Комплексное использование возможностей MS Word для создания документов

Посетите веб-сайт Microsoft для получения дополнительной информации о создании заголовков в Word.

Заголовки должны образовывать структуру, используя стиль «Заголовок 1» для основного заголовка и «Заголовок 2» для подзаголовков. Если в структуре документа есть дополнительные уровни заголовков, используя «Заголовок 3», «Заголовок 4» и т. д.

Использовать списки

Списки следует создавать с помощью встроенных инструментов Word для упорядоченных (нумерованных) и неупорядоченных (маркированных) списков. Без использования этих инструментов список не будет настоящим списком, что затрудняет полное понимание контента пользователями программ чтения с экрана.

Обратите внимание, что как упорядоченные, так и неупорядоченные списки легко настраиваются. Просто нажмите на стрелку рядом с нужной кнопкой списка, чтобы создать список, соответствующий вашим потребностям.

Используйте значимые гиперссылки

Добавить осмысленные гиперссылки в Word очень просто. Включите в документ язык, который передает соответствующую информацию о назначении ссылки, выделите этот текст, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Гиперссылка. Включите URL-адрес в поле Адрес и нажмите ОК.

Посетите веб-сайт Microsoft для получения дополнительной информации о создании доступных ссылок.

Добавить альтернативный текст для изображений

В большинстве версий Word альтернативный текст можно ввести, щелкнув изображение правой кнопкой мыши и выбрав Формат изображения. В диалоговом окне Формат изображения выберите Замещающий текст и введите информацию в поле Описание.

Определить язык документа

В Office выберите Инструменты > Язык в меню приложения, чтобы определить язык по умолчанию. Чтобы определить другой язык для части документа, выберите каждый иностранный язык по отдельности, затем выберите Инструменты > Язык, чтобы определить язык для каждого.

ПРИМЕЧАНИЕ. В настоящее время языковые настройки влияют только на доступность самого документа Word. Они не сохраняются при экспорте в PDF. Если PDF является окончательным форматом, в котором вы собираетесь распространять документ, вам потребуется определить язык в PDF-файле непосредственно с помощью Adobe Acrobat Pro. Справку см. в разделе Исправление недоступных PDF-файлов с помощью Acrobat Pro.

Используйте таблицы с умом

У Word есть ограничения, когда дело доходит до предоставления доступа к таблицам. Как поясняется в обзоре документов со специальными возможностями, пользователям программ чтения с экрана может быть очень сложно понять таблицы, если они не включают разметку, явно определяющую отношения между всеми частями (например, заголовками и ячейками данных). Для простой таблицы с одной строкой заголовков столбцов и без вложенных строк или столбцов Word справится с этой задачей.Однако более сложные таблицы можно сделать доступными только в HTML или Adobe PDF (разметка таблиц с доступными возможностями может быть добавлена ​​в PDF с помощью Adobe Acrobat Pro).

Часто сложные таблицы можно упростить, разбив их на несколько простых таблиц с заголовком над каждой.

Для простых таблиц единственным шагом, необходимым для доступности, является определение строки, содержащей заголовки столбцов. Чтобы сделать это в Word, выберите эту строку («Таблица» > «Выбрать» > «Строка»), затем щелкните строку правой кнопкой мыши и выберите «Свойства таблицы». Откроется диалоговое окно Свойства таблицы. В этом диалоговом окне перейдите на вкладку Строка и установите флажок "Повторять как строку заголовка вверху каждой страницы".

Кроме того, при создании таблицы на ленте появятся две новые вкладки. При выборе вкладки Дизайн открывается группа Параметры стилей таблиц, в которой можно определить строку заголовка.

Посетите веб-сайт Microsoft для получения дополнительной информации о создании таблиц со специальными возможностями.

Используйте средство проверки читаемости

Продукты Microsoft имеют встроенное средство проверки доступности, которое может помочь автору документа проверить общую доступность документа. Средство проверки предоставляет результаты проверки, отзывы о важности каждого элемента и советы по устранению неполадок.

Экспорт в PDF: как сохранить специальные возможности

Есть правильные и неправильные способы экспорта в PDF. Необходимые шаги зависят от того, какую версию Microsoft Word вы используете. Подробнее см. в разделе «Создание PDF-файлов со специальными возможностями из Microsoft Word».

По более сложным вопросам обращайтесь за помощью

По мере того, как документы Word становятся все более сложными, могут возникать и проблемы с доступностью. Доступные варианты см. в разделе Получение справки по специальным возможностям.

Руководство по функциям Microsoft Word. Все мы обожаем преимущества, предоставляемые Microsoft Office. Microsoft Word, возможно, является наиболее часто используемым цифровым текстовым процессором, повсеместно принятым как студентами, профессионалами, так и предприятиями. Добро пожаловать, если вы переходите с другого инструмента или впервые пользуетесь более новыми версиями программного обеспечения Microsoft Word. Вы обнаружите, что знакомство с программным приложением Microsoft Word представляет собой многоплановое мероприятие, идеально подходящее для начинающих и опытных пользователей, а также для внесения сложных изменений форматирования.

Руководство по началу работы с функциями Microsoft Word

В этом посте мы представляем руководство для начинающих по Microsoft Word.

Документы, сообщения в блогах и шаблоны Microsoft Word

При первом открытии этого инструмента вам будет предложено «создать» один из трех вариантов: пустой документ, запись в блоге или новый/существующий шаблон Microsoft Word.

Функции Excel, формулы, диаграммы, форматирование, создание информационной панели Excel и др.

• Документы в основном похожи на текстовые файлы, которые поддерживают сложное форматирование. Каждый формат имеет размер страницы и макет.
• Сообщения в блогах в основном предназначены для страстных блоггеров. Вам будет предложено ввести данные учетной записи блога, чтобы вы могли легко загружать свои сообщения.
• Шаблоны Microsoft Word представляют собой предварительно определенные форматы.

Как новому пользователю, мы предлагаем вам создать пустой шаблон, чтобы начать ваш путь к знакомству с Microsoft Office Word.

Лента с вкладками в новых версиях функций Microsoft Word

Новые версии функций Microsoft Word (2007 и более поздние версии) поставляются с уже известной «лентой», которая представляет собой последовательность экранов, отображающих все возможности вашего программного приложения шаблонов Microsoft Word.

Благодаря этому MS Word делает свои утилиты доступными для использования. Лента, в свою очередь, содержит:

Обучение MS Office (13 курсов, 1 проект) 13 онлайн-курсов | 1 практический проект | 75+ часов | Поддающийся проверке сертификат об окончании | Пожизненный доступ
4,5 (3975 оценок)

Каждая вкладка — это отдельный экран, доступный на ленте. К часто используемым вкладкам относятся «Главная» (вкладка по умолчанию, которая открывается при открытии документа Word), «Файл» (для операций с файлами, таких как «Сохранить», «Создать» и т. д.), «Вставка», «Макет страницы», «Просмотр» и т. д.

Команды:

Они позволяют вам использовать ваше программное обеспечение шаблонов Microsoft Word, чтобы делать что-то с вашим документом Word (или публикацией, шаблоном и т. д.). Хотя вы можете просто набирать текст в документе, команды позволяют форматировать/вставлять/обрабатывать этот текст несколькими способами.

Группы команд:

Команды сгруппированы в зависимости от их функциональности для удобства доступа. Например, основные команды форматирования текста объединены в одну группу, команды форматирования абзаца — в другую группу и т. д. В некоторых случаях вы увидите крошечную стрелку внизу группы. Вы можете нажать на нее, чтобы открыть дополнительные команды и параметры, относящиеся к группе.

Кроме того, на ленте доступны некоторые специальные команды:

• Символ вставки (^) в верхнем правом углу ленты можно использовать для скрытия/отображения команды/группы. Это полезно, когда вы хотите просмотреть текстовый документ на большом экране, не отвлекаясь.

• Символ вопроса синего цвета (?) вызывает утилиту справки по функциям Microsoft Word. (Кроме того, вы можете использовать сочетание клавиш F1, чтобы вызвать это.) Вы можете либо просмотреть существующие категории, либо использовать текстовое поле поиска, чтобы ввести то, что вы хотите найти.

Вы можете настроить эту ленту в любое время: добавить новые команды в существующую группу, создать новую вкладку вместе с вашими любимыми командами и т. д. Для этого щелкните правой кнопкой мыши любую часть ленты и выберите «Настроить». Лента…”

Вы познакомитесь с вкладками "Файл", "Главная", "Макет страницы" и "Вид" в оставшейся части этого поста, так как они чаще всего используются для редактирования документов Word.

Вкладка ФАЙЛ

Когда вы нажимаете на вкладку «Файл», вы сразу же попадаете в «Просмотр Backstage», содержащий все мельчайшие подробности о вашем документе. В этом базовом руководстве мы не усложним задачу и познакомим вас с часто используемыми командами, связанными с файлами.

Сохранить и сохранить как:

Возможно, это первая команда, которую следует использовать при наборе текста. Он позволяет сохранить документ на жестком диске в виде файла .docx (по умолчанию). Обратите внимание на тип файла здесь. Если вы хотите открыть документ Word с более старыми версиями функций Microsoft Word, вам нужно будет явно выбрать обратно совместимый тип файла. Кроме того, вы можете сохранить файл в виде файла PDF, автономного веб-файла, текстового файла (.txt или .rtf, изменения форматирования будут потеряны) и т. д.

Создать, открыть, закрыть:

Имена говорят сами за себя, поскольку они позволяют открывать/закрывать или создавать новый документ/сообщение в блоге или шаблон.

Последние:

Здесь хранится список недавно использованных документов и папок, чтобы вы могли быстро открыть последний документ, над которым работали.

Параметры:

В этом диалоговом окне содержатся основные настройки документа, а также параметры отображения и редактирования. Здесь настройки по умолчанию хорошо подходят для большинства документов, поэтому вам нужно будет изменять их только в редких случаях. Но изучите каждый диалог, когда вы будете более знакомы, чтобы лучше понять Office Word.

Вкладка ГЛАВНАЯ

Вкладка «Главная», пожалуй, наиболее часто используемая вкладка в функциях Microsoft Word. А выглядит это так:

Как видите, здесь содержится 5 групп команд форматирования. И в этом его самая важная полезность: форматирование. Видите ли, именно здесь функции Microsoft Word превосходят любые другие программные инструменты для обработки текстов (включая собственный WordPad от Microsoft), поскольку они предоставляют пользователям множество сложных функций форматирования, и все они доступны одним или двумя щелчками мыши.

Прежде чем мы углубимся в детали, мы предлагаем вам немного поиграть с документом. Введите несколько предложений и будьте готовы отредактировать и отформатировать их по своему усмотрению. Когда вы закончите, группы команд на вкладке «Главная» можно будет использовать, как показано ниже.

Группа буфера обмена:

Это обязательные команды копирования и вставки.Команда вставки имеет дополнительные параметры (щелкните символ нижней стрелки ниже), чтобы вставить форматированный/неформатированный текст/изображения. Кроме того, потратьте время на специальную команду Office Word «Формат по образцу», которая позволяет вставлять форматирование в текстовые блоки. Попробуйте прямо сейчас, чтобы испытать на себе его магию.

• Выделите часть текста в любом месте документа (используя клавишу Shift).
• Используйте сочетание клавиш (Control + B + I). Это сделает выделенный текст жирным и курсивом. Скопируйте этот выделенный текст, используя (Control + C); это копирует все в Word, текст и форматирование.
• Теперь выделите другую часть (обычного) текста в документе и нажмите команду «Формат по образцу». И вуаля, форматирование (только) копируется!

Это особенно полезно при форматировании длинных документов со сложными стилями; вам не нужно повторять свои особые потребности в форматировании на разных страницах документа. Захватите их с помощью команды копирования, а затем «вставьте» их с помощью команды «Формат по образцу»!

Группа шрифтов:

Здесь мы предлагаем вам выделить текст в документе и поэкспериментировать с этой группой. (Нет лучшего способа ознакомиться с параметрами вводного шрифта Microsoft Word). Вы можете установить гарнитуру шрифта для текста (на основе встроенных шрифтов вашей системы) и изменить его внешний вид (включая размер, полужирный шрифт, курсив, подчеркивание, надстрочный индекс, подстрочный индекс, выделение цветом и т. драма к вашему тексту. Кроме того, изучите команду, которая всего одним щелчком меняет регистр выделенного текста на прописные, строчные, регистр предложений и т. д. (подробности см. на рис. выше).

Введение в Microsoft Word также предоставляет более расширенные возможности одним щелчком правой кнопкой мыши. Повторите попытку прямо сейчас: выделите текст, щелкните правой кнопкой мыши и выберите параметр «Шрифт…».

В этом окне есть дополнительные параметры, которые дают вам больший контроль над текстом. Особый интерес представляют вкладки «Текстовые эффекты» и «Дополнительно», в которых представлены желанные функции форматирования для знакомства с Microsoft Word. Вы можете добавить к тексту тени и отражения, придать ему внешнее свечение, изменить расстояние между буквами и многое другое.

Абзац:

Группа команд «Абзац» позволяет управлять выравниванием, нумерацией и межстрочным интервалом абзацев в документе.

Обратите внимание:

• Выравнивание текста: определяет, как ваш текст будет выглядеть на странице, и по умолчанию выравнивается по левому краю.
• Интервал между строками: это расстояние между строками, которое по умолчанию составляет одну строку.
• Разрывы строк и страниц. Определяет, как стиль будет появляться на страницах. Например, если вы отметите параметр «Управление вдовой/сиротой», то, когда текст со стилем заголовка падает ближе к концу страницы, он автоматически переносится вверх на следующей странице.

Стили:

Стили — это шаблоны форматирования, используемые в документе. Например, вы заметите, что все основные заголовки в этом документе выделены синим цветом, размер шрифта Georgia 16, жирным шрифтом и курсивом, а также имеют легкую тень. Точно так же все второстепенные заголовки выделены курсивом, размер Georgia 14. Теперь представьте, что вы хотите последовательно отразить эти «стили» формата в большом текстовом документе (скажем, 100 страниц). Даже с помощью команды Format-Painter требуется много работы. Он также подвержен ручным ошибкам. Со стилями это можно сделать с минимальными усилиями.

Введение в Microsoft Word поставляется со встроенными шаблонами стилей по умолчанию, такими как Заголовок, Подзаголовок, Заголовок1, Заголовок2, Основной текст, Обычный и т. д. Чтобы применить стиль к тексту, выделите текст и щелкните выбранный стиль в командное окно. Вы можете дополнительно щелкнуть правой кнопкой мыши по стилю и «изменить» его по желанию. Вы можете изменить настройки шрифта, текстовые эффекты, настройки абзаца (описанные ниже) и другие параметры документа на вкладке «Формат» окна редактирования стиля.

Word также позволяет добавлять собственные стили. Для этого:

• Выберите форматированный текст.
• Нажмите правой кнопкой мыши и выберите Стили…
• Выберите вариант «Сохранить выделение как новый стиль щелчка».
• Назовите собственный стиль.

Однако пользовательские стили ограничены используемым документом (недоступны в качестве шаблона в других документах).

Редактирование:

Последняя группа команд, доступная на вкладке «Главная», — это вкладка «Редактирование».Как и любой хороший текстовый процессор, введение в Microsoft Word позволяет легко выбирать, находить и находить и заменять текстовые блоки в документе. Из этого вы можете вызвать часто используемое диалоговое окно поиска-замены с помощью сочетания клавиш (Control + H), и оно выглядит следующим образом:

Не забудьте нажать кнопку "Дополнительно>>", чтобы открыть дополнительные параметры. Вы также можете выбрать поля «Формат» и «Специальный», чтобы найти текст на основе определенных критериев форматирования.

Вкратце это была вкладка "Главная". Фу! Но, как вы наверняка заметили, более 50% ваших наиболее часто используемых команд находятся на этой вкладке. Внимательно изучите это, пока не освоитесь, так как от этого будет зависеть ваш успех при знакомстве с Microsoft Word.

Вкладка "Макет страницы"

Эта вкладка содержит множество команд (групп) для управления поведением каждой страницы в вашем документе. И примерно это выглядит так:

Мы не будем усложнять задачу и обсудим (только) группу команд «Параметры страницы», так как в ней находятся 2 команды, с которыми вам, скорее всего, придется поиграться.

По умолчанию документ с функциями Microsoft Word имеет размер буквы (8,5 X 11 дюймов). Вы можете изменить его на A4, A3, Executive или другие стандартные размеры или даже определить нестандартный размер. Изменения будут применены ко всему документу.

Ориентация:

По умолчанию установлено значение «Портрет»; вы также можете установить его на Пейзаж. Опять же, ориентация по умолчанию применяется ко всему документу. (Вы можете изменить это, установив определенные «Разрывы разделов», но это выходит за рамки данного руководства для начинающих).

Перерывы:

Наиболее часто используемым «разрывом» в документе функций Microsoft Word является «разрыв страницы». Когда вы вставляете разрыв страницы, следующий текст переносится на новую страницу; Это очень полезно, когда вы хотите начать новые главы/заголовки с новой страницы.

Вкладка "Вид"

Вкладка «Вид» — это последний список команд (групп), которые мы рассмотрим в этом руководстве. Здесь обратите особое внимание на группу команд «Просмотры документов», так как это, возможно, наиболее просматриваемая группа.

Основные моменты этого представления представлены ниже.

• Команда «Макет печати» позволяет отображать текстовую страницу в центре и просматривать ее так, как она будет выглядеть при печати на бумаге.
• В этом представлении вы можете дополнительно использовать команду "Масштаб" (группу), чтобы увеличить или уменьшить размер вашей страницы (влияет только на представление, а не на фактический размер страницы).
• Полноэкранный режим чтения позволяет убрать все отвлекающие факторы на панели инструментов и лучше всего подходит для просмотра документа. Нажатие клавиши Escape вернет вас к представлению макета печати (по умолчанию).
• Представление «Веб-макет» обычно используется для просмотра сообщений в блоге.
• Кроме того, вы можете переключать представления линейки, линий сетки и области навигации (полезно для поиска ключевого текста в документе) с помощью группы команд «Показать».

На этом наше руководство для начинающих по изучению возможностей Microsoft Word заканчивается!

Дальнейшие шаги

Если вы новичок, знакомство с Word обязательно откроет безграничные возможности для лучшего форматирования, более четкого макета и выравнивания, а также для общего превосходного опыта работы с любым цифровым инструментом обработки текста. Мы рекомендуем вам самостоятельно активно изучать возможности программного обеспечения Microsoft Word, даже если вы обращаетесь к более продвинутым микроучебникам в качестве руководства. Ваши усилия будут того стоить!

Рекомендуемые статьи

Вот несколько статей, которые помогут вам получить более подробную информацию о Microsoft Word, возможно, наиболее используемом цифровом текстовом процессоре, поэтому просто перейдите по ссылке.

Доказывают ли атаки Microsoft Teams потребность в инновационном обучении по вопросам кибербезопасности?

Обновления Microsoft Office 365

Что такое Google Ассистент?

Наши довольные клиенты

Техническая поддержка штата Миннесота позаботится обо всех информационных технологиях моего бизнеса. Мне не нужно беспокоиться о том, что мои компьютеры, сети или персонал не работают. Спасибо команде за заботу о нас.

Вы все еще используете Microsoft Word по старинке? Повысьте свои навыки с любительского до отличного уже сегодня!

С момента создания бизнеса целью является рост и получение дохода. В профессиональном мире доход и рост идут рука об руку, но редкая возможность добиться роста или быстро получить доход в одиночку.

Расширение и рост бизнеса – это положительный знак, свидетельствующий о том, что отношения надежны, а деятельность успешна. При любом из этих обстоятельств имеет место некоторая форма общения. Стороны обсуждают, заключают соглашения и оформляют эти соглашения в письменной форме — часто в виде контрактов — и затем они передаются друг другу, поэтому у всех сторон есть копии для их записей.

Сотрудничество определяется как совместная работа над достижением общей цели. Это также модное офисное слово. Когда несколько человек сотрудничают над проектом и создают документацию по этому проекту, документ передается, как ранее упомянутый контракт.

Соглашения и контракты существуют уже более века — на самом деле гораздо дольше. Секретари больше не сидят у ряда исполнительных офисов, деловито расшифровывая стенограмму, пока их руки скользят по щелчку клавиш пишущей машинки, расшифровывая письма или протоколы совещаний. Пишущая машинка была заменена десятилетия назад электронным текстовым процессором, а общение переместилось из почтовой службы в электронную почту и даже текстовые сообщения между коллегами и случайные профессиональные отношения. Почему? Потому что эти типы связи быстрее и позволяют быстрее добиться прогресса. Основная идея здесь заключается в том, что общение является ключевым моментом в любой ситуации, в которой участвуют несколько человек.

Мы чувствуем закономерность.

Что, если бы у каждого из этих руководителей в этом ряду офисов была собственная копия одного и того же контракта, и каждый делал бы пометки на полях для внесения изменений? Помощник по административным вопросам, ответственный за объединение этих заметок в единый документ, столкнулся с серьезной задачей. Сегодня разница заключается в том, что набор текста в текстовом редакторе, таком как Microsoft Word, является основным требованием для административных ролей, а скорость и точность являются ключевыми элементами должностной инструкции.

Microsoft Word предназначен не только для секретарей! В наши дни пользователи варьируются от первоклассников до бабушек и дедушек и всех, кто находится между ними. Это удобное приложение для студентов колледжей при написании курсовых работ и отправная точка для писателей и авторов. Документ Word является наиболее широко известным типом документа и наиболее часто используемым форматом документа. Именно эта последняя часть упрощает обмен документами с другими пользователями.

С конца 1980-х годов Microsoft – основной офисный продукт. С первых дней существования Microsoft Works Microsoft превратилась в сложный инструмент для обработки текстов с широким набором функций для совместной работы, многие из которых не видны невооруженным глазом. Каждый, кто когда-либо пользовался компьютером, знаком с основной идеей ввода слов в документ на экране, но знаете ли вы, что Microsoft Word позволяет нескольким пользователям удобно работать над одним общим документом? Более того, пользователи могут выделять текст с комментариями, и все пользователи, которые вносят изменения, могут отслеживать эти изменения для обсуждения.

Как отслеживать изменения, сделанные всеми пользователями в документе Microsoft Word:

• Функция "Отслеживание изменений" находится в меню "Инструменты", "Отслеживание изменений", "Выделение изменений"
  • Эту функцию также можно найти в меню ленты в разделе "Просмотр", "Отслеживание" и переключить "Отслеживание изменений" в положение "Вкл".
  • Несколько пользователей в одном и том же документе могут включать эту функцию и вносить изменения, при этом их правки отмечаются на правом поле, чтобы каждый пользователь мог их видеть и либо «принять», либо «отклонить».
  • В идеале возможность «принять» или «отклонить» дает возможность обсудить более существенные изменения, которые могут повлиять на важный документ.

  Microsoft Word больше не является просто текстовым процессором. Это сложное программное приложение, которое имеет множество применений, и только одно из них — создание базовых документов. Учитывая множество встроенных шаблонов для резюме, листовок, брошюр, титульных листов для факсов и фирменных бланков, Microsoft Word также является экономичным вариантом для малых предприятий, некоммерческих организаций и других групп или отдельных лиц для различных профессиональных целей.

  Помимо маркеров и полужирного шрифта

  Большинство пользователей знают основы, например, как подчеркивать или выделять слова курсивом или выбирать разные шрифты. Кроме того, есть всеми любимая функция — отмена, волшебная стрелка, которая делает вид, что последнее действие, которое вы только что предприняли, которое вы считали ошибкой, даже не произошло!

  • Так просто? Вы можете выделить текст, вставив указатель мыши в начало текста, щелкнув, а затем перетащив указатель мыши в конец текста и отпустив кнопку щелчка, или вы можете использовать клавиши и курсоры со стрелками с помощью клавиши «Shift». ключ почти таким же образом.

  Тем не менее, знаете ли вы некоторые из более промежуточных функций? Ниже приведены некоторые из этих функций, за которыми следует меню, в котором вы можете найти каждую из них, которые хотели бы попробовать.

  • Столбцы: формат, столбцы (выберите количество столбцов для вставки)
    • Вы можете создавать столбцы текста, которые перетекают из одного в другой для чистого и уникального внешнего вида.
    • Профессиональные документы, включающие диаграммы для представления данных, обеспечивают визуальное улучшение и выглядят изысканно.
    • Эта функция потребует использования таблицы данных для преобразования в диаграмму, и как только вы выберете стиль диаграммы, который хотите вставить, вам будет предложено включить данные на следующем шаге.
    • Обратите внимание, что эта функция потребует от пользователя выбора затронутого текста перед включением этой функции, или вам нужно будет включить эту функцию, а затем ввести текст, который вы хотите выделить, а затем отключить его после завершения ввода. этот конкретный текст.
    • Когда вы начинаете новый документ в Microsoft Word, вы не видите панель инструментов в верхней части документа, где вы обычно переключаете параметр, чтобы сделать текст жирным или изменить стиль или размер шрифта, вы можете выберите «Вид» в главном меню навигации и убедитесь, что рядом с «Лентой» стоит галочка. Если это не так, нажмите «Лента», и это меню включится. Затем вы увидите значок с маркером на нем, и вы можете щелкнуть его, чтобы выбрать параметры цвета для выделения выделенного текста.
    • Для этой функции потребуется тот же процесс, что и для действий переключения выделенного текста.
    • Непосредственно рядом со значком выделения находятся значки с надписью «X₂» и «X 2 », где вы можете выбрать нижний или верхний индекс выделенного текста.
    • Эту функцию также можно найти в разделе "Формат", "Шрифт" и установить соответствующие флажки.
    • Когда вы будете готовы вставить маркированный или нумерованный список, переключите значок с маркерами или «1-, 2-, 3-» и начните вводить текст, нажимая клавишу ввода (или возврата) после каждой позиции в списке
    • Справа от каждого из них есть раскрывающийся треугольник, где пользователи могут изменить стиль и макет списка.
    • Вы также можете найти эту функцию в разделе "Формат", "Маркеры" и "Нумерация" и выбрать вариант, который напоминает стиль, который вы хотите выбрать для своего документа.
    • Этот инструмент для проверки орфографии и грамматики пользователя является адаптивным, поскольку пользователь может добавлять часто используемые слова, такие как фамилии или названия компаний, а средство проверки орфографии «заучивает» имя и не предлагает пользователю «игнорировать» слово каждый раз. время, когда Microsoft Word считает, что пользователь ввел слово с ошибкой.
    • Эта функция может быть включена (или отключена) автоматически во время набора текста:
      • Инструменты, Орфография и грамматика, Орфография и грамматика, Параметры, а затем переключайте типы слов, которые вы хотите распознавать или игнорировать при каждом использовании Microsoft Word.
      • Это еще одно любимое приложение, но знаете ли вы, что целые абзацы могут исчезать и появляться в другом месте? Таким образом, вам не придется возвращаться к первому экземпляру и удалять после того, как вы скопировали и вставили слово, фразу или абзац.

      Расширенные возможности

      • Вставить гиперссылки: Вставить, Гиперссылка
        • Эта функция невероятно полезна, если вам нужно встроить гиперссылку на веб-сайт или если вам нужно отослать читателя к тексту, написанному мелким шрифтом, например к правовым заявлениям об отказе от ответственности, которые в противном случае заняли бы много места в документе, но не включать не нужно.
        • Пользователям нужно будет выбрать текст, который будет содержать гиперссылку, и этот текст станет синим и будет подчеркнут в качестве визуальной подсказки для читателя.
        • Вы можете преобразовать документ в файл PDF, выбрав «Файл», «Сохранить как». В нижней части открывшегося диалогового окна появится раскрывающееся меню с указанием «Формат файла». Прокрутите вниз, пока не увидите « ПДФ». На этом этапе «Сохранить», скорее всего, будет заменено на «Экспорт», но вы сами выберете место, где хотите сохранить файл.
        • Вы можете создать документ и сохранить файл с защитой паролем. Пароли могут потребоваться только для открытия, изменения или форматирования/редактирования документа.Это полезная функция, если документ содержит финансовую информацию, конфиденциальные данные или вы просто хотите защитить свой файл от перехвата неправильным просмотрщиком.

        После того как вы освоите эти промежуточные и расширенные функции в Microsoft Word, вы сможете перейти к созданию слияния писем, печати адресов или обратных адресов на конвертах, созданию адресных этикеток, созданию макросов для фрагментов текста, которые вы используете в обычном основа и многое другое!

        Возможно, до сегодняшнего дня расширенные встроенные функции ускользали от вас, называя их «скрытыми», но теперь вы можете стать мастером Microsoft Word.

        Дэриен Грэм-Смит Заместитель редактора Дариен, обладающий раздвоением личности в лучшем смысле этого слова, является заместителем редактора PC Pro, штатным технологом в alphr и фронтменом группы The Red Queens по ночам. Он также является ведущим нашего подкаста о технологиях. Подробнее 23 сентября 2020 г.

        Когда дело доходит до повседневных документов, редко нужно выходить за пределы вкладки «Главная» в Word. Но в интерфейсе скрыто множество дополнительных инструментов, которые ждут своего открытия. Эти функции на самом деле не являются «секретными», но многие пользователи никогда их не находят, и они могут сэкономить вам много времени и усилий.

        Ниже мы описываем 20 основных функций Word, о которых часто забывают. Многие из них присутствуют в Word уже более десяти лет, и их можно найти в меню Word XP и Word 2003, но мы сосредоточимся на ленточном интерфейсе из Word 2007 и более поздних версий, который, в конце концов, был изобретен, чтобы помочь пользователи находят более эзотерические функции программного обеспечения.

        1. Выберите аналогичное форматирование

        В идеальном мире каждому элементу документа должен быть присвоен стиль. Но если вы полагались на локальное форматирование, все равно легко внести глобальные изменения. Раздел «Редактирование» в правой части вкладки «Главная» включает удобную опцию «Выбрать весь текст с похожим форматированием». Это позволяет легко выделять все специальные заголовки, подписи и т. д. сразу и настраивать их внешний вид одним махом или применять стиль для упрощения управления в будущем.

        2. Панель буфера обмена

        Панель буфера обмена предлагает удобный способ одновременного хранения нескольких элементов в буфере обмена. Щелкните крошечный всплывающий значок в разделе «Буфер обмена» на вкладке «Главная», чтобы открыть его. Запоминается до 24 последних операций вырезания и копирования, и вы можете щелкнуть любую из них, чтобы вставить ее в точку вставки. Раскрывающийся список «Параметры» внизу позволяет управлять появлением панели «Буфер обмена»; один из вариантов — сделать так, чтобы он появлялся при двойном нажатии Ctrl+C.

        3. Перевести

        Обзор Word | Функция перевода отправляет текст вашего документа на веб-страницу Microsoft Translator и отображает перевод в окне браузера. В Word 2010 и 2013 вы также можете активировать Рецензирование | Перевести | Мини-переводчик, который отображает всплывающую подсказку, когда вы наводите курсор на выделенный отрывок текста; наведите на него указатель, чтобы увидеть всплывающий перевод на выбранном вами языке. На выбор доступны десятки языков: просмотрите их, выбрав «Выбрать язык перевода» в раскрывающемся списке «Перевод».

        4. Кернинг

        Профессиональное программное обеспечение для настольных издательских систем поддерживает кернинг — выборочную настройку интервалов между символами для придания тексту более эстетичного вида. Word не делает этого по умолчанию, но его можно включить, щелкнув всплывающий значок в разделе «Шрифт» на вкладке «Главная» и установив флажок «Кернинг для шрифтов»; введите минимальный размер пункта в поле справа. Однако если вы используете кернинг для мелких шрифтов, буквы могут слиться друг с другом, что ухудшит читабельность.

        Для более удобного доступа используйте сочетание клавиш CTRL+D или CMD+D на Mac. Этот ярлык приведет вас прямо к экрану шрифтов, независимо от того, какую версию вы используете. Тем, кто использует Word 2007 или более раннюю версию, необходимо проверить параметр «Интервал между символами». Если вы используете более позднюю версию, выберите вкладку «Дополнительно» в верхней части всплывающего окна, как показано выше.

        5. Вставить диаграмму

        Если вы хотите включить в документ диаграмму Excel, вам не нужно выходить из Word. Выбор Вставить | Диаграмма в Word откроет миниатюрное представление Excel, в котором вы можете редактировать или импортировать свои данные. Просто закройте окно Excel, как только вы закончите — оно будет представлено в виде диаграммы в Word. Вкладки "Инструменты для работы с диаграммами" в верхней части окна Word предоставляют полный контроль над дизайном и внешним видом диаграммы, поэтому нет необходимости запускать Excel вручную.

        6. Смарт-арт

        SmartArt помогает проиллюстрировать процессы и отношения с помощью почти 200 заранее разработанных макетов пирамидальных структур, циклов, иерархий, матриц и многого другого. Чтобы использовать его в Word, просто щелкните Вставить | SmartArt и выберите шаблон. Затем введите свои метки в появившуюся плавающую панель и перетащите маркеры, чтобы изменить размер SmartArt. Если вы хотите, чтобы он плавал над вашим документом, вы можете легко добиться этого, создав текстовое поле (через Вставка | Текстовое поле) и поместив в него свой SmartArt.

        7. Вставить снимок экрана

        Если вы пишете учебное пособие или вам просто нужен простой способ включить в документ изображение из другой программы, вы можете выделить область рабочего стола Windows, выбрав Вставить | Снимок экрана; раскрывающееся меню позволяет напрямую импортировать любое открытое окно в виде изображения. Кроме того, вы можете выбрать параметр «Обрезка экрана», чтобы перетащить прямоугольник с помощью мыши и захватить настроенную область экрана.

        8. Вставка быстрых частей

        Компаниям часто приходится создавать письма и документы, содержащие стандартные элементы или абзацы, например адрес. Функция автотекста Word может помочь. Выделите фрагмент текста, затем выберите Вставить | Быстрые части | Автотекст | Сохранить выделение в галерее автотекста. Теперь вы можете повторно вставить этот текст в любой документ, выбрав его в меню Вставка | Быстрые части | Меню автотекста. Вы также можете настроить быстрые части для таких элементов, как название вашей компании и адрес электронной почты, а в организаторе стандартных блоков вы также можете настроить шаблоны и объекты быстрого доступа.

        Имейте в виду, что на момент написания этой статьи эта опция недоступна для пользователей Mac.

        9. Перенос

        Размещение нечетного слова на двух строках может улучшить внешний вид документа. Это может предотвратить слишком неровное правое поле или, в полностью выровненном тексте, это может предотвратить появление больших «островов» пробелов между каждым словом.Word может автоматически переносить слова по мере необходимости, но по умолчанию эта функция отключена: чтобы включить ее, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и выберите «Расстановка переносов | Автоматически.

        10. Номера строк

        Если вы имеете в виду код, юридические документы или даже стихи, вы можете пронумеровать свои строки для удобства. Инструмент нумерованного списка Word применяет параметры отступа, которые могут быть не такими, как вы хотите: выберите «Разметка страницы» | Вместо этого номера строк, и Word применит аккуратную нумерацию на полях документа. По умолчанию нумерация строк применяется ко всему документу, но вы можете пропустить выделенный текст, выбрав «Номера строк | «Подавить для текущего абзаца».

        11. Цифровые подписи

        Не всегда очевидно, является ли цифровой документ подлинным оригиналом. Чтобы подписать документ персональным ключом шифрования, перейдите на вкладку «Файл» (или шар в Word 2007), выберите «Защитить документ» и выберите «Добавить цифровую подпись»; вам будет предложено сохранить документ перед добавлением подписи. Подпись будет автоматически аннулирована, если документ будет изменен, поэтому ее наличие является гарантией подлинности. Если вы хотите пригласить кого-то еще подписать документ, перейдите на вкладку «Вставка» и в разделе «Текст» выберите «Строка подписи».

        12. Водяной знак

        Когда вы распространяете черновик документа или делитесь чем-то личным с коллегой по работе, полезно иметь возможность поставить водяной знак на страницу, чтобы вы могли сразу увидеть, к какому типу относится документ. Раскрывающийся список «Водяной знак» на вкладке «Макет страницы» позволяет добавить большой серый водяной знак с надписью «ЧЕРНОВИК», «КОНФИДЕНЦИАЛЬНО» или «СРОЧНО» в два клика. Выберите Пользовательский водяной знак, чтобы разместить собственный текст или изображение.

        Пользователям Mac потребуется использовать вкладку "Вставка" в верхней части экрана компьютера, чтобы получить доступ к параметру "Водяной знак".

        13. Цитаты

        Для академических работ Word также может помочь вам управлять цитированием. На вкладке «Ссылки» вы найдете кнопку «Управление источниками»; здесь вы можете ввести сведения о каждой работе, на которую вы ссылаетесь, а затем вставить ссылки на них, щелкнув раскрывающееся меню «Вставить ссылку». Вы можете выбрать формат цитирования из 14 признанных стилей, включая стандарты APA и MLA, и в конце вы можете создать библиографию одним щелчком мыши.

        14. Макросы

        Скриптовый интерфейс Office, мягко говоря, сложен, но если вы хотите автоматизировать простую повторяющуюся задачу, вам не нужно вводить строку кода. На вкладке «Вид» щелкните раскрывающийся список «Макросы» и выберите «Записать макрос». В открывшемся диалоговом окне выберите кнопку или сочетание клавиш (не забудьте нажать «Назначить», чтобы подтвердить свой выбор); затем выполните задачу, которую хотите автоматизировать. Когда вы закончите, вернитесь в раскрывающийся список и выберите Остановить запись. Теперь нажатие выбранной вами кнопки или комбинации клавиш в любой момент повторит записанные вами операции.

        15. Контурный вид

        Если вы используете Word для большого проекта, такого как диссертация в колледже или роман, может быть полезно разделить документ на разделы и подразделы. Перейти к просмотру | Структура для доступа к иерархическому отображению, которое позволяет вам размечать заголовки и сворачивать основной текст под ними; это дает вам четкий обзор вашего документа, который можно легко реорганизовать, перемещая разделы. Вы также можете собрать несколько документов в один главный проект: нажмите «Показать документ» в разделе «Основной документ» на вкладке «Структура», чтобы импортировать или создать вложенные документы.

        16. Цвет страницы

        Если вы хотите, чтобы ваш документ выделялся, вы можете использовать Макет страницы | Раскрывающийся список «Цвет страницы», чтобы применить размытие фона; выберите «Эффекты заливки», и вы сможете добавлять узоры и текстуры. Заливки и узоры автоматически применяются ко всем страницам документа.Кроме того, хотя вы можете видеть их на экране, они не распечатываются, поэтому они не будут мешать удобочитаемости ваших печатных копий.

        Некоторые пользователи могут найти параметр "Цвета страницы" на вкладке "Дизайн" в зависимости от используемой версии Microsoft Word и системы.

        17. Вставить указатель

        Третья полезная функция для более длительных работ — возможность автоматического создания индекса. Чтобы использовать эту функцию, вы должны сначала отметить свои ссылки в тексте, выбрав соответствующее слово или фразу, а затем щелкнув «Ссылки | Вставить указатель. Когда вы разметите все свои заголовки, нажмите «Вставить указатель», чтобы создать указатель. Он будет содержать ссылки на отмеченные вами экземпляры и самообновляющиеся ссылки на номера страниц, на которых они появляются.

        18. Объединение и сравнение документов

        Word может автоматически сравнивать или объединять два документа: этот инструмент находится в разделе Обзор | Сравнивать. Если вы предпочитаете выполнять работу самостоятельно, щелкните View | Просмотр бок о бок; это автоматически расположит ваши документы рядом друг с другом с одинаковыми коэффициентами масштабирования, чтобы вы могли легко просматривать их назад и вперед. Если вы нажмете кнопку «Синхронная прокрутка», они даже будут прокручиваться вверх и вниз с фиксированным шагом, когда вы перемещаете курсор или перетаскиваете полосу прокрутки.

        19. Инспектор документов

        Сотрудники пресс-службы и государственные служащие в прошлом попадали в неприятности из-за распространения документов с конфиденциальной информацией, встроенной в их метаданные или которую можно восстановить с помощью функции отслеживания изменений Word. Не повторяйте ту же ошибку: в разделе «Информация» на вкладке «Файл» (или «Сфере» в Office 2007) в раскрывающемся списке «Подготовить к совместному использованию» вы найдете набор параметров, которые позволяют проверить наличие скрытой информации (и подтвердите совместимость с другими выпусками Word).

        20. Настройте ленту

        Ленточный интерфейс был разработан, чтобы быть более стабильным, чем настраиваемый интерфейс Office 2003. Однако, если вы выберете Файл | Опции | Настройте ленту, вы можете добавлять в нее новые функции и удалять те, которые вы не хотите видеть. Вы можете добавлять функции, которые обычно вообще не отображаются — есть полезный выбор «Команды не на ленте» — и даже создавать свои собственные вкладки. Если это слишком сложно, вы можете настроить панель быстрого доступа, которая появляется в верхней части экрана, используя крошечную стрелку раскрывающегося списка в ее правом конце.

        Читайте также:

          
        • ПО для управления вентиляторами Asus rog strix
          
        • Для формирования исходного кода программы используется интегрированная система программирования
          
        • Как удалить каждую вторую строку в Excel
          
        • Как пометить оси в диаграмме Excel
          
        • Конкурс конфиденциальности тестирует браузеры, которые обещают не оставлять следов