Какую информацию не может содержать ячейка рабочего листа MS Excel

Обновлено: 21.11.2024

Excel дает вам возможность защитить свою работу, будь то предотвращение открытия книги кем-либо без пароля, предоставление доступа только для чтения к книге или даже просто защита рабочего листа, чтобы вы случайно не удалили какие-либо формулы. . В этом разделе мы обсудим различные способы использования основных параметров для защиты и распространения файлов Excel.

Если вы забудете или потеряете свой пароль, Microsoft не сможет восстановить его для вас.

Вы не должны предполагать, что только потому, что вы защитили книгу или лист паролем, вы должны дважды подумать, прежде чем распространять книги Excel, которые могут содержать конфиденциальную личную информацию, такую как номера кредитных карт, номер социального страхования, удостоверение личности сотрудника. , и это лишь некоторые из них.

Защита на уровне листа не предназначена для обеспечения безопасности. Он просто запрещает пользователям изменять заблокированные ячейки на листе.

Ниже приведены различные варианты защиты данных Excel:

Шифрование файла. При выборе этого параметра вы указываете пароль и блокируете файл Excel. Это предотвращает открытие файла другими пользователями. Дополнительные сведения см. в разделе Защита файла Excel.

Установка пароля для открытия или изменения файла. Вы указываете пароль для открытия или изменения файла. Используйте этот параметр, когда вам нужно предоставить доступ только для чтения или редактирования другим пользователям. Дополнительные сведения см. в разделе Защита файла Excel.

Пометить как окончательный. Используйте этот параметр, если хотите пометить файл Excel как окончательный вариант и предотвратить дальнейшие изменения другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Добавление или удаление защиты документа, книги или презентации.

Ограничить доступ. Если в вашей организации настроены разрешения с помощью управления правами на доступ к данным (IRM), вы можете применить к своему документу любое доступное разрешение IRM. Дополнительные сведения см. в статье Добавление или удаление защиты документа, книги или презентации.

Примечание. Чтобы добавить цифровую подпись, необходим действующий сертификат центра сертификации (ЦС).

Уровень рабочей книги: вы можете заблокировать структуру своей рабочей книги, указав пароль. Блокировка структуры рабочей книги не позволяет другим пользователям добавлять, перемещать, удалять, скрывать и переименовывать рабочие листы. Дополнительные сведения о защите книг см. в статье Защита книги.

Уровень рабочего листа. Благодаря защите листа вы можете контролировать, как пользователь может работать с рабочим листом. Вы можете указать, что именно пользователь может делать на листе, тем самым гарантируя, что никакие важные данные на вашем листе не будут затронуты. Например, вы можете захотеть, чтобы пользователь добавлял только строки и столбцы или только сортировал и использовал автофильтр. После включения защиты листа вы можете защитить другие элементы, такие как ячейки, диапазоны, формулы и элементы управления ActiveX или формы. Дополнительные сведения о защите листов см. в статье Защита листа.

Какой уровень защиты следует использовать?

Чтобы контролировать уровень доступа пользователей к файлу Excel, используйте защиту на уровне файлов. Допустим, у вас есть еженедельный отчет о состоянии членов вашей команды в файле Excel. Вы не хотите, чтобы кто-то за пределами вашей команды мог даже открыть файл. Возможны два варианта:

Если вы не хотите, чтобы другие открывали ваш файл: вы можете зашифровать файл Excel, что является наиболее распространенным методом. По сути, это означает, что вы закрываете его паролем, и никто, кроме вас, не может его открыть.

Если вы хотите разрешить доступ только для чтения или редактирования для разных пользователей: возможно, вы хотите, чтобы менеджеры в вашей команде могли редактировать еженедельный отчет о состоянии, но члены команды должны иметь доступ только для чтения. Вы можете защитить файл Excel, указав два пароля: один для открытия и другой для изменения. Позже вы можете поделиться соответствующими паролями с командой в зависимости от доступа, который им следует предоставить.

Чтобы управлять тем, как пользователи должны работать с листами внутри структуры вашей книги, используйте защиту на уровне книги. Допустим, в вашей рабочей книге отчетов о состоянии есть несколько рабочих листов, и каждый рабочий лист назван в честь члена команды. Вы хотите, чтобы каждый член команды мог добавлять данные на свой рабочий лист, но не мог изменять какие-либо рабочие листы в рабочей книге, будь то добавление нового рабочего листа или перемещение рабочих листов внутри рабочей книги.

Чтобы контролировать, как пользователи должны работать на отдельном листе, используйте защиту на уровне листа. Допустим, каждый рабочий лист в вашей рабочей книге отчета о состоянии содержит данные, общие для всех рабочих листов, такие как строки заголовков или определенный макет отчета, и вы действительно не хотите, чтобы кто-либо их изменил. Защитив свой рабочий лист, вы можете указать, что пользователи могут выполнять только определенные функции на листе. Например, вы можете предоставить пользователям возможность вводить данные, но запретить им удалять строки или столбцы или только вставлять гиперссылки или сортировать данные.

Вы можете использовать один или несколько уровней защиты данных Excel в зависимости от потребностей вашей организации. Вы можете использовать все доступные параметры или комбинацию параметров — это полностью соответствует уровню безопасности, который вы хотите для своих данных Excel. Например, вы можете зашифровать общий файл Excel, а также включить защиту рабочей книги и рабочего листа, при этом используя защиту рабочего листа только для личной рабочей книги, чтобы случайно не удалить формулы.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

У вас есть несколько вариантов ввода данных вручную в Excel. Вы можете вводить данные в одну ячейку, в несколько ячеек одновременно или сразу на несколько листов. Вводимые данные могут быть числами, текстом, датами или временем. Вы можете форматировать данные различными способами. Кроме того, есть несколько параметров, которые можно изменить, чтобы упростить ввод данных.

В этом разделе не объясняется, как использовать форму данных для ввода данных на лист. Дополнительные сведения о работе с формами данных см. в разделе Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных.

Важно! Если вы не можете вводить или редактировать данные на листе, возможно, он был защищен вами или кем-то другим для предотвращения случайного изменения данных. На защищенном листе вы можете выбирать ячейки для просмотра данных, но вы не сможете вводить информацию в заблокированные ячейки. В большинстве случаев не следует снимать защиту с рабочего листа, если у вас нет на это разрешения от лица, создавшего его. Чтобы снять защиту листа, нажмите «Снять защиту листа» в группе «Изменения» на вкладке «Рецензирование». Если при применении защиты рабочего листа был установлен пароль, необходимо сначала ввести этот пароль, чтобы снять защиту с рабочего листа.

На листе щелкните ячейку.

Введите цифры или текст, которые вы хотите ввести, а затем нажмите клавишу ВВОД или TAB.

Чтобы ввести данные в новую строку внутри ячейки, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.

На вкладке "Файл" нажмите "Параметры".

Только в Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.

Нажмите "Дополнительно", а затем в разделе "Параметры редактирования" установите флажок "Автоматически вставлять десятичную точку".

В поле "Места" введите положительное число для цифр справа от десятичной точки или отрицательное число для цифр слева от десятичной точки.

Например, если вы введете 3 в поле "Места", а затем введете 2834 в ячейку, значение будет отображаться как 2,834. Если вы введете -3 в поле Places, а затем наберете 283, значение будет 283000.

На листе щелкните ячейку и введите нужное число.

Данные, которые вы вводили в ячейки до выбора параметра "Фиксированное десятичное число", не затрагиваются.

Чтобы временно переопределить параметр "Фиксированное десятичное число", введите десятичную точку при вводе числа.

На листе щелкните ячейку.

Введите дату или время следующим образом:

Чтобы ввести дату, используйте косую черту или дефис для разделения частей даты; например, введите 5 сентября 2002 г. или 5 сентября 2002 г.

Чтобы ввести время в 12-часовом формате, введите время, затем пробел, а затем введите a или p после времени; например, 9 часов вечера. В противном случае Excel вводит время как AM.

Чтобы ввести текущую дату и время, нажмите Ctrl+Shift+; (точка с запятой).

Чтобы ввести дату или время, которые останутся текущими при повторном открытии листа, вы можете использовать функции СЕГОДНЯ и СЕЙЧАС.

Когда вы вводите дату или время в ячейку, они отображаются либо в формате даты или времени по умолчанию для вашего компьютера, либо в формате, который применялся к ячейке до ввода даты или времени. Формат даты или времени по умолчанию основан на настройках даты и времени в диалоговом окне «Язык и региональные стандарты» («Панель управления», «Часы», «Язык» и «Регион»). Если эти настройки на вашем компьютере были изменены, даты и время в ваших книгах, которые не были отформатированы с помощью команды «Формат ячеек», отображаются в соответствии с этими настройками.

Выберите ячейки, в которые вы хотите ввести одинаковые данные. Ячейки не обязательно должны быть смежными.

В активной ячейке введите данные и нажмите Ctrl+Enter.

Вы также можете ввести одни и те же данные в несколько ячеек, используя маркер заполнения для автоматического заполнения данных в ячейках листа.

Сделав несколько рабочих листов активными одновременно, вы можете вводить новые данные или изменять существующие данные на одном из рабочих листов, и изменения применяются к одним и тем же ячейкам на всех выбранных рабочих листах.

Перейдите на вкладку первого рабочего листа, содержащего данные, которые вы хотите изменить. Затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкайте вкладки других рабочих листов, в которых вы хотите синхронизировать данные.

Примечание. Если вы не видите нужную вкладку рабочего листа, нажимайте кнопки прокрутки вкладок, чтобы найти лист, а затем щелкните его вкладку. Если вы по-прежнему не можете найти нужные вкладки рабочего листа, возможно, вам придется развернуть окно документа.

На активном листе выберите ячейку или диапазон, в котором вы хотите изменить существующие или ввести новые данные.

В активной ячейке введите новые данные или отредактируйте существующие данные, а затем нажмите клавишу ВВОД или Tab, чтобы переместить выделение в следующую ячейку.

Изменения применяются ко всем выбранным вами листам.

Повторяйте предыдущий шаг, пока не закончите ввод или редактирование данных.

Чтобы отменить выбор нескольких рабочих листов, щелкните любой невыбранный рабочий лист. Если невыбранный лист не отображается, можно щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку выбранного листа и выбрать команду Разгруппировать листы.

Когда вы вводите или редактируете данные, изменения затрагивают все выбранные рабочие листы и могут непреднамеренно заменить данные, которые вы не хотели изменять. Чтобы избежать этого, вы можете просматривать все рабочие листы одновременно, чтобы выявить потенциальные конфликты данных.

На вкладке "Вид" в группе "Окно" нажмите "Новое окно".

Переключитесь в новое окно и щелкните лист, который хотите просмотреть.

Повторите шаги 1 и 2 для каждого рабочего листа, который вы хотите просмотреть.

На вкладке "Вид" в группе "Окно" нажмите "Упорядочить все", а затем выберите нужный вариант.

Чтобы просматривать рабочие листы только в активной книге, в диалоговом окне "Упорядочить окна" установите флажок "Окна активной книги".

В Excel есть несколько параметров, которые можно изменить, чтобы упростить ввод данных вручную. Некоторые изменения влияют на все книги, некоторые — на весь лист, а некоторые — только на указанные вами ячейки.

Изменить направление клавиши Enter

Когда вы нажимаете Tab для ввода данных в несколько ячеек подряд, а затем нажимаете Enter в конце этой строки, по умолчанию выбор перемещается в начало следующей строки.

Нажатие Enter перемещает выделение на одну ячейку вниз, а нажатие Tab перемещает выделение на одну ячейку вправо. Вы не можете изменить направление перемещения для клавиши Tab, но можете указать другое направление для клавиши Enter. Изменение этого параметра влияет на весь рабочий лист, любые другие открытые рабочие листы, любые другие открытые рабочие книги и все новые рабочие книги.

На вкладке "Файл" нажмите "Параметры".

Только в Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.

В категории "Дополнительно" в разделе "Параметры редактирования" установите флажок "После нажатия Enter" переместить выделение, а затем выберите нужное направление в поле "Направление".

Изменить ширину столбца

Нажмите ячейку, для которой вы хотите изменить ширину столбца.

На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат".

В разделе Размер ячейки выполните одно из следующих действий:

Чтобы уместить весь текст в ячейке, нажмите "Автоподбор ширины столбца".

Чтобы указать большую ширину столбца, нажмите "Ширина столбца", а затем введите нужную ширину в поле "Ширина столбца".

Примечание. В качестве альтернативы увеличению ширины столбца вы можете изменить формат этого столбца или даже отдельной ячейки. Например, вы можете изменить формат даты, чтобы дата отображалась только как месяц и день (формат «мм/дд»), например, 31/12, или представляла число в научном (экспоненциальном) формате, например 4E+08.

Перенос текста в ячейку

Вы можете отображать несколько строк текста внутри ячейки, перенося текст. Перенос текста в ячейке не влияет на другие ячейки.

Нажмите на ячейку, в которую вы хотите поместить текст.

На вкладке "Главная" в группе "Выравнивание" нажмите "Перенос текста".

Примечание. Если текст представляет собой длинное слово, символы не будут переноситься (слово не будет разделено); вместо этого вы можете расширить столбец или уменьшить размер шрифта, чтобы увидеть весь текст. Если весь текст не виден после переноса текста, возможно, вам придется отрегулировать высоту строки. На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", а затем в разделе "Размер ячейки" нажмите "Автоподбор строки".

Дополнительную информацию об переносе текста см. в статье Перенос текста в ячейку.

Изменить формат числа

В Excel формат ячейки отличается от данных, хранящихся в ячейке. Эта разница в отображении может иметь значительный эффект, когда данные являются числовыми. Например, если число, которое вы вводите, округляется, обычно округляется только отображаемое число. В вычислениях используется фактическое число, хранящееся в ячейке, а не отображаемое отформатированное число.Следовательно, расчеты могут оказаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках.

После того, как вы введете числа в ячейку, вы можете изменить формат их отображения.

Нажмите ячейку, содержащую числа, которые вы хотите отформатировать.

На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку рядом с полем "Числовой формат" и выберите нужный формат.

Чтобы выбрать числовой формат из списка доступных форматов, нажмите «Другие числовые форматы», а затем выберите нужный формат в списке «Категория».

Отформатировать число как текст

Числа, которые не должны рассчитываться в Excel, например номера телефонов, можно отформатировать как текст, применив текстовый формат к пустым ячейкам перед вводом чисел.

Выберите пустую ячейку.

На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку рядом с полем "Числовой формат" и выберите "Текст".

Введите нужные числа в отформатированную ячейку.

Числа, которые вы ввели до того, как применили текстовый формат к ячейкам, должны быть введены снова в отформатированные ячейки. Чтобы быстро повторно ввести числа в виде текста, выберите каждую ячейку, нажмите клавишу F2, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Нужна дополнительная помощь?

Office 365 профессиональный плюс переименовывается в Приложения Microsoft 365 для предприятий. Для получения дополнительной информации об этом изменении прочитайте эту запись в блоге.

Обзор

Microsoft Excel позволяет изменять многие способы отображения данных в ячейке. Например, вы можете указать количество цифр справа от десятичной точки или добавить к ячейке шаблон и рамку. Вы можете получить доступ к большинству этих параметров и изменить их в диалоговом окне «Формат ячеек» (в меню «Формат» нажмите «Ячейки»).

В разделе «Дополнительная информация» этой статьи содержится информация о каждом из параметров, доступных в диалоговом окне «Формат ячеек», и о том, как каждый из этих параметров может повлиять на способ представления ваших данных.

Дополнительная информация

В диалоговом окне «Формат ячеек» есть шесть вкладок: «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Шаблоны» и «Защита». В следующих разделах описаны настройки, доступные на каждой вкладке.

Вкладка "Число"

Автоматическое форматирование чисел

По умолчанию все ячейки рабочего листа форматируются в общем числовом формате. В общем формате все, что вы вводите в ячейку, обычно остается как есть. Например, если ввести в ячейку 36526 и нажать клавишу ВВОД, содержимое ячейки будет отображаться как 36526. Это связано с тем, что ячейка остается в общем числовом формате. Однако если вы сначала отформатируете ячейку как дату (например, д/д/гггг), а затем введете число 36526, ячейка отобразит 1/1/2000.

Есть и другие ситуации, когда Excel оставляет числовой формат в качестве общего, но содержимое ячейки не отображается точно так, как оно было введено. Например, если у вас есть узкий столбец и вы вводите длинную строку цифр, например 123456789, ячейка вместо этого может отображать что-то вроде 1.2E+08. Если вы проверите числовой формат в этой ситуации, он останется общим.

Наконец, существуют сценарии, в которых Excel может автоматически изменить числовой формат с общего на другой в зависимости от символов, которые вы ввели в ячейку. Эта функция избавляет вас от необходимости вручную вносить изменения в легко распознаваемый числовой формат. В следующей таблице приведены несколько примеров, когда это может произойти:

Вообще говоря, Excel применяет автоматическое форматирование чисел всякий раз, когда вы вводите в ячейку следующие типы данных:

Валюта
Процент
Дата
Время
Дробь
Научная

Встроенные числовые форматы

Excel имеет большой набор встроенных числовых форматов, из которых вы можете выбирать. Чтобы использовать один из этих форматов, щелкните любую из категорий в разделе «Общие», а затем выберите нужный параметр для этого формата. При выборе формата из списка Excel автоматически отображает пример вывода в поле «Образец» на вкладке «Число». Например, если вы введете в ячейку 1,23 и выберете число в списке категорий с тремя десятичными знаками, в ячейке отобразится число 1,230.

Эти встроенные числовые форматы фактически используют предопределенную комбинацию символов, перечисленных ниже в разделе "Пользовательские числовые форматы". Однако базовый настраиваемый числовой формат для вас прозрачен.

В следующей таблице перечислены все доступные встроенные числовые форматы:

Числовой формат	Примечания
Число	Опции включают в себя: количество десятичных разрядов, независимо от того, используется ли разделитель тысяч, и формат, который будет использоваться для отрицательных чисел.
Валюта	В число параметров входят: количество знаков после запятой, символ, используемый для валюты, и формат, используемый для отрицательных чисел. Этот формат используется для общих денежных значений.
Учет	Параметры включают в себя: количество знаков после запятой и символ, используемый для валюты. В этом формате символы валюты и десятичные точки выстраиваются в ряд в столбце данных.
Дата	Выберите стиль даты в списке Тип.
Время	Выберите стиль времени в списке Тип.
Проценты< /td>	Умножает существующее значение ячейки на 100 и отображает результат с символом процента. Если сначала отформатировать ячейку, а затем ввести число, на 100 умножаются только числа от 0 до 1. Единственным вариантом является количество знаков после запятой.
Дробь	Выберите стиль дроби в списке Тип. Если вы не форматируете ячейку как дробь перед вводом значения, возможно, вам придется ввести ноль или пробел перед дробной частью. Например, если ячейка имеет формат «Общий» и вы вводите в нее 1/4, Excel обрабатывает это как дату. Чтобы ввести его в виде дроби, введите в ячейке 0 1/4.
Научный	Единственный вариант — количество знаков после запятой.
Текст	Ячейки, отформатированные как текст, будут обрабатывать все, что введено в ячейку, как текст, включая числа.
Особый	Выберите один из следующих вариантов в поле «Тип»: почтовый индекс, почтовый индекс + 4, номер телефона и номер социального страхования.

Пользовательские числовые форматы

Если один из встроенных числовых форматов не отображает данные в нужном вам формате, вы можете создать свой собственный числовой формат. Вы можете создать эти собственные числовые форматы, изменив встроенные форматы или объединив символы форматирования в свою собственную комбинацию.

Прежде чем создавать собственный числовой формат, необходимо ознакомиться с несколькими простыми правилами, регулирующими синтаксис числовых форматов:

Каждый формат, который вы создаете, может содержать до трех разделов для чисел и четвертый раздел для текста.

Первый раздел — это формат для положительных чисел, второй — для отрицательных, а третий — для нулевых значений.

Эти разделы разделены точкой с запятой.

Если у вас есть только один раздел, все числа (положительные, отрицательные и нулевые) форматируются в этом формате.

Вы можете запретить отображение любых типов чисел (положительных, отрицательных, нулевых), не вводя символы в соответствующем разделе. Например, следующий числовой формат предотвращает отображение любых отрицательных или нулевых значений:

Чтобы установить цвет для любого раздела в пользовательском формате, введите название цвета в скобках в разделе. Например, следующий числовой формат форматирует положительные числа синим цветом, а отрицательные — красным:

Вместо положительных, отрицательных и нулевых разделов формата по умолчанию вы можете указать собственные критерии, которые должны выполняться для каждого раздела. Условные операторы, которые вы указываете, должны содержаться в квадратных скобках. Например, следующий числовой формат форматирует все числа больше 100 как зеленые, все числа меньше или равные -100 как желтые, а все остальные числа как голубые:

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel для iPad Excel для iPhone Excel для планшетов Android Excel 2010 Excel для Mac 2011 Excel для телефонов Android Подробнее. Меньше

В этом разделе приведены пошаговые инструкции и рекомендации по обеспечению доступности электронных таблиц Excel для людей с ограниченными возможностями.

Когда ваши электронные таблицы доступны, вы открываете свой контент для всех, и люди с разными способностями могут читать и использовать книги и диаграммы Excel. Например, вы узнаете, как добавлять заголовки к таблицам, чтобы люди, использующие программы для чтения с экрана, могли найти нужную им информацию. Вы также узнаете, как использовать средство проверки читаемости, чтобы убедиться, что ваши электронные таблицы включены.

Windows: рекомендации по обеспечению доступности электронных таблиц Excel

В следующей таблице приведены основные рекомендации по созданию электронных таблиц Excel, доступных для людей с ограниченными возможностями.

Включить замещающий текст во все визуальные элементы.

К визуальному контенту относятся изображения, графические элементы SmartArt, фигуры, группы, диаграммы, встроенные объекты, рукописный ввод и видео.

Чтобы найти все случаи отсутствия замещающего текста в электронной таблице, используйте средство проверки читаемости.

Замещающий текст помогает людям, которые не видят экран, понять, что важно в изображениях и других визуальных элементах.

Избегайте использования текста в изображениях в качестве единственного способа передачи важной информации. Если вы должны использовать изображение с текстом, повторите этот текст в документе. В замещающем тексте кратко опишите изображение и упомяните о существовании текста и его назначении.

Добавьте осмысленный текст гиперссылки и всплывающие подсказки.

Чтобы определить, имеет ли текст гиперссылки смысл в качестве отдельной информации и дает ли он читателям точную информацию о цели назначения, визуально просмотрите книгу.

Люди, использующие программы чтения с экрана, иногда просматривают список ссылок. Ссылки должны передавать четкую и точную информацию о месте назначения. Например, вместо ссылки на текст Нажмите здесь, включите полное название целевой страницы.

Совет. Вы также можете добавить всплывающие подсказки, которые появляются при наведении курсора на ячейку, содержащую гиперссылку.

Используйте достаточный контраст для цветов текста и фона.

Чтобы найти недостаточный цветовой контраст, используйте средство проверки читаемости.

Вы также можете искать в электронной таблице текст, который трудно прочитать или отличить от фона.

Если в вашей электронной таблице высокий уровень контраста между текстом и фоном, больше людей увидят и смогут использовать ее содержимое.

Дайте всем вкладкам листов уникальные имена и удаляйте пустые листы.

Чтобы узнать, все ли листы с содержимым книги имеют описательные имена и есть ли пустые листы, используйте средство проверки читаемости.

Средства чтения с экрана считывают названия листов, которые предоставляют информацию о том, что находится на листе, что упрощает понимание содержимого книги и навигацию по ней.

Используйте простую структуру таблицы только для данных и укажите информацию в заголовках столбцов.

Чтобы убедиться, что таблицы не содержат разделенных ячеек, объединенных ячеек или вложенных таблиц, используйте средство проверки читаемости.

Вы также можете визуально сканировать свои таблицы, чтобы убедиться, что в них нет полностью пустых строк или столбцов.

Программы чтения с экрана отслеживают свое местоположение в таблице, подсчитывая ячейки таблицы. Если таблица вложена в другую таблицу или если ячейка объединена или разделена, средство чтения с экрана теряет счет и не может предоставить полезную информацию о таблице после этого момента. Пустые ячейки в таблице также могут ввести в заблуждение пользователя, использующего программу чтения с экрана, и подумать, что в таблице больше ничего нет.

Средства чтения с экрана также используют информацию заголовков для идентификации строк и столбцов.

Добавить замещающий текст к визуальным элементам в Microsoft 365

Следующие процедуры описывают, как добавить замещающий текст к визуальным элементам в электронных таблицах Excel в Microsoft 365:

Совет. Чтобы написать хороший замещающий текст, убедитесь, что содержание и цель изображения переданы лаконично и недвусмысленно. Альтернативный текст не должен быть длиннее одного-двух коротких предложений — в большинстве случаев достаточно будет нескольких тщательно подобранных слов. Не повторяйте окружающий текст как замещающий текст и не используйте фразы, относящиеся к изображениям, например "графика" или "изображение".

Добавить замещающий текст к изображениям

Добавляйте замещающий текст к изображениям, таким как изображения, снимки экрана, значки, видео и 3D-модели, чтобы программы чтения с экрана могли прочитать текст и описать изображение пользователям, которые не могут его видеть.

Выполните одно из следующих действий:

Щелкните изображение правой кнопкой мыши и выберите "Редактировать замещающий текст".

Выберите изображение. Выберите «Формат» > «Замещающий текст».

Панель замещающего текста открывается в правой части тела документа.

Введите 1–2 предложения, чтобы описать изображение и его контекст для тех, кто его не видит.

Совет. Чтобы проверить орфографию и исправить введенное вами слово, просто щелкните слово правой кнопкой мыши и выберите один из предложенных вариантов.

Добавление замещающего текста к фигурам или графическим элементам SmartArt

Выполните одно из следующих действий:

Щелкните правой кнопкой мыши фигуру или графический элемент SmartArt и выберите "Редактировать замещающий текст".

Выберите фигуру или графический элемент SmartArt. Выберите «Формат» > «Замещающий текст».

Примечание. Чтобы добавить замещающий текст ко всей фигуре или графическому элементу SmartArt, щелкните границу фигуры или графического элемента SmartArt, а не отдельную фигуру или часть.

Панель замещающего текста открывается в правой части тела документа.

Введите 1-2 предложения, чтобы описать фигуру или графический элемент SmartArt и его контекст для тех, кто его не видит.

Добавить замещающий текст в сводные диаграммы

Щелкните правой кнопкой мыши сводную диаграмму.

Выберите «Редактировать замещающий текст».

Панель замещающего текста открывается в правой части тела документа.

Введите 1-2 предложения, чтобы описать сводную диаграмму и ее контекст тому, кто ее не видит.

Декоративность визуальных элементов

Если ваши визуальные элементы носят исключительно декоративный характер, например, стилистические рамки, которые добавляют визуального интереса, но не несут информации, вы можете пометить их как таковые, не добавляя замещающий текст. Люди, использующие программы чтения с экрана, услышат, что они носят декоративный характер, поэтому они знают, что не пропускают никакой важной информации. Когда документ экспортируется в файл PDF, декоративные элементы будут отмечены в файле PDF тегами артефактов, которые пропускаются программами чтения с экрана.

Щелкните визуальный элемент правой кнопкой мыши.

Выберите «Редактировать замещающий текст». Панель замещающего текста открывается в правой части тела документа.

Выберите текстовое поле Пометить как декоративное. Поле ввода текста становится серым.

Включение и выключение автоматического замещающего текста

Если вы не хотите добавлять автоматически сгенерированный замещающий текст к вставленным изображениям, вы можете отключить параметр автоматического замещающего текста. Если вы передумаете позже, вы можете так же легко снова включить его.

Выберите Файл > Параметры > Специальные возможности.

В разделе "Автоматический замещающий текст" установите или снимите флажок "Автоматически создавать замещающий текст для меня", а затем нажмите кнопку "ОК".

Добавление замещающего текста к визуальным элементам в Office 2019

Следующие процедуры описывают, как добавить замещающий текст к визуальным элементам в электронных таблицах Excel в Office 2019:

Добавить замещающий текст к изображениям

Выполните одно из следующих действий:

Щелкните изображение правой кнопкой мыши и выберите "Редактировать замещающий текст".

Выберите изображение. Выберите «Формат» > «Замещающий текст».

Панель замещающего текста открывается в правой части тела документа.

Введите 1–2 предложения, чтобы описать изображение и его контекст для тех, кто его не видит.

Совет. Сэкономьте время и добавьте к изображению замещающий текст, созданный системой. На панели «Замещающий текст» выберите «Создать описание для меня». Затем отредактируйте автоматический замещающий текст, чтобы он лучше соответствовал содержанию.

Добавление замещающего текста к фигурам или графическим элементам SmartArt

Выполните одно из следующих действий:

Выберите фигуру или графический элемент SmartArt. Выберите «Формат» > «Замещающий текст».

Панель замещающего текста открывается в правой части тела документа.

Добавить замещающий текст в сводные диаграммы

Щелкните правой кнопкой мыши сводную диаграмму.

Выберите «Редактировать замещающий текст».

Панель замещающего текста открывается в правой части тела документа.

Введите 1-2 предложения, чтобы описать сводную диаграмму и ее контекст тому, кто ее не видит.

Декоративность визуальных элементов

Если ваши визуальные элементы носят исключительно декоративный характер, например, стилистические рамки, которые добавляют визуального интереса, но не несут информации, вы можете пометить их как таковые, не добавляя замещающий текст. Люди, использующие программы чтения с экрана, услышат, что они носят декоративный характер, поэтому они знают, что не пропускают никакой важной информации.Когда документ экспортируется в файл PDF, декоративные элементы помечаются в файле PDF тегами артефактов, которые пропускаются программами чтения с экрана.

Щелкните визуальный элемент правой кнопкой мыши.

Установите флажок Пометить как декоративный. Поле ввода текста становится серым.

Добавление замещающего текста к визуальным элементам в Office 2016

Следующие процедуры описывают, как добавить замещающий текст к визуальным элементам в электронных таблицах Excel в Office 2016:

Примечание. Мы рекомендуем вводить текст только в поле описания и оставлять заголовок пустым. Это обеспечит наилучшее взаимодействие с большинством основных программ чтения с экрана, включая Экранный диктор. Для аудио- и видеоконтента, помимо замещающего текста, включите скрытые субтитры для глухих или слабослышащих.

Добавить замещающий текст к изображениям

Добавьте замещающий текст к изображениям, таким как изображения и снимки экрана, чтобы программы чтения с экрана могли прочитать текст, чтобы описать изображение пользователям, которые не могут его видеть.

Щелкните изображение правой кнопкой мыши.

Выберите Размер и свойства.

Выберите замещающий текст.

Введите описание и заголовок.

Совет. Включайте самую важную информацию в первую строку и будьте максимально краткими.

Добавить замещающий текст к графике SmartArt

Щелкните правой кнопкой мыши графический элемент SmartArt.

Выберите Размер и свойства.

На вкладке "Параметры формы" выберите "Замещающий текст".

Введите описание и заголовок.

Совет. Включайте самую важную информацию в первую строку и будьте максимально краткими.

Добавить замещающий текст к фигурам

Добавьте замещающий текст к фигурам, в том числе к фигурам в графическом элементе SmartArt.

Щелкните правой кнопкой мыши фигуру.

Выберите Размер и свойства.

На вкладке "Параметры формы" выберите "Замещающий текст".

Введите описание и заголовок.

Совет. Включайте самую важную информацию в первую строку и будьте максимально краткими.

Добавить замещающий текст в сводные диаграммы

Щелкните правой кнопкой мыши сводную диаграмму.

Выберите Формат области диаграммы > Параметры диаграммы > Размер и свойства.

Выберите замещающий текст.

Введите описание и заголовок.

Совет. Включайте самую важную информацию в первую строку и будьте максимально краткими.

Сделайте доступными гиперссылки, таблицы и вкладки листов

Следующие процедуры описывают, как сделать доступными гиперссылки, таблицы и вкладки листов в электронных таблицах Excel.

Добавить текст гиперссылки и всплывающие подсказки

Экранные подсказки – это небольшие окна, в которых отображается описательный текст, когда вы наводите указатель мыши на гиперссылку.

Выберите ячейку, в которую вы хотите добавить гиперссылку.

На вкладке "Вставка" выберите "Ссылка".

В поле Текст для отображения отображается содержимое выбранной ячейки. Это текст гиперссылки. Чтобы изменить его, введите новый текст гиперссылки.

В поле "Адрес" добавьте URL-адрес гиперссылки.

Нажмите кнопку всплывающей подсказки и в текстовом поле всплывающей подсказки введите текст всплывающей подсказки.

Нажмите "ОК" > "ОК".

Совет. Если заголовок на целевой странице гиперссылки дает точное представление о том, что находится на странице, используйте его для текста гиперссылки. Например, этот текст гиперссылки соответствует заголовку на целевой странице: Шаблоны и темы для Office Online.

Используйте доступный цвет текста

Вот несколько идей для размышления:

Убедитесь, что текст хорошо отображается, используя автоматический параметр для цветов шрифта. Выделите ячейки, содержащие текст, а затем выберите Главная > Цвет шрифта > Автоматически.

Используйте средство проверки читаемости, чтобы проанализировать электронную таблицу и найти недостаточный цветовой контраст. Он проверяет текст в электронной таблице по следующим параметрам:

Читайте также: