Как зашифровать электронную почту в Outlook

Обновлено: 21.11.2024

Если вам нужно отправить электронные письма с конфиденциальной информацией в Outlook, вы можете зашифровать ее. Зашифрованные электронные письма, отправленные из Outlook или Office 365, могут быть прочитаны только получателем, у которого есть закрытый ключ, что предотвращает чтение содержимого почты другими лицами. Это также может защитить вашу электронную почту от переадресации.

Если у вас есть Office 365, отправлять зашифрованную почту очень просто. Вы можете сделать это без установки каких-либо сертификатов как из Outlook, так и из Outlook Online любому получателю (Gmail, iCloud, Outlook).

Другие варианты защиты электронной почты в Outlook — использование сертификатов или сторонних надстроек для Outlook.

В этой статье мы рассмотрим различные варианты, способы их использования и плюсы и минусы каждого из них.

Параметры шифрования электронной почты

Как упоминалось в начале, существует три основных способа защиты электронной почты от Outlook. Каждый из них имеет свои преимущества, но некоторые сложнее настроить. У нас есть следующие варианты шифрования электронной почты:

  • Шифрование сообщений Office 365 — часть Office 365. Прост в использовании, не требует установки сертификатов. Вы можете отправлять электронные письма в любой почтовый клиент. Однако требуется несколько операций, чтобы открыть электронное письмо, если не используется Outlook.
  • Шифрование на основе сертификатов. И отправитель, и получатель должны иметь общедоступные сертификаты для шифрования и расшифровки электронной почты. Сложнее установить, но проще использовать, если вы отправляете много зашифрованных писем.
  • Надстройки Outlook. Если у вас нет Office 365, вы можете легко отправлять зашифрованные электронные письма с помощью сторонней надстройки.

Зашифрованная электронная почта Office 365

Microsoft Office 365 Message Encryption (OME) позволяет легко отправлять зашифрованные электронные письма получателю. Преимущество OME заключается в том, что вам и получателю не нужно устанавливать какой-либо сертификат для шифрования или открытия электронной почты.

Когда вы отправляете электронное письмо с помощью шифрования сообщений Office 365, получатель получает электронное письмо только с темой. В зависимости от почтового клиента получателей они могут либо просто открыть электронное письмо (проверка выполняется в фоновом режиме), либо получатель может прочитать электронное письмо и вложения в онлайн-среде после дополнительного шага проверки.

Вам нужно будет отправить электронное письмо из Outlook или Outlook Online, но получателю не обязательно иметь Outlook или подписку на Office 365. Зашифрованные электронные письма можно открыть в любом почтовом клиенте.

Чтобы использовать шифрование сообщений Office 365, вам потребуется один из следующих планов Microsoft 365:

  • Microsoft 365 Personal или Family
  • Office 365 корпоративный E3 или E5
  • Microsoft 365 Enterprise E3 или E5
  • Майкрософт 365 бизнес премиум
  • Office 365 A1, A3 или A5

Как отправить зашифрованную электронную почту Outlook

Чтобы отправить зашифрованное электронное письмо из Outlook, ничего настраивать не нужно. Вы можете просто создать новое электронное письмо и зашифровать его:

Откройте Outlook и создайте новое электронное письмо. Просто добавьте получателя, тему и текст сообщения. Вы также можете добавлять вложения в сообщения электронной почты, как обычно:

Следующий шаг — шифрование электронной почты:
– выберите «Параметры»
– нажмите «Зашифровать»

Вы также можете выбрать другие параметры в разделе "Шифровать", о чем я объясню позже.
Кнопку "Шифровать" можно переместить на первую вкладку "Сообщение". Это сэкономит вам один дополнительный клик для шифрования электронной почты.

После того, как вы применили шифрование, над полями адреса вы увидите небольшое примечание о том, что электронная почта зашифрована.

Нажмите «Отправить», чтобы отправить электронное письмо получателям.

Если получатель использует Outlook, он получит защищенное письмо с исходной темой и значком замка.

Outlook проверит получателя в фоновом режиме после двойного щелчка по электронному письму. После этого оно откроется как обычное электронное письмо.

Открытие защищенного письма в других почтовых клиентах

Получателю не обязательно иметь Outlook или Office 365, чтобы открыть зашифрованное письмо. Например, когда вы отправляете защищенное электронное письмо на Gmail, получатель увидит только тему и кнопку для прочтения сообщения.

Когда вы нажмете «Прочитать сообщение», вы будете отправлены в Outlook Online, где вам нужно подтвердить свою учетную запись. В зависимости от клиента это можно сделать с помощью одноразового кода доступа, который будет отправлен предполагаемому получателю, или подписавшись с помощью поставщика удостоверений вашего почтового клиента (Gmail, Yahoo ID, личная учетная запись Microsoft)

После проверки вы сможете прочитать электронное письмо и вложение в среде Outlook Online. Получатель может ответить или переслать (если разрешено) электронное письмо, сохраняя при этом шифрование.

Отправить зашифрованное письмо из Office 365

Защищенные электронные письма Office 365 можно отправлять с помощью Outlook Online. Принцип и техника такие же, как и в Outlook, только меню выглядит немного иначе.

  1. Создание нового сообщения электронной почты в Outlook Online
  2. Выберите «Зашифровать» на панели инструментов.
  3. Нажмите «Изменить разрешения», если вы также хотите запретить пересылку электронной почты.
  4. Когда закончите, нажмите «Отправить».

Если вы не видите кнопку шифрования, нажмите на 3 точки. Вы также можете добавить кнопку шифрования на нижнюю панель инструментов:

Запретить пересылку писем в Outlook

Вы можете не только шифровать электронные письма в Outlook, но и предотвращать их пересылку. Таким образом, вы можете быть уверены, что письмо будет прочитано человеком, которому вы должны его отправить.

Когда вы применяете шифрование к новому сообщению в Outlook, у вас есть несколько вариантов:

  • Шифровать
  • Не пересылать
  • Конфиденциально
  • Совершенно конфиденциально

При выборе «Не пересылать» электронная почта будет зашифрована, и ее нельзя будет переслать, распечатать, а также нельзя скопировать содержимое. Таким образом, вы можете быть уверены, что только предполагаемый получатель сможет прочитать содержимое сообщения электронной почты.

Переместить кнопку шифрования в Outlook

Небольшой совет, который немного упростит шифрование сообщений в Outlook, — переместите кнопку шифрования с вкладки "Параметры" на вкладку "Сообщение". Таким образом, когда вы набираете новое электронное письмо, вы можете зашифровать его одним щелчком мыши.

  • Открыть новое письмо
  • Нажмите правой кнопкой мыши на панели инструментов.
  • Выберите «Настроить ленту».
  • Разверните параметры в правом столбце.
  • Выберите «Зашифровать».
  • Используйте стрелку вверх, чтобы переместить его в Новое почтовое сообщение.

Удалить шифрование при отправке электронных писем

В Outlook можно удалить шифрование электронной почты после ее отправки. После того, как вы удалили шифрование, получатель сможет прочитать письмо без подтверждения.

Фирменная символика шифрования сообщений Office 365

С помощью PowerShell вы можете применить к сообщениям OME индивидуальную фирменную символику. Индивидуальный брендинг помогает получателю переименовать ваши электронные письма и делает их более надежными.

Мы можем настроить следующие элементы как в электронной почте, так и в онлайн-портале:

  1. Добавить логотип
  2. Цвет фона и кнопки
  3. Вводный текст
  4. Текст кнопки
  5. Текст описания
  6. Отказ от ответственности

Чтобы настроить шаблон, вам потребуется установить модуль Exchange Online для PowerShell. Кроме того, нам нужно знать имя текущего используемого шаблона. Скорее всего это «Конфигурация OME»

Сначала мы проверим текущую конфигурацию:

Добавление логотипа и цвета фона

Вы можете добавить логотип своей компании в сообщение OME и на портал. Оптимальный размер логотипа — 170×70 пикселей, менее 40 КБ, поддерживаемые форматы — png, jpg, BMP и tiff. Прозрачность поддерживается форматом png.

Identity — это имя шаблона по умолчанию, который мы только что просмотрели. Вы можете загрузить изображение с помощью Get-Content из любого места на вашем компьютере.

Чтобы изменить цвет фона, вы можете использовать любой цвет RGB в шестнадцатеричном формате. Кнопка будет иметь тот же цвет, что и фон.

Изменение текстовых элементов

Есть несколько текстовых элементов, которые вы можете изменить.По умолчанию вы увидите имя отправителя (и адрес электронной почты), за которым следует строка «отправлено вам защищенное сообщение». Вы можете изменить это с помощью следующего командлета:

Текст кнопки можно изменить следующим образом, но не делайте текст слишком длинным, потому что это испортит расположение кнопки.

И текст под кнопкой

Вы также можете добавить в сообщение собственное заявление об отказе от ответственности и ссылку на конфиденциальность:

Мы также можем добавить текстовую строку на портал, где получатель сможет прочитать почту. Например, сюда можно добавить инструкцию.

Изменить параметры проверки

По умолчанию получатель может пройти аутентификацию с помощью одноразового кода доступа или поставщика удостоверений, например Microsoft, Google или Yahoo. Это можно отключить, но имейте в виду, что вам нужно будет использовать один из двух вариантов. Вы не можете отключить их оба.

Шифрование почты с помощью сертификатов

Отправляемые вами электронные письма также можно шифровать с помощью сертификатов. Преимущество сертификатов в том, что почту можно нормально открыть. Но у использования сертификатов есть один огромный недостаток: ваш получатель также должен иметь собственный сертификат.

Первоначальная настройка довольно сложна, обе стороны должны купить сертификат онлайн, который стоит от 30 до 250 долларов США в год в зависимости от ваших требований. Вам нужно будет добавить сертификат в свой Outlook и сначала отправить друг другу подписанное электронное письмо.

С подписанным электронным письмом вы автоматически получаете открытый ключ другого. Это позволяет вам шифровать почту с помощью открытого ключа получателя, который затем может быть расшифрован только на компьютере, на котором установлен соответствующий сертификат.

Если вы хотите прочитать зашифрованную электронную почту на своем телефоне, сначала вам также необходимо установить сертификат на свой телефон. То же самое касается Outlook Online.

Сертификаты действительно безопасны, если их правильно установить, но они не очень удобны для пользователя. Сертификат в основном позволяет вам получать зашифрованную почту, потому что ваш получатель должен иметь сертификат, прежде чем вы сможете отправлять зашифрованную электронную почту.

Этот процесс рекомендуется только в том случае, если он действительно нужен вашему бизнесу.

Использование сторонних надстроек для отправки защищенных писем

Если у вас нет подписки на Office 365, вы также можете использовать стороннюю надстройку для Outlook. Эти надстройки работают практически по тому же принципу, что и служба шифрования сообщений Office 365, с той лишь разницей, что почта всегда отправляется в их онлайн-почтовый ящик.

Encyro предлагает бесплатный подключаемый модуль для отправки зашифрованных сообщений на любой адрес электронной почты. Вы можете использовать онлайн-портал или надстройку Outlook для составления и отправки защищенной почты.

Установка довольно проста, и только у отправителя должна быть учетная запись Encyro, чтобы начать отправлять зашифрованные электронные письма. Получатель получает, как и в случае с OME, ссылку на защищенное сообщение.

По умолчанию не проверяется только тот, кто открывает ссылку, поэтому любой, у кого есть доступ к ссылке, может открыть зашифрованное письмо. Однако сама ссылка действительна всего пару дней, что делает ее немного более безопасной.

Преимущество этого метода заключается в том, что получателю не нужно выполнять несколько шагов, чтобы открыть зашифрованное письмо. Вы также можете потребовать, чтобы получатель также создал бесплатную учетную запись Encyro, заставив его войти в систему перед открытием почты.

Подведение итогов

Существует несколько способов шифрования электронной почты в Outlook. Наиболее удобным является использование шифрования сообщений Office 365, если оно является частью ваших лицензий. Надстройки могут быть полезны, но если у вас есть Office 365, может быть проще и дешевле обновить свой лицензионный план.

Использование сертификатов для шифрования электронной почты полезно только в том случае, если вы отправляете много защищенных электронных писем выбранной группе получателей. Имейте в виду, что все стороны должны иметь собственный сертификат.

Параметры шифрования доступны на ленте при создании сообщения.

Какие варианты шифрования доступны?

Шифрование и предотвращение пересылки. Ваше сообщение остается зашифрованным в Microsoft 365, его нельзя скопировать или переслать. Вложения Microsoft Office, такие как файлы Word, Excel или PowerPoint, остаются зашифрованными даже после загрузки. Другие вложения, такие как файлы PDF или файлы изображений, можно загружать без шифрования.

Как отправить зашифрованное сообщение электронной почты?

Чтобы отправить сообщение с шифрованием, выберите один из двух вариантов, доступных под кнопкой "Шифровать": "Шифровать" или "Шифровать и предотвратить пересылку".

Если вы используете Outlook для Windows, Outlook для Mac или стороннее почтовое приложение, вы получите сообщение электронной почты с инструкциями по чтению зашифрованного сообщения. Вы можете получить доступ, используя свою учетную запись Microsoft или учетную запись Microsoft 365.

Вы получите сообщение электронной почты с инструкциями о том, как прочитать зашифрованное сообщение. Если зашифрованное сообщение было отправлено на учетную запись Google или Yahoo Mail, вы можете пройти аутентификацию с помощью своей учетной записи Google или Yahoo или с помощью временного кода доступа. Если сообщение было отправлено на другую учетную запись (например, Comcast или AOL), вы можете использовать временный пароль. Временный код доступа будет отправлен вам по электронной почте.

Шифруются ли вложения?

Все вложения зашифрованы. Получатели, получающие доступ к зашифрованной электронной почте через портал шифрования сообщений Office, могут просматривать вложения в браузере.

Приложения ведут себя по-разному после загрузки в зависимости от используемого параметра шифрования:

Если вы выберете вариант "Шифровать и предотвратить пересылку", есть две возможности:

Вложения Microsoft Office, такие как файлы Word, Excel или PowerPoint, остаются зашифрованными даже после загрузки. Это означает, что если получатель загрузит вложение и отправит его кому-то другому, человек, которому он его переслал, не сможет открыть вложение, поскольку у него нет разрешения на его открытие.

Все остальные вложения, такие как файлы PDF или файлы изображений, можно загружать без шифрования.

Кроме того, шифрование TLS не позволяло предотвратить переадресацию.

Сообщения, зашифрованные с помощью Microsoft 365, остаются зашифрованными и остаются внутри Microsoft 365 Personal. Это помогает защитить вашу электронную почту при ее получении.

Когда кибербезопасность представляет собой серьезную проблему для организаций и отдельных лиц, невозможно переоценить необходимость защиты электронной почты Outlook при общении по электронной почте. Как профессионал, вам может быть интересно, как вы можете отправлять электронные письма без отслеживания третьих лиц. Вот здесь и пригодится шифрование вашего Outlook.

Короче говоря, "шифрование почты в Outlook" означает маскировку содержимого ваших сообщений электронной почты с помощью сквозного шифрования, чтобы их могли прочитать только те получатели, которым вы хотите.

Это ОБЯЗАТЕЛЬНО, если ваша переписка по электронной почте содержит конфиденциальную информацию, и настоятельно рекомендуется для любого бизнеса или специалиста, имеющего дело с конфиденциальной или частной информацией.

Что такое безопасная электронная почта Outlook?

Защищенная электронная почта Outlook — это электронная почта, которая сохраняет конфиденциальность отправленного сообщения. Чтобы получить эту функциональность, вы должны зашифровать ее. Зашифрованная электронная почта Outlook влечет за собой преобразование сообщения из простого текста, понятного любому, в зашифрованный зашифрованный текст.

В этом случае электронное письмо содержит закрытый ключ, а также открытый ключ. Чтобы получатель увидел его содержимое, он должен ввести соответствующий закрытый ключ, чтобы расшифровать сообщение для чтения.

Любой другой человек, у которого есть адрес электронной почты, но не закрытый ключ, увидит только неразборчивый текст.

Не только пользователи, которые отправляют конфиденциальную информацию электронной почты, такую ​​как учетные данные для входа, номера социального страхования или номера банковских счетов, должны учитывать шифрование электронной почты. Хакеры, получившие несанкционированный доступ к вашей учетной записи электронной почты, могут захватить всю учетную запись электронной почты, кроме просмотра вашего содержимого и вложений в целом.

Шифрование делает электронную почту нечитаемой на пути от отправителя к получателям. Таким образом, даже если талантливый хакер перехватит это сообщение, он все равно не получит доступ к содержимому.

2 основных типа шифрования Outlook

  1. Шифрование S/MIME. Чтобы воспользоваться преимуществами этого метода шифрования, отправитель и получатель должны иметь почтовое приложение, поддерживающее стандарт S/MIME. Outlook поддерживает стандарт S/MIME.
  2. Шифрование сообщений Microsoft 365 – этот параметр доступен для пользователей электронной почты с лицензиями Microsoft Office 365 Enterprise E3.

Мы подробно расскажем об этих двух методах далее в статье. Будьте уверены, все прояснится.

Преимущества использования шифрования электронной почты Outlook

Есть несколько причин, по которым вам следует позаботиться о шифровании электронной почты. Но в целом, когда у вас есть защищенная электронная почта Outlook, вы можете быть уверены, что ваше сообщение прочитают только предполагаемые получатели.

Читайте дальше, чтобы узнать больше о том, почему вам следует использовать шифрование в Outlook, и о различных обстоятельствах, в которых применим этот параметр.

1. Шифрование электронной почты скрывает вашу личность и защищает вашу конфиденциальность

Зашифрованная электронная почта Outlook использует неотъемлемые аспекты кибербезопасности, а именно: конфиденциальность, целостность и аутентификацию (CIA).

  • Конфиденциальность предполагает, что никто не сможет прочитать сообщение, кроме предполагаемого получателя. Личность отправителя остается скрытой от всех, кроме предполагаемых лиц (сохранение личности).
  • Целостность означает, что полученное электронное письмо не претерпело никаких изменений по сравнению с оригиналом.
  • Аутентификация обеспечивает проверку личности человека.

Каждая компания хочет, чтобы ее информация оставалась конфиденциальной. Когда электронная почта зашифрована, вы можете быть уверены, что секретная информация или интеллектуальная собственность остаются вне поля зрения посторонних лиц. Все аспекты деятельности ЦРУ остаются нетронутыми.

2. Зашифрованные сообщения электронной почты Outlook позволяют сэкономить на дополнительных расходах на настройку сервера шифрования

Настройка службы шифрования электронной почты может значительно сэкономить ваши деньги. Если используемая вами служба электронной почты включает функцию шифрования, вам не придется нести дополнительные расходы на настройку параллельного сервера шифрования. Как правило, шифрование сообщений Microsoft 365 для бизнеса является одной из наиболее полных служб шифрования для бизнеса, как мы увидим в следующем разделе.

Экономия денег при шифровании также может быть достигнута в том смысле, что оно защищает ваши данные от злонамеренных хакеров. Предприятиям пришлось выплатить единовременную сумму из-за того, что хакеры получили контроль над их учетными записями электронной почты. Такой инцидент недавно произошел с более чем 30 000 организаций США. Вы также можете вспомнить выкуп в размере 70 млн долларов, который флоридскую ИТ-фирму Kaseya попросили заплатить после атаки программы-вымогателя.

3. Шифрование электронной почты Outlook избавляет сотрудников от необходимости приобретать дополнительные программы для обеспечения безопасности

Шифрование электронной почты на платформе службы электронной почты избавляет сотрудников от необходимости приобретать дополнительные программы для обеспечения их безопасности. Вместо этого ответственность за защиту электронной почты лежит на поставщике услуг электронной почты.

На практике это означало бы ускорение организационных процессов, что привело бы к повышению производительности. Например, если ваши сотрудники проходят несколько этапов, чтобы безопасно прикрепить свои файлы, все, что им нужно сделать, это ввести сообщение, мгновенно прикрепить файлы и нажать кнопку "Отправить".

Благодаря надежным службам электронной почты с шифрованием для Outlook повышение эффективности напрямую влияет на мотивацию сотрудников к работе. Они также могут с уверенностью отправлять вам конфиденциальные файлы по электронной почте, поскольку знают, что эти вложения зашифрованы и их могут видеть только лица, прошедшие проверку подлинности.

4. Используйте зашифрованную электронную почту Outlook может защитить вас от многих проблем с соблюдением требований.

Иногда шифрование сообщений электронной почты выходит за рамки простого обеспечения безопасного обмена данными в организации. Это может помочь обеспечить соответствие требованиям, установленным различными регулирующими органами, такими как CFPB, CJIS и HIPAA. Быть в курсе большинства быстро меняющихся правил может быть очень непросто. В таком случае простое использование зашифрованной электронной почты Outlook может защитить вас от многих проблем с соблюдением требований.

Поскольку вы оцените преимущества шифрования электронной почты, вы можете задаться вопросом, при каких обстоятельствах вам следует использовать зашифрованные электронные письма.

Когда использовать зашифрованные электронные письма

Не всегда стоит добавлять дополнительные уровни сложности для шифрования всего почтового трафика вашей компании. Если возможно, можно ослабить дополнительные меры безопасности для ситуаций, когда конфиденциальная информация не передается или когда электронная почта или компьютер не представляют угрозы для организации в случае взлома.

Но когда необходимо использовать шифрование?

1. При отправке личной информации

Личная информация всегда должна быть зашифрована, иначе она попадет в ненадежные руки. Даже если вы раньше не подвергались нападению, вы никогда не знаете, когда оно может произойти. Благодаря шифрованию вы обретаете уверенность в том, что эти данные смогут увидеть только предполагаемые глаза. В бизнесе к частной информации относятся имена людей, номера телефонов, адреса, адреса электронной почты, записи с камер видеонаблюдения и т. д.

2. При предоставлении платежной информации

Как правило, отделу кадров вашей организации приходится отправлять всем сотрудникам платежные ведомости.В платежных ведомостях обычно указываются такие детали, как заработная плата, отчисления и взносы в Sacco. Как вы понимаете, никто из ваших сотрудников не обрадуется, если другие люди увидят такие детали. Таким образом, эти электронные письма должны быть зашифрованы.

3. При работе с важной информацией делового партнера

При обмене электронной почтой между руководством и некоторыми сотрудниками вы часто оказываетесь в ситуации, когда вам приходится делиться важной информацией, связанной с вашими деловыми партнерами. Под деловыми партнерами мы подразумеваем ваших клиентов, поставщиков и потенциальных клиентов.

Например, руководитель отдела по работе с клиентами может попросить менеджера по продажам отправить ему список всех клиентов организации. Такая информация должна быть зашифрована.

Стоит отметить, что шифрование не всегда используется в бизнес-среде, если только вы не работаете в определенных отраслях. Некоторым предприятиям шифрование требуется больше, чем большинству секторов.

Отрасли бизнеса, которым настоятельно рекомендуется шифровать свою электронную почту:

  • Медицина – работа с большим количеством данных о пациентах.
  • Юридическая информация: конфиденциальные данные клиента
  • Финансы — чтобы соответствовать требованиям GLBA в отношении того, как организации обрабатывают финансовую информацию о клиентах.
  • Образование: образовательные данные, связанные с учащимися.

Как правило, даже если ваша сфера деятельности не относится к упомянутым отраслям, вам не обойтись без шифрования. Любая деловая информация, которую вы отправляете, должна быть зашифрована.

Компании, отправляющие по электронной почте следующие типы контента, также должны шифровать Outlook:

  • Юридические документы
  • И.Д. документы
  • Банковские реквизиты
  • Данные кредитной карты

Есть много других вариантов использования в организации, требующих шифрования электронной почты. Как правило, выбор ручного подхода к шифрованию по мере необходимости может оставить вас незащищенными. Вот почему большинство организаций обычно выбирают комплексный подход к шифрованию, при котором шифруются все их электронные письма.

Шифрование сообщений Microsoft 365 для бизнеса

Как кратко упоминалось во введении, пользователи электронной почты могут использовать два разных механизма шифрования, а именно:

  • Шифрование сообщений Microsoft 365
  • Шифрование S/MIME

Шифрование сообщений Microsoft 365

Давайте подробнее рассмотрим эти методы шифрования и то, как предприятия могут максимально эффективно использовать шифрование сообщений Microsoft 365, также называемое управлением правами на доступ к данным (IRM).

Пользователи лицензий Microsoft 365 Premium и Microsoft Office 365 E3 могут выполнять шифрование электронной почты. Если вы используете другие пакеты лицензирования — Microsoft Business Standard и Microsoft Exchange Plan 1, эта функция доступна для лицензии на почтовый ящик.

Это мощная возможность в бизнес-среде, поскольку большую часть времени, особенно в отношении внешних электронных писем, организация имеет дело с клиентами разных поставщиков почтовых услуг. Он гарантирует, что ваша электронная почта остается зашифрованной независимо от того, какую службу электронной почты использует получатель.

Портал шифрования сообщений Microsoft 365 можно настроить на основе фирменного стиля вашей компании. Это придает профессиональный вид всем отправляемым зашифрованным электронным письмам.

Чтобы добавить фирменную символику вашей компании для настройки внешнего вида сообщений электронной почты вашей организации и портала шифрования, начните с применения разрешений глобального администратора к рабочему аккаунту.

После этого вы будете использовать командлеты Windows PowerShell Get-OMEConfiguration и Set-OMEConfiguration, которые помогут вам настроить зашифрованные сообщения электронной почты.

Вы можете настроить следующие параметры зашифрованных сообщений электронной почты:

  • Вводный текст
  • URL на заявление о конфиденциальности вашей компании
  • Цвет фона электронного письма
  • Цвет портала OME
  • Текст на портале OME
  • Текст отказа от ответственности

Помимо индивидуальных настроек, выполненных по желанию, у вас по-прежнему есть возможность вернуться к первоначальному внешнему виду в любое время.

Кроме того, Microsoft 365 Message Encryption дает вам полный контроль над тем, какие зашифрованные сообщения покидают вашу компанию. Вы можете создавать шаблоны с помощью расширенного шифрования сообщений Office 365, определяющего зашифрованные сообщения, отправляемые из организации.

Все эти шаблоны предназначены для определения взаимодействия с конечным пользователем. Например, вы можете определить, могут ли получатели электронной почты использовать учетные записи Yahoo, Google и Microsoft для входа на портал шифрования.

Случаи использования, которые шаблоны могут помочь вам удовлетворить:

  • Разные продукты
  • Разрешите ли вы отзыв электронной почты
  • Различные отделы — продажи, бухгалтерия, маркетинг, технический и т. д.
  • Срок действия электронных писем, отправляемых получателям
  • Разные страны или географические местоположения

Шифрование сообщений Microsoft 365 может многое сделать для вашего бизнеса в том, что касается шифрования электронной почты. Эта функция разработана для современной рабочей среды, поэтому стоит потратить время на ее изучение.

Шифрование S/MIME

Вы можете использовать шифрование S/MIME, если вы и получатель электронной почты используете одно и то же почтовое приложение, например Outlook. Этот вариант в основном предназначен для частных пользователей и работает путем цифровой подписи электронных писем, чтобы гарантировать, что эти электронные письма не подверглись какой-либо ссоре.

Сертификат S/MIME устанавливается как в почтовом клиенте отправителя, так и в почтовом клиенте получателя. Отправитель использует открытый ключ получателя для шифрования отправленного электронного письма, а получатель использует закрытый ключ для расшифровки электронного письма. Шифрование S/MIME обычно включает в себя цифровые подписи к электронной почте. Это подтверждает, что отправитель может отправлять электронные письма из определенных доменов.

Против шифрования сообщений Office 365. S/MIME

Microsoft Office 365 Message Encryption напрямую конкурирует с S/MIME и отлично справляется с этой задачей. Вот некоторые из преимуществ, которые шифрование сообщений Office 365 предлагает по сравнению с S/MIME:

  • IRM – это служба шифрования на основе политик, позволяющая администратору вашей организации шифровать сообщения, отправляемые за пределы вашей организации и внутри нее. Напротив, пользователи могут решить, применять ли S/MIME к отправленным сообщениям.
  • Шифрование сообщений Office 365 — это онлайн-служба, не зависящая от инфраструктуры открытых ключей. С другой стороны, S/MIME нуждается в инфраструктуре публикации сертификатов.·
  • Шифрование сообщений Office 365 позволяет выполнять расширенные настройки, например включать фирменный стиль вашей компании в отправляемые сообщения.

Параметры шифрования Outlook

Прежде чем мы рассмотрим параметры шифрования Outlook, стоит упомянуть, что кнопка «Шифровать» заменяет кнопку «Разрешения» в клиентах Microsoft 365 для настольных ПК. Вы заметите, что кнопка «Шифровать» предоставляет вам оба метода шифрования (S/MIME и шифрование сообщений Office 365, также называемое IRM).

Продолжайте читать, чтобы узнать, как зашифровать отдельное сообщение и все исходящие сообщения, если в вашей организации настроено шифрование сообщений Office 365.

Зашифровать одно сообщение с помощью шифрования сообщений Microsoft 365

Шаг 1. Нажмите кнопку "Новое электронное письмо"

Шаг 2. Перейдите на вкладку "Параметры" и выберите "Только шифрование"

Примечание: при нажатии на стрелку раскрывающегося списка кнопки «Шифровать» вам будут доступны другие варианты, а именно: «Только шифровать» и «Не пересылать». На приведенном выше снимке экрана вы также можете увидеть другие шаблоны, определенные организацией.

Зашифровать одно сообщение для Outlook 2019 и 2016

В окне "Новая электронная почта" вы можете зашифровать одно сообщение.

Шаг 1. Нажмите «Файл > Свойства»

Шаг 2. Откроется новое окно. Выберите Настройки безопасности

Шаг 3. Установите флажок Шифровать содержимое сообщения и вложения при появлении нового окна.

Все просто, и вы составите зашифрованное сообщение! Что-то такое простое и то, что большинство людей считает само собой разумеющимся, может помочь вашей организации сэкономить средства на судебные разбирательства и другие расходы.

Шифровать все исходящие сообщения

Вы можете настроить шифрование всех исходящих сообщений в несколько кликов. С этой настройкой все, что вам нужно будет сделать, это нажать «Новое электронное письмо» и отправить его, не внося так много изменений повторно.

Для этого выполните следующие действия:

Шаг 1. Нажмите «Файл», затем выберите «Параметры»

Шаг 2. Выберите «Центр управления безопасностью» > «Настройки центра управления безопасностью»

Шаг 3. Перейдите на вкладку "Безопасность электронной почты" > "Зашифрованная электронная почта"

Шаг 4. Установите флажок "Шифровать содержимое и вложения для исходящих сообщений"

И вот оно. Все ваши исходящие электронные письма будут зашифрованы.

Список вариантов шифрования

Как уже упоминалось, во время шифрования у вас есть несколько вариантов на выбор:

Только шифрование: при выборе этого параметра ваша электронная почта шифруется особым образом, и при ее открытии получателю потребуется ввести пароль. Однако этот параметр не запрещает получателю пересылать вашу электронную почту.

Д.О. Не пересылать. Эта опция не только шифрует вашу электронную почту, но и предотвращает ее пересылку получателем.

Чтение зашифрованных писем в Outlook

После того как вы составили и отправили зашифрованное электронное письмо, самое интересное — это то, что происходит на стороне конечного пользователя.

Начнем с того, что получатель получает электронное письмо именно так, как вы и планировали. Однако, в отличие от большинства электронных писем, которые они просто открывают и сразу начинают читать, они будут представлены с заблокированной страницей или баннером, сообщающим, что они получили электронное письмо с ограничениями.

Все, что нужно сделать получателю электронной почты, это следовать инструкциям, указанным в электронном письме, и они готовы к работе.

Когда они нажимают указанную кнопку, следующее действие зависит от их почтовой программы.

Что касается получателей электронной почты Microsoft Office 365 (как OWA, так и настольного приложения Outlook) и Outlook для Android и iOS, они не будут делать ничего особенного, чтобы прочитать свое сообщение.

Пользователям с другими учетными записями электронной почты предлагается получить одноразовый пароль, который они должны ввести, прежде чем читать сообщение в окне браузера.

На этом руководство заканчивается. Мы надеемся, что вы узнали кое-что о шифровании электронной почты.

В предыдущей статье мы предоставили пошаговое руководство по шифрованию электронной почты для учетных записей веб-почты. В этой статье показано, как включить шифрование электронной почты в Microsoft Outlook 2010.

Чтобы начать шифрование электронной почты Outlook, вам необходимо сначала получить цифровое удостоверение личности. Цифровой идентификатор — это электронная подпись, которую вы можете использовать, чтобы «подписывать» свои сообщения, чтобы доказать, что отправителем на самом деле являетесь вы и только вы. Не путайте его с подписью сообщения, т. е. текстом «подписи» в нижней части электронных писем. Их можно легко скопировать и вставить, независимо от того, насколько кричащими или формальными они выглядят.

Как создать цифровое удостоверение:

Оттуда следуйте инструкциям, чтобы получить цифровое удостоверение личности. Примечание. Некоторые сервисы взимают плату за цифровое удостоверение личности.

Теперь, если у вас уже есть собственное цифровое удостоверение личности, следующим шагом будет обмен цифровыми удостоверениями с человеком, с которым вы планируете обмениваться зашифрованными сообщениями. Для этого вам нужно отправить им сообщение с цифровой подписью, в котором используется только что полученный вами цифровой идентификатор.

Как отправить сообщение с цифровой подписью:

  1. Создайте новое сообщение.
  2. На вкладке "Параметры" редактора сообщений в разделе Дополнительные параметры нажмите кнопку запуска диалогового окна "Параметры" в крайнем правом углу. Откроется следующее диалоговое окно:

Отсюда вы должны увидеть новую опцию в группе разрешений, а именно кнопку Подписать сообщение. Нажмите на нее, составьте сообщение и отправьте его. Оттуда другая сторона ответит на него своим собственным сообщением с цифровой подписью, чтобы вы могли добавить его цифровой идентификатор.

Чтобы добавить цифровое удостоверение, щелкните правой кнопкой мыши его имя в поле "От" и выберите "Добавить в контакты Outlook". Если вы уже добавили их в свой список контактов, просто выберите Обновить информацию о выбранном контакте.

Настройте Outlook на шифрование сообщений:

  1. откройте окно "Свойства безопасности" (из предыдущего набора шагов).
  2. Установите флажок "Шифровать содержимое сообщения и вложения". Нажмите "ОК", закройте и отправьте сообщение.

Этот последний шаг включает шифрование электронной почты в MS Outlook. Опять же, помните, что вам нужно использовать один и тот же метод шифрования с человеком, которому вы отправляете зашифрованные сообщения.

Простые и надежные решения Trend Micro для шифрования электронной почты для компаний любого размера. Решение для сквозного шифрования на основе удостоверений включает в себя простое создание ключей, управление ключами, не требующее обслуживания, и веб-считыватель, который могут использовать ваши контакты. Ридер поддерживает автоматическое дешифрование без установки программного обеспечения, а также поддержку устройств Android, Blackberry и iOS.

Нравится? Добавьте эту инфографику на свой сайт:
1. Нажмите на поле ниже. 2. Нажмите Ctrl+A, чтобы выбрать все. 3. Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать. 4. Вставьте код на свою страницу (Ctrl+V).

Читайте также: