Какие программы используются для выполнения большинства операций по поддержанию файловой структуры

Обновлено: 05.07.2024

Вы тратите слишком много времени на поиск компьютерных файлов? Цифровая революция привела к тому, что наши компьютеры и серверы раздулись от старой, бесполезной и избыточной информации. Поскольку хранение стало дешевым, многие компании решают эту проблему, покупая дополнительное место на жестком диске.

Но… цена плохого управления компьютерными файлами — это не только большие затраты на приобретение и обслуживание дополнительного места для хранения цифровых данных. Вы также должны учитывать:

Потеря производительности при поиске нужного файла
Риск использования устаревшей информации.
Риск того, что файлы не будут включены в обычные процедуры резервного копирования
Проблемы, связанные с общим доступом к файлам и разрешениями безопасности

Без ИТ-политик и процедур управления компьютерными файлами сотрудники будут хранить файлы по-своему, используя систему, которая им подходит. Но это может быть не лучшим способом для всех в компании, и по мере роста вашей компании проблема, скорее всего, будет только усугубляться.

Вопросы управления компьютерными файлами

1. Место хранения файлов

Ответ может быть где угодно, КРОМЕ компьютера или ноутбука сотрудника, потому что эти устройства обычно не резервируются. У вас может быть несколько вариантов хранения файлов, но выбор одного основного места поможет людям выработать хорошие привычки сохранения компьютерных файлов. Популярные варианты включают:

Google Диск, входящий в состав Google Workspace.
Dropbox, Box, AWS, Adobe Cloud, ICloud Drive или другие облачные решения для хранения документов
Если вы не понимаете различий между SharePoint и OneDrive, вы не одиноки!

Где бы ни хранились файлы, убедитесь, что у вас есть надежные процедуры резервного копирования и восстановления. Да, облако автоматически создает резервные копии ваших электронных файлов, но только на короткое время. Если вы вовремя не заметите, файлы будут удалены.

Вместо того, чтобы отправлять документы по электронной почте в виде вложений, вы также можете рассмотреть возможность использования общих почтовых ящиков и списков рассылки.

2. Доступ к файлам и роли безопасности

Как компания, предоставляющая ИТ-услуги в Мичигане, мы всегда думаем о безопасности данных. Как правило, большинству рабочих ролей назначаются аналогичные роли безопасности. Поэтому, когда дело доходит до создания папок с файлами, обычно имеет смысл организовывать папки с файлами по функциям работы:

Бухгалтерский учет
Консалтинг
Инженерия
Отдел кадров
Маркетинг
Производство
Продажи

Конечно, вам понадобятся вложенные папки в каждой области. Рекомендуется проработать структуру на доске.

3. Иерархия папок и жизненный цикл документа

При создании файловой иерархии с вложенными подпапками полезно заранее подумать о том, как долго вам потребуется активный доступ к этой информации. Например:

В бухгалтерии вы можете сначала создать вложенные папки по годам, потому что после закрытия финансового года эти файлы можно переместить в архивный файл, а затем в цифровое холодное хранилище.
В маркетинге вы можете создавать подпапки по кампаниям и/или типам файлов. Определенные программные файлы могут требовать своего собственного местоположения. Например, у вас может быть папка с изображениями или папка для определенных типов файлов.
В продажах или консалтинге может иметь смысл создавать подпапки по имени клиента, а затем помещать проекты в эту подпапку.

Возможно, вы также захотите создать иерархию папок, в которой будут использоваться числа, чтобы обеспечить согласованность папок.

4. Соглашения об именах файлов

У каждой компании есть свои уникальные требования в этом отношении. Мы обнаружили, что лучше всего для нас работает создание имен файлов, которые переходят от общего к конкретному. В документе о политиках и процедурах ИТ рекомендуется создать легенду документа, чтобы люди могли интерпретировать имена файлов.

Например, для компании, занимающейся разработкой веб-сайтов, имя файла может быть примерно таким:

КЛИЕНТ-ПРОЕКТ-ФАЙЛ-ВЕРСИЯ-ПРОВЕРКА

Поэтому имя файла может выглядеть так:
ABC-WEB-Services-V3-RJS.docx

Когда файл окончательно одобрен, легко узнать, какой файл является самым последним, и удалить остальные.

5. Шаблоны документов

В предыдущем посте мы рассказывали, как легко использовать шаблоны Microsoft Word для создания документов профессионального и последовательного вида.Но поскольку шаблоны и темы Microsoft хранятся на жестких дисках сотрудников, необходимо предпринять дополнительные шаги, чтобы несколько человек могли совместно использовать и обновлять шаблон основного файла.

Чтобы поделиться шаблоном документа со всей компанией, мы рекомендуем хранить нередактируемый «основной» шаблон в общем месте, чтобы сотрудники могли его загрузить. Затем сохраните другую версию на сайте Team или SharePoint, чтобы участники группы могли постоянно улучшать шаблон в своей рабочей группе. Ваш поставщик ИТ/администратор Microsoft 365 также может отправлять шаблоны отдельным пользователям.

6. Рассмотрение конфиденциальных файлов

Многие компании хранят электронную информацию, содержащую конфиденциальную информацию: медицинскую информацию, личные контактные данные, номера социального страхования, пароли и т. д. Независимо от того, требуется ли это по закону или нет, крайне важно принимать дополнительные меры для защиты этой информации. Невыполнение этого требования ставит вас в юридическую и финансовую опасность. Проконсультируйтесь с ИТ-специалистом о шагах, которые вы можете и должны предпринять для защиты этой информации.

7. Архивирование, хранение и очистка файлов

Хранение «всего» увеличивает объем вашей ИТ-среды, однако существуют бизнес-записи, которые необходимо хранить в течение длительного времени. Shred-It предлагает полезное руководство по сохранению бизнес-записей (нажмите, чтобы открыть). Вам следует связаться с юристом и/или бухгалтером, чтобы получить индивидуальную консультацию о требованиях к хранению деловой документации.

Дополнительные ресурсы

Управление компьютерными файлами — БОЛЬШАЯ тема. Вот несколько дополнительных ресурсов, которые могут помочь вам найти лучший способ организации файлов и папок на компьютере.

PC Magazine – энциклопедия файлов и папок
GCF Global — работа с файлами
Применить — передача файлов между телефоном и компьютером

Как Eclipse Consulting может помочь

Как ваш поставщик ИТ-услуг, мы можем помочь справиться с цифровым хаосом несколькими способами:

Решение о том, где хранить файлы (на сервере в офисе или в облаке)
Помощь в выборе платформы облачного хостинга
Определение потребностей в производительности при выборе локального компьютерного сервера
Создание расписания архивации файлов
Создание процедур резервного копирования и восстановления
Выявление и удаление повторяющихся записей

Уже более 20 лет мы предоставляем технологические решения, поддержку и услуги растущим компаниям в Детройтском метро. Позвольте нам показать вам разницу, которую мы можем сделать для вас.

Узнайте, как партнер Office 365 может повысить эффективность вашего бизнеса, или запросите БЕСПЛАТНУЮ сессию по стратегии в области ИТ.

Часто задаваемые вопросы

Что такое хорошая система управления компьютерными файлами?

Создайте файловую иерархию и жизненный цикл документа. Вам также следует учитывать соглашения об именах файлов.

Где я могу управлять своими файлами?

Вы можете управлять своими файлами в:
-OneDrive для бизнеса, входящем в вашу подписку на Office 365
- Google Диске, который входит в состав G-Suite
- локальных компьютерных серверах
>-Dropbox, Box, AWS, Adobe Cloud, ICloud Drive или другие облачные решения для хранения документов

Нужно ли моим сотрудникам использовать такое же управление файлами?

Сокращенно от компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием, CMMS – это программное обеспечение, помогающее управлять активами, планировать техническое обслуживание и отслеживать рабочие задания.

Что такое компьютеризированная система управления техническим обслуживанием (CMMS)?

Компьютеризированная система управления техническим обслуживанием или CMMS – это программное обеспечение, которое централизует информацию о техническом обслуживании и упрощает процессы операций по техническому обслуживанию. Это помогает оптимизировать использование и доступность физического оборудования, такого как транспортные средства, машины, средства связи, заводская инфраструктура и другие активы. Также называемые CMMIS или компьютеризированной информационной системой управления техническим обслуживанием, системы CMMS используются в производстве, добыче нефти и газа, производстве электроэнергии, строительстве, транспорте и других отраслях, где физическая инфраструктура имеет решающее значение.

Основой CMMS является ее база данных.У него есть модель данных, которая упорядочивает информацию об активах, за обслуживание которых отвечает организация по обслуживанию, а также об оборудовании, материалах и других ресурсах, необходимых для этого.

Как работает CMMS?

Информация в базе данных CMMS поддерживает различные функции системы, которые обеспечивают следующие возможности:

Управление ресурсами и трудовыми ресурсами. Отслеживайте сертификацию имеющихся сотрудников и оборудования. Ставьте конкретные задачи и собирайте экипажи. Организация смен и управление ставками оплаты.

Реестр активов: Храните, получайте доступ и делитесь информацией об активах, такой как:

Производитель, модель, серийный номер, класс и тип оборудования
Связанные расходы и коды
Местоположение и позиция
Статистика производительности и времени простоя
Сопутствующая документация, видео и изображения, такие как руководства по ремонту, правила техники безопасности и гарантии.
Наличие счетчиков, датчиков и инструментов Интернета вещей (IoT)

Управление заказами на работу. Как правило, рассматриваемое как основная функция CMMS, управление заказами на работу включает в себя такую информацию, как:

Номер наряда
Описание и приоритет
Тип заказа (ремонт, замена, запланированный)
Коды причин и способов устранения
Назначенный персонал и используемые материалы

Управление рабочими заданиями также включает следующие возможности:

Автоматическое создание рабочих заданий
Зарезервировать материалы и оборудование
Планирование и назначение сотрудников, бригад и смен
Просматривайте статус и отслеживайте время простоя.
Учет запланированных и фактических затрат.
Прикрепите соответствующую документацию, ремонт и средства безопасности.

Профилактическое обслуживание. Автоматизируйте инициирование заказов на работу в зависимости от времени, использования или инициированных событий. Используйте профилактическое обслуживание для организации и связывания активов по нескольким заказам. Упорядочивайте и планируйте профилактические заказы на работу.

Управление материалами и запасами: инвентаризация, распределение и возврат оборудования и материалов для технического обслуживания и ремонта (ТОиР) по складским помещениям, распределительным центрам и объектам. Управляйте поставщиками, отслеживайте стоимость запасов и автоматизируйте пополнение запасов.

Отчетность, анализ и аудит. Создавайте отчеты по категориям обслуживания, таким как доступность активов, использование материалов, затраты на рабочую силу и материалы, оценка поставщиков и многое другое. Анализируйте информацию, чтобы понять доступность активов, тенденции производительности, оптимизацию запасов MRO и другую информацию для поддержки бизнес-решений, а также собирайте и систематизируйте информацию для аудита.¹

История CMMS

До CMMS получение централизованной, динамической видимости и автоматизированного управления было непрактичным, поскольку информация об обслуживании скрывалась в бумажных файлах, а позже была разбросана по электронным таблицам.

Самые ранние версии CMMS появились в 1960-х годах и обычно использовались крупными предприятиями. Технические специалисты использовали перфокарты и мейнфреймы IBM для создания компьютеризированных записей и отслеживания задач обслуживания. В 1970-х годах перфокарты уступили место контрольным спискам, которые технические специалисты загружали в системы CMMS в конце своей смены.

CMMS стала более распространенной в малых и средних компаниях в 1980-х и 90-х годах, когда компьютеры стали меньше, доступнее, более распределенными и подключенными друг к другу. В 1990-х годах CMMS начала обмениваться информацией по локальным сетям или локальным сетям.

В 2000-е годы появились интрасети и веб-подключения, которые расширили возможности CMMS для ряда мобильных устройств, полевых приложений и операционных площадок.

Последнее поколение CMMS основано на облаке и отличается высокой мобильностью. Он предлагает расширенные функциональные возможности, более быструю реализацию, более простое обслуживание и более высокий уровень безопасности данных.²

EAM и CMMS: в чем разница?

Термин CMMS часто путают или используют как синонимы EAM или управления активами предприятия. Они имеют очень похожие функции и цели, но существенно различаются. Чтобы увидеть основные различия между CMMS и EAM, полезно кратко взглянуть на историю CMMS и взаимосвязь между CMMS, EAM и APM.

По мере развития CMMS она заложила основу для EAM. По сути, EAM содержит функциональные возможности CMMS,³ и их функции могут перекрываться. То, что EAM привносит в CMMS — отчасти благодаря расширению возможностей подключения и обмена информацией — это возможность объединять сайты, способствовать сотрудничеству между отделами и обеспечивать более глубокую интеграцию с другими системами, такими как планирование ресурсов предприятия (ERP).⁴

Эти возможности предоставляют решениям EAM более широкий бизнес-контекст, учитывающий общий жизненный цикл активов и его влияние на финансовый анализ, закупки, управление процессами, риски и соблюдение нормативных требований, утилизацию активов и многое другое.Решения CMMS, как правило, ориентированы на доступность и время безотказной работы основных средств за счет автоматизации рабочих заданий и рабочих процессов, планирования рабочей силы, управления материалами, а также предоставления отчетов и проверок по этим задачам.

Почему время безотказной работы так важно?

CMMS — и EAM — необходимы, потому что они упрощают и эффективнее для руководителей и отделов по техническому обслуживанию достижение их основной цели: надежное время безотказной работы.

Чем дольше активы и физическое оборудование находятся в рабочем состоянии, тем большую ценность они приносят. В своем посте «Полное руководство по преимуществам CMMS» блоггер IBM Сара Дадли отмечает: «Чем дольше мы можем поддерживать работу оборудования без капитального ремонта, тем больше денег мы сэкономим в долгосрочной перспективе».

Надежное обеспечение бесперебойной работы означает, что компании могут принимать и выполнять заказы, удовлетворять требования клиентов, формировать клиентский опыт и уверенно принимать ряд решений, зависящих от активов. IBM сообщает, что опрос управляющих активами показал, что 75% из них называют надежность системы основной причиной для инвестиций в EAM.

Каковы преимущества CMMS?

Отслеживание активов. Централизованная информация в базе данных CMMS позволяет руководителям и группам по техническому обслуживанию почти мгновенно узнавать о моменте приобретения актива, времени выполнения технического обслуживания, частоте поломок, использованных деталях, оценках эффективности и т. д.

Отображение рабочего процесса. Панели мониторинга и визуализации можно настроить для технического специалиста и других ролей, чтобы оценивать состояние и прогресс практически в режиме реального времени. Команды техобслуживания могут быстро определить, где находится объект, что ему нужно, кто и когда должен с ним работать.

Автоматизация: автоматизация ручных задач, таких как заказ деталей, пополнение запасов ТОиР, планирование смен, сбор информации для аудита и другие административные обязанности, помогает сэкономить время, уменьшить количество ошибок, повысить производительность и сосредоточить команды на обслуживании, а не на административных задачах.

Упрощенные процессы: заказы на работу могут просматривать и отслеживать все вовлеченные стороны. Детали могут быть переданы между мобильными устройствами для координации работы на местах с операционными центрами. Можно расставить приоритеты и оптимизировать распределение и использование материалов и ресурсов.

Управление полевыми работниками. Управление внутренними и внешними полевыми работниками может быть сложным и дорогостоящим процессом. Возможности CMMS и EAM позволяют унифицировать и экономично развертывать внутренние группы и внешние партнерства. Новейшие решения EAM предлагают преимущества в области подключения, мобильности, дополненной реальности и блокчейна для преобразования операций в полевых условиях.

Профилактическое обслуживание: данные CMMS позволяют перейти от реактивного к упреждающему подходу к обслуживанию, что позволяет разработать расширенную стратегию обслуживания активов. Данные, полученные в результате повседневной деятельности, а также датчики, счетчики и другие инструменты Интернета вещей, могут предоставлять информацию о процессах и активах, информировать о превентивных мерах и запускать оповещения до того, как активы перестанут работать или работать неэффективно.

Непротиворечивость и передача знаний. Документация, руководства по ремонту и процедуры обслуживания с носителями могут храниться в CMMS и связываться с соответствующими активами. Захват и сохранение этих знаний создает согласованные процедуры и качество работы. Это также сохраняет эти знания для передачи новым техническим специалистам, а не уходит за дверь вместе с уходящим персоналом.

Управление соответствием. Аудит соответствия может нарушить работу техобслуживания и ресурсоемких предприятий в целом. Данные CMMS значительно упрощают аудит, генерируя ответы и отчеты, адаптированные к требованиям аудита.

Здоровье, безопасность и окружающая среда. В соответствии с управлением соответствием CMMS и EAM предлагают централизованную отчетность по вопросам безопасности, здоровья и окружающей среды. Цели заключаются в снижении риска и поддержании безопасной рабочей среды. CMMS и EAM могут проводить расследования для анализа повторяющихся инцидентов или дефектов, отслеживания инцидентов и корректирующих действий, а также управления изменениями процессов.

Структура файловой системы — это самый базовый уровень организации операционной системы. То, как операционная система взаимодействует со своими пользователями, приложениями и моделью безопасности, почти всегда зависит от того, как операционная система организует файлы на устройствах хранения. Предоставление общей структуры файловой системы гарантирует пользователям и программам доступ к файлам и запись в них.

Доступ к

общим файлам возможен локально и с удаленных узлов; файлы, которыми нельзя поделиться, доступны только локально. Переменные файлы, такие как файлы журналов, можно изменить в любое время; статические файлы, такие как двоичные файлы, не изменяются без вмешательства системного администратора.

Такая категоризация файлов помогает соотнести функцию каждого файла с разрешениями, назначенными каталогам, в которых они хранятся.То, как операционная система и ее пользователи взаимодействуют с файлом, определяет каталог, в котором он размещен, смонтирован ли этот каталог с разрешениями только для чтения или чтения/записи, а также уровень доступа каждого пользователя к этому файлу. Верхний уровень этой организации имеет решающее значение; доступ к базовым каталогам может быть ограничен, в противном случае могут возникнуть проблемы с безопасностью, если правила доступа с верхнего уровня не придерживаются жесткой структуры.

2.1. Обзор стандарта иерархии файловой системы (FHS)

Red Hat Enterprise Linux использует структуру файловой системы Стандарт иерархии файловой системы (FHS), которая определяет имена, расположения и разрешения для многих типов файлов и каталогов.< /p>

Документ FHS является авторитетной ссылкой на любую файловую систему, совместимую с FHS, но стандарт оставляет многие области неопределенными или расширяемыми. Этот раздел представляет собой обзор стандарта и описание частей файловой системы, не охватываемых стандартом.

Возможность монтировать раздел /usr/ только для чтения. Это особенно важно, так как /usr/ содержит общие исполняемые файлы и не должен изменяться пользователями. Кроме того, поскольку /usr/ монтируется только для чтения, его можно монтировать с дисковода компакт-дисков или с другой машины через монтирование NFS только для чтения.

2.1.1. Организация FHS

2.1.1.1. Сбор информации о файловой системе

Пример 2.1. вывод команды df

По умолчанию df показывает размер раздела в блоках по 1 килобайту и объем используемого и доступного дискового пространства в килобайтах. Для просмотра информации в мегабайтах и гигабайтах используйте команду df -h. Аргумент -h означает «удобочитаемый» формат. Вывод для df -h выглядит примерно так:

Пример 2.2. вывод команды df -h

Примечание

В приведенных выше примерах смонтированный раздел /dev/shm представляет файловую систему виртуальной памяти системы.

Команда du отображает приблизительный объем пространства, используемого файлами в каталоге, а также использование диска для каждого подкаталога. Последняя строка в выводе du показывает общее использование диска каталогом; чтобы увидеть только общее использование диска каталогом в удобочитаемом формате, используйте du -hs . Дополнительные параметры см. в man du .

Чтобы просмотреть системные разделы и использование дискового пространства в графическом формате, используйте системный монитор Gnome, щелкнув Приложения → Системные инструменты → Системный монитор или используя команду gnome-system-monitor . Выберите вкладку «Файловые системы», чтобы просмотреть системные разделы. На рисунке ниже показана вкладка «Файловые системы».

Рисунок 2.1. Вкладка «Файловые системы» системного монитора GNOME

2.1.1.2. Каталог /boot/

Каталог /boot/ содержит статические файлы, необходимые для загрузки системы, например ядро Linux. Эти файлы необходимы для правильной загрузки системы.

Предупреждение

2.1.1.3. Каталог /dev/

Эти узлы устройств необходимы для правильной работы системы. Демон udevd создает и удаляет узлы устройств в /dev/ по мере необходимости.

Устройства в каталоге /dev/ и подкаталогах определяются либо как символьные (обеспечивающие только последовательный поток ввода и вывода, например, мышь или клавиатура), либо как блочные (доступны случайным образом, например, жесткий диск или дисковод). Если установлены GNOME или KDE, некоторые запоминающие устройства автоматически обнаруживаются при подключении (например, через USB) или вставке (например, привод CD или DVD), и появляется всплывающее окно с отображением содержимого.

Таблица 2.1. Примеры общих файлов в каталоге /dev

< /th>

Файл	Описание
/dev/hda	Главное устройство на основном канале IDE.
/dev/hdb	Подчиненное устройство на основном канале IDE.
/dev/tty0	Первая виртуальная консоль.
/dev/tty1< /td>	Вторая виртуальная консоль.
/dev/sda	Первое устройство на основном канале SCSI или SATA.
/dev/lp0	Первый параллельный порт.
/dev/ttyS0	Последовательный порт.

2.1.1.4.Каталог /etc/

Каталог /etc/ зарезервирован для файлов конфигурации, которые являются локальными для машины. Он не должен содержать двоичных файлов; любые двоичные файлы следует переместить в /bin/ или /sbin/ .

Например, в каталоге /etc/skel/ хранятся "каркасные" пользовательские файлы, которые используются для заполнения домашнего каталога при первом создании пользователя. Приложения также хранят свои файлы конфигурации в этом каталоге и могут ссылаться на них при выполнении. Файл /etc/exports определяет, какие файловые системы экспортируются на удаленные хосты.

2.1.1.5. Каталог /lib/

Каталог /lib/ должен содержать только библиотеки, необходимые для выполнения двоичных файлов в /bin/ и /sbin/ . Эти образы общих библиотек используются для загрузки системы или выполнения команд в корневой файловой системе.

2.1.1.6. Каталог /media/

Каталог /media/ содержит подкаталоги, используемые в качестве точек подключения для съемных носителей, таких как USB-накопители, DVD-диски и компакт-диски.

2.1.1.7. Каталог /mnt/

Каталог /mnt/ зарезервирован для временного монтирования файловых систем, например файловых систем NFS. Для всех съемных носителей используйте каталог /media/. Автоматически обнаруженные съемные носители будут смонтированы в каталоге /media.

Важно

2.1.1.8. Каталог /opt/

Каталог /opt/ обычно зарезервирован для программного обеспечения и дополнительных пакетов, которые не являются частью установки по умолчанию. Пакет, который устанавливается в /opt/, создает каталог с его именем, например /opt/имя_пакета/ . В большинстве случаев такие пакеты имеют предсказуемую структуру подкаталогов; большинство хранит свои двоичные файлы в /opt/packagename/bin/, а свои справочные страницы в /opt/packagename/man/ .

2.1.1.9. Каталог /proc/

Каталог /proc/ содержит специальные файлы, которые либо извлекают информацию из ядра, либо отправляют ему информацию. Примеры такой информации включают системную память, информацию о ЦП и конфигурацию оборудования. Для получения дополнительной информации о /proc/ обратитесь к Разделу 2.3, «Виртуальная файловая система /proc».

2.1.1.10. Каталог /sbin/

В каталоге /sbin/ хранятся двоичные файлы, необходимые для загрузки, восстановления или восстановления системы. Для использования двоичных файлов в /sbin/ требуются привилегии root. Кроме того, /sbin/ содержит двоичные файлы, используемые системой до монтирования каталога /usr/; любые системные утилиты, используемые после монтирования /usr/, обычно помещаются в /usr/sbin/ .

Сьюзан Уорд писала о малом бизнесе для The Balance Small Business в течение 18 лет. Она руководила консалтинговой фирмой в области ИТ, а также разработала и провела курсы по продвижению малого бизнеса.

Поддержание порядка в электронных документах может стать довольно сложной задачей в современном "проводном" мире.

В дополнение к локальному хранению документов на настольных компьютерах, ноутбуках или мобильных устройствах все больше и больше компаний используют облако для основных бизнес-приложений и хранения файлов.

Проблему хранения еще больше усложняет то, что многим компаниям необходимо обмениваться документами между сотрудниками. В офисе для этого обычно используется файловый сервер или сетевое запоминающее устройство (NAS).

Если требуется общий мобильный доступ, документы можно хранить в облаке и предоставлять к ним общий доступ, назначив разрешения на доступ.

Результатом всего этого может быть кошмар с управлением файлами, когда некоторые документы человека хранятся в облаке, а некоторые локально, и даже отдельные документы хранятся только в одном или другом месте.

Организация — ключ к электронному управлению файлами

Где бы ни хранились документы, важно поддерживать их порядок и актуальность. Цель управления электронными файлами – гарантировать, что вы сможете найти то, что ищете, даже если вы ищете его спустя годы после его создания.

Большинство деловых людей в тот или иной момент оказывались в неловком положении, когда им звонили клиенты, но они не могли быстро найти соответствующий счет или другие важные документы клиента. Не менее раздражает рыскание в конце года в поисках документов, относящихся к счетам компании, для бухгалтера или, что еще хуже, для налогового инспектора.

Правильная организация цифровых документов особенно важна в общей среде — если один из ваших сотрудников отсутствует (временно или постоянно!) вы сможете легко найти любые документы, созданные или управляемые этим человеком.

Возможность потери данных из-за недовольных увольняющихся сотрудников – еще одна причина защитить свои бизнес-данные.

Эти советы по управлению файлами помогут вам сделать ваши файлы доступными:

1. Используйте папки установки по умолчанию для программных файлов

Используйте расположение файлов по умолчанию при установке прикладных программ. В Windows по соглашению файлы прикладных программ находятся в каталоге (буква диска:)->Program Files. Установка приложений в другом месте сбивает с толку и не нужна.

2. Одно место для всех документов

Поместите все документы в одну "корневую" папку. Для одного пользователя в среде Windows расположением по умолчанию является папка «Мои документы».

В среде обмена файлами попробуйте сделать то же самое. Создайте одну корневую папку (например, «Общие документы») и храните все документы во вложенных папках внутри корневой папки. Наличие единого места для всех электронных документов упрощает поиск и создание резервных копий и архивов.

3. Создание папок в логической иерархии

Это, так сказать, ящики картотеки вашего компьютера. Используйте простой язык, чтобы назвать свои папки; вы не хотите, чтобы в будущем вы смотрели на этот список папок и задавались вопросом, что означает «TFK» или любая другая интересная аббревиатура, которую вы придумали.

4. Вложение папок в папки

Создавайте другие папки в этих основных папках по мере необходимости. Например, папка «Счета-фактуры» может содержать папки «2018», «2017» и «2016». Папка, названная в честь клиента, может включать в себя папки «данные клиента» и «переписка». Цель состоит в том, чтобы каждый файл был в папке, а не в списке файлов-сирот.

Не создавайте сложные, многоуровневые структуры папок. Вместо этого по возможности используйте описательные имена файлов.

5. Соблюдайте соглашения об именах файлов

Некоторые операционные системы (например, Unix) не допускают пробелов в именах файлов или папок, поэтому избегайте этого, если у вас смешанная вычислительная среда. Вместо этого используйте символы подчеркивания в качестве разделителя (например, Doe_John_Proposal.doc.) Другие символы, такие как / ? \ : * | "^ также запрещены в именах файлов и папок в Windows.

Используйте описательные имена файлов для облегчения идентификации и поиска, но не переусердствуйте — имена файлов/путей имеют ограничения по длине, которые различаются в зависимости от операционной системы.

В Windows максимальная длина полного пути к файлу (например, буква диска + имена папок + имя файла) составляет 260 символов. По возможности используйте распространенные сокращения, например Jan для января или Corp для корпорации.

6. Будьте конкретны

Давайте электронные файлы логичными, конкретными именами и, если возможно, добавляйте даты в имена файлов. Цель именования файлов состоит в том, чтобы иметь возможность сказать, о чем файл, не открывая его и не просматривая. Поэтому, если документ представляет собой письмо покупателю с напоминанием о просроченном платеже, назовите его примерно так: «overdue_20180115»; а не что-то вроде "письмо". Как узнать, кому адресовано письмо, не открывая его?

Если вы делитесь файлами по электронной почте или с переносных устройств, вы можете захотеть, чтобы имя файла содержало более конкретную информацию, поскольку информация о папке не будет включена в общий файл.

Например, если ваш документ находится в папке Мои документы\Счета\2017\Клиенты\Doe_John_20180416.doc, а файл открыт для общего доступа или отправлен по электронной почте, получатель увидит только файл Doe_John_20170416.doc и, возможно, не сможет сказать, что файл представляет собой счет клиента, не открывая его.

7. Файлы по мере необходимости

Лучшее время для подачи документа – это время, когда вы его впервые создаете. Так что заведите привычку использовать диалоговое окно "Сохранить как" для сохранения документа, а также присваивать ему имя, помещая его в нужное место в первую очередь.

8. Закажите файлы для вашего удобства

Если есть папки или файлы, которые вы часто используете, переместите их вверх списка файлов, переименовав их с помощью ! или AA в начале имени файла.

9. Регулярно удаляйте файлы

Иногда то, что устарело, очевидно, как в примере с папкой "Счета" выше. Если это не так, очистите папки от беспорядка, удалив старые файлы.

Не удаляйте файлы, связанные с бизнесом, если вы абсолютно не уверены, что они вам больше никогда не понадобятся. Вместо этого в своей основной коллекции папок в корневой папке создайте папку под названием «Старая» или «Неактивная» и перемещайте в нее старые файлы, когда они встречаются.

10. Регулярно создавайте резервные копии файлов

Независимо от того, копируете ли вы свои файлы на другой диск или на ленту, важно настроить режим резервного копирования и соблюдать его.

Хорошее управление файлами упрощает поиск нужной информации

Управление электронными документами должно быть частью общей стратегии управления документами в вашем бизнесе.Надлежащий план управления документами должен включать все аспекты работы с документами, включая хранение, поиск, резервное копирование и безопасность.

Функция поиска — замечательная вещь, но она никогда не сравнится с легкостью перехода непосредственно к папке или файлу. Если вы последовательно будете следовать этим советам по управлению файлами, даже если вы не знаете, где что-то находится, вы знаете, где это должно быть — огромное преимущество, когда дело доходит до поиска того, что вы ищете. Надлежащие методы управления файлами сэкономят ваше время и деньги.

Читайте также: