Как узнать, кто создал файл Excel

Обновлено: 21.11.2024

Когда вы выбираете шаблон Excel или предоставляете общий доступ к электронной таблице, он может содержать пользовательские настройки, которые вы не хотите, чтобы кто-либо видел. Всегда проверяйте эти настройки.

Используете ли вы электронные таблицы, созданные кем-то другим? Когда вы создаете электронную таблицу Excel с нуля, вы можете контролировать каждый аспект. Это не тот случай, когда кто-то другой передает его вам.

Особенно на работе нередко можно наследовать файл Excel от кого-то другого. Если вы не будете осторожны, это может вызвать серьезные проблемы в будущем. К счастью, немного предусмотрительности поможет вам правильно работать с рассматриваемой электронной таблицей.

Учтите эти пять пунктов, и вы сможете избежать большинства распространенных ошибок, связанных с использованием чужого документа Excel.

1. Обновите информацию о документе

Если вы никогда раньше не проверяли информационный экран своих документов Excel, мы не виним вас, его легко пропустить. Однако информацию стоит обновить, когда вы беретесь за чужую электронную таблицу. Почему? Возможно, они внесли изменения, о которых вам будет интересно узнать.

Возьмите пример выше. Текст, добавленный в поля «Заголовок», «Теги», «Категории» и «Автор», может немного смущать, если он был отправлен коллеге. В большинстве случаев на информационном экране не будет ничего уличающего, но зачем оставлять это на волю случая? Проверка займет меньше минуты, и вы можете быть уверены, что, придя отправить документ кому-то другому, вы не пожалеете.

Чтобы получить доступ к информационному экрану, нажмите "Файл".

Вы попадете прямо в раздел "Информация", где сможете внести необходимые изменения перед отправкой коллеге.

2. Сохраните копию, прежде чем делать что-либо еще

После того, как вы унаследовали чужой документ, возникает соблазн погрузиться в него и начать относиться к нему как к своему собственному. Однако небольшие изменения могут серьезно повлиять на работу таблицы.

Чтобы убедиться, что вы не вносите изменения, которые нарушают какой-либо программный код VBA в Excel или корректируют фигуру, которая оказывается необходимой для другого листа, сделайте копию, прежде чем что-либо делать. Таким образом, у вас всегда будет нетронутая версия таблицы, к которой можно вернуться.

Если случится худшее, знайте, что вы также можете использовать историю файлов Excel 2016 для восстановления предыдущей версии документа. Нажмите круглую стрелку/значок часов в правом верхнем углу, чтобы развернуть панель действий, затем найдите предыдущие версии и выберите Открыть версию.

3. Проверить наличие скрытых листов

Скрытые листы – это удобный способ поддерживать чистоту и порядок в электронной таблице Excel, пока тяжелая работа выполняется за кулисами. Доступ к этим листам имеет решающее значение, если вы действительно хотите понять, как работает документ.

Чтобы узнать, есть ли скрытые листы в конкретном документе, перейдите на вкладку "Главная" и найдите "Формат" в разделе "Ячейки".

В раскрывающемся меню нажмите «Показать лист».

Это приведет вас к списку всех скрытых листов.

Просто выберите тот, который хотите показать, и нажмите OK. После этого вы сможете получить к ним доступ как обычно.

4. Обязательно получите список паролей

Если вы стали владельцем чужой электронной таблицы, выяснение того, защищена ли она паролем, должно быть приоритетом. Вы узнаете, так это или нет, как только откроете файл.

Однако документы Excel могут использовать несколько уровней защиты. Вполне возможно, что пароль может быть установлен для предотвращения изменений фрагмента кода VBA.

К счастью, удалить такой пароль несложно. Тем не менее, лучше просто попросить человека, создавшего документ, передать все пароли, которые вам могут понадобиться.

5. Узнайте, у кого есть права на редактирование

Современные версии пакета Office позволяют легко обмениваться файлами с другими пользователями, позволяя им вносить изменения на расстоянии. Это отличный способ совместной работы, но всегда стоит проверить, у кого на самом деле есть доступ к тому или иному документу.

Например, есть ли у автора разрешение на просмотр и редактирование электронной таблицы? Очевидно, маловероятно, что они сделают что-то неподобающее. Однако они вполне могут изменить или удалить данные или разгласить коммерческую тайну, если перейдут на работу в конкурирующую компанию. Хотя это наихудший сценарий, лучше перестраховаться, чем сожалеть.

Чтобы узнать, кто может редактировать документ, нажмите кнопку «Поделиться», расположенную в правом верхнем углу пользовательского интерфейса.

При этом должен появиться список учетных записей пользователей, имеющих доступ к документу, а также примечания о том, могут ли они редактировать файл или только просматривать его.

Это информация, которую вы действительно должны знать для любого документа, владельцем которого вы являетесь.

Подготовка предотвращает проблемы

Если таблица передается от одного человека к другому, есть вероятность, что она очень важна, и есть вероятность, что она важна для нескольких человек. Любые проблемы с документом вызовут некоторые проблемы. Поскольку теперь вы стали владельцем файла, работа по его исправлению наверняка ляжет на вас.

Отреагировать на такое бедствие сразу после события будет намного сложнее, если вы не подготовились должным образом. Знать о таких вещах, как скрытые листы, пароли и внутреннюю работу файла, полезно иметь под рукой. Просто убедитесь, что вы узнаете их до того, как произойдет бедствие, а не карабкайтесь за ними после.

Пришло время рассказать вам о различных типах свойств документа, способах их просмотра и изменения в Excel 2019, 2016 и 2013. В этой статье вы также узнаете, как защитить свой документ от любых вносить изменения и удалять личную информацию с листа Excel.

Помните ли вы свои чувства, когда только начали использовать Excel 2016 или 2013? Лично я иногда злился, когда не мог найти нужный инструмент или опцию там, где они были в предыдущих версиях Excel. Вот что произошло со свойствами документа в Excel 2010/2013. В этих двух последних версиях они спрятаны глубже, но вам не потребуется много времени, чтобы их раскопать.

В этой статье вы найдете подробное руководство по просмотру и изменению свойств документа, защите документа от любых изменений и удалению личной информации с рабочего листа Excel. Начнем! :)

Типы свойств документа

Прежде чем начать изучать, как просматривать, изменять и удалять свойства документа (метаданные) в Excel, давайте выясним, какими свойствами может обладать документ Office.

Тип 1. Стандартные свойства являются общими для всех приложений Office 2010. Они содержат основную информацию о документе, такую как название, тема, автор, категория и т. д. Вы можете назначить собственные текстовые значения для этих свойств, чтобы упростить поиск документа на компьютере.

Тип 2. Автоматически обновляемые свойства включают данные о вашем файле, которые контролируются и изменяются системой, например размер файла и время создания и изменения документа. Некоторые свойства, уникальные для документа на уровне приложения, такие как количество страниц, слов или символов в документе или версия приложения, автоматически обновляются содержимым документа.

Тип 3. Пользовательские свойства — это свойства, определяемые пользователем. Они позволяют добавлять в документ Office другие свойства.

Тип 4. Свойства вашей организации — это свойства, характерные для организации.

Тип 5. Свойства библиотеки документов относятся к документам в библиотеке документов на веб-сайте или в общедоступной папке. Пользователь, создающий библиотеку документов, может установить некоторые свойства библиотеки документов и правила для их значений. Поэтому, когда вы хотите добавить файл в библиотеку документов, вам нужно ввести значения всех необходимых свойств или исправить неправильные свойства.

Просмотр свойств документа

Если вы не знаете, где найти информацию о своем документе в Excel 2016–2010, вот три способа сделать это.

Способ 1. Показать панель документов

Этот метод позволяет вам видеть информацию о вашем документе прямо на листе.

Как видите, на панели документов отображается ограниченное количество свойств. Если вы хотите узнать больше о документе, перейдите ко второму способу.

Способ 2. Откройте диалоговое окно «Свойства»

Если вы не можете найти необходимую информацию на панели документов, воспользуйтесь дополнительными свойствами.

Первый способ отобразить дополнительные свойства — прямо из панели документов.

Здесь вы можете увидеть общую информацию о вашем документе, некоторую статистику и содержание документа. Вы также можете изменить сводку документа или определить дополнительные настраиваемые свойства. Хотите знать, как это сделать? Потерпи! Я поделюсь с вами чуть позже в этой статье.

Есть еще один способ открыть диалоговое окно "Свойства".

На экране появится то же диалоговое окно свойств, что и на снимке экрана выше.

Способ 3. Используйте проводник Windows

Еще один простой способ отобразить метаданные — использовать проводник Windows, не открывая сам лист.

Теперь вы знаете разные способы просмотра свойств документа на своем ПК, и я уверен, что вы без проблем найдете нужную информацию.

Изменить свойства документа

Ранее я обещал рассказать вам, как изменить свойства документа. Поэтому, когда вы просматриваете свойства с помощью описанных выше способов 1 и 2, вы можете сразу же добавить необходимую информацию или исправить неверные данные.Что касается Способа 3, то он также возможен, если на вашем компьютере не установлена Windows 8.

Самый быстрый способ добавить автора

Если вам нужно просто добавить автора, есть очень быстрый способ сделать это прямо в представлении за кулисами Excel 2010/2013.

Вы можете добавить столько авторов, сколько работает над документом. Этот быстрый метод также можно использовать для изменения заголовка или добавления тега или категории в документ.

Изменить имя автора по умолчанию

По умолчанию именем автора документа в Excel является ваше имя пользователя Windows, но оно может не представлять вас должным образом. В этом случае вам следует изменить имя автора по умолчанию, чтобы в дальнейшем Excel использовал ваше правильное имя.

Определить настраиваемые свойства

Я уже упоминал, что вы можете определить дополнительные свойства для вашего документа Excel. Следуйте инструкциям ниже, чтобы сделать это реальным.

Примечание. Формат значения должен соответствовать вашему выбору в списке Тип. Это означает, что если выбран тип данных «Число», вы должны ввести число в поле «Значение». Значения, не соответствующие типу свойства, сохраняются как текст.

Если щелкнуть настраиваемое свойство в поле "Свойства", а затем нажать "Удалить" -> "ОК", только что добавленное настраиваемое свойство исчезнет.

Изменить другие свойства документа

Если вам нужно изменить другие метаданные, кроме имени автора, заголовка, тегов и категорий, вы должны сделать это либо на панели документов, либо в диалоговом окне "Свойства".

Если на вашем листе открыта панель документов, вам просто нужно установить курсор в поле, которое вы хотите отредактировать, и ввести необходимую информацию.
Если вы уже открыли диалоговое окно "Свойства", перейдите на вкладку "Сводка", добавьте или обновите информацию в полях и нажмите "ОК".

Когда вы вернетесь к электронной таблице, все внесенные вами изменения будут автоматически сохранены.

Удалить свойства документа

Если вам нужно скрыть свои следы, оставленные в документе, чтобы впоследствии никто не увидел ваше имя или название вашей организации в свойствах документа, вы можете скрыть любое имущество или личную информацию от общественности одним из следующих способов.

Заставить инспектор документов работать

Инспектор документов фактически используется для проверки документа на наличие скрытых данных или личной информации, но он может помочь вам удалить свойства, которыми вы не собираетесь делиться с другими.

Тогда я бы рекомендовал вам сохранить файл под новым именем, если вы хотите сохранить исходную версию с метаданными.

Удалить метаданные из нескольких документов

Если вы хотите удалить свойства сразу из нескольких документов, используйте Проводник Windows.

Откройте папку с файлами Excel в проводнике Windows.
Выделите нужные файлы.
Нажмите правой кнопкой мыши и выберите пункт "Свойства" в контекстном меню.
Перейдите на вкладку "Подробности".
Нажмите "Удалить свойства и личную информацию" в нижней части диалогового окна.
Выберите "Удалить следующие свойства из этого файла".
Отметьте свойства, которые хотите удалить, или нажмите «Выбрать все», если хотите удалить их все.
Нажмите "ОК".

Примечание. С помощью этого метода вы можете удалить любое свойство документа из файла или нескольких файлов, даже если на вашем компьютере установлена Windows 8.

Защитить свойства документа

Защита свойств документа и личной информации используется на случай, если вы не хотите, чтобы другие люди изменяли какие-либо метаданные или что-либо в вашем документе.

Если вы хотите, чтобы некоторые люди все-таки вносили изменения в рабочий лист, вы можете установить пароль для тех, кто хочет что-то изменить в документе.

Вау! Этот пост получился длинным! Я попытался охватить все основы, касающиеся просмотра, изменения и удаления свойств документа, поэтому я надеюсь, что вы найдете правильные ответы на больные вопросы, связанные с метаданными.

Общие электронные таблицы Excel упрощают и ускоряют совместную работу над проектами. С этой целью в Excel есть функции, которые могут помочь, когда что-то пойдет не так (информация удалена) и правильно (добавлена ценная информация), когда несколько человек имеют доступ для записи к электронной таблице. Его функция отслеживания изменений выделяет любую отредактированную ячейку и предоставляет сведения о том, кто внес изменения.

В этой статье мы обсудим, как просматривать отслеживание изменений в общей электронной таблице Excel на различных устройствах.

Как проверить, кто редактировал файл Excel на ПК

Чтобы узнать, кто, когда и где вносил изменения в таблицу Excel, выполните следующие действия в Excel на своем ПК:

Чтобы увидеть все отслеживаемые изменения:

Чтобы просмотреть изменения, внесенные после определенной даты:

Установите флажок "Когда". В списке «Когда» выберите «С даты». Введите самую раннюю дату, с которой вы хотите увидеть изменения.

Чтобы просмотреть изменения, внесенные определенным пользователем:

Чтобы увидеть изменения в определенном диапазоне ячеек:

Как проверить, кто редактировал файл Excel в Office365

Чтобы узнать, какой пользователь редактировал электронную таблицу, когда и какие ячейки, выполните следующие действия в Office365:

Чтобы просмотреть все отслеживаемые изменения:

Установите флажок "Когда". В списке «Когда» выберите «Все». Убедитесь, что флажки "Кто" и "Где" не установлены.

Чтобы просмотреть изменения, сделанные после определенной даты:

Установите флажок "Когда". В списке «Когда» выберите «С даты». Введите самую раннюю дату, начиная с которой вы хотите увидеть изменения.

Чтобы просмотреть изменения, внесенные определенным пользователем:

Чтобы просмотреть изменения в определенном диапазоне ячеек:

Как проверить, кто редактировал файл Excel на iPhone

Установив приложение Excel для iOS на iPhone, вы сможете работать с Excel так же, как если бы использовали версию для настольного компьютера. Чтобы узнать, кто из пользователей редактировал электронную таблицу, когда и какие ячейки они редактировали, выполните следующие действия в Excel для iOS:

Установите приложение Excel для iOS из App Store.
Откройте Excel.
В главном меню нажмите "Просмотреть", "Отследить изменения", затем "Выделить изменения".
Чтобы выбрать изменения, которые вы хотите увидеть, выполните одно из следующих действий.

Чтобы увидеть все отслеживаемые изменения:

Установите флажок "Когда". В списке «Когда» выберите «Все». Убедитесь, что флажки "Кто" и "Где" не отмечены.

Чтобы просмотреть изменения, сделанные после определенной даты:

Нажмите на флажок "Когда". В списке «Когда» выберите «С даты». Введите самую раннюю дату, с которой вы хотите увидеть изменения.

Чтобы просмотреть изменения, внесенные определенным пользователем:

Установите флажок "Кто". В списке «Кто» выберите имя пользователя.

Чтобы просмотреть изменения в определенном диапазоне ячеек:

Нажмите на флажок "Где". Введите ссылку на ячейку листа.
Наведите указатель мыши на ячейку[ячейки], чтобы просмотреть сведения об изменении.

Как проверить, кто редактировал файл Excel на Android

Выполните следующие действия, чтобы узнать, кто редактировал электронную таблицу Excel с помощью вашего устройства Android:

Посетите магазин Google Play, чтобы установить приложение Excel для Android.
Откройте Excel.
В главном меню нажмите "Просмотреть", "Отследить изменения", затем "Выделить изменения".
Выберите один из следующих вариантов, чтобы просмотреть интересующие вас изменения.

Чтобы просмотреть все отслеживаемые изменения:

Нажмите на флажок "Когда". В списке «Когда» нажмите «Все». Убедитесь, что флажки "Кто" и "Где" не отмечены.

Чтобы просмотреть изменения, сделанные после определенной даты:

Установите флажок "Когда". В списке «Когда» нажмите «С даты». Введите самую раннюю дату, с которой вы хотите увидеть изменения.

Чтобы просмотреть изменения, внесенные определенным пользователем:

Установите флажок "Кто". В списке "Кто" коснитесь имени пользователя.

Чтобы просмотреть изменения в определенном диапазоне ячеек:

Установите флажок "Где". Введите ссылку на ячейку листа.
Наведите указатель мыши на ячейку[ячейки], чтобы просмотреть сведения об изменении.

После того, как вы выбрали то, что хотите видеть, соответствующие ячейки выделяются синей рамкой. Наведите указатель мыши на ячейку, чтобы просмотреть подробные сведения.

Выявление того, кто внес какие изменения в электронные таблицы Excel

Функция отслеживания изменений Excel для общих электронных таблиц позволяет увидеть, где были внесены изменения, когда они были сделаны и каким пользователем. Это полезно в командном сценарии, когда вам нужно запросить изменение или похвалить кого-то, кто внес полезное изменение. Также удобно отслеживать, когда вы вносили изменения, и захотеть вернуться к ним позже.

С какими трудностями вы сталкивались при совместном использовании таблиц? Предлагает ли Excel функции для смягчения их последствий?Дайте нам знать в разделе комментариев.

Если вы хотите узнать, кто последним изменил ваш файл Microsoft Excel, это можно сделать двумя способами. Какой метод следует использовать, зависит от того, какую информацию вы хотите найти.

Как определить, кто последним изменил файл в Microsoft Excel
Как определить, кто последним изменил файл Excel, без использования Microsoft Excel

В зависимости от того, какой из них вы должны прокрутить вниз и найти часть, где мы объясняем, как найти эту информацию.

Эта статья относится к Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 и 2016. Она может работать в более ранних версиях, но не тестировалась.

Чтобы определить, кто последним изменил и сохранил файл Microsoft Excel с помощью Microsoft Excel, вы можете использовать этот метод. Если вы хотите узнать, кто последним изменил файл, но у вас не установлен Microsoft Excel или по какой-либо другой причине, прочитайте Как определить, кто последним изменил файл Excel, без использования Microsoft Excel.

<р>1. Найдите файл, который хотите проверить, и откройте его.

<р>2. После запуска Microsoft Excel нажмите «Файл»

<р>3. Находясь в файле, нажмите «Информация».

Теперь вы можете видеть, кем был последний раз изменен, в котором указано имя человека, редактировавшего файл последним. В разделе «Связанные даты» вы также можете увидеть дату последнего изменения.

Если вы хотите определить, кто последним изменил файл Microsoft Excel, не открывая его, вам следует использовать этот метод.

<р>1. Найдите файл, который хотите проверить, затем щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

<р>2. Затем, когда свойства открылись, нажмите «Подробнее»

<р>3. В разделе Origin найдите Последнее сохранение

Мы надеемся, что этот учебник показал вам, как узнать, кто последним изменил файл Microsoft Excel. Если вам нужна дополнительная помощь, не стесняйтесь посетить наши форумы, где мы будем рады вам помочь.

Юрий Пустженс

2014, 2015, 2016, 2017 и 2018 Microsoft Most Valuable Professional Windows
Юрий специализируется на устранении неполадок (анализ сбоев и устройств), использовании системных ресурсов и производительности системы. Он также очень заинтересован в безопасности клиентов. Юрия можно найти в качестве модератора сообщества Windows и автора вики на Microsoft Answers, и он активно участвует в различных сообществах по всему Интернету.

Оставить ответ Отменить ответ

Читать далее

8 обязательных полезных программ Windows для графических дизайнеров, которые помогут им выполнять больше работы

Если вы графический дизайнер, то, вероятно, уже знаете, что многие из…

Три основных метода обеспечения безопасности в Интернете, которые улучшат и обезопасят вашу работу в Интернете

Существует множество вещей, которые вы можете сделать, чтобы улучшить работу в Интернете. Людей используют…

Как отключить автоматические ссылки в Excel

По умолчанию, если вы запустите лист Excel со ссылками, вам будет предложено…

Основные вещи, которые необходимы вашему компьютеру для обеспечения безопасности

Сегодня компьютеры стали основным явлением в нашем мире. Мы делаем с ними все действия, от…

Читайте также: