Каковы цели функций автозамены и автотекста в MS Word

Обновлено: 04.07.2024

Раздел 404 Закона Сарбейнса-Оксли (SOX) требует, чтобы все публичные компании установили внутренний контроль и процедуры.

Закон о защите конфиденциальности детей в Интернете от 1998 года (COPPA) – это федеральный закон, который налагает особые требования на операторов доменов .

План North American Electric Reliability Corporation по защите критически важной инфраструктуры (NERC CIP) представляет собой набор стандартов.

Взаимная аутентификация, также называемая двусторонней аутентификацией, представляет собой процесс или технологию, в которой оба объекта обмениваются данными .

Экранированная подсеть или брандмауэр с тройным подключением относится к сетевой архитектуре, в которой один брандмауэр используется с тремя сетями .

Метаморфное и полиморфное вредоносное ПО – это два типа вредоносных программ (вредоносных программ), код которых может изменяться по мере их распространения.

Медицинская транскрипция (МТ) – это ручная обработка голосовых сообщений, продиктованных врачами и другими медицинскими работниками.

Электронное отделение интенсивной терапии (eICU) — это форма или модель телемедицины, в которой используются самые современные технологии.

Защищенная медицинская информация (PHI), также называемая личной медицинской информацией, представляет собой демографическую информацию, медицинскую .

Снижение рисков – это стратегия подготовки к угрозам, с которыми сталкивается бизнес, и уменьшения их последствий.

Отказоустойчивая технология — это способность компьютерной системы, электронной системы или сети обеспечивать бесперебойное обслуживание.

Синхронная репликация — это процесс копирования данных по сети хранения, локальной или глобальной сети, поэтому .

Интерфейс управления облачными данными (CDMI) – это международный стандарт, определяющий функциональный интерфейс, используемый приложениями.

Износ флэш-памяти NAND — это пробой оксидного слоя внутри транзисторов с плавающим затвором флэш-памяти NAND.

Выносливость при записи — это количество циклов программирования/стирания (P/E), которое может быть применено к блоку флэш-памяти перед сохранением .

Автозамена и автотекст

Существует два взаимосвязанных способа сохранить фрагмент текста (или изображения) и сделать его легко доступным в Word. Вы можете использовать автотекст или автозамену для хранения текста или графики, которые вы планируете использовать повторно. Автотекст или автозамену можно использовать для хранения стандартного текста, логотипа WSU, отформатированной таблицы или графики. Записям автотекста и автозамены присваиваются имена, которые служат ярлыками для записи. По умолчанию в Word «предварительно сохранено» большое количество записей автотекста и автозамены. Некоторые из них могут раздражать, и многие пользователи Word отключают автозамену, что не позволяет им использовать эту мощную функцию Word. Вместо отключения автотекста просто удалите надоедливые записи.

Вы также можете использовать записи автотекста для быстрого создания документа. Например, когда вы печатаете письмо, выберите из списка общие элементы письма, такие как приветствие, закрытие и обратный адрес.

Редактирование и создание записей

Чтобы просмотреть текущие записи автотекста:

В этом окне вы можете видеть записи автотекста и автозамены на отдельных вкладках. Здесь вы можете удалить или изменить любую существующую запись или создать новую запись.

Чтобы создать элементы автотекста из существующих блоков текста:

Выделить блок текста
Нажмите "Вставить".
Нажмите "Автотекст".
Нажмите "Создать".
Введите имя, обычно это первые несколько слов текста, и нажмите "ОК".

С этого момента, когда вы начнете вводить название записи автотекста, над строкой, которую вы вводите, появится небольшое поле с полным текстом записи автотекста. Когда появится это окно, нажмите Enter, чтобы вставить запись автотекста.

Чтобы создать запись автотекста с изображением, следуйте описанному выше процессу. Вы не увидите всплывающее окно над своим текстом, но вы можете нажать F3 после ввода имени записи автотекста, чтобы заменить его изображением, которое вы указали.

Ветеринарные информационные системы
Колледж ветеринарной медицины Вашингтонского государственного университета

Автозамену лучше всего использовать для создания сокращений слов, фраз и даже изображений. Например, если вы часто печатаете Microsoft Word, вы можете создать ярлык, такой как «msw». Затем каждый раз, когда вы вводили «msw», оно расширялось до Microsoft Word. Автозамена также уже настроена на исправление слов с частыми ошибками (например, "teh" изменится на "the"), но вы также можете вводить свои собственные слова, которые вы часто допускаете с ошибками.

Автотекст лучше всего использовать для более длинных фраз или абзацев (например, шаблонный текст для заявлений об отказе от ответственности или стандартное закрытие письма). AutoText также уже настроен с несколькими стандартными записями AutoText. Например, начните вводить «кого это может касаться», и вы увидите всплывающее окно с полной фразой. Чтобы вставить всю фразу, просто нажмите Enter.

Автозамена Microsoft Word

Чтобы создать запись автозамены

Выделите текст в документе Word, для которого вы хотите создать запись автозамены. (Кроме того, вы также можете просто ввести его в поле "С" на экране автозамены.)
Нажмите "Инструменты" в строке меню и выберите "Параметры автозамены".
Откроется диалоговое окно автозамены. Если вы выбрали свой текст первым, вы увидите, что этот текст автоматически вводится в поле «С». Теперь просто введите ярлык в поле «Заменить».
Если вы выбрали текст из документа, у вас есть возможность выбрать форматированный текст. При выборе этого параметра форматирование (например, шрифт и размер) выбранного текста также будет сохранено вместе с ярлыком. Но если вы предпочитаете, чтобы ярлык сохранялся как обычный текст, чтобы он подхватывал любое форматирование документа, в который вы его вставляете, выберите «Обычный текст».
Нажмите "Добавить", чтобы создать запись автозамены.

ВНИМАНИЕ! Не создавайте ярлыки автозамены, используя текст, который обычно используется для других целей. Например, вы не хотели бы использовать «г-н» в качестве сокращения для «медицинских карт», потому что, если вы попытаетесь ввести «г-н. Джонс», вы получите «медицинские записи», как только наберете точку в конце «мистер».

ПРИМЕЧАНИЕ. Параметры «Обычный текст» и «Форматированный текст» доступны только в том случае, если вы выбрали текст из документа, а не вводили его в поле «С». Кроме того, если вы выбрали текст для добавления в автозамену, и он появляется с уже отмеченным форматированным текстом, вам следует оставить его как форматированный текст. Если вы измените его на обычный текст, он может работать неправильно. (К сожалению, это может потребовать проб и ошибок.)

Вы также можете создавать автозамены для вставки изображений. Просто выберите изображение и выполните указанные выше действия.

Использование автозамены

Просто введите ярлык в свой документ. Затем, как только вы нажмете клавишу "Пробел", "Tab" или "Ввод" или введете любой знак препинания, ярлык автоматически расширится до полного текста, который вы создали.

СОВЕТ. Если вы набираете ярлык, но не хотите, чтобы он был заменен развернутым текстом, то, как только он расширится, сразу же нажмите Ctrl+Z, чтобы отменить изменение. (Или вы можете нажать кнопку «Отменить» на панели инструментов.) Если это часто происходит с вами, вы можете изменить ярлык на что-то другое.

Редактировать автозамену

Чтобы изменить запись автозамены, нажмите "Инструменты" в строке меню и выберите "Параметры автозамены".
На вкладке "Автозамена" найдите запись, которую нужно изменить, и выберите ее.
Внесите изменения и нажмите «Заменить».
Вы получите сообщение "Запись автозамены уже существует, хотите заменить ее". Нажмите "Да".

Чтобы удалить автозамену

Чтобы удалить запись автозамены, нажмите "Инструменты" в строке меню и выберите "Параметры автозамены".
На вкладке "Автозамена" найдите запись, которую нужно удалить, и выберите ее.
Нажмите кнопку "Удалить".
Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно.

Автотекст Microsoft Word

Создание записи автотекста

Выберите текст в документе Word, для которого вы хотите создать запись автотекста.
Нажмите "Инструменты" в строке меню и выберите "Параметры автозамены".
Откроется диалоговое окно автозамены. Нажмите на вкладку Автотекст.
Вы увидите, что поле «Введите здесь записи автотекста» уже заполнено первыми словами фразы. Вы можете оставить это как есть или изменить его на какой-либо другой ярлык. Поле «Предварительный просмотр» внизу покажет вам расширенный автотекст.
Нажмите «Добавить», чтобы создать запись автотекста.

Использование автотекста

Чтобы использовать ярлык автотекста, просто начните вводить начало текста или введите ярлык, который вы ему дали. Над введенным текстом появится всплывающее окно. Когда вы увидите всплывающее окно, просто нажмите Enter, чтобы вставить его.

Если вы не хотите вставлять автотекст, просто игнорируйте всплывающее окно и продолжайте вводить текст. Автотекст не будет вставлен, пока вы не нажмете Enter, когда появится всплывающее окно.

Редактировать автотекст

К сожалению, вы не можете войти и отредактировать запись автотекста. Но вот быстрый способ обойти эту неприятность:

Вставьте элемент автотекста, который вы хотите изменить, в документ (см. раздел «Использование автотекста»).
После вставки автотекста в документ внесите в него необходимые изменения.
Затем выберите измененный текст и нажмите "Инструменты" в строке меню, выберите "Параметры автозамены" и перейдите на вкладку "Автотекст".
Найдите старое имя записи автотекста в списке, выберите его и нажмите "Добавить".
Появится всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы переопределить запись автотекста. Нажмите Да.

Удалить автотекст

Нажмите "Инструменты" в строке меню, выберите "Параметры автозамены" и перейдите на вкладку "Автотекст".
Найдите автотекст, который хотите удалить, выберите его и нажмите "Удалить".
Нажмите "ОК", чтобы закрыть диалоговое окно.

Заключение

Поскольку с помощью автозамены и автотекста можно создать множество ярлыков одного и того же типа, каждый пользователь сам должен определить, какой метод лучше всего подходит для его нужд. Поэкспериментируйте с этими функциями Microsoft Word, чтобы найти умные способы сделать создание и редактирование документов более эффективным и продуктивным.

Вы снова и снова вводите один и тот же знакомый текст в свои деловые документы? Будь то шаблоны, биографии руководителей или маршруты до вашего магазина, два инструмента в Microsoft Word — автозамена и автотекст — помогут вам вставлять текст в документ с минимальными усилиями.

Несмотря на то, что эти два инструмента выглядят очень похожими, они совершенно разные. Мы покажем вам, как использовать автозамену и автотекст, чтобы ускорить работу.

Основы автозамены
Вероятно, вы уже используете автозамену — это инструмент, который автоматически исправляет орфографическую ошибку. Так, например, если вы постоянно вводите «их» вместо «их», вы можете сделать так, чтобы Word автоматически исправлял опечатку каждый раз, когда вы ее допускаете.

Всякий раз, когда вы запрашиваете автозамену распространенной опечатки, Word создает новую запись автозамены.
(Нажмите, чтобы увеличить изображение).

Для этого введите слово неправильно, чтобы Word определил его как ошибку, проверьте орфографию в документе и, когда ошибка появится, из списка предложений выберите правильно написанное предложенное слово и нажмите кнопку Автозамена. Если вы используете функцию проверки орфографии при вводе, щелкните правой кнопкой мыши слово с ошибкой, выберите «Автозамена», а затем выберите правильно написанную версию.

Автоматическое исправление распространенных опечаток — это одно из применений автозамены, но вы можете использовать его и для других целей. Например, если вы часто включаете заявление об отказе от ответственности или другой длинный фрагмент текста в свои документы, вы можете настроить функцию автозамены, которая автоматически вставит заявление об отказе от ответственности при вводе заданной строки символов.

Поскольку автозамена работает автоматически, вам необходимо убедиться, что введенная вами строка символов не является словом, которое вы, скорее всего, будете использовать при обычном наборе текста. Таким образом, вы не должны, например, использовать буквы «диск» в качестве сокращения для заявления об отказе от ответственности, поскольку «диск» — это слово, которое вы вполне можете использовать в другом контексте. Одним из решений этой проблемы является ввод цифры или символа, например символа @, перед строкой символов.

Вы можете создавать собственные записи автозамены для автоматической замены текста.
(Нажмите, чтобы увеличить изображение).

Чтобы настроить запись автозамены, например, для заявления об отказе от ответственности, сначала введите текст заявления об отказе от ответственности и внимательно проверьте его. Выделите текст и выберите «Инструменты» > «Параметры автозамены» > вкладка «Автозамена». В поле «Заменить» введите строку, которую вы будете вводить всякий раз, когда вам нужно ввести конкретное предложение (в нашем случае это будет @disc). Выберите вариант «Обычный текст» или «Форматированный текст» и нажмите «Добавить». Обратите внимание, что для обычного текста существует ограничение в 255 символов, поэтому этот параметр подходит только для небольших фрагментов текста. Вы можете использовать фрагменты текста гораздо большего размера, если выберете параметр «Форматированный текст» — кажется, что он должен работать наоборот, но это не так.

После этого убедитесь, что функция автозамены работает. Для этого введите строку символов и нажмите клавишу пробела или клавишу Enter. Введенная вами строка должна быть немедленно заменена текстом заявления об отказе от ответственности. Если нет, проверьте диалоговое окно автозамены, выбрав Инструменты > Параметры автозамены > вкладку Автозамена, и убедитесь, что установлен флажок Заменять текст при вводе.

Поскольку автозамена – это автоматическая замена, а не произвольная, вам может потребоваться время от времени ее отменять. Если да, то после замены отмените его, выбрав «Правка» > «Отменить».

Читайте также: