Как заархивировать документ Word

Обновлено: 03.07.2024

Вашему бизнесу нужна политика архивирования документов для защиты записей, соблюдения нормативных и правовых норм и оптимизации повседневных операций. Схема описывает шаги по созданию вашей политики.

Мы можем получать компенсацию от партнеров и рекламодателей, чьи продукты представлены здесь. Компенсация может повлиять на размещение продуктов на нашем сайте, но редакционные мнения, оценки и обзоры не зависят от рекламодателей или партнеров и никогда не зависят от них.

Обновлено 11 июня 2020 г.

Вы когда-нибудь нуждались в старой цитате или другой информации от поставщика, которую вы сохранили на компьютере, которого у вас больше нет? Или, может быть, вы искали финансовый отчет за несколько лет и перерыли гору коробок в редко используемой кладовой?

Если вы можете рассказать или хотите, чтобы этого не произошло, вам нужен план архивирования документов для ваших старых записей. Ниже мы рассмотрим шесть шагов, которые помогут вам приступить к работе с передовыми методами управления документами.

Обзор: что такое архивирование документов?

Архивирование документов – это процесс, при котором статические записи хранятся до тех пор, пока к ним не потребуется доступ в будущем. Ключевое слово здесь «статический», потому что архивные документы фиксированы и неизменны.

Например, если вы обсуждаете контракт с поставщиком и отправляете несколько черновиков туда и обратно, вы имеете дело с динамическим документом. Однако после подписания контракта он становится постоянной статической записью.

Разница между фиксированными и динамическими данными также является важным отличием между архивными данными и хранилищем резервных копий, которые часто предполагают, что это одно и то же.

Вот разница: заархивированные документы неизменны, резервное копирование данных является временным и предназначено для обеспечения фиксированной точки восстановления в случае повреждения или потери файлов. Данные резервного копирования будут периодически перезаписываться, обычно каждый день или неделю, в рамках управления вашей сетью или веб-сайтом.

Знание разницы между резервным копированием данных и архивным хранением является ключевым в управлении бизнес-документами.

Вы получите много преимуществ от реализации процесса архивирования документов в рамках общей политики управления контентом:

Высвобождает ресурсы. К большинству данных в сетях компаний никто не обращался как минимум год, поэтому архивация сокращает время обработки и обеспечивает больше места для хранения.
Снижает затраты. Архивное хранилище данных стоит меньше, чем первичное хранилище, и большинство компаний могут легко архивировать терабайты данных. Перемещение этой информации уменьшит размер повторяющихся резервных копий данных.
Обеспечивает соблюдение требований. Будь то Налоговое управление США, другие государственные учреждения, отраслевые органы, государственные и местные органы власти, вы сталкиваетесь со множеством стандартов хранения документации и безопасности, которым должен соответствовать ваш бизнес, чтобы избежать штрафов или других санкций.

Как внедрить систему управления документами для архивирования ваших документов

Архивирование документов — это не разовое действие. Вы должны выделять ресурсы как для создания архива документов, так и для его обслуживания. Это будет отдельной статьей вашего бизнес-бюджета, но перечисленные выше преимущества более чем оправдают и компенсируют затраты.

Шаг 1. Начальная оценка

Определите текущую систему документооборота и процесс обработки. Является ли он формальным, случайным или сочетанием того и другого? Это будет включать в себя то, как каждая запись создается, принимается, обрабатывается, хранится и удаляется.

Вам также необходимо провести инвентаризацию существующих записей, чтобы определить количество. Вы должны классифицировать все документы по функциям, включая финансовые, кадровые, страховые, отгрузочные и приемочные и т. д.

Шаг 2. Определите цели и роли

Четко определите цели архивирования документов. Хотите снизить ежедневные эксплуатационные расходы? Обеспечить соблюдение требований к ведению документации и безопасности данных?

Позволить повседневным офисным процессам работать более эффективно? Упростите доступ к старым записям через онлайн-хранилище документов? Улучшить бизнес-показатели?

Конечно, вам, вероятно, все это понравится, но вам нужно четко расставить приоритеты, чтобы ваши усилия по архивированию не сбивались с пути.

Вам также необходимо определить организационные роли. Кто будет контролировать первоначальный процесс архивирования и управлять им в будущем? Какие уровни разрешений вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным? Как вы будете способствовать соблюдению требований всеми сотрудниками?

Шаг 3. Внедрите график хранения

После того как вы определите цели архивирования и определите, кто будет реализовывать и контролировать вашу политику архивирования, установите график хранения ваших деловых документов.

Вы должны хранить постоянные копии записей, таких как годовые финансовые отчеты и акты, но почти любой другой документ имеет срок действия не более 10 лет.

Вы не найдете универсального графика хранения деловых документов. Вместо этого изучите местные, государственные, федеральные и отраслевые рекомендации, которым вы должны следовать. Одно эмпирическое правило, которое вы должны знать: храните все налоговые документы и документы, связанные с IRS, не менее семи лет.

Затем уничтожьте все документы, которые не нужно архивировать или которые никогда не будут храниться постоянно, такие как нежелательная почта, каталоги поставщиков и дубликаты.

Чтобы уменьшить потенциальную ответственность, наймите поставщика Национальной ассоциации по уничтожению информации (NAID) для безопасной транспортировки, уничтожения и последующей утилизации материалов.

Шаг 4. Оцифруйте бумажные файлы

Вы сократите расходы и объем требуемого места для хранения, а также улучшите организацию и упростите доступ, оцифровав все свои бумажные файлы. Вы можете хранить записи в виде печатных копий, но также оцифровывать их для сохранности.

Именно здесь использование специализированного стороннего поставщика, по крайней мере, для первоначальной настройки архива документов, даст более стабильные результаты, чем использование неоплачиваемого офисного стажера.

Чтобы гарантировать доступ к этим записям, сохраните их в открытых форматах файлов: PDF и ODT для документов, SVG и PNG для изображений и ODS для электронных таблиц.

Если вы сохраните файлы в проприетарном формате, вы, возможно, не сможете открыть их в будущем, потому что программное обеспечение больше не доступно или у вас больше нет лицензии на его использование.

Для каждого цифрового файла используйте его метаданные, дополнительную информацию о его содержимом.

Использование метаданных облегчит организацию файлов и последующий доступ, поскольку вы можете включать такую информацию, как название документа, автора, краткое описание, ключевые слова и многое другое. Обычно метаданные доступны, если щелкнуть файл правой кнопкой мыши и выбрать "Свойства" или "Получить информацию" в зависимости от используемой операционной системы.

Метаданные PDF помогают упорядочивать документы и извлекать их позже.

Шаг 5. Выберите поставщика хранилища

Самый безопасный способ архивирования документов — это удаленное хранение бумажных копий или электронных данных через стороннего поставщика. Эти объекты будут защищены от многочисленных техногенных и природных явлений, включая несанкционированный доступ, кражи, наводнения и землетрясения.

Надежный архив защищает ваши записи лучше, чем долгосрочное хранение в офисах или других помещениях.

Электронное хранилище данных предлагает три основных варианта: диск, лента и облако. У каждого есть свои плюсы и минусы, связанные с долгосрочной целостностью, безопасностью и простотой доступа программного обеспечения для управления записями. Рассмотрите возможность одновременного использования двух методов, чтобы обеспечить избыточность данных.

Шаг 6. Оцените внутренние процессы и внешнее хранилище

Сохранение и архивирование документов — это непрерывный процесс. В рамках общей политики каждый год пересматривайте свои процедуры, чтобы увидеть, насколько хорошо они работают, и внести необходимые коррективы.

Все сотрудники должны внести свой вклад в обеспечение эффективного хранения и архивирования документов. Используйте стратегии коммуникации, такие как обзор политики во время адаптации сотрудников и ежегодные курсы повышения квалификации наряду с другим обязательным обучением.

Наконец, периодически проверяйте доступность и целостность ваших архивных материалов. Последнее, что вам нужно, это получить информацию для судебного разбирательства, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы обнаружить проблему с вашим архивным хранилищем.

Часто задаваемые вопросы об архивировании документов

Зачем мне архивировать документы?

Перемещение документов за пределы офиса физически и из основной сети и/или корпоративного веб-сайта сокращает объем хранилища. Это также снижает затраты и повышает скорость повседневных процессов. Архивирование документов также обеспечивает соблюдение государственных и отраслевых норм в отношении хранения документации и безопасности данных.

В чем разница между хранением документов и архивированием?

Хранение данных является временным и предназначено для предоставления копий динамических файлов в случае повреждения или потери данных. Архивные данные фиксированы, и хотя в будущем к ним может потребоваться доступ, они не изменятся.

Как следует архивировать документы?

Печатные копии документов могут храниться в архиве, а цифровые версии — на дисках, лентах или в облаке. Документы, достаточно важные для архивирования, обычно должны храниться как минимум в двух форматах на одном или нескольких удаленных объектах.

Не ждите, чтобы начать архивирование документов

Управление документами очень похоже на страхование: вы не хотите ждать, пока наступит кризис, чтобы понять, что вам это нужно. Сформулируйте и внедрите политику управления цифровыми документами прямо сейчас.

Ваши архивные записи будут надежно храниться, вы сократите расходы, повысите соответствие нормативным требованиям и получите более легкий доступ к старой информации.

У The Motley Fool есть политика раскрытия информации. Автор и/или Пестрый Дурак могут иметь интерес к упомянутым компаниям.

Наши лучшие партнеры по управлению документами

Microsoft SharePoint

Для организации цифровых файлов Microsoft предлагает Sharepoint, очень функциональную, но часто неуклюжую систему.

Отправить документ

DocSend имеет удобный интерфейс, который упрощает передачу и управление цифровыми файлами.

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2022 года

Перенос управления контентом и документами из физического мира в цифровой является необходимостью. Выберите правильное решение, и ваша организация сможет быстро и легко перейти на цифровые технологии.

Статьи об управлении документами

Соглашения об именах файлов упрощают управление, упрощают поиск и поиск файлов. Ниже приведены три рекомендации по присвоению имен файлам.

По мере роста бизнеса у вас могут появиться файлы, которые необходимо заархивировать и сохранить для дальнейшего использования. Вот шесть советов, которые сделают этот процесс беспроблемным.

Если вы планируете создать ООО, вам необходимо найти зарегистрированного агента. Вот три фактора, которые следует учитывать при выборе зарегистрированного агента для вашего LLC.

Статьи о малом бизнесе

Бизнес, принадлежащий женщинам, в центре внимания: беседа с Реной Райзер, владелицей магазина New Mexico MarketPlace и женщиной из Нью-Мексико

Рена Райзер, владелица New Mexico MarketPlace и New Mexico Woman, рассказывает The Blueprint свою историю о трудностях и преимуществах ведения бизнеса.

Лиззи Слейт начала собственный бизнес в младших классах средней школы. Она начала тестировать свои идеи и запустила сервис по аренде тележки для торжеств.

Сирена Рана, основатель Trail Inspire, воплотила свою страсть в жизнь и основала компанию. Вот чему она научилась, создавая свой консалтинговый бизнес на открытом воздухе.

Приоритетом для нас в The Blueprint является помощь предприятиям в поиске оптимальных решений для повышения их прибыли и повышения уровня интеллектуального развития, счастья и богатства владельцев. Вот почему наши редакционные мнения и обзоры принадлежат только нам и не вдохновляются, не одобряются и не спонсируются рекламодателем. Редакционные материалы The Blueprint отделены от редакционных материалов The Motley Fool и создаются другой командой аналитиков.

Другие приложения Office 2007/2010/2013/2016/2019 (кроме Outlook) не поддерживают команду Архивировать.

Как вернуть классические меню и панели инструментов в Office 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и 365?
Просто скачайте Классическое меню для Office 2007 или Классическое меню для Office
Kutools для Excel: 120 мощных новых функций для Excel.
Вкладка Office: редактирование и просмотр с вкладками в Office, как в Chrome, Firefox, IE 8/9/10.

Способ A: если у вас есть классическое меню для Office

Если вы установили Классическое меню для Office на свой компьютер, вы можете легко найти команду Архивировать в раскрывающемся меню:

Перейдите на вкладку "Меню".
Нажмите раскрывающееся меню "Файл";
Затем вы увидите элемент архива, как показано на рисунке справа:

Нажмите элемент «Архив», вы увидите всплывающее диалоговое окно «Архив». В диалоговом окне «Архив» вы можете заархивировать все папки в соответствии с параметрами автоархивации или заархивировать папки и их подпапки вручную.

Обратите внимание, что главное окно Microsoft Outlook 2007 сохраняет классический вид. Однако вы также можете получить пункт «Архив» в меню «Файл».

Способ Б. Поиск архива в Outlook 2010/2013/2016/2019, если у вас нет классического меню

Outlook 2007 сохраняет классический вид в главном окне. Однако в Outlook 2010 и 2013 основным интерфейсом является лента.

Перейдите на вкладку "Файл".
Нажмите кнопку "Информация" на левой панели.
Нажмите «Инструменты очистки» на средней панели.
Затем вы увидите команду «Архивировать» в раскрывающемся списке кнопки «Инструменты очистки», как показано на рисунке 2.

Рисунок 2. Команда "Архивировать" на ленте Outlook 2010

Архивировать в других приложениях Office 2007/2010/2013/2016/2019, таких как Word, Excel, PowerPoint…

На самом деле приложения Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019, кроме Outlook, не поддерживают команду Архивировать. Таким образом, в Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access, InfoPath, Visio и Project 2007/2010/2013 нет команды Архивировать.

Дополнительные советы по Microsoft Office 2007, 2010, 2013 и 365

Классическое меню для Office

Возвращение знакомых старых меню и панелей инструментов Office 2003 (2002, 2000) в Microsoft Office 2007, 2010, 2013 и 365. Вы можете сразу и эффективно использовать Office 2007/2010/2013/2016 (включая Office 365), и не требуется никакого обучения или руководств при обновлении до Microsoft Office (включая Word, Excel и т. д.) 2007, 2010 или 2013.

Скриншот классического меню Word

Классическое меню для Office

Оно включает классическое меню для Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, OneNote, Publisher, InfoPath, Visio и Project 2010, 2013, 2016, 2019 и 365 (включая Office 365).

Классическое меню для Office 2007

Оно включает классическое меню для Word, Excel, PowerPoint, Access и Outlook 2007.

< /p>

Ваше свидетельство о рождении. Формы вашей налоговой декларации. Финансовые отчеты вашего бизнеса. Акт на вашу собственность. Даже если вы используете их не очень часто, все это важные документы, которые вы не хотели бы потерять или, что еще хуже, попасть в чужие руки.

Но спросите себя: действительно ли вы уверены, что надежно сохранили эти документы? Хорошо ли они организованы и быстро ли доступны в случае чрезвычайной ситуации?

Если нет, не волнуйтесь — сегодня все изменится!

Мы поговорим о хранении и архивировании документов и покажем вам лучшие способы хранения бумажных и цифровых документов, чтобы вы могли быть спокойны, зная, что они в безопасности.< /p>

Как лучше хранить документы? Прежде чем мы ответим на этот вопрос, давайте поговорим о том, почему это важно в первую очередь

Зачем архивировать?

Когда мы храним документы, которые больше не используем активно, это называется архивированием. Вот лишь пять из многих причин, по которым архивирование так важно как для бизнеса, так и для частных лиц.

1. Соблюдайте нормативные требования

В наши дни о защите данных заботятся большинство компаний. В свете важных недавних обновлений Закона о защите данных (GDPR, кто-нибудь?), компании в настоящее время испытывают все большее давление в отношении надлежащего и безопасного управления данными потребителей, иначе им грозят огромные штрафы. Для этого им необходимы эффективные процессы управления данными и безопасные решения для хранения документов.

Другие нормативные требования требуют, чтобы определенные финансовые документы хранились в течение определенного количества лет. Архивирование документов может помочь предприятиям выполнить эти требования, позволяя им безопасно хранить данные и документы до тех пор, пока они не станут не нужны и их можно будет уничтожить.

2. Сократите расходы и сэкономьте место

Независимо от того, управляете ли вы крупной международной компанией или молодым стартапом, важно экономить расходы там, где это возможно. Архивирование документов может помочь в этом, освобождая место и снижая эксплуатационные расходы. Чем меньше документов у вас есть на месте для управления, тем меньше времени и денег нужно тратить на управление ими.

3. Улучшить рабочий процесс и производительность

Правильное архивирование документов может улучшить рабочий процесс и производительность вашего бизнеса. По оценкам, до 80% производственных данных не обязательно должны быть легкодоступными. Архивируя эти некритические данные, вы можете упростить доступ к остальным своим данным и потенциально повысить производительность.

4. Защита от кражи личных данных

От архивации выигрывают не только предприятия. У всех нас есть важные документы, которые потенциально могут быть использованы для кражи личных данных.

К сожалению, в отчете Национального исследовательского центра потребителей говорится, что четверть американцев в какой-то момент потеряли важный документ. (И в Великобритании мы не сильно отстаем.) Это показывает, насколько важно обеспечить безопасное хранение документов.

Каковы различные варианты хранения документов?

Что касается архивирования документов, следует рассмотреть три основных решения для хранения: традиционное хранилище, цифровое хранилище и хранилище для сканирования по требованию. Ниже вы найдете краткий обзор каждого из них.

Традиционное хранение бумаги

Традиционное хранилище документов по существу представляет собой бумажное хранилище. Это когда вы архивируете свои бумажные документы, подшивая их или платя безопасному хранилищу за пределами офиса, такому как Storage Vault, чтобы хранить их для вас. Это обычная практика для крупных компаний, которым необходимо вести бумажный журнал некритичных документов.

Цифровое хранилище

Несколько десятилетий назад для хранения документов в компаниях использовались ряды картотечных шкафов. Это означало тратить деньги на огромное количество бумаги, карандашей и людей, которые их организовывали. К счастью, благодаря современным технологиям в этом больше нет необходимости. (Ну, по крайней мере, в большинстве случаев.)

Теперь можно оцифровать все документы с помощью сканера и уничтожить ненужные бумажные копии. Это то, что мы называем цифровым хранилищем.

Есть компании, занимающиеся архивированием документов, которые возьмут на себя весь процесс за вас. Они оцифруют ваши документы, вернут их вам на USB-накопителях или компакт-дисках или создадут их резервные копии в облаке.

Преимущество цифрового хранилища заключается в том, что оно экономит массу места. Вам не нужно никакого физического места для хранения вашего документа — все хранится в киберпространстве.

Однако это не для всех. Многим владельцам бизнеса нравится хранить физические копии, и им не нравится идея доверять всю свою систему архивирования документов компьютеру.

Сканирование хранилища по требованию

Хранилище документов, сканируемое по запросу, — это лучшее из обоих миров. Это решение, при котором компания будет хранить ваши бумажные документы за пределами офиса, а также сканировать их и отправлять вам цифровые копии по запросу.

Это делает его хорошим вариантом для предприятий, которые хотят хранить большое количество документов вне офиса, но иногда могут нуждаться в доступе к ним.

Однако решения для сканирования по запросу стоят дороже, чем обычное бумажное хранилище, поскольку вы платите за дополнительную услугу.

Хранение документов в бумажной форме

Вы можете подумать, что хранение ваших документов в бумажном виде излишне в современную цифровую эпоху, но это не обязательно так. Есть еще много причин, чтобы рассмотреть возможность хранения печатных копий ваших документов. Вот некоторые из них:

Бумажные документы защищены от угроз кибербезопасности, таких как утечка данных.
Наличие бумажной копии является важной резервной копией на случай катастрофической потери данных.
Возможно, лучше иметь под рукой бумажные документы для облегчения доступа.
Некоторые официальные документы сложно оцифровать

Где хранить бумажные документы?

В конечном счете, лучший способ хранения ваших документов зависит от того, сколько вам нужно хранить и сколько вы готовы потратить. Вот два основных варианта.

1. Собственное хранилище

Внутреннее хранилище — хороший вариант для частных лиц и небольших компаний, которым нужно хранить лишь небольшое количество документов. Если вы решите пойти по этому пути, убедитесь, что у вас есть оборудование, необходимое для их безопасного хранения.

Для действительно важных документов вы можете подумать о приобретении огнеупорного сейфа, так как это гарантирует, что ваши бумажные документы смогут пережить любые катастрофы, происходящие с вашим помещением.

Если вы решите использовать обычные шкафы для документов или другие устройства для хранения, убедитесь, что они безопасны, и держите их в порядке с помощью скрепок и разделителей.

2. Складские помещения

Использование складских помещений за пределами площадки – это экономичное решение, поскольку они обеспечивают превосходную безопасность и доступное пространство.

При выборе хранилища учитывайте следующее:

Насколько близко это учреждение находится к вашему рабочему месту? Не могли бы вы быстро получить доступ к своим документам в крайнем случае?
Службы управления записями. В зависимости от документов, которые вы планируете хранить, вы можете выбрать средство, предлагающее такие услуги, как индексирование и извлечение файлов.
Качество стеллажей. Выберите помещение, в котором записи хранятся в коробках и на металлических полках. Хранение на полу подвергает их риску повреждения водой из-за разлитой воды.
Безопасность и доступ. Само собой разумеется, что вы должны убедиться, что выбранный вами объект безопасен, с внутренними и внешними камерами и должным образом проверенными сотрудниками.
Климат-контроль.Некоторые предприятия используют климат для контроля, чтобы защитить бумагу от порчи. Подумайте, нужна ли вам эта функция, и выберите соответствующий объект.

Хранение документов в цифровом формате

Если вы не хотите вкладывать средства в решения для хранения документов на месте или за его пределами, вы можете хранить свои документы в цифровом виде. Это может сократить расходы за счет устранения необходимости в пространстве для хранения и улучшить рабочий процесс, ускорив доступ к вашим документам в цифровом виде.

Существует несколько различных решений для хранения цифровых документов, например:

Используйте библиотеки Windows для хранения документов на жестком диске
Храните документы в облаке с помощью таких сервисов, как OneDrive или Google Диск.
Создавайте резервные копии документов на внешнем устройстве хранения, например на съемных жестких дисках.
Хранение документов с помощью специально разработанной DMS.

Последний из них — использование DMS — вероятно, лучший способ хранить документы в цифровом виде. Но что такое ДМС? Давайте узнаем.

Что такое системы управления документами (DMS)?

Системы управления документами – это программные решения, помогающие хранить документы и управлять ими. Они что-то вроде цифрового бухгалтера. Они позаботятся о методах хранения физических документов, которые вы бы использовали для организации своих бумажных документов, но в электронном виде.

На рынке существует множество различных систем управления документами, но большинство из них имеют одни и те же основные функции. Они обеспечивают хранение, безопасность, индексацию и возможности поиска. В них также хранятся метаданные (информация о документах), что упрощает проведение аудитов и контроль доступа к различным документам.

Эти системы являются важной частью бизнес-операций для компаний, которым приходится управлять большим количеством документов.

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Поскольку существует так много программных систем для управления документами, может быть трудно понять, какую из них выбрать.

Наилучший выбор для вас во многом будет зависеть от того, сколько вы готовы потратить на систему DMS, какие функции вам действительно нужны и какие документы вам нужно хранить. Некоторые из лучших поставщиков DMS включают:

Шаблон
Документация
Контроль документов MasterControl
M-файлы
XaitPorter

Общие советы по хранению документов

Какой бы способ хранения документов вы ни выбрали, существуют определенные рекомендации, которым вы должны следовать, чтобы ваша система хранения оставалась организованной и эффективной. Ниже приведены несколько советов, которые могут помочь вам в этом.

1. Храните документы с учетом доступности

Если вы храните документы у себя, вы, вероятно, сможете сэкономить немного денег, однако важно иметь надежную систему, обеспечивающую легкий доступ к вашим архивным документам.

Рассмотрите возможность хранения документов одного типа вместе и не забудьте пометить их, чтобы вы могли легко выбрать нужные документы.

2. Следите за тем, когда ваши документы могут быть уничтожены

Архивация документов важна для обеспечения соответствия требованиям и наличия доказательств, таких как квитанции и платежные ведомости, когда это необходимо. Однако, как только документам исполняется несколько лет, их часто больше не нужно хранить.

При архивировании документов помечайте их датой уничтожения, когда они больше не понадобятся. Это упростит отслеживание устаревших документов и обеспечит эффективное использование пространства для хранения.

3. Защитите бумажные документы от износа

Чтобы ваши документы не были повреждены, вам нужно подумать об их износе. Даже если они надежно хранятся, они все равно могут быть повреждены из-за частого обращения, воздействия солнечных лучей и разливов. Поместите их внутрь пластиковых вкладышей, прежде чем складывать их в папку, чтобы уменьшить риск износа.

4. Если вы храните документы вне офиса, обратите внимание на банковские сейфы

Банки часто предоставляют вам скидку на сейфовые ячейки, если вы уже являетесь клиентом. Сейфы могут быть хорошим решением для хранения бумаги вне офиса, если вам нужно хранить очень небольшое количество важных документов.

5. Подумайте о материалах и дизайне ящика для хранения

Некоторые материалы более износостойкие, чем другие. Если вы решили хранить свои файлы на месте в ящиках для хранения, постарайтесь выбрать что-то прочное и износостойкое, например металлическое или пластиковое. Вы можете лучше использовать доступное место для хранения, если выберете штабелируемые коробки.

6.Храните документы в прохладном и сухом месте

Жара и влажность губительны для бумаги. Чтобы сохранить документы в хорошем состоянии, старайтесь хранить их в прохладном и сухом месте. Если вы живете во влажном климате, рассмотрите возможность использования блока переменного тока или осушителя для контроля влажности в помещении для хранения. Если вы храните за пределами площадки, следите за любыми признаками сырости на объекте, который вы рассматриваете.

7. Убедитесь, что они защищены от стихийных бедствий

Если вы храните важные документы дома, убедитесь, что вы подумали о возможных рисках, связанных со стихийными бедствиями. Держите их приподнятыми над землей, чтобы защитить от затопления, и по возможности используйте огнеупорный контейнер.

Удачного архивирования

Мы рассмотрели почти все, что нужно знать о хранении документов. Надеюсь, теперь вы сможете принять более взвешенное решение о том, как лучше хранить документы.

Какое решение подходит вам лучше всего? Дайте нам знать ваши мысли в комментариях!

Обычно архивы. документы или записи, относящиеся к деятельности, деловым отношениям и т. д. человека, семьи, корпорации, ассоциации, сообщества или нации.

любая обширная запись или собрание данных: энциклопедия — это архив всемирной истории. Этот опыт был запечатан в архиве ее памяти.

устройство долговременного хранения, такое как диск или магнитная лента, или компьютерный каталог или папка, содержащая копии файлов для резервного копирования или использования в будущем.
набор цифровых данных, хранящихся таким образом.
компьютерный файл, содержащий один или несколько сжатых файлов.
коллекция информации, постоянно хранящейся в Интернете: весь архив журнала размещен в Интернете с 1923 года по настоящее время.

Познакомьтесь с тренером по грамматике, чтобы улучшить свои навыки письма

Происхождение архива

Впервые записано в 1595–1605 годах; первоначально, во множественном числе, из французских архивов, от позднелатинского множественного числа существительного archīva, archīa «общественные записи», от греческого archeîa «общественные записи», множественное число от archeîon «ратуша, государственная должность», эквивалентная archḗ «магистратура, офис» + -eion суффикс местоположения

Слова рядом с архивом

Слова, относящиеся к архиву

Как использовать архив в предложении

Если вам понравился этот эпизод, возможно, вам понравится еще один из нашего архива.

Компании, занимающиеся прогнозированием, имеют доступ к огромному количеству исторических данных — фотографиям с подиумов, архивам модных журналов и собственным исследованиям — помимо всей информации, постоянно поступающей от потенциальных потребителей в социальных сетях.

Деловой мир потратил десятилетия на поиск подходящего программного обеспечения, которое позволило бы сотрудникам общаться друг с другом быстро и приятно, не отвлекаясь и не теряя ключевую информацию в лабиринтах архивов.

Хотя скриншоты подлинных твитов, которые впоследствии были удалены, иногда становятся вирусными, они очень часто сохраняются в авторитетном интернет-архиве , таком как Wayback Machine Интернет-архива.

Он был абсолютным профессионалом, и его проницательные колонки кинокритики подняли наше освещение искусства и навсегда останутся в нашем архиве.

Что было не так хорошо известно, так это то, что существовал архив цветных изображений с войны, результат тогдашних новых технологий.

Здание суда теперь является Архивом Антологии, а пожарная часть – китайским общественным центром.

Затем Джон познакомил нас со своим братом Тони, а затем мы узнали, что Джон хранит невероятный архив своей жизни.

И снова Интернет-архив был создан людьми, участвующими в движении за открытое программное обеспечение.

Еще одна очень мощная вещь – Интернет-архив, в котором хранится огромное количество правительственных документов.

Она выбежала из архива, нагруженная до подбородка драгоценными записями.

Сканирование этой книги можно найти в Интернет-архиве (копия 1).

Сканирование этой книги доступно в Интернет-архиве (копии 1, 2, 3, 4).

Сканирование этой книги доступно в Интернет-архиве (копии 1, 2, 3).

Эта книга подготовлена на основе отсканированных изображений второго издания, доступных в Интернет-архиве: 1, 2, 3.

Читайте также: