Какие функции включает в себя MS Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Миллионы людей используют Microsoft Outlook, но сколько из них действительно пользуются его функциями? Кого-то обилие кнопок и вкладок может оттолкнуть, может показаться запутанным и сложным. Но это прекрасно, просто большинство людей не используют его эффективно.

Вот 10 функций, о которых большинство людей не знает, но которые могут изменить весь ваш опыт работы с Outlook:

1. Планирование электронных писем

Иногда я работаю допоздна, но не всегда хочу, чтобы клиенты об этом знали. У вас могут быть новости, блог или статья, о которых вы не хотите, чтобы люди знали до следующего дня, но тогда у вас не будет времени, чтобы начать отправлять обновления. Outlook позволяет вам написать электронное письмо и запланировать его отправку.

Как: после того, как вы написали письмо, перейдите в раздел Параметры>Отложить доставку и установите флажок Не доставлять раньше, а затем введите дату и время. вы хотите, чтобы сообщение удерживалось до. Нажмите «Закрыть», а затем отправьте электронное письмо. Оно не будет отправлено раньше указанного вами времени.

Совет: с мая 2020 г. те же функции доступны в веб-почте Microsoft Office 365.

2. Создавайте новые встречи, встречи, задачи и контакты в одном окне.

Если вы, как и я, часто переключаетесь между контактами, календарем и электронной почтой, эта функция вам очень понравится. Это позволяет вам создать новую задачу или встречу, не выходя из почтового ящика.

Как: на главной странице электронной почты нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с кнопкой "Новый адрес электронной почты". Затем вы просто выбираете, какой элемент вы хотите добавить: контакт, встречу и так далее. Вы также можете получить доступ к тому же списку, щелкнув правой кнопкой мыши значок Outlook на панели «Пуск».

Совет для профессионалов: быстро создайте новую встречу в календаре, включающую содержимое сообщения электронной почты, перетащив сообщение электронной почты на значок календаря в Outlook.

3. Быстро отправляйте похожие электронные письма с помощью Quick Parts

Если вы регулярно отправляете подобные электронные письма, например, чтобы пригласить людей на мероприятие, Quick Parts позволяет сохранить текст электронного письма (или его части). Затем вы можете вставить его в будущие сообщения. Кроме того, если вы сохраните его как автоматический текст, то в следующий раз, когда вы начнете писать тот же контент, Outlook предложит вам оставшийся текст, и вы можете просто нажать Enter, чтобы вставить текст.

Как: написав электронное письмо, выделите текст, который хотите сохранить. Перейдите на вкладку Вставка (верхняя строка меню). Нажмите Экспресс-блоки, а затем Сохранить выделенное в галерее экспресс-блоков. Затем вы можете дать ему имя для удобства, а в раскрывающемся списке Галерея вы можете сохранить его как Quick Part или как Auto text, который автоматически предложит его в следующий раз, когда вы начнете вводить начало предложения. .

4. Сочетания клавиш

Нам нравятся сочетания клавиш, и есть несколько полезных, которые следует знать при использовании Outlook:

Переключиться на почту: CTRL+1
Переключиться на календарь: CTRL+2
Переключиться на контакты: CTRL+3
Переключиться на задачи: CTRL+4
Назначить новую встречу: CTRL+SHIFT+A
Создайте новый контакт: CTRL+SHIFT+C
Начать новое сообщение: CTRL+SHIFT+M
Отправить сообщение: ALT+S
Ответить на сообщение: CTRL+R

Если вы раньше не пользовались сочетаниями клавиш, настоятельно рекомендуем выучить несколько — вы будете удивлены, насколько они ускорят ваш день!

5. Посмотрите на это по-своему

Большинство людей используют представление папки "Входящие" по умолчанию, но есть и другие способы просмотра, которые могут вам больше подойти.

Как: в Windows нажмите вкладку Вид (верхняя панель инструментов), а затем Изменить вид. Вы должны увидеть несколько предустановленных представлений на выбор. Если вы хотите сделать еще один шаг, вы можете нажать Просмотр настроек, где вы можете добавить столбцы, отсортировать электронные письма, изменить шрифт и многое другое. Выбрав нужные параметры, вы можете сохранить представление.

6. Просмотр сообщений по-своему

Мне это очень нравится. Вы можете настроить способ отображения определенных электронных писем. Например, вместо полужирного шрифта мои непрочитанные электронные письма выделены зеленым цветом. Еще более полезным является то, что любые электронные письма, содержащие определенное слово (в заголовке или теле), выделяются синим цветом. Это действительно помогает мне, когда я ищу определенные электронные письма. Например, мы организуем мероприятие под названием Tech Talks. Я могу сразу просмотреть электронные письма, относящиеся к мероприятию, что очень полезно.

Вы можете выделить электронные письма от своего начальника ярким цветом, чтобы вы их заметили, или электронные письма, в которых вы только копируетесь (а не адресованы напрямую), в более светлом цвете.

Совет: вы можете сделать то же самое с встречами в календаре, например, сделать все онлайн-собрания Microsoft Teams фиолетовыми, а все встречи с вашим начальником — ярко-красными!

7. Общий доступ к календарям

Общий доступ к календарям может сэкономить время и улучшить командную работу. В SpiderGroup у большинства из нас есть доступ по крайней мере к одному другому человеку в офисе, в то время как многие из нас имеют общий доступ к нашим календарям со всеми. Полезно видеть, какие свободные места есть у людей, особенно когда вам нужно записаться на встречу!

Как: Чтобы поделиться своим календарем с кем-то, войдите в свой календарь и нажмите Поделиться календарем. Введите контакт, с которым вы хотите поделиться своим календарем. В раскрывающемся меню сведений вы можете выбрать, хотите ли вы, чтобы они видели только доступность или полную информацию (вы все равно можете заблокировать личные встречи, если хотите), или даже хотите, чтобы они могли помещать элементы прямо в ваш календарь. Наконец, нажмите Отправить. Получатель примет ваш запрос и получит доступ к вашему календарю.

8. Эффективное управление задачами

Задачи определенно относятся к тем элементам, которые используются не в полной мере. Как и в случае с календарями, списками задач также можно делиться. Еще лучше вы можете делегировать задачи людям в вашей команде. Это здорово, если вы работаете над проектом с одним или несколькими людьми, потому что вы можете назначать определенные задачи определенным людям и получать уведомления о их завершении. Каждый может видеть, насколько они близки к завершению и есть ли какие-то еще не начатые.

Как: сначала создайте задачу (Задача > Новая задача). Введите столько деталей, сколько хотите: тему, дату начала, дату выполнения, статус и так далее. В строке меню выберите Назначить задачу, введите имя того, кому вы хотите назначить задачу, и нажмите Отправить. Получатель может принять или отклонить задачу, а вы будут уведомлены об их ответе. Если вы также установите оба флажка при отправке задачи, вы сохраните обновленную копию задачи в своем списке задач, а также получите отчет о состоянии, когда задача будет завершена.

Совет для профессионалов: Microsoft Office 365 включает приложение "To Do", которое автоматически включает все задачи, которые есть в Outlook, а также помеченные электронные письма и Планировщик! Все ваши задачи в одном представлении с возможностью планировать и систематизировать их.

9. Создание правил и управление ими

Элемент правил Outlook помогает расставлять приоритеты и упорядочивать электронные письма в соответствии с вашими потребностями. Примеры того, что вы можете сделать, включают в себя: размещение электронных писем от определенного человека в отдельной папке. Вы можете захотеть, чтобы информационные бюллетени отправлялись в папку «Читать позже», когда у вас есть время побыть в тишине. Возможно, вы захотите навсегда удалить электронные письма от определенного человека (возможно, от этого определенного человека, который отправляет общие электронные письма, от которых вы не можете отказаться). Вы можете пересылать определенные электронные письма кому-то еще в команде или иметь папки, специфичные для определенных проектов. Вы также можете получить оповещение на свой телефон, например, если вы ждете чего-то срочного.

Как: для управления и создания новых правил перейдите в раздел Правила>Управление правилами и предупреждениями>Новое правило. Здесь вы можете выбрать тип правила, которое вы хотите применить, затем нажмите Далее, чтобы добавить дополнительные сведения, например, является ли это правилом для определенных людей или субъектов, снова нажмите Далее и добавьте детали того, что вы хотите, чтобы произошло к этим электронным письмам. Вы можете изменить правила в любое время, выполнив тот же процесс, не нажимая Новое правило.

Совет для профессионалов. Используя функцию Microsoft Power Automate в Office 365 (также известную как Flow), вы можете автоматизировать свои электронные письма. Например, если вы получаете ежедневный выбор тортов в свой почтовый ящик, вы можете создать некоторую автоматизацию, чтобы поделиться им. с остальной частью вашего офиса через Microsoft Teams.

10. Поиск

Прошли те времена, когда вам приходилось разбивать все ваши электронные письма на отдельные папки, чтобы у вас была надежда найти их снова. Функция поиска в Outlook значительно улучшилась, и теперь вы можете найти любой контент, основываясь всего на нескольких словах.

Как: вы можете просто ввести критерии поиска в строку поиска в верхней части окна Outlook, но если вы хотите быстро получить нужный результат, вот несколько основных советов по поиску:

добавьте "от:" или "кому:" перед поиском, чтобы найти электронные письма от определенного человека

Если вам нужно вложение электронной почты, попробуйте добавить ' hasattachment:yes'

ищете неуловимое электронное письмо, которое, как вы знаете, пришло вчера, попробуйте "получено: вчера"

Если вам не хватает места в папке "Входящие", вы можете найти все большие электронные письма, выполнив поиск "messagesize:enormous"

Просто хотите просмотреть все электронные письма, на чтение которых вы еще не нашли время, попробуйте "read:no"

Это лишь некоторые из наших фаворитов, но если вы хотите узнать больше или вам нужна помощь по любому из вышеперечисленных вопросов, не стесняйтесь обращаться к нам.

Outlook позволяет отправлять и получать сообщения электронной почты, управлять календарем, хранить имена и номера контактов и отслеживать свои задачи. Однако, даже если вы используете Outlook каждый день, вы можете не знать о некоторых интересных функциях, которые он может сделать, чтобы повысить вашу продуктивность.

Вы забыли прикрепить файл?

Outlook не может напомнить вам о задаче, которую вы никогда не выполняли, или о встрече, которую вы забыли записать, но может помешать вам отправить электронное письмо без вложения. Если вы создадите новое электронное письмо и наберете слова вложение или вложение, а затем попытаетесь отправить электронное письмо без вложения, Outlook напомнит вам, что вы, возможно, забыли прикрепить файл. Вы можете остановить процесс отправки, прикрепить свой файл, а затем отправить сообщение. Дополнительные полезные функции вложения см. в разделе Вложение файлов или вставка изображений в сообщения электронной почты Outlook.

Вы больше никогда не пропустите рейс

Если вы получаете по электронной почте информацию о бронировании авиабилетов, гостиниц или арендованных автомобилей, Outlook автоматически добавит их в ваш календарь вместе с большей частью связанной информации, такой как номера подтверждения или отслеживания и даже ссылки. К сожалению, Outlook пока не может рассчитать время в пути до аэропорта, поэтому перед отъездом обязательно проверьте пробки.

Сосредоточьтесь и игнорируйте этот разговор

Вы когда-нибудь попадали в ветку электронной почты, которую хотели бы проигнорировать? Если вы работаете в крупной компании, кто-то может добавить вас в список рассылки без вашего ведома. Юмористический (и несколько болезненный) анекдот о собственном опыте Microsoft в этой ситуации см. в блоге группы Exchange. Вместо того, чтобы удалять каждое сообщение в ветке по мере их поступления, вы можете игнорировать весь разговор. Все сообщения в беседе будут перемещены в папку «Удаленные», а будущие сообщения в этой беседе будут полностью миновать папку «Входящие» и сразу попадут в папку «Удаленные». Хотите узнать больше? См. раздел игнорировать все сообщения электронной почты в беседе.

Не беспокойтесь о том, что пропустите важное сообщение

Возможно, вы ждете предложения о работе, кода предварительной продажи на концерт или юридического заключения от своего начальника. Тем не менее, у вас также есть работа, которая не связана с просмотром списка сообщений Outlook в течение нескольких часов подряд.

Используйте оповещения о новых элементах Outlook, чтобы сообщать вам, когда входящее сообщение соответствует определенным критериям. Это оповещение будет отображаться поверх любого другого приложения, над которым вы работаете, поэтому вы никогда не пропустите это сообщение. Дополнительную информацию об оповещениях о сообщениях см. в разделе Включение и отключение всплывающих уведомлений о новых сообщениях.

Очистить папку

Есть ли у вас в папке "Входящие" несколько тем с десятками или даже сотнями сообщений? Скорее всего, многие из этих сообщений почти дублируют друг друга. Вы читали их, отвечали на них, но никогда их не удаляли.

Вы можете использовать кнопку «Очистить», чтобы удалить многие из этих сообщений, оставив только те сообщения, которые не прочитаны или содержат уникальную информацию. Попробуйте и посмотрите, насколько вы приблизитесь к Inbox Zero. Дополнительную информацию см. в разделе Очистка папки и беседы.

Открыть несколько окон Outlook

Вы когда-нибудь хотели быстро переключаться между папкой "Входящие" и календарем или просматривать их рядом? Переключение между электронной почтой, людьми, календарем, задачами, заметками, папками, ярлыками и надстройками очень просто. Выберите соответствующую кнопку на панели навигации.

Если вы хотите открыть какой-либо из этих параметров в новом окне Outlook, щелкните правой кнопкой мыши кнопки, а не щелкайте или не выбирайте их. Выберите Открыть в новом окне.

Вы когда-нибудь отправляли электронное письмо дюжине коллег, но вам нужен был ответ только от двух из них?Возможно, вы использовали такие текстовые эффекты, как жирный шрифт и подчеркивание, а также яркие цвета шрифта, чтобы выделить их имена. Теперь у вас есть другой вариант.

Введите @, а затем его имя, и произойдет несколько вещей.

Имя автоматически добавляется в строку "Кому" сообщения электронной почты.

Имя выделено в теле сообщения.

Когда они получат сообщение в папке "Входящие", они увидят символ @ в списке сообщений, указывающий, что они упомянуты по имени.

Можете ли вы поделиться советом?

Одна из самых крутых особенностей Outlook — это его возможности. От управления вашими контактами до создания и назначения задач, печати красивых почтовых наклеек и управления вашим цифровым расписанием — Outlook может делать все это. Мы уверены, что у вас есть свои советы и рекомендации, которыми вы можете поделиться с нами и остальным миром. Оставьте нам комментарий с вашим выбором самой крутой вещи, которую может сделать Outlook.

Даже если ваша компания использует проприетарный почтовый клиент или уже имеет другую систему обмена сообщениями, вы можете найти несколько функций в Microsoft Outlook полезными для бизнеса. Outlook — это часть почтового клиента Microsoft Office Suite, и хотя он упрощает все, от сообщений электронной почты до приглашений на собрания, он работает аналогично другим программам Suite. Узнайте, какие функции Outlook может предложить вашему бизнесу, и вы скоро узнаете об этом.

Общение

Microsoft Outlook упрощает общение несколькими способами. Самый большой, конечно, по электронной почте. Щелкнув меню «Создать» на ленте, вы можете создать сообщение, готовое к отправке по электронной почте. Outlook допускает такие улучшения, как вложения, фоны и темы, файлы подписей и, в некоторых случаях, возможность видеть, находятся ли люди, которым вы отправляете электронное письмо, в настоящее время в сети в сети компании. С помощью интерфейса, который будет хорошо знаком всем, кто работал с другими продуктами Suite, такими как Word или Excel, вы можете настроить свои электронные письма, изменив шрифт, добавив логотип своей компании и указав различные цвета.

Организация

Хотя календарь может быть первым, что приходит на ум при мозговом штурме, как навести порядок, Outlook предлагает несколько функций для организации. У него есть настраиваемый календарь, который можно найти, нажав кнопку «Календарь» в левом нижнем углу рабочей области. Вы можете настроить представление календаря для отображения ежедневных, еженедельных и ежемесячных сведений, а также цветовых координат встреч. Еще один способ, с помощью которого Outlook позволяет вам оставаться организованным в цифровом виде, — это список контактов. Кнопка «Контакты» находится прямо под кнопкой «Календарь» и позволяет вам сохранять столько записей, сколько вы предпочитаете. Добавьте цифровые визитные карточки или введите информацию вручную. Хотя Outlook по умолчанию поставляется с несколькими папками электронной почты, такими как «Отправленные» и «Сохраненные», вы можете добавлять, удалять и упорядочивать их по своему усмотрению. Создавайте папки для хранения электронных писем, которые вам нужно адресовать, вопросов от подчиненных, брифингов конкурентов и всего остального, что устраняет беспорядок в главном окне сообщения электронной почты.

Отслеживание

Может показаться, что когда вы отправляете электронное письмо в эфир, вы никогда не знаете, достигло ли оно намеченной цели. Одна из функций, предлагаемых Outlook, — это подтверждение. После того, как вы открыли новое электронное письмо, нажав кнопку «Создать» или «Почтовое сообщение», щелкните вкладку «Параметры» в окне «Без названия — Сообщение». Здесь в вашем распоряжении две функции. Установите флажок «Запросить уведомление о доставке» на ленте, чтобы узнать, когда ваше сообщение попало в почтовый ящик получателя. Установите флажок «Запросить уведомление о прочтении», чтобы получать уведомления, когда получатель действительно открывает сообщение электронной почты. Хотя эти функции не гарантируются — получатели могут установить опцию не отправлять уведомление о прочтении — они могут оказаться полезными. Если отслеживание является обычным или важным для вашего бизнеса, вы можете настроить Outlook для отслеживания всех сообщений в разделе "Обработка сообщений".

Командная работа

Многие функции Outlook позволяют вам сотрудничать с вашими сотрудниками, руководителями и другими коллегами. Назначайте встречи с помощью функции приглашения на встречу в Outlook. Вы не только будете мгновенно информировать приглашенных о том, что их присутствие требуется, но и сможете отслеживать, кто принимает или отклоняет приглашение, а также заранее проверять расписание гостей для оптимального планирования. Вы также можете воспользоваться функцией «Поделиться моим календарем» в Outlook.Это позволяет вам, после того как обе стороны согласятся на совместное использование, просматривать графики работы сотрудников, видеть, когда они будут в офисе и вне его, проверять встречи и многое другое. Воспользуйтесь функцией запроса задачи, которая находится в меню «Создать» на ленте, чтобы назначить работу.

Фиония ЛеЧат — технический писатель, чьи основные навыки включают набор MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Publisher), Photoshop, Paint, издательское дело, дизайн и графику. ЛеШат имеет степень магистра технических наук, степень магистра гуманитарных наук в области связей с общественностью и коммуникаций и степень бакалавра гуманитарных наук в области письма/английского языка.

Outlook упорядочивает ваши электронные письма, календари, контакты, задачи и списки дел в одном месте. Эта организация начинается с вашей учетной записи электронной почты. Оттуда вы можете начать работать с электронными письмами, превращая их в задачи или встречи и сохраняя информацию о людях, с которыми вы взаимодействуете, в своих контактах, чтобы вам никогда не приходилось запоминать адрес электронной почты или номер телефона. Давайте кратко рассмотрим некоторые основные задачи.

Начать

Первое действие – настроить учетную запись Outlook. После этого вы сможете получать и отправлять электронную почту, пользоваться календарем, создавать контакты и работать с задачами Outlook.

Установка выполняется автоматически, если вы использовали более раннюю версию Outlook на том же компьютере. Если вы этого не сделали, автоматическая настройка учетной записи запустится при первом запуске Outlook и проведет вас через весь процесс.

Вас попросят ввести имя, адрес электронной почты и пароль. Обычно этого достаточно, но если автоматическая установка не удалась, Outlook запросит еще несколько сведений, например имя вашего почтового сервера. Если у вас нет этой информации, ее может предоставить ваш поставщик услуг электронной почты.

Примечание. Если вы хотите добавить другую учетную запись электронной почты позже, когда будете готовы, выберите «Файл» > «Добавить учетную запись», чтобы начать автоматическую настройку учетной записи.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа — важная часть работы с Outlook. И это простой способ для вас перемещаться между основными функциями Outlook — почтой, календарем, людьми и задачами. Панель в дополнение к стандартным вкладкам и лентам предоставляет набор инструментов и параметров, помогающих использовать и управлять Outlook.

Обычно расположенная в нижней части окна Outlook панель быстрого доступа показывает — в зависимости от выбранных настроек — либо названия кнопок (изображение слева), либо значки (изображение справа), связанные с названиями функций.

Изменить содержимое панели быстрого доступа

Вы можете контролировать, какие кнопки (или значки) будут отображаться на панели быстрого доступа и даже в каком порядке они будут появляться.

Выберите «Дополнительно» > «Параметры навигации».

В диалоговом окне "Параметры навигации" выполните следующие действия:

Чтобы изменить количество кнопок или значков, отображаемых на панели, увеличьте или уменьшите значение по умолчанию, равное 4, для параметра Максимальное количество видимых элементов.

Чтобы вместо имен отображались значки, установите флажок "Компактная навигация".

Чтобы изменить расположение кнопок или значков в списке, выберите элемент в поле Отображать в этом порядке, а затем выберите Вверх или Вниз.

Совет. Если вам не нравятся внесенные изменения или вы просто хотите начать заново, выберите "Сбросить".

Электронная почта связывает вас с людьми внутри и за пределами вашей организации. Вы можете добавлять электронную подпись и вложения в сообщения электронной почты.

Создать новое сообщение электронной почты

В любой почтовой папке (например, в папке "Входящие") выберите "Новая электронная почта".

Сочетание клавиш: чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите Ctrl+Shift+M.

Когда вы закончите составление письма, нажмите «Отправить».

Добавить электронную подпись к сообщениям

Создавайте персонализированные подписи, которые будут отображаться в нижней части ваших сообщений. Подписи могут включать текст, изображения, вашу электронную визитную карточку, логотип или даже изображение вашей рукописной подписи.

Создать подпись

В новом сообщении выберите «Подпись» > «Подписи».

На вкладке "Подпись электронной почты" выберите "Создать".

Введите имя и нажмите OK.

В разделе "Выбор подписи по умолчанию" выполните следующие действия:

В списке учетных записей электронной почты выберите учетную запись электронной почты, которую нужно связать с подписью.

В списке Новые сообщения выберите подпись, которую вы хотите автоматически добавлять ко всем новым сообщениям электронной почты. Если вы не хотите автоматически подписывать сообщения электронной почты, вы можете игнорировать этот параметр, так как (нет) является значением по умолчанию.

В списке Ответы/переадресация выберите подпись, которую вы хотите добавлять автоматически (автоподпись), когда вы отвечаете на сообщения или пересылаете их. В противном случае примите вариант по умолчанию (нет).

В разделе "Редактировать подпись" введите подпись и нажмите "ОК".

Добавить подпись

В новом сообщении выберите «Подпись», а затем выберите нужную подпись.

Переслать сообщение электронной почты или ответить на него

На ленте или в области чтения выберите «Ответить», «Ответить всем» или «Переслать».

В поле "Кому", "Копия" или "СК" выполните одно из следующих действий:

Чтобы добавить получателя, нажмите в соответствующем поле и введите имя получателя.

Чтобы удалить получателя, нажмите в соответствующем поле, выберите имя получателя и нажмите Удалить.

Добавить вложение в сообщение электронной почты

Чтобы поделиться файлом, вы можете прикрепить его к своему сообщению. Вы также можете прикрепить другие элементы Outlook, например сообщения, контакты или задачи.

Создайте новое сообщение или выберите существующее сообщение и выберите «Ответить», «Ответить всем» или «Переслать».

В окне сообщения выберите «Сообщение» > «Прикрепить файл».

Открыть или сохранить вложение сообщения электронной почты

Вы можете открыть вложение из области чтения или из открытого сообщения. После открытия и просмотра вложения его можно сохранить. Если в сообщении несколько вложений, вы можете сохранить их как группу или по одному.

Открыть вложение

В зависимости от версии Outlook, которую вы используете, может быть доступно несколько вариантов открытия вложения.

Дважды щелкните вложение.

Дополнительную информацию см. в разделе Открытие вложений.

Сохранить вложение

Выберите вложение в области чтения или открытое сообщение.

На вкладке "Вложения" в группе "Действия" выберите "Сохранить как". Вы также можете щелкнуть вложение правой кнопкой мыши и выбрать "Сохранить как".

Дополнительную информацию см. в разделе Сохранение вложений.

Установите Outlook для iOS или Android

Если вы используете Outlook для iOS или Outlook для Android, черновики автоматически синхронизируются с вашим мобильным устройством. Оттуда вы можете заканчивать сообщения, которые вы начали на своем компьютере, легко добавлять вложения с ваших фотографий или камеры или использовать Office Lens для записи заметок с доски на собрании.

Встречи и встречи — это побочный продукт вашей личной и деловой жизни, а ваш календарь — идеальное средство для управления и тем, и другим. В Outlook вы также можете устанавливать напоминания о запланированных событиях.

Создать встречу в календаре

В Outlook встречи — это не то же самое, что собрания. Встречи – это запланированные в календаре действия, которые не предполагают приглашение других людей или резервирование ресурсов, таких как конференц-зал или оборудование.

В папке «Календарь» выберите «Новая встреча». Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши временной блок в сетке календаря и выбрать «Новая встреча».

Сочетание клавиш: чтобы назначить встречу, нажмите Ctrl+Shift+A.

Назначить встречу

В Outlook собрание включает других людей и может включать такие ресурсы, как конференц-залы. Вы будете получать ответы на приглашения на встречи в папке "Входящие".

В папке "Календарь" выберите "Новая встреча".

Сочетание клавиш: чтобы создать новое приглашение на собрание из любой папки в Outlook, нажмите Ctrl+Shift+Q.

Установить напоминание

Напоминания появляются во всплывающем окне, чтобы вы не пропустили важный срок. Вы можете установить или удалить напоминания практически для всего в Outlook, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч или совещаний

Откройте встречу или собрание, а затем в поле со списком «Напоминание» выберите количество времени до встречи или собрания, когда вы хотите, чтобы напоминание отображалось. Чтобы отключить напоминание, выберите «Нет».

Для сообщений электронной почты, контактов и задач

Выберите «Подписаться» > «Добавить напоминание».

Совет. Вы можете быстро помечать сообщения электронной почты как задачи с помощью напоминаний. Эти напоминания заставляют сообщение отображаться в списке дел и в папке «Задачи», но не добавляют напоминание автоматически. Щелкните правой кнопкой мыши флаг в списке сообщений, чтобы добавить напоминание. Или, если у вас открыто сообщение, выберите «Подписаться» > «Добавить напоминание».

Люди

Люди — это общее название для тех людей и компаний, которые формируют ваши деловые и личные контакты. Выбор того, кого вы добавляете в качестве контакта, является полностью дискреционным, и единственные ограничения, которые могут применяться в отношении того, кого вы можете или не можете добавлять, — это ограничения, которые накладываете вы или ваша компания. Например, в вашей компании могут быть правила переписки с определенными внешними адресами электронной почты.

Создать контакт

Контакт может быть таким же простым, как имя и адрес электронной почты, или вы можете включать, например, такие сведения, как уличные адреса, несколько телефонных номеров, изображение и дни рождения. Вы найдете свои контакты в разделе «Люди» на панели быстрого доступа в левом нижнем углу окна Outlook.

В разделе "Люди" выберите "Новый контакт".

Сочетание клавиш: чтобы создать контакт из любой папки Outlook, нажмите Ctrl+Shift+C.

Получить список контактов в адресной книге Outlook

Рекомендуется сохранять копию контактов в адресной книге. В Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows вы можете скачать файл контактов с разделителями-запятыми (.csv) на свое устройство и открыть его в Excel.

Откройте Outlook, выберите «Файл» > «Открыть и экспортировать» > «Импорт/экспорт».

В мастере импорта и экспорта выберите Экспорт в файл > Далее.

Выберите «Значения, разделенные запятыми», а затем на странице «Экспорт в файл» выберите «Контакты» в качестве папки для экспорта для вашей учетной записи.

Важно! Прежде чем продолжить, убедитесь, что выбранная вами папка «Контакты» подключена к вашей учетной записи электронной почты. Это особенно важно, если вы выполняете эти действия с компьютера другого человека.

Выберите «Далее» > «Обзор», а затем перейдите в папку, где вы хотите сохранить файл значений с разделителями-запятыми (.csv).

Введите имя файла, а затем выберите "ОК" > "Далее".

Нажмите «Готово», чтобы начать процесс экспорта.

Примечание. Outlook не отображает сообщение о завершении процесса экспорта.

Откройте CSV-файл вашего контакта

Файл экспортированных контактов с разделителями-запятыми (.csv) обычно открывается в Excel.

Перейдите к папке, в которой вы сохранили CSV-файл, и откройте его.

Подтвердите, что ваши контакты указаны в файле.

Примечание. Могут быть пустые ячейки. Это нормально.

Закройте файл, не внося никаких изменений, чтобы избежать потенциальных проблем при импорте файла на другое устройство с той же версией Outlook или другой почтовой службой.

Задачи

Создать задачу

Многие люди ведут списки дел — на бумаге, в электронной таблице или комбинируя бумажный и электронный методы. В Outlook вы можете объединять различные списки в один, получать напоминания и отслеживать ход выполнения задач.

Откройте Outlook и на вкладке Главная в группе Создать выберите Новые элементы.

Выберите «Задание», заполните форму задачи, а затем нажмите «Сохранить и закрыть».

Сочетание клавиш: чтобы создать новую задачу, нажмите Ctrl+Shift+K.

Назначить задачу

Выберите на панели быстрого доступа или Задачи на панели навигации.

Выполните одно из следующих действий:

Выберите на ленте или нажмите Ctrl+Shift+K, чтобы создать задачу.

Открыть существующую задачу.

Выберите «Назначить задачу».

В форме задачи выполните следующие действия:

В поле "Кому" введите имя или адрес электронной почты.

Добавьте тему, выберите дату начала и дату выполнения, а также задайте статус и приоритет по мере необходимости.

Примите или снимите установленные по умолчанию два флажка: Сохранить обновленную копию этой задачи в моем списке задач и Отправить мне отчет о состоянии, когда эта задача будет завершена.

При необходимости введите сообщение в блок содержимого под флажками.

Если вы хотите, чтобы задача повторялась, выберите «Повторение» на ленте, выберите нужные параметры в диалоговом окне «Повторение задачи» и нажмите «ОК».

Примечание. Если вы назначаете повторяющуюся задачу, ее копия остается в вашем списке задач, но никогда не обновляется. Если вы установите флажок «Отправить мне отчет о состоянии, когда эта задача будет выполнена», вы будете получать отчеты о состоянии для каждого выполненного выполнения задачи.

Выберите «Отправить».

Совет. Outlook может отслеживать ход выполнения задачи, назначенной одному человеку. Если вы хотите, чтобы над задачей работали несколько человек, разделите задачу на более мелкие части или назначьте каждую задачу отдельно. Например, чтобы отслеживать отчет, который должен быть написан тремя авторами, создайте три отдельные задачи и назначьте каждую отдельную задачу соответствующему автору.

Принять или отклонить назначенную задачу

Когда задача создана и назначена вам, она появляется в папке "Входящие".

В области чтения выберите «Принять» или «Отклонить».

Откройте задачу, выберите «Принять» или «Отклонить» на ленте и, независимо от выбранного варианта, выберите «Изменить ответ перед отправкой» или «Отправить ответ сейчас», а затем нажмите «ОК».

Примечание. Принятые задачи отображаются в списке задач Outlook.

Если вы открываете задачу, вы можете нажать «Ответить», «Ответить всем» или «Переслать» тому, кто поставил задачу вам, а также другим пользователям, если это необходимо. Вы также можете включить комментарий в блок сообщения.

Просмотреть задачу

Откройте Outlook и на панели быстрого доступа выберите .

В списке дел или задач дважды щелкните элемент, чтобы просмотреть полную форму.

Вы можете изменить способ просмотра задач в любое время.

На вкладке "Главная" в группе "Текущий вид" выберите другой вид.

Распечатать задачу

Вы можете выбрать, как вы будете просматривать свои задачи, а затем, в зависимости от того, что вы выберете для печати, в каком формате — в стиле таблицы или в стиле заметок — задача будет распечатана. Например, если вы выбираете одну задачу для печати, единственным доступным параметром печати является стиль заметки. Но если вы выбираете такой список, как список дел, также предлагается формат печати в стиле таблицы.

Выберите на панели быстрого доступа.

Выберите одну задачу в одной из ваших папок — «Список дел» или «Список задач» — или выберите папку.

Выберите «Файл» > «Печать» и выберите формат (если он доступен) в настройках.

Распечатать сообщение электронной почты, контакт или элемент календаря

В Outlook вы можете печатать такие элементы, как сообщения электронной почты, контакты, элементы календаря или более крупные представления, такие как календари, адресные книги или списки содержимого для почтовых папок.

Программа электронной почты предлагается по-разному в зависимости от ваших потребностей

Райан Периан — сертифицированный ИТ-специалист, обладатель множества сертификатов в области ИТ и более 12 лет опыта работы на должностях поддержки и управления в сфере ИТ.

Microsoft Outlook – это приложение, которое в основном используется для отправки и получения электронной почты. Он также используется для управления различными типами личных данных, включая встречи в календаре и аналогичные записи, задачи, контакты и заметки. Однако Microsoft Outlook платный; вы должны приобрести его сразу или оплатить подписку, если хотите его использовать.

Эволюция Microsoft Outlook

Microsoft Outlook был представлен публике в 1997 году и входил в состав Microsoft Office 97. Outlook Express входил в состав Windows XP (и был единственной бесплатной версией). С тех пор Microsoft выпустила множество обновленных версий, каждая из которых предлагает больше возможностей, чем предыдущая.

Outlook включен во многие пакеты приложений Microsoft Office, включая Office 2010, 2013 и 2016, а также Microsoft 365. Однако важно отметить, что не все версии включают Outlook. Например, Microsoft Outlook доступен в Microsoft 365 Home, но не включен в Office Home & Student 2016 для ПК.

Нужен ли вам Microsoft Outlook?

С Microsoft Outlook вы можете синхронизировать свои личные данные с телефоном, планшетом и другими компьютерами при условии, что вы можете войти в них с помощью своей учетной записи Microsoft. Вы можете сортировать электронную почту по папкам на основе созданных вами правил, автоматически отправлять сообщения об отсутствии на работе, помечать электронные письма для последующих действий и получать электронную почту с серверов Exchange. Последнее означает, что вы можете получать как рабочую, так и личную электронную почту из одного и того же приложения Microsoft Outlook, даже если вы находитесь вне офиса. Вы не можете сделать это с приложением Почта, которое поставляется с Windows 10. Вы также можете отложить отправку электронных писем, запросить квитанции и т. д.

Также можно интегрировать ваши личные данные с Microsoft Outlook. Он включает в себя адресную книгу, календарь, список задач и виртуальные заметки. То, что вы добавляете в календарь, можно синхронизировать с другими вашими устройствами. Вы можете делегировать задачи другим. Вы также можете делиться календарями и делегировать их.

У вас есть Microsoft Outlook?

Возможно, у вас уже есть версия Microsoft Outlook на вашем компьютере, планшете или даже телефоне. Вы должны выяснить это перед покупкой.

Чтобы узнать, установлен ли Microsoft Outlook на вашем устройстве Windows:

В окне поиска на панели задач (Windows 10), на начальном экране (Windows 8.1) или в окне поиска меню "Пуск" (Windows 7) введите Outlook и нажмите клавишу ВВОД.
Найдите запись Outlook.

Чтобы узнать, есть ли у вас версия Outlook на Mac, найдите ее на боковой панели Finder в разделе «Приложения». Чтобы узнать, есть ли на вашем телефоне Microsoft Outlook; выполнить поиск из любой области поиска.

Где взять Microsoft Outlook

Если вы уверены, что у вас еще нет пакета Microsoft Office, включающего Outlook, вы можете получить последнюю версию вместе с Microsoft 365. Однако Microsoft 365 предоставляется по подписке, и вы платите за нее ежемесячно. Если вас не интересует подписка, подумайте о покупке Microsoft Outlook сразу.

Некоторые работодатели, общественные колледжи и университеты предлагают своим сотрудникам и студентам Microsoft 365 бесплатно.

Вы можете сравнить и приобрести все доступные выпуски и наборы в Microsoft Store. Microsoft Outlook теперь доступен в следующих пакетах Office:

Вы можете приобрести Microsoft Outlook отдельно для ПК или Mac.

После того, как вы решите совершить покупку, выполните шаги, необходимые для загрузки установочных файлов. После этого запустите программу установки. Это просто и в основном надежно, если вы выберете Microsoft 365.

У Microsoft Outlook много идентификаторов

Люди ссылаются на Microsoft Outlook по-разному и используют множество различных терминов. Это создает путаницу вокруг Microsoft Outlook, который представляет собой простое приложение для управления электронной почтой и другими личными данными. Однако для полноты картины вы можете услышать, что Microsoft Outlook также упоминается в этих терминах:

Читайте также: