Как загрузить из Access в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Существует несколько способов обмена данными между Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel.

  • Чтобы перенести данные в Excel из Access, вы можете скопировать данные из таблицы Access и вставить их на лист Excel, подключиться к базе данных Access из листа Excel или экспортировать данные Access в лист Excel.
  • Чтобы перенести данные в Access из Excel, вы можете скопировать данные из листа Excel и вставить их в таблицу Access, импортировать лист Excel в таблицу Access или создать ссылку на лист Excel из таблицы Access.

Примечания

  • Слово «импорт» имеет два разных значения в Excel и Access. В Excel при импорте вы устанавливаете постоянное соединение с данными, которые можно обновить. В Access при импорте данные переносятся в Access один раз, но без постоянного подключения к данным.
  • Вы не можете сохранить книгу Excel как базу данных Access. Ни Excel, ни Access не предоставляют возможности для создания базы данных Access из данных Excel.

Возможно, вы захотите работать с данными Access в рабочей книге Excel, чтобы воспользоваться преимуществами анализа данных и построения диаграмм, гибкости в расположении и расположении данных или многими функциями, недоступными в Access.

Из Access вы можете скопировать данные из представления таблицы, а затем вставить данные в рабочий лист Excel.

  1. Запустите Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, содержащую записи, которые вы хотите скопировать.
  2. На вкладке "Главная" нажмите "Просмотр", а затем нажмите "Просмотр таблицы".
  3. Выберите записи, которые хотите скопировать.

Если вы хотите выбрать определенные столбцы, перетащите указатель мыши по заголовкам соседних столбцов.

Сочетание клавиш Можно также нажать CTRL+C.

  1. Запустите Excel, а затем откройте лист, в который вы хотите вставить данные.
  2. Нажмите в верхнем левом углу области рабочего листа, где вы хотите, чтобы появилось первое имя поля.

Чтобы скопированные записи не заменяли существующие записи, убедитесь, что на листе нет данных ниже или справа от ячейки, которую вы щелкнули.

Сочетание клавиш Можно также нажать CTRL+V.

Экспорт данных Access в Excel

С помощью мастера экспорта в Access можно экспортировать объект базы данных Access, например таблицу, запрос или форму, или выбранные записи в представлении, на лист Excel. Когда вы выполняете операцию экспорта, вы можете сохранить детали для будущего использования и даже запланировать автоматический запуск операции экспорта через определенные промежутки времени.

Следующие являются распространенными сценариями экспорта данных из Access в Excel:

  • В вашем отделе или рабочей группе для работы с данными используются как Access, так и Excel. Вы храните данные в базах данных Access, но используете Excel для анализа данных и распространения результатов анализа. В настоящее время ваша команда экспортирует данные в Excel по мере необходимости, но вы хотели бы сделать этот процесс более эффективным.
  • Вы давно пользуетесь Access, но ваш руководитель предпочитает просматривать отчеты в Excel. Через регулярные промежутки времени вы копируете данные в Excel, но хотели бы автоматизировать этот процесс, чтобы сэкономить время.

Дополнительную информацию об экспорте данных из Access в Excel см. в справочной системе Access.

Подключение для доступа к данным из Excel

Чтобы перенести данные Access, которые можно обновить, в Excel, вы можете создать подключение, часто сохраняемое в файле подключения к данным Office (ODC), к базе данных Access и извлечь все данные из таблицы или запроса. Основное преимущество подключения к данным Access вместо их импорта заключается в том, что вы можете периодически анализировать эти данные в Excel без повторного копирования или экспорта данных из Access. После подключения к данным вы также можете автоматически обновлять (или обновлять) свои книги Excel из исходной базы данных Access всякий раз, когда база данных обновляется новой информацией. Например, вы можете обновить сводный бюджетный отчет Excel, который вы распространяете каждый месяц, чтобы он содержал данные за текущий месяц.

  1. Нажмите на ячейку, в которую вы хотите поместить данные из базы данных Access.
  2. На вкладке "Данные" в группе "Получить внешние данные" нажмите "Из Access".
  1. В списке Искать в найдите и дважды щелкните базу данных Access, которую нужно импортировать.

В диалоговом окне "Выбрать таблицу" выберите таблицу или запрос, который нужно импортировать, а затем нажмите кнопку "ОК".

  1. В диалоговом окне "Импорт данных" выполните следующие действия:
    • В разделе "Выбор способа просмотра этих данных" выполните одно из следующих действий:
      • Чтобы просмотреть данные в виде таблицы (таблица: набор данных об определенном предмете, который хранится в записях (строках) и полях (столбцах)), выберите Таблица.
      • Чтобы просмотреть данные в виде отчета сводной таблицы (отчет сводной таблицы: интерактивный отчет Excel с перекрестными таблицами, который обобщает и анализирует данные, например записи базы данных, из различных источников, в том числе внешних по отношению к Excel), выберите отчет сводной таблицы.
      • Чтобы просмотреть данные в виде сводной диаграммы (отчет сводной диаграммы: диаграмма, обеспечивающая интерактивный анализ данных, например отчет сводной таблицы. Вы можете изменять представления данных, просматривать различные уровни детализации или реорганизовывать макет диаграммы, перетаскивая поля и показывая или скрывая элементы в полях.) и отчет сводной таблицы, выберите отчет сводной диаграммы и сводной таблицы.
    • При необходимости нажмите «Свойства», чтобы задать параметры обновления, форматирования и макета для импортированных данных, а затем нажмите «ОК».
    • В разделе Куда вы хотите поместить данные? выполните одно из следующих действий:
      • Чтобы вернуть данные в выбранное место, нажмите "Существующий лист".
      • Чтобы вернуть данные в левый верхний угол нового листа, нажмите "Новый лист".
  2. Нажмите "ОК".

Excel помещает диапазон внешних данных в указанное вами место.

Дополнительную информацию о подключении к данным см. в разделе Подключение к внешним данным (импорт).

Работа с данными Excel в Access

Возможно, вы захотите работать с данными Excel в базе данных Access, чтобы воспользоваться преимуществами управления данными, безопасности или многопользовательскими функциями Access. Хотя в Access есть много полезных функций, есть две функции, которые пользователи могут найти особенно полезными для своих данных Excel:

  • Отчеты. Если вы знакомы с созданием отчетов Access и хотите обобщить и упорядочить данные Excel в отчете этого типа, вы можете создать отчет Access. Например, вы можете создавать более гибкие отчеты, такие как групповые и сводные отчеты, печатные этикетки и графические отчеты.
  • Формы Если вы хотите использовать форму для поиска или отображения данных в Excel, вы можете создать форму Access. Например, вы можете создать форму доступа для отображения полей в порядке, отличном от порядка столбцов на листе, или более удобного просмотра длинной строки данных на одном экране.

Дополнительные сведения о работе с формами и отчетами Access см. в справочной системе Access.

Копировать данные Excel в Access

Из Excel вы можете скопировать данные в виде листа, а затем вставить их в таблицу Access.

Примечание. Если вы вставляете данные из нескольких полей рабочего листа в таблицу, убедитесь, что столбцы соответствуют порядку копируемых данных. При вставке данных из нескольких полей в форму Access вставляет данные в поля с теми же именами, что и исходные поля, независимо от их порядка в форме. Если данные, которые вы хотите скопировать, содержат поля, которых нет в целевой форме, Access спросит, хотите ли вы вставить только поля с соответствующими именами. Если совпадающих имен полей нет, Access вставляет поля в соответствии с порядком табуляции целевой формы, и это может быть не тот порядок, который вам нужен. Если имена полей в источнике отличаются от имен полей в месте назначения, вы можете вставить данные в таблицу, а не в форму.

  1. Запустите Excel, а затем откройте лист, содержащий данные, которые вы хотите скопировать.
  2. Выберите строки, которые хотите скопировать.
  3. На вкладке "Главная" в группе "Буфер обмена" нажмите "Копировать" .

Сочетание клавиш Можно также нажать CTRL+C.

  1. Запустите Access, а затем откройте таблицу, запрос или форму, в которые вы хотите вставить строки.
  2. На вкладке "Таблица" в группе "Представления" нажмите "Просмотр", а затем нажмите "Просмотр таблицы".
  1. Выполните одно из следующих действий:
  • Чтобы заменить записи, выберите эти записи, а затем на вкладке "Главная" в группе "Буфер обмена" нажмите "Вставить".

Сочетание клавиш Можно также нажать CTRL+V.

    Чтобы добавить данные в виде новых записей, на вкладке «Главная» в группе «Буфер обмена» щелкните «Вставить добавление» в меню «Правка».

Импорт данных Excel в Access

Чтобы сохранить данные из Excel в базе данных Access, а затем использовать и поддерживать данные в Access, вы можете импортировать данные. При импорте данных Access сохраняет данные в новой или существующей таблице, не изменяя данные в Excel. Вы можете импортировать только один рабочий лист за раз во время операции импорта. Чтобы импортировать данные из нескольких листов, повторите операцию импорта для каждого листа.

Следующие являются распространенными сценариями импорта данных Excel в Access:

  • Вы давно пользуетесь Excel, но в дальнейшем хотите использовать Access для работы с этими данными. Вы хотите переместить данные с листов Excel в одну или несколько новых баз данных Access.
  • Ваш отдел или рабочая группа использует Access, но иногда вы получаете данные в формате Excel, которые необходимо объединить с вашими базами данных Access. Вы хотите импортировать эти листы Excel в свою базу данных по мере их получения.
  • Вы используете Access для управления своими данными, но еженедельные отчеты, которые вы получаете от остальных членов вашей команды, представляют собой рабочие книги Excel. Вы хотите упростить процесс импорта, чтобы данные импортировались каждую неделю в определенное время в вашу базу данных.

Дополнительную информацию об импорте данных из Excel в Access см. в справочной системе Access.

Ссылка на данные Excel из Access

Вы можете связать диапазон Excel с базой данных Access в виде таблицы. Используйте этот подход, если вы планируете продолжать поддерживать диапазон в Excel, но также хотите, чтобы он был доступен из Access. Этот тип ссылки создается в базе данных Access, а не в Excel.

При создании ссылки на лист Excel или именованный диапазон Access создает новую таблицу, связанную с исходными ячейками. Любые изменения, которые вы вносите в исходные ячейки в Excel, отражаются в связанной таблице. Однако вы не можете редактировать содержимое соответствующей таблицы в Access. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, вы должны внести изменения в исходный файл.

Следующие являются распространенными сценариями для ссылки на лист Excel из Access:

С помощью мастера экспорта вы можете экспортировать данные из базы данных Access в формат файла, который может быть прочитан Excel. В этой статье показано, как подготовить и экспортировать данные в Excel, а также даны советы по устранению распространенных проблем, которые могут возникнуть.

В этой статье

Экспорт данных в Excel: основы

При экспорте данных в Excel Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет скопированные данные в файле, который можно открыть в Excel. Если вы часто копируете данные из Access в Excel, вы можете сохранить сведения об операции экспорта для использования в будущем и даже запланировать автоматический запуск операции экспорта через определенные промежутки времени.

Распространенные сценарии экспорта данных в Excel

В вашем отделе или рабочей группе для работы с данными используются как Access, так и Excel. Вы храните данные в базах данных Access, но используете Excel для анализа данных и распространения результатов анализа. В настоящее время ваша команда экспортирует данные в Excel по мере необходимости, но вы хотите сделать этот процесс более эффективным.

Вы давно пользуетесь Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Через регулярные промежутки времени вы копируете данные в Excel, но хотите автоматизировать этот процесс, чтобы сэкономить время.

Об экспорте данных в Excel

Access не включает команду «Сохранить как» для формата Excel. Чтобы скопировать данные в Excel, необходимо использовать функцию экспорта, описанную в этой статье, или можно скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в электронную таблицу Excel.

Вы можете экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. Вы также можете экспортировать выбранные записи в виде нескольких записей, например в виде таблицы.

Microsoft Excel включает команду для импорта данных из базы данных Access. Вы можете использовать эту команду вместо команды экспорта в Access; однако команда импорта Excel позволяет импортировать только таблицы или запросы. Дополнительные сведения см. в статье справки Excel Подключение к внешним данным (импорт).

Вы не можете экспортировать макросы или модули в Excel. При экспорте формы, отчета или таблицы, содержащей подчиненные формы, подотчеты или подтаблицы, экспортируется только основная форма, отчет или таблица. Вы должны повторить операцию экспорта для каждой подчиненной формы, вложенного отчета и подтаблицы, которые вы хотите экспортировать в Excel.

За одну операцию экспорта можно экспортировать только один объект базы данных. Однако вы можете объединить несколько рабочих листов в Excel после завершения отдельных операций экспорта.

Подготовка к операции экспорта

Перед выполнением процедуры экспорта рекомендуется просмотреть данные, которые вы хотите экспортировать, чтобы убедиться, что они не содержат индикаторов ошибок или значений ошибок. Если есть какие-либо ошибки, попробуйте устранить их, прежде чем экспортировать данные в Excel. В противном случае во время операции экспорта могут возникнуть проблемы, и в ячейки на листе Excel могут быть вставлены нулевые значения. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте в Excel, см. в разделе Устранение неполадок с отсутствующими и неправильными значениями.

Если исходным объектом является таблица или запрос, решите, хотите ли вы экспортировать данные с форматированием или без него. Это решение влияет на два аспекта результирующей книги — объем экспортируемых данных и формат отображения данных. В следующей таблице описаны результаты экспорта форматированных и неформатированных данных.

Вы используете Office Excel 2010, программное обеспечение для работы с электронными таблицами от Microsoft, для создания сложных документов, которые могут содержать таблицы. Access 2010, программное обеспечение базы данных от Microsoft, также содержит таблицы. Если вы хотите преобразовать документы Excel в Microsoft Access, вы можете импортировать файлы Excel в Access, используя его простую в использовании функцию мастера электронных таблиц. Поскольку обе программы разработаны Microsoft, форматирование хорошо сохраняется при переходе из одной программы в другую.

Запустите Access 2010 на своем компьютере.

Нажмите "Файл" в верхней части окна Access и выберите "Открыть".

Выберите свою базу данных с помощью появившегося файлового браузера и нажмите «Открыть», чтобы открыть ее в Access.

Перейдите на вкладку "Внешние данные" в верхней части окна Access.

Нажмите «Excel», чтобы импортировать документ Excel в базу данных. Появится окно «Получить внешние данные — электронная таблица Excel».

Нажмите кнопку "Обзор" в верхней части окна и в появившемся файловом браузере выберите документ Excel.

Нажмите переключатель «Импорт исходных данных в новую таблицу в текущей базе данных», чтобы создать новую таблицу с использованием данных, импортированных из документа Excel. Вы также можете нажать переключатель «Добавить копию записей в таблицу» и выбрать таблицу, если хотите вставить данные Excel в существующую таблицу.

Нажмите "ОК", и откроется окно мастера импорта электронных таблиц.

Выберите лист Excel для преобразования в Microsoft Access и нажмите "Далее".

Поставьте галочку перед параметром «Первая строка содержит заголовки столбцов», если первая строка документа Excel содержит заголовки столбцов. Нажмите "Далее".

Выберите каждое поле и введите для него имя в текстовом поле «Имя поля», а затем выберите тип данных в раскрывающемся списке «Тип данных». Нажмите "Далее".

Нажмите "Далее", чтобы позволить Microsoft Access добавить в вашу таблицу первичный ключ, который является уникальным идентификатором таблицы.

В этом руководстве рассматриваются способы импорта данных из Excel в таблицу Access и способы экспорта объектов Access (запросов, отчетов, таблиц или форм) в Excel.

Импорт файла Excel в Access

Чтобы импортировать файл Excel в Access, используйте параметр acImport DoCmd.TransferSpreadsheet:

Или вы можете использовать DoCmd.TransferText для импорта CSV-файла:

Импорт Excel в функцию доступа

Эту функцию можно использовать для импорта файла Excel или файла CSV в таблицу доступа:

Вы можете вызвать функцию следующим образом:

Доступ к экспорту VBA в новый файл Excel

Чтобы экспортировать объект Access в новый файл Excel, используйте метод DoCmd.OutputTo или метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Экспорт запроса в Excel

Эта строка кода VBA экспортирует запрос в Excel с помощью DoCmd.OutputTo:

Или вместо этого можно использовать метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Примечание. Этот код экспортируется в формат XLSX. Вместо этого вы можете обновить аргументы для экспорта в файл формата CSV или XLS (например, с acFormatXLSX на acFormatXLS).

Экспорт отчета в Excel

Эта строка кода экспортирует отчет в Excel с помощью DoCmd.OutputTo:

Или вместо этого можно использовать метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Экспорт таблицы в Excel

Эта строка кода экспортирует таблицу в Excel с помощью DoCmd.OutputTo:

Или вместо этого можно использовать метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Программирование VBA стало проще

Прекратите искать код VBA в Интернете. Узнайте больше об AutoMacro — конструкторе кода VBA, который позволяет новичкам создавать процедуры с нуля с минимальными знаниями в области кодирования и множеством функций, позволяющих сэкономить время для всех пользователей!

Экспорт формы в Excel

Эта строка кода экспортирует форму в Excel с помощью DoCmd.OutputTo:

Или вместо этого можно использовать метод DoCmd.TransferSpreadsheet:

Функции экспорта в Excel

Эти однострочные команды отлично подходят для экспорта в новый файл Excel. Однако они не смогут экспортировать в существующую книгу. В разделе ниже мы представляем функции, которые позволяют вам добавить экспорт в существующий файл Excel.

Ниже мы добавили некоторые дополнительные функции для экспорта в новые файлы Excel, включая обработку ошибок и многое другое.

Экспорт в существующий файл Excel

Приведенные выше примеры кода отлично подходят для экспорта объектов Access в новый файл Excel. Однако их нельзя будет экспортировать в существующую книгу.

Чтобы экспортировать объекты Access в существующую книгу Excel, мы создали следующую функцию:

Вы можете использовать эту функцию следующим образом:

Обратите внимание, что вас просят определить:

  • Что выводить? Таблица, отчет, запрос или форма
  • Имя объекта
  • Имя выходного листа
  • Путь и имя выходного файла.

Экспорт SQL-запроса в Excel

Вместо этого вы можете экспортировать SQL-запрос в Excel, используя аналогичную функцию:

Вызывается так:

Где вас попросят ввести:

  • SQL-запрос
  • Имя выходного листа
  • Путь и имя выходного файла.

Функция экспорта в новый файл Excel

Эти функции позволяют экспортировать объекты Access в новую книгу Excel. Они могут показаться вам более полезными, чем простые отдельные строки в верхней части документа.

Функция может быть вызвана следующим образом:

Генератор кода VBA

Надстройка примеров кода VBA

Легкий доступ ко всем примерам кода на нашем сайте.

Просто перейдите в меню, нажмите, и код будет вставлен прямо в ваш модуль. Надстройка .xlam.

Читайте также: