Какова цель пункта меню данных в Excel
Обновлено: 21.11.2024
За этим последует викторина.
Меню "Файл"
| Создать — открывает новый документ. Если вы используете комбинацию клавиш, указанную справа, сразу открывается пустой документ. Выбор курсором пункта меню «Новый» дает возможность открыть большое количество типов документов. |
| Открыть — открывает ранее сохраненный документ. |
| Закрыть — закрывает активный документ, но не выходит из приложения. |
| Сохранить как — сохраняет, открывая окно что дает возможность изменить имя файла, местоположение или формат. |
| Параметры страницы — устанавливает поля, размер бумаги, ориентацию и другие параметры макета. Линии сетки не отображаются при печати? Перейдите на вкладку листа в этом окне |
| Предварительный просмотр — показывает, как файл будет выглядеть при печати. |
| Печать — распечатывает активный файл, также дает возможность изменить параметры печати |
| Выход — закрывает Microsoft Excel |
�
Меню редактирования
| Отменить. Фактический ввод этого элемента будет зависеть от того, что вы сделали в последний раз. В моем примере я набрал, так что это было отображено. Этот выбор можно повторить несколько раз. |
| Повторить — после отмены действия его можно восстановить в документе. |
| Вырезать — удаляет выделение из активного документа и помещает его в буфер обмена. |
| Копировать — копирует выделенное в буфер обмена, при этом ячейка, из которой копируется информация, остается выделенной |
| Вставить — вставляет содержимое буфера обмена в точка вставки (курсор) или что-либо еще выбранное. |
| Специальная вставка — при выполнении этого выбора доступны десять вариантов; примеры включают вставку формул, vqalues и комментариев. |
| Fill — заливка содержимого выбранной ячейки вверх, вниз, влево или вправо |
| Очистить — удаляет выбранный объект или текст, но не помещает его в буфер обмена. Доступны четыре варианта; Все, Формат, Содержимое или Комментарии |
| Удалить — этот пункт меню можно использовать для удаления антиредактируемых строк или столбцов. |
| Найти — поиск указанного текста в активном документе |
| Заменить — поиск и замена указанного текста и форматирования.< /p> |
�
Меню просмотра
| Обычный — вид документа по умолчанию для большинства задач обработки текста. |
| Предварительный просмотр разрыва страницы — перед печатью убедитесь, что разрывы страниц появляются там, где вы хотите |
| Панели инструментов — отображает или скрывает панели инструментов. Стрелка вправо указывает на список панелей инструментов. Чтобы добавить один слайд вниз к названию панели инструментов и нажмите, чтобы выбрать. |
| Панель формул — удалите или отобразите панель, которая отображает адрес ячейки и данные, введенные в активную ячейку |
| Верхний и нижний колонтитулы — добавляет или изменяет текст, отображаемый вверху или внизу каждой страницы документа. |
| Комментарии. Скрытый комментарий дает дополнительную информацию о содержимом ячейки. Комментарии отображаются при перемещении курсора в ячейку, однако эта команда приводит к отображению всех комментариев на странице. |
| Во весь экран — скрывает большинство элементов экрана, чтобы вы могли видеть больше вашего документа |
| Масштаб — управляет тем, насколько большим или маленьким будет отображаться текущий документ на экране.< /p> |
Этот тест доступен без приведенной выше таблицы
В приведенной ниже таблице выберите меню, которое вы будете использовать для выполнения указанного действия.
Microsoft Excel — это приложение Microsoft для работы с электронными таблицами. Excel позволяет пользователям выполнять широкий спектр функций, включая расчеты, графические инструменты, инструменты поворота и язык программирования макросов. Вы можете создавать диаграммы и графики, которые помогут вам визуализировать и анализировать данные.
Сегодня он стал одним из самых популярных инструментов в бизнесе, поэтому полезно знать хотя бы основы. В наши дни у Microsoft даже есть мобильные приложения Excel для устройств Windows, Android и iOS. Пользователи могут обмениваться электронными таблицами с коллегами, к которым можно получить доступ из офиса или в дороге.
В этой статье мы рассмотрим основные функции ленты, так называется строка главного меню в Excel. Элементы на ленте содержат группы значков, выполняющих схожие функции. К ним относятся:
- Файл
- Главная
- Вставить
- Макет страницы
- Формулы
- Данные
- Просмотреть
- Просмотреть
Меню "Файл" – это самый левый элемент на ленте Excel. Элементы ленты «Файл» позволяют выполнять функции управления файлами, включая открытие, сохранение, закрытие и печать. Вы также используете меню «Файл» для импорта из внешних источников в Excel, а также параметры, которые позволяют настраивать сам Excel.
Совет: меню "Файл" не отображается в виде ленты в Excel для Mac. Вместо этого меню «Файл» отображается в строке меню приложения.
Главное меню — это второе меню в строке меню Excel. Элементы ленты «Главная» включают параметры форматирования шрифта, цвета, условного форматирования, фильтра, типа номера и т. д. Все эти функции помогают выполнять различные эффективные вычисления.
Совет: попробуйте формат по образцу. Это позволяет копировать форматирование из одной ячейки в другую, что значительно экономит время.
Вставить
Как следует из названия, меню "Вставка" позволяет вставлять различные параметры и элементы в электронную таблицу Excel. Вы можете вставлять самые разные элементы: от сводной таблицы до изображений, картинок, фигур, снимков экрана, диаграмм и графиков, текстовых полей, верхних и нижних колонтитулов, символов, уравнений и т. д.
Совет: вы также можете вставлять гиперссылки и даже карты с помощью меню "Вставка".
Макет страницы
Опять же, название предполагает набор функций в меню «Макет страницы». Вы увидите множество вариантов настройки страниц для просмотра и печати, включая размер страницы, поля, цвета и шрифты и т. д. Вы также можете настроить высоту и ширину ячейки в меню «Макет страницы».
Совет для профессионалов. Вы можете добавить фон к набору ячеек или даже ко всей электронной таблице. Просто нажмите Фон и выберите изображение, которое хотите использовать.
Формулы
В меню "Формулы" вы найдете все параметры обработки чисел. Excel поставляется с множеством формул, включая финансовые, логические, текстовые, дату и время, поиск и ссылки, а также математические и тригонометрические.
Совет для профессионалов. Вы можете присваивать имена ячейкам или диапазонам ячеек — это упростит настройку формул.
Меню «Данные» также содержит множество важных функций Excel, включая импорт и подключение к базам данных. Вы также получаете доступ к функциям сортировки, фильтрации, удаления дубликатов, проверки данных, консолидации, группировки, разгруппировки и промежуточного итога в меню «Данные».
Совет: используйте функцию проверки данных, чтобы обеспечить согласованность в ячейках.
Просмотреть
Ранее в этой статье мы упоминали о возможностях Excel для совместной работы над электронными таблицами. В меню «Обзор» выполняются многие из этих задач. Вы можете оставлять комментарии в ячейках для своих коллег, проверять орфографию, отслеживать изменения и даже ограничивать разрешения с помощью элементов в меню «Рецензирование».
Совет для профессионалов. Используйте ссылку "Поделиться книгой", чтобы поделиться ею с коллегами!
В меню «Вид» вы настраиваете способ отображения электронных таблиц на экране. Параметры включают отображение линий сетки между ячейками, переключение строки формул и заголовков и многое другое. Это меню также дает вам возможность просматривать и записывать макросы. Макросы позволяют записывать общие шаги, которые вы выполняете, чтобы вам не приходилось повторять одни и те же действия снова и снова!
Совет для профессионалов: используйте кнопки "Закрепить верхнюю строку" или "Закрепить первый столбец", и они останутся на месте, пока вы прокручиваете страницы и страницы с числами.
Заключение
Excel удобен в использовании независимо от того, являетесь ли вы офисным работником, домохозяйкой или аналитиком данных. Знание основ может помочь вам управлять бюджетом, создавать сценарии "что, если" и делать все, что вы можете придумать, используя числа.
Если вы хотите узнать больше об Excel, посетите страницу обучения Simplilearn для сертификации Excel Foundation. Вы не только изучите основные функции Excel, этот курс также разработан, чтобы помочь вам сдать экзамен Microsoft Office Specialist (MOS) Core (77-420).
Simplilearn также предлагает сертификационное обучение Microsoft Excel Intermediate и Advanced. Посмотрите наше видео Введение в Excel среднего уровня, чтобы получить образец. Благодаря нашему онлайн-обучению вы сможете отточить свои навыки работы с Excel, даже если вы сидите дома в пижаме!
Об авторе
Простое обучение
Simplilearn — один из ведущих мировых поставщиков онлайн-обучения по цифровому маркетингу, облачным вычислениям, управлению проектами, науке о данных, ИТ, разработке программного обеспечения и многим другим новым технологиям.
Получите полный доступ к Excel 2000 в двух словах и более чем к 60 000 другим играм с бесплатной 10-дневной пробной версией O'Reilly.
Есть также прямые онлайн-мероприятия, интерактивный контент, материалы для подготовки к сертификации и многое другое.
Excel предоставляет множество команд, которые можно использовать для оформления рабочего листа. Эти команды доступны в десяти различных меню, подробно описанных в соответствующих главах этой книги. В этом разделе представлен обзор этих меню и приведены некоторые важные ярлыки и задачи.
Меню "Файл" предоставляет средства для работы с фактическим файлом рабочей книги. Это меню содержит параметры для открытия, закрытия, сохранения и печати книги. По сути, это меню содержит все параметры, необходимые для работы с фактическим файлом книги, в то время как другие меню предоставляют команды для управления содержимым книги.
Первые шесть значков на стандартной панели инструментов — это наиболее часто используемые команды меню «Файл». Хотя команды одинаковы, команда «Печать» на панели инструментов и «Файл» → «Печать» дают немного разные результаты. Параметр «Файл» → «Печать» открывает диалоговое окно «Печать», в котором вы можете проверить параметры печати. Команда «Печать» распечатывает выбранную область печати на принтере по умолчанию. Еще одно различие существует между командой «Создать» на стандартной панели инструментов и параметром «Файл» → «Создать». Файл → Создать открывает диалоговое окно, в котором вы можете выбрать шаблон для применения к новой книге, а команда «Создать» на панели инструментов открывает пустую книгу на основе настроек книги по умолчанию. Дополнительные сведения об этих параметрах меню см. в главе 3.
Список файловых задач
| Создание новой книги на основе шаблона: Глава 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Открытие существующего файла: Глава 3. | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Открытие недавно использовавшегося файла: Глава 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Сохранение рабочей книги: Глава 3 | < /tr>|||||||||||||||||||||||||||||||||
| Укажите часть листа для печати: Глава 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Печать выбранной части листа: Глава 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Просмотр свойств файла: глава 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||
| Выход из текущей книги и закрытие Excel, если другие книги не открыты: глава 3 |
| Создать новую книгу: Ctrl+N |
| Открыть существующий файл: Ctrl+O |
| Сохранить книгу: Ctrl+S |
| Сохранить книгу с новым именем, местоположением или форматом: F12< /td> |
| Печать выбранной области: Ctrl+P |
| Выход из Excel: Alt+F4 |
| Отменить самые последние изменения в книге: глава 4 |
| Удалить определенную информацию из выбранных ячейки: Глава 4 |
| Вставка самой последней вырезанной или скопированной информации: Глава 4 |
| Заполнить выбранные ячейки значением в указанный ряд: Глава 4 |
| Удалить значения указанного типа из выбранных ячеек: Глава 4 |
| Удалить выбранные рабочий лист из рабочей книги: Глава 4 |
| Поиск определенных значений и их изменение: Глава 4 |
| Изменение связей между книга и другие файлы: Глава 4 |
Сочетания клавиш
| Отменить последнее действие: Ctrl+Z |
| Повторить последнее отмененное действие: Ctrl+Y< /td> |
| Вырезать содержимое: Ctrl+X |
| Копировать содержимое: Ctrl+C |
| Вставить вырезанный или скопированный контент: Ctrl+V |
| Заполнить выделенный диапазон ячеек: Ctrl+D |
| Заполнить выделенный диапазон ячеек вправо: Ctrl+R |
| Удалить содержимое выделенных ячеек: Del |
| Найти указанный текст или коды форматирования: Ctrl+F |
| Заменить найденное содержимое новым: Ctrl+H |
| Перейти на определенную страницу или раздел: Ctrl+G ( или F5) |
Команды в меню "Вид" можно использовать для изменения внешнего вида рабочего листа на экране и времени его печати. Вы можете просмотреть рабочий лист в обычном окне или использовать команду "Во весь экран", чтобы удалить панели инструментов и отобразить рабочий лист, чтобы он заполнил весь экран.
Вы можете использовать команду «Просмотреть комментарии», чтобы отобразить все комментарии, размещенные на листе. Если вы хотите удалить их с экрана, просто снова выберите команду «Просмотреть комментарии».
В зависимости от размера вашего рабочего листа вы можете изменить размер отображения с помощью команды «Масштаб», чтобы одновременно видеть на экране больше ячеек. Например, если вы увеличите масштаб до 50 %, вы сможете увидеть в два раза больше рабочего листа, но все будет иметь размер 100 % просмотра.
Вы можете использовать команду «Пользовательские виды», чтобы сохранить текущий вид документа, чтобы его можно было выбрать в будущем. Это очень удобно для создания представлений книги с определенными параметрами печати или скрытыми ячейками.
Вероятно, одной из самых важных функций в меню «Вид» является возможность просмотра и установки разрывов страниц для вашего листа с помощью команды «Просмотр разрыва страницы». Когда вы выбираете эту команду, в представлении указывается расположение существующих разрывов страниц. Вы можете настроить эти разрывы страниц, щелкнув по ним мышью и перетащив их, или вы можете вставить новые разрывы страниц. Дополнительные сведения об этих параметрах меню см. в главе 5.
Просмотреть список задач
| Указание разрывов страниц при печати рабочего листа: Глава 5 |
| Отключение отображения комментариев и далее: Глава 5 |
| Выберите конкретные панели инструментов, которые отображают: Глава 5 |
| Включите отображение Формулы и Статуса включение и выключение полос: Глава 5 и Глава 5 |
| Создание пользовательских представлений рабочей книги: Глава 5 |
| Создание и изменение заголовка и нижний колонтитул рабочей книги: глава 5 |
| Переключиться в полноэкранный режим: глава 5 |
| Выберите процент масштабирования для рабочая тетрадь: Глава 5 |
Вставить
Меню «Вставка» позволяет добавлять в книгу несколько разных элементов. Если вам нужно дополнительное место на листе, вы можете использовать одну из первых трех команд, чтобы вставить определенное количество ячеек, строк или столбцов на лист. Имейте в виду, что каждый рабочий лист может содержать не более 256 столбцов и 65 536 строк. Поэтому, когда вы вставляете строку или столбец в середину листа, они удаляются с конца.
Одной из команд, которую вы, вероятно, будете использовать часто, является «Вставка» → «Функция». Эта команда позволяет добавлять на рабочий лист различные функции для вычисления и обработки данных. Например, если у вас есть ряд чисел, которые вы хотите суммировать, вы можете вставить функцию СУММ.
Если вы хотите предоставить графическое представление своих данных, вы можете вставить диаграмму либо непосредственно в рабочий лист, либо как отдельный лист в рабочей книге. Дополнительные сведения об этих параметрах меню см. в главе 6.
Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще. Меньше
Вы можете помочь людям более эффективно работать с рабочими листами, используя раскрывающиеся списки в ячейках. Раскрывающиеся списки позволяют людям выбирать элемент из списка, который вы создаете.
В новом листе введите записи, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. В идеале у вас должны быть элементы списка в таблице Excel. Если вы этого не сделаете, вы можете быстро преобразовать список в таблицу, выбрав любую ячейку в диапазоне и нажав Ctrl+T.
Зачем помещать данные в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице, при добавлении или удалении элементов из списка любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Больше ничего делать не нужно.
Сейчас самое время отсортировать данные в диапазоне или таблице в раскрывающемся списке.
Выберите ячейку на листе, в которой вы хотите разместить раскрывающийся список.
Перейдите на вкладку "Данные" на ленте, затем "Проверка данных".
Примечание. Если вы не можете нажать кнопку "Проверка данных", возможно, лист защищен или открыт для общего доступа. Разблокируйте определенные области защищенной книги или закройте общий доступ к таблице, а затем повторите шаг 3.
На вкладке "Настройки" в поле "Разрешить" нажмите "Список".
Нажмите в поле "Источник", затем выберите диапазон списка. Мы помещаем наш на лист под названием Cities в диапазоне A2:A9. Обратите внимание, что мы пропустили строку заголовка, потому что мы не хотим, чтобы это была опция выбора:
Если люди могут оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустое поле.
Отметьте раскрывающийся список "В ячейке".
Перейдите на вкладку "Входящее сообщение".
Если вы хотите, чтобы при нажатии на ячейку отображалось сообщение, установите флажок Показывать входное сообщение при выборе ячейки и введите в поля заголовок и сообщение (до 225 символов).Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите флажок.
Перейдите на вкладку "Предупреждение об ошибке".
Если вы хотите, чтобы сообщение отображалось, когда кто-то вводит что-то, чего нет в вашем списке, установите флажок Показать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных, выберите параметр в поле Стиль и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите флажок.
Не знаете, какой вариант выбрать в поле «Стиль»?
Чтобы отобразить сообщение, которое не мешает людям вводить данные, которых нет в раскрывающемся списке, нажмите Информация или Предупреждение. Для информации будет показано сообщение с этим значком, а для предупреждения будет показано сообщение с этим значком .
Чтобы люди не могли вводить данные, которых нет в раскрывающемся списке, нажмите "Стоп".
Примечание. Если вы не добавите заголовок или текст, по умолчанию в заголовке будет указано «Microsoft Excel», а в сообщении будет указано: «Введенное вами значение недействительно. Пользователь имеет ограниченные значения, которые могут быть введены в эту ячейку. ."
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, вы можете проверить, нужно ли изменить ширину столбца и высоту строки, чтобы отобразить все ваши записи.
Если список записей для вашего раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите, чтобы пользователи не видели его и не вносили изменения, рассмотрите возможность скрытия и защиты этого листа. Дополнительные сведения о том, как защитить лист, см. в статье Блокировка ячеек для их защиты.
Если вы решите изменить параметры в раскрывающемся списке, см. раздел Добавление или удаление элементов из раскрывающегося списка.
Чтобы удалить раскрывающийся список, см. раздел Удаление раскрывающегося списка.
Вы можете загрузить пример книги с несколькими примерами проверки данных, как в этой статье. Вы можете следовать инструкциям или создавать собственные сценарии проверки данных. Загрузите примеры проверки данных Excel.
Ввод данных выполняется быстрее и точнее, если вы ограничиваете значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.
Начните с составления списка допустимых записей на листе и отсортируйте или измените порядок записей, чтобы они отображались в нужном вам порядке. Затем вы можете использовать записи в качестве источника для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, вы можете легко обратиться к нему и ввести записи непосредственно в инструмент проверки данных.
Создайте список допустимых записей для раскрывающегося списка, напечатайте на листе в один столбец или строку без пустых ячеек.
Выберите ячейки, в которых вы хотите ограничить ввод данных.
На вкладке "Данные" в разделе "Инструменты" нажмите "Проверка данных" или "Проверить".
Примечание. Если команда проверки недоступна, лист может быть защищен или книга может использоваться совместно. Вы не можете изменить параметры проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.
Перейдите на вкладку "Настройки", а затем во всплывающем меню "Разрешить" выберите "Список".
Нажмите в поле "Источник", а затем на листе выберите список допустимых записей.
Диалоговое окно сворачивается, чтобы лист было лучше видно.
Нажмите RETURN или нажмите кнопку "Развернуть", чтобы восстановить диалоговое окно, а затем нажмите "ОК".
Вы также можете вводить значения непосредственно в поле Источник, разделяя их запятой.
Чтобы изменить список допустимых записей, просто измените значения в списке источников или отредактируйте диапазон в поле Источник.
Вы можете указать собственное сообщение об ошибке, чтобы реагировать на ввод неверных данных. На вкладке "Данные" нажмите "Проверка данных" или "Проверить", а затем перейдите на вкладку "Предупреждение об ошибке".
См. также
В новом листе введите записи, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. В идеале элементы списка должны быть в таблице Excel.
Зачем помещать данные в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице, при добавлении или удалении элементов из списка любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Больше ничего делать не нужно.
Сейчас самое время отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться в раскрывающемся списке.
Выберите ячейку на листе, в которой вы хотите разместить раскрывающийся список.
Перейдите на вкладку "Данные" на ленте, затем нажмите "Проверка данных".
На вкладке "Настройки" в поле "Разрешить" нажмите "Список".
Если вы уже создали таблицу с раскрывающимися записями, щелкните поле «Источник», а затем щелкните и перетащите ячейки, содержащие эти записи.Однако не включайте ячейку заголовка. Просто включите ячейки, которые должны появиться в раскрывающемся списке. Вы также можете просто ввести список записей в поле Источник, разделенных запятой, например:
Фрукты, овощи, крупы, молочные продукты, закуски
Если люди могут оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустое поле.
Отметьте раскрывающийся список "В ячейке".
Перейдите на вкладку "Входящее сообщение".
Если вы хотите, чтобы при нажатии на ячейку отображалось сообщение, установите флажок Показать сообщение и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите флажок.
Перейдите на вкладку "Предупреждение об ошибке".
Если вы хотите, чтобы сообщение отображалось, когда кто-то вводит что-то, чего нет в вашем списке, установите флажок «Показывать оповещение», выберите вариант в поле «Тип» и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите флажок.
После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как вам нужно. Например, вы можете проверить, не нужно ли изменить ширину столбца и высоту строки, чтобы отобразить все ваши записи. Если вы решите изменить параметры в раскрывающемся списке, см. раздел Добавление или удаление элементов из раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. раздел Удаление раскрывающегося списка.
Нужна дополнительная помощь?
Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.
Читайте также:
- Microsoft Microsoft Office для дома и школы
- Как установить драйвера на материнскую плату Gigabyte
- Внутренняя ошибка устройства Mme Adobe Premiere
- Продолжить невозможно после отсутствия стандартного 3D-модуля эффектов
- Копирование и вставка Autocad