Как ускорить Outlook

Знания о том, как интуитивно использовать Outlook, кажется, в значительной степени были заменены институциональной памятью, базами знаний и расширенными учебными пособиями. Добавьте к этому все плохие привычки, которые люди сделали своими привычками, и вы получите беспорядок, который требует много уборки.

То, что я сделал ниже, представляет собой набор различных советов и приемов, которые вы можете использовать, чтобы улучшить работу Outlook. Одни вам подойдут, другие нет, поэтому просто просмотрите список и посмотрите, что подходит.

1. Обновить

Одна из первых вещей, которую вы должны сделать, если хотите ускорить работу любой программы, — это проверить, доступна ли более новая версия. Обновления всегда важны; они добавляют новые функции, оптимизируют код, латают дыры в безопасности, устраняют утечки памяти и черт знает что еще. Внешний вид ничем не отличается. На данный момент самой последней основной версией является Outlook 2016, входящая в состав Office 365.

Здесь я должен отметить, что если вы работаете в устоявшейся компании с собственным ИТ-отделом, вам следует поговорить со своим специалистом по поддержке для повышения скорости и не предпринимать большинство этих шагов самостоятельно. Обновление программы, когда она не поддерживается, может привести к поломке множества разных вещей, о которых вы, возможно, не знали, полагаясь на Outlook. У вас также может не быть прав администратора на вашем компьютере для обновления. Однако если вы управляете бизнесом, несете ответственность за техническое обслуживание своего компьютера или являетесь независимым пользователем, обновление, вероятно, является вашей первой важной задачей.

2. Удалить элементы

Чем больше сообщений в вашем почтовом ящике, тем медленнее будет работать Outlook. Это может показаться базовым советом, но подумайте о том, чтобы просмотреть папку «Входящие», папки хранения и архивы и удалить ненужные элементы. Если ему больше года или двух, и вам не нужно ссылаться на него? Удалите это. Если это какой-то информационный бюллетень со старой информацией календаря? Уничтожь это. Если это хлам? Избавиться от этого. Вы будете удивлены, узнав, сколько людей хранят электронные письма, которые им никогда не понадобятся до конца жизни.

Имейте в виду, что в некоторых отраслях, особенно в юриспруденции и политике, вы можете быть обязаны законным органам сохранять все сообщения. Обязательно ознакомьтесь с политикой компании и/или применимыми законами, прежде чем удалять что-либо относящееся к делу.

3. Дважды проверьте удаленные элементы

После того, как вы переместили все, что вам не нужно, в папку удаленных элементов, т. е. нажав кнопку удаления, вам необходимо подтвердить это удаление. Это шаг, на который не идут слишком многие. Просто очистите папку удаленных элементов.

Это важно, потому что все в вашей папке удаленных элементов все еще там, пока оно находится в этой папке. Точно так же все, что находится в вашем домашнем мусорном ведре, остается в вашем доме, пока вы не вынесете мусор. Пока вы на самом деле не очистите корзину, вы все равно будете работать со всеми этими сообщениями, присутствующими и доступными.

4. Удалить спам-сообщения

Заодно очистите папку со спамом. Там определенно нет ничего, что вам нужно, а если и есть, отправитель всегда может отправить его повторно. Если вы позволите сотням или тысячам спам-сообщений накапливаться, это никому не поможет.

Если вы обнаружите, что законные сообщения часто помечаются как спам, вам может потребоваться поговорить с тем, кто управляет вашими правилами фильтрации спама. Просто убедитесь, что сообщение действительно законно, прежде чем жаловаться! У меня были люди, жалующиеся на то, что законные сообщения фильтруются, только чтобы обнаружить, что они были фишинговыми электронными письмами, и что, если бы пользователь щелкнул по ним, они бы зашифровали весь свой компьютер и, возможно, другие машины в сети.

5. Сжать файл PST

Outlook работает с файлом PST. Файл PST — это ваше личное хранилище. Другими словами, это единственный файл, содержащий каждое электронное письмо, которое вы когда-либо решили сохранить или заархивировать, а не удалить. Это означает каждый байт текста, а также каждый мегабайт вложения.

В более ранних версиях Outlook для файлов PST было установлено ограничение в 2 ГБ. В более новых версиях это ограничение увеличено до колоссальных 18 ГБ, но вот в чем дело: чем больше файл, тем медленнее будет работать ваша электронная почта.

Чтобы сжать PST-файл, вам нужно войти в настройки своей учетной записи. Появится вкладка «Файлы данных». Нажмите на это и нажмите на файл PST для вашей учетной записи. Вы можете сделать то же самое с OST, который является автономной версией того же файла. Нажмите «Настройки», затем вкладку «Дополнительно». Щелкните Параметры файла данных Outlook, а затем нажмите Сжать сейчас.

6. Очистите PST

Еще одно действие, которое вы можете выполнить с PST-файлом, — удалить вложения из архивов. Вместо того, чтобы просматривать всю историю почты и делать это вручную, вы можете использовать одну из нескольких различных утилит. Этот скрипт VBA можно использовать для удаления вложений из выбранных вами сообщений, а эта утилита может сканировать файл и автоматически удалять вложения. Имейте в виду, что удаление вложений лишает вас возможности доступа к ним, поэтому не удаляйте вложения, которые вам могут понадобиться для чтения или загрузки в будущем!

7. Восстановите файл PST

В некоторых случаях PST-файл может быть слегка поврежден, что приведет к нарушению доступа к определенной информации, замедлению работы Outlook или иным образом усложнит жизнь. К счастью, Microsoft включает утилиту восстановления в свою установку, так что вам даже не нужно ничего скачивать.

Перейдите в нужное место на вашем компьютере. Он будет на вашем основном диске в Program Files (x86), в папке Microsoft Office, в \root\Office16. Вы ищете SCANPST.EXE. Запустите это приложение, следуйте инструкциям и устраните обнаруженные проблемы.

8. Включить автоархивацию

В современных версиях Outlook есть функция автоматической архивации, которая может оказаться весьма полезной. Это снова возня с файлами PST, но на этот раз с помощью автоматических процессов. Этот параметр позволяет перемещать электронные письма старше определенного возраста в архивный PST-файл, сохраняя при этом размер активного PST-файла.

Это означает, что если вам нужно получить доступ к этим гораздо более старым электронным письмам, вам потребуется доступ к другому PST, что может быть немного хлопотно. Я рекомендую архивировать любые релевантные старые электронные письма другим способом, чтобы вам было легче получить к ним доступ. Вы даже можете просто перенаправить их себе, если хотите.

Чтобы включить автоматическое архивирование, нажмите «Файлы», «Инструменты», «Очистка почтового ящика». Здесь есть несколько полезных функций, но главная — включить автоархивацию. Вы можете выбрать возраст, в течение которого сообщения должны быть заархивированы, поэтому выберите что-то достаточно старое, чтобы быть уверенным, что оно вам не понадобится, но достаточно новое, чтобы оно все еще архивировало что-то для очистки вашего основного PST.

9. Перестройте свой поисковый индекс

В Outlook встроена поисковая система, которая помогает вам искать электронные письма независимо от того, где вы их храните. Со временем этот поиск будет становиться все медленнее и медленнее. Иногда это просто из-за того, сколько данных ему нужно отсортировать, но часто это просто означает, что индекс поврежден или устарел. Однако легко перестроить поисковый индекс и ускорить поиск.

В Outlook нажмите «Файл», «Параметры», а затем «Поиск» в левом столбце. На этой панели нажмите кнопку «Параметры индексирования». Нажмите кнопку "Дополнительно", а затем в окне дополнительных параметров нажмите "Перестроить".

Обратите внимание, что перестроение поискового индекса займет некоторое время, и чем больше данных необходимо проиндексировать, тем дольше. Пока индекс перестраивается, вы не сможете использовать поиск Outlook, и это может замедлить работу вашего компьютера, пока он сосредоточен на выполнении текущей задачи.

10. Надстройки аудита

Поскольку Outlook является такой популярной программой, множество различных программ любят создавать для нее подключаемые модули или надстройки. Возможно, вы непреднамеренно установили некоторые из них за эти годы, и они ничего не делают, кроме как занимают память.

В настройках нажмите «Надстройки» и пролистайте добавленные плагины. Какие-то из них будут полезны, какие-то нет. Если вы не уверены в том, что делает надстройка, обратитесь в свой ИТ-отдел или оставьте ее в покое. Это может быть функция, которую вы используете, которую вы бы пропустили. Некоторые из них, такие как TeamViewer или OneNote, могут не иметь отношения к вашему использованию и могут быть удалены.

Чтобы фактически отключить надстройку, вам нужно щелкнуть раздел «Надстройки COM» внизу и нажать «Перейти». Это приведет вас к списку флажков для различных надстроек, что позволит вам удалить те, которые вам не нужны.

11. Отключить распознавание речи и рукописного ввода

В Windows есть много ценных специальных возможностей для людей, которым нужно использовать компьютеры нетрадиционными способами. Однако, если вы дееспособны и вам не нужно использовать эти функции, они замедляют работу Outlook. Я надеюсь, что вы знаете, нужно ли вам распознавание рукописного ввода или распознавания речи.

На панели управления найдите Распознавание речи и нажмите Дополнительные параметры речи. Здесь вы можете снять отметку с запуска при запуске, просмотреть документы и включить параметры голосовой связи, если они включены.

12. Автоматизируйте работу в Tedium с помощью правил Outlook

На самом деле это не ускорит вашу программу, но ускорит вашу жизнь. Как часто вы ловите себя на том, что щелкаете и удаляете кучу разных сообщений, не видя их? Многие базовые задачи, такие как удаление или архивирование определенных сообщений, можно автоматизировать.

Например, некоторые системы отправляют ежедневные обновления с пометкой в ​​строке темы, например «[обновление] — все в порядке». Если вы не хотите видеть эти сообщения каждый раз, когда они приходят, вы можете настроить правило, чтобы они автоматически перемещались в определенную папку или даже удалялись.

Правила Outlook очень надежны, и я не могу их охватить здесь. Я рекомендую прочитать подобное руководство, чтобы узнать, что вы можете делать с системой правил, и внедрить некоторые из них, чтобы немного облегчить себе жизнь.

13. Изучите быстрые клавиши

Это еще одно улучшение удобства использования. Outlook, как и большинство современных программ, переполнен сочетаниями клавиш, которые заменяют более длительные движения мыши или действия. Например, вы можете перейти на главную вкладку, нажав Alt-H, сразу перейти к окну поиска, нажав F3, или автоматически создать новый ответ, нажав Ctrl-R. Есть десятки горячих клавиш, и я не рекомендую пытаться выучить их все, но вы можете сэкономить несколько минут в день, выучив несколько часто используемых действий.

14. Проверить антивирус

Многие антивирусные программы сканируют электронные письма или, по крайней мере, их вложения, чтобы определить, являются ли они вирусами. Это незаменимые инструменты, когда речь идет о предотвращении катастрофы. В то же время они медленные.

Некоторые антивирусные программы работают намного медленнее других, поэтому, возможно, стоит попытаться найти ту, которая интегрируется более плавно.

15. Устранение неполадок

Если у вас возникли проблемы с Outlook и эти советы не помогли, всегда есть другие возможности. Microsoft предоставляет целую статью о различных потенциальных проблемах, поэтому было бы неплохо просмотреть ее здесь. Возможно, вы обнаружите, что вашему компьютеру требуется более мощный жесткий диск или больше памяти для эффективного использования Outlook, или что у вас есть какой-то неправильно настроенный параметр, вызывающий проблемы. Никогда не знаешь, так что стоит посмотреть.

Поскольку Outlook ежедневно обрабатывает множество пользовательских данных, таких как общие события, приглашения, контакты, сообщения электронной почты, вложения и т. д., вполне вероятно, что вы заметите снижение производительности Outlook на своем запуск приложения, лаги в работе, проблемы с синхронизацией и т.д.

Что бы вы сделали, чтобы избежать этого шума? Как бы избавиться от него?

В этой статье мы расскажем вам о некоторых способах, как вернуть Outlook в нужное русло.

Несколько полезных советов по ускорению работы Microsoft Outlook 2016

Отключить ненужные надстройки

Microsoft Outlook позволяет интегрировать сторонние службы. Но иногда это может превратиться в хаос. Из-за этих надстроек Outlook может загружаться медленнее.

Чтобы решить эту проблему, вы можете включить или отключить эти дополнительные функции в настройках Outlook:

Нажмите «Файл» > «Параметры» > «Надстройки»

Отключить RSS-каналы

Многие пользователи Outlook предпочитают получать RSS-каналы прямо в Outlook и узнавать о том, что происходит, но это может привести к снижению производительности.

Вы можете отключить RSS-канал и синхронизацию прямо в настройках Outlook.

1. Нажмите «Файл» (сверху слева) и выберите «Параметры». Появится новое окно.
2. Выберите «Дополнительно», немного прокрутите основной раздел и снимите флажки в области RSS-каналов.

Загрузка электронных писем IMAP/POP

Огромные почтовые ящики также могут вызвать проблемы с производительностью Outlook. Большое количество электронных писем с вложениями может увеличить размер почтового ящика и повлиять на производительность Outlook. Загрузка всех электронных писем IMAP/POP избавит вас от такой проблемы.

Перейдите на вкладку «Отправить/получить» > «Группы отправки/получения» > «Определить группы отправки/получения».

Отключить список дел или закрепленный просмотр

Microsoft Outlook, работающий с панелью дел в онлайн-режиме с Exchange Server, должен управлять дополнительными запросами данных. Это вызывает увеличение сетевого трафика, что влияет на общую производительность Outlook.

В случае, если вы уже включили To-Do Bar или Peek, их отключение может помочь.

Нажмите «Просмотр» (в верхней строке меню), выберите раскрывающийся список «Панель дел» и нажмите «Выкл.».

Обновление Outlook с помощью пакетов обновлений

Как правило, пользователи не обновляют систему до последних доступных пакетов обновлений (SP). Устаревшие приложения Outlook могут иметь большое значение, когда речь идет о производительности. Итак, установите последние доступные обновления Service Pack (SP).

Для обновления Outlook:

Перейдите на вкладку «Файл» (верхняя левая панель) > выберите «Учетная запись Office». Разверните Обновления Office > щелкните Обновить сейчас.

Отключить антивирус

Если ваш Outlook связан с Exchange, весь почтовый ящик и все электронные письма автоматически сканируются антивирусным программным обеспечением на сервере. Чтобы узнать больше, вам нужно проверить это у администратора Exchange Server, чтобы убедиться, что это так. Здесь вам не нужно использовать какой-либо антивирус с Outlook.

Наоборот, если вы используете Outlook с антивирусной надстройкой, вы можете столкнуться с задержками. Таким образом, вы можете отключить антивирусную надстройку (см. раздел «Отключение надстроек» выше).

Отключить интеграцию Microsoft Office Communicator

По умолчанию Outlook включает интеграцию с Microsoft Office Communicator. Microsoft Office Communicator предоставляет информацию о том, занят ли пользователь, отсутствует или находится на собрании.

1. Чтобы отключить интеграцию функций Microsoft Office Communicator, перейдите на вкладку "Файл" > выберите "Параметры" > выберите "Люди".
2. В разделе «Онлайн-статус и фотография» снимите все флажки и нажмите «ОК».

Автоматическое архивирование старых писем

Чтобы сделать Microsoft Outlook максимально плавным и быстрым, вы можете включить функцию автоматического архивирования, доступную в последних версиях Outlook.

В архивных файлах хранятся (загружаются) все старые сообщения электронной почты на вашем устройстве. Это избавляет Outlook от получения электронных писем каждый раз, когда вы запускаете Outlook. Таким образом, включение этого параметра, в свою очередь, позволит Outlook работать еще лучше.

Перейдите на вкладку «Файл»> нажмите «Параметры»> выберите «Дополнительно»> в диалоговом окне «Автоархивация» нажмите «Настройки автоматического архивирования», нажмите «Запускать автоархивацию каждые» и введите количество дней.

Примечание. Вы можете изменить настройки автоархивации в соответствии со своими потребностями.

Компактные файлы PST и OST

Каждый раз, когда вы удаляете электронное письмо или вложение, оно не удаляется полностью, что приводит к большому размеру PST-файла и снижению производительности. Эту проблему можно решить, сжав файл данных Outlook, выполнив следующие действия:

1. Перейдите на вкладку "Файл" > "Настройки учетной записи" > "Настройки учетной записи" > на экране появится новое окно.
2. Нажмите "Файлы данных" > выберите файлы учетных записей > нажмите "Настройки" > нажмите "Сжать сейчас" и нажмите "ОК".

Исправить поврежденные файлы PST и OST

Если вы неправильно закрыли файл Outlook PST или OST, возможно, что в следующий раз файл не откроется должным образом. Вы можете получить следующие сообщения об ошибках:

Сообщение об ошибке 1: Outlook не может открыть файл данных XYZ, пока он не будет проверен на наличие проблем.

Сообщение об ошибке 2:

• Microsoft Office Outlook завершил работу без корректного закрытия файла данных Outlook «диск:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\outlook.ost».
• «Microsoft Office Outlook» необходимо перезапустить.

Сообщение об ошибке 3: файл данных XYZ закрыт неправильно. Этот файл проверяется на наличие проблем.

• Антивирусное сканирование файла.
• Принудительное завершение работы Windows перед корректным выходом из Outlook.
• Неисправные надстройки.

Ну, вы можете защитить файлы PST от повреждения из-за неправильного закрытия Outlook. Перед закрытием Windows рекомендуется закрыть приложение Outlook.

Заключение

В этой статье мы рассмотрели все распространенные проблемы, с которыми обычно сталкиваются пользователи при работе с Microsoft Outlook 2016 и другими более ранними версиями. Из-за этих проблем становится трудно совмещать с обычным рабочим процессом. Но с уверенностью можем заверить вас, что описанные выше методы помогут вам вернуться на правильный путь. Следуя упомянутым выше подходам, вы не только решите проблемы, но и улучшите общую производительность Outlook. И избавьтесь от всех проблем и ошибок, связанных с повреждением PST, получите помощь с помощью предлагаемого инструмента восстановления PST Outlook эффективно и автоматически за считанные минуты.

Читайте также:

  
• Как сделать а5 в фотошопе
  
• Excel проверяет, находится ли значение в диапазоне
  
• Как сохранить как в Word 2010
  
• Аомей, что это за программа
  
• Разрыв ссылок в Excel