Как вставить данные в ячейки Excel

Обновлено: 21.11.2024

У вас есть несколько вариантов ввода данных вручную в Excel. Вы можете вводить данные в одну ячейку, в несколько ячеек одновременно или сразу на несколько листов. Вводимые данные могут быть числами, текстом, датами или временем. Вы можете форматировать данные различными способами. Кроме того, есть несколько параметров, которые можно изменить, чтобы упростить ввод данных.

В этом разделе не объясняется, как использовать форму данных для ввода данных на лист. Дополнительные сведения о работе с формами данных см. в разделе Добавление, изменение, поиск и удаление строк с помощью формы данных.

Важно! Если вы не можете вводить или редактировать данные на листе, возможно, он был защищен вами или кем-то другим для предотвращения случайного изменения данных. На защищенном листе вы можете выбирать ячейки для просмотра данных, но вы не сможете вводить информацию в заблокированные ячейки. В большинстве случаев не следует снимать защиту с рабочего листа, если у вас нет на это разрешения от лица, создавшего его. Чтобы снять защиту листа, нажмите «Снять защиту листа» в группе «Изменения» на вкладке «Рецензирование». Если при применении защиты рабочего листа был установлен пароль, необходимо сначала ввести этот пароль, чтобы снять защиту с рабочего листа.

На листе щелкните ячейку.

Введите цифры или текст, которые вы хотите ввести, а затем нажмите клавишу ВВОД или TAB.

Чтобы ввести данные в новую строку внутри ячейки, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.

На вкладке "Файл" нажмите "Параметры".

Только в Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.

Нажмите "Дополнительно", а затем в разделе "Параметры редактирования" установите флажок "Автоматически вставлять десятичную точку".

В поле "Места" введите положительное число для цифр справа от десятичной точки или отрицательное число для цифр слева от десятичной точки.

Например, если вы введете 3 в поле "Места", а затем введете 2834 в ячейку, значение будет отображаться как 2,834. Если вы введете -3 в поле Places, а затем наберете 283, значение будет 283000.

На листе щелкните ячейку и введите нужное число.

Данные, которые вы вводили в ячейки до выбора параметра "Фиксированное десятичное число", не затрагиваются.

Чтобы временно переопределить параметр "Фиксированное десятичное число", введите десятичную точку при вводе числа.

На листе щелкните ячейку.

Введите дату или время следующим образом:

Чтобы ввести дату, используйте косую черту или дефис для разделения частей даты; например, введите 5 сентября 2002 г. или 5 сентября 2002 г.

Чтобы ввести время в 12-часовом формате, введите время, затем пробел, а затем введите a или p после времени; например, 9 часов вечера. В противном случае Excel вводит время как AM.

Чтобы ввести текущую дату и время, нажмите Ctrl+Shift+; (точка с запятой).

Чтобы ввести дату или время, которые останутся текущими при повторном открытии листа, вы можете использовать функции СЕГОДНЯ и СЕЙЧАС.

Когда вы вводите дату или время в ячейку, они отображаются либо в формате даты или времени по умолчанию для вашего компьютера, либо в формате, который применялся к ячейке до ввода даты или времени. Формат даты или времени по умолчанию основан на настройках даты и времени в диалоговом окне «Язык и региональные стандарты» («Панель управления», «Часы», «Язык» и «Регион»). Если эти настройки на вашем компьютере были изменены, даты и время в ваших книгах, которые не были отформатированы с помощью команды «Формат ячеек», отображаются в соответствии с этими настройками.

Выберите ячейки, в которые вы хотите ввести одинаковые данные. Ячейки не обязательно должны быть смежными.

В активной ячейке введите данные и нажмите Ctrl+Enter.

Вы также можете ввести одни и те же данные в несколько ячеек, используя маркер заполнения для автоматического заполнения данных в ячейках листа.

Сделав несколько рабочих листов активными одновременно, вы можете вводить новые данные или изменять существующие данные на одном из рабочих листов, и изменения применяются к одним и тем же ячейкам на всех выбранных рабочих листах.

Перейдите на вкладку первого рабочего листа, содержащего данные, которые вы хотите изменить. Затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкайте вкладки других рабочих листов, в которых вы хотите синхронизировать данные.

Примечание. Если вы не видите нужную вкладку рабочего листа, нажимайте кнопки прокрутки вкладок, чтобы найти лист, а затем щелкните его вкладку. Если вы по-прежнему не можете найти нужные вкладки рабочего листа, возможно, вам придется развернуть окно документа.

На активном листе выберите ячейку или диапазон, в котором вы хотите изменить существующие или ввести новые данные.

В активной ячейке введите новые данные или отредактируйте существующие данные, а затем нажмите клавишу ВВОД или Tab, чтобы переместить выделение в следующую ячейку.

Изменения применяются ко всем выбранным вами листам.

Повторяйте предыдущий шаг, пока не закончите ввод или редактирование данных.

Чтобы отменить выбор нескольких рабочих листов, щелкните любой невыбранный рабочий лист. Если невыбранный лист не отображается, можно щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку выбранного листа и выбрать команду Разгруппировать листы.

Когда вы вводите или редактируете данные, изменения затрагивают все выбранные рабочие листы и могут непреднамеренно заменить данные, которые вы не хотели изменять. Чтобы избежать этого, вы можете просматривать все рабочие листы одновременно, чтобы выявить потенциальные конфликты данных.

На вкладке "Вид" в группе "Окно" нажмите "Новое окно".

Переключитесь в новое окно и щелкните лист, который хотите просмотреть.

Повторите шаги 1 и 2 для каждого рабочего листа, который вы хотите просмотреть.

На вкладке "Вид" в группе "Окно" нажмите "Упорядочить все", а затем выберите нужный вариант.

Чтобы просматривать рабочие листы только в активной книге, в диалоговом окне "Упорядочить окна" установите флажок "Окна активной книги".

В Excel есть несколько параметров, которые можно изменить, чтобы упростить ввод данных вручную. Некоторые изменения влияют на все книги, некоторые — на весь лист, а некоторые — только на указанные вами ячейки.

Изменить направление клавиши Enter

Когда вы нажимаете Tab для ввода данных в несколько ячеек подряд, а затем нажимаете Enter в конце этой строки, по умолчанию выбор перемещается в начало следующей строки.

Нажатие Enter перемещает выделение на одну ячейку вниз, а нажатие Tab перемещает выделение на одну ячейку вправо. Вы не можете изменить направление перемещения для клавиши Tab, но можете указать другое направление для клавиши Enter. Изменение этого параметра влияет на весь рабочий лист, любые другие открытые рабочие листы, любые другие открытые рабочие книги и все новые рабочие книги.

На вкладке "Файл" нажмите "Параметры".

Только в Excel 2007: нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.

В категории "Дополнительно" в разделе "Параметры редактирования" установите флажок "После нажатия Enter" переместить выделение, а затем выберите нужное направление в поле "Направление".

Изменить ширину столбца

Нажмите ячейку, для которой вы хотите изменить ширину столбца.

На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат".

В разделе Размер ячейки выполните одно из следующих действий:

Чтобы уместить весь текст в ячейке, нажмите "Автоподбор ширины столбца".

Чтобы указать большую ширину столбца, нажмите "Ширина столбца", а затем введите нужную ширину в поле "Ширина столбца".

Примечание. В качестве альтернативы увеличению ширины столбца можно изменить формат этого столбца или даже отдельной ячейки. Например, вы можете изменить формат даты, чтобы дата отображалась только как месяц и день (формат «мм/дд»), например, 31 декабря, или представляла число в научном (экспоненциальном) формате, например 4E+08.

Перенос текста в ячейку

Вы можете отображать несколько строк текста внутри ячейки, перенося текст. Перенос текста в ячейке не влияет на другие ячейки.

Нажмите на ячейку, в которую вы хотите поместить текст.

На вкладке "Главная" в группе "Выравнивание" нажмите "Перенос текста".

Примечание. Если текст представляет собой длинное слово, символы не будут переноситься (слово не будет разделено); вместо этого вы можете расширить столбец или уменьшить размер шрифта, чтобы увидеть весь текст. Если весь текст не виден после переноса текста, возможно, вам придется отрегулировать высоту строки. На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", а затем в разделе "Размер ячейки" нажмите "Автоподбор строки".

Дополнительную информацию об переносе текста см. в статье Перенос текста в ячейку.

Изменить формат числа

В Excel формат ячейки отличается от данных, хранящихся в ячейке. Эта разница в отображении может иметь значительный эффект, когда данные являются числовыми. Например, если число, которое вы вводите, округляется, обычно округляется только отображаемое число. В вычислениях используется фактическое число, хранящееся в ячейке, а не отображаемое отформатированное число. Следовательно, расчеты могут оказаться неточными из-за округления в одной или нескольких ячейках.

После того, как вы введете числа в ячейку, вы можете изменить формат их отображения.

Нажмите ячейку, содержащую числа, которые вы хотите отформатировать.

На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку рядом с полем "Числовой формат" и выберите нужный формат.

Чтобы выбрать числовой формат из списка доступных форматов, нажмите «Другие числовые форматы», а затем выберите нужный формат в списке «Категория».

Отформатировать число как текст

Числа, которые не должны рассчитываться в Excel, например номера телефонов, можно отформатировать как текст, применив текстовый формат к пустым ячейкам перед вводом чисел.

Выберите пустую ячейку.

На вкладке "Главная" в группе "Число" щелкните стрелку рядом с полем "Числовой формат" и выберите "Текст".

Введите нужные числа в отформатированную ячейку.

Числа, которые вы ввели до того, как применили текстовый формат к ячейкам, должны быть введены снова в отформатированные ячейки. Чтобы быстро повторно ввести числа в виде текста, выберите каждую ячейку, нажмите клавишу F2, а затем нажмите клавишу ВВОД.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Связывание и внедрение объектов (OLE) можно использовать для включения контента из других программ, таких как Word или Excel.

OLE поддерживается многими различными программами, и OLE используется, чтобы сделать контент, созданный в одной программе, доступным в другой программе. Например, вы можете вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы узнать, какие типы содержимого можно вставлять, нажмите «Объект» в группе «Текст» на вкладке «Вставка». В поле Тип объекта отображаются только те программы, которые установлены на вашем компьютере и поддерживают объекты OLE.

Если вы копируете информацию между Excel или любой программой, поддерживающей OLE, например Word, вы можете копировать информацию либо как связанный объект, либо как встроенный объект. Основные различия между связанными объектами и внедренными объектами заключаются в том, где хранятся данные и как объект обновляется после его помещения в конечный файл. Внедренные объекты хранятся в книге, в которую они вставлены, и не обновляются. Связанные объекты остаются отдельными файлами, и их можно обновлять.

Связанные и встроенные объекты в документе

<р>1. Внедренный объект не имеет связи с исходным файлом.

<р>2. Связанный объект связан с исходным файлом.

<р>3. Исходный файл обновляет связанный объект.

Когда использовать связанные объекты

Если вы хотите, чтобы информация в целевом файле обновлялась при изменении данных в исходном файле, используйте связанные объекты.

В случае связанного объекта исходная информация сохраняется в исходном файле. В целевом файле отображается представление связанной информации, но сохраняется только расположение исходных данных (и размер, если объект является объектом диаграммы Excel). Исходный файл должен оставаться доступным на вашем компьютере или в сети, чтобы сохранить ссылку на исходные данные.

Связанная информация может быть обновлена автоматически, если вы измените исходные данные в исходном файле. Например, если вы выберете абзац в документе Word, а затем вставите абзац как связанный объект в книгу Excel, информация может быть обновлена в Excel, если вы измените информацию в документе Word.

Когда использовать встроенные объекты

Если вы не хотите обновлять скопированные данные при их изменении в исходном файле, используйте встроенный объект. Версия исходного кода полностью встроена в рабочую книгу. Если вы копируете информацию как встроенный объект, конечный файл требует больше места на диске, чем если вы связываете информацию.

Когда пользователь открывает файл на другом компьютере, он может просматривать встроенный объект, не имея доступа к исходным данным. Поскольку встроенный объект не имеет ссылок на исходный файл, объект не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить встроенный объект, дважды щелкните объект, чтобы открыть и отредактировать его в исходной программе. Исходная программа (или другая программа, способная редактировать объект) должна быть установлена на вашем компьютере.

Изменение способа отображения объекта OLE

Вы можете отобразить связанный объект или встроенный объект в книге точно так же, как он отображается в исходной программе или в виде значка. Если книга будет просматриваться в Интернете и вы не собираетесь ее печатать, вы можете отобразить объект в виде значка. Это сводит к минимуму количество места на дисплее, которое занимает объект. Зрители, которые хотят отобразить информацию, могут дважды щелкнуть значок.

поиск меню

Урок 8. Изменение столбцов, строк и ячеек

Введение

По умолчанию все строки и столбцы новой книги имеют одинаковую высоту и ширину. Excel позволяет изменять ширину столбца и высоту строки различными способами, включая перенос текста и объединение ячеек.

Чтобы изменить ширину столбца:

В приведенном ниже примере часть содержимого столбца A не может быть отображена.Мы можем сделать весь этот контент видимым, изменив ширину столбца A.

Наведение курсора на строку столбца

Увеличение ширины столбца

Новая ширина столбца

Для автоподбора ширины столбца:

Функция автоподбора позволит вам установить ширину столбца в соответствии с его содержимым автоматически.

Наведение курсора мыши на строку столбца

Столбец с автоматически изменяемым размером

Вы также можете автоматически подобрать ширину для нескольких столбцов одновременно. Просто выберите столбцы, для которых требуется автоподбор, затем выберите команду «Автоподбор ширины столбца» в раскрывающемся меню «Формат» на вкладке «Главная». Этот метод также можно использовать для высоты строки.

Автоподбор ширины столбцов с помощью команды «Формат»

Чтобы изменить высоту строки:

Наведение курсора мыши на строку строки

Увеличение высоты строки

Новая высота строки

Чтобы изменить все строки или столбцы:

Вместо изменения размеров строк и столбцов по отдельности, вы можете изменить высоту и ширину каждой строки и столбца одновременно. Этот метод позволяет установить одинаковый размер для каждой строки и столбца на листе. В нашем примере мы установим одинаковую высоту строки.

Выделение каждой ячейки на листе

Изменение высоты всех строк

Единая высота строки

Вставка, удаление, перемещение и скрытие строк и столбцов

Поработав некоторое время с книгой, вы можете обнаружить, что хотите вставить новые столбцы или строки, удалить определенные строки или столбцы, переместить их в другое место на листе или даже скрыть.

Чтобы вставить строки:

Выберите заголовок строки ниже, где вы хотите, чтобы появилась новая строка. Например, если вы хотите вставить строку между строками 7 и 8, выберите строку 8.

Выбор строки

Нажатие команды "Вставить"

Новая строка

При вставке новых строк, столбцов или ячеек вы увидите кнопку "Параметры вставки" рядом со вставленными ячейками. Эта кнопка позволяет вам выбрать, как Excel форматирует эти ячейки. По умолчанию Excel форматирует вставленные строки с тем же форматированием, что и ячейки в строке выше. Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам, наведите указатель мыши на кнопку "Параметры вставки" и нажмите стрелку раскрывающегося списка.

Кнопка "Параметры вставки"

Чтобы вставить столбцы:

Выберите заголовок столбца справа от того места, где должен появиться новый столбец. Например, если вы хотите вставить столбец между столбцами D и E, выберите столбец E.

Выбор столбца

Нажатие команды "Вставить"

Новый столбец

При вставке строк и столбцов убедитесь, что вы выбрали всю строку или столбец, щелкнув заголовок. Если вы выберете только ячейку в строке или столбце, команда «Вставить» вставит только новую ячейку.

Чтобы удалить строки:

Удалить любую строку, которая вам больше не нужна, в книге очень просто.

Выбор строк для удаления

Нажатие команды "Удалить"

Строки 9–11 сдвинуты вверх, чтобы заменить строки 6–8

Чтобы удалить столбцы:

Выберите столбцы, которые хотите удалить. В нашем примере мы выберем столбец E.

Выбор столбца для удаления

Нажатие команды "Удалить"

Столбец F сдвинут вправо, чтобы заменить столбец E

Важно понимать разницу между удалением строки или столбца и простой очисткой их содержимого. Если вы хотите удалить содержимое строки или столбца, не вызывая смещения других, нажмите правой кнопкой мыши на заголовок и выберите «Очистить содержимое» в раскрывающемся меню.

Очистка содержимого нескольких строк

Чтобы переместить строку или столбец:

Иногда может потребоваться переместить столбец или строку, чтобы изменить порядок содержимого рабочего листа. В нашем примере мы переместим столбец, но вы можете переместить строку таким же образом.

Вырезание всего столбца

Выбор места назначения для столбца

Вставка столбца

Перемещенный столбец

Вы также можете получить доступ к командам «Вырезать» и «Вставить», щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав нужные команды в раскрывающемся меню.

Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы вставить вырезанные ячейки

Чтобы скрыть и показать строку или столбец:

Иногда вам может понадобиться сравнить определенные строки или столбцы, не изменяя структуру листа. Excel позволяет скрывать строки и столбцы по мере необходимости. В нашем примере мы скроем столбцы C и D, чтобы упростить сравнение столбцов A, B и E.

Скрытие выбранных столбцов

Скрытые столбцы

Отображение скрытых столбцов

Обтекание текстом и объединение ячеек

Всякий раз, когда у вас слишком много содержимого ячейки для отображения в одной ячейке, вы можете решить обернуть текст или объединить ячейку, а не изменять размер столбца. Обтекание текста автоматически изменяет высоту строки ячейки, позволяя отображать содержимое ячейки на нескольких строках. Объединение позволяет объединить ячейку с соседними пустыми ячейками, чтобы создать одну большую ячейку.

Чтобы перенести текст в ячейки:

В нашем примере ниже мы поместим текст ячеек в столбец D, чтобы можно было отобразить весь адрес.

Выбор ячеек для переноса

Нажатие команды "Перенос текста"

Перенесенный текст

Нажмите команду "Перенести текст" еще раз, чтобы развернуть текст.

Чтобы объединить ячейки с помощью команды "Объединить и центрировать":

В приведенном ниже примере мы объединим ячейку A1 с ячейками B1:E1, чтобы создать заголовок для нашего рабочего листа.

Выбор диапазона ячеек A1:E1

Нажатие команды "Объединить и центрировать"

Ячейка A1 после слияния с B1:E1

Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам слияния:

Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с командой "Объединить и центрировать" на вкладке "Главная". Появится раскрывающееся меню «Объединить». Отсюда вы можете выбрать:

Объединить и центрировать: объединяет выбранные ячейки в одну ячейку и центрирует текст.
Объединить поперек: объединяет выбранные ячейки в ячейки большего размера, сохраняя каждую строку отдельно.
Объединить ячейки: объединяет выбранные ячейки в одну ячейку, но не центрирует текст.
Разъединить ячейки: разъединяет выбранные ячейки.

Доступ к дополнительным параметрам объединения

Хотя объединение ячеек может быть полезным, оно также может вызвать проблемы с некоторыми электронными таблицами. Посмотрите видео ниже, чтобы узнать о некоторых проблемах с объединением ячеек.

Многие задачи с электронными таблицами можно выполнять с помощью ленты, клавиатуры и мыши. Полезно изучить различные методы, предоставляемые Excel, и найти самый простой для использования и запоминания.

Это руководство содержит инструкции о том, как вставить одну или несколько строк, столбцов и ячеек; и как перейти на новую строку при наборе текста в ячейке.

Как вставить строку на лист Excel

Новая строка всегда вставляется
над выбранной существующей строкой

Ниже приведены инструкции по вставке новой строки в электронную таблицу Excel с помощью мыши, клавиатуры или ленты. Чтобы выбрать строку, щелкните номер строки.

Полезный совет. Чтобы вставить несколько строк, вставьте первую, а затем нажмите клавишу F4 один или несколько раз, чтобы повторить действие!

Как вставить столбец на лист Excel

Новый столбец всегда вставляется
слева от выбранного столбца

Ниже приведены инструкции по вставке нового столбца на лист Excel с помощью мыши, клавиатуры или ленты. Чтобы выбрать столбец, нажмите на букву столбца.

Полезный совет. Чтобы вставить несколько столбцов, вставьте первый, а затем нажмите клавишу F4 один или несколько раз, чтобы повторить действие!

Как вставить отдельную ячейку на лист

Новая ячейка всегда вставляется над
или слева от выбранной ячейки

Знаете ли вы, что на листе можно вставлять ячейки? Но будь осторожен. Когда вы вставляете одну ячейку, Excel должен сдвинуть существующие ячейки вверх или вправо, чтобы освободить место для новой ячейки. Ниже приведены инструкции по вставке ячейки с помощью мыши, ленты или клавиатуры:

Мышь: щелкните ячейку справа или ниже, где должна быть вставлена новая ячейка. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить» (рис. 1). Затем выберите «Сдвинуть ячейки вправо» или «Сдвинуть ячейки вниз» и нажмите «ОК» (рис. 2).

Лента. Нажмите на ячейку справа или ниже того места, куда вы хотите вставить новую ячейку. В разделе «Ячейки» вкладки «Главная» щелкните стрелку «Вставить» и выберите «Вставить ячейки» . (рис. 3). Затем нажмите «Сдвинуть ячейки вправо» или «Сдвинуть ячейки вниз» и нажмите «ОК» (рис. 4).

Клавиатура: щелкните ячейку ниже или справа от того места, где должна быть вставлена новая ячейка. Нажмите Ctrl + Shift + + . Затем выберите «Сдвиг ячеек вправо» или «Сдвиг ячеек вниз» и нажмите «ОК» (рис. 4 выше).

Полезный совет. Чтобы вставить несколько ячеек, вставьте первую, а затем нажмите клавишу F4 один или несколько раз, чтобы повторить действие!

Как вставить разрыв строки внутри ячейки
(новая строка, возврат каретки)

Вы можете заставить Excel переходить на новую строку при вводе данных в ячейку, особенно текстовых данных. Управление тем, какой текст находится на какой строке, по сравнению с переносом текста на основе ширины ячейки, может улучшить внешний вид рабочего листа. Вот как это сделать.

Увеличьте высоту строки, чтобы разместить дополнительные строки данных.
Нажмите в ячейке и введите первую строку.
Нажмите клавиши ALT + ВВОД.
Продолжайте ввод. Повторите для другой новой строки.

Это сочетание клавиш подходит для большинства пользователей Excel. Если у вас возникли проблемы, попробуйте другую клавишу ALT или другое сочетание клавиш: Клавиша Windows + Alt + Enter .

Если вы отредактируете содержимое ячейки позже, вы заметите, как показано выше, что Excel отображает только первую строку в строке формул. Дважды щелкните ячейку и внесите изменения внутри ячейки.

Примечание. При вставке новой строки в ячейку с помощью сочетания клавиш Alt + Enter Excel автоматически форматирует ячейку с включенной функцией переноса текста. Оставь это! В противном случае вы потеряете форматирование разрыва строки.

Читайте также: