Как установить оповещение в Outlook

Обновлено: 02.07.2024

Как создать оповещения или уведомления в Outlook для нового сообщения электронной почты? Вы также можете создать индивидуальное уведомление/предупреждение только для определенного типа сообщений электронной почты, которые соответствуют установленным вами критериям. В этом посте мы обсудим все это и еще несколько советов по этому поводу.

Если электронные письма являются важной частью вашей работы и жизни, разумно предупреждать себя всякий раз, когда приходит новое электронное письмо. Некоторые устройства делают это автоматически, но вы также можете настроить их в соответствии со своими потребностями. Outlook также уведомляет вас о поступлении нового сообщения электронной почты, особенно в сочетании с Windows 10.

Оповещения в Outlook Windows

Создание собственных оповещений поможет вам оставаться в курсе событий и всегда получать информацию в режиме реального времени о новой информации. В эпоху круглосуточной связи без выходных вам не захочется проверять новые электронные письма от своего начальника только тогда, когда вы входите в систему или открываете Outlook. Вы хотели бы получать оповещения от самого программного обеспечения всякий раз, когда это происходит. Кроме того, было бы неплохо иметь разные настройки оповещений для новых писем от начальника и коллег, а также разные оповещения для личных писем.

К счастью, все это и даже больше можно делать с помощью Outlook. Вы даже можете указать набор критериев, которым необходимо соответствовать для предупреждения/уведомления.

В этой статье показано, как это можно сделать в Outlook Windows.

Оповещения работают так же, как «Правила» в Outlook. Ранее в этом блоге мы обсуждали установку правил. «правило» в Outlook — это когда вы указываете действия, которые должны быть выполнены с электронными письмами, которые соответствуют определенным критериям или условиям. Например, переместите все электронные письма, содержащие слово «доход» в строке темы, в папку «Бизнес». Оповещение работает так же, за исключением того, что с «оповещением» нужно установить действие «показать оповещение», «воспроизвести звук» или и то, и другое.

Примечание. В Outlook также есть отдельная группа настроек для управления оповещениями из источника оповещений, совместимого с Office, например с сервера SharePoint. Но эта статья не об этом.

Как создавать оповещения в Outlook (Microsoft Office)?

Прежде всего, если вы хотите получать уведомления или оповещения обо всех новых сообщениях электронной почты для всех почтовых ящиков в Outlook, вы можете применить их, перейдя в параметры.

Откройте Outlook > Файл > Параметры
Перейдите на вкладку "Почта", а затем в раздел "Поступление сообщений".
Включите параметры, установив флажок
- Воспроизвести звук
- Ненадолго измените указатель мыши.
- Показать конверт на панели задач
- Отображать оповещение на рабочем столе
Это универсальные настройки Outlook Mail, которые применяются ко всем новым сообщениям.

Теперь мы увидим, как создавать настраиваемые оповещения только для сообщений электронной почты, которые соответствуют определенным критериям или условиям.

Есть также два способа сделать это:
1. На вкладке "Главная" верхней ленты выберите "Правила" > "Управление правилами и оповещениями" > "Новое правило" . Здесь вы можете создать новое правило с нуля, указать условия и установить «отображать текст предупреждения в окне предупреждения о новом элементе».
2. Или вы можете выбрать адрес электронной почты, а затем на вкладке "Главная" перейти к "Правилам" > и выбрать "Создать правило". Или щелкните письмо правой кнопкой мыши и выберите "Правила" > "Создать правило".
В чем разница между ними?

Первый позволит вам создать новое правило с нуля, а второй (в котором вы напрямую выбираете создать правило после выбора электронного письма) автоматически создаст критерии для правила на основе выбранного электронного письма. Он подберет адрес электронной почты, с которого было отправлено электронное письмо, строку темы электронного письма и ваш собственный адрес, на который оно было отправлено. Это упрощает создание правила/оповещения для подобных писем в будущем. Все, что вам нужно сделать, это просто поставить галочку, чтобы установить эти критерии.

После настройки условий установите флажки для оповещений: отображать новое окно оповещения и воспроизводить звук. Чтобы лучше использовать оповещения и уведомления о новых сообщениях электронной почты в Outlook, мы предлагаем использовать другой настраиваемый текст для окна «оповещение о новом элементе» и, возможно, другой звук.

Дополнительные параметры

Если вам нужны дополнительные настройки, нажмите «Дополнительные параметры», и вы попадете в главное окно настройки «правил и предупреждений» со всеми доступными действиями и условиями, которые вы можете указать, как показано на снимке экрана ниже:

Здесь можно уточнить и еще больше сузить критерии. Некоторым пользователям нравится создавать очень специфические типы правил и оповещений, и эти настройки для них.

После того, как условия были указаны, нажмите «Далее» и укажите действия, которые в данном случае заключаются в создании предупреждений и уведомлений. Есть несколько «действий», связанных с предупреждениями: воспроизведение звука, отображение определенного сообщения в окне предупреждения о новом элементе и отображение предупреждения на рабочем столе. «Отображение оповещения на рабочем столе» доступно только для Outlook 2016 и более поздних версий. Это не будет работать в предыдущей версии.

Когда вы отметите эти параметры, они отобразятся ниже в категории «Шаг 2» с подчеркнутой ссылкой, по которой вы можете щелкнуть для дальнейшей настройки.

Например, для звука при нажатии на ссылку «звук» вы можете выбрать любой файл с локального ПК в качестве звукового оповещения, которое будет воспроизводиться при поступлении нового сообщения. Точно так же нажмите на подчеркнутую ссылку «конкретное сообщение», чтобы ввести собственное индивидуальное сообщение, которое будет отображаться в окне оповещения о новом элементе.

Когда все будет готово, нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему этапу, который заключается в указании любого исключения.

Например, если вы не хотите получать оповещения в течение нескольких дней, вы можете выбрать исключение «кроме случаев получения в определенный период времени». Затем щелкните подчеркнутую ссылку ниже, чтобы установить значение или диапазон дат в качестве исключения. Здесь, опять же, вы получаете множество вариантов указать исключение из правила. Если вы считаете, что оповещение вам не нужно, вы можете указать эти условия здесь.

После этого нажмите «Далее», чтобы перейти к последнему экрану настройки правил и предупреждений.
- Дайте оповещению (правилу) имя, которое впоследствии облегчит его изменение.
- Установите флажок, если хотите немедленно включить правило.
- Проверьте, хотите ли вы запускать предупреждение (правило) уже полученных сообщений
- Нажмите "Готово".
Поздравляем, вы настроили оповещения при получении новых писем определенного типа в папке "Входящие".

Если вам когда-нибудь понадобится изменить или удалить оповещения, перейдите в раздел "Правила" на вкладке "Главная" на верхней ленте, а затем выберите "Управление правилами и оповещениями". Здесь будут показаны все ранее созданные правила, и вы можете редактировать и удалять их, если хотите.

Обратите внимание, что оповещения на рабочем столе, звуки и другие типы оповещений и уведомлений сильно зависят от ваших устройств и платформ, а также от настроек, связанных с устройством. Они также зависят от того, какие действия происходили, когда пришло новое электронное письмо. Например, в Windows 10 есть функция «помощь при фокусировке», которая отключает уведомления, когда какое-либо приложение находится в полноэкранном режиме или выполняется какое-либо другое действие, чтобы не беспокоить вас. Эти настройки также могут быть изменены и изменены в соответствии с потребностями. Но важно иметь в виду, что оповещения и уведомления из Outlook могут по-прежнему быть фоном всех других вещей, которые вы могли бы делать в это время.

Это гарантирует, что вы никогда не пропустите электронные письма, которые вы считаете важными, а также чувствительными ко времени. Вы будете предупреждены и уведомлены, как только будут получены электронные письма, поэтому вы сможете быстро принять соответствующие меры, чтобы оставаться в курсе событий. Мы надеемся, что описанное выше руководство помогло вам создать правила в Outlook в Windows.

Роб Вудгейт

< /p>
Роб Вудгейт
Писатель

Роб Вудгейт — писатель и ИТ-консультант с почти 20-летним опытом работы в частном и государственном секторах. Он также работал инструктором, специалистом по технической поддержке, менеджером по доставке, системным администратором и выполнял другие функции, связанные с обеспечением совместной работы людей и технологий. Подробнее.

Outlook прекрасно информирует вас о новых сообщениях электронной почты, используя несколько различных методов оповещения. Здесь перечислены все способы оповещения, а также способы их отключения или настройки.

Outlook использует следующие четыре метода для оповещения о новых сообщениях электронной почты:
1. Воспроизведение звука
2. Изменение указателя мыши
3. Отображение значка электронной почты на панели задач
4. Отображение баннера в правом нижнем углу экрана (в правом верхнем углу для пользователей Mac)
Все это можно полностью отключить. Запустите приложение Outlook, затем выберите «Файл» > «Параметры» > «Почта» и прокрутите вниз до раздела «Прибытие сообщения».

Вы можете включить или отключить любое оповещение, установив или сняв соответствующие флажки. Нажмите кнопку "ОК", чтобы закрыть панель параметров, когда закончите.

Однако отключение оповещений здесь — это решение типа «все или ничего». Что, если вы хотите, чтобы ваши оповещения были немного менее раздражающими или несвоевременными?

Использование Focus Assist в Windows 10

Иногда вы вообще не хотите получать уведомления, но только на время, пока вы заняты чем-то другим. Вот здесь-то и пригодится Focus Assist.

Focus Assist – это встроенный инструмент Windows, который появился в обновлении за апрель 2018 года и скрывает оповещения от любых (или всех) приложений в любое время и в выбранных вами ситуациях. Мы подробно рассмотрели Focus Assist, но вот что вам нужно сделать, чтобы убедиться, что он делает то, что вам нужно для Outlook.

Хотя вы можете открыть Focus Assist несколькими способами, мы собираемся перейти к нему через панель настроек. Нажмите Windows+i на клавиатуре, чтобы открыть панель настроек, найдите «Помощь при фокусировке», а затем выберите «Настройки помощи при фокусировке» в раскрывающемся меню.

Прокрутите вниз до раздела "Автоматические правила" и включите нужные параметры.

Каждый параметр допускает либо «Только приоритет», либо «Только сигналы тревоги», которые можно изменить, щелкнув параметр и изменив «Уровень фокусировки».

"Будильники" — это будильники, генерируемые часами или приложениями для оповещений. Если вы совсем не хотите, чтобы вас беспокоили, вы можете установить параметр «Только приоритетные» и удалить все приоритетные приложения.

Вы можете дополнительно настроить параметр «В это время», нажав на него и изменив параметры времени.

Это удобно, если вы хотите, чтобы функция Focus Assist включалась только в определенное время дня или только в будние и/или выходные дни.

Уведомления и действия Windows

В дополнение к Focus Assist в Windows доступны настройки уведомлений Outlook. В меню "Настройки" (клавиши Windows+i) найдите "Уведомления" или, если вы уже просматриваете Focus Assist, выберите "Уведомления и действия" в меню слева.

Прокрутите список приложений, пока не найдете «Outlook», а затем щелкните его, чтобы открыть настройки уведомлений приложения.

Вы можете изменить отображение баннеров (такой же параметр, как «Отображать оповещение на рабочем столе» в «Параметры» > «Почта» Outlook) или воспроизведение звука (такой же параметр, как «Воспроизвести звук» в «Параметры» > «Почта» Outlook). но другие параметры относятся к панели уведомлений и действий.

Первые два уникальных параметра: хотите ли вы, чтобы уведомления отображались в Центре уведомлений (по умолчанию эта функция включена), и хотите ли вы, чтобы уведомления не появлялись на экране блокировки (по умолчанию эта функция отключена).< /p>
Второй набор уникальных параметров определяет, сколько уведомлений Outlook отображается в Центре уведомлений (1, 3, 5, 10 или 20) и где в списке приоритетов отображаются уведомления Outlook в Центре уведомлений.

Эти настройки не изменят поведение Outlook, но изменят то, что Windows делает с предупреждениями-баннерами и как она показывает предупреждения Outlook в Центре уведомлений.

Изменить звук оповещения

Наконец, не забывайте, что вы также можете изменить звук уведомления о новой почте на что-нибудь по своему вкусу. Более успокаивающий звук, чем звуковой сигнал по умолчанию, может сделать новую почту немного менее отвлекающей.
- › Отключить оповещения по электронной почте на рабочем столе в Outlook 2010
- › Как настроить предупреждающие сообщения для определенных писем в Outlook
- › Как получать уведомления только о важных сообщениях электронной почты в Microsoft Outlook
- › Как настроить уведомления Microsoft Teams
- › Почему СМС должен умереть
- › Что означает XD и как вы его используете?
- ›5 шрифтов, которые следует прекратить использовать (и лучшие альтернативы)
- › Как восстановить метки панели задач в Windows 11
Как получить важное оповещение по электронной почте в Outlook?

Во многих случаях вам может потребоваться пометить некоторые электронные письма как важные и получить специальное напоминание при получении в Outlook. В этой статье будут показаны способы получения важного оповещения по электронной почте, когда указанное электронное письмо поступает в Outlook.

Легко получать важные оповещения по электронной почте на основе указанного текста в теме/теле/имени отправителя:

С помощью утилиты напоминания о сообщениях Kutools for Outlook вы можете легко получать важные оповещения по электронной почте на основе указанного текста в теме, теле письма, имени отправителя или адресе отправителя. Смотрите скриншот:

Kutools для Outlook: с более чем 40 удобными надстройками Outlook, которые можно бесплатно попробовать без ограничений в течение 45 дней. Скачать и бесплатно попробовать прямо сейчас!
- Автоматическая копия/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по правилам; Автоответчик без сервера обмена и другие автоматические функции.
- Предупреждение скрытой копии – показывать сообщение, когда вы пытаетесь ответить всем, если ваш почтовый адрес есть в списке скрытой копии; Напоминание об отсутствии вложений и другие функции напоминаний.
- Ответить (всем) со всеми вложениями в переписке; Отвечать сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматически добавлять дату и время в тему.
- Инструменты прикрепления: автоматическое отсоединение, сжатие всего, переименование всего, автоматическое сохранение всего. Быстрый отчет, подсчет выбранных писем, удаление повторяющихся писем и контактов.
- Более 100 расширенных функций решат большинство ваших проблем в Outlook 2010–2019 и 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.
Получать важные оповещения по электронной почте в зависимости от отправителя

Вы можете пометить электронное письмо как важное на основе определенного отправителя и получать оповещения только обо всех электронных письмах от этого отправителя в Outlook. Пожалуйста, сделайте следующее.
<р>1. Щелкните Файл > Параметры. В диалоговом окне «Параметры Outlook» нажмите «Почта» на левой панели, затем снимите все флажки в разделе «Прибытие сообщения» и, наконец, нажмите кнопку «ОК». Смотрите скриншот:

<р>2. Теперь вам нужно создать правило для важного электронного письма. Нажмите «Правила» > «Управление правилами и предупреждениями» на вкладке «Главная». Смотрите скриншот:

<р>3. В диалоговом окне "Правила и оповещения" нажмите кнопку "Новое правило".

<р>4. В диалоговом окне мастера правил вам необходимо:

1) Нажмите кнопку Воспроизвести звук, когда я получаю сообщения от кого-либо в шаге 1: выберите поле шаблона;

2) Нажмите на ссылку "люди" или "общедоступная группа" в поле "Шаг 2" и выберите отправителя, которому вы отметите все электронные письма как важные;

3) Нажмите на ссылку звука, чтобы выбрать нужный звук;

4) Нажмите кнопку Готово. Смотрите скриншот:

<р>5. Когда он вернется в диалоговое окно «Правила и оповещения», нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить правило.

Отныне при получении писем с этого адреса электронной почты будет воспроизводиться указанный звук из напоминания.

Получайте важные оповещения по электронной почте на основе темы

Помимо получения важных оповещений по электронной почте от отправителя, вы также можете пометить электронные письма как важные на основе темы. Пожалуйста, сделайте следующее.
<р>1. Повторите описанный выше шаг 1, чтобы снять все флажки в разделе «Прибытие сообщения».
<р>2. Нажмите «Правила» > «Управление правилами и предупреждениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и предупреждения». Смотрите скриншот:

<р>3. В диалоговом окне "Правила и оповещения" нажмите кнопку "Новое правило".

<р>4. В диалоговом окне «Мастер правил» щелкните «Применить правило к сообщению, которое я получаю» в разделе «Начать с пустого правила», а затем нажмите кнопку «Далее». Смотрите скриншот:

<р>5. Во втором диалоговом окне мастера правил вам необходимо:

1) Отметьте нужные слова в поле темы;

2) Нажмите на слово «конкретные слова» в поле «Шаг 2»;

3) В диалоговом окне "Поиск текста" введите указанные слова или фразы темы сообщения электронной почты;

4) Нажмите кнопку "Добавить" и кнопку "ОК" последовательно.

5) Нажмите кнопку «Далее». Смотрите скриншот:

<р>6. В третьем диалоговом окне мастера правил установите флажок воспроизведения звука в разделе «Шаг 1» и щелкните ссылку звука в разделе «Шаг 2», чтобы выбрать звук для воспроизведения. Смотрите скриншот:

<р>7. Нажмите кнопку "Готово".
<р>5. И нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить правило, когда оно вернется в диалоговое окно "Правила и оповещения".

Отныне при получении электронных писем, содержащих указанные слова или фразы в теме, для напоминания будет воспроизводиться указанный звук.

Легко получайте важные оповещения по электронной почте на основе указанного текста с помощью Kutools for Outlook

В этом разделе будет представлена утилита напоминаний о сообщениях Kutools for Outlook, чтобы вы могли быстро получать важные оповещения по электронной почте на основе текста в теме, теле, имени отправителя или адресе электронной почты отправителя в Outlook. Пожалуйста, сделайте следующее.
<р>1. Нажмите Kutools Plus > Напоминания о сообщениях > Напоминания о сообщениях. Смотрите скриншот:

<р>2. В окне «Параметры напоминаний о важных сообщениях» отметьте учетные записи электронной почты, для которых вы хотите отображать важные оповещения по электронной почте при получении электронных писем.

<р>3. Перейдите на вкладку «Правила», нажмите кнопку «Создать», чтобы добавить тексты, которые вы будете сканировать на наличие важных писем, и нажмите кнопку «ОК».

Отныне, когда на определенные учетные записи электронной почты поступает электронное письмо с указанным текстом в теме, теле сообщения, именем отправителя или адресом электронной почты отправителя, электронное письмо будет отображаться в поле "Напоминания о сообщениях" в верхней части списка рассылки. Вы можете дважды щелкнуть письмо в окне «Напоминания о сообщениях», чтобы открыть его. Смотрите скриншот:

Примечание. Если вы хотите управлять своими правилами, нажмите Kutools Plus > Напоминания о сообщениях > Параметры напоминаний о важных сообщениях, чтобы открыть окно «Параметры», а затем управлять правилами по мере необходимости.

Outlook позволяет настроить способ оповещения о новых сообщениях, чтобы вы могли адаптировать уведомления для оптимизации рабочего процесса. В дополнение к визуальным сигналам у вас также есть возможность воспроизводить звук, что полезно, когда вы не смотрите на экран. Настроенные вами параметры уведомлений применяются ко всем новым сообщениям, поступающим в Outlook, независимо от того, с какой учетной записью они связаны. В области папок в левой части интерфейса Outlook текущее количество непрочитанных сообщений отображается рядом с каждой папкой.

Запустите Outlook и выберите «Файл», затем выберите «Параметры»." Откройте вкладку "Почта" и прокрутите вниз до раздела "Поступление сообщения".

Установите флажок "Воспроизвести звук", если хотите, чтобы при получении нового сообщения проигрывался короткий звуковой файл. Вы можете установить этот звук, открыв Панель управления, выбрав «Внешний вид и персонализация», а затем щелкнув или нажав «Изменить звуковые эффекты» — соответствующий параметр помечен как «Уведомление о новой почте».

Отметьте поле «Кратко изменить указатель мыши», чтобы курсор мыши на секунду изменил форму на символ почты. Это может пригодиться, если вы переключаетесь между программами и хотите получать ненавязчивое уведомление о поступлении новых сообщений.

Установите флажок "Показывать значок конверта на панели задач", чтобы значок почты отображался в области уведомлений (или на панели задач) в правом нижнем углу рабочего стола Windows.

Установите флажок «Отображать оповещение на рабочем столе», чтобы всплывающее окно снова появлялось в правом нижнем углу при поступлении нового сообщения электронной почты. Это оповещение включает тему сообщения и отправителя, а также краткий предварительный просмотр его содержимого. Существует также возможность включить предварительный просмотр сообщений с защитой прав (используется для управления содержанием и использованием сообщений электронной почты), что может оказать некоторое влияние на производительность программы.

Нажмите или коснитесь «ОК», чтобы подтвердить настройки и вернуться в интерфейс Outlook. Новые параметры уведомлений применяются немедленно и сохраняются при следующем запуске приложения.

Читайте также: