узнайте, как повторять метки элементов в Excel 2010 и более поздних версиях.

Заполнить пустые ячейки сверху

На снимке экрана ниже ячейки оставлены пустыми, поэтому заголовки и подзаголовки отчета легче читать. Если вам нужно отсортировать или отфильтровать эти данные, вам нужно заполнить пустые ячейки, скопировав значение из первой заполненной ячейки над пустым

Чтобы заполнить пустые ячейки вручную, выберите все пустые ячейки, введите простую формулу в каждую ячейку, а затем преобразуйте формулы в значения. Посмотрите видео ниже, чтобы увидеть шаги, а письменные шаги находятся под видео.

Видео: заполнение пустых ячеек вручную

В этом видео показано, как вручную выбрать и заполнить пустые ячейки значением из ячейки выше. Затем с помощью ярлыка мыши измените формулы на значения, чтобы вы могли безопасно сортировать и фильтровать данные.

Примечание. В конце страницы есть стенограмма видео.

Как заполнить пустые ячейки вручную

Чтобы заполнить пустые ячейки вручную, необходимо выполнить 3 основных шага:

1) Выберите пустые ячейки

Первый основной шаг — выделить все пустые ячейки, которые вы хотите заполнить.

Чтобы выбрать пустые ячейки с помощью встроенной в Excel функции "Перейти к специальной", выполните следующие действия:

• Выберите столбцы A и B, содержащие пустые ячейки.
• Используйте команды ленты:
  • На вкладке "Главная" ленты Excel в группе "Редактирование" нажмите "Найти и выбрать".
  • Нажмите команду "Перейти к специальному"
  • Нажмите Ctrl + G, чтобы открыть окно "Перейти".
  • Нажмите Alt + S, чтобы открыть диалоговое окно "Перейти к специальному"

  
  

  Перейти к специальному диалоговому окну

  • В диалоговом окне "Перейти к специальному" нажмите "Пробелы"
    • ИЛИ нажмите Alt + K (подчеркнутая буква в поле "Пробелы").

    
    

    Выбраны пустые ячейки

    После закрытия диалогового окна "Перейти к специальному":

    • выбираются пустые ячейки в столбцах A и B
    • первая пустая ячейка, A3, является активной ячейкой.
    • выбранные ячейки находятся только в пределах используемого диапазона данных, даже если были выбраны целые столбцы

    
    

    2) Создать простую формулу

    Затем выполните следующие шаги, чтобы создать простую формулу, которая будет копировать значение из ближайшего заголовка над каждой пустой ячейкой.

    В настоящее время выбраны пустые ячейки в столбцах A и B, а ячейка A3 является активной.

    Чтобы построить формулу, выполните следующие действия:

    • Выделив пустые ячейки, введите знак равенства, чтобы начать формулу.
    • На клавиатуре нажмите клавишу со стрелкой вверх
      • Это вводит относительную ссылку на ячейку выше.
      • Ячейка A3 активна, поэтому она ссылается на ячейку A2, ячейку непосредственно над ней.

      На снимке экрана ниже вы можете увидеть формулу в ячейке A3 и в строке формул:

      
      

      3) Изменить формулы на значения

      Последний шаг перед сортировкой или фильтрацией данных — преобразование формул "пустых ячеек" в значения, чтобы зафиксировать их.

      • ВНИМАНИЕ! Если вы пропустите эти шаги и оставите формулы ссылки на ячейку в ячейках, результаты формулы будут отображать неверные данные позже, если вы отсортируете список.
      • используйте команды ленты, чтобы изменить формулы на значения (шаги ниже)
      • ИЛИ используйте быструю комбинацию клавиш мыши (видео ниже)

      Использование команд ленты для вставки значений

      Выполните следующие действия, чтобы изменить формулы "пустой ячейки" на значения

      • Выберите все столбцы, в которых вы заполнили пробелы формулами — в этом примере столбцы A:B
        • Примечание. Не выделяйте столбцы целиком, если в других ячейках этих столбцов содержатся формулы, которые необходимо сохранить. Вы же не хотите случайно изменить эти другие формулы на значения.

        
        

        Видео: вставка ярлыков мыши как значений

        Чтобы быстро преобразовать формулы в значения, вы можете использовать это сочетание клавиш мыши, показанное в видео ниже. Письменные инструкции находятся на странице Советы по вводу данных в Excel.

        Значения во всех выбранных ячейках

        После выполнения вышеуказанных шагов для использования команды "Вставить значения" пустые ячейки заполняются значениями, а не формулами ссылок на ячейки.

        Если значения ячеек "заблокированы", вы можете безопасно сортировать или фильтровать список.

        Заполнение пустых ячеек — макросы

        Если вам часто приходится заполнять пустые ячейки, вы можете предпочесть использовать макрос. Следующие примеры кода Excel VBA заполняют пустые ячейки в активном столбце. В каждом примере используются разные методы поиска последней строки и программного заполнения пустых ячеек

        Совет. Дополнительные сведения о поиске последней строки см. на странице Рона де Брюйна: Поиск последней строки, столбца или последней ячейки. Рон объясняет преимущества и недостатки каждого метода.

        — Макрос 3 — Дэйв Петерсон и Рон де Брюин

        Макрос заполнения пустых ячеек — пример 1

        В этом макросе заполнения пустых ячеек от Дэйва Петерсона:

        • использует формулу для заполнения ячеек
        • вставляет результаты как значения.
        • использует метод .SpecialCells(xlCellTypeLastCell) для поиска последней строки
        • заполняет пробелы от строки 2 до последней строки

        Вы можете скопировать приведенный ниже код и вставить его в обычный модуль кода в своем собственном файле Excel. Или загрузите образец файла Excel и скопируйте оттуда код.

        Макрос заполнения пустых ячеек — пример 2

        Макрос заполнения пустых ячеек от Рика Ротштейна

        • использует метод .Find для вычисления последней строки
        • Вместо использования формулы для заполнения сверху каждая ячейка получает свое значение из ячейки над первой ячейкой области, в которой она находится, с помощью свойства "Смещение".

        Вы можете скопировать приведенный ниже код и вставить его в свой файл Excel. Или загрузите образец файла Excel и скопируйте оттуда код.

        Макрос заполнения пустых ячеек — пример 3

        В этом примере код Дейва Петерсона (пример 1) сочетается с тестом специальных ячеек от Рона де Брюина.

        • В Excel 2007 и более ранних версиях возникает проблема со специальными ячейками, если в диапазоне специальных ячеек более 8192 различных областей.
          • ПРИМЕЧАНИЕ. Эта проблема была устранена в Excel 2010.

          Вы можете скопировать приведенный ниже код и вставить его в свой файл Excel. Или загрузите образец файла Excel и скопируйте оттуда код.

          Макрос заполнения пустых ячеек — пример 4

          Этот пример макроса принадлежит Алексу Блэкенбургу, который вводил числа в виде текста в свои данные и не хотел, чтобы они преобразовывались в действительные числа. Кроме того, его данные не всегда начинались с первой строки рабочего листа.

          В этом макросе Алекс решил следующие проблемы:

          • макрос начинается с активной ячейки
          • останавливается на последней строке в активном столбце после сброса последней ячейки
          • использует .FillDown вместо .Value = .Value
            • использование .Value = .Value преобразует текстовые числа в действительные числа

            Вы можете скопировать приведенный ниже код и вставить его в свой файл Excel. Или загрузите образец файла Excel и скопируйте оттуда код.

            Скрыть повторяющиеся заголовки

            После того, как вы заполните пустые ячейки значениями, указанными выше, вы можете использовать прием условного форматирования, чтобы скрыть повторяющиеся заголовки.

            Это облегчит чтение списка, как это было с пустыми ячейками.

            В этом видео показаны шаги, а письменные инструкции находятся на странице примеров условного форматирования.

            Заполнить пустые ячейки стенограммы видео

            Вот стенограмма видео "Заполнить пустые ячейки" в верхней части этой страницы.

            Введение

            Иногда в Excel вы получаете такие данные, возможно, экспортированные из другой системы, где у вас есть заголовки, но пустые ячейки под этими заголовками.

            Здесь мы видим регион, и он указан только один раз, а затем пуст до конца региона и сотрудников в каждом регионе. У вас может быть один или несколько сотрудников, но опять же, пробел под именами этих сотрудников.

            Это удобно для чтения списка, но если вы хотите работать с данными, например, фильтровать их или сортировать, вам нужно заполнить эти пустые ячейки. Вот быстрый способ сделать это.

            Выбрать пустые ячейки

            Сначала мы выберем столбцы A и B, в которых есть пробелы.

            • Затем на вкладке "Главная" ленты выберите "Найти и выбрать", "Перейти к специальному".
            • В окне "Перейти к специальному" нажмите "Пробелы", а затем нажмите "ОК".

            Добавить формулу

            Теперь все пустые ячейки выделены, и мы собираемся ввести очень простую формулу, которая говорит, что нужно получить значение из ячейки выше.

            • Введите знак равенства, а затем нажмите стрелку вверх на клавиатуре. Вы можете видеть, что формула теперь изменилась на A2.
            • Чтобы заполнить этой формулой все выделенные ячейки, нажмите клавишу Ctrl, а затем нажмите Enter.

            Это помещает одну и ту же формулу во все выбранные ячейки.

            Изменить значения

            Теперь мы хотим преобразовать эти формулы в значения, чтобы мы могли перемещать элементы без изменения значений.

            • Я выберу столбцы A и B, в которых мы заполнили пробелы, а затем укажу на границу выделенного. Там вы увидите четырехконечную стрелку.
            • Нажмите правую кнопку мыши и слегка перетащите вправо. Затем перетащите обратно туда, где вы начали.
            • Отпустите правую кнопку мыши, и во всплывающем меню появится несколько вариантов. Нажмите «Копировать сюда только как значения».

            Теперь все здесь является значением, а не формулой, и вы можете без проблем сортировать или фильтровать.

            Получить образец файла

            Чтобы просмотреть отчет с пустыми ячейками и протестировать макросы «Заполнить пустые ячейки», вы можете загрузить образец файла книги Excel. Файл заархивирован, имеет формат xlsm и содержит макросы.

            
            

            Функция ЕПУСТО в Excel возвращает значение ИСТИНА, если ячейка пуста, и ЛОЖЬ, если ячейка не пуста. Например, если A1 содержит слово "яблоко", IПУСТО(A1) возвращает ЛОЖЬ.

            Функция ЕПУСТО возвращает ИСТИНА, если ячейка пуста, и ЛОЖЬ, если ячейка не пуста. Например, если A1 содержит слово «яблоко», IПУСТО(A1) возвращает ЛОЖЬ. Используйте функцию IПУСТО, чтобы проверить, пуста ячейка или нет. Функция ЕПУСТО принимает один аргумент, значение, которое представляет собой ссылку на ячейку, например A1.

            Слово "пустой" в Excel несколько вводит в заблуждение, поскольку ячейка, содержащая только пробел, будет выглядеть пустой, но не быть пустой. В общем, лучше всего думать, что IПУСТО означает "пусто", так как оно вернет ЛОЖЬ, когда ячейка выглядит пустой, но не является пустой.

            Примеры

            Если ячейка A1 вообще ничего не содержит, функция ЕПУСТО вернет значение ИСТИНА:

            Если ячейка A1 содержит любое значение или любую формулу, функция ЕПУСТО вернет ЛОЖЬ:

            Не пусто

            Чтобы проверить, является ли ячейка не пустой, вставьте ISBLANK внутрь функции NOT следующим образом:

            Приведенная выше формула возвращает значение TRUE, если ячейка не пуста, и FALSE, если ячейка пуста.

            Синтаксис пустой строки

            Во многих формулах используется сокращенный синтаксис для проверки наличия пустых ячеек вместо функции ЕПУСТО. В этом синтаксисе используется пустая строка ("") с математическими операторами Excel "=" или "<>". Например, чтобы проверить, пуст ли A1, вы можете использовать:

            Чтобы проверить, не пуст ли ячейка A1:

            Этот синтаксис взаимозаменяем с ISBLANK. Например, внутри функции ЕСЛИ:

            эквивалентно:

            Аналогично формула:

            Оба возвращают result1, если A1 не пуст, и result2, когда A1 пуст.

            Пустые строки

            Если ячейка содержит какую-либо формулу, функция ЕПУСТО и приведенные выше альтернативы вернут ЛОЖЬ, даже если формула возвращает пустую строку (""). Это может вызвать проблемы, если целью является подсчет или обработка пустых ячеек, содержащих пустые строки.

            Одним из способов обхода является использование функции LEN для проверки нулевой длины. Например, приведенная ниже формула вернет значение TRUE, если ячейка A1 пуста или содержит формулу, возвращающую пустую строку:

            
            < /p>

            Задайте вопрос или присоединитесь к обсуждению всего, что связано с Excel, на нашем канале Slack.

            Зачем удалять пустые строки в Excel?

            Пустые строки указывают на неполные или отсутствующие данные. Пустая строка или даже пустая ячейка в неправильном месте могут привести к тому, что Excel неправильно поймет диапазоны данных и вызовет ошибки при применении функции. Кроме того, пустые строки могут визуально раздражать.

            Пустые строки — это не всегда плохо, но их легко удалить. Всем новичкам в Excel следует изучить несколько способов удаления пустых строк в электронных таблицах.

            Загрузите бесплатный набор практических данных, чтобы попробовать то, что вы узнаете из этого руководства:

            Загрузите бесплатный файл практики

            Используйте этот бесплатный файл Excel, чтобы попрактиковаться в удалении пустых строк в Excel.

            Как удалить пустые строки в Excel вручную

            Если строк мало, вы можете быстро найти пустые строки и удалить их, выделив их.

            1. Выделите всю строку, выбрав номер строки в левой части экрана. Вы можете выбрать несколько строк, нажав клавишу Ctrl и щелкнув номер строки.
            1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте этой строки и выберите "Удалить". Пустые строки исчезнут. Те строки, которые находятся ниже удаленных, будут перемещены вверх, чтобы заменить удаленное пространство. Номера строк также будут обновляться, чтобы оставаться в последовательности.

            Используйте простую сортировку для поиска и удаления пустых строк в Excel

            Сортировка данных не только поможет упорядочить данные, но и поможет выявить ненужные пустые строки. Простая сортировка соберет все пустые строки вместе и поможет вам быстро удалить их.

            Выберите диапазон строк в электронной таблице.

            1. Перейдите на вкладку "Данные".
            2. Перейдите к группе "Сортировка и фильтр". Здесь вы можете выбрать кнопку «Сортировка от А до Я» или «Сортировка от Я до А» для сортировки в порядке возрастания или убывания. Пустые строки будут отсортированы в нижней части выбранного диапазона (обозначены цветными строками на снимке экрана ниже).
            1. Чтобы вернуться к исходному порядку, вы можете добавить индексный столбец перед сортировкой данных. Пересортируйте данные в соответствии с этим индексным столбцом, а затем удалите его.

            Используйте команду «Найти» для поиска и удаления пустых строк в Excel

            Использования простой команды удаления достаточно, если у вас всего несколько пустых строк в электронной таблице. Но это становится громоздким, если вам нужно прокручивать, чтобы найти, а затем выбрать несколько пустых строк.

            Команда «Найти и заменить» находится под кнопкой «Найти и выбрать» на вкладке «Главная». Используйте его, чтобы найти все пустые строки на листе или во всей книге, а затем удалить их за один раз. Вы также можете использовать сочетание клавиш Ctrl + F, чтобы вызвать диалоговое окно «Найти и заменить».

            Примечание. Избегайте этого метода на листах, где пустыми являются лишь несколько ячеек, а не целые строки. Вы бы не хотели удалить целую строку и потерять эти ячейки с данными.

            1. Откройте диалоговое окно на вкладке "Найти". Оставьте поле «Найти» пустым.
            2. Нажмите кнопку "Параметры" и установите флажок "Соответствовать всему содержимому ячейки".
            3. В этом примере мы используем следующие параметры для ограничения поиска: внутри листа, поискпо строкам и поиск в значениях. .
            4. Нажмите кнопку "Найти все", чтобы просмотреть все пустые ячейки.
            5. Выбраны все пустые строки. Щелкните правой кнопкой мыши любую выбранную строку и выберите в меню "Удалить".

            Используйте команду Excel Find & Select для быстрого удаления пустых строк

            Команда «Найти и выбрать» находится под командами «Найти и заменить». Это также работает аналогичным образом.

            Используйте команду "Найти и выбрать", чтобы быстро выбрать все пустые строки и удалить их одним щелчком мыши.

            Примечание. Опять же, избегайте этого метода на листах, где пустыми являются лишь несколько ячеек, а не целые строки.

            1. Выберите диапазон строк и столбцов электронной таблицы, в которых все ячейки пусты. Вы также можете выбрать весь диапазон ячеек данных на листе. В нашем примере мы выберем диапазон данных, который простирается от столбца A до столбца F. Пустые ячейки отображаются желтым цветом для удобства чтения.
            2. Перейти на главную > (Группа редактирования) Найти и выбрать > Перейти к специальному.
            1. В диалоговом окне «Перейти к специальному» установите переключатель «Пробелы». Нажмите "ОК".
            1. Все пустые строки в выбранном диапазоне будут выделены. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте этих строк и выберите «Удалить» в контекстном меню. Excel отобразит четыре параметра в маленьком диалоговом окне, чтобы решить, как обрабатывать пустые места после удаления пустых строк.
            1. В нашем примере выберите строку "Вся", так как вся строка пуста. Если в соседних ячейках есть какие-то данные, вы можете выбрать Shift для ячеек вверх, чтобы непустые строки перемещались вверх в свободное пространство. Но смещать ячейки следует только в том случае, если все данные выровнены так, как должны быть.

            Совет. Вот почему в более сложной электронной таблице потребуются более сложные методы выбора и удаления пустых строк.

            Используйте простой фильтр для удаления пустых строк в Excel

            Все вышеперечисленные методы помогут вам управлять простыми пустыми строками, в которых все ячейки пусты. Но в реальных листах Excel могут быть строки, где только некоторые строки пусты, а в других есть полезные данные (строка 8 и строка 11).

            В таких случаях описанные выше методы не смогут различить два типа строк, а также удалят строки с некоторыми пробелами (и данными). Вы должны быть более избирательны в отношении строк, которые вы удаляете с помощью фильтра.

            На снимке экрана ниже вы хотите удалить только строки 4 и 6, а строки 8 и 11 нужно сохранить.

            1. Выберите все столбцы, содержащие ваш диапазон данных.
            2. Перейдите на ленту > вкладка "Данные" > группа "Сортировка и фильтр" > "Фильтр".
            3. Перемещение по столбцам. Щелкните раскрывающийся список «Фильтр» для каждого столбца. Снимите флажок «Выбрать все», а затем установите флажок «Пробелы» для строк, в которых есть только несколько пустых ячеек.
            1. Перейдите к другим столбцам и повторите фильтр для пустых мест в других столбцах, чтобы выборочно найти все эти пустые строки.
            2. Выберите отфильтрованные строки. Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Удалить» > «Удалить строки листа». Либо выберите и щелкните правой кнопкой мыши строки, которые полностью пусты. Затем, как и раньше, выберите «Удалить» в контекстном меню.
            1. Вернитесь на вкладку "Данные" и отключите фильтр.

            Используйте расширенный фильтр для удаления пустых строк в Excel

            В Excel можно использовать расширенный фильтр с критерием или условием, который сопоставляет все значения с ним и извлекает подмножество всех данных. В этом примере будут извлечены все строки, в которых нет строк с пустыми ячейками.

            Расширенный фильтр извлечет те же данные в другую часть листа, за исключением пустых ячеек. Этот метод требует некоторой первоначальной настройки. Но он также может извлекать нужные данные из большой таблицы.

            На приведенном ниже экране показан диапазон данных в ячейках от A1 до D10. Мы собираемся использовать расширенный фильтр для извлечения подмножества этого диапазона без пустых ячеек в области извлечения от H1 до K10. Критериальная зона также устанавливается на F1. Вы должны дать фильтру критерий, и он должен включать заголовок столбца, с которым он будет сравниваться (Зарплата).

            1. Введите «<>» (меньше, больше, чем) в ячейке критерия F2.
            2. Выберите «Данные» > «Сортировка и фильтр» > «Расширенный фильтр».
            3. Выберите Копировать в другое место. Введите диапазон списка ваших данных и диапазон ячеек, в которые вы хотите извлечь результаты.

            В этом примере:

            • Диапазон списка: $A$1:$D$10.
            • Диапазон извлечения, в который мы будем копировать ячейки, равен $H$1:$K$1.
            • Диапазон критериев: $F$1:$F$2.

            Извлеченные данные справа не содержат пустых ячеек.

            Чтобы извлечь строки с пустыми ячейками, можно использовать знак равенства. Введите его как ="="=" в качестве критерия. Как видите, мы извлекли из таблицы записи для Карла Джонстона и Честера Ллойда.

            Другие способы удаления пустых строк в Excel

            Мы надеемся, что этот ресурс помог вам найти собственный метод быстрого поиска и удаления пустых ячеек из электронной таблицы. Как новичок, вы можете положиться на эти более простые способы обработки пустых строк.

            Когда вы переходите на статус опытного пользователя Excel, у вас есть другие способы решения проблем с пустыми строками с помощью надстроек или расширенных встроенных инструментов, таких как Power Query.

            Попробуйте курсы Excel от GoSkills, которые помогут вам освоить Excel уже сегодня! Вы можете начать с нашего бесплатного ускоренного курса Excel за час.

            Изучите Excel бесплатно

            Начните изучать формулы, функции и экономящие время лайфхаки уже сегодня с помощью этого бесплатного курса!

            Заполнить пробелы совсем несложно, если вы примените один из этих трех советов. Это быстро и легко!

            
            

            
            Изображение: PixieMe/Shutterstock

            Windows: обязательно к прочтению

            Пробелы в электронной таблице Microsoft Excel не всегда ошибочны, но они могут вызвать затруднения в выражениях, анализе и составлении отчетов. Я не рекомендую оставлять пустые поля, если у вас нет для этого особых причин. Пробелы могут быть неприятными и совершенно разрушительными, потому что некоторые функции оценивают пробелы иначе, чем значения. В этой статье я покажу вам три простых и быстрых способа справиться с пустыми ячейками:

            1. используя выделение
            2. ввод определенного значения
            3. копирование значения выше

            Я использую Microsoft 365, но вы можете использовать более ранние версии. Второй и третий методы не будут работать в Excel Online, поскольку в нем нет функции «Перейти к специальному». Для вашего удобства вы можете скачать демонстрационные файлы .xlsx и .xls.

            1. Как выделить пустые ячейки в Excel

            Пустые ячейки легко пропустить, если вы работаете с большим количеством данных, поэтому вы можете выделить их.Лучший способ сделать это — использовать условное форматирование. Как вы можете видеть на рисунке A, по крайней мере одна ячейка в каждом столбце пуста. На таком маленьком листе вы быстро увидите их все, но на заполненном листе со множеством строк и столбцов пробелы легко пропустить, если только вы не сделаете что-то, чтобы выделить их, что мы сейчас и сделаем:< /p>

            1. Выделите диапазон данных пробелами; в данном случае это B3:E13. (Можно выбрать один столбец.)
            2. На вкладке "Главная" щелкните раскрывающийся список "Условное форматирование" в группе "Стили".
            3. Выберите «Правила выделения ячеек», а затем выберите «Дополнительные правила» в раскрывающемся списке. (В Excel Online выберите «Новое правило».)
            4. Измените значение параметра «Значение ячейки» в раскрывающемся списке «Форматировать только ячейки с» на «Пробелы» (рис. A).
            5. Нажмите кнопку "Формат".
            6. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку "Заливка", выберите желтый цвет заливки и дважды нажмите "ОК", чтобы увидеть результаты на рис. Б.

            Рисунок А

            
            < /p>

            Рисунок Б

            
            < /p>

            Хотя эта визуальная подсказка полезна, возможно, вам вообще не нужны пустые ячейки. Это означает заполнение их каким-либо значением.

            2. Как заполнить определенным значением в Excel

            Иногда вам нужно заполнить пробелы определенным значением. Например, в формате учета вводится тире, когда вы вводите 0, но это не совсем то же самое, что заполнение пробела определенным значением. В этом случае используйте диалоговое окно «Перейти» следующим образом:

            1. Выберите набор данных B3:E13.
            2. Нажмите [F5], чтобы открыть диалоговое окно "Перейти".
            3. Нажмите "Специальные" (в левом нижнем углу).
            4. Нажмите «Пробелы» в появившемся диалоговом окне, показанном на рисунке C, и нажмите «ОК». При этом будут выбраны только пустые ячейки в выбранном диапазоне.
            5. На этом этапе больше нигде не нажимайте. Вместо этого введите тире (–) в качестве значения заполнения.
            6. Вместо того, чтобы нажимать Enter, нажмите Ctrl + Enter, чтобы ввести символ дефиса во все выделенные пустые ячейки, как показано на рисунке D.

            Рисунок C

            
            < /p>

            Рисунок D

            
            < /p>

            Это не динамическое решение. Когда вы обновите данные и добавите больше пробелов, вам нужно будет снова запустить эту быструю задачу. В этом примере вы ввели конкретное значение, но оно не всегда будет тем, что вам нужно. В следующем разделе мы воспользуемся тем же методом, чтобы повторить значение над пустой ячейкой.

            3. Повторите указанное выше значение в Excel

            В зависимости от того, откуда вы получаете данные, вы можете обнаружить, что некоторые пустые ячейки должны содержать значение из ячейки выше. Когда это произойдет, вы, вероятно, захотите сразу же заполнить эти пробелы. Если у вас их немного, используйте ручку заполнения. Если у вас их несколько, дескриптор заполнения занимает слишком много времени. Мы продолжим работать с теми же данными, даже несмотря на то, что в данном контексте это несколько надумано. В частности, мы будем использовать функцию «Перейти», чтобы заполнить пропущенные значения, но на этот раз мы введем формулу вместо конкретного значения:

            1. Выберите B3:E13.
            2. Нажмите [F5], чтобы открыть диалоговое окно "Перейти".
            3. Нажмите "Специальные".
            4. Нажмите «Пробелы» в появившемся диалоговом окне и нажмите «ОК».
            5. На этом этапе больше нигде не нажимайте. Вместо этого введите простое выражение, которое ссылается на ячейку над пустой ячейкой привязка или активной ячейкой. В данном случае это B5, поэтому введите =B4 (рис. E).
            6. Нажмите Ctrl + Enter, чтобы ввести относительную ссылку в каждую из пустых ячеек, как показано на рисунке F.

            Рисунок Д

            
            < /p>

            Рисунок F

            
            < /p>

            На данный момент у вас есть смесь литеральных значений и выражений. Если вы сортируете, эти выражения не будут повторять правильные данные. Вы можете подумать, что этого никогда не произойдет, но я рекомендую вам на всякий случай изменить эти выражения на буквальные значения. Легко забыть, что вы работаете со смесью литералов и выражений, и вы можете получить ошибочные данные. К счастью, эта задача выполняется быстро и легко:

            1. Выберите B3:E13.
            2. Нажмите «Копировать» в группе «Буфер обмена» (на вкладке «Главная»).
            3. Далее нажмите «Вставить» и выберите «Значения» в разделе «Вставить значения», показанном на рисунке G.При этом каждое из выражений будет заменено возвращаемым значением.

            Рисунок G

            
            < /p>

            Эти три метода не являются взаимозаменяемыми; то, как вы используете свои данные, определит, какой метод вы выберете.

            
            < /p>

            Еженедельный информационный бюллетень Microsoft

            Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и памятки по Windows и Office.

            Читайте также:

              
            • Отключить помощник по совместимости программ Windows 7
              
            • Как удалить бета-профиль на Apple Watch
              
            • Какая из подпрограмм BIOS обеспечивает тестирование ПК перед загрузкой операционной системы
              
            • Как изменить месяц в таблице Excel
              
            • Настройки BIOS по умолчанию