Какие компьютерные программы должен знать секретарь

Обновлено: 02.07.2024

Ассистенты по административным вопросам и другие специалисты по административным вопросам приобретают ряд навыков, которые легко можно применить на многих должностях. Независимо от того, какую карьеру вы хотите выбрать, следующие шесть навыков помогут вам добиться успеха.

Не преуменьшайте свои административные навыки, когда идете на следующее собеседование. Независимо от вашего предполагаемого карьерного пути любой потенциальный работодатель расценит ваши административные навыки как желательный актив.

Навыки эффективной печати

Все типы административных специалистов проводят большую часть своего времени, печатая на клавиатуре. Независимо от того, прошли ли они курсы профессионального набора текста или нет, их скорость и точность со временем улучшатся. Поскольку компьютеры есть почти на каждом рабочем месте, навыки набора текста стали более важными во всех отраслях.

Компьютерные программисты, медицинские расшифровщики и стенографисты в значительной степени полагаются на навыки набора текста, но вы обнаружите, что любой потенциальный работодатель будет считать, что вы умеете печатать как профессионал. Чем быстрее вы будете печатать, тем продуктивнее вы будете на большинстве рабочих мест.

Хорошие навыки работы с программным обеспечением

Теперь, когда мы установили, что вы умеете печатать, давайте поговорим о программах, в которых вы будете печатать. Административным специалистам необходимы хорошие навыки работы с программным обеспечением, чтобы не отставать от различных программ, которые обеспечивают работу большинства офисов.< /p>

Административные и исполнительные помощники используют всевозможные офисные программы, включая Microsoft Word, Microsoft Excel и другие программы из пакета Microsoft Office. Административные менеджеры также используют эти программы и инструменты управления проектами, такие как Microsoft Project и SharePoint.

Эти программы предназначены не только для административного мира. И даже если бывшие административные работники ищут работу в отраслях, где эти программы не используются, их опыт их использования полезен. Чем лучше вы знакомы с компьютерной программой любого типа, тем легче вам будет ознакомиться с новыми программами.

Навыки организации и тайм-менеджмента

Назначение встреч и управление ими — еще один важный навык для многих административных специалистов. От помощников по административным вопросам, управляющих записью пациентов в загруженном кабинете врача, до тех, кто организует встречи руководителей, административные специалисты должны эффективно использовать время и следить за тем, чтобы встречи никогда не пересекались.

Назначение и проведение встреч требует множества навыков, применимых во многих профессиях. Обратите внимание на свой опыт ведения переговоров, и потенциальный работодатель узнает о ваших организаторских способностях и способности демонстрировать эффективные навыки тайм-менеджмента. Их часто называют «мягкими навыками», но мы предпочитаем называть их ключевыми навыками или переносимыми навыками, потому что вы можете перенести их практически на любую работу. Вы даже можете использовать передаваемые навыки для смены работы.

Развитые навыки подачи документов

Хорошие навыки подачи документов также говорят о вашей способности оставаться организованным. Административные работники должны хранить бумажные или электронные документы, чтобы их было легко найти.

Оттачивание навыков подачи документов в качестве административного специалиста поможет вам в различных областях. Ваши навыки подачи документов говорят любому потенциальному работодателю, что вы эффективны. Они доказывают, что вы не будете тратить время на работу и будете полезны для любой команды.

Отличные навыки межличностного общения

Административным работникам необходимы сильные навыки межличностного общения, поскольку они имеют дело с сотрудниками практически из всех отделов компании. К межличностным административным работникам, которые могут быть переданы другим ролям, относятся:

Навыки говорения и слушания
Работа в команде
Навыки ведения переговоров
Навыки разрешения конфликтов
Навыки решения проблем
Умение принимать решения

Административные сотрудники обнаружат, что их навыки межличностного общения развиваются все больше и больше, чем дольше они работают в этой области. Навыки межличностного общения также можно улучшить в свободное время, занимаясь командными видами спорта и участвуя в общественных организациях. Если вы докажете, что умеете работать в команде, настойчивое общение поможет вам добиться успеха в карьере.

Превосходное внимание к деталям

Административные работники должны обращать внимание на детали. Например, если в документе отсутствует подпись, это может привести к длительным задержкам, которые серьезно повлияют на бизнес. Если письмо с орфографической ошибкой выйдет, бизнес покажется непрофессиональным. Менеджерам по найму нужны соискатели с зорким взглядом, которые замечают проблемы и держат команду на высоком уровне. Им нужны сотрудники с сильной трудовой этикой, способные проявлять здравый смысл и эффективно решать административные задачи.

Независимо от того, какую роль вы выполняете, важны детали. Такое внимание к деталям делает дополнительную заботу, к которой вы привыкли относиться как к административному специалисту, ценным активом для любой компании.

Если колледж вам не подходит, не волнуйтесь. Рассмотрим эти восемь альтернатив четырехлетней программе обучения.

Рабочий мир переходит в онлайн. Вы будете? Посмотрите эти 12 отличных вакансий в сфере электронной коммерции.

Не слишком ли рано обращаться к этому менеджеру по найму? Вот как правильно подать заявление о приеме на работу.

Контентидос

Каковы 3 главных навыка помощника по административным вопросам?

Навыки составления отчетов.
Навыки административного письма.
Знание Microsoft Office.
Анализ.
Профессионализм.
Решение проблем.
Управление поставками.
Управление запасами.

Какие компьютерные программы используют помощники по административным вопросам?

Административные помощники и секретари проводят много времени, используя офисные программы, включая Microsoft Word, Microsoft Excel и другие программы из пакета Microsoft Office. Административные менеджеры используют эти программы и инструменты управления проектами, включая Microsoft Project и SharePoint.

Что должен знать помощник по административным вопросам?

Знаток технологий. …
Устное и письменное общение. …
Организация. …
Управление временем. …
Стратегическое планирование. …
Находчивость. …
Ориентирован на детали. …
Предвосхищает потребности.

Каковы три основных административных навыка?

Целью этой статьи было показать, что эффективное администрирование зависит от трех основных личных навыков, которые называются техническими, человеческими и концептуальными.

Каковы сильные стороны помощника по административным вопросам?

10 сильных сторон помощника по административным вопросам

Общение. Эффективное общение, как письменное, так и устное, является важным профессиональным навыком, необходимым для роли помощника по административным вопросам. …
Организация. …
Предвидение и планирование. …
Находчивость. …
Командная работа. …
Трудовая этика. …
Адаптивность. …
Компьютерная грамотность.

В чем ваша самая сильная сторона Помощник по административным вопросам?

Сильная сторона помощника по административным вопросам — организованность. … В некоторых случаях помощники по административным вопросам работают в сжатые сроки, что делает потребность в организационных навыках более важной. Организаторские способности также включают вашу способность эффективно управлять своим временем и расставлять приоритеты в задачах.

Что считается административным опытом?

Кто-то, у кого есть административный опыт, занимает или занимал должность со значительными секретарскими или канцелярскими обязанностями. Административный опыт проявляется в различных формах, но в целом относится к навыкам общения, организации, исследованиям, составлению графиков и офисной поддержке.

Какие самые важные обязанности выдающегося помощника по административным вопросам?

Можно сказать, что самое ценное, что может быть у успешного помощника по административным вопросам, — это способность думать на ходу! Роли помощника по административным вопросам требуют выполнения типичных задач, включая составление писем и электронных писем, управление расписанием, организацию поездок и оплату расходов.

Какими навыками должен обладать администратор?

Коммуникативные навыки. Офисные администраторы должны будут иметь подтвержденные навыки письменного и устного общения. …
Управление файлами/бумагой. …
Бухгалтерия. …
Ввод. …
Обработка оборудования. …
Навыки обслуживания клиентов. …
Исследовательские навыки. …
Самомотивация.

Какая хорошая цель для помощника по административным вопросам?

Пример: поддержка супервайзеров и управленческой команды с помощью навыков решения проблем, эффективной командной работы и соблюдения сроков, а также предоставления административных и начальных талантов с целью проявить себя и расти вместе с компанией.

Какая ваша самая большая слабость для помощника по административным вопросам?

«Я чувствую, что моя главная слабость в том, что я иногда беру на себя слишком много работы просто потому, что не хочу говорить «нет». Если я беру на себя слишком много работы, это потенциально может оказать пагубное влияние на другие мои задачи, поэтому я учусь сначала тщательно выполнять задачи, прежде чем соглашаться взять на себя дополнительные задачи.

Трудно ли быть помощником администратора?

Вакансии помощника администратора есть почти во всех отраслях. … Некоторые могут подумать, что быть помощником по административным вопросам легко. Это не так, помощники по административным вопросам работают очень много.Это образованные люди, обаятельные личности, которые могут практически все.

Что такое сильные административные навыки?

Административные навыки – это качества, помогающие выполнять задачи, связанные с управлением бизнесом. Это может включать в себя такие обязанности, как подача документов, встречи с внутренними и внешними заинтересованными сторонами, предоставление важной информации, разработка процессов, ответы на вопросы сотрудников и многое другое.

Какова роль офисного администратора?

Обязанности администратора офиса:

Приветствие посетителей и направление их в соответствующий офис/персонал. Выполнение канцелярских обязанностей, таких как ответы на телефонные звонки, ответы на электронные письма и подготовка документов, включая служебную переписку, записки, резюме и презентации.

Лучший совет по тестированию перед приемом на работу — в вашей почте.

Без спама. Отменить подписку в любое время.

Нанимайте лучших. Нет предвзятости. Никакого стресса.

Наши отборочные тесты выявляют лучших кандидатов и помогают принимать решения о найме быстрее, проще и без предвзятости.

Нанимаете административного помощника? Поскольку эта роль имеет важное значение для операций вашей организации, обеспечение их бесперебойной работы каждый день имеет решающее значение для правильного найма. Ваш помощник по административным вопросам поможет вашему офису работать без сбоев, а нанятому вами человеку нужны необходимые навыки работы с программным обеспечением.

Вы можете столкнуться с парой проблем, если наймете кандидата, у которого нет необходимых навыков работы с программным обеспечением. Это может не только нарушить гармонию ваших офисных функций, но и привести к беспорядку среди членов вашей команды.

Насколько важны навыки работы с программным обеспечением для помощников по административным вопросам и какие навыки работы с программным обеспечением необходимы? Продолжайте читать, чтобы узнать!

Почему навыки работы с программным обеспечением важны для помощников по административным вопросам

Навыки работы с программным обеспечением для помощников по административным вопросам важны по разным причинам. Учитывая, что практически каждая работа требует базовых знаний о конкретном программном обеспечении, включая роль административного помощника, очевидно, что они жизненно важны.

Профессиональным администраторам требуется программное обеспечение, от управления персоналом до реализации стратегии компании, для оптимизации целого ряда задач. Они будут полагаться на программное обеспечение не только для повышения эффективности выполнения задач, но и для уменьшения количества человеческих ошибок при выполнении заданий.

Если добавить к этому тот факт, что программное обеспечение и программы постоянно меняются, становится понятно, почему навыки работы с программами невероятно важны для помощников по административным вопросам. И пока мы этим занимаемся, способность знакомиться с новым программным обеспечением и учиться его использовать не менее, если не более, важна.

Какие навыки работы с программным обеспечением следует искать в кандидатах на помощника по административным вопросам?

Учитывая важность навыков работы с программным обеспечением для помощников по административным вопросам, вот некоторые из навыков работы с программным обеспечением, на которые вы, возможно, захотите обратить внимание при приеме на работу. Каждый из них важен по разным причинам и по-разному будет способствовать бесперебойной работе вашей организации.

Майкрософт Outlook

Насколько хорошо ваши кандидаты понимают, как использовать Microsoft Outlook? Ваш успешный кандидат будет общаться с клиентами и заинтересованными сторонами вашей организации, отправляя им информацию о компании каждый день. По этой причине необходимы навыки работы с программным обеспечением Microsoft Outlook.

Программное обеспечение MS Outlook также упрощает и упрощает общение. Чтобы использовать его грамотно, а также оставаться организованным, ваши кандидаты должны быть знакомы с его широким набором функций.

Майкрософт Ворд

Составляет ли ваша компания документы или письма для отправки клиентам? Нанятому вами помощнику по административным вопросам потребуются навыки работы с Microsoft Word для составления, редактирования и форматирования документов компании. Навыки работы с Microsoft Word имеют решающее значение для помощников по административным вопросам.

Как и в случае с Microsoft Outlook, в MS Word есть различные функции, которые должны быть удобны вашим кандидатам в помощники по административным вопросам, что упростит создание и редактирование важных документов.

Майкрософт Эксель

Выполнение простых расчетов может стать ежедневной задачей вашей организации. Для этого жизненно важны навыки работы с программным обеспечением Microsoft Excel. Могут ли ваши кандидаты понять, как выполнять базовые вычисления в Microsoft Excel и эффективно использовать электронные таблицы?

Есть некоторые базовые функции MS Excel и некоторые дополнительные параметры, которые могут иметь решающее значение для повседневной работы вашей организации. Ваши кандидаты должны иметь необходимый уровень знаний MS Excel, чтобы ваша организация работала эффективно.

Майкрософт Windows

Ваша организация может использовать Microsoft Windows для целого ряда задач или проектов. Если да, может ли ваш кандидат на помощника по административным вопросам комфортно использовать это программное обеспечение?

Помощники по административным вопросам, хорошо владеющие Microsoft Windows, могут обеспечить бесперебойную работу вашей организации каждый день. Популярное программное обеспечение также способствует эффективному ведению вашего бизнеса, где исключительные навыки работы с программным обеспечением могут повысить производительность.

Майкрософт PowerPoint

Навыки работы с Microsoft PowerPoint могут иметь решающее значение для создания презентаций. Ваши кандидаты должны быть знакомы с его различными функциями, чтобы эффективно представлять идеи заинтересованным сторонам и сотрудникам.

Как и в случае с Microsoft Word, программное обеспечение MS PowerPoint может помочь в создании документов для обмена информацией с вашей организацией. Могут ли ваши кандидаты использовать это программное обеспечение для общения и представления новых идей?

Навыки работы с электронной почтой (Gmail)

Gmail необходим для поддержания связи с клиентами и другими сотрудниками вашей организации. Ваши кандидаты должны понимать основы использования Gmail для связи в контексте вашей коммерческой деятельности.

Могут ли ваши кандидаты использовать Gmail для делового общения и знакомы ли они с его различными функциями? Они должны быть в состоянии использовать его уверенно и точно понимать, как он работает.

Как вы можете оценить навыки работы с программным обеспечением ваших помощников по административным вопросам?

Лучший способ оценить, обладает ли ваш кандидат на помощника по административным вопросам идеальными навыками работы с программным обеспечением, – это пройти тест навыков. Надежные платформы для тестирования навыков, такие как TestGorilla, предоставят широкий выбор тестов навыков — от Microsoft Windows до навыков работы с электронной почтой в Outlook или Gmail.

Ниже вы найдете некоторые тесты навыков, доступные через платформу TestGorilla, и то, что они конкретно проверяют. Эти тесты упростят оценку навыков работы с программным обеспечением ваших кандидатов в помощники по административным вопросам и упростят принятие окончательного решения о найме.

Тестирование навыков работы с программным обеспечением Microsoft Outlook

Тест по работе с программным обеспечением Microsoft Outlook позволит оценить знания ваших кандидатов в программном обеспечении и их навыки работы с электронной почтой. Помимо уверенного использования Microsoft Outlook, ваши кандидаты будут проверены на то, насколько хорошо они справляются с виртуальными встречами и встречами и управляют своим рабочим процессом.

Тест по работе с Microsoft Word

Кандидаты, прошедшие тест на навыки работы с программным обеспечением Microsoft Word, будут оцениваться по их способности создавать, открывать, сохранять, защищать и печатать документы, а также редактировать, форматировать, использовать таблицы, номера страниц и сноски. Воспользуйтесь тестом, чтобы узнать, обладают ли ваши кандидаты помощниками по административным вопросам нужными вам способностями к работе с Microsoft Word.

Проверка навыков работы с программным обеспечением Microsoft Excel (продвинутый уровень)

Вы можете проверить продвинутые навыки ваших кандидатов в Microsoft Excel с помощью теста на владение программным обеспечением MS Excel (продвинутый уровень). Узнайте, насколько компетентно ваши кандидаты в помощники по административным вопросам могут использовать формулы Excel, насколько хорошо они могут использовать электронные таблицы, их способность создавать отчеты и как они анализируют данные, чтобы делать выводы.

Тест навыков работы с программным обеспечением Microsoft Windows

Проверить навыки работы с программным обеспечением Microsoft Windows ваших кандидатов очень просто с помощью этого теста на владение программным обеспечением Microsoft Windows. Узнайте, насколько хорошо ваши кандидаты могут использовать основные функции Windows, могут ли они работать с файлами в проводнике Windows и применять свои знания Microsoft Windows в рабочей среде.

Тест по работе с программным обеспечением Microsoft PowerPoint

Возможно, вашим помощникам по административным вопросам потребуется составить презентацию PowerPoint, используя определенные навыки работы с программным обеспечением Microsoft PowerPoint. Тест навыков работы с программным обеспечением Microsoft PowerPoint оценит, могут ли они использовать важные функции PowerPoint для достижения этой цели. Он также проанализирует навыки ваших кандидатов в создании эффективных слайдов презентации.

Проверка навыков работы с электронной почтой (Gmail)

Используйте тест на знание программного обеспечения Gmail, чтобы узнать, насколько хорошо ваши кандидаты могут использовать это программное обеспечение.От этикета электронной почты до использования календарей Google и управления мероприятиями через Gmail — тест покажет вам, могут ли ваши кандидаты в помощники по административным вопросам использовать Gmail в рабочей среде.

Каковы преимущества использования тестов навыков для оценки навыков работы с программным обеспечением?

Существуют различные преимущества использования тестов навыков при оценке навыков работы с программным обеспечением для помощников по административным вопросам. Например, вы можете быть в затруднении, когда речь заходит о конкретном кандидате, которому может понадобиться несколько тренировок, чтобы набрать скорость. Проверка навыков позволит вам определить, сколько знаний им не хватает и сколько обучения потребуется, чтобы помочь им компетентно выполнять свою работу.

К другим преимуществам использования тестов навыков при оценке навыков работы с программным обеспечением помощников по административным вопросам относятся следующие:

Значительно сократите время найма сотрудников. Используя некоторые из этих тестов навыков работы с программным обеспечением, вы можете автоматически отфильтровывать кандидатов, не обладающих необходимыми способностями.

Убедитесь, что ваши кандидаты обладают теми навыками, на которые они претендуют. Использование тестов навыков работы с программным обеспечением для ваших кандидатов может помочь вам проверить, обладают ли ваши кандидаты навыками, которые они заявляют в своих резюме. Это может помочь вам избежать дорогостоящего неправильного найма. И имейте в виду, что подавляющее большинство 85 % кандидатов лгут в своих резюме.

Предоставьте вам возможность проверить ряд конкретных навыков работы с программным обеспечением. Если ваша роль административного помощника требует глубоких знаний ряда программ, тестирование навыков идеально подходит для проверки их понимания каждого типа программного обеспечения. . Существуют также различные уровни оценки для определенных навыков работы с программным обеспечением, таких как расширенный тест Excel. Выберите уровень знаний, необходимый для должности, и оцените, подходят ли ваши кандидаты.

Избегайте бессознательных предубеждений при принятии решения о найме. Вы сможете основывать свои решения о найме на результатах надежных данных, подтверждающих то, что вы знаете о своих кандидатах из интервью. Выберите, чтобы кандидаты продвигались к следующему этапу, основываясь на их конкретных навыках работы с программным обеспечением, а не на своем личном интуитивном чувстве.

Посмотрите на подборку тестов TestGorilla для проверки навыков работы с программным обеспечением и начните использовать их, чтобы найти лучших кандидатов на свою роль.

Технологические навыки

Административные помощники работают с офисными программами, включая электронные таблицы, базы данных, программы для обработки текстов и графических презентаций. Например, обычно ожидается знание Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint и Publisher. Комфорт и навыки работы с технологиями необходимы, потому что начальник может в значительной степени полагаться на помощника по административным вопросам для оформления профессионально выглядящих презентаций, руководств, информационных бюллетеней, контента веб-сайта и маркетинговых материалов. Многие работодатели также ожидают, что помощники по административным вопросам умеют отправлять сообщения по электронной почте и в социальных сетях.

Коммуникативные навыки

В загруженном офисе ассистент использует дружеское общение для общения с широким кругом людей, часто обмениваясь информацией о работе офиса. Например, помощник по административным вопросам обычно обрабатывает процедуры маршрутизации почты и запроса расходных материалов в офисе. Старший помощник по административным вопросам в офисе обучает и контролирует новых делопроизводителей, машинисток или секретарей в том же офисе.Отличные письменные и устные коммуникации пригодятся при делегировании задач, предоставлении инструкций и обеспечении обратной связи. Сильные навыки межличностного общения способствуют командной работе и налаживанию позитивных связей с клиентами.

Организаторские способности

Административные помощники должны думать на ходу и одновременно совмещать множество обязанностей. Напряженный рабочий день требует расстановки приоритетов и разработки плана действий. Боссы ценят помощников по административным вопросам, которые могут помочь им управлять своим календарем и напоминать им о встречах или сроках. Организация записей и файлов — еще одна важная обязанность. Помощники по административным вопросам эффективно управляют файловой системой, отслеживают входящие звонки и отправляют исходящую корреспонденцию. Конфиденциальные документы должны храниться, извлекаться и уничтожаться в соответствии с установленными офисными протоколами для управления данными.

Письменное выражение

Ассистентам администраторов необходимы навыки стандартного письменного английского языка и, в некоторых организациях, делового английского языка. Они могут получить доступ к курсу делового общения или письма через местный колледж, профессионально-техническое училище или поставщика услуг электронного обучения. Хорошие навыки письма улучшат качество офисной корреспонденции, электронных писем и заметок. Внимание к деталям необходимо при тщательной корректуре важных документов.

Управление временем

Помощники по административным вопросам — это эффективные менеджеры по времени, которые ценят пунктуальность. Они используют электронный календарь в программе электронной почты, чтобы определять и планировать время встреч, удобное для всех приглашенных. Сроки регулярно соблюдаются. При возникновении непредвиденных проблем помощники по административным вопросам соответствующим образом корректируют приоритеты. Квалифицированные помощники по административным вопросам используют своевременное и разумное время для достижения выдающейся производительности.

Координация офиса

Помощники по административным вопросам управляют офисными операциями, чтобы работа не отвлекалась и не прерывалась. Они знают, как использовать и обслуживать офисное оборудование, такое как копировальные аппараты и сканеры. Заказы на ремонт принимаются своевременно. Поставки регулярно инвентаризируются и заказываются. Как правило, для этого требуется знание основ бронирования, чтобы отслеживать покупки и не выходить за рамки бюджета офиса. Счета оплачиваются, а возвраты или обмены обрабатываются.

Административные услуги

Некоторым помощникам по административным вопросам нужны управленческие навыки, поскольку они руководят действиями других и рекомендуют исправления для повышения производительности. Примером может служить загруженный офис руководителя, в котором помощник управляет всем канцелярским персоналом и обрабатывает запросы от других сотрудников, такие как запросы на отгулы. Помощники по административным вопросам могут развивать управленческие навыки на курсах, предлагаемых работодателями, профессиональными ассоциациями, местными колледжами или поставщиками услуг электронного обучения.

Навыки решения проблем

Занятый помощник по административным вопросам решает такие проблемы, как изменение графика начальника при возникновении непредвиденных обстоятельств. Межличностные конфликты среди офисного персонала разрешаются путем непринужденного обсуждения и компромисса. Ошибки в заказах исправляются, чтобы клиенты остались довольны. Помощники по административным вопросам просят членов команды помочь друг другу, если кто-то отстает из-за неконтролируемых обстоятельств, например, при выполнении большого заказа.

Навыки планирования

Ассистент по административным вопросам использует навыки планирования для создания административных и офисных процедур, таких как установление процедуры для сотрудников при болезни. Внимание к деталям требуется при планировании таких мероприятий, как ежегодные ужины для награждения. Работу, возможно, придется разделить в рамках процесса планирования. Помощники по административным вопросам предугадывают, какие ресурсы необходимы для того, чтобы руководитель мог вовремя завершить проекты.

Одра Бьянка профессионально пишет с 2007 года. Ее работы охватывают самые разные темы и публикуются на различных веб-сайтах. Ее любимая аудитория, для которой она пишет, — это владельцы малого бизнеса и те, кто ищет работу. Она имеет степень бакалавра искусств по истории и степень магистра государственного управления государственного университета Флориды.

Читайте также: