Как защитить форму в word

Обновлено: 22.11.2024

В этой главе показано, как поля работают в Microsoft Word 2013 и как их вставлять. Вы также узнаете, как использовать поля форм для создания форм.

Эта глава из книги

Эта глава из книги 

Поля — это часто недооцениваемые заполнители, которые работают за кулисами документа. Они помогают творить чудеса, связанные со многими самыми мощными функциями Word, такими как слияние писем, индексирование, автоматическое создание оглавлений, автоматическая нумерация рисунков, перекрестные ссылки, нумерация страниц и многое другое.

Существует множество различных типов полей, каждое из которых предназначено для определенной цели, но их можно разделить на три основные категории. Вы можете использовать поля для следующих действий:

Вставьте в документ текст или графику, например нумерацию страниц, дату и время, текст из других документов, графику из внешних файлов, свойства документа или вычисленные значения.
Отметьте местоположение для последующего использования, например, с помощью закладки, маркера оглавления или кода индексации.
Выполнение действия, например запуск макроса или открытие гиперссылки в веб-браузере.

Еще один способ использования полей — создание интерактивных форм. В этой главе вы увидите, как работают поля и как их вставлять, и узнаете, как использовать поля форм для создания форм.

Как Word использует поля

Многие люди используют поля в Word, даже не подозревая об этом, поскольку многие функции Word автоматически вставляют и изменяют поля. Например, когда вы вставляете дату или время и устанавливаете автоматическое обновление, Word вставляет код или . А когда вы создаете ссылку OLE на объект, Word вставляет код.

На протяжении всей этой книги вы узнавали о полях косвенным образом. Всякий раз, когда обсуждалась функция, использующая поле, вы учились вставлять это поле с помощью кнопки или диалогового окна, но еще не заглядывали слишком глубоко в то, что на самом деле происходит за кулисами. В таблице 16.1 перечислены некоторые функции Word, в которых используются поля, и приведены перекрестные ссылки на то, где эти навыки рассматриваются в книге.

Таблица 16.1. Функции Word, использующие поля

Поле

Цель

Покрыто

Вставляет запись автотекста

«Работа со стандартными блоками», с. 86

Создает маркер закладки

«Работа с закладками», с. 601

Вставляет автоматически обновляемую дату

«Вставка кода даты или времени», с. 268

Вставляет гиперссылку

«Работа с гиперссылками», с. 594

Вставляет изображение, не связанное с OLE, из внешнего файла

«Вставка изображения с помощью », с. 620

Вставляет текст, не связанный с OLE, из внешнего файла

«Вставка текста с помощью », с. 617

Создает индекс

«Создание индекса», с. 758

Вставляет объект, связанный с OLE

«Создание ссылки», с. 612

Вставляет номер для сноски

«Работа со сносками и концевыми сносками», с. 717

Вставляет автоматически обновляемый номер страницы

«Код нумерации страниц», с. 265

Вставляет номер страницы, содержащей указанную закладку

«Вставка перекрестной ссылки на закладку», с. 606

Вставляет текст, отмеченный закладкой

«Вставка перекрестной ссылки на закладку», с. 606

Вставляет подпись с автоматическим номером

«Использование подписей к рисункам», с. 412

Вставляет символ из указанного шрифта

«Вставка символов и специальных символов», с. 52

Вставляет автоматически обновляемое время

«Вставка кода даты или времени», с. 268

Отмечает запись в таблице источников

«Создание ссылок и авторитетных таблиц», с. 746

Отмечает запись оглавления

«Создание оглавления», с. 731

Вставляет таблицу авторитетных источников

«Создание ссылок и авторитетных таблиц», с. 746

Вставляет оглавление

«Создание оглавления», с. 731

Вставляет маркер для записи указателя

«Пометка записей указателя», стр. 751

Вставляет формулу или вычисляемое поле

«Выполнение математических вычислений в таблице», с. 367

В этой главе подробно рассматриваются технические детали управления полями и показано, как выбирать, вставлять, изменять и форматировать поля для выполнения различных задач по созданию и форматированию документов. Даже если вы не очень часто будете работать с полями вручную, это не пустая учеба! Чем больше вы понимаете, как на самом деле работают поля, тем лучше вы сможете устранять проблемы, которые могут возникнуть, или настраивать параметры отдельных полей в соответствии с необычными потребностями форматирования.

Чтобы создать форму в Word, которую могут заполнять другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. Элементы управления содержимым включают в себя такие элементы, как флажки, текстовые поля, средства выбора даты и раскрывающиеся списки.Если вы знакомы с базами данных, эти элементы управления содержимым можно даже связать с данными.

Показать вкладку "Разработчик"

Если вкладка "Разработчик" не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки "Разработчик".

Откройте шаблон или пустой документ, на основе которого будет создана форма

Чтобы сэкономить время, начните с шаблона формы или начните с нуля с пустого шаблона.

Выберите Файл > Создать.

В поле "Поиск онлайн-шаблонов" введите Формы или нужный тип формы и нажмите клавишу ВВОД.

Выберите шаблон формы, а затем выберите Создать или Загрузить.

Выберите Файл > Создать.

Выберите Пустой документ.

Добавить содержимое в форму

Примечание. Вы можете распечатать форму, созданную с помощью элементов управления содержимым, но поля вокруг элементов управления содержимым не будут напечатаны.

В элементе управления форматированным текстовым содержимым пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев. Если вы хотите ограничить то, что добавляют пользователи, вставьте элемент управления текстовым содержимым.

Нажмите или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.

Выберите «Разработчик» > «Управление форматированным текстовым содержимым» или «Управление обычным текстовым содержимым».

Чтобы установить определенные свойства элемента управления, см. статью Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.

Элемент управления "Изображение" часто используется для шаблонов, но его также можно добавить в форму.

Нажмите или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.

Выберите «Разработчик» > «Контроль изображения».

Используйте элементы управления стандартными блоками, если хотите, чтобы люди выбирали определенный блок текста. Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда вам нужно добавить другой шаблонный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Вы можете создать элементы управления форматированным текстовым содержимым для каждой версии стандартного текста, а затем использовать элемент управления стандартного блока в качестве контейнера для элементов управления форматированным текстовым содержимым.

Нажмите или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.

Перейдите к элементу управления содержимым галереи DeveloperBuild Block (или элементу управления содержимым Building Block).

Выберите "Разработчик" и элементы управления содержимым для стандартного блока.

Нажмите или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.

В поле со списком пользователи могут выбирать из предложенного вами списка или вводить собственную информацию. В раскрывающемся списке пользователи могут выбирать только из списка вариантов.

Выберите Разработчик > Управление содержимым поля со списком или Управление содержимым раскрывающегося списка.

Выберите элемент управления содержимым, а затем выберите Свойства.

Чтобы создать список вариантов, выберите "Добавить" в разделе "Свойства раскрывающегося списка".

Введите вариант в поле «Отображаемое имя», например «Да», «Нет» или «Возможно».

Повторяйте этот шаг, пока все варианты не появятся в раскрывающемся списке.

Заполните любые другие свойства, которые вы хотите.

Примечание. Если вы установите флажок "Содержимое не может быть изменено", пользователи не смогут выбрать нужный вариант.

Нажмите или коснитесь того места, куда вы хотите вставить элемент управления выбора даты.

Выберите «Разработчик» > «Управление содержимым средства выбора даты».

Щелкните или коснитесь того места, куда вы хотите вставить флажок.

Устаревшие элементы управления формой предназначены для совместимости со старыми версиями Word и состоят из устаревшей формы и элементов управления Active X.

Нажмите или коснитесь того места, где вы хотите вставить устаревший элемент управления.

Перейдите в раскрывающийся список "Разработчик" > "Устаревшие формы".

Выберите элемент управления Legacy Form или Active X, который вы хотите включить.

Установите или измените свойства элементов управления содержимым

Каждый элемент управления содержимым имеет свойства, которые можно установить или изменить. Например, элемент управления Date Picker предлагает варианты формата, который вы хотите использовать для отображения даты.

Выберите элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.

Выберите Разработчик > Свойства.

Измените нужные свойства.

Добавить защиту в форму

Если вы хотите ограничить количество других пользователей, которые могут редактировать или форматировать форму, используйте команду «Ограничить редактирование»:

Откройте форму, которую вы хотите заблокировать или защитить.

Выберите «Разработчик» > «Ограничить редактирование».

После выбора ограничений выберите Да, начать применение защиты.

Дополнительный совет:

Если вы хотите защитить только части документа, разделите документ на разделы и защитите только нужные разделы.

Для этого выберите «Выбрать разделы» на панели «Ограничить редактирование». Дополнительные сведения о разделах см. в разделе Вставка разрыва раздела.

Показать вкладку "Разработчик"

Если вкладка "Разработчик" не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки "Разработчик".

Открыть шаблон или использовать пустой документ

Чтобы создать форму в Word, которую могут заполнять другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. Элементы управления содержимым включают в себя такие элементы, как флажки, текстовые поля и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, эти элементы управления содержимым можно даже связать с данными.

Выберите Файл > Создать из шаблона.

В поиске введите form.

Дважды щелкните шаблон, который хотите использовать.

Выберите «Файл» > «Сохранить как» и укажите место для сохранения формы.

В поле "Сохранить как" введите имя файла и выберите "Сохранить".

Выберите «Файл» > «Новый документ».

Выберите «Файл» > «Сохранить как».

В поле "Сохранить как" введите имя файла и выберите "Сохранить".

Добавить содержимое в форму

Перейдите в раздел "Разработчик" и выберите элементы управления, которые вы хотите добавить в документ или форму. Чтобы удалить элемент управления содержимым, выберите его и нажмите Удалить. Вы можете установить параметры для элементов управления после их вставки. В разделе «Параметры» вы можете добавить макросы входа и выхода, которые будут запускаться, когда пользователи взаимодействуют с элементами управления, а также элементы списка для полей со списком, .

В документе нажмите или коснитесь того места, где вы хотите добавить элемент управления содержимым.

На вкладке "Разработчик" выберите "Текстовое поле", "Флажок" или "Поле со списком".

Чтобы задать определенные свойства для элемента управления, выберите "Параметры" и установите .

Повторите шаги с 1 по 3 для каждого элемента управления, который вы хотите добавить.

Параметры позволяют устанавливать общие параметры, а также управлять отдельными параметрами. Выберите элемент управления, а затем выберите Параметры, чтобы настроить или внести изменения.

Установите общие свойства.

Выбрать макрос для запуска позволяет выбрать записанный или пользовательский макрос для запуска при входе или выходе из поля.

Закладка Установите уникальное имя или закладку для каждого элемента управления.

Вычислять при выходе Это заставляет Word запускать или обновлять любые вычисления, такие как общая стоимость, когда пользователь выходит из поля.

Добавить текст справки Дайте подсказки или инструкции для каждого поля.

OK Сохраняет настройки и закрывает панель.

Отмена Забывает изменения и закрывает панель.

Установите определенные свойства для текстового поля

Тип Выберите форму Обычный текст, Число, Дата, Текущая дата, Текущее время или Расчет.

Текст по умолчанию задает необязательный текст инструкций, который отображается в текстовом поле перед тем, как пользователь введет текст в поле. Включите текстовое поле, чтобы пользователь мог вводить текст в поле.

Максимальная длина определяет длину текста, который может ввести пользователь. Значение по умолчанию — Без ограничений.

Формат текста может указать, будет ли текст автоматически форматироваться в верхнем регистре, нижнем регистре, первой заглавной букве или регистре заголовка.

Текстовое поле включено Позволяет пользователю вводить текст в поле. Если есть текст по умолчанию, пользовательский текст заменяет его.

Установите определенные свойства для флажка.

Значение по умолчанию Выберите значение Не отмечено или выбрано по умолчанию.

Размер флажка Установите размер точно или автоматически, чтобы изменить размер по мере необходимости.

Флажок включен Позволяет пользователю установить или снять флажок в текстовом поле.

Задайте определенные свойства для поля со списком

Элемент раскрывающегося списка Введите строки для элементов списка. Нажмите + или Enter, чтобы добавить элемент в список.

Элементы в раскрывающемся списке Показывает текущий список. Выберите элемент и используйте стрелки вверх или вниз, чтобы изменить порядок. Нажмите -, чтобы удалить выбранный элемент.

Раскрывающийся список включен. Позволяет пользователю открывать поле со списком и делать выбор.

Выберите Разработчик > Защитить форму.

Примечание. Чтобы снять защиту с формы и продолжить редактирование, снова выберите "Защитить форму".

Сохраните и закройте форму.

При желании вы можете протестировать форму перед ее распространением.

Защитить форму.

Повторно откройте форму, заполните ее так, как это сделал бы пользователь, а затем сохраните копию.

Показать вкладку "Разработчик"

В правой части ленты выберите , а затем выберите Настройки ленты.

В разделе "Настроить" выберите "Разработчик" .

Откройте шаблон или документ, на основе которого будет создана форма

Вы можете начать с пустого документа и создать собственную форму. Или, чтобы сэкономить время, вы можете начать с шаблона формы.

Выберите Файл > Создать из шаблона.

На левой панели разверните Онлайн-шаблоны и выберите Формы.

Дважды щелкните шаблон формы, который вы хотите использовать.

Добавить элементы управления содержимым в форму

В документе щелкните место, куда вы хотите добавить элемент управления.

На вкладке "Разработчик" в разделе "Элементы управления формой" выберите "Текстовое поле", "Флажок" или "Поле со списком".

Чтобы задать определенные свойства для элемента управления, выберите "Параметры", а затем настройте нужные свойства.

Примечание. Чтобы создать список раскрывающихся элементов в поле со списком, выберите заполнитель поля со списком, нажмите "Параметры", а затем добавьте элементы, которые должны отображаться в раскрывающемся списке.

Повторите шаги с 1 по 3 для каждого элемента управления, который вы хотите добавить.

Добавить обучающий текст (необязательно)

Текст с инструкциями (например, "Введите имя") в текстовом поле может упростить использование формы. По умолчанию текст в текстовом поле не отображается, но вы можете добавить его.

Выберите элемент управления текстовым полем, к которому вы хотите добавить текст с инструкциями.

На вкладке "Разработчик" в разделе "Элементы управления формой" выберите "Параметры".

В поле "Текст по умолчанию" введите текст инструкции.

Убедитесь, что включена функция заполнения, а затем нажмите кнопку ОК.

Защитить форму

На вкладке "Разработчик" в разделе "Элементы управления формой" выберите "Защитить форму".

Примечание. Чтобы снять защиту с формы и продолжить редактирование, еще раз нажмите "Защитить форму".

Сохраните и закройте форму.

Протестируйте форму (необязательно)

При желании вы можете протестировать форму перед ее распространением.

Защитить форму.

Повторно откройте форму, заполните ее так, как это сделал бы пользователь, а затем сохраните копию.

Создание заполняемых форм недоступно в Word для Интернета.

Форму можно создать в настольной версии Word, следуя инструкциям в разделе Создание заполняемой формы.

Когда вы сохраните документ и снова откроете его в Word для Интернета, вы увидите внесенные изменения.

Маршалл Ганнелл

Маршалл Ганнелл
Писатель

Маршалл — писатель с опытом работы в сфере хранения данных. Он работал в Synology, а совсем недавно был директором по маркетингу и техническим писателем в StorageReview. В настоящее время он работает техническим писателем по API/программному обеспечению в Токио, Япония, управляет VGKAMI и ITEnterpriser и тратит то немногое свободное время, которое у него есть, на изучение японского языка. Подробнее.

Если контракты являются частью вашего повседневного рабочего процесса, вы знаете, как неприятно, когда люди меняют части документа или форму, которые не должны. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защитить текст в документе, при этом позволяя людям заполнять пробелы.

Как сделать документ заполняемым, а не редактируемым

Допустим, например, что у вас есть соглашение о неразглашении информации, которое вы хотите разослать сотруднику, который будет работать в вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в NDA не изменена или изменена каким-либо образом. Для этого в Word требуется всего несколько шагов. Вот как.

Во-первых, возьмите юридический документ, с которым вы хотите работать. Microsoft предоставляет несколько основных шаблонов, но есть также множество веб-сайтов, которые бесплатно предоставляют подробные и исчерпывающие юридические шаблоны онлайн, составленные настоящими адвокатами. В этом примере мы будем использовать соглашение о неразглашении, полученное по приведенной выше ссылке.

После того как вы открыли документ, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Во-первых, вам нужно попасть во вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, так что давайте исправим это.

В самом низу меню выберите "Параметры".

На левой панели меню "Параметры" выберите "Настроить ленту".

Справа установите флажок "Разработчик" в разделе "Настроить ленту", а затем нажмите "ОК".

Теперь вы заметите, что вкладка "Разработчик" появляется между вкладками "Вид" и "Справка". Перейдите на вкладку «Разработчик».

Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для форматированного или простого текста, изображений, полей со списком, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.

Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона NDA мы добавим средство выбора даты и поле форматированного текста, чтобы ввести дату нашего соглашения и печатное имя соответственно.

Затем на вкладке "Разработчик" выберите "Управление содержимым средства выбора даты" (значок календаря).

Появится окно. Нажмите на стрелку и выберите дату во всплывающем календаре.

Далее удалим строки рядом с By: и заменим их полем форматированного текста. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, куда нужно:

Вернувшись на вкладку "Разработчик", нажмите кнопку "Управление форматированным текстовым содержимым".

Появится ваше текстовое поле. Повторите шаги для следующей строки, где должно быть имя, и у вас будет что-то вроде этого:

Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты.

Использование этой функции особенно полезно для форм, которые часто рассылаются и содержат несколько разделов, которые необходимо заполнить принимающей стороне. Возьмем, к примеру, первый абзац нашего соглашения о неразглашении:

Только один абзац состоит из семи частей, которые необходимо заполнить. Имеет смысл превратить его в заполняемую форму.

Забегая вперед, соглашение о неразглашении не является документом, содержание которого часто меняется. Точно так же, отправляя контракт для подписания, вы хотите убедиться, что ни одно из его содержимого не было изменено, а затем отправлено вам обратно без вашего ведома. Ограничение прав на редактирование для принимающей стороны — отличный способ защитить целостность документа, а также себя.

Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl+A. Когда весь текст будет выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

На панели «Ограничение редактирования», которая появляется справа, выберите параметр в разделе «Ограничения редактирования».

Далее в том же разделе нажмите на стрелку, чтобы появилось раскрывающееся меню, и выберите «Заполнение форм».

Наконец выберите «Да, включить защиту».

Чтобы обеспечить дополнительный уровень защиты вашего документа, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите это сделать, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».

Вот и все. Теперь у вас есть заполняемый документ, защищенный от непреднамеренного (или намеренного) редактирования. Пример, который мы использовали здесь, является лишь одним из многих случаев использования, когда эта функция может пригодиться. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет анкета или юридическая форма, которую вы хотите отправить!

›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
› Почему прозрачные чехлы для телефонов желтеют?
› Что означает XD и как вы его используете?
› Как установить Google Play Маркет в Windows 11
› Худшее, что есть в телефонах Samsung, — это программное обеспечение Samsung.
› Как восстановить метки панели задач в Windows 11

Как владелец бизнеса, бывают случаи, когда вам может понадобиться создать заполняемые формы для сотрудников или клиентов. Наиболее распространенный способ сделать это — создать заполняемый PDF-файл. Однако для этого вам нужно иметь возможность вставлять текстовое поле в Word 2016. Понятно, что это не то, что все знают, как сделать сразу, поэтому может возникнуть необходимость объяснить, как это работает. Как оказалось, это не очень сложно, и как только вы освоитесь, вы сможете создать такую форму максимум за несколько минут.

Microsoft Word позволяет создавать бизнес-формы, которые вы можете попросить людей заполнить в электронном формате, а затем вернуть их вам. Эта функция очень полезна и позволит вам создавать множество различных форм, от форм обратной связи до счетов-фактур за продажу, форм заявлений о приеме на работу и опросов клиентов. Вы можете защитить формы от редактирования с помощью пароля, а также ограничить редактирование областями, в которых вы хотите разрешить получателю вводить свои данные или другую информацию.

Запустить Word

Начните с запуска Microsoft Word. Вы можете сделать это, открыв вкладку Windows в левом нижнем углу рабочего стола и открыв папку Microsoft Office. Там вы найдете Microsoft Word в качестве одного из приложений. Открыв приложение, нажмите кнопку «Офис», затем выберите «Параметры» и «Настроить ленту». Затем вы должны выбрать «Основные вкладки» и убедиться, что флажок «Разработчик» установлен. Когда вы закончите, вы можете нажать «ОК».

Введите вопросы

Следующий шаг – начните вводить вопросы, которые вы хотите добавить в форму. Это могут быть вопросы и любой другой текст, который вы хотите, чтобы читатель увидел, но не мог редактировать.

Выберите заполняемые разделы

После завершения перейдите на вкладку "Разработчик" на ленте и нажмите на нее. Теперь вы должны взять мышь и поместить курсор в самое первое место, где вы хотите отобразить пространство для заполнения. Выберите нужный вариант в разделе «Управление» на ленте. К ним относятся раскрывающиеся меню и другие типы меню, флажки и обычные текстовые поля. Выберите то, что наиболее подходит для вас. Когда вы закончите, вы можете продолжать повторять процесс, пока не заполните форму всеми необходимыми заполняемыми пробелами.

Защита заполняемых форм

Перейдите в раздел «Защита» на ленте и нажмите кнопку «Защитить документ». Затем вы должны нажать кнопку «Ограничить форматирование и редактирование». В появившихся параметрах выберите тот, который говорит «Разрешить только этот тип редактирования в документе», и выберите «Заполнение форм». Когда вы закончите, нажмите кнопку с надписью «Да, начать применение защиты». Он находится под заголовком «Начать применение».

Защита паролем

Теперь вам нужно защитить форму паролем. На экране появится поле с надписью «Введите новый пароль». Введите в него пароль. Вам действительно не нужно вводить пароль, но имейте в виду, что если вы этого не сделаете, практически любой сможет редактировать ваш защищенный документ.

Наконец, вы можете сохранить созданный вами файл. Назовите свой файл, чтобы вы могли легко найти его позже.

Читайте также: