Как установить уровни в Excel

После создания схемы вы можете быстро скрыть или отобразить детали в определенной группе, щелкнув значок минуса или плюса для этой группы. Вы также можете свернуть или развернуть все строки до определенного уровня, нажимая кнопки уровня в верхнем левом углу рабочего листа. Дополнительные сведения см. в разделе Как свернуть строки в Excel.

Как сгруппировать строки вручную

Если ваш рабочий лист содержит два или более уровней информации, функция Автоматическая структура в Excel может неправильно сгруппировать данные. В таком случае вы можете сгруппировать строки вручную, выполнив следующие действия.

Примечание. При создании структуры вручную убедитесь, что ваш набор данных не содержит скрытых строк, иначе ваши данные могут быть сгруппированы неправильно.

1. Создание внешних групп (уровень 1)

Выберите один из больших подмножеств данных, включая все строки промежуточной сводки и их строки сведений.

В приведенном ниже наборе данных, чтобы сгруппировать все данные для строки 9 (Всего по востоку), мы выбираем строки со 2 по 8.

На вкладке Данные в группе Структура нажмите кнопку "Группа", выберите "Строки" и нажмите ОК.

Это добавит полосу в левой части рабочего листа, которая охватывает выбранные строки:

Аналогичным образом вы создаете столько внешних групп, сколько необходимо.

В этом примере нам нужна еще одна внешняя группа для региона Север. Для этого мы выбираем строки с 10 по 16 и нажимаем вкладку Данные > кнопку Группировать > Строки.

Этот набор строк теперь также сгруппирован:

Совет. Чтобы создать новую группу быстрее, нажмите сочетание клавиш Shift + Alt + Стрелка вправо, а не кнопку Группа на ленте.

2. Создание вложенных групп (уровень 2)

Чтобы создать вложенную (или внутреннюю) группу, выберите все строки сведений над соответствующей строкой сводки и нажмите кнопку Группировать.

Например, чтобы создать группу Яблоки в регионе Восток, выберите строки 2 и 3 и нажмите Группа. Чтобы создать группу Апельсины, выберите строки с 5 по 7 и снова нажмите кнопку Группировать.

Аналогичным образом мы создаем вложенные группы для регионов Север и получаем следующий результат:

3. При необходимости добавьте дополнительные уровни группировки

На практике наборы данных редко бывают полными. Если в какой-то момент на ваш рабочий лист будут добавлены дополнительные данные, вы, вероятно, захотите создать дополнительные уровни структуры.

В качестве примера давайте вставим строку Общая сумма в нашу таблицу, а затем добавим самый внешний уровень структуры. Для этого выберите все строки, кроме строки Общий итог (строки со 2 по 17), и нажмите вкладку Данные > кнопку Группировать. > Строки.

Как показано на снимке экрана ниже, наши данные теперь сгруппированы по 4 уровням:

• Уровень 1: общая сумма
• Уровень 2. Итоги по региону.
• Уровень 3. Промежуточные итоги по элементам
• Уровень 4: строки сведений

Теперь, когда у нас есть схема строк, давайте посмотрим, как это упрощает просмотр наших данных.

Как свернуть строки в Excel

Одной из наиболее полезных функций группировки Excel является возможность скрывать и отображать строки сведений для определенной группы, а также сворачивать или разворачивать всю схему до определенного уровня одним щелчком мыши.

Свернуть строки внутри группы

Чтобы свернуть строки в определенной группе, просто нажмите кнопку "минус" в нижней части панели этой группы.

Например, таким образом можно быстро скрыть все строки сведений для региона Восток, включая промежуточные итоги, и показать только Восток Итого строка:

Еще один способ свернуть строки в Excel — выбрать любую ячейку в группе и нажать кнопку "Скрыть сведения" на вкладке Данные в группе Структура:

В любом случае группа будет свернута до итоговой строки, а все строки сведений будут скрыты.

Свернуть или развернуть весь план до определенного уровня

Чтобы свернуть или развернуть все группы на определенном уровне, щелкните соответствующий номер структуры в верхнем левом углу рабочего листа.

Уровень 1 отображает наименьшее количество данных, а максимальное число расширяет все строки. Например, если ваша схема имеет 3 уровня, вы нажимаете цифру 2, чтобы скрыть 3-й уровень (строки сведений) и отобразить два других уровня (строки сводки).

В нашем примере набора данных у нас есть 4 уровня структуры, которые работают следующим образом:

• Уровень 1 показывает только Общую сумму (строка 18) и скрывает все остальные строки.
• Уровень 2 отображает Общий итог и промежуточные итоги Регион (строки 9, 17 и 18).
• Уровень 3 отображает промежуточные итоги Общая сумма, Регион и Элемент (строки 4, 8, 9, 18, 13, 16, 17 и 18).
• Уровень 4 показывает все строки.

На следующем снимке экрана показано, как схема свернута до уровня 3.

Как расширить строки в Excel

Чтобы развернуть строки в определенной группе, щелкните любую ячейку в видимой строке сводки, а затем нажмите кнопку "Показать подробности" на вкладке Данные в разделе Структура. группа:

Или нажмите знак "плюс" для свернутой группы строк, которую вы хотите развернуть:

Как удалить контур в Excel

Если вы хотите удалить сразу все группы строк, очистите контур. Если вы хотите удалить только некоторые группы строк (например, вложенные группы), разгруппируйте выбранные строки.

Как удалить весь контур

Перейдите на вкладку Данные > группу Структура, щелкните стрелку в разделе Разгруппировать и выберите Очистить структуру.

Примечания:

1. Удаление контура в Excel не приводит к удалению данных.
2. Если удалить структуру с некоторыми свернутыми строками, эти строки могут остаться скрытыми после очистки структуры. Чтобы отобразить строки, используйте любой из методов, описанных в разделе Как отобразить строки в Excel.
3. После того как контур будет удален, вы не сможете вернуть его, нажав кнопку Отменить или нажав сочетание клавиш Отменить ( Ctrl + Z ). Вам придется воссоздать схему с нуля.

Как разгруппировать определенную группу строк

Чтобы удалить группировку для определенных строк, не удаляя всю структуру, выполните следующие действия:

1. Выберите строки, которые нужно разгруппировать.
2. Перейдите на вкладку Данные в группу Структура и нажмите кнопку Разгруппировать. Или нажмите Shift + Alt + Стрелка влево, что является ярлыком "Разгруппировать" в Excel.
3. В диалоговом окне Разгруппировать выберите "Строки" и нажмите "ОК".

Например, вот как можно разгруппировать две вложенные группы строк (Промежуточный итог по яблокам и Промежуточный итог по апельсинам), сохранив при этом внешнюю группу Итог по восточному времени. :

Примечание. Невозможно одновременно разгруппировать несмежные группы строк. Вам придется повторить описанные выше шаги для каждой группы отдельно.

Советы по группировке в Excel

Как вы только что убедились, в Excel довольно легко группировать строки. Ниже вы найдете несколько полезных приемов, которые сделают вашу работу с группами еще проще.

Как автоматически рассчитать промежуточные итоги группы

Во всех приведенных выше примерах мы вставили собственные строки промежуточных итогов с формулами СУММ. Чтобы промежуточные итоги рассчитывались автоматически, используйте команду «Промежуточный итог» с выбранной вами функцией суммирования, такой как СУММ, СЧЕТЧИК, СРЗНАЧ, МИН., МАКС. и т. д. Команда «Промежуточный итог» не только вставит итоговые строки, но и создаст схему со сворачиваемыми и расширяемыми строками. , тем самым выполняя сразу две задачи!

Применить стили Excel по умолчанию к итоговым строкам

В Microsoft Excel есть предустановленные стили для двух уровней итоговых строк: RowLevel_1 (жирный шрифт) и RowLevel_2 (курсив). Вы можете применять эти стили до или после группировки строк.

Чтобы автоматически применить стили Excel к новой структуре, перейдите на вкладку Данные > группу Структура, щелкните кнопку запуска диалогового окна Структура, затем установите флажок Автоматические стили и нажмите ОК. После этого вы создаете контур, как обычно.

Чтобы применить стили к существующей схеме, также установите флажок Автоматические стили, как показано выше, но нажмите кнопку Применить стили вместо ОК.

Вот как выглядит схема Excel со стилями по умолчанию для итоговых строк:

Как выбрать и скопировать только видимые строки

После того как вы свернули ненужные строки, вы можете скопировать отображаемые релевантные данные в другое место. Однако, когда вы выбираете видимые строки обычным способом с помощью мыши, вы фактически выбираете и скрытые строки.

Чтобы выбрать только видимые строки, необходимо выполнить несколько дополнительных действий:

Выберите видимые строки с помощью мыши.

В результате выбираются только видимые строки (строки, смежные со скрытыми, отмечены белой рамкой):

А теперь просто нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать выделенные строки, и Ctrl + V, чтобы вставить их куда угодно.

Как скрыть и показать контурные символы

Чтобы скрыть или отобразить полосы контура и номера уровней в Excel, используйте следующую комбинацию клавиш: Ctrl + 8 .

При первом нажатии этой клавиши контурные символы скрываются, при повторном нажатии контур снова отображается.

Символы структуры не отображаются в Excel

Если вы не видите ни символов плюса и минуса в полосах групп, ни цифр в верхней части схемы, проверьте следующую настройку в Excel:

1. Перейдите на вкладку Файл в категорию Параметры Дополнительно.
2. Прокрутите вниз до раздела Параметры отображения для этого рабочего листа, выберите интересующий рабочий лист и убедитесь, что установлен флажок Показать символы контура, если применяется контур.

Так вы группируете строки в Excel, чтобы свернуть или развернуть определенные разделы набора данных. Аналогичным образом вы можете группировать столбцы на своих листах. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.

Если у вас есть список данных, которые вы хотите сгруппировать и обобщить, вы можете создать структуру до восьми уровней. Каждый внутренний уровень, представленный более высоким номером в контурных символах, отображает подробные данные для предыдущего внешнего уровня, представленного меньшим числом в контурных символах. Используйте схему, чтобы быстро отобразить сводные строки или столбцы или открыть подробные данные для каждой группы. Вы можете создать структуру строк (как показано в примере ниже), структуру столбцов или структуру строк и столбцов.

Убедитесь, что каждый столбец данных, которые вы хотите выделить, имеет метку в первой строке (например, "Регион"), содержит аналогичные факты в каждом столбце и что в диапазоне, который вы хотите выделить, нет пустых строк или столбцов. .

При желании сгруппированные строки сведений могут иметь соответствующую итоговую строку — промежуточный итог. Чтобы создать их, выполните одно из следующих действий:

Вставка итоговых строк с помощью команды "Промежуточный итог"

Используйте команду «Промежуточный итог», которая вставляет функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ непосредственно под или над каждой группой строк сведений и автоматически создает структуру для вас. Дополнительные сведения об использовании функции «Промежуточный итог» см. в разделе Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ.

Вставьте свои собственные сводные строки

Вставляйте свои собственные сводные строки с формулами непосредственно под или над каждой группой строк с подробными сведениями. Например, под строками данных о продажах за март и апрель (или над ними) используйте функцию СУММ для подсчета продаж за эти месяцы. В таблице ниже в этом разделе показан пример этого.

По умолчанию Excel ищет сводные строки ниже подробных сведений, которые они суммируют, но их можно создать над строками подробных сведений. Если вы создали сводные строки ниже сведений, перейдите к следующему шагу (шаг 4). Если вы создали сводные строки над строками сведений, на вкладке "Данные" в группе "Структура" щелкните кнопку запуска диалогового окна.

Откроется диалоговое окно настроек.

Затем в диалоговом окне "Настройки" снимите флажок "Сводные строки ниже сведений" и нажмите "ОК".

Обрисуйте свои данные. Выполните одно из следующих действий:

Автоматическое выделение данных

Выберите ячейку в диапазоне ячеек, которые вы хотите выделить.

На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите стрелку под группой и выберите "Автоматическая схема".

Выделите данные вручную

Важно! При ручной группировке уровней структуры лучше отображать все данные, чтобы избежать неправильного группирования строк.

Чтобы выделить внешнюю группу (уровень 1), выберите все строки, которые будут содержаться во внешней группе (т. е. строки сведений и, если вы их добавили, их итоговые строки).

На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать".Затем в диалоговом окне "Группа" нажмите "Строки" и нажмите "ОК".

Совет. Если вы выбираете целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам — диалоговое окно "Группировать" даже не открывается.

Символы контура отображаются рядом с группой на экране.

При необходимости наметьте внутреннюю вложенную группу — строки сведений для данного раздела ваших данных.

Примечание. Если вам не нужно создавать какие-либо внутренние группы, перейдите к шагу f ниже.

Для каждой внутренней вложенной группы выберите строки сведений, смежные со строкой, содержащей строку сводки.

На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать".

Затем в диалоговом окне "Группа" нажмите "Строки" и нажмите "ОК". Символы контура появляются рядом с группой на экране.

Совет. Если вы выбираете целые строки, а не только ячейки, Excel автоматически группирует по строкам — диалоговое окно "Группировать" даже не открывается.

Продолжайте выбирать и группировать внутренние строки, пока не создадите все нужные уровни в схеме.

Если вы хотите разгруппировать строки, выберите строки, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать".

Вы также можете разгруппировать разделы схемы, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните или для группы, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать".

Важно! Если разгруппировать структуру, когда подробные данные скрыты, строки сведений могут остаться скрытыми. Чтобы отобразить данные, перетащите видимые номера строк рядом со скрытыми строками. Затем на вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", выберите "Скрыть и показать", а затем нажмите "Показать строки".

Убедитесь, что каждая строка данных, которые вы хотите выделить, имеет метку в первом столбце, содержит похожие факты в каждой строке, а диапазон не содержит пустых строк или столбцов.

Вставьте свои собственные итоговые столбцы с формулами сразу справа или слева от каждой группы столбцов с подробными сведениями. В таблице, приведенной на шаге 4 ниже, показан пример.

Примечание. Чтобы разбить данные по столбцам, у вас должны быть сводные столбцы, содержащие формулы, которые ссылаются на ячейки в каждом из столбцов сведений для этой группы.

Если столбец сводки находится слева от столбцов сведений, на вкладке "Данные" в группе "Структура" щелкните кнопку запуска диалогового окна.

Откроется диалоговое окно настроек.

Затем в диалоговом окне "Настройки" снимите флажок "Сводные столбцы справа от подробностей" и нажмите "ОК".

Чтобы выделить данные, выполните одно из следующих действий:

Автоматическое выделение данных

Выберите ячейку в диапазоне.

На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите стрелку под "Группой" и выберите "Автоматическая схема".

Выделите данные вручную

Важно! При ручной группировке уровней структуры лучше отображать все данные, чтобы избежать неправильной группировки столбцов.

Чтобы выделить внешнюю группу (уровень 1), выберите все подчиненные сводные столбцы, а также связанные с ними подробные данные.

<р>1. Столбец A содержит ярлыки.

На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать".

Символ контура появляется над группой.

Чтобы выделить внутреннюю вложенную группу столбцов сведений (уровня 2 или выше), выберите столбцы сведений, расположенные рядом со столбцом, содержащим итоговый столбец.

На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать".

Символы контура отображаются рядом с группой на экране.

Продолжайте выбирать и группировать внутренние столбцы, пока не создадите все нужные уровни в структуре.

Если вы хотите разгруппировать столбцы, выберите столбцы, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать".

Вы также можете разгруппировать разделы схемы, не удаляя весь уровень. Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните или для группы, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать".

Если вы разгруппируете схему, когда подробные данные скрыты, столбцы подробностей могут остаться скрытыми. Чтобы отобразить данные, перетащите буквы видимого столбца рядом со скрытым столбцом. На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", выберите "Скрыть и показать", а затем нажмите "Показать столбцы".

Если вы не видите символы контура , и , выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно», а затем в разделе «Параметры отображения для этого листа» установите флажок «Показывать символы контура, если применяется контур», а затем нажмите ОК.

Выполните одно или несколько из следующих действий:

Показать или скрыть подробные данные для группы

Чтобы отобразить подробные данные в группе, нажмите кнопку группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.

Чтобы скрыть подробные данные для группы, нажмите кнопку группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.

Развернуть или свернуть весь план до определенного уровня

В контурных символах щелкните номер нужного уровня. Затем подробные данные на более низких уровнях скрываются.

Например, если схема имеет четыре уровня, вы можете скрыть четвертый уровень, а остальные уровни отобразить, нажав .

Показать или скрыть все выделенные подробные данные

Чтобы отобразить все подробные данные, щелкните самый нижний уровень контурных символов. Например, если есть три уровня, нажмите .

Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .

Для выделенных строк Microsoft Excel использует такие стили, как RowLevel_1 и RowLevel_2 . Для выделенных столбцов Excel использует такие стили, как ColLevel_1 и ColLevel_2. Эти стили используют жирный шрифт, курсив и другие текстовые форматы, чтобы различать строки или столбцы сводки в ваших данных. Изменяя способ определения каждого из этих стилей, вы можете применять различные форматы текста и ячеек для настройки внешнего вида схемы. Вы можете применить стиль к схеме либо при создании схемы, либо после ее создания.

Выполните одно или несколько из следующих действий:

Автоматически применять стиль к новым строкам или столбцам сводки

На вкладке "Данные" в группе "Структура" щелкните кнопку запуска диалогового окна.

Откроется диалоговое окно настроек.

Установите флажок "Автоматические стили".

Применить стиль к существующей строке или столбцу сводки

Выберите ячейки, к которым вы хотите применить стиль.

На вкладке "Данные" в группе "Структура" щелкните кнопку запуска диалогового окна.

Откроется диалоговое окно настроек.

Установите флажок "Автоматические стили" и нажмите "Применить стили".

Вы также можете использовать автоформаты для форматирования выделенных данных.

Если вы не видите символы контура , и , выберите «Файл» > «Параметры» > «Дополнительно», а затем в разделе «Параметры отображения для этого листа» установите флажок «Показывать символы контура, если применяется контур».

Используйте контурные символы , и , чтобы скрыть подробные данные, которые вы не хотите копировать.

Дополнительную информацию см. в разделе Отображение или скрытие выделенных данных.

Выберите диапазон итоговых строк.

На вкладке "Главная" в группе "Редактирование" нажмите "Найти и выбрать", а затем нажмите "Перейти".

Нажмите "Перейти к специальному".

Нажмите Только видимые ячейки.

Нажмите "ОК" и скопируйте данные.

Примечание. При скрытии или удалении контура никакие данные не удаляются.

Скрыть контур

Перейдите в меню "Файл" > "Параметры" > "Дополнительно", а затем в разделе "Параметры отображения для этого листа" снимите флажок "Показывать символы контура, если применяется контур".

Удалить контур

Нажмите на рабочий лист.

На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать", а затем "Очистить структуру".

Важно! Если удалить структуру, когда подробные данные скрыты, строки или столбцы сведений могут остаться скрытыми. Чтобы отобразить данные, перетащите видимые номера строк или буквы столбцов рядом со скрытыми строками и столбцами. На вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат", выберите "Скрыть и показать", а затем нажмите "Показать строки" или "Показать столбцы".

Представьте, что вы хотите создать сводный отчет о ваших данных, в котором отображаются только итоги, сопровождаемые диаграммой этих итогов. В общем, вы можете сделать следующее:

Создайте сводный отчет

Обрисуйте свои данные.

Скройте сведения, щелкнув символы структуры , и , чтобы отобразить только итоги, как показано в следующем примере структуры строки:

Дополнительную информацию см. в разделе Отображение или скрытие выделенных данных.

Нарисуйте сводный отчет в виде диаграммы

Выберите сводные данные, которые вы хотите отобразить на диаграмме.

Например, чтобы отобразить только итоги Бьюкенена и Даволио, но не общие итоги, выберите ячейки с A1 по C19, как показано в приведенном выше примере.

Нажмите «Вставка» > «Диаграммы» > «Рекомендуемые диаграммы», затем перейдите на вкладку «Все диаграммы» и выберите тип диаграммы.

Например, если вы выбрали параметр "Сгруппированный столбец", ваша диаграмма будет выглядеть следующим образом:

Если вы показываете или скрываете детали в структурированном списке данных, диаграмма также обновляется, чтобы отображать или скрывать данные.

Вы можете группировать (или выделять) строки и столбцы в Excel для Интернета.

Примечание. Несмотря на то, что вы можете добавлять строки или столбцы сводки к своим данным (с помощью таких функций, как СУММ или ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГО), вы не можете применять стили или задавать положение для строк и столбцов сводки в Excel для Интернета.

Создайте структуру строк или столбцов

Контур строк в Excel Online

Первый столбец содержит ярлыки.

Строки сведений и итоговые строки сгруппированы в структуре.

Общая сумма не группируется в схеме.

Контур столбцов в Excel Online

Первая строка содержит ярлыки.

Столбцы сведений и итоговые столбцы сгруппированы в структуре.

Общая сумма не группируется в схеме.

Убедитесь, что каждый столбец (или строка) данных, которые вы хотите выделить, имеет метку в первой строке (или столбце), содержит аналогичные факты в каждом столбце (или строке) и что в диапазоне нет пробелов. строки или столбцы.

Выберите данные (включая любые итоговые строки или столбцы).

На вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Группировать" > "Группировать строки" или "Группировать столбцы".

При желании, если вы хотите выделить внутреннюю вложенную группу, выберите строки или столбцы в выделенном диапазоне данных и повторите шаг 3.

Продолжайте выбирать и группировать внутренние строки или столбцы, пока не создадите все нужные уровни в структуре.

Разгруппировать строки или столбцы

Чтобы разгруппировать, выберите строки или столбцы, а затем на вкладке "Данные" в группе "Структура" нажмите "Разгруппировать" и выберите "Разгруппировать строки" или "Разгруппировать столбцы".

Показать или скрыть выделенные данные

Выполните одно или несколько из следующих действий:

Показать или скрыть подробные данные для группы

Чтобы отобразить подробные данные в группе, щелкните значок группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+=.

Чтобы скрыть подробные данные для группы, щелкните значок группы или нажмите клавиши ALT+SHIFT+-.

Развернуть или свернуть весь план до определенного уровня

В контурных символах щелкните номер нужного уровня.Затем подробные данные на более низких уровнях скрываются.

Например, если схема имеет четыре уровня, вы можете скрыть четвертый уровень, а остальные уровни отобразить, нажав .

Показать или скрыть все выделенные подробные данные

Чтобы отобразить все подробные данные, щелкните самый нижний уровень контурных символов. Например, если есть три уровня, нажмите .

Чтобы скрыть все подробные данные, нажмите .

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете обратиться к эксперту в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

При работе с данными в Excel сортировка данных является одной из распространенных операций, которые вам, возможно, придется выполнять.

В большинстве случаев вам нужно отсортировать один столбец.

Но в некоторых случаях может потребоваться отсортировать два столбца или более двух столбцов.

Например, в приведенном ниже наборе данных я хочу отсортировать данные по столбцу «Регион», а затем по столбцу «Продажи». Это позволит мне увидеть, какой торговый представитель добился хороших результатов в каких регионах.

Хотя сортировать данные по одному столбцу в Excel несложно, для сортировки по двум столбцам необходимо выполнить несколько дополнительных действий.

В этом руководстве я покажу вам два способа многоуровневой сортировки данных в Excel (т. е. сортировки по двум столбцам)

Это руководство охватывает:

Многоуровневая сортировка с использованием диалогового окна

При сортировке данных с помощью диалогового окна сортировки вы можете добавить к ним несколько уровней.

Вот шаги для выполнения многоуровневой сортировки с помощью диалогового окна:

Вышеуказанные шаги дадут вам результат, как показано ниже. Это сортирует данные сначала по региону, а затем по столбцу «Продажи». Обратите внимание: поскольку при сортировке столбца «Продажи» столбец «Регион» сортируется первым, столбец «Регион» остается неизменным.

В этом примере я отсортировал данные для двух столбцов. Вы также можете иметь более двух столбцов сортировки. Все, что вам нужно сделать, это добавить эти уровни сортировки и указать детали.

Примечание. Хотя этот метод длиннее и требует на несколько шагов больше (по сравнению с методом множественной сортировки, описанным далее), я рекомендую использовать его, так как он менее запутан.

Многоуровневая сортировка с использованием значков сортировки

Немногие знают этот способ многоуровневой сортировки данных в Excel.

Этот метод работает так же, с небольшим отличием: сначала вы сортируете второй уровень, а затем переходите к столбцу сортировки первого уровня.

Вот как это сделать:

Вышеуказанные шаги отсортируют данные точно так же, как и в первом методе.

Хотя этот метод работает нормально, я рекомендую использовать метод диалога сортировки bo.

Диалоговое окно "Сортировка" делает его менее подверженным ошибкам (поскольку вы можете видеть, какие уровни сортируются в каком порядке).

Кроме того, есть дополнительные способы сортировки данных с помощью диалогового окна. Например, вы можете отсортировать столбец по цвету ячейки/шрифта, а также использовать собственные критерии сортировки.

Доктор. Джоди Мюландер — бывший внештатный сотрудник Lifewire, чьи статьи публиковались в рецензируемых журналах и отчетах аэрокосмической отрасли.

В этой статье

Перейти к разделу

Группировка строк и столбцов в Excel позволяет сворачивать и разворачивать разделы листа. Это может значительно упростить понимание больших и сложных наборов данных. Представления становятся компактными и организованными. В этой статье пошагово показано, как группировать и просматривать данные.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Excel для Microsoft 365, Excel Online и Excel для Mac.

Группировка в Excel

Вы можете создавать группы, вручную выбирая строки и столбцы для включения, или вы можете заставить Excel автоматически определять группы данных. Группы также могут быть вложены в другие группы для создания многоуровневой иерархии. После того, как ваши данные сгруппированы, вы можете развернуть и свернуть группы по отдельности или развернуть и свернуть все группы на заданном уровне иерархии.

Группы предоставляют очень удобный способ навигации и просмотра больших и сложных электронных таблиц. С ними гораздо проще сосредоточиться на важных данных. Если вам нужно разобраться со сложными данными, вам определенно следует использовать группы, а также Power Pivot для Excel.

Как использовать Excel для группировки строк вручную

Самый простой способ создать группы строк Excel — сначала выбрать строки, которые нужно включить, а затем объединить их в группу.

Для группы строк, которые вы хотите сгруппировать, выберите номер первой строки и перетащите вниз к номеру последней строки, чтобы выбрать все строки в группе.

Выберите вкладку «Данные» > «Группировать» > «Группировать строки» или просто выберите «Группировать» в зависимости от используемой версии Excel.

Слева от номеров строк появится тонкая линия, указывающая размер сгруппированных строк.

Нажмите минус (-), чтобы свернуть группу. Небольшие прямоугольники, содержащие числа один и два, также появляются в верхней части этой области, указывая на то, что рабочий лист теперь имеет два уровня в своей иерархии: группы и отдельные строки внутри групп.

Строки были сгруппированы и теперь могут быть свернуты и развернуты по мере необходимости. Это значительно упрощает работу с нужными данными.

Как вручную сгруппировать столбцы в Excel

Для создания групповых столбцов Excel шаги почти такие же, как и для строк.

Для группы столбцов, которые вы хотите сгруппировать, выберите первую букву столбца и перетащите вправо к последней букве столбца, тем самым выделив все столбцы в группе.

Выберите вкладку «Данные» > «Группировать» > «Группировать столбцы» или выберите «Группировать» в зависимости от используемой версии Excel.

Тонкая линия появится над буквами столбца. Эта строка указывает размер сгруппированных столбцов.

Нажмите минус (-), чтобы свернуть группу. Небольшие поля, содержащие числа один и два, также появляются в верхней части этой области, указывая на то, что рабочий лист теперь имеет два уровня в своей иерархии для столбцов, а также для строк.

Строки были сгруппированы и теперь могут быть свернуты и развернуты по мере необходимости.

Как автоматически создавать группы столбцов и строк в Excel

Хотя вы можете повторять описанные выше шаги для создания каждой группы в документе, Excel может автоматически определять группы данных и делать это за вас. Excel создает группы, в которых формулы ссылаются на непрерывный диапазон ячеек. Если на листе нет формул, Excel не сможет автоматически создавать группы.

Выберите вкладку «Данные» > «Группа» > «Автоматическая структура», и Excel создаст для вас группы. В этом примере Excel правильно определил каждую из групп строк. Поскольку для каждой категории расходов нет годового итога, столбцы не группируются автоматически.

Этот параметр недоступен в Excel Online. Если вы используете Excel Online, вам потребуется создать группы вручную.

Как создать многоуровневую иерархию групп в Excel

В предыдущем примере категории доходов и расходов были сгруппированы вместе. Было бы целесообразно также сгруппировать все данные за каждый год. Вы можете сделать это вручную, выполнив те же действия, что и для создания групп первого уровня.

Выберите все строки для включения.

Выберите вкладку «Данные» > «Группировать» > «Группировать строки» или выберите «Группировать» в зависимости от используемой версии Excel.

Еще одна тонкая линия появится слева от линий, представляющих существующие группы и указывающих размер новой группы строк. Новая группа включает в себя две из существующих групп, и теперь в верхней части этой области есть три небольших пронумерованных поля, означающих, что рабочий лист теперь имеет три уровня в своей иерархии.

Теперь электронная таблица содержит два уровня групп с отдельными строками внутри групп.

Как автоматически создавать многоуровневую иерархию

Excel использует формулы для обнаружения многоуровневых групп точно так же, как и для обнаружения отдельных групп. Если формула ссылается более чем на одну из других формул, определяющих группы, это означает, что эти группы являются частью родительской группы.

Сохраняя пример с денежным потоком, если мы добавим строку валовой прибыли к каждому году, которая представляет собой просто доход за вычетом расходов, то это позволит Excel определить, что каждый год представляет собой группу, а доходы и расходы являются подгруппами. группы внутри них. Выберите вкладку "Данные" > "Группа" > "Автоматическая структура", чтобы автоматически создать эти многоуровневые группы.

Как разворачивать и сворачивать группы

Цель создания этих групп строк и/или столбцов заключается в том, что они позволяют скрыть области электронной таблицы, обеспечивая четкий обзор всей электронной таблицы.

Чтобы свернуть все строки, выберите поле с номером 1 в верхней части области слева от номеров строк.

Выберите поле номер два, чтобы развернуть первый уровень групп и сделать видимым второй уровень групп. Отдельные строки внутри групп второго уровня остаются скрытыми.

Выберите поле номер три, чтобы развернуть второй уровень групп, чтобы отдельные строки в этих группах также стали видимыми.

Также можно разворачивать и сворачивать отдельные группы. Для этого нажмите значок «Плюс» (+) или «Минус» (-), чтобы отметить группу, которая либо свернута, либо развернута. Таким образом, группы на разных уровнях иерархии можно просматривать по мере необходимости.

Читайте также:

  
• Как переименовать приложение на телефоне
  
• Биномиальное распределение в Excel
  
• Документ Word можно сохранить как doc pdf dwg docx rtf
  
• Как преобразовать файл swf в формат mp4
  
• Vba Excel округлить